Personální strategie Krajského úřadu Jihomoravského kraje. Jací jste Vy, taková je i Vaše organizace (citát Reihard. K. Sprenger)

Personální strategie Krajského úřadu Jihomoravského kraje Jací jste Vy, taková je i Vaše organizace (citát Reihard. K. Sprenger)

1

Obsah 1

Úvod ................................................................................................................................................ 3

2

Vize, mise, hodnoty Personální strategie ........................................................................................ 3

3

Strategické priority a strategické cíle .............................................................................................. 5 3.1

Strategická mapa ..................................................................................................................... 6

3.2

Popis Mapy Personální strategie ............................................................................................. 8

4

Charakteristiky cílů ........................................................................................................................ 10

5

Finanční rámec Personální strategie ............................................................................................. 18

6

Komunikační plán Personální strategie ......................................................................................... 20

7

Harmonogram monitorování ........................................................................................................ 21

8

Závěrečná ustanovení.................................................................................................................... 21

9

8.1

Aktualizace Personální strategie ........................................................................................... 21

8.2

Odpovědnosti ........................................................................................................................ 21

Přílohy............................................................................................................................................ 22

Strategický dokument byl vytvořen v rámci projektu „Řízení lidských zdrojů na Krajském úřadu Jihomoravského kraje“, reg. č. CZ 1.04/4.1.01/57.00021, který je spolufinancován z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost.

2

1 Úvod Personální strategie Krajského úřadu Jihomoravského kraje (dále jen „Personální strategie“) představuje dlouhodobý plán rozvoje v oblasti řízení lidských zdrojů Krajského úřadu Jihomoravského kraje (dále jen KrÚ), ve kterém jsou vymezeny:  hlavní směry a strategické myšlenky rozvoje oblasti řízení lidských zdrojů KrÚ pro období do roku 2020,  cíle, kterých chce KrÚ v čele s ředitelkou KrÚ JUDr. Věrou Vojáčkovou dosáhnout,  činnosti, podmínky a zdroje nutné k dosažení daných cílů, včetně hodnocení postupu, termínů, odpovědností a kompetencí,  akční plán na období leden 2013 – prosinec 20131. Personální strategie představuje pro vedení KrÚ základní nástroj strategického řízení specificky pro oblast lidských zdrojů, navazuje na Strategii Krajského úřadu Jihomoravského kraje (dále jen „Strategie KrÚ“) a rozpracovává v ní stanovené cíle, které přímo souvisejí s řízením lidských zdrojů. Oblast lidských zdrojů je pro KrÚ JMK natolik zásadní, že pro tuto oblast byly vytyčeny směry a cíle rozvoje, aby byla zajištěna kontinuita a stálost zájmu vedení KrÚ o rozvoj svých zaměstnanců a systému řízení lidských zdrojů. Lidské zdroje mají rozhodující význam pro fungování KrÚ, uvádějí ostatní zdroje do pohybu, determinují jejich užívání a vytvářejí hodnoty, které naplňují jak zákonné požadavky, tak všechny další požadavky subjektů, kteří přichází do kontaktu s JMK či KrÚ. Na vzniku Personální strategie spolupracovalo oddělení personální a vzdělávání odboru kancelář ředitelky pod vedením Mgr. Martina Koníčka ve spolupráci s širším vedení KrÚ, určený pracovní tým složený ze zaměstnanců JMK v rámci výše uvedeného projektu. Podkladem pro vypracování Personální strategie byla Strategie KrÚ, provedené analýzy, výsledky sebehodnocení CAF, výsledky dotazníkových šetření spokojenosti zaměstnanců JMK zařazených do KrÚ realizované personálním oddělením a výsledky dalších zaměstnaneckých průzkumů a činnost pracovního týmu a užšího vedení úřadu.

2 Vize, mise, hodnoty Personální strategie Vize, mise a hodnoty této strategie vychází ze Strategie KrÚ. V souladu s Vizí KrÚ do roku 2020: „KrÚ by měl být do roku 2020 otevřený a profesionální úřad, vzorem pro ostatní úřady veřejné správy“,

je Vize KrÚ v oblasti lidských zdrojů do roku 2020 stanovena následovně: „Spokojený zaměstnanec poskytující profesionální služby“ Personální strategie ctí klíčové hodnoty KrÚ, definované Strategií KrÚ. Mezi tyto hodnoty patří:  Profesionalita o vykonáváme svou činnost na vysoké odborné úrovni v souladu se zásadou nestrannosti a nediskriminace; činnosti vykonáváme s jistotou, odpovědností a racionalitou; nastanou-li okolnosti, jsme připraveni a ochotni naši činnost či její výsledky přehodnotit  Efektivita úřadu (úsilí o efektivní fungování úřadu) o pracujeme rychle, účelně, účinně, hospodárně  Kvalita o snažíme se naplňovat míru oprávněných očekávání, požadavků a potřeb klientů úřadu 1

Akční plán bude dokončen po schválení rozpočtu JMK.

3





Otevřenost + spolupráce o jsme dostupní, dosažitelní, transparentní, ochotní se podílet na vytváření hodnot společně s partnery a zainteresovanými stranami Úcta k lidem o chováme se zdvořile, ohleduplně, s respektem a úctou ke všem, kteří s námi přicházejí do kontaktu i k sobě navzájem, jednáme tak, abychom nesnižovali důstojnost druhých

Podstata existence KrÚ je vyjádřená misí; úřad je zde pro to, aby poskytoval kvalitní služby a to profesionálním a vstřícným způsobem. Mise KrÚ zní: „Jsme profesionální a vstřícný úřad poskytující kvalitní služby. Trvale chceme vytvářet podmínky pro zlepšování pracovního prostředí pro návštěvníky i zaměstnance JMK a dodržovat přitom principy udržitelného rozvoje, tj. ekonomické, sociální a šetrnosti k životnímu prostředí. Dodržujeme všechny zákonné požadavky kladené na KrÚ v samostatné i přenesené působnosti.“ Grafické zobrazení mise je součástí Strategie KrÚ. V souladu s vizí, misí a hodnotami je stanovena mise Personální strategie takto: Veškeré činnosti v oblasti řízení lidských zdrojů směřují k naplnění cíle – spokojeného klienta s profesionálním výkonem svých povinností ze strany zaměstnanců zařazených do KrÚ JMK . Informace týkající se spokojenosti získáváme prostřednictvím dotazníků spokojenosti.

Účelně, efektivně, hospodárně a transparentně využíváme finanční prostředky vyčleněné na oblast řízení lidských zdrojů tak, aby jejich efekt byl co nejvyšší vhledem k požadavku na profesionální poskytování veřejných služeb/statků našim klientům. Hodnoty perspektivy:  řízení finančních toků – nastavený systém účelného, efektivního a hospodárného vynakládání finančních prostředků podporuje profesionalitu  transparentnost - naše finanční hospodaření je průkazné a srozumitelné  vícezdrovojé financování - při řízení lidských zdrojů využíváme veškeré dostupné zdroje

Hodnoty perspektivy:  spokojenost klientů - vyhodnocujeme spokojenost našich klientů a reagujeme na jejich podněty a připomínky  odbornost a individuální přístup – jsme odborníci, kteří si však zachovávavající lidskost a vstřícnost našim klientům  komunikativnost a posilování image úřadu – umíme komunikovat se všemi klienty našeho úřadu, poskytujeme relevantní informace •Hodnosty perspektivy: • spokojenost klientů • odbornost a individální přístup • komunikativnost a posilování image úřadu

• Hodnoty perspektivy: • jednoduché a rychlé procesy • kvalita a stabilita • kontrola • softwarová podpora • efektivní komunikace a spolupráce uvnitř úřadu

klientská perspektiva

finanční perspektiva

perspektiva interních procesů

perspektiva učení se a růstu

Zjednodušujeme a zkvalitňujeme procesy systému řízení lidských zdrojů, aby dostupné nástroje managementu lidských zdrojů byly správně pochopeny a využívány a zároveň jejich použití nebylo

• Hodnoty perspektivy: • účelnost, efektivnost, hospodárnost dostupných zdrojů • transparentnost • vícezdrojové financování

• Hodnoty perspektivy: • vzdělávání pracovníků a jejich aktivní sebevzdělávání • motivace, spokojenost, stabilita • způsobilost a profesionalita • rovné příležitosti

Trvale rozvíjíme znalosti a dovednosti našich pracovníků a uvědomujeme si přínos jednotlivce a týmu ke kvalitnímu fungování úřadu. Spokojení a motivovaní pracovníci jsou základní podmínkou

4

vnímáno jako zatěžující. Využíváme prvky procesního řízení, systémového přístupu a aktivní zapojování zaměstnanců.

zvyšování produktivity, odpovědnosti, zlepšování kvality a zákaznického servisu. Proto pravidelně zjišťujeme spokojenost našich pracovníků.

Hodnoty perspektivy:  jednoduché a rychlé procesy – procesy systému řízení lidských zdrojů jsou jednoduché, rychlé a nezatěžující.  kvalita a stabilita – managementu lidských zdrojů je věnována patřičná pozornost, kvalitu zaručujeme tím, jak jsou naše procesy nastaveny  kontrola - vnitřní procesy úřadu a jejich efektivnost jsou pravidelně přezkoumávány  softwarová podpora – propojujeme a přizpůsobujeme dostupné softwarové vybavení potřebám KrÚ JMK  efektivní komunikace a spolupráce uvnitř úřadu flexibilně reagujeme na změny, které ovlivňují naši práci, pracovníci mají k dispozici všechny potřebné informace.

