1
PERENCANAAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN UNTUK MENINGKATKAN KINERJA BAGIAN GUDANG PADA PT. DARMAWAN SURYA PERKASA
Josephine Leonita Bernadette Universitas Bina Nusantara, Jl. kp utan no 68 B, Tangerang, 08978332000,
[email protected]
Bambang Sugiharto, Ir., M.Eng.sc. Universitas Bina Nusantara, Dosen Pembimbing Jurusan Teknik Industri
Suparto Darudiato, S.Kom., MM. Universitas Bina Nusantara, Dosen Pembimbing Jurusan Sistem Informasi
2
ABSTRACT
One measurement of a successful distributor company is able to meet customer needs and demand with precise, both in terms of time, quality, and quantity of product. PT Darmawan Surya Perkasa doesn’t have any appropriate methods for inventory management such as: sales forecasting to determine the next period sales, safety stock, economic order quantity (EOQ), and when the reorder point must be made . In addition, in terms of recording stock goods in and out of the warehouse, is still done manually. The purpose of this paper is to help establish proper inventory management methods and facilitate activities of the company in conducting procurement activities and expenditures from the warehouse. The calculation starts from the sales forecasting for the next period using the trend projection method, and next determine the safety stock, EOQ and Re-Order Point (ROP) with traditional inventory methods for product Trupon DX. Followed by designing a web-based system with the implementation of the object oriented & analysis design (OOAD) in the form of use case diagram, class diagram, sequence diagram. This application is expected to be used by PT. Darmawan Surya Perkasa to facilitate the procurement of goods and warehouse expense, as a place to store historical data procurement and expenditures, and to know when to make orders to suppliers. (JLB)
Keywords: Inventory, Forecasting, safety stock, EOQ, Re-Order Point (ROP), UML
ABSTRAK
Salah satu tolak ukur keberhasilan perusahaan penyalur produk yaitu mampu memenuhi kebutuhan dan permintaan pelanggan dengan tepat, baik dari segi waktu, kualitas, maupun kuantitas produk. PT Darmawan Surya Perkasa belum mempunyai metode yang tepat untuk manajemen persediaannya seperti: peramalan untuk menentukan penjualan periode selanjutnya, jumlah stok minimum yang harus dimiliki, jumlah pesanan ekonomis setiap kali memesan (EOQ), serta kapan pemesanan kembali harus dilakukan. Selain itu dalam hal pencatatan stok barang yang masuk-keluar gudang, masih dilakukan secara manual. Tujuan dari skripsi ini adalah membantu menetapkan metode manajemen persediaan yang tepat dan memfasilitasi kegiatan perusahaan dalam melakukan aktivitas pengadaan dan pengeluaran barang dari gudang. Perhitungan dimulai dari peramalan penjualan untuk periode selanjutnya menggunakan metode trend projection, lalu menentukan safety stock, EOQ dan titik Re-Order Point (ROP) dengan metode persediaan tradisional untuk produk Trupon DX. Dilanjutkan dengan merancang sistem berbasis web dengan metode OOAD yang implementasinya berupa dokumentasi dalam use case diagram, class diagram, sequence diagram. Diharapkan aplikasi ini dapat digunakan oleh PT. Darmawan Surya Perkasa untuk memfasilitasi proses pengadaan dan pengeluaran barang dari gudang, sebagai tempat menyimpan data historis pengadaan dan pengeluaran barang, serta untuk mengetahui kapan harus melakukan pemesanan barang ke supplier. (JLB) Kata kunci: Persediaan, Forecasting, Safety stock, EOQ, Re-Order Point (ROP), UML
3
PENDAHULUAN
Persediaan merupakan masalah yang paling sering dijumpai pada bidang industri. Perencanaan yang baik dan matang dalam hal persediaan sangat penting untuk mengurangi biaya persediaan. Menurut Mulyadi (2002, p242), ada lima fungsi dari persediaan, yaitu: 1. 2.
