ANALISA BALANCE SCORECARD DALAM SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF (EIS) UNTUK MENINGKATKAN KINERJA PADA PT. TRIJAYA UNION

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi2015(SENTIKA 2015) Yogyakarta, 28 Maret 2015

ISSN: 2089-9815

ANALISA BALANCE SCORECARD DALAM SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF (EIS) UNTUK MENINGKATKAN KINERJA PADA PT. TRIJAYA UNION Oleh Soleh1,Ary Mulianto2, Anita Giriyana Yusuf3 1), 2), 3) Sistem Informasi STMIK RaharjaTangerang Jl Jend Sudirman No. 40 Modernland Cikokol - Tangerang, 15117Tlp 552969 Email : [email protected]), [email protected]), [email protected])

ABSTRAKS Model pengambilan keputusan adalah suatu kerangka kerjayang berkembang pesatuntukmendesain dan melaksanakanlogikabisnis di balikkeputusan bisnis dihasilkan. Model ini memungkinkan digunakan dalam praktek menajemen strategis, manajemen kinerja bisnis dan balance scorecard.Balance Scorecard sekarang sudah banyak digunakan oleh ribuan perusahaan dan organisasi di seluruh dunia (termasuk pemerintah daerah dan nasional serta baik digunakan perusahaan besar, menengah maupun kecil).Ini adalah salah satu alat yang paling efektif untuk menerapkan strategi bisnis.Pertanyaan yang sering muncul sekarang adalah bagaimana model pengambilan keputusan memungkinkan menggunakan Balance Scorecard untuk implementasi yang lebih efektif?Balance Scorecard (BSC) adalah alat manajemen kinerja strategi yang melebihi metode tradisional karena kemampuannya untuk memberikan pandangan yang terintegrasi dari organisasi dengan memasukan keuangan dan non-keuangan. Manajemen PT. Trijaya Union menggunakan analisa Balance Scorecard ini untuk aplikasi system informasi eksekutif (SIE) yang bertujuan untuk memaksimalkan tingkat pengambilan keputusan. Balance Scorecard disini bersumber dari 4 bagian besar di perusahaan PT. Trijaya Union yaitu Finance & Accounting Department, Marketing Department, Production Department dan Personal & General Affairs Department. Dari ke-4 besar department inilah didapat objective informasi yang saat ini terjadi, nilai keputusan yang diinginkan serta target yang ingin dicapai dalam waktu yang ditentukan. Terakhir adanya initiative action yang harus dikerjakan setelah keputusan diambil guna mendapatkan target yang dikemukaan di awal. Kata Kunci: Scorecard, Keputusan, Analisa, Manajemen 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Diera teknologi yang berkembang dengan pesat, Business Intelligence telah menjadi terobosan penting dalam analisis data yang merupakan suatu tuntutan dalam lingkugan bisnis untuk dapat mengikuti perkembangan dunia teknologi.Karena teknologi informasi yang digunakan oleh suatu organisasi bisnis memiliki peranan penting dalam menunjang berjalannya proses bisnis untuk mencapai suatu keberhasilan/kemajuan. Sama halnya dengan PT. Triaya Union yang bergerak dalam bidang manufaktur.Di Propinsi Banten terdapat 60 perusahaan industri karoseri yang merupakan competitor dari PT. Trijaya Union.Mengingat banyaknya pesaing PT. Trijaya Union harus mampu bertahan dalam persaingan bisnis dan bisa unggul dibanding kompetitornya. Dengan demikian, penting untuk cepat dalam memperoleh informasi serta tepat dalam mengambil keputusan.Sesuai dengan pendapat Maimunah[1]bahwa “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan”.Hal ini tentu menuntut sistem informasi yang maksimal disetiap departemennya dan langsung terhubung kepada sistem informasi yang dimiliki pimpinan

perusahaan.Ditambah dengan perlunya sistem informasi pimpinan perusahaan yang bisa menganalisa informasi yang didapat menjadi pengetahuan yang bermanfaat dalam membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan.Meskipun Business Intelligence sudah lama dikenal, tetapi masih PT. Trijaya Union belum memafaatkan Business Intelligence.Masih sangat disayangkan sistem informasi yang ada bersifat manual. Dalam hal laporan dari masing-masing departemen masih menggunakan Ms. Microsoft Exel dan dilakukan print out untuk selanjutnya diserahkan pada pimpinan perusahaan. Sehingga diperlukan waktu yang lama dalam mengumpulkan data-data dari setiap departemen.Dalam hal ketelitian juga masih belum maksimal yang menjadikan sering terjadi kesalahan dalam laporan.Sementara data tersebut dibutuhkan segera oleh pengambil keputusan (eksekutif). Dengan proses yang lama dan tingkat ketelitian yang tidak maksimal, maka eksekutif pun menjadi terhambat dalam melakukan perannya untuk mengambil keputusan dengan cepat dan tepat. Maka dengan seiringnya perkembangan teknologi, PT. Trijaya Unionmembutuhkan sebuah sistem informasi yang langsung terhubung dengan departemen penting di 457


perusahaan yang memungkinkan pihak eksekutif untuk mengakses informasi dengan mudah dan cepatsehingga dapat melakukan analisa informasi, pengeksplorasian solusi dan menjadi dasar dalam proses perencanaan strategi. Perumusan masalah merupakan uraian secara ringkas dari permasalahaan yang diidentifikasi pada latar belakang. Maka permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah : 1) Bagaimana pengolahan data yang ada dapat terintegrasi dalam Sistem Informasi Eksekutif di PT. Trijaya Union? 2) Objective informasi apa yang saat ini terjadi diperusahaan PT. Trijaya Union Tangerang. 3) Bagaimana nilai pengukuran kinerja dapat mendukung Sistem Informasi Eksekutif yang mudah digunakan oleh staf masing-masing departemen dan mudah diakses oleh pihak eksekutif? 4) Bagaimana hasil analisa untuk initiative action dari Sistem Informasi Eksekutif yang dapat menghasilkan informasi dengan cepat, tepat dan mudah dipahami pihak eksekutif? 5) Bagaimana Sistem Informasi Eksekutif bekerja dalam rangka meningkatkan kinerja PT. Trijaya Union? 1.2

Referensi Teori Analisis Balanced Scorecard terdapat beberapa definisi, antara lain sebagai berikut:Isniar[2], berpendapat bahwa “Balanced Scorecard terdiri dari dua kata, yaitu scorecard dan Balanced. Scorecardadalah kartu yang digunakan untuk mencatat skor hasil kinerja seseorang. Kartu skor juga dapat digunakan untuk merencanakan skor yang hendak diwujudkan oleh personel di masa depan. Melalui kartu skor, skor yang hendak diwujudkan personel di masa depan dibandingkan dengan hasil kinerja sesungguhnya.”

ISSN: 2089-9815

Gambar1menunjukkanempat perspektifyang digunakanolehBalanced Scorecarduntukmelaksanakanstrategidanpengukuran kinerja bisniskeuangan, pelanggan, ProsesBisnis Internal, danLearning&Inovasi. PenggunaanBalanced Scorecardmeliputi:[3] 1) Dapat digunakansecara signifikanuntuk meningkatkan pelaksanaantujuan dan strategi 2) Menyediakanmekanismeuntuk mengendalikandanmemantau kemajuanorganisasi 3) Sebagai alatkomunikasiuntuk menjagaanggota timup-to-date 4) Dapat membantudalam menerjemahkanstrategike dalam tindakanoperasional danterukurdan mencapaiimplementasistrategi Balance scorecard merupakan system manajemen strategis yang menterjemahkan cisi dan strategi suatu organisasi ke dalam tujuan dan ukuran operasional (Hansen dan Mowen 2003)[4].Tujuan dan ukuran operasional tersebut kemudian dinyatakan dalam empat objectif yaitu objektif financial, pelanggan, proses bisnis, serta pembelajaran dan pertumbuhan (Kaplan dan Norton 1996).[5] Sistem Informasi Eksekutif. Menurut Tarigan [6], berpendapat bahwa “Executive Information System (EIS) merupakan aplikasi sistem informasi yang terdapat dalam manajemen puncak. Dalam level manajemen puncakakan melihat hasil dari analisa dalam level MIS yang telah diringkas”.Menurut Richardus Eko Indrajit[7], berpendapat bahwa “Executive Information System (EIS) merupakan salah satu feature yang banyak ditawarkan parapembuat perangkat lunak kepada perusahaan”. Kinerja.Menurut Sayyida [8], berpendapat bahwa, “Definisi yang dapat disimpulkan dalam dua hal.Pertama, kinerja dapat didefinisikan sebagaihasil akhir dari keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan yang disesuaikandengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan.Kedua, kinerja juga mencerminkanprestasi yang dicapai oleh suatu organisasi.Sapardianto[9] berpendapat bahwa, “Pengertian pengukuran kinerja menurut Mulyadi (2007: 419) adalah sebagai penentu secara periodik efektivitas operasional suatu organisasi, bagian organisasi, dan karyawan berdasarkan sasaran, standar dan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya.

Gambar 1:Empat Perspektif Balanced Scorecard[3](http://eavoices.com/2013/07/10/businessperformance-management-balanced-scorecards-and-thedecision-model/)

2.

PEMBAHASAN PT. Trijaya Union sejak berdirinya pada tanggal 15 November 1978 sampai saat ini telah tumbuh dan berkembang serta tetap konsisten sebagai 458


perusahaan yang bergerak di bidang industri kendaraan bermotor (otomotif). Perusahaan kami memfokuskan pada kepuasan pelanggan. Oleh karena itu kami secara terus menerus berusahan untuk meningkatkan kulitas baik dari produk, pelayanan, system manajemen maupun proses produksi untuk menghasilkan produk yang khas dari PT. Trijaya Union dengan didukung oleh SDM yang professional, kreatif dan inovatif yang sejalan dengan trend pasar otomotif saat ini. Di PT. Trijaya Union, terdapat 4 departemen utama yaitu : Marketing, Finance & Accounting (FA), Personel & General Affairs (PGA), dan Production. Dimana setiap departemen memiliki jajaran staf masing-masing. Dan dalam hal laporan ke Managing Directur, para staf memberikan laporan kepada manager departemen masing-masing berupa print out melalui sekertaris manager department. Kemudian direkap oleh sekretaris manager department.Setelah selesai, sekertaris manager department menyerahkan laporan kepada manager department untuk di tandatangani, setelah selesai di tandatangani,sekretaris manager departement menyerahkan sekertaris managing direktur melalui email.Sehingga laporan masing-masing terkumpul di sekertaris managing direktur.Lalu direkap kembali, diolah dan diserahkan kepada managing direktur untuk dianalisa sesuai dengan gambar di bawah ini.

ISSN: 2089-9815

Marketing, Business Process digunakan oleh Department Production serta Learn & Growth digunakan oleh Personal & General Affairs. Khusus untuk marketing dibagi kembali menjadi bagian Sales, Product Design, Promotion dan Delivery. Dari table 1 Mapping Perspective Balance Scorecard dengan Actual pada PT. Trijaya Union dapat ditarik menjadi sebuah model sistem informasi eksekutif yang mengambil sumber data dari 4 bagian tersebut di atas yang akan diambil menjadi sebuah informasi untuk pimpinan tertinggi atau eksekutif dalam perusahaan PT Trijaya Union.

Sistem Informasi Eksekutif

Finance & Accounting Dept

Marketing Dept

Production Dept

Personal & General Affairs Dept

Gambar 3Model Sistem Informasi Eksekutif Dalam model sistem informasi eksekutif gambar 3 di atas eksekutif melakukan dialog dengan perangkat lunak sistem informasi eksekutif dengan memasukkan instruksi ke dalam sistem melalui menu tampilan yang di desain dalam bentuk table, grafik atau narasi sehingga memudahkan eksekutif dalam menganalisa dan mengambil keputusan.

Gambar 2Prosedur Sistem Informasi Eksekutif Tabel 1.Mapping Perspective Balance Scorecard dengan Actual pada PT. Trijaya Union

Sistem informasi eksekutif memvisualisasikan perbandingan kinerja yang dianggarkan dengan kinerja aktual dengan bentuk multimedia yang menampilkan tabel atau narasi, sehingga eksekutif dapat mendapatkan informasi yang perlu diperhatikan oleh eksekutif untuk memutuskan suatu tindakan yang diperlukan. Dalam hal ini PT. Trijaya Union memperlihatkan kinerja yang dianggarkan tertulis dalam target yang diinginkan oleh manajemen perusahaan. Tabel 2.Perspective Balance Scorecard untuk Finance Accounting Department

Daritabel 1 diatas dapat dijelaskan bahwa konsep persfective Balance Scorecard dimappingkan dengan actial depatment yang terdapt pada perusahaan PT. Trijaya Union Tangerang. Dimana Konsep Financial digunakan oleh Department Finance & Accounting, Konsep Customer digunakan oleh Department 459


Tabel 2 di atas menjelaskan bahwa objective informasi saat ini adalah pendapatan penjualan, laba bersih penjualan, Return on Assets (ROA) dan Profit Margin. Sementara kategori pengukuran yang diinginkan adalah jumlah pendapatan penjualan perbulan, jumlah laba bersih penjulan per-bulan, jumlah ROA serta jumlah profit dan profit margin yagn dihasilkan. Dalam tabel ini juga di informasikan mengenai target yang ingin dicapai oleh perusahaan yaitu Jumlah pendapatan penjualan per-bulan sebesar Rp. 50 Miliar, target untuk laba bersih perbulan diharapkan naik sebesar 30% dari laba sebelumnya, sementara ROA dan profit margin diharapkan bisa naik 20% dari sebelumnya. Tabel 3.Perspective Balance Scorecard untuk Marketing Department

ISSN: 2089-9815

Perspective Balance Scorecard untuk Production Department adalah Waktu Produksi dan Stock sebagai Objective informasi yang sering terjadi. Mengenai nilai pengukuran yang ingin dicari adalah jumlah produksi sesuai dengan cycle time-nya, jumlah stock barang dan bahan yang tidak mempunyai stock serta jumlah bahan yang kadaluarsa. Tabel 5.Perspective Balance Scorecard untuk Personal & General Affairs Department

Untuk Tabel 3 di atas, objective informasi yang terjadi saat ini dari Marketing Department adalah Penjualan, Customer, Sales, Promotion, Product Design dan Delivery. Masing-masing objective informasi tersebut mempunyai nilai pengukuran yang berbeda-beda yaitu Jumlah penjualan per bulan, jumlah market share masuk kedalam objective informasi penjualan, Jumlah customer baru dalam satu bulan, total customer perbulan, jumlah kepuasan pelanggan dan rasio purna jual termasuk ke dalam Objective Customer. Sementara Objective Sales hanya mempunyai nilai pengukuran Jumlah penjualan persales per bulan. Untuk Promotion, Product Design dan Delivery masing-msaing nilai pengukuran adalah Jumlah pameran pertahun, jumlah brosur yang dikeluarkan pertahun danjumlah cinderamata yang dikeluarkan pertahun juga, Jumlah product baru ayng dihasilkan pertahun, jumlah penjualan berdasarkan desain yang telah ditentukan, Jumlah delivery yang tepat waktu dan tidak tepat waktu. Tabel 4.Perspective Balance Scorecard untuk Production Department

Perspective Balance Scorecard untuk Personal & General Affairs Department yang ditampilkan dalam tabel 5 di atas dimulai dengan objective informasi yang saat ini terjadi adalah karyawan, kedisiplinan, kecelakaan kerja dan pelatihan, dimana masing masing dari objective tersebut mempunyai nilai pengukuran masing-masing yaitu Jumlah presentase produktifitas karyawan dalam bekerja, karyawan yang telat masuk kerja, jumlah kecelakaan kerja per bulan dan jumlah pelatihan yang diikuti oleh masing masing karyawan per tahun. Banyak eksekutif yakin bahwa langkah-langkah tradisional kinerja keuangan tidak membiarkan mereka mengelola secara efektif dan ingin menggantinya dengan langkah-langkah operasional. Dengan alasan bahwa para eksekutif harus melacak metrik keuangan dan operasional, Robert Kaplan dan David Norton menyarankan empat set parameter[10]. Parameter tersebut adalah Parameter Waktu, Kualitas, Pelayanan dan Biaya. Dari keempat parameter tersebut, PT. Trijaya Union menggunakan semua parameter untuk dijadikan acuan dalam membuat system informasi eksekutif.

460


Dalam membangun SIE digunakan metode rekayasa siklus hidup sistem SIE yang terdiri dari beberapa tahapan yang digambarkan dalam gambar 4 [11].

ISSN: 2089-9815

b) Membina hubungan baik dengan suplier (suplier gathering) c) Menerapkan metode first in first out Untuk Personal & General Affairs Department: a) Meningkatkan SDM b) Memberikan motivasi reword & penalty c) Meningkatkan program K3 d) Memberikan fasilitas keselamatan kerja (sepatu safety, helm safety, masker dsb) e) Mengadakan klinik perusahaan f) Mendaftarkan karyawan pada program BPJS g) Memberikan extra poding (susu, vitamin dsb) 3.

