SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN GUDANG IMPORT BAHAN BAKU PADA PT. INDO SURYA KENCANA Redit Bagus Saputra Pondok Surya blok D/19 RT 08 RW 011, Karang Tengah, Tangerang No. Telp 081294377202 Eben Daud Perumahan Cipondoh Makmur blok F4 RT 002 RW 06, Tangerang No. Telp 081212780210 Abstrak
TUJUAN PENELITIAN ini adalah menganalisis kegiatan perusahaan terutama mengenai sistem yang berkaitan dengan persediaan pada bagian gudang import bahan baku / material pada PT. Indo Surya Kencana dan sistem pencatatan terhadap bahan baku yang masuk dan keluar. METODE PENELITIAN yang digunakan dalam penulisan ini adalah metode analisis seperti wawancara dan observasi, metode perancangan dan studi pustaka HASIL YANG DI CAPAI dari penelitian ini adalah mempermudah PT. Indo Surya Kencana dalam memperoleh informasi tentang jumlah bahan baku yang tersedia di dalam gudang import bahan baku / material dan menghasilkan laporan-laporan pengeluaran dan pemasukan barang terkait persedian bahan baku.
Kata Kunci : Sistem Informasi Persediaan, Gudang Import, Bahan Baku
Abstract RESEARCH OBJECTIVES This is to analyze the company's activities, especially the systems related to stock up on imported materials warehouse / material on PT. Indo Surya Kencana and recording systems against incoming raw materials and outgoing. METHODS used in this paper is the analysis methods such as interviews and observation, methods of design and literature RESULTS ACHIEVED of this study is to facilitate PT. Indo Surya Kencana in obtaining information about the amount of raw material available in the warehouse import of raw materials / materials and generate expense reports and income related goods supply of raw materials. Key Words : Information System of Inventory, Import Storage, Material
PENDAHULUAN Masalah yang sering dihadapi oleh perusahaan industri adalah masalah produksi. Produksi merupakan kegiatan mengolah bahan mentah menjadi barang jadi ataupun setengah jadi. Didalam pelaksanaan produksi dikenal adanya persediaan bahan baku, persediaan bahan baku ini sangatlah penting dikelola oleh suatu perusahaan agar produksinya berjalan dengan lancar. Dalam hal ini bahan baku sangatlah penting karena jika bahan baku itu habis (Stock Out) ataupun terlambat saat memesan maupun datang di perusahaan, maka proses produksi akan terganggu. Maka dari itu perencanaan persediaan bahan baku harus dilakukan dengan baik dan benar. (Jurnal Teknik Mesin. Vol 1 Nomer 2 2013). Saat ini perkembangan teknologi dan perekonomian bergerak juga sangat cepat sehingga mengakibatkan semakin tingginya persaingan antar perusahaan – perusahaan bisnis. Dengan adanya persaingan tersebut, maka perusahaan dituntut untuk memajukan mutu maupun pelayanan terhadap pelanggan. Untuk meningkatkan strategi bisnis dan menghadapi para pesaing maka perusahaan membutuhkan sistem informasi yang telah diolah dan dikelolah dengan baik. Menurut Zeljka Pozgaj, Hrvoje Sertic dan Marija (2007, p68), "Effective Information System Development as a Key to Successful Enterprise", Management : Journal of Contemporary management Issues Vol. 12, 65-86. "The important role of IS in everyday
enterprise business activities determinbes the functionality that IS must offerto business users in order to be effective. The complex market environment in which an enterprise must gain advantage over competition determines specific features that IS must implement. Each detail of enterprise business processes must be supported with specific IS features ; therefore, obtaining synergy between specific business needs and IS functionality that will enable users to perform business activities (Harrington, 1991). To be usable in a new economy environment, IS must be extremely reliable, secure and offer persistent data storage during extended periods of time" (Diunduh 24/04/13). Dengan penggunaan sistem informasi yang strategis, perusahaan tidak hanya meningkatkan efektifitas dan efisiensi tetapi juga akan memperoleh keuntungan kompetitif terutama dalam memperoleh dan mengelolah informasi yang tepat dan akurat untuk mempermudah proses pengambilan keputusan. Banyakanya aktifitas bisnis yang ada dalam perusahaan, aktivitas persediaan sangat penting karena persediaan merupakan sumber pendapatan terbesar bagi perusahaan. Oleh karena itu, setiap sistem informasi yang dilakukan didalam perusahan harus selalu terkontrol dan dikelolah sebaik mungkin. Menurut James Schaefer and Joy V.Peluchette (2010, p46), “Internal Control : Test Your Knowledge”, Journal of Accountancy Vol.209,(March),46-49. “Today many companies recognize the desirability as well as the requirement to have an effective system of internal control. Yet, designing and implementing a cost-effective system of resistance to internal control is to educate stakeholder at every level of the organization about is advantages. An effective system of internal control is one of the best ways to prevent the fraudulen misstatement of financial statement” (Diunduh 24/04/13). Istilah persediaan menunjukkan barang-barang yang dimiliki untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan serta, untuk perusahaan manufaktur, barang-barang yang sedang diproduksi atau akan dimasukkan ke dalam proses produksi. Sifat barang yang diklasifikasikan sebagai persediaan sangat bervariasi menurut aktivitas perusahaan dan dalam beberapa hal meliputi aktiva yang biasanya tidak sebagai persediaan. Sebagai contoh, tanah dan bangunan yang dimiliki untuk dijual kembali oleh perusahaan real estate, bangunan yang dikerjakan untuk dijual di masa yang mendatang oleh perusahaan konstruksi, dan saham yang dibeli untuk di jual
kembali oleh para pialang (stockbroker) selayaknya diklasifikasikan sebagai persediaan oleh perusahaan bersangkutan. Persediaan merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan, yang secara terus menerus diperoleh atau diproduksi dan dijual. Sebagian besar sumber daya perusahaan setiap kali diinvestasikan dalam bentuk barang-barang yang dibeli dan diproduksi. Biaya barang-barang ini harus dicatat, dikelompokkan dan diikhtisarkan selama periode akuntansi. PT. Indo Surya Kencana sendiri merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang manufacturing untuk keperluan industri alat rumah tangga elektronik. Kegiatan akan dimulai dari pembuatan perencanaan produksi dan penyimpanan stock barang apakah mencukupi atau tidak agar memenuhi pesanan pelanggan. Salah satu bagian terpenting dari PT. Indo Surya Kencana yang berkaitan dengan proses produksi adalah bagian inventory atau gudang. Secara garis besar, kegiatan pembelian dan persediaan bahan baku berpengaruh dengan aliran keluarnya kas dalam perusahaan, sehingga perlu adanya pengawasan dan pengendalian yang lebih baik untuk mengamankan aset perusahaan demi tercapainya tujuan perusahaan. Pada perusahaan PT. Indo Surya Kencana, persediaan bahan mentah yang dikelola adalah plastik dan biji besi (bahan langsung) yang diubah menjadi bahan setengah jadi dalam pembuatan alat elektronik. Kesemua produk yang ada dalam PT. Indo Surya Kencana akan ditetapkan biaya (harga pokok) persediaan dengan metode FIFO (First-In, First-Out) dan pengolahan persediaan pada PT. Indo Surya Kencana masih menggunakan double process yaitu dengan sistem manual dan sistem terkomputerisasi, hal itu dapat mengakibatkan terjadinya ketidaksesuaian data yang di input ke dalam sistem dengan data yang sebenarnya. Oleh karena itu perlu dilakukan analisa yang bertujuan untuk memastikan bahwa dokumen sumber yang di input ke sistem aplikasi persediaan bahan baku benar dan menghasilkan output yang akurat serta mencari kelemahan-kelemahan yang mungkin ditemukan. Tujuan lainnya adalah memberikan rekomendasi untuk memperbaiki kelemahan dan permasalahan yang terjadi pada sistem, sehingga perusahaan dapat meningkatkan keamanan aset, efektifitas dan efisiensi sistem. Dengan mengisi form-form isian yang telah dibuat dan kemudian akan diolah dengan menggunakan Microsoft Excel untuk menghasilkan laporan yang diinginkan seperti kartu stok,
laporan penerimaan produk bahan baku dari supplier, laporan pemakaian bahan baku, laporan biaya produksi dan laporan produksi. Pengolahan persediaan pada PT. Indo Surya Kencana, masih memiliki kelemahan yaitu waktu pengolahan data yang lama, kontrol dalam pengawasan bahan baku dikarenakan terbatasnya komputer di dalam pabrik dan komputer model lama untuk input data sehingga untuk mengetahui keadaan persediaan harus diinput kembali di bagian Administrasi yang jaraknya cukup jauh dari lokasi pabrik. Dengan perancangan sistem komputerisasi yang terintegrasi, diharapkan dilokasi gudang dan pabrik harus disediakan computer yang memiliki akses cepat sehingga divisi masing-masing dapat mengintegrasi data yang ada dan secara langsung dapat dilihat oleh divisi akuntansi atau administrasi untuk kemudian dikelola untuk menghasilkan laporan yang diinginkan seperti, kartu persediaan, laporan persediaan produk, penerimaan bahan baku, pemakaian bahan baku, biayabiaya produksi dan laporan produksi barang. Untuk lebih memofuskan permasalahan, penulis menuangkan permasalahan tersebut dalam judul paper yaitu “Sistem Informasi Persediaan Gudang Import Bahan Baku Pada PT. Indo Surya Kencana” dengan menggunakan teknologi dan sistem informasi yang diharapkan dapat menjadi solusi dalam masalah-maslah yang dihadapi pada Bagian Gudang Bahan Baku PT. Indo Surya Kencana.
METODE PENELITIAN Metodologi yang kami lakukan dalam pengumpulan data yang diperlukan sebagai berikut : 1) Wawancara, secara umum wawancara (bahasa inggris: interview) merupakan percakapan antara dua orang atau lebih dan berlangsung antara narasumber dan pewawancara. Tujuan
dari
wawancara
adalah
untuk
mendapatkan informasi di
mana
sang
pewawancara melontarkan pertanyaan-pertanyaan untuk dijawab oleh orang yang diwawancarai. Penulis mencoba untuk mencari informasi dengan melakukan komunikasi langsung dengan staff-staff dari beberapa bagian gudang. Sehingga dapat
memperoleh informasi tentang proses bisnis di dalam perusahaan tersebut hingga sistem yang sedang berjalan. 2) Melakukan pengamatan serta menganalisis setiap alur kerja pada bagian gudang diperusahaan, seperti pada sistem pencatatan persedian hingga metode penilaian yang terjadi didalam perusahan lebih khususnya pada gudang. Yang meliputi ;
Metode perancangan berorientasi Object Oriented Analysis and Design (OOAD) yang dinotasikan dalam bentuk Unified Modeling Language (UML) : 1) Event Table 2) Workflow Table 3) Overview Activity Diagram (OAD) dan Detailed Activity Diagram (DAD) 4) Use Case Diagram 5) Class Diagram 6) Rancangan Database 7) Rancangan Formulir 8) Rancangan Layar
Studi pustaka adalah pengumpulan data dengan membaca buku-buku dan mempelajari sistem informasi akuntansi dan sistem informasi persediaan yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi.
HASIL DAN BAHASAN
Temuan 1 Kriteria
PT. Indo Surya Kencana masih menggunakan sistem informasi manual. Dikutip dari Jones dan Rama (2006, p4), “An organization’s business processes and its MIS are closely related. The MIS captures data about an organization’s business processes. These data aggregated, summarized, and organized to produce information that help an organization monitor and control its business processes. Advance in information technology have resulted in an increased integration of an organization’s MIS with its business processes.” “Berbagai proses bisnis dan SIM (Sistem Informasi Manajemen) dari suatu perusahaan sangat berhubungan dekat. SIM menangkap semua data mengenai
berbagai proses bisnis perusahaan. Data-data tersebut dikumpulkan, diringkas dan diorganisir untuk menghasilkan informasi yang dapat membantu perusahaan dalam memonitor dan mengendalikan proses-proses bisnisnya. Perkembangan dalam teknologi informasi harus berpengaruh pada peningkatan integrasi (kesatuan) dari SIM proses bisnis perusahaan itu sendiri.” Sebab Perusahaan belum mempunyai sistem informasi persediaan di komputer. Akibat Terdapat banyak tumpukan dokumen pada tempat penyimpanan. Rekomendasi Membuat sistem informasi akuntansi persediaan yang terkomputerisasi.
Temuan 2 Kriteria
Sering hilangnya dokumen-dokumen yang dibutuhkan. Menurut O’Brien (2006, p220), Data harus terus diperbaharui karena program pemeliharaan file yang terpisah harus dikembangkan dan di koordinasikan untuk memastikan bahwa data diperbaharui dengan benar. Sebab Dokumen-dokumen tidak disimpan dengan baik. Akibat Dokumen hilang dan tergabung dengan dokumen-dokumen lain. Rekomendasi Data disimpan ke dalam file di komputer sehingga user dapat menemukan data dengan mudah jika suatu saat data di perlukan dan mempercepat pencarian
Temuan 3
Kriteria
Sebab
Perusahaan sudah menggunakan komputer namun belum memiliki sistem informasi persediaan dan pembuatan laporan masih dilakukan secara manual (beberapa laporan menggunakan Microsoft Excel). Dikutip dari Jones dan Rama (2006, p4), “An organization’s business processes and its MIS are closely related. The MIS captures data about an organization’s business processes. These data aggregated, summarized, and organized to produce information that help an organization monitor and control its business processes. Advance in information technology have resulted in an increased integration of an organization’s MIS with its business processes.” “Berbagai proses bisnis dan SIM (Sistem Informasi Manajemen) dari suatu perusahaan sangat berhubungan dekat. SIM menangkap semua data mengenai berbagai proses bisnis perusahaan. Data-data tersebut dikumpulkan, diringkas dan diorganisir untuk menghasilkan informasi yang dapat membantu perusahaan dalam memonitor dan mengendalikan proses-proses bisnisnya. Perkembangan dalam teknologi informasi harus berpengaruh pada peningkatan integrasi (kesatuan) dari SIM proses bisnis perusahaan itu sendiri.” Perusahaan belum memperhatikan manfaat-manfaat yang dapat diperoleh dari
penerapan aplikasi sistem informasi akuntansi dalam menjalankan proses bisnis di perusahaan. Akibat Proses bisnis menjadi lambat dan dapat terjadi kesalahan pendataan atau kesalahan pencatatan bukti. Rekomendasi Mengembangkan sebuah sistem informasi akuntansi untuk menjalankan proses bisnis.
Temuan 4 Kriteria
Kesulitan dalam mencari data bahan baku. Menurut James Hall (2008, p431), “Organization have a great deal of data stored on master files and reference files that require periodic updating to reflect operational and economic changes.” “Perusahaan harus mempunyai penyimpanan data yang baik dalam file master dan file referensi yang dibutuhkan dalam update secara berkala untuk merefleksikan operasional dan perubahan ekonomi.” Sebab Data bahan baku masih dicatat dalam kartu stok dan di input ke Microsoft Excel, sehingga menyulitkan bagian gudang untuk mencari data-data bahan baku yang dibutuhkan atau untuk melakukan update. Akibat Memungkinkan terjadinya kesalahan berupa duplikasi pencatatan data dan memperlambat pencarian data. Rekomendasi Diperlukan sebuah sistem yang terkomputerisasi yang memiliki Master Bahan Baku sehingga data bahan baku dapat di ketahui secara lengkap dan cepat oleh bagian gudang.
UML Class Diagram
Overview Activity Diagram Penerimaan Persediaan Bahan Baku
Overview Activity Diagram Pengeluaran Persediaan Bahan Baku
Overview Activity Diagram Pengeluaran Persediaan Bahan Baku
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan
Setelah dilakukan analisis dan perencanaan Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku pada PT. Indo Surya Kencana, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Kelemahan yang di miliki perusahaan dengan sistem berjalan saat ini terletak pada sistem informasi persediaan bahan baku dimana perusahaan tidak memiliki sebuah aplikasi sistem informasi khusus sehingga seluruh proses keluar masuknya bahan baku ini masih dilakukan secara manual. Aplikasi yang digunakan masih menggunakan microsoft exel, sehingga menyulitkan karyawan gudang dalam pengolahan persediaan bahan baku. 2. Rancangan sistem informasi persediaan bahan baku pada PT. Indo Surya Kencana, Tangerang bertujuan agar jumlah dan laporan akhir / awal bahan baku dapat ditangani dengan baik dan akurat. 3. Implementasi sistem informasi persediaan bahan baku pada PT. Indo Surya Kencana, Tangerang dapat melakukan pengoperasian sistem yang baru secara bersamaan dengan sistem yang lama selama periode tertentu sampai sistem yang lama tidak dipakai lagi 4. Pengujian perangkat lunak sistem informasi persediaan bahan baku dapat berjalan dengan baik dan bebas dari kesalahan sintak dan secara fungsional mengeluarkan hasil yang diharapkan.
Saran
Adanya kesadaran bahwa sistem yang ada masih mempunyai banyak kelemahan sehingga dibutuhkan saran-saran dan masukan dari penulis adalah sebagai berikut : 1. Untuk meningkatkan kinerja, dan pengefisienan pekerjaan pada PT. Indo Surya Kencana, Tangerang terutama pada bagian gudang import bahan baku / material tentang persediaan bahan baku, PT. Indo Surya Kencana, Tangerang harus berani merubah sistem yang ada dengan sistem yang lebih baik dan Profesional. 2. Perlu dilakukannya backup data untuk menjaga jika ada data yang hilang atau program terinfeksi virus sehingga tidak terlalu mengganggu kinerja perusahaan.
3. Adanya pelatihan khusus terhadap pengguna sistem atau aplikasi program persediaan barang, sehingga pengguna dapat mengenal dengan baik system program informasi ini. 4. Adanya pemeliharaan terhadap sistem yang telah dibuat agar sistem tetap terjaga dengan baik, dengan cara melakukan perbaikan pada sistem apabila terjadi kesalahan atau error pada program aplikasi tersebut. 5. Sebaiknya perusahaan menerapkan Sistem Informasi Persediaan berupa aplikasi software khusus, karena akan memberikan banyak manfaat dalam peningkatan kinerja, memberi kemudahan dan kecepatan sehingga mengefisiensikan proses bisnis perusahaan untuk menghadapi jumlah kegiatan per hari yang semakin
banyak
seiring
dengan
perkembangan perusahaan. Dimana dengan sistem yang sudah terkomputerisasi tersebut data-data yang dicatat secara manual akan diinput dan disimpan ke dalam database. Saran ini diharapkan dapat berguna dan bermanfaat bagi perusahaan untuk mengembangkan perusahaan serta dalam memasarkan produknya.
REFERENSI
Bodnar, George.H., Hopwood, William. S. (2004). Accounting Information Systems. 8th edition. New Jersey: Prentice Hall. Carl S, Warren. Reeve, James M. Dan Fess, Philip E. (2005). Accounting. 21th Edition, Thomson South-Western. Connolly, Thomas dan Begg, Carolyn. (2005). Database System : A Pratical Approach To Design Implementation, and Management. Third Edition. USA: Addison Wesley Publishing Company, Inc. Eddy Herjanto. (2007). Manajemen Operasi. Edisi Ketiga. Grasindo, Jakarta. Ejournal Unesa. (2003). Perencanaan Persediaan Bahan Baku Untuk Memperlancar Proses Produksi
di
PT
LotusIndah
Textile.
http://ejournal.unesa.ac.id/jurnal/jtm-
unesa/abstrak/636/perencanaan-persediaan-bahan-baku-untuk-memperlancar-prosesproduksi-di-pt-lotus-indah-textile. Diakses tanggal 3 Mei 2013. Fraser, Lyn M., Ormiston, Aileen., (2009) Understanding Financial Statement, eighth edition, Pearson Prentice Hall Gelinas, jr., Ulric J., Dull, Richard B. (2010). Accounting Information Systems, 8th edition. South Western Cengage Learning. Gondodiyoto, Sanyoto., (2009), Pengelolaan Fungsi Audit Sistem Informasi + contoh Audit charter. Jakarta. Mitra Wacana Media. Handayani, Tri Putri., Halim, Jessica Celia. (2012). Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Prosedur Penjualan Tunai Pada PT. Laras Tenaga Makmur. Disertasi
tidak
diterbitkan.
Jakarta:
Program
Pascasarjana
Universitas
Bina
Nusantara. Laudon, Kenneth C., dan Laudon, Jane p. (2004). Management Information Systems. United States of America: Prentice Hall. Mathiassen, Lars. (2004). Object Oriented Analysis & Design. 3rd Edition. Denmark :
Marco
Publishing Aps Mcleod, Raymond Jr; Schell, George; AlihBahasa, Hendra Teguh. (2004). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Prenhalindo. Nessa Hanfrelia, Helwah, Irene Tiffany Takapente. (2009). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada PT. Boga Plus. Disertasi tidak diterbitkan. Jakarta: Program Pascasarjana Universitas Bina Nusantara. O’brien, James A. (2005). Accounting to Information System, McGraw-Hill. United States of America. Pozgaj, Zeljka, Sertic, Hrvoje & Boban, Marija. (2007). Effective Information Systems Development as a Key to Successful Enterprise. Journal of Contemporary Management, 15 (1/2), 115-125
Rama, Dasaratha V. dan Jones, Frederick L. (2006) Accounting Information System. States of America: Thomson, South-Western. Render B & Heizer J, (2001) , ‘Prinsip-prinsip Manajemen Operasi’, Jakarta: Salemba
Empat.
Repository Gunadarma. (2012). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Barang
Dagang
Pada
OASSURE
-
Sistem
Aneka
Indonesia.
http://repository.gunadarma.ac.id/bitstream/123456789/5642/1/JURNAL%20SKRIPSI% 20PUTRI%20AYU%20PUSPA%20RENGGANIS%2020208970.pdf. Diakses tanggal 3 Mei 2013. Romney, Marshall B. & Steinbart, P.J. (2006). Accounting Information System. 10th edition. New Jersey: Prentice Hall. Satzinger, John W., Jackson, Robert B. & Burd, Stephen D. (2009). System Analysis and Design in Changing World. 5th Edition. Course Technology, Cengage Learning,
Canada
Sukawati, A.A.N., Widjaya, I.H., Uly, A., Heni. (2009). Pelaksanaan Operasional Sistem Informasi Persediaan pada PT. Elang Perkasa Lestari Jaya. CommIT Journal, 3(2): 95-105. Whitten Jeffrey L., Bentley, Lonnie D., & Ditman. (2004). System Analysis amd Design Methods. 6th Edition. Megraw Hill Wiguna, Amanda., Ayu, Tri. (2012). Analisa dan perancangan Sistem Informasi Penyewaan Heavy Equipment pada CV. Cepat. Disertasi tidak diterbitkan. Jakarta: Program Diploma Universitas Bina Nusantara. Winarno, Wing Wahyu. (2007). Sistem Informasi Akuntansi. (Edisi Kedua). Yogyakarta: UPP STIM YPKN.
RIWAYAT PENULIS Redit Bagus Saputra lahir di kota Jakarta pada tanggal 5 bulan Juli tahun 1992. Penulis menamatkan pendidikan D3 di Universitas Bina Nusantara dalam jurusan Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2013. Eben Daud lahir di kota Jakarta pada tanggal 20 bulan Januari tahun 1992. Penulis menamatkan pendidikan D3 di Universitas Bina Nusantara dalam jurusan Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2013.
