KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN Jln. Prof. Dr. HR. Boenjamin 708 Purwokerto 53122 Telp. (0281) 638795, 638337 Facs. (0281) 625355 PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
Nomor: 10 TAHUN 2012 Tentang
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN PURWOKERTO MENIMBANG
:
a.
bahwa dengan diterbitkannya surat persetujuan Jadwal Retensi Arsip Universitas Jenderal Soedirman oleh Kepala Arsip Nasional Republik lndonesia dengan suralnya nomor PJRA/36/2011 tanggal 14 Nopember 2011
dan untuk kelancaran pengelolaan arsip substantif
agar berhasil guna dan berdaya guna, perlu ada pedoman Jadwal Penyusutan Arsip dalam pelaksanaan penyusutan arsip di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman
b.
bahwa sehubungan dengan huruf a, perlu menetapkan Peraturan Rektor tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman
MEMPERHATIKAN
:
Surat Kepala Arsip Nasional lndonesia nomor PJRA/361201'I tanggal 14 Nopember 2011 tentang Persetujuan Jadwal Retensi Arsip
MENGINGAT
:
Undang-undang : a. b. 2. Peraturan Pemerintah Rl '. a. b. 1.
3. Keputusan Presiden
Rl :
a.
No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip No. 17 Tahun 2O10 jo No.66 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan
No. 195 Th. 1963 jo Kept. Menteri PTIP No. 153 Th.
1963
tentang Pendirian Universitas Jenderal Soedirman
b. No. 18/M Tahun 4. Peraturan Mendiknas
:
2O1O tentang pengangkatan Rektor Universitas Jenderal Soedirman masa Jabatan 2A1O-2O1 4 No. 25 tahun 2009 tentang organisasi dan Tata Keda Unsoed
MEMUTUSKAN MENETAPKAN
:
PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN TENTANG
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
(1)
Pasal 1 Jadwal retensi arsip substantif digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan penyusutan arsip substantif di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman
(2)
Jadwal Retensi Arsip, sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) tercantum pada Lampiran Peraturan
Rektor ini Pasal 2 Peraturan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Tembusan:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Para Pembantu Rektor Para Dekan Fakultas Para Ketua Lembaga Direktur Program Pascasarjana Para Kepala Biro Para Kepala UPT Para Kabag Di Lingkungan Universitas Jenderal Soedirman
aifro1
Lampiran No Tanggal Tentang
Peraturan Rektor Unsoed 10 Tahun 2012 7
l{Iei2Al2
Jadwal Retensi Arsip Substantif Universitas Jenderal Soedirman
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN PURWOKERTO 2012
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN NO
JENIS ARSIP
I
"|
A.
JANGKA WAKTU SIMPAN
KETERANGAN
(RETENSN
AKTIF
INAKTIF
3
4
f,
Musnah, kecuali rekapitulasi daya tampung Dinilai Kembali Musnah, kecuali
PENDTDIKAI\I DAN PENGAJARAN Penerimaan Mahasiswa Baru I
a.
Daya Tampung Mahasiswa
2tahun
3 tahun
b.
Administrasi dan seleksi mahasiswa baru
I tahun
3 tahun
penetapan penerimaan dan daftar mahasiswa
yang diterima Permanen
-
c.
Daftar Calon Mahasiswa Tes Masuk Hasil penilaian test mahasiswa baru Pengumum an peneimaan mahasiswa baru termasuk daftar mahasiswa vang di terima Musnah, kecuali Master Dinilai
tahun setelah pelaksanaaan
Naskah Soal
1
Kembali
d.
I tahun
C)rientasi Mahasiswa Baru
4 tahun
Musnah, kecuali sertifikat masuk ke berkas perorangan mahasiswa
- Serti fi kat/o iagam/surat keterangan
- Administrasi oenvelengsaraan - LaDoran Orientasi
e-
f. 2
Berkas Pendaftaran
l) Yang diteima
I tahun
2) Yane tidak diterima Data Mahasiswa vans diterima
1
Pendaftaran ulans mahasiswa. melinuti
a.
b.
Masuk ke berkas Deroransan Musnah
tahun I tahun
2 tahun
Permanen
2tahun
3 tahun
Musnah, kecuali kasus Dinilai
:
RegistrasiAdministrasi, terrnasukkelengkapan aministrasi,bukti Sumbangan Pembangunan
Kembali
Pendidikan/SPP
Ree,istrasiAkademik
l).
