PERATURAN PENGGUNAAN KEMUDAHAN MESIN FOTOSTAT POLITEKNIK MELAKA
ISI KANDUNGAN BIL 1.
Tujuan
PERKARA
MUKA SURAT 1
2.
Tafsiran
1
3.
Latar Belakang
1
4.
Penggunaan Mesin Fotostat a. Kawalan Penggunaan
2
b. Penyimpanan
2
c. Penyelenggaraan
2
d. Pemeriksaan
2-3
e. Penggantian
3
5.
Jawatankuasa Tadbir Urus Mesin Fotostat
3
6.
Tanggungjawab pihak berkaitan
4
7.
Peruntukan Am
4
8.
Tarikh Kuatkuasa
5
PERATURAN PENGGUNAAN KEMUDAHAN MESIN FOTOSTAT POLITEKNIK MELAKA 1. Tujuan Peraturan ini bertujuan untuk menjelaskan tentang peraturan penggunaan kemudahan mesin fotostat kepada semua staf. 2. Tafsiran 2.1.
‘Mesin fotostat’ bermaksud mesin yang digunakan untuk membuat salinan foto bahan-bahan bertulis (bercetak dan grafik).
2.2.
‘Penyelia Jabatan/Unit’ bermaksud pensyarah/staf yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk memantau rekod penggunaan dan penyelenggaraan mesin.
2.3.
‘Jawatankuasa Tadbir Urus Mesin Fotostat’ bermaksud jawatankuasa yang dibentuk untuk menguruskan segala yang berkaitan dengan pengurusan dan perolehan mesin fotostat.
2.4.
‘Ketua Jabatan’ dan ‘Ketua Unit’ adalah ketua yang dilantik di jabatan dan Unit di PMK.
3. Latar Belakang 3.1.
Peraturan ini dibuat atas dasar keperluan semasa.
3.2.
Tujuan peraturan ini diwujudkan adalah bagi mengawal penggunaan kemudahan mesin fotostat di jabatan dan unit.
3.3.
Sebagai garis panduan atau peraturan yang perlu dipatuhi semasa menggunakan kemudahan mesin fotostat.
4. Penggunaan Mesin Fotostat 4.1.
Kawalan Penggunaan Ketua Jabatan/Ketua Unit bertanggungjawab memastikan kawalan mesin fotostat di jabatan/unit masing-masing dan perlu mengambil langkah-langkah seperti berikut :4.1.1. Melantik seorang Penyelia Jabatan/Unit untuk tujuan pemantauan rekod penggunaan dan penyelenggaraan mesin. 4.1.2. Jawatankuasa Tadbir Urus Mesin Fotostat akan menyediakan rekod atau buku log penggunaan mesin untuk digunapakai oleh setiap Jabatan/Unit. Buku Log yang telah penuh diisi perlu difailkan oleh Ketua Jabatan/Unit untuk tujuan pemantauan dari masa ke semasa. 4.1.3. Mengadakan ID pengguna atau kata laluan kepada Penyelia Jabatan/Unit bagi tujuan kawalan dan pemantauan harian. 4.1.4. Memastikan penggunaan mesin fotostat adalah sentiasa terkawal. (Bahan dalam kuantiti yang banyak seperti Modul Kursus, BukuBuku, Ujian Selaras tidak boleh menggunakan mesin fotostat jabatan)
4.2.
Penyