Permanente vorming, congressen en evenementen georganiseerd door KU Leuven 13 mei 2014 - KU Leuven @ HUBrussel 26 juni 2014 - KU Leuven @ Thomas More
Programma 1. Situering & doelstellingen van deze informatiesessie Frieda Steurs, campusdecaan Faculteit Letteren, Campus Antwerpen (@ThomasMore)
2. Permanente vorming: wat en hoe, welke ondersteuning Lut Moorthamer, Cel Levenslang Leren
3. Congressen, evenementen en protocol: wat en hoe, welke ondersteuning Iris Rademaekers, Dienst Congres en Event
4. Contactgegevens
Situering en doelstellingen
Situering en doelstelling (1) Permanente vorming, congressen, evenementen e.d. georganiseerd door de KU Leuven.
Niet:
-
Permanente vorming, congressen, evenementen e.d. georganiseerd door de university colleges
-
Dossier integratie => Neem contact op!
Situering en doelstelling (2) Twee grote invalshoeken, twee diensten
• Permanente vorming Cel Levenslang Leren
• Congressen, evenementen en protocol Dienst Congres en Event
Situering en doelstelling (3) Daarnaast, ondersteuning door:
• • • • • •
Juridische Dienst Dienst Interne Controle en Fiscaliteit Financiële Diensten Onderwijsdiensten Nieuwsdienst en andere …
Permanente vorming Lut Moorthamer
www.kuleuven.be/levenslangleren
www.kuleuven.be/levenslangleren
www.kuleuven.be/onderwijs/pvvoororganisatoren
Wat is permanente vorming ? Zie intranet: “Over permanente vorming”
WEL - na- en bijscholing - voor afgestudeerden met universitair / hogeschool diploma of voor ruimer publiek van volwassenen - open aanbod NIET - bachelor, master, manama, lerarenopleiding, doctoraat - In company trainingen of contractonderwijs = wetenschappelijke dienstverlening
Classificatie (1) Drie types permanente vorming (PV):
1. Postgraduaatopleidingen (PGO) . opleiding – opleidingsonderdelen . minimum 20 studiepunten . formele evaluatie . getuigschrift uitgereikt door KU Leuven / rector
Classificatie (2) 2. Permanente vormingsopleidingen met getuigschrift (PVG) . opleiding – vergelijkbaar met opleidingsonderdelen . minimum 90 studie-uren (equivalent van 3 stp) . formele evaluatie . getuigschrift uitgereikt door KU Leuven / decaan faculteit
Classificatie (3) 3. Permanente vormingsopleidingen en activiteiten met attest van deelname (PVA) . geen opleiding – geen opleidingsonderdelen . geen formele evaluatie . omvang niet bepaald . attest van deelname uitgereikt door de organisator Opleiding met attest, lezing, studiedag/avond, workshop, seminarie, symposium, debat, infosessie, conferentie, congres
Wie mag PV organiseren ? - Faculteiten van KU Leuven / hun departementen, afdelingen, instituten, ZAP-leden
- Faculteitsoverschrijdende PV-diensten bv. Postuniversitair Centrum Kulak, HIVA, Lucas, Dienst Congres en Event, …
- Samenwerking met faculteit: vereist voor opleidingen met getuigschrift (PGO, PVG)
Interne regelgeving KU Leuven 3 elementen:
- PV-certificeringskader - Administratief reglement PV
- Afspraken en modellen voor samenwerking
PV-certificeringskader (1) Zie intranet: “Voorwaarden”
PGO
PVG
PVA
Omvang
min. 20 stp
min. 90 studie-uren onbepaald
Erkenning
groepsbestuur/AR
faculteit
niet vereist
POC
ja
neen
neen
Centrale registratie
ja
ja
neen
Agenda
verplicht
verplicht
verplicht
Toelatingsvoorwaarden
ja
vrij
vrij
Credits en ISP
mogelijk
neen
neen
Examenreglement
OER (+aanvullend) minimaal regl.