Daftar registrasi mahasiswa baru reguler dan
non - reguler (swadana transfer, diplomq paralel), meliputi: KRS / IRS, KHS
2).
Daftar regisfasi mahasiswa lama reguler dan
non-reguler (swadana transfer, diploma, parelel) meliputi : KRS / lRS, KHS
3).
Kalender Akademik (administrasi sampai dengan penetapan)
Selama ybs masih terdaftar
2 tahun
DinilaiKembali
2 tahun
Dinilai Kembali
sebagai
mahasiswa Selama ybs masih terdaftar sebagai
mahasiswa 2 tahun setelah penetapan
Musnah, kecuali SK Penetapan
Dinilai
kembali
a.
b.
Administrasi dan iadwal perkuliahan
2)- Jadwal Kuliah
Semester
Daftar Kehadiran
I tahun setelah penetapan angka kredit 3)- Laporan Kehadiran dosen dan mahasiswa
c.
Daftar Mahasiswa Peserta Mata kuliah
Musnah, kecuali pejabat negara dan
tokoh Nasional Permanen
a.
Administrasi Pelaksanaan Kurikulum Sajian mata kuliah (MPK, MKK, MKB, MPB,
Asli SK Penetapan
I\[BB)
Permanen, hasil cetak
Musnah
).
Penyusunan bahan ajarlbahan penunjang
Dinilai Kembali
2).
Teknik pembuatan alatperaga dan model
Dinilai Kembali
I
c.
Evaluasi dan Pensembangan Kurikulum - Penetapan Kurikulum Baru
Asli SK Penetapan Permanen, hasil cetak Musnah
1). 2).
b.
Persetujuan Usulan Sampai Dengan Penetapan Pembukaan Program Studi Baru
Asli SK Penetapan Permanen,
hasil cetak Musnah Penolakan Usulan Pembukaan Program Studi
Baru Evaluasi Pelaksanaan Prograrn Studi Baru
l).
Administrasi Ujian kompetensi dasar (tahapan
2).
Nilai Hasil Ujian kompetensi dasar (tahapan
l,
2,3 ,4)
Dinilai kembali,kecuali pejabat negara dan tokoh nasional Permanen
3).
Kuliah Kerja Nyata (KKN) Kegiatan Magang Mahasiswa (KMM), meliputi administrasi
Musnah,kecuali piagam/sertifikat
penyelenggaraan kegiatan KKN/KKM sampai dengan piagam/sertifi kat KKN/KKM
masuk berkas perorangan mahasiswa
b.
Remidi uiian kompetensi dasar Administrasi remidi ujian kompetensi dasar
l).
(l
2tahw
3 tahun
Musnah
Selama ybs bersangkutan masih aktif
3 tahun
Musnah, kecuali KHS dan transkripsi
2.3" 4\
2). Nilai Hasil Ujian remidi
kompetensi dasar (1,2,
3,4)
nilai masuk ke berkas
kuliah
c.
pefofangan mahasiswa
Tugas Akhir (Slaipsi, Thesis, Desertasi, Komprehensif, KKL, PPL. magans mahasiswa) I Administrasi penyusunan / pelaksanaan tugas akhir mahasiswa
).
I tahun setelah
2 tahun
Musnah, kecuali laporan akhir Dinilai
2tahun
Masuk ke berkas
ujian
Kembali
dilaksanakan
2). Nilai Tugas Akhir
I tahun setelah ujian
perorangan mahasiswa
dilaksanakan
Kelulusan (vudisium) a- AdministrasiKelulusan
b.
Penetapan Kelulusan
c.
Iiazah dan transkrin
I tahun
1
I tahun
3 tahun
tahun
Musnah
Asli SK Penetapan Permanen
l). Berkas pengusulan 2).
d.
pengadaan blanko
Salinan pengganti ljazah dan Transkrip
I tahun setelah usulan disetuiui I tahun setelah
Selamanya
lulus
disimpan di Unit
Musnah
Vital
Kearsioan
Buku induk nomor regestrasi lulusan
Vital
Selamanya
disimpan di Unit Pensolah 8.
Dosen a. Pensaiaran
l).
I tahun setelah penetapan angka
Daftar hadir mengajar
Musnah
kredit
b. c.
d. 9.
2). Ekivalensi Wajib Mengajar Penuh (EWMP)
2 tahun
3 tahun
Masuk berkas Deroranean dosen
3). Laooran realisasi oengaiaran
2 tahun
Evaluasi mahasiswa terhadao dosen Pembimbingan dan pengujian mahasiswa
2tahun
3 tahun 3 tahun
Dinilai Kembali Dinilai Kembali
2 tahun
3 tahun
Masuk berkas perorangan dosen
2 tahun
3 tahun
Permanen
2 tahun
I tahun
Musnah
Sampai dengan
2 tahun
Dinilai Kembali
- Dosen nembimbins akademik - Dosen pembimbine tusas akhir - Dosen penguii uiian kompetensi dasar (1,2,3,4\ Dosen nensuii uiian tusas akhir - Dosen oembimbins asistensi Evalusi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED)
Penuniang Pendidikan
a.
Administrasi pelaksanaan kegiatan (laboratorium,
perpustakaan,
b.
arsip perguruan tinggi,
kebun
oercobaan. studio. benskel) Ketentuan pemakaian (laboratorium, perpustakaan, arsip perguruan tinggi, kebun percobaan, studio, bengkel)
tidak berlaku
10.
Alumni
ab.
Data alumni Oreanisasi alumni
e.
Prosram kesiatan alumni Penelusuran alumnr Laooran oerkembansan alumni
c. d. B.
1 tahun 2 tahun 2 tahun
2 tahun 3 tahun 3 tahun
Dinilai Kembali
l tahun 2 tahun
2 tahun 3 tahun
Dinilai Kembali
2 tahun
I tahun
Musnah
2tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
I tahun 2tahm
3 tahun
Dinilai Kembali,
Dinilai Kembali Permanen Musnah
PENELITIAN I
Penawaran penelitian
2.
Perencanaan penelitian.meliputi :
a.
J.
Prooosal oenelitian 1). Proposal yang disetujui (tim / satgas penelitian, Drosram oenelitian surat iiin oenelitian) 2). Proposal ditolak Laporan dan evaluasi hasil penelitian
Musnah
kecuali yang berskala 4. 5. 6.
Penvebaran hasil oenelitian Penemuan teknoloei terbarukan
3 tahun
nasional Permanen Musnah
3 tahun
Permanen
2tahun
2 tahun 3 tahun
Musnah,kecuali
2 tahun 2 tahun I tahun
7.
Forum komunikasi penelitian dan pengembansan Data statistik penelitian
8.
Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasil
2 tahtn
3 tahun
Dinilai Kembali
9.
oenelitian Soasialisasi dan diseminasi hasil penelitian, pengkajian
2 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
Penawaran oensabdian Perencanaan pensabdian
2 tahun
1
a. b.
2tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
3 tahun
Dinilai Kembali,
Musnah master Permanen
dan oensembansan
C.
PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT 2.
J.
Prooosal oensabdian vans disetuiui Proposal peneabdian vane ditolak Laporan dan evaluasi hasil pengabdian
tahun
I tahun 2 tahun
Musnah
Musnah
kecuali yang berskala
nasional Permanen 4. 5. 6. 7. 8.
9.
D.
Penvebaran hasil oensabdian Forum komunikasi pensabdian Data statistik pen gabdian Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasil oeneabdian Penvuluhan dan konsultasl Bantuan sosial
2tahun
3 tafum
I tahun
2tahun
2 tahun
3 tahun
2 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
2 tahun
2tahun
3 tahun 3 tahun
Musnah Musnah
5 tahun
3 tahun
Permanen
5 tahun
3 tahun
Permanen
5 tahun
3 tahun
Permanen
5 tahun
3 tahun 3 tahun
Dinilai Kembali
5 tahun
5 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
Musnah Musnah Musnah, kecuali Master Permanen
TATA PAMONG PERGURUAN TINGGI I
2.
). 4. 5.
6.
Majelis Wali Amanah (berkaitan dengan ide atau gagasan menvanskut kebiiakan pereuruan tineei Senat Akademik (berkaitan dengan ide atau gagasan menvanskut Dersuruan tinesi) Dewan Guru Besar (meliputi administrasi pengangkatan komisi guru besar sampai dengan pemberhentian keanseotaan) Pembinaan. penilaian. pengembangan Komisi Guru Besar Badan Penjamin Mutu Akademik Berkaitan dengan pengujian dan pengembangan mutu, laporan dan evaluasi Badan Audit lnternal Berkaitan dengan audit intemal, laporan dan evaluasi
Permanen
DATA DAN INFORMASI AKADEMIK
E.
Data akademik mahasiswa
2 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali master data Permanen
2.
- Data lulusan mahasiswa Statistik perguruan tinggi
2tahun
3 tahun
J.
Informasi akademis
2 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali master Permanen Musnah, kecuali
- Data kepakaran - Data prestasi mahasiswa - Data inventori mahasiswa - Data nilai akhir/transkrip - Data mahasiswa asing
4. F.
master dan naskah asli orasi ilmiah Permanen
Profil lembaga Publikasi dan informasi Buku pedoman akadernik Buku wisuda Buku dies natalis Orasi ilmiah
luqru kerja
dan bursa pendidikan
I tahun
Musnah
KEMAHASISWAAN I
Status mahasiswa, meliputi
a.
Cuti/selangmahasiswa
1
c.
Putus kuliah/Drop-Out (DO) Laporan status mahasiswa
2 tahun I tahun
Dispensasi tidak mengikuti kuliah
t tahun
b. 2.
tahl
2 3
tahun I tahun I
Musnah
Oinilai kembali Musnah
Masuk berkas perorangan mahasiswa
Keputusan pemulihan mahasiswa
4.
Pembinaan/pelatihan mahasiswa a. LatthanKetrampilan Managemen Mahasiswa
b. c.
5.
( LKMM) Bimbingan dan Konseling
Pengembangankewirausahaan Kssejahteraan dan fasilitas mahasiswa meliputi a. Beasiswa
2rahun
2tahun
Musnah
2tahun
2 tahun
2 tahun
2 tahm
Musnah Musnah
2 tahun
Selama masih beasiswa
Ketentuan beasiswa Tawaran beasiswa Daftar calon penerima beasiswa Seleksi calon penerima beasiswa Penetapan penerima beasiswa Perpanjanganbeasiswa
Masuk berkas perorangan mahasiswa
menerima
-
3 tahun
4 tahun
Musnah, kecuali penetapan penerimaan dan perpanjangan beasiswa masuk herkas nerarr2nom
b.
c.
d. e. 6.
2 tahun
Keringanan SPP
-
Penawaran / ketentuan keringanan SPP Seleksi calon penerima beasiswa Usulan calon penerima keringanan beasiswa Penetapan Denerima keringan mahasiswa Dana kasih - Usulan/permohonan - Tanda terima Asuransi kesehatan
2 tahun
Musnah
I tahun
Musnah
I tahun
Musnah
Sampai dengan
Musnah
-
Usular/permohonan Tanda terima Administrasi fasilitas mahasiswa lainnya (asrama, ooliklinik. transoortasi)
tidak berlaku
Oreanisasi Mahasiswa. meliputi: Administrasi Organisasi Mahasiswa (BEM,
a.
2 tahun
3 tahun
Musnah
2tahon
3 tahun 2 tahun
Dinilai Kembali
BEMFA, UKMJ, HMJ, DMF)
7. 8.
b. c.
Proses Pembentukan Pengurus
d.
Laporan Pelaksanaan Kegiatan Himpunan Orangtua Mahasiswa/Ikatan Orang Tua Mahasiswa IKOMI)
PengangkatanPengurus
Kesiatan Mahasiswa - Proposal laeatifitas mahasiswa - Kegiatan ilmiah, minat bakat, dan penalaran - Proposal kegiatan mahasiswa yang ditolak - Laooran kesiatan Lomba Kegiatan Kemahasiswaan Lokal / Nasional / Internasional Pengembangan Sains, Teknologi, Seni, budaya dan olah rasa
1
tahun setelah pergantian oensurus 2 tahun 2 tahun
I tahun
3 tahun
2tahwl
Musnah
Dinilai Kembali Dinilai Kembali
3 tahun
Musnah, kecuali yang berprestasi skala nasional dan internasional
I tahun
2 tahun
Dinulai Kembali
2 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
Mahasiswa Berprestasi - Administrasi Pendaftaran dan Seleksi - Penetapan
l tahun
2 tahun
12.
Mahasiswa Meninggal dunia
2 tahun
13.
Berkas Perorangan Mahasiswa Kartu mahasiswa Karhr tanda anggota perpustakaan Kartu Rencana Studi (KRS)
9. 10.
ll
-
setelah
pemeriksaan
Selama menjadi mahasiswa
3 tahun
Kartu Hasil Studi (KHS)
KartuTandaRegishasilAdministrasiMahasiswa
(KTRM) Surat keterangan izinltueas
Mei2Al2
ffi aeHT#PI
uwono, Ph.D 19860r I 001
Musnah, kecuali penghargaan masuk berkas perorangan mahasiswa Masuk berkas perorangan mahasiswa Musnah, kecuali transkrip nilai pejabat negara dan tokoh nasional Permanen