Untuk melakukan pembatasan terhadap inflasi dan perubahan harga. Untuk menghindari terjadinya kekurangan stok (out of stock) yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, masalah mutu, atau pengiriman yang tidak tepat. 3. Untuk memberikan suatu stok barang-barang agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan timbul dari produsen. 4. Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah, karena pembelian dalam jumlah besar dapat secara substansial menurunkan biaya. 5. Untuk memasangkan produksi dengan distribusi. Misalnya jika permintaan produk tinggi hanya pada musim panas, suatu perusahaan dapat membentuk stok pada musim tinggi sehingga biaya kekurangan stok dan kehabisan stok dapat dihindari. PT. Darmawan Surya Perkasa mempunyai masalah pada manajemen persediaannya seperti: penentuan peramalan stok untuk periode selanjutnya, penentuan stok pengaman yang harus disiapkan, penentuan jumlah pemesanan optimal setiap kali memesan ke supplier, dan waktu pemesanan kembali yang harus dilakukan. Dengan adanya masalah-masalah tersebut, PT. Darmawan Surya Perkasa pun kerap mengalami kekosongan stok. Masalah lainnya yang ditemukan adalah dalam pencatatan persediaan, masih dijalankan secara manual. Berikut ini adalah analisis kebutuhan informasi yang didapatkan dari hasil wawancara dengan pemilik PT. Darmawan Surya Perkasa:
Tabel 1.1 Analisis Kebutuhan Informasi
Tujuan Meningkatkan pelayanan perusahaan kepada pelanggan dalam hal persediaan.
Masalah Perusahaan sering kehabisan stok barang sehingga pelanggan harus menunggu lama untuk memperoleh barang pesanannya.
Memperbaiki proses pencatatan keluar-masuk barang.
Terjadinya ketidakakuratan dalam pencatatan barang yang masuk dan keluar gudang.
Solusi Membuat sistem informasi pengendalian persediaan dengan menggunakan metode EOQ, ROP, dan safety stock yang dapat memberikan informasi mengenai kapan persediaan harus dipesan kembali sebelum melewati batas minimum persediaan. Membuat sistem untuk proses pencatatan barang sehingga arus keluar-masuk barang dapat tercatat dan terpantau dengan baik.
Kebutuhan Informasi - Waktu yang dibutuhkan dari pemesanan ke supplier hingga ke tangan pelanggan. - Laporan penjualan (barang yang sering dibeli oleh pelanggan). - Laporan persediaan.
- Bukti Pengiriman Barang - Surat Jalan - Kertas Stok - Purchase Order
4
Tujuan dari penelitian ini: 1.Agar perusahaan dapat mengetahui peramalan permintaan yang harus dipenuhi pada periode selanjutnya. 2.Agar perusahaan dapat mengetahui seberapa besar jumlah safety stock yang harus dimiliki di gudang. 3.Untuk mengetahui jumlah pemesanan ekonomis yang harus dipesan ke supplier setiap kali akan melakukan pemesanan barang (EOQ). 4.Untuk mengetahui titik re-order point (kapan waktu pemesanan harus dilakukan), sehingga perusahaan dapat segera melakukan pemesanan barang ke supplier. 5.Merancang sistem informasi persediaan pada PT Darmawan Surya Perkasa agar perusahaan dapat mengetahui kuantitas persediaan yang terupdate.
METODE PENELITIAN
Metode peramalan yang digunakan adalah metode trend projection (regression).Persamaan yang digunakan adalah: Ŷ = a + bx Metode persediaan yang akan digunakan adalah metode persediaan tradisional yang terdiri dari: Safety stock, EOQ, dan ROP. Menurut Render dan Heizer (2001, p322-324) untuk menghitung EOQ dapat dilakukan dengan menggunakan rumus: EOQ =
Dengan adanya EOQ maka dapat diketahui: a. Biaya pemesanan tahunan = (jumlah pesanan yang dilakukan per tahun) (biaya pemasangan atau pemesanan sekali pesan) b. Biaya penyimpanan tahunan = (tingkat persediaan rata-rata) (biaya penyimpanan per unit per tahun) c. Biaya tahunan total = biaya pemesanan + biaya penyimpanan Rumus Re-order Point yaitu: ROP = Permintaan per hari
lead time untuk pemesanan baru dalam hari
Metode yang akan digunakan dalam perencanaan sistem informasi persediaan adalah metode pendekatan beriorientasi objek pada umumnya UML dipakai dalam memodelkan sistem yang dibangun berbasiskan objek. Hasil dari implementasi perancangan sistem menggunakan metode UML ini adalah berupa dokumentasi sistem.
5
HASIL DAN BAHASAN
Gambar 1.1 Diagram Pareto Penjualan 2011- 2012
Dari diagram pareto diatas didapatkan produk dengan permintaan tertinggi adalah Trupon DX. Permintaan yang tinggi berarti resiko kekosongan stok pun tinggi pula, untuk itu Trupon DX akan dijadikan bahan penelitian untuk menentukan safety stock, EOQ, dan ROP.
Peramalan dengan Metode Trend Projection (Regression)
Tabel 1.4 Peramalan Trupon DX dengan Metode Trend Projection (Regression)
Bulan
Permintaa n
Time
X^2
X*Y
Forecast
Error
|Error|
Error^2
Februari 2011 Maret 2011 April 2011
4920
1
1
4920
3892.31
1027.69
1027.69
1056146.74
|Pct Error | 0.26
6480
2
4
12960
4251.89
2228.11
2228.11
4964474.17
0.52
2640
3
9
7920
4611.47
-1971.47
1971.47
3886693.96
0.43
Mei 2011
3360
4
16
13440
4971.05
-1611.05
1611.05
2595482.10
0.32
Juni 2011 Juli 2011 Agustus 2011 September 2011 Oktober
7440 4800 0
5 6 7
25 36 49
37200 28800 0
5330.63 5690.21 6049.79
2109.37 -890.21 -6049.79
2109.37 890.21 6049.79
4449441.80 792473.84 36599959.04
0.40 0.16 1.00
12720
8
64
6409.37
6310.63
6310.63
39824051.00
0.98
2400
9
81
10176 0 21600
6768.95
-4368.95
4368.95
19087724.10
0.65
6
2011 November 2011 Desember 2011 Januari 2012 TOTAL AVERAGE
7440
10
100
74400
7128.53
311.47
311.47
97013.56
0.04
12600
11
121
7488.11
5111.89
5111.89
26131419.37
0.68
5640
12
144
13860 0 67680
7847.69
-2207.69
2207.69
4873895.14
0.28
0
34198.3 2 2849.86 (MAD)
144358774.8
5.73
12029897.9 (MSE)
0.48 (MAP E)
70440 5870
0 (bias)
Dari tabel peramalan dengan Trend Projection untuk produk Trupon DX didapatkan nilai MSE sebesar 12029897.9. Hasil peramalan permintaan Trupon DX periode selanjutnya dapat dilihat pada tabel di bawah ini:
Tabel 1.5 Forecast Periode 2012-2013
Bulan Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Januari Total
Service Level =
Forecast 3892.31 4251.89 4611.47 4971.05 5330.63 5690.21 6049.79 6409.37 6768.95 7128.53 7488.11 7847.69 70440
100% = 93.3 % atau 0.93
7
Tabel 1.6 Biaya Pemesanan
Jenis Biaya THC DMG Print B/L Doc Lif Of Mandiri PIB Trucking Order Cost
Harga 988800 1440000 100000 100000 154000 3000 13813760 1500000
18099560
Tabel 1.7 Jumlah Total Biaya Penyimpanan
No. 1 2 3 4 5
Keterangan Biaya listrik Biaya telepon Biaya gaji pegawai Depresiasi gudang Biaya Perawatan gudang TOTAL
Biaya Rp 4.800.000,00 Rp 1.800.000,00 Rp 41.400.000,00 Rp 18.866.887,52 Rp 3.200.000,00 Rp 70.066.887,52
Biaya Penyimpanan = Biaya penyimpanan = Rp 1.216,44 per Kg
Safety Stock
SS = standard deviation * service factor * lead time factor Safety stock = 4458.63 ~ 4459 kg
Reorder Point (ROP)
ROP = Rata-rata peramalan permintaan + persediaan pengaman (SS) selama masa tenggang ROP = 10563.5 kg
8
Tabel 1.8 Perbandingan Harga Sebelum dan Sesudah EOQ
Biaya Pemesanan Frekuensi Pemesanan Sebelum EOQ Sesudah EOQ
Biaya pemesanan (per pesan)
Biaya Penyimpanan Biaya pemesanan tahunan
15
Rp 18.099.560,00
Rp 271.493.400,00
Rp 70.066.887,52
2
Rp 18.099.560,00
Rp 36.199.120,00
Rp 27.846.744,48
Analysis Document Perancangan Sistem Informasi Pengendalian Persediaan
Tabel 1.9 FACTOR
Functionality:
Application Domain: Condition:
Technology:
Object:
Responsibility:
Sistem yang dibangun ini diharapkan dapat membantu perusahaan dalam proses pengadaan persediaan yang meliputi pengadaan barang, penerimaan barang, pengeluaran barang di gudang. Aplikasi ini juga diharapkan dapat membantu perusahaan untuk menentukan barang tipe apa yang harus segera dipesan. Bagian gudang, bagian pembelian, bagian penjualan Kondisi yang harus dipenuhi dalam pengembangan sistem ini meliputi: - Sistem ini dibangun sesuai dengan masalah yang terjadi di dalam PT Darmawan Surya Perkasa. - Perusahaan perlu menyesuaikan hardware dan software yang dibutuhkan untuk implementasi sistem usulan ini. - Perlu adanya pelatihan pengenalan sistem yang akan diimplementasikan di perusahaan agar para pengguna sistem dapat beradaptasi dan menggunakan sistem dengan baik. Teknologi hardware yang dibutuhkan adalah PC (Personal Computer) yang terhubung dengan jaringan LAN (Local Area Network) yang mempunyai pola centralized, printer, fax,dan semua komputer akan dihubungkan dengan server. Sedangkan software yang dibutuhkan adalah ASP.Net MVC 4, dengan database SQL Server 2012, dan Sistem Operasi Microsoft Windows XP. Supplier, Karyawan, barang, Surat Permohonan Pengadaan Barang (SPPB), Purchase Order (PO), Surat Jalan, Bukti Terima Barang (BTB), Stock Opname Sistem ini bertanggung jawab sebagai alat administrasi
9
yang dapat diandalkan dalam kegiatan pencatatan persediaan, pengolahan data serta penyediaan informasi yang berguna untuk pengguna sistem maupun pihak manajemen perusahaan terhadap kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan Sistem Informasi Persediaan.
Gambar 1.2 Rich Picture Usulan
10
Gambar 1.3 Class Diagram Sistem Informasi Persediaan pada PT Darmawan Surya Perkasa
11
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
1.Metode Peramalan permintaan yang tepat untuk digunakan oleh PT Darmawan Surya Perkasa adalah metode trend projection (regresi) dengan pnilai MSE sebesar 12029897.9. Dengan menggunakan metode trend projection (regresi) perusahaan dapat menghindari resiko kekosongan stok. 2.Safety stock yang harus disiapkan untuk produk Trupon Dx adalah sebesar 4.459 kg. Jumlah pemesanan optimum untuk produk Trupon Dx berdasarkan penghitungan dengan metode EOQ yaitu sebanyak 45.784 kg. Waktu pemesanan barang yang tepat untuk menekan biaya pengadaan dan biaya penyimpanan persediaan dapat ditentukan dengan menghitung nilai re-order point (ROP) untuk Trupon Dx, yaitu sebanyak 10.563,5 kg selama satu periode. Apabila stok Trupon Dx sudah mencapai angka tersebut, maka perusahaan harus melakukan pemesanan kembali ke supplier. 3.PT Darmawan Surya Perkasa perlu menerapkan inventory control system. Dengan menerapkan inventory control system, proses pengadaan dan pengeluaran persediaan dapat selalu termonitor dan terupdate dengan baik. Perusahaan juga akan terbantu dalam proses pencatatan data sampai penyimpanan data ke dalam sistem dengan mudah.
Saran
Saran yang diberikan kepada PT Darmawan Surya Perkasa sehubungan dengan implementasi skripsi ini adalah: 1.Perusahaan disarankan untuk membangun sistem informasi yang terintegrasi dengan penjualan, pembelian, piutang, hutang, dan keuangan serta akuntansi. 2.Perusahaan disarankan untuk mengembangkan DSS (Decision Support System) untuk menentukan tingkat profit. 3.Perusahaan disarankan untuk mengembangkan EIS (Executive Information System) untuk memonitor perkembangan penjualan perusahaan.
REFERENSI
Arman Hakim Nasution. (2003). Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Cetakan Kedua. Surabaya. Guna Widya. Booch, G. , Rumbaugh, J., Jacobson, I. (1998). The Unified Modeling Language User Guide. AddisonWesley, London
12
Gaspersz, V. (2012). All-in-one Production And Inventory Management. Edisi Revisi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Jacobs, Robert; Chase, Richard; Aquilano, Nicholas J. (2006). Operations Management For Competitive Advantage, (11th ed) Mc Graw-Hill., New York. Mathiassen, Lars, et.al. (2000). Object Oriented Analysis & Design. Marko Publishing Aps., Denmark. Mulyadi, 2001. Sistem Perencanaan & Pengendalian Manajemen. Salemba Empat. Jakarta. Render, Barry; Heizer, Jay. (2001) Prinsip-prinsip Manajemen Operasi, Buku 2 (1st edition). Salemba Empat., Jakarta. Sholiq. (2010). Analisis Dan Perancangan Berorientasi Obyek. Cetakan-1. Bandung: Muara Indah. Yamit, Zulian. (2003). Manajemen Persediaan. Penerbit Ekonisia Fakultas Ekonomi UI, Yogyakarta.
RIWAYAT PENULIS
Josephine lahir di kota Bandung pada tanggal 23 Juli 1985. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Industri dan Sistem Informasi pada tahun 2013. Saat ini bekerja sebagai IT Officer di PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk.