Gambar 4TahapanSiklus Hidup Sistem Informasi Eksekutif [11]

Gambar 5Use Case Diagram Prosedur Sistem Eksekutif Aktivitas yang harus dilakukan untuk menghasilkan target yang diinginkan dari balance scorecard yang dijelaskan di atas adalah sebagai berikut : Untuk Finance & Accounting Department: a) Meningkatkan pendapatan melalui expansi pembiayaan b) Meningkatkan volume penjualan c) Harga jual yang kompetitif Untuk Marketing Department: a) Meningkatkan promotion b) Membuat program customer loyalty c) Menciptakan design-design baru d) Membina hubungan baik dengan customer e) Meningkatkan pelayanan

KESIMPULAN Berdasarkan dari analisisyang dilakukan terhadap sistem yang berjalan di PT. Trijaya Union, terdapat beberapa kekurangan sistem diantaranya sebagai berikut: a. Belum adanya sistem infomasi yang memudahkan pihak eksekutif untuk memantau informasi kinerja perusahaan. b. Belum adanya sistem informasi yang membantu pihak eksekutif sebagai bahan analisis pendukung perencanaan strategi penjualan. c. Belum adanya sistem informasi yang mudah diakses pihak eksekutif. d. Pengolahan data yang menyulitkan staf dan sekretaris karena masih menggunakan Microsoft Excel sehingga memakan waktu yang cukup lama. e. Informasi yang disajikan masih sering direvisi karena kurang teliti dalam pengolahan data. f. Lambatnya laporan yang diterima pihak eksekutif. Aplikasi yang dirancang merupakan solusi yang tepat untuk mengatasi permasalahan yang ada pada sistem yang berjalan.Perancangan sistem dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL untuk mengelola databasenya.Penulis akan merancang sebuah Executive Information System (EIS) yang bermaanfaat untuk pihak eksekutif dalam memperoleh informasi yang mudah diakses dan mudah dimengerti dan dapat membantu memonitor kinerja perusahaan. Selain itu dengan dirancangnya Executive Information System (EIS),penulis memberikan solusi kepada manajemen perusahaan untuk tidak perlu menambah tenaga kerja karena dengan dirancangnya sistem ini, pekerjaan menjadilebih ringan karena tidak perlu membuat laporan secara manual lagi dan pihak eksekutif pun mendapatkan informasi dari setiap department utama dengan cepat.

Untuk Product Department: a) Mengembangkan teknologi dan informasi 461


PUSTAKA [1] Maimunah, Lusyani Sunarya, dan Nina Larasati. 2012. Media Company Profile Sebagai Penunjang Informasi dan Promosi. Jurnal CCIT Vol-5 No.3. (Mei 2012) [2] Budiarti, Isniar. 2005. Balanced Scorecard sebagai alat ukur kinerja dan alat pengendali sistem manajemen strategis. Majalah Ilmiah Unikom 6 : 51-59. [3] (http://eavoices.com/2013/07/10/businessperformance-management-balanced-scorecardsand-the-decision-model/) [4] Hansen, Don. R. dan M. Mowen, Mayane.Manajemen Biasa Akuntansi dan Pengendalian. Buku Dua. Edisi Kesatu. Salemba Empat. Jakarta. 2001. [5] Kaplan, Robert S and Norton, David P (1996), balance Scorecard, Jakarta, Erlangga [6] Tarigan, Josua, Onno Purbo dan Ridwan Sanjaya. 2010. Businnes-Driven Information System. Jakarta: PT Elex Media Komoutindo [7] Indrajit, Richardus Eko. 2012. Seluk Beluk Sistem Informasi Eksekutif. Diambil dari:http://dosen.narotama.ac.id/wpcontent/uploads/2012/01/SELUK-BELUKSISTEM-INFORMASI-EKSEKUTIF.pdf(19 April 2013 14:33 WIB) [8] Sayyida. 2012. Pengaruh Karakteristik Sistem Informasi Akutansi Terhadap Kinerja Perusahaan”. Jurnal PERFOMANCE Bisnis & Akutansi Vol. 11, No. 1. (Maret:2012) [9] Sapardianto. 2013. Analisis Pengukuran Kinerja Perusahaan Dengan Konsep Balanced Scorecard (Studi Kasus Pada PT Trustco Insan Mandiri Samarinda. E-Jourmal Administrasi Bisnis Vol. 1, No. 2. [10] Kaplan,R.S.,&Norton,D.P.(1992), The Balanced Scorecard Measurement That Drive Performance”, Harvard Business Review, 70(1),71-79. [11] Ion, Lungu. Teodora, Vatuju. 2005. “Executive Information Systems: Development LifecycleAnd Building By Using The Business Inetlegence Tools”. Romania. 837-841

462

ISSN: 2089-9815

ANALISA BALANCE SCORECARD DALAM SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF (EIS) UNTUK MENINGKATKAN KINERJA PADA PT. TRIJAYA UNION

Recommend Documents