Hodnoty perspektivy:  vzdělávání pracovníků a aktivní sebevzdělávání poskytujeme našim pracovníkům podmínky pro kvalifikační růst i dostatečný prostor pro aktivní sebevzdělávání  motivace, spokojenost, stabilita - pravidelně zjišťujeme spokojenost našich pracovníků a motivujeme je k lepším výkonům  způsobilost a profesionalita - kvalifikovaní pracovníci jsou zárukou zvyšování produktivity, odpovědnosti, zlepšování kvality a zákaznickéh o servisu  rovné příležitosti - všem našim pracovníkům vytváříme stejné podmínky pro profesionální růst

3 Strategické priority a strategické cíle Vize Personální strategie zahrnuje dvě zásadní priority:  První prioritou je jeden z cílů Strategie KrÚ: Fungující a kvalitní systém řízení lidských zdrojů  Druhá priorita integruje cíle B, E, a H Strategie KrÚ: Posilování profesionality zaměstnanců KrÚ Užitek, přínos a vliv kvalitního systému řízení lidských zdrojů pro nás bude:  Redukce zbytečných výdajů za přesčasovou práci v důsledku zvyšování produktivity práce během normální pracovní doby  Zvyšování produktivity práce v důsledku lepší organizace práce  Minimalizace fluktuace pracovníků a následné formování mezilidských vztahů vedoucí k vytváření dobré pracovní atmosféry  Podněcování vynikajících pracovníků k prezentování nápadů a předkládání návrhů, které by mohly ovlivnit výši nákladů KrÚ Řízení zaměstnanců pomocí hodnocení a odměňování má tedy vliv již v krátkém, období, naopak řízení zaměstnanců pomocí rozvoje dává teprve personální práci strategičtější rozměr. Strategické priority budou naplněny prostřednictvím dopředu nastavených a následně dosažených strategických cílů. Cíle pro naplnění strategických priorit jsou v oblastech: Priorita: Fungující a kvalitní systém řízení lidských zdrojů Oblast Efektivní výběr a adaptace Vzdělávání

Motivace

Cíle (A) Jednoduchá (a rychlá) administrativa procesu výběrového řízení (B) Výběr nejvhodnějšího zaměstnance (C) Kvalitní proces mentoringu (D) Jednoduchá (a rychlá) administrativa procesů vzdělávání (E) Kvalitní informační systém o možnostech vzdělávání (F) K dispozici jsou kvalitní interní lektoři/koučové (G) Systém dostupných benefitů odpovídá potřebám a přáním zaměstnanců (H) Nastavení systému řízení – posílení role VOD S touto oblastí souvisí:  cíl C Strategie KrÚ – Rozvoj systému motivace zaměstnanců – zaměřeno zejména na fungující přenos informací, zajištění zpětné vazby, fungující systém komunikace  cíl F Strategie KrÚ - Zlepšení prostředí pro klienty a snížení energetické náročnosti budov KrÚ – „Budova žije“ – v rámci kterého je ukotveno zlepšování pracovního

5

prostředí, které by mělo odpovídat potřebám a přáním zaměstnanců a možnostem zaměstnavatele  cíl K Strategie KrÚ – Vytvoření prostředí pro pozitivní organizační kulturu – jehož základem je tzv. Příkladný management Hodnocení (I) Profesionálně prováděné hodnocení zaměstnanců zaměstnanců (J) Vícestupňový systém hodnocení odpovídá potřebám KrÚ Řízení lidských (K) Funkční kompetenční model vytvořen pro všechna pracovní místa zařazená zdrojů v systemizaci KrÚ Priorita: Posílení profesionality zaměstnanců KrÚ Počítačová gramotnost všech zaměstnanců s ohledem na pracovní místa (cíl B Strategie KrÚ) Dosažení dobrých komunikačních a prezentačních dovedností zaměstnanců (cíl E Strategie KrÚ) Prostředí znemožňující korupční jednání (cíl H Strategie KrÚ)

Propojení strategických cílů je znázorněno strategickou mapou.

3.1 Strategická mapa Mapa strategie je grafickým znázorněním vztahů vize Personální strategie, priorit a jednotlivých strategických cílů, které mají vést k naplnění této vize. Východiskem této mapy je vize Strategie KrÚ: Otevřený a profesionální úřad vzorem pro ostatní úřady veřejné správy v roce 2020. Mapa strategie je rozčleněna do čtyř perspektiv, vyplývajících z metody Balanced Scorecard (BSC): Perspektiva Zahrnuje odpovědi na otázky: Finanční Co musíme udělat, abychom dosáhli finanční efektivity v práci úřadu? Zákazníků Co musíme udělat pro to, aby s námi byli spokojeni naši klíčoví zákazníci – v tomto případě především zaměstnanci? Interních procesů Jak musíme zlepšit naše interní procesy, aby byli spokojeni zákazníci a úřad byl efektivní? Učení se a růstu Jak musíme připravit naše zaměstnance na to, aby naplnili představu a očekávání veřejnosti (vnějších zákazníků úřadu) týkající se profesionality, kompetentnosti a slušnosti.

6

Strategická mapa Vize personální strategie: Spokojený zaměstnanec poskytující profesionální služby Fungující a kvalitní systém řízení lidských zdrojů Kvalitní a fungující systém výběru a adaptace

Kvalitní a fungující systém motivace

Kvalitní a fungující systém vzdělávání

Posílení profesionality zaměstnanců KrÚ

Kvalitní a fungující systém hodnocení

(K)Funkční kompetenční model vytvořen pro všechna pracovní místa zařazená v systemizaci KrÚ

(B)Výběr nejvhodnějšího zaměstnance (A)Jednoduchá a rychlá administrativa procesu výběrového řízení

(J)Vícestupňový systém hodnocení odpovídá potřebám KrÚ

(C)Kvalitní proces mentoringu Počítačová gramotnost všech zaměstnanců s ohledem na pracovní místa (cíl B Strategie KrÚ)

(F)K dispozici jsou kvalitní interní lektoři/koučové

(D)Jednoduchá a rychlá administrativa procesů vzdělávání

Prostředí znemožňující korupční jednání (cíl H Strategie KrÚ)

(E)Kvalitní informační systém o možnostech vzdělávání

(G)Systém dostupných benefitů odpovídá potřebám a přáním zaměstnanců

Dosažení dobrých komunikačních a prezentačních dovedností zaměstnanců (cíl E Strategie KrÚ)

Pracovní prostředí odpovídá potřebám a přáním zaměstnanců a možnostem zaměstnavatele (cíl F Strategie KrÚ)

(H)Nastavení systému řízení – posílení role VOD

Příkladný management (cíl K Strategie KrÚ) Perspektiva finanční

(I)Profesionálně prováděné hodnocení zaměstnanců Perspektiva zákazníků

Perspektiva interních procesů

7

Perspektiva učení se a růstu

Legenda ke strategické mapě: Velké písmeno v závorce – např. (A):

Políčko podbarvené fialově: Políčko podbarvené zeleně: Políčko podbarvené oranžově Políčko podbarvené modře Políčko podbarvené červeně Políčko podbarvené šedohnědě Plocha cíle:

představuje kód strategického cíle (viz tabulka strategických cílů), s nímž dané políčko ve strategické mapě souvisí; pokud před názvem cíle není velké písmeno, je tento cíl součásti Strategie KrÚ s odkazem v závorce, k jakému cíli Strategie KrÚ se vztahuje představuje strategický cíl v oblasti výběru a adaptace zaměstnanců představuje strategický cíl v oblasti motivace Představuje strategický cíl v oblasti vzdělávání Představuje strategický cíl v oblasti hodnocení Představuje strategický cíl v oblasti systému řízení lidských zdrojů Představuje strategické cíle dané Strategií KrÚ v oblasti vzdělávání Představuje rozsah či přesah konkrétního cíle do jednotlivých perspektiv

3.2 Popis Mapy Personální strategie V jednotlivých perspektivách jsou uspořádány strategické cíle definované strategickým týmem a šipky mezi nimi ukazují jejich vzájemné souvislosti. 1. K dosažení fungujícího a kvalitního systému řízení lidských zdrojů:  je vytvořen a stabilizován funkční kompetenční model pro všechna pracovní místa zařazená v systemizaci KrÚ (cíl K): cíl má přesah do všech perspektiv – finanční (bude znamenat racionální usměrnění zdrojů), zákazníků (uchazeči o zaměstnání z oznámení o výběrových řízeních budou přesněji vědět, jaké kompetence, znalosti a odpovědnosti jsou spojené s danou pracovní pozicí), interních procesů (interní procesy budou upraveny v souladu s nastavením kompetencí, pravomocí a odpovědností pracovních míst) a učení se a růstu (samotné nastavování kompetenčního modelu bude znamenat významnou možnost získat vědomosti a zkušenosti)  existuje kvalitní a fungující systém výběru zaměstnanců a jejich adaptace – zahrnuje cíle: o (A) jednoduchá a rychlá administrativa procesu výběrového řízení – zasahuje do perspektivy finanční, zákazníka a interních procesů o (B) výběr nejvhodnějšího zaměstnance – zasahuje do perspektivy zákazníků o (C) kvalitní mentoring – zasahuje do perspektivy zákazníků  existuje kvalitní a fungující systém motivace – zahrnuje cíle: o (G) systém dostupných benefitů odpovídá potřebám a přáním zaměstnanců – zasahuje do perspektivy finanční a zákazníků o (H) Nastavení systému řízení – posílení role VOD – zasahuje do perspektivy zákazníků a interních procesů o Zlepšení systému motivace má silnou oporu ve Strategii KrÚ – zejména v cíli (F) Strategie KrÚ, který počítá s investicemi do zlepšení pracovního prostředí zaměstnanců; a v cíli (K) Strategie KrÚ – pro vytvoření prostředí pro pozitivní organizační kulturu je základní „příkladný management“ (příkladné vedení), které by bylo zaměstnancům vzorem a ti jej přijímali jako odborníky a lidsky hodnotné osobnosti  existuje kvalitní a fungující systém vzdělávání – zahrnuje cíle: o (F) k dispozici jsou kvalitní interní lektoři/koučové - zasahuje do perspektivy finanční a zákazníků o (D) jednoduchá a rychlá administrativa procesů vzdělávání – zasahuje do perspektivy finanční, zákazníků a interních procesů o (E) kvalitní informační systém o možnostech vzdělávání – zasahuje do perspektivy zákazníků  existuje kvalitní a fungující systém hodnocení – zahrnuje cíle: 8

o o

(J) vícestupňový systém hodnocení odpovídá potřebám KrÚ – zasahuje do perspektivy procesů (I) profesionálně prováděné hodnocení zaměstnanců – zasahuje do perspektivy procesů a zákazníků.

2. K posílení profesionality zaměstnanců KrÚ: Jsou reflektovány priority a cíle stanovené Strategií KrÚ, které se všechny promítají do perspektivy učení se a růstu, jsou pochopitelně spojeny s prioritou „funkční a kvalitní systém řízení lidských zdrojů“ – zejména s oblastí vzdělávání. Jedná se o tyto cíle:  Cíl B Strategie KrÚ: Počítačová gramotnost všech zaměstnanců s ohledem na pracovní místa – v souvislosti s rozvojem společnosti, elektronizaci komunikace, procesů a tvorby výstupů veřejné správy, jsou schopni všichni zaměstnanci – s ohledem na své pracovní místo – rychle a účelně využívat informační technologie (IT), dostupné softwarové (SW) a hardwarové (HW) nástroje. Do roku 2020 všichni zaměstnanci mají minimální znalost IT a SW nástrojů (předem definována „minimální znalost“) nutných pro kvalitní výkon jejich práce, zaměstnanci ve vytipovaných pozicích mají znalosti vyššího stupně, existuje systém testování a vzdělávání pro oblast IT a SW.  Cíl E Strategie KrÚ: Dosažení dobrých komunikačních a prezentačních dovedností zaměstnanců – veřejnost a další zákazníci JMK očekávají komunikativní zaměstnance JMK, kteří mají profesionální vystupování, mají schopnost argumentovat, prezentovat svou činnost a její výstupy. Komunikační dovednosti zaměstnanců budou do roku 2020 stabilní silnou stránkou v rámci sebehodnocení úřadu i hodnocení vnějších zainteresovaných stran.  Cíl H Strategie KrÚ: Prostředí znemožňující korupční jednání - zaměstnanci jsou vzděláváni v oblasti týkající se korupce, aby byli schopni korupci poznat, odhalit a případně věděli, jak na korupční chování/jednání reagovat. V této oblasti se lze odkázat také na Protikorupční strategii, která vzdělávání zaměstnanců v této oblasti předpokládá. Cíle týkající se priority „posílení profesionality zaměstnanců KrÚ“ nebudou v této strategii rozpracovány, neboť jsou již obsaženy ve Strategii KrÚ.

9

4 Charakteristiky cílů Oblast: Efektivní výběr a adaptace Označení: A Název cíle: Jednoduchá a rychlá administrativa procesu výběrového řízení Charakteristika cíle: Výběr vhodného uchazeče na pracovní místo bude administrativně a časově méně náročný oproti současné praxi. K urychlení a zjednodušení administrativy by mělo vést především využívání vhodných softwarových podpor pro práci personalistů. Nedílnou součástí tedy bude přizpůsobení současných softwarových nástrojů či pořízení uživatelsky přívětivějších nástrojů. Současně – s ohledem na rozvoj společnosti a technologií - budou mít zájemci o práci v KrÚ k dispozici i elektronizované nástroje k přihlášení se do výběrového řízení a možnost komunikace v průběhu výběrového řízení. I jejich použití by však mělo respektovat snahu zjednodušit a urychlit administrativu procesu. Za účelem zpřehlednění výběrových řízení je pro každého člena výběrové komise vytvořen hodnotící formulář uchazeče, který je součástí dokumentace k výběrovému řízení. Cílový stav: V roce 2020 jsou používány uživatelsky přívětivé softwarové nástroje – jak pro personalisty, tak pro zájemce a uchazeče o zaměstnání na KrÚ, která snižuje náročnost administrativy (počet administrativních kroků) a dobu trvání procesu výběrového řízení (délka jednoho výběrového řízení je zkrácena cca o 7 dní). Do roku 2014 jsou při všech výběrových řízeních používány hodnotící formuláře uchazeče, v nichž každý člen výběrové komise samostatně hodnotí všechny relevantní údaje o uchazeči Realizátor: Spolupracující subjekty: OKŘ OI Předpokládané náklady realizace: Financování: prostředky na platy Rozpočet JMK, výdaje na platy, konzultační a poradenské služby, náklady související s pořízením SW prostředky na konzultační a poradenské služby prostředky na pořízení SW Období realizace: Výstupní indikátory: 2013 - 2020 Délka procesu výběrového řízení Hodnotící formulář uchazeče pro člena výběrové komise Odborný odhad zaměstnanců OPVV týkající se snížení administrativy související se zajištěním výběrového řízení Označení: B Název cíle: Výběr vhodného zaměstnance Charakteristika cíle: K minimalizovali minimalizaci rizika výběru nevhodného zaměstnance ze skupiny přihlášených uchazečů, chceme využít a využíváme posouzení klíčových kompetencí dle kompetenčního modelu nástroje, jako jsou: testy týmových rolí, osobnostní testy pro identifikaci osobnosti apod. Použití zvolených sad nástrojů výběru vhodného kandidáta bude přizpůsobeno požadavkům a nárokům daného pracovního místa v systemizaci KrÚ. Vhodný uchazeč na konkrétní uvolněné pracovní místo může být vybrán ze stávajících zaměstnanců JMK, proto bude před každým výběrovým řízením uvážena možnost využití vlastních zaměstnanců, tj. přesun stávajícího zaměstnance z jedné pracovní pozice do jiné. Zaměstnanci budou informováni o konání výběrového řízení, bude-li to

10

možné, budou mít příležitost přihlásit se. Tímto způsobem bude šetřen čas a náklady na konání vnějšího výběrového řízení, zároveň to bude nástroj pro předcházení syndromu vyhoření u stávajících zaměstnanců. Případný přesun nesmí mít negativní dopad na agendy oddělení/odboru, ze kterého by byl tento zaměstnanec přesunut – tj. budou existovat pravidla horizontálního posunu zaměstnanců. Zaměstnanci OPVV jsou vyškoleni pro používání zmíněných nástrojů a metod. Cílový stav: V roce 2016 je stabilizováno používání nástrojů pro výběr zaměstnanců na jednotlivé pracovní pozice, vybraný uchazeč je na konci adaptačního procesu hodnocen kladně ze strany vedoucího pracovníka a mentora (tj. pozitivní výroky a stanoviska převažují – více než 80 % všech výroků a stanovisek), s méně než 1 % nově přijatých zaměstnanců je v průběhu zkušební doby rozvázán pracovní poměr. Všichni zaměstnanci vědí o možnostech přihlásit se do vyhlášených výběrových řízení. Realizátor: Spolupracující subjekty: OKŘ Externí konzultant, VO, ŘKrÚ Předpokládané náklady realizace: Financování: prostředky na platy Rozpočet JMK, výdaje na platy, vzdělávání, na provoz úřadu a konzultační a poradenské služby prostředky na vzdělávání prostředky na konzultační a poradenské služby Období realizace: Výstupní indikátory: 2013 - 2016 Stanovené sady nástrojů pro výběr zaměstnance Stanoveny pravidla (systém) horizontálního posunu stávajících zaměstnanců (např. doplněním stávající INA) Zájem zaměstnanců změnit pracovní místo v rámci KrÚ JMK (% zaměstnanců KrÚ JMK účastnících se jednotlivých výběrových řízení z celkového počtu přihlášených uchazečů) Počet rozvázaných pracovních poměrů ve zkušební době ze strany zaměstnavatele Hodnocení adaptačního procesu (mentor, vedoucí pracovník, nově přijatý zaměstnanec) Označení: C Název cíle: Kvalitní proces mentoringu Charakteristika cíle: Prostřednictvím procesu adaptace si nový zaměstnanec osvojí všechny skutečnosti, které bezprostředně souvisí s výkonem jeho práce, s celkovým směřováním úřadu. K průběhu adaptace a zorientování se bez zbytečných problémů a časových prodlev jsou k dispozici interní průvodci – mentoři, kteří jsou nejen odborníky na svou práci, ale umí pracovat s lidmi, mají schopnosti předávat své zkušenosti, poskytovat přiměřenou podporu nově příchozímu zaměstnanci a zároveň jsou pro tuto činnost motivovaní a jeví o ni zájem. Cílový stav: do roku 2014 všichni nově nastupující zaměstnanci mají svého mentora. Všichni mentoři jsou proškolováni na mentorskou činnost. Realizátor: Spolupracující subjekty: OKŘ VO, VOD, mentor Předpokládané náklady realizace: Financování: prostředky na odměny mentorům Rozpočet JMK, výdaje na platy, vzdělávání a konzultační, poradenské a jiné služby prostředky na vzdělávání

11

prostředky na platy Období realizace: 2013 - 2015

Výstupní indikátory: 90 % adaptovaných zaměstnanců za sledované období je spokojeno s adaptačním procesem Hodnocení nového zaměstnance v rámci adaptačního procesu ze strany vedoucího pracovníka Počet mentorů a % proškolených mentorů

Oblast: Vzdělávání Označení: D Název cíle: Jednoduchá a rychlá administrativa procesů vzdělávání Charakteristika cíle: Podstatou je zjednodušení administrativy související se zajišťováním rozvoje a vzdělávání zaměstnanců. Zjednodušení by mělo spočívat zejména v elektronizaci vybraných procesů a dokumentů. Nutným předpokladem pro naplnění tohoto cíle je přizpůsobení stávajících softwarových nástrojů, které budou odpovídat potřebám a nárokům těch, kteří s nimi pracují. Zjednodušením se má na mysli snížení administrativních úkonů a zpřehlednění agendy, a to zejména při tvorbě plánu vzdělávání, jeho realizaci, vyhodnocování a aktualizaci, při přihlašování na vzdělávací a rozvojové akce a hodnocení efektivnosti vzdělávacích akcí. Cílový stav: do roku 2016 máme jednoduché a rychlé procesy oblasti vzdělávání, a to jak pro OPVV, tak VO a zaměstnance, zaměstnanci OPVV jsou spokojeni se softwarovou podporou pro oblast vzdělávání (tj. OPVV nežádá změny softwarové podpory) Realizátor: Spolupracující subjekty: OKŘ OI, VO, VOD Předpokládané náklady realizace: Financování: Prostředky na úpravy/pořízení SW Rozpočet JMK, výdaje na platy, na provoz úřadu a konzultační a poradenské služby, náklady související Prostředky na vzdělávání související se změnou SW (zaměstnanci s pořízením SW OPVV) Prostředky na platy Období realizace: Výstupní indikátory: 2013 - 2016 Alespoň jeden proces oblasti vzdělávání je elektronizován, Software je přizpůsoben požadavkům těch, kteří s nimi pracují Výsledky dotazníků šetření spokojenosti zaměstnanců (spokojenost s agendou vzdělávání) Označení: E Název cíle: Kvalitní informační systém o možnostech vzdělávání Charakteristika cíle: Za účelem ušetření času zaměstnance, OPVV spravuje informační portál, který obsahuje aktuální nabídky vzdělávacích akcí nejen pro Brno a okolí. Prostředí informačního portálu umožňuje filtrovat vzdělávání dle oblastí zaměření (či jiných parametrů). Všichni zaměstnanci vědí, kde najdou relevantní vzdělávací akce, jsou pravidelně informováni o novinkách a portál je přizpůsoben jejich požadavkům z hlediska uživatele (tzv. uživatelské příjemnosti – „user friendly“).

12

Cílový stav: V roce 2015 jsou zaměstnanci zvyklí při hledání vhodného vzdělávání běžně využívat informační web ke vzdělávání spravovaný OPVV (75 % zaměstnanců JMK zařazených do KrÚ ví o existenci webových stránek) Realizátor: Spolupracující subjekty: OKŘ OI, ÚŘK Předpokládané náklady realizace: Financování: prostředky na platy Rozpočet JMK, výdaje na platy, výdaje na služby související se sjednocením SW prostředky na sjednocení SW aplikací Období realizace: Výstupní indikátory: 2013 – 2016 Počet přístupů na informační portál/měsíc Funkce filtrování dle parametrů Počet nových nabídek/půl roku Počet stížností a pochval na informační portál/ půl roku Zaměstnancům vyhovuje způsob získávání informací o vzdělávacích akcích (dotazníkové šetření spokojenosti) Označení: F Název cíle: K dispozici jsou kvalitní interní lektoři/koučové Charakteristika cíle: V souladu se snahou využít odborný a lidský potenciál zaměstnanců bude podporována výchova vlastních lektorů, případně koučů, ve vybraných oborech/oblastech. Řada zaměstnanců jsou skutečnými odborníky v dané oblasti, kteří přednáší i externě. Cílem je rozšířit řady těchto zaměstnanců, poskytnout jim v případě jejich zájmu dostatečnou podporu, aby se zdokonalovali v lektorských dovednostech, prezentačních dovednostech a znalosti MS Power Point atd. a pochopitelně v dané odbornosti. Účelem této výchovy je snaha ušetřit finanční prostředky na vzdělávání a využít praxe, zkušeností a znalostí vlastních zaměstnanců. Cílový stav: KrÚ má v roce 2018 pro vytipované oblasti interní lektory/kouče, kteří jsou kompetentní, motivovaní a adekvátně odměňovaní za lektorskou činnost. Realizátor: Spolupracující subjekty: OKŘ VO, VOD Předpokládané náklady realizace: Financování: Prostředky na vzdělávání Rozpočet JMK, výdaje na platy, vzdělávání a konzultační, poradenské a jiné služby prostředky na konzultační, poradenské a jiné služby prostředky na platy Období realizace: Výstupní indikátory: 2013-2018 Seznam oblastí, pro které budou/jsou vychováváni vlastní lektoři/koučové Počet interních lektorů/koučů Využití interních lektorů/koučů

13

Oblast: Motivace Označení: G Název cíle: Systém dostupných benefitů odpovídá potřebám a přáním zaměstnanců Charakteristika cíle: Systém benefitů poskytovaných zaměstnancům JMK je součástí odměn za pracovní úsilí, plní úlohu péče o zaměstnance a jejich motivace. Záměrem je zachovat benefitní systém i v době hospodářského poklesu, protože péče a motivace jsou základními klíči ke spokojenosti zaměstnanců, Zaměstnanci chápou smysl benefitů, jsou s nimi seznámeni a mají na výběr takové benefity, které pro ně samotné budou skutečnou odměnou či motivací. Proto by měla struktura benefitů odrážet přání a potřeby zaměstnanců a zároveň reflektovat platnou legislativu a finanční možnosti JMK. Cílový stav: KrÚ má v roce 2020 systém benefitů odpovídající potřebám zaměstnanců a zároveň koresponduje s legislativními a finančními možnostmi JMK. Struktura benefitů je pro zaměstnance motivační (tj. 80 % benefitů jsou žádány více než 90 % zaměstnanců) 100 % informovanost zaměstnanců o možnostech čerpání jednotlivých benefitů. Realizátor: Spolupracující subjekty: OKŘ, VO, VOD, ŘKrÚ, ÚŘK Předpokládané náklady realizace: Financování: Prostředky na platy Rozpočet JMK, výdaje na platy Prostředky Sociálního fondu JMK Období realizace: Výstupní indikátory: 2013 – 2020 Rozšířená nabídka možnosti čerpání sociálního fondu v rámci karty Ticket Benefit Card Procentně vyjádřený zájem zaměstnanců resp. využití jednotlivých typů benefitů Označení: H Název cíle: Nastaven systém řízení – role VOD posílena Charakteristika cíle: Systém řízení bude v rámci procesní optimalizace revidován ve všech základních agendách popsaných v organizačním řádu a dalších směrnicích KrÚ JMK tak, aby bylo možno přesouvat kompetence vedoucích zaměstnanců v hierarchii řízení. V rámci zkvalitnění a zejména urychlení vykonávaných agend bude umožněno posílení pravomoci vedoucích oddělení. Cílový stav: KrÚ v roce 2014 má standardizovány pravomoci a odpovědnosti vedoucích oddělení. Realizátor: Spolupracující subjekty: OKŘ VO, VOD, ŘKrÚ Předpokládané náklady realizace: Financování: Prostředky na platy Rozpočet JMK, výdaje na platy Období realizace: Výstupní indikátory: 2013 – 2014 Počet revidovaných změn v pravomocích vedoucích Standardizovaný seznam pravomocí středního managementu

14

Motivace zaměstnanců souvisí také s pracovním prostředím, s atmosférou na pracovišti a mezilidskými vztahy, informovaností a možností zpětné vazby. Tyto oblasti jsou již obsaženy ve Strategii KrÚ:  cíl C Strategie KrÚ – Rozvoj systému motivace zaměstnanců – zaměřeno zejména na fungující přenos informací, zajištění zpětné vazby, fungující systém komunikace  cíl F Strategie KrÚ - Zlepšení prostředí pro klienty a snížení energetické náročnosti budov KrÚ – „Budova žije“ – v rámci kterého je ukotveno zlepšování pracovního prostředí, které by mělo odpovídat potřebám a přáním zaměstnanců a možnostem zaměstnavatele  cíl K Strategie KrÚ – Vytvoření prostředí pro pozitivní organizační kulturu – který předpokládá fungující mezilidské vztahy, pozitivní atmosféru na pracovišti, ochotu a schopnost spolupracovat napříč úřadem, motivačním prvkem zde by měl být příkladný management, neboť vůdci (vedoucí) svou osobností, svým chováním a přístupy ovlivňují jak práci zaměstnanců, tak celkovou atmosféru a mezilidské vztahy v KrÚ. Oblast: Hodnocení Označení: I Název cíle: Profesionálně prováděné hodnocení zaměstnanců Charakteristika cíle: V rámci manažerských dovedností se předpokládá mimo jiné umění zhodnotit podřízené zaměstnance za určité časové období. Kvalitně a odpovědně provedené hodnocení je příležitostí motivovat zaměstnance a napomáhat ke zvýšení výkonnosti. To znamená, že hodnotitel umí vést hodnotící pohovory, umí sdělit pochvalu a konstruktivní kritiku, výsledky hodnocení dokáže promítnout do agendy vzdělávání a odměňování zaměstnanců. Hodnocený má možnost vyjádřit se k hodnocení, nemá obavy poskytnout zpětnou vazbu. Zaměstnanci se hodnocení neobávají. Všichni noví vedoucí pracovníci jsou v této oblasti vyškoleni, stávající vedoucí pracovníci se v technice vedení hodnotících pohovorů zdokonalují. Cílový stav: Hodnocení je od roku 2013 prováděno v pravidelných cyklech (1 krát za kalendářní rok) a je stabilní součástí managementu lidských zdrojů. Do roku 2015 je hodnotící rozhovor veden profesionálně a je přínosný pro hodnotitele i hodnoceného (70 % závěrů výsledků hodnocení týkajících se vzdělávání je realizováno, méně než 10 % zaměstnanců je nespokojených se stylem vedení svého vedoucího). Realizátor: Spolupracující subjekty: VO, VOD, ŘKrÚ OKŘ Předpokládané náklady realizace: Financování: prostředky na platy Rozpočet JMK, výdaje na platy, vzdělávání a konzultační a poradenské služby prostředky na vzdělávání prostředky na konzultační a poradenské služby Období realizace: Výstupní indikátory: 2013 - 2015 Aktualizované plány vzdělávání Návrhy na úpravu plánu vzdělávání Návrhy na úpravu osobního příplatku

15

Spokojenost zaměstnanců se stylem vedení svého přímého vedoucího (výsledky dotazníkového šetření spokojenosti zaměstnanců) % proškolených vedoucích pracovníků Označení: J

Název cíle: Vícestupňový systém hodnocení odpovídá potřebám KrÚ

Ve snaze objektivizovat hodnocení je na KrÚ zavedeno vícestupňové hodnocení zaměstnanců (u vedoucích pracovníků je to konkrétně metoda hodnocení 360 stupňů, u řadových zaměstnanců je to metoda hodnocení hodnotitelem a sebehodnocení), které je prováděno v pravidelných cyklech a je jedním z podkladů pro hodnotící pohovory, s nimiž tvoří stabilní systém hodnocení zaměstnanců. Pozornost bude věnována zejména výběru okruhu zaměstnanců, kteří se navzájem hodnotí (případně určení maximálního počtu zaměstnanců na jednoho hodnotitele), načasování hodnocení, zvýšení využitelnosti výsledků. Pro urychlení zpracování výsledků hodnocení, je hodnocení prováděno elektronickou formou. Hodnocení nemělo být vnímáno jako administrativní zátěž. Cílový stav: Do roku 2016 je stabilizován systém hodnocení zaměstnanců, jehož součástí je vícestupňové hodnocení, které je prováděno elektronickou formou umožňující sumarizaci a statistické vyhodnocení výsledků. Realizátor: Spolupracující subjekty: OKŘ, OI VO, VOD, ŘKrÚ Předpokládané náklady realizace: Financování: prostředky na platy Rozpočet JMK, výdaje na platy, vzdělávací a konzultační služby a pořízení SW prostředky na vzdělávací a konzultační služby prostředky na pořízení SW Období realizace: Výstupní indikátory: 2013 - 2016 Vytvoření seznamů okruhů zaměstnanců, kteří se navzájem hodnotí SW nástroj/prostředí pro provádění hodnocení Kompetenční model je navázán na hodnocení zaměstnanců (23 - INA) Označení: K Název cíle: Funkční kompetenční model vytvořen pro všechna pracovní místa zařazená v systemizaci KrÚ Charakteristika cíle: Kompetenční model je základem kvalitnějšího systému řízení lidských zdrojů. Kompetenční model sjednocuje klíčové personální procesy – výběr zaměstnanců, vzdělávání a hodnocení zaměstnanců. Popis kompetencí konkretizovaných kompetenčním modelem by měl být základem požadavků na uchazeče výběrových řízení na dané pracovní místo. Odborné vzdělávání zaměstnance a jeho další rozvoj je odvozen od požadavků na dané pracovní místo – popsané kompetenčním modelem, tak, aby bylo co nejvíce adresné a úplné s ohledem na pracovní náplň, povinnosti a pravomoci související s tímto místem. Kompetence specifikované kompetenčním modelem jsou předmětem hodnocení zaměstnanců. Očekáváme následující přínosy kompetenčního přístupu:  systematické řízení lidských zdrojů

16

 

co nejadresnější a nejúplnější využívání pracovního potenciálu jednotlivých zaměstnanců umožnění každému zaměstnanci JMK co nejširší rozvoj jeho kvalifikačních i osobnostních kvalit.

Cílový stav: Do roku 2015 je nastaven kompetenční model pro všechna systematizovaná místa v rámci organizační struktury KrÚ. Kompetenční model je jako nástroj využíván pro výběrová řízení, hodnocení a vzdělávání zaměstnanců. Do roku 2017 existuje pro každou kompetenci na KrÚ JMK seznam okruhů pro vzdělávání, který je revidován dle aktuálních potřeb a požadavků. Realizátor: Spolupracující subjekty: OKŘ VO, VOD, ŘKrÚ Předpokládané náklady realizace: prostředky na platy prostředky na konzultační a poradenské služby Období realizace: 2013 - 2017

Financování: Rozpočet JMK, výdaje na platy a konzultační a poradenské služby Výstupní indikátory: Kompetenční model je nedílnou součástí popisu pracovního místa (13 - INA) Kompetenční model je součástí dalších personálních procesů (INA – výběrová řízení, vzdělávání, hodnocení) % kompetencí, pro které je definován seznam okruhů pro vzdělávání

17

5 Finanční rámec Personální strategie Pro naplnění stanovených cílů do roku 2020 budou využity především vlastní zdroje financování; v případě možnosti není vyloučeno využití cizích zdrojů v podobě projektového ko-financování z prostředků fondů EU. Odhad nákladů finančního rámce bude vyčíslen po schválení rozpočtu JMK. Níže uvedený finanční rámec slouží pouze pro ilustraci toho, jaké zdroje budou pro realizaci cílů pravděpodobně využity. V době tvorby Strategie KrÚ nebylo možné určit odhad výše většiny nákladů, neznamená to však, že pro uskutečnění cíle nebudou prostředky vyčleněny. Cíle a druhy nákladů

Odhad nákladů (tis. Kč)

Cíl A: Jednoduchá a rychlá administrativa procesu výběrového řízení Vlastní zdroje: --Prostředky na platy Zdroje krytí --Prostředky na konzultační a poradenské služby --Prostředky na pořízení SW Cíl B: Výběr vhodného zaměstnance Vlastní zdroje: --Prostředky na platy Zdroje krytí --Prostředky na vzdělávání --Prostředky na konzultační a poradenské služby Cíl C: Kvalitní proces mentoringu Vlastní zdroje: Zdroje krytí --Prostředky na platy a odměny mentorům --Prostředky na vzdělávání Cíl D: Jednoduchá a rychlá administrativa procesů vzdělávání Vlastní zdroje: --Prostředky na platy Zdroje krytí --Prostředky na vzdělávání --Prostředky na úpravy/pořízení SW Cíl E: Kvalitní informační systém o možnostech vzdělávání Vlastní zdroje: --Prostředky na platy Zdroje krytí --Prostředky na sjednocení SW aplikací --Prostředky na konzultační, poradenské a jiné služby Cíl F: K dispozici jsou kvalitní interní lektoři/koučové Vlastní zdroje: --Prostředky na platy Zdroje krytí --Prostředky na vzdělávání --Prostředky na konzultační, poradenské a jiné služby Cíl G: Systém dostupných benefitů odpovídá potřebám a přáním zaměstnanců Vlastní zdroje: Zdroje krytí --Prostředky na platy --Prostředky na FKSP Cíl H: Nastaven systém řízení – role VOD posílena Vlastní zdroje: Zdroje krytí --Prostředky na platy Cíl I: Profesionálně prováděné hodnocení zaměstnanců Vlastní zdroje: --Prostředky na platy Zdroje krytí --Prostředky na konzultační, poradenské a jiné služby --Prostředky na vzdělávání Cíl J: Vícestupňový systém hodnocení odpovídá potřebám KrÚ Zdroje krytí Vlastní zdroje:

18

--Prostředky na platy --Prostředky na konzultační, poradenské a jiné služby --Prostředky na pořízení SW Cíl K: Funkční kompetenční model vytvořen pro všechna pracovní místa zařazená v systemizaci KrÚ Vlastní zdroje: Zdroje krytí --Prostředky na platy --Prostředky na konzultační, poradenské a jiné služby

19

6 Komunikační plán Personální strategie Komunikační plán Personální strategie vychází z analýzy zainteresovaných stran, ve které je určen zájem, vliv, míra zapojení a očekávání spojené s existencí Personální strategie. Co se sděluje

Vytvoření Personální strategie KrÚ,

Proč (účel) Informativní sdělení o existenci Personální strategie, seznámení s jejím účelem Informativní sdělení o existenci Personální strategie, detailní seznámení s obsahem, účelem, významem, způsobem plnění Informativní sdělení o existenci Personální strategie, seznámení s obsahem a účelem, způsobem plnění. Zaměstnancům bude komunikována zjednodušená verze Personální strategie schválená ŘKrÚ (odpovědnost za vytvoření nese OKŘ a ÚŘK) Informativní sdělení o existenci Personální strategie, seznámení s obsahem a účelem; veřejnosti bude komunikována zjednodušená verze Strategie KrÚ schválená ŘKrÚ (odpovědnost za vytvoření nese OKŘ a ÚŘK) Podrobné sdělení o průběžném plnění Personální strategie, plnění termínů, rozpočtu, diskuse problémů

Kdo sděluje ŘKrÚ

Komu Hejtman

Jakou formou Osobně

VO

Osobně – na poradě vedení

Zaměstnanci

Interní zpravodaj, intranet, osobně – na poradách

Veřejnost

Webové stránky, plazma

Realizátoři cílů

ŘKrÚ


Informativní sdělení o průběžném plnění Personální strategie

OKŘ + VO + ÚŘK

Zaměstnanci

Osobně – na poradách, Interní zpravodaj, intranet

Informativní sdělení o průběžném plnění Strategie KrÚ

OKŘ + OI

Veřejnost

Webové stránky, plazma

Informativní sdělení o průběžném plnění Strategie KrÚ Podrobné informování o nastalých změnách či problémech, které by mohly ohrozit naplnění cílů Strategie KrÚ, předložení návrhů na řešení

ŘKrÚ

Hejtman

Osobně

Realizátoři cílů

ŘKrÚ

Osobně, e-mailem

ŘKrÚ + VO + OKŘ

Plnění Personální strategie

Změny, problémy, krize v plnění Personální strategie

20

Kdy/jak často Do 5 pracovních dnů od schválení Na nejbližší poradě vedení Do 10 pracovních dnů od schválení

Dle harmonogramu plnění cílů – termíny v akčním plánu Do 5 pracovních dnů od předání informací ŘKrÚ Do 15 pracovních dnů od předání informací ŘKrÚ Do 15 pracovních dnů od získání informací Okamžitě, max. do 2 pracovních dnů od nastání problémů

Aktualizace Personální strategie či její části (akčního plánu)

ŘKrÚ

VO

Osobně

Informace, které jsou nutné k aktualizaci Personální strategie Aktualizovaná Personální strategie

Realizátoři cílů OKŘ + ÚŘK

ŘKrÚ, V OKŘ

Osobně, e-mailem Osobně, e-mailem

Informativní sdělení o aktualizaci Personální strategie či jejích částí Informativní sdělení o aktualizaci Personální strategie či jejích částí Informativní sdělení o aktualizaci Personální strategie či jejích částí

ŘKrÚ

ŘKrÚ, Realizátoři cílů Hejtman VO


Zaměstnanci

Interní zpravodaj, intranet, osobně – na poradách Webové stránky, plazma

ŘKrÚ + VO + OKŘ +ÚŘK

Veřejnost

Osobně

Na nejbližší poradě vedení Do listopadu každého roku Do února každého roku Do 5 pracovních dnů od schválení Na nejbližší poradě vedení Do 10 pracovních dnů od schválení

7 Harmonogram monitorování Harmonogram monitorování bude uveden v tabulce „Akční plán“, jež bude, po schválení rozpočtu JMK součástí příloh této Strategie. Mimo jiné bude obsahovat termíny – milníky jednotlivých aktivit. U každé aktivity naplňující daný cíl bude uveden subjekt, který danou aktivitu kontroluje.

8 Závěrečná ustanovení 8.1 Aktualizace Personální strategie Aktualizace bude prováděna jednou ročně, minimálně v části akčního plánu, a to zejména na základě podnětů ŘKrÚ, VO, dotazníkovému šetření spokojenosti zaměstnanců a sebehodnocení dle modelu CAF. Termín aktualizace nesmí být delší, než je doba platnosti akčního plánu. Za aktualizaci je zodpovědný V OKŘ. Aktualizace je diskutována se širším vedením KrÚ, tj. vedoucími úseků a dalšími vedoucími pracovníky, které určí ŘKrÚ, a je schvalována ŘKrÚ.

8.2 Odpovědnosti Odpovědnosti týkající se realizace – naplňování Strategie KrÚ a akčního plánu jsou určeny v tabulkách Akčního plánu a Plánovaných aktivit pro naplnění cílů. Odpovědnost za aktualizaci nese V OKŘ.

21

9 Přílohy Příloha I: Akční plán Personální strategie .............................................................................................. 23 Příloha II: Průmět cílů do jednotlivých BSC perspektiv ......................................................................... 33 Příloha III: Analýza zainteresovaných stran ........................................................................................... 35 Příloha IV: Seznam použitých zkratek ................................................................................................... 37

22

Příloha I: Akční plán Personální strategie Označení: A

Název cíle:

Typ řešení

Klíčové aktivity naplňující strategický cíl

Zodpovídá/provádí

Termín

Předpokládaná finanční náročnost

Indikátor pro hodnocení

Kontroluje

Krátkodobý projekt

Výměna know-how s jinými kraji k možnostem využití současného softwaru pro personalisty k administraci výběrových řízení (dále jen „VŘ“)

OKŘ OPVV

31.10. 2013

Prostředky na platy, cestovné

Minimálně jedno uskutečněné setkání se zástupci jiných krajů

VOKŘ


Příprava stanoviska o možnosti využití stávajícího softwaru pro personalisty k administraci VŘ pro rozhodnutí vedení KrÚ JMK

V OKŘ

12.12.2013

Prostředky na platy

Stanovisko

ŘKrÚ

Stálá aktivita

Realizace zlepšovacích aktivit administrace VŘ v softwaru pro personalisty, které byly zjištěny při výměně dobrých praxí s ostatními kraji a které vedení KrÚ JMK schválilo

OKŘ OPVV

od 1.1. 2014 průběžně


Seznam výběrových řízení v softwarové aplikaci

VOKŘ

Zkrácení doby mezi odchodem pozvánky a konáním VŘ

OKŘ OPVV


Jednoduchá (a rychlá) administrativa procesu výběrového řízení

schválení zlepšovacích aktivit (např. zápis z porady ŘKrÚ) 30.9. 2013

Změna podmínek VŘ: změna termínů: (1) zkrácení doby mezi odchodem pozvánky a konáním VŘ a (2) ohraničení termínu pro zasílání přihlášek k VŘ namísto razítkem podatelny KrÚ JMK, razítkem pošty.

23


INA – přijímání nových zaměstnanců

ŘKrÚ

Stálá aktivita

Elektronizace pozvánky k VŘ

OKŘ OPVV



Dokumentace k výběrovému řízení

VOKŘ


Vytvoření hodnotícího formuláře pro členy výběrových komisí

OKŘ OPVV

30.9.2013


INA – přijímání nových zaměstnanců, hodnotící formulář

ŘKrÚ

Stálá aktivita

Využívání hodnotícího formuláře při VŘ

OKŘ OPVV, všichni VO


---

% použití hodnotících formulářů při VŘ VO z celkového počtu VŘ

VOKŘ


Elektronizace přihlašování uchazečů VŘ KrÚ JMK – prostřednictvím elektronického rozhraní na www stránkách KrÚ JMK, které je propojeno do softwaru pro personalisty

OKŘ OPVV,OI

31.7. 2016


Funkční elektronický formulář k přihlašování k VŘ na www stránkách JMK

VOKŘ, VOI

Stálá aktivita

Využívání elektronických přihlášek k administraci výběrových řízení

OKŘ OPVV

Označení: B

Název cíle:

Typ řešení


Krátkodobý projekt Stálá aktivita

Platba dodavateli softwaru Od 1.8. 2016 průběžně

Prostředky na údržbu systému

% využití elektronických přihlášek

OKŘ


Termín



Kontroluje

Vytvoření pravidel horizontálního přesunu zaměstnanců

OKŘ OPVV

31.12.2013


INA – přijímání nových zaměstnanců

ŘKrÚ

Pravidelné proškolování pracovnic OPVV v metodách a nástrojích efektivního výběru

VOPVV

1 - 2x ročně, od 1.1. 2013

Prostředky na vzdělávání, cestovné

Osvědčení/certifikát z absolvovaných kurzů

VOKŘ

Výběr nejvhodnějšího zaměstnance

24

zaměstnanců Krátkodobý projekt

Vytvoření sad nástrojů pro výběr zaměstnance

VOKŘ

31.9.2013


INA – přijímání nových zaměstnanců, vytvořené sady nástrojů

ŘKrÚ

Stálá aktivita

Využívání standardizovaných sad nástrojů při výběru zaměstnanců na jednotlivé pozice

OKŘ OPVV, všichni VO



Dokumentace k VŘ

VOKŘ

Označení: C

Název cíle: Kvalitní proces mentoringu

Typ řešení



Termín



Kontroluje


Stanovení odměn za mentorskou činnost

OKŘ OPVV

do 15.9.2013

Prostředky na odměny mentorům

INA Vnitřní platový předpis - úprava směrnice

ŘKrÚ

Stálá aktivita

Výběr mentora v rámci odborů

VO

průběžně, dle aktuální potřeby


počet mentorů vzhledem k počtu nových zaměstnanců % nově přijatých zaměstnanců, kteří měli svého mentora

VOPVV

Stálá aktivita

Proškolování mentorů

OKŘ OPVV

průběžně, dle aktuální potřeby


počet proškolených mentorů (externím/interním školením)

VOKŘ

25

Prostředky na vzdělávání

Označení: D

Název cíle: Jednoduchá a rychlá administrativa procesů vzdělávání

Typ řešení



Termín



Kontroluje


Výměna dobrých praxí a zkušeností s jinými kraji v oblasti vzdělávání zaměstnanců

OKŘ OPVV

Do 31. 10. 2013

Prostředky na platy Výdaje na cestovné

Minimálně jedno uskutečněné setkání se zástupci jiného kraje

VOKŘ


Elektronizace Návrhu plánu vzdělávání (v návaznosti na rozhodnutí vedení KrÚ JMK o realizaci návrhu procesního týmu a zavedení interního elektronického podpisu)

OKŘ OPVV, OI, případně procesní tým

Do 31. 12. 2014

Prostředky na platy, prostředky na případnou softwarovou aplikaci

snížení počtu administrativních kroků

VOKŘ, ŘKrÚ


Elektronizace vybraných činností spojených se zajišťováním vzdělávání zaměstnanců (dle rozhodnutí vedení KrÚ JMK o realizaci návrhů procesního týmu)

OKŘ OPVV, OI

Do 31. 12. 2016

Stálá aktivita

Tvorba a vyhodnocování Plánů vzdělávání novými postupy

OKŘ OPVV, VO

Od schválení nových postupů, průběžně

Označení: E

Název cíle: Kvalitní informační systém o možnostech vzdělávání

Typ řešení


INA Systém vzdělávání - změna směrnice


Termín

26

prostředky na úpravy/pořízení SW Prostředky na vzdělávání související se změnou SW (zaměstnanci OPVV) Prostředky na platy

zavedení nového SW nebo úprava stávajícího SW

VOKŘ

snížení počtu administrativních kroků

VOKŘ



Kontroluje


Rozšíření/ úprava stávajícího informačního portálu o vzdělávacích akcích (dle návrhů procesního týmu)

OKŘ OPVV, OI, případně procesní tým

2013 /2014

prostředky na platy prostředky na SW aplikace

Spokojenost zaměstnanců s portálem,

VOKŘ,

na portál se lze dostat z hlavní stránky intranetu Stálá aktivita

Propagace nového portálu o vzdělávání (např. přes ÚŘK, poradu paní ředitelky, intranet, interní zpravodaj)

OKŘ OPVV, ÚŘK, OI

průběžně


Počet přístupů na informační portál/pololetí

VOKŘ

Označení: F

Název cíle: Kvalitní interní lektoři

Typ řešení



Termín



Kontroluje


Vytvoření seznamu interních lektorů – na základě zjištěného zájmu současných lektorů pokračovat v přednáškové činnosti, na základě zjištěného zájmu o přednáškovou činnost dalších vytipovaných potenciálních interních lektorů

OKŘ OPVV, VO

do 31.7.2013

prostředky na platy,

seznam současných lektorů, seznam nových lektorů

VOKŘ

Stálá aktivita

Průběžné školení na lektorskou činnost, prezentační dovednosti a práci s Power pointem

OKŘ OPVV

Průběžně, min. 1 krát za rok od 30.6. 2013


Počet proškolených lektorů

VOKŘ

27

prostředky na vzdělávání

Stálá aktivita

Začlenění do systému vzdělávání průběžných interních školení vedených interními lektory a jejich faktická realizace

Průběžně, min. 1 krát za rok od 30.6.2013

OKŘ OPVV


využití interních lektorů (počet školení)

VOKŘ

odměny za lektorskou činnost

Označení: G

Název cíle: Systém dostupných benefitů odpovídá potřebám a přáním zaměstnanců

Typ řešení



Termín



Kontroluje

Stálá aktivita

Vyhodnocení šetření spokojenosti v oblasti motivace a zavádění nových nástrojů v rámci možností organizace při zachování stávajících benefitů.

OKŘ, ÚŘK

1x ročně po uskutečnění šetření spokojenosti


Počet nově zavedených benefitů

VOKŘ, ÚŘK

Trvalé rozšiřování nabídky Ticket Benefit Card

OKŘ

průběžně


Stálá aktivita

Zpráva s výsledky šetření spokojenosti Počet návrhů na rozšíření nabídky benefitů/rok Počet realizovaných návrhů na rozšíření nabídky benefitů/rok

28

VOKŘ

Označení: H

Název cíle: Nastavení systému řízení – posílení role VOD

Typ řešení



Termín



Kontroluje


Vytvoření seznamu pravomocí a odpovědností, které je možné převést na vedoucí oddělení, připomínkování ze strany vedoucích odborů

OKŘ OPVV a VO

28.2.2013


Definovaný seznam možných kompetencí vedoucích oddělení

VOKŘ


Schválení a úprava ze strany vedení KrÚ JMK – prezentace pro ŘKrÚ JMK pro VO a VOD. Zapracování změn do Interních normativních aktů.

OKŘ OPVV

31.10.2013


Revize všech dotčených interních normativních aktů

ŘKrÚ

Stálá aktivita

Revize nastavených změn v rozdělení kompetencí mezi VOD a VO, elektronická analýza, zapracování následných změn.

OKŘ OPVV

31.12.2014, poté každé 2 roky


Revize všech dotčených interních normativních aktů

VOKŘ

Termín:



Kontroluje

do 30.8.2013


Počet proškolených hodnotitelů

VOKŘ

Označení: I Typ řešení

Název cíle: Profesionálně prováděné hodnocení zaměstnanců Klíčové aktivity naplňující strategický cíl:

Zodpovídá/ provádí:

Stálá aktivita

Vyškolení nových vedoucích zaměstnanců a zdokonalení stávajících vedoucích zaměstnanců (hodnotitelů) v provádění hodnotících rozhovorů

OKŘ OPVV

Prostředky na vzdělávání

29

Stálá aktivita

Kvalitní provedení hodnotících rozhovorů - zpětné vazby z výsledků hodnocení

ŘKrÚ, VO, OKŘ OPVV

Každoročně obvykle do 31.10. daného roku


Dokumentace z hodnocení jednotlivých zaměstnanců a plány vzdělávání

ŘKrÚ, VOKŘ

Stálá aktivita

Promítnutí závěrů hodnocení do agendy vzdělávání

OKŘ OPVV, VO

Každoročně obvykle do 31. 12. daného roku


Změna Plánů vzdělávání

VOKŘ

Termín:



Kontroluj e:

31.08.2013, poté každé dva roky


Úprava 23/INA-KrÚ Hodnocení zaměstnanců

OKŘ

Označení: J Typ řešení

Název cíle: Vícestupňový systém hodnocení odpovídá potřebám KrÚ Klíčové aktivity naplňující strategický cíl:

Zodpovídá/ provádí:

Stálá aktivita

Provedení hodnocení vedoucích zaměstnanců formou hodnocení hodnotitelem a sebehodnocení

ŘKrÚ, VO

Příkaz ŘKrÚ harmonogram pro provedení hodnocení % vedoucích zaměstnanců, kteří byli hodnoceni tímto typem hodnocení

Stálá aktivita

Aktualizace okruhu hodnotitelů pro hodnocení vedoucích zaměstnanců metodou 360 stupňů a

OKŘ OPVV, OI

30

Do 30.4.2014, poté každé dva

Prostředky na

Úprava 23/INA-KrÚ

ŘKrÚ

dokončení výstupů ze SW pro hodnocení metodou 360 stupňů

roky

platy

Hodnocení zaměstnanců Seznam hodnotitelů pro

hodnocení vedený OPVV

Stálá aktivita

Provádění vícestupňového hodnocení metodou 360 stupňů u vedoucích zaměstnanců – včetně provedení hodnotících rozhovorů

OKŘ OPVV, VO

Poprvé do 31.07.2014, poté každé dva roky


% vedoucích zaměstnanců, kteří byli hodnoceni tímto typem hodnocení

VOKŘ


Elektronizace hodnocení řadových zaměstnanců na základě nově vytvořených kompetenčních modelů

OI , OKŘ OPVV,

Do 30.6.2015


Funkční SW aplikace

VOKŘ


Zpracování a provedení nového systému hodnocení řadových zaměstnanců v návaznosti na zpracované kompetenční modely formou hodnocení hodnotitelem a sebehodnocení elektronickou formou

OKŘ, VO, VOD

31.08.2015, poté každý rok


% zaměstnanců, kteří byli hodnoceni tímto typem hodnocení, úprava 23/INA-KrÚ Hodnocení zaměstnanců

VOKŘ, ŘKrÚ

Stálá aktivita

Provádění hodnocení řadových zaměstnanců formou hodnocení hodnotitelem a sebehodnocením

OKŘ, VO, VOD

31.8.2015, poté každý rok


Příkaz ŘKrÚ harmonogram pro provedení hodnocení

VOKŘ

Závěrečná zpráva

31

Označení: K

Název cíle: Funkční kompetenční model vytvořen pro všechna pracovní místa zařazená v systemizaci KrÚ

Typ řešení



Termín



Kontroluje


Vytvoření kompetenčního modelu pro všechny pozice zaměstnanců

OKŘ OPVV, VO

31.12.2014


Kompetenční model součástí popisu pracovního místa – 13/INA

VOKŘ

Stálá aktivita

Kompetenční model používán jako nástroj při výběru, hodnocení a vzdělávání zaměstnanců

OKŘ OPVV, VO

Dokumentace k VŘ, hodnocení, vzdělávání

VOKŘ

Prostředky na konzultantskou firmu Od 1.1.2015 průběžně

32


Příloha II: Průmět cílů do jednotlivých BSC perspektiv Cíl A: Jednoduchá a rychlá administrativa procesu výběrového řízení

B: Výběr nejvhodnějšího zaměstnance

C: Kvalitní proces mentoringu

D: Jednoduchá a rychlá administrativa procesů vzdělávání E: Kvalitní informační systém o možnostech vzdělávání F: K dispozici jsou kvalitní interní lektoři/koučové

G: Systém dostupných benefitů odpovídá potřebám a přáním zaměstnanců

Perspektiva zákaznická Zbytečné nezatěžování administrativními a procesními kroky, snížení časové náročnosti výběru Vybrání nejvhodnějšího kandidáta – resp. spolupracovníka stávajícím zaměstnancům, který bude přínosem pro dané oddělní/odbor Rychlé a zároveň kvalitní zaučení nových zaměstnanců, kteří budou v co nejkratší době po svém nástupu schopni samostatné práce Zbytečné nezatěžování administrativními a procesními kroky Dostupnější a přehlednější informace týkající se vzdělávání Lektoři znalí prostředí veřejné správy a prostředí KrÚ JMK, rychlý přenos dobrých praxí, možnost přizpůsobit načasování vzdělávání Benefity odpovídají potřebám a přáním, jsou motivem pro zaměstnance, jsou nástrojem péče o zaměstnance

Perspektiva finanční Snížení výdajů související s délkou a náročností procesu výběrového řízení

Perspektiva interních procesů Zjednodušení procesu výběrových řízení na uvolněná pracovní místa, snížení časové náročnosti výběru Zjednodušení procesů, snížení duplicitních činností a informačních toků

Perspektiva učení se a růstu

Každý zaměstnanec ví, co je obnáší jeho činnost, ví, jaká je jeho role, má všechny zdroje a je schopen své činnost vykonávat kvalitně Snížení výdajů související s délkou a náročností procesů vzdělávání zaměstnanců JMK

Snížení nákladů na zajištění služeb vzdělávání u externích organizací

Nefinanční motivace může být přínosnější než finanční – tj. možné úspory. Případné zapojení vytipovaných organizací do benefitního programu může též znamenat nižší finanční zatížení JMK

33

Zjednodušení procesů vzdělávání, snížení časové náročnosti jejich zajištění, zprůhlednění procesů Podpora odborného a osobního růstu zaměstnanců Zvyšování odborné způsobilosti zaměstnanců

Posílení postavení zaměstnanců, zvyšování kompetencí, loajality a pocitu identifikace s cíli organizace. Komplexní péče o zaměstnance s cílem zvyšovat jejich spokojenost a výkonnost

H: Nastavení systému řízení – posílení role VOD

I: Profesionálně prováděné hodnocení zaměstnanců

J: Vícestupňový systém hodnocení odpovídá potřebám KrÚ

K: Funkční kompetenční model vytvořen pro všechna pracovní místa zařazená v systemizaci KrÚ

Posílení postavení vedoucích zaměstnanců, zvýšení statutu vedoucího oddělení

Jasné nastavení kompetencí a odpovědností, standardizace vytipovaných kompetencí a odpovědností pro všechny VOD Jasný, jednoduchý, účelný, a srozumitelný proces hodnocení zaměstnanců ze strany nadřízeného, jehož výstupy se promítají do vzdělávání a motivace zaměstnanců

Vedoucí bude umět zaměstnance pochválit i konstruktivně vytknout nedostatky, zároveň však motivovat.

Pro zaměstnance bude znamenat záruku toho, že hodnocení je objektivní, není postaveno na osobních nesympatiích; možnost vyjádřit se k hodnocení – dát si zpětnou vazbu Všichni zaměstnanci budou vědět, co je jejich povinností, jak jsou na ně kladeny požadavky, v čem by se měli zdokonalovat

Budování pozitivního přístupu zaměstnanců k práci na úřadě, posílení loajality a výkonnosti, zlepšení vztahů na pracovišti

Jasné, jednoduché, účelné, ekonomické, srozumitelné a jasné procesy, stabilita procesů, snazší kontrola

Účelné, efektivní a hospodárné vynakládání finančních prostředků týkajících se oblasti řízení lidských zdrojů

34

Jasně definované kompetence všech pracovních míst systemizovaných v KrÚ, napojeno na systém výběru a adaptace, systém motivace, systém vzdělávání a systém hodnocení zaměstnanců

Každý zaměstnanec ví, co je obnáší jeho činnost, ví, jaká je jeho role, má všechny zdroje a je schopen své činnost vykonávat kvalitně

Příloha III: Analýza zainteresovaných stran Analýza zainteresovaných stran poskytuje odpovědi na otázky: „Kdo jsou zainteresované strany“? „Jaký mají vliv a zájem?“, „Co očekávají“?; z grafického zobrazení výsledku lze identifikovat tzv. klíčové zainteresované strany, které mají největší vliv a nejvyšší očekávání od nastavení strategického směřování KrÚ. Hodnocen je tedy „zájem“, „vliv“ a „míra zapojení“. Všechny tři atributy jsou hodnoceny na stupnici 1 až 5 (1 nejnižší míra, 5 nejvyšší míra).  Z hlediska zájmu je hodnoceno, jak velký osobní zájem má daná zainteresovaná strana na správném určení a definování strategického směřování, plnění strategických cílů a dosažení cílových stavů.  Z hlediska vlivu je hodnoceno, jak velký vliv má daná zainteresovaná strana na určení a definici strategického směřování, do jaké míry ovlivní plnění strategických cílů a dosahování cílových stavů.  Z hlediska míry zapojení je hodnoceno, jak mnoho musí být daná zainteresovaná strana zapojena, aby bylo správně definováno a určeno strategické směřování, aby byly naplněny stanovené strategické cíle a dosaženy cílové stavy. Zainteresovaná strana

Zájem (1-5) (osa Y)

Vliv (1-5) (osa X)

Ředitelka KrÚ OKŘ

5 5

5 4

Míra zapojení (1-5) (objem bubliny) 5 5

Vedoucí odborů (VO)

4

4

4

Realizátoři jednotlivých cílů

4

4

5

Vedoucí oddělení (VOD)

3,5

3,5

3

Zaměstnanci (bez VO, VOD)

5

3

3

Hejtman JMK Zastupitelé JMK Veřejnost Ostatní krajské úřady

3 2 2 1

5 3 3 0,5

2 1 0,5 0,5

Očekávání od existující Strategie KrÚ

Fungující nástroj pro řízení lidských zdrojů, zhmotnění představ, vizí a cílů Jasně definované oblasti a cíle řízení lidských zdrojů a způsob jejich naplnění Nasměrování činností OPVV Podporu vedení KrÚ Jasně definované cíle oblasti řízení lidských zdrojů a způsob jejich naplnění Úkoly, jejichž plnění budou garantovat Jasně definované cíle oblasti řízení lidských zdrojů a způsob jejich naplnění Pravomoci, odpovědnost, důvěru, prostředky nezbytné k naplnění přidělených cílů Podporu vedení KrÚ Jasně definované cíle řízení lidských zdrojů a způsob jejich naplnění Přesně formulované úkoly Jasně definované cíle KrÚ a způsob jejich naplnění Přesně formulované úkoly Zájem vedení Personální strategii plnit Hmatatelné přínosy plynoucí z naplnění cílů Příp. možnost osobního přispění k naplnění Personální strategie Profesionální výkon a přístup zaměstnanců JMK při plnění veřejných služeb Spolupráci profesionálních a kompetentních zaměstnanců JMK Kompetentní a profesionální zaměstnanci JMK Dobré praxe, doporučení, inspiraci

35

Barva v Matici zainteresovaných stran

Matice zainteresovaných stran (vliv, zájem, míra zapojení) 6 5

Zájem (1-5)

4 3 2 1 0 0

1

2

3 Vliv (1-5)

36

4

5

6

Příloha IV: Seznam použitých zkratek BSC KrÚ OE OI OKP OKŘ ŘKrÚ ÚIA ÚŘK VO VOD

Balanced Scorecard Krajský úřad Jihomoravského kraje Odbor ekonomický Odbor informatiky Odbor kontrolní a právní Odbor kancelář ředitelky Ředitelka Krajského úřadu Jihomoravského kraje Útvar interního auditu Útvar řízení kvality Vedoucí odborů Vedoucí oddělení

37

38

Personální strategie Krajského úřadu Jihomoravského kraje. Jací jste Vy, taková je i Vaše organizace (citát Reihard. K. Sprenger)

Recommend Documents