PERENCANAAN PORTOFOLIO APLIKASI PADA PT. RISE FOOD SURABAYA Oleh: Devry Pratama Joudiarno NRP. 5208100041 Dosen Pembimbing: 1. Ir. A. Holil Noor Ali, M.Kom 2. Hanim Maria A., S.Kom, M.Sc
Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi InsCtut Teknologi Sepuluh Nopember
Pendahuluan Latar Belakang Perumusan Masalah Batasan Masalah Tujuan Manfaat
Latar Belakang • PT. Rise Food telah menerapkan SI/TI sederhana tapi tidak optimal • Aplikasi yang ada hanya mendukung sebagian kecil proses bisnis • Perusahaan ingin mengembangkan SI/TI seiring dengan perkembangan bisnis • Perusahaan menginginkan bertambahnya business value (meminimalkan biaya dan memaksimalkan benefit), dapat dilakukan dengan penggunaan SI/TI yang tepat à Perencanaan Portofolio Aplikasi
Perumusan Masalah • Bagaimana analisa kondisi saat ini (existing). • Bagaimana intepretasi kebutuhan bisnis dan SI mendatang. • Bagaimana potensi aplikasi mendatang yang sebaiknya di kembangkan serta pemetaan portofolio aplikasi PT. Rise Food Surabaya.
Batasan Masalah • Identifikasi lingkungan eksternal dan kompetitor dilakukan kepada perusahaan dengan bisnis yang sama dengan PT. Rise Food Surabaya (bisnis makanan ringan). • Tugas Akhir ini tidak termasuk analisa keuangan TI. • Asumsi periode ditetapkan dalam kurun waktu 5 tahun mendatang.
Tujuan Menghasilkan portofolio aplikasi di PT. Rise Food Surabaya.
Manfaat Bagi perusahaan: • Menjadi rekomendasi dalam mengembangkan aplikasi yang menunjang strategi bisnisnya. • Memberikan gambaran portofolio aplikasi mendatang. bagi penulis: • Meningkatkan kemampuan penulis dalam melakukan analisis dan penyusunan dokumen portofolio aplikasi. • Memberikan pemahaman kepada para pembaca mengenai penyusunan dokumen portofolio aplikasi.
Portofolio Aplikasi (Ward, John and Peppard, Joe, 2002) dokumen strategis tingkat tinggi (strategic high level document) yang menggambarkan proses perkembangan & rencana pencapaian visi di masa yang akan datang. Komponen: • Aplikasi eksisting (yang ada sekarang) • Aplikasi yang dibutuhkan (untuk mencapai tujuan dan strategi bisnis) • Aplikasi potensial (memberikan sesuatu yang bernilai masa mendatang)
1. Pendahuluan
Identifikasi Latar Belakang, Perumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian
2. Pengumpulan data
Rencana bisnis perusahaan
Identifikasi SI/TI eksisting
Lingkungan internal SI/TI eksisting
Lingkungan eksternal bisnis eksisting PEST, tekanan golongan
3. Analisa kondisi saat ini
Lingkungan internal bisnis eksisting Strategi, lingkungan organisasi
OT
SW
SW
Metode
Studi literatur
Lingkungan eksternal SI/TI eksisting
OT
SW OT strategis
4. Analisa kebutuhan mendatang
Mapping Balanced Scorecard, Analisa CSF
Memetakan antara fungsi bisnis, kebutuhan informasi dan aktivitas untuk memperoleh aplikasi potensial
5. Menentukan portofolio aplikasi mendaatang
6. Penutup
Memetakan aplikasi tersaran ke Matrix Portofolio Aplikasi McFarlan
Memetakan pada Peta Sistem Aplikasi
Kesimpulan, Saran
Pendokumentasian dan penyusunan buku Tugas Akhir
Analisa Kondisi Saat Ini Internal dan Ekstenal Bisnis serta SI/TI SW OT
S W O T Input
Faktor Internal Strategi Bisnis
Lingkungan organisasional
-
-
-
Faktor internal
-
-
-
Lingkungan internal SI/TI
-
-
Strength Telah memiliki visi, misi dan strategi bisnis Memiliki struktur organisasi yang jelas Mampu melakukan pembuatan kebijakan sendiri Memiliki koordinasi antar unit kerja yang baik Mampu melakukan pengurusan outlet dan karyawan sendiri Memiliki brand image yang baik Memiliki aplikasi yang berguna untuk mengontrol stok bahan baku untuk franchise. Memiliki website
Weakness
- Masih ada beberapa bagian unit kerja yang belum jelas. Sehingga seorang manajer memiliki lebih dari 1 proses kerja. - SDM yang belum terlalu mengerti penggunaan IT - Inputan daftar kehadiran karyawan masih manual - Sistem akuntansi belum terintegrasi dengan kebutuhan lainnya, seperti penggajian
- Aplikasi PT. Rise Food dalam portofolio McFarlan masih tergolong aplikasi key operational dan belum terintegrasi, sehingga kurang menunjang kegiatan strategis perusahaan
Input SWOT: Faktor eksternal (PEST) Faktor Eksternal Politik
Ekonomi
Opportunity
Threat
- Dukungan pemerintah berupa kemudahan melalui Kredit Usaha Rakyat sehingga kesempatan UKM berkembang cukup besar. - Keadaan ekonomi dan kesejahteraan masyarakat meningkat sehingga kemampuan daya beli masyarakat terhadap produk snack besar.
- Kemampuan kompetitor dalam mengembangkan bisnisnya dapat meningkat.
Sosial
Teknologi - Pertumbuhan ekonomi yang baik memacu timbulnya banyak pesaing dalam bisnis kuliner snack.
- Gaya hidup masyarakat yang memiliki kehidupan sosial yang baik, sehingga terjadi penghematan dalam promosi produk. - Terdapat vendor penyedia aplikasi untuk mendukung bisnis UKM baik offline maupun online dengan harga yang terjangkau.
- Konsumen dapat jenuh terhadap produk, maka perlu adanya inovasi produk.
- Kemauan dan kemampuan perusahaan dalam menerapkan IT. - Penguasaan SDM dalam menggunakan IT.
Input SWOT: Faktor eksternal (Tekanan Golongan) Faktor Eksternal Pesaing
Pelanggan
Opportunity
Threat
- Jumlah outlet PT. Rise Food di Surabaya memiliki jumlah yang paling banyak dengan kompetitor usaha sejenis. - Telah memiliki visi, misi dan strategi perusahaan dalam mengembangk an bisnisnya.
- belum memiliki jejaring sosial yang merupakan IT yang banyak digunakan masyarakat. - Rentan harga yang diberikan termasuk sedang atau diantara kompetitor lainnya. - Jumlah varian menu tidak terlalu banyak, sehingga konsumen kemungkinan dapat merasa bosan jika tidak ada inovasi produk. - Pelanggan memiliki kekuatan untuk menekan harga, memiliki banyak pilihan untuk memilih produsen serta pelanggan lebih memilih produsen yang menyediakan fasilitas dan pelayanan yang terbaik
- Banyak pelanggan baru dari imbas perekonomian yang membaik
Pemerintah
Masyarakat Umum Karyawan
Analisis Eksternal SI/TI (Tren IT)
- Dukungan pemerintah dalam kegiatan UKM karena telah membantu meningkatkan perekonomian. - Banyak tersedia SDM - Ada standar dalam prosedur kerja karyawan - Terdapat banyak aplikasi dan layanan yang gratis yang bisa didapatkan dari internet
- UKM harus turut membayar pajak retribusi dll sebagai pemasukan daerah
- Tuntutan karyawan atas kompensasi yang akan diterima - Website dan jejaring sosial dapat mendukung kinerja perusahaan seperti mengelola hubungan dengan pelanggan dan ecommerce.
Matrix SWOT
Analisa Kebutuhan Mendatang Pemetaan Balanced Scorecard Analisis Critical Success Factor
Keuangan
Pemetaan Balanced Scorecard
Pelanggan
Peningkatan pendapatan.
Internal bisnis
Peningkatan loyalitas pelanggan.
Pembelajaran dan pertumbuhan
Pengembangan fungsi bisnis dengan SDM di perusahaan.
Peningkatan produktivitas karyawan.
Peningkatan kerjasama franchise
Perencanaan pemasaran yang tepat.
Pengembangan diferensiasi dan inovasi produk.
Penyediaan dan pengembangan SI/ TI yang mendukung bisnis.
Penyediaan produk yang berkualitas
Gambar Peta strategi PT. Rise Food Surabaya
Critical Success Factor: perspektif keuangan Peningkatan pendapatan.
- Data pejualan - Data keuangan
- Daftar promosi - Daftar produk tambahan
Informasi
Strategis
Inisiatif Strategis
KPI
Prosentase penambahan pemasukan
Meningkatkan pemasukan Informasi
CSF: Program kerja
KPI
1. Promosi produk 2. Produk tambahan 3. Pencatatan pendapatan Informasi - Daftar promosi produk. - Daftar produk tambahan. - Data keuangan - Data pemasukan
CSF: Aktivitas - Membuat konsep promosi produk (1) - Menyebarkan informasi promosi produk melalui media dan outlet (1) - Memilih produk tambahan yang diminati masyarakat. (2) - Membuat informasi produk tambahan (2) - Mendata kategori pemasukan. (3) - Mencatat jumlah uang yang masuk. (3) - Menghitung uang yang diterima. (3) - Memvalidasi data pemasukan dengan jumlah uang yang diterima (3) - Membuat pelaporan pemasukan. (3)
1. Jumlah promosi produk yang dijual 2. Jumlah penjualan produk tambahan produk yang dijual 3. Prosentase kesalahan pencatatan
KPI - Jumlah media informasi yang dipilih (1) - Jumlah penanya informasi franchise (2) - Prosentase kesalahan pencatatan pemasukan (3)
Gambar Analisa CSF perspektif keuangan pada strategi peningkatan pendapatan.
Critical Success Factor: perspektif pelanggan Peningkatan kerjasama franchise.
- Data outlet - Data stok franchise
Informasi
- Data syarat dan ketentuan Informasi franchise - Contact person Bagian marketing
Informasi - Data design informasi franchise - Data media massa - Data penanya informasi franchise - Data stok bahan baku franchise
Strategis
Inisiatif Strategis
CSF: Program kerja
KPI - Meningkatkan jumlah partner franchise. - Meningkatkan penjualan produk pada partner franchise. KPI - Pengenalan franchise (1) - Monitor franchise (2)
CSF: Aktivitas - Membuat design informasi franchise (1) - Memilih media penyebaran informasi franchise (1) - Menyebarkan informasi franchise (1) - Mengelola pendaftaran franchise baru. (1) - Melakukan pendataan dan approval syarat dan ketentuan menjadi partner franchise. (1) - Melakukan survey tempat outlet franchise. (1) - Mempersiapkan pembukaan outlet franchise - Mendata stok franchise secara berkala. (2) - Melakukan komunikasi teratur untuk mengontrol stok bahan baku di franchise. (2)
- Jumlah outlet baru yang dibuka. - Prosentase sisa stok bahan baku yang ada di partner franchise - Tingkat keefektifan syarat dan ketentuan franchise (1) - Jumlah sisa stok partner franchise (2)
KPI - Jumlah design informasi franchise (1) - Jumlah media informasi yang dipilih (1) - Jumlah penanya informasi franchise (1) - Prosentase kesalahan dalam monitoring (2)
Gambar Analisa CSF perspektif pelanggan pada strategi (1) peningkatan kerjasama franchise.
Divisi/bagian: • Produksi • Operasional outlet • Marketing • Keuangan & SDM
Cascade Balanced Scorecard
Gambar Tahapan proses cascading (Sumber: Luis, 2007)
Pembelajaran dan pertumbuhan
internal bisnis
Pelanggan
Keuangan
Cascade BSC pada Bagian Marketing Peningkatan pendapatan.
Peningkatan kerjasama franchise
Peningkatan loyalitas pelanggan.
Penyediaan dan pengembangan SI/ TI yang mendukung bisnis.
Peningkatan media pemasaran
Perencanaan pemasaran yang tepat.
Penyiapan tim pemasaran yang kompenten
Sasaran strategis yang diturunkan langsung dari peta strategis organisasi Sasaran strategis yang terkait tugas pokok unit kerja
Critical Success Factor: Bagian Marketing Peningkatan media pemasaran.
- Data pemasaran - Data periklanan
Informasi
Strategis
Inisiatif Strategis
KPI
Prosentase peningkatan pemasukan.
Menambah media pemasaran.
- Data media cetak - Data periklanan media cetak
Informasi
Informasi - Data media cetak - Data produk - Data outlet - Data promosi produk
CSF: Program kerja
KPI - Iklan media cetak (1) - Informasi jejaring sosial. (2)
CSF: Aktivitas - Mencari dan memilih media cetak representatif (1) - Mendesign dan mengiklankan. (1) - Mengevaluasi hasil iklan. (1) - Memilih dan membuat akun jejaring sosial yang diminati masyarakat. (2) - Mengupdate informasi tentang perusahaan dan produk ke jejaring sosial. (2) - Merespon aktifitas di jejaring sosial. (2)
- Jumlah media cetak yang mengiklankan produk (1) - Data akun jejaring sosial (2)
KPI - Prosentase peningkatan pemasukan. (1) - Jumlah interaksi di jejaring sosial. (2) - Prosentase aktifitas yang telah di respon. (2)
Analisa CSF yang sesuai dengan tugas pokok fungsi Bagian Marketing perspektif pembelajaran dan pertumbuhan pada strategi Peningkatan media pemasaran.
Identifikasi Aplikasi Potensial
pemetaan antara aktivitas, kebutuhan informasi & pengguna
Menentukan Portofolio Aplikasi Portofolio Aplikasi McFarlan Peta Sistem Aplikasi
Portofolio McFarlan (1/2) (Ward, John and Peppard, Joe, 2002) matrix aplikasi Mc Farlan, mempertimbangka n kontribusi IS/IT pada bisnis sekarang dan kedepan.
Portofolio Aplikasi McFarlan (2/2) Pertanyaan untuk membantu Menentukan Kuadran Aplikasi Sumber : Ghozali, 2010) •
• Jawaban
Peta Sistem Aplikasi (1/2) representasi konsep ideal dari aplikasi yang dapat digunakan sebagai arahan yang mendukung struktur bisnis. Berguna: • Identifikasi hubungan antara proses bisnis & dukungan SI yang ada. • memetakan aplikasi & interaksinya. • prioritas implementasi aplikasi.
Peta Sistem Aplikasi (2/2) Pertanyaan untuk membantu Mengelompokkan ke Peta Sistem Aplikasi (Sumber : Ghozali, 2010)
Penutup
Simpulan • Isu strategis PT. Rise Food Surabaya: Kuadran SO fokus dalam pengembangan bisnis. WO, fokus dalam pelaksanaan operasional. ST untuk daya saing. WT untuk kualitas produk. • Aplikasi potensial di PT. Rise Food Surabaya jumlah total 14 aplikasi, 2 aplikasi strategic, 3 aplikasi high potential, 4 aplikasi key operational dan 5 aplikasi support. • Dalam peta sistem aplikasi: 5 aplikasi penunjang operasional, 2 aplikasi transaksi, 3 aplikasi pengawasan dan kontrol, 2 aplikasi perencanaan dan analisis, dan 2 aplikasi strategis.
Saran Aplikasi-aplikasi yang dihasilkan tersebut masih tergolong aplikasi umum. Beberapa aplikasi dapat diturunkan ke aplikasi yang lebih spesifik agar tepat guna.
DAFTAR PUSTAKA • • •
• •
• • • • • • • • • •
Dewanto, Andi Kusuma, 2007. Tesis: Perencanaan Strategis SI/TI Di Afvoe Design. ITS Surabaya. Fathul Wahid, L. I., 2007. Adopsi Teknologi Informasi oleh Usaha Kecil dan Menengah di Indonesia. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2007, (hal. 1-5). Yogyakarta. Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 99 Tahun 1998. Tentang Bidang/Jenis Usaha Yang Dicadangkan Untuk Usaha Kecil Dan Bidang/Jenis Usaha Yang Terbuka Untuk Usaha Menengah Ayau Usaha Besar Dengan Syarat Kemitraan. Luis, Suwardi, B.Psy., MBA dan Biromo, Prima, A., Dr., Ir., 2007, Step by Step in Cascading Balanced Scorecard to Functional Scorecards, Cetak Pertama, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Oswari Teddy, Susy Suhendra, Ati Harmoni, 2008. Model Perilaku Penerimaan Teknologi Informasi: Pengaruh Variabel Prediktor, Moderating Effect, Dampak Penggunaan Teknologi Informasi Terhadap Produktivitas dan Kinerja Usaha Kecil. Seminar Ilmiah Nasional Komputasi dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2008), Universitas Gunadarma, Depok. Ray, Ramon, 2009. Top Ten Technology Trends for Small Businesses 2009.
Rencana Strategis Kementerian Koperasi Dan Usaha Kecil Dan Menengah Republik Indonesia Tahun 2010 - 2014 Siregar, A. Ridwan, 2008. Penggunaan Sistem dan Teknologi Informasi Untuk Usaha Kecil dan Menengah. USU eRepository©2008 Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2008. Tentang Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM) Ward, John. and Joe Peppard, 2002. Strategic Planning for Information System 3nd ed. England: John Wiley & Sons. Website Gudang Materi, 2011. Pengertian dan Jenis Portofolio. Website Kementrian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia Website Chubby Snacks Afandy, Arif, Khakim Ghozali, Feby Artwodini Muqtadiro. Perencanaan Portofolio Aplikasi PT. XYZ Unit Otonom ABC. Sumber: digilib.its.ac.id/public/ITS-Undergraduate-14396-paperpdf.pdf Ghozali, Khakim, 2009. Thesis: Pembuatan Portofolio Aplikasi di Dinas XYZ. ITS Surabaya.