neen
Certificering
getuigschrift, KU Leuven
attest deelname, organisator
getuigschrift, faculteit
PV-certificeringskader (2) - Erkenning: * PGO = fase 1-fase 2 * PVG = akkoord van faculteit(en) * PVA = geen erkenning vereist
- Centrale registratie in programmagids KU Leuven: * verplicht voor PGO en PVG * op elk moment voor nieuwe opleidingen * jaarlijkse actualisering voor lopende opleidingen * coördinatie door Cel Levenslang Leren
PV-certificeringskader (3) - Agenda KU Leuven, rubriek permanente vorming: * verplicht voor alle PV * belang voor financiële (krediet, overhead,…) en fiscale behandeling
- Toelatingsvoorwaarden: * PGO = bachelor of masterdiploma / EVC-EVK mogelijk * PVG en PVA = vrij
PV-certificeringskader (4) - Examenreglement: * PGO: OER van KU Leuven * PVG: eigen reglement / model in voorbereiding
- Certificering = getuigschrift of attest * PGO en PVG: getuigschrift / altijd faculteit vereist * PVA: attest van deelname / organisator (faculteit of andere)
Inschrijvingsprocedure Zie intranet: “Praktische organisatie”
- Voor alle PV: * eerst aanmelden bij organisator * organisator bepaalt of kandidaat kan deelnemen - Voor PGO en PVG: * inschrijven bij organisator * centrale inschrijving als student KU Leuven - Voor PVA: * uitsluitend inschrijven bij organisator
Administratief reglement PV Zie intranet: “Financieel”
- Alle PV van KU Leuven - Financiële verrichtingen > in overeenstemming met wettelijke regels waaraan KU Leuven onderworpen is
Contacteer je financiële antenne van bij de start ! https://admin.kuleuven.be/fd/intranet/antennes/antennes_antennes.htm
Administratief reglement PV (2) Onder meer:
• verplicht gebruik van P3620-krediet • begroting, afrekening, vereffening van saldo • vergoeding interne en externe medewerkers (F1 –formulier voor externen, F3 – formulier voor internen, …)
• overhead 6 % • …
Nog financiën… (1) Zie intranet: “Financieel”
- Permanente vorming: * zelfbedruipend … * tenzij subsidiëringskanalen voor congressen - Deelnemersprijs: * vrij te bepalen * PGO en PVG: vast gedeelte studiegeld KU Leuven * begroting break-even prijs aantal deelnemers
Nog financiën… (2) Zie intranet: “Financieel”
- “Algemene inschrijvingsvoorwaarden permanente vorming”: * verplicht voor alle betalende PV * mogelijk voor gratis PV
- Procedures voor inning deelnameprijs * inningsprocedure via factuur of VGS
* betalingswijze incl. kmo-portefeuille, opleidingscheques, kredietkaarten
Contacteer uw financiële antenne !
Samenwerkingsverbanden bij PV Zie intranet: “Samenwerking met partners”
- Samenwerking met: * andere hoger onderwijsinstellingen * externe partners buiten hoger onderwijs - Samenwerkingsovereenkomst noodzakelijk: * Contacteer de consulente Levenslang leren! * zie modellen op intranetsite * afspraken over inhoud, certificering, organisatie, financiën, promotie, … * procedure voor goedkeuring en ondertekening
Ondersteuning door Cel Levenslang leren - Informatie, advies en ondersteuning bij alle aspecten van -
-
intern regelgevend kader permanente vorming Loketfunctie voor alle vragen van PV-verantwoordelijken, organisatoren en hun medewerkers Procesbegeleiding bij nieuwe opleidingen Ondersteuning erkenningsprocedure PGO en PVG Mailings naar PV-organisatoren en -betrokkenen Werkgroep Permanente Vorming van de Associatie
HELP ! - Hoe begin ik eraan ?
- Tools, templates, …
Dienst Congres en Event Iris Rademaekers
Congressen en evenementen
Congressen en evenementen : Wat? - Eéndagseminaries / studiedagen - Meerdaagse wetenschappelijke congressen - Evenementen
Congressen : wie? Georganiseerd door - Faculteiten van KU Leuven / hun departementen, afdelingen, instituten, ZAP-leden - Faculteitsoverschrijdende diensten - Dienst Congres en Event - UZ Leuven en LRD ! Initiatief van KU Leuven – personeelslid maar vaak in samenwerking met en binnen de traditie van een internationale associatie !
Aandachtspunten : financieel - Financiële verrichtingen > in overeenstemming met wettelijke regels waaraan KU Leuven onderworpen is
- Contacteer ons of je financiële antenne van bij de start! https://admin.kuleuven.be/fd/intranet/antennes/antennes_antennes.htm
Aandachtspunten : financieel (2) Onder meer: • verplicht gebruik van KU Leuven-krediet • begroting, afrekening, vereffening van saldo • vergoeding interne en externe medewerkers (F1 –formulier voor externen, F3 – formulier voor internen, …)
• overhead 6 % • Procedures voor inning deelnameprijs o inningsprocedure via factuur of VGS o betalingswijze incl. kredietkaarten, online betalingsmodule
• …
Aandachtspunten : juridisch - fiscaal • Juridisch kader o
Samenwerkingsovereenkomsten • Afspraken en modellen • Wie ondertekent ?
• Fiscaal kader • Mogelijke geldstromen onderhevig aan BTW – wetgeving
Contacteer ons van bij de start!
Congresbureau: Dienstverlening 1. Informatieverstrekking en eerstelijnsadvies 2. Elektronische registratie en betaalsysteem • •
Zelf congres / event organiseren Administratie en registraties door Congresbureau
3. Volledige of gedeeltelijke organisatie van event/congres
Congresbureau: Informatieverstrekking en advies • Advies m.b.t. alle aspecten van congresorganisatie o o o
Indienen bid Aanzet budgetraming Infrastructuur, catering, …
• Organisatie door initiatiefnemer Kosteloos !
Congresbureau: Inschrijvingstool + Website • Aanbieden van op maat gemaakte inschrijvingstool: o
Aangepast aan vereisten congres • Registratie van break out-sessies, sociale programma’s • Aangepaste inschrijvingsgelden
Congresbureau beheert de hosting, opmaak, onderhoud o Verzending mailings en betalingsbewijzen vanuit systeem o Gekoppeld aan Ogone en KU Leuven-krediet! • Opmaak website o
Betalend !
Congresbureau: Organisatie congres/event • Volledige organisatie van A tot Z o
Afhankelijk van noden van congres
o
Offerte op maat op basis van gesprek • Vaste basisprijs + bedrag per deelnemer congres • Diverse extra opties mogelijk
Betalend !
Congresbureau • Interne dienstverlening • Niet beperkt tot Leuven • Drie jaar ervaring
Corporate evenementen
Corporate evenementen Opening Academiejaar
Patroonsfeest
Corporate evenementen Personeelsfeest
Kerstreceptie : laatste donderdag voor het kerstverlof
Protocol
Protocol • Protocollaire ondersteuning bij:
Organisatie van corporate evenementen Organisatie van evenementen in faculteiten en diensten Emeritaten Leerstoelen Bezoeken …
• Coördinatie promotie laatstejaars • Toga’s • Overlijdens
Protocoladvies • Aanleveren van adressenlijsten : VIP-database • Protocollaire regels voor:
Officiële correspondentie Bezoeken Audiënties Seating
• Vraag advies!
[email protected]
Protocol: togati • Zijn togagerechtigd o o
o o
gewoon hoogleraren buitengewoon hoogleraren hoogleraren hoofddocenten
• Aankoopprocedure o o
Via dienst congres en event 50 % van de kosten voor afdeling, 50 % op centraal krediet
Indien geen aankoop = kan men gebruik maken van leen-toga
Protocol: Hostgroup KU Leuven • Studenten KU Leuven • Host(ess) op evenementen KU Leuven
Patroonsfeest Opening Academiejaar Promoties Inschrijvingen Infosessies Congressen Concerten Tentoonstellingen ….
Locatie en contact Oude Markt - Universiteitshal – Kolommenzaal •
Hoofd: Iris Rademaekers
•
Administratie: Carine De Greef – Jo Gaublomme
•
Wetenschapsactivering: Hilde Devoghel Liesbeth Jamers / Paulien Martens
•
Corporate evenementen / Protocol:
•
Margot Van den Bergh Congresorganisatie: Karin Beckers Nele Vennekens Stefanie Verbeeck
Contactgegevens
Contactgegevens • Cel Levenslang Leren
[email protected] [email protected] • Dienst Congres en Event
[email protected] [email protected] • Financiële diensten
[email protected] • Juridische dienst
[email protected] • Dienst Interne Controle en Fiscaliteit o
[email protected] o https://admin.kuleuven.be/sab/ic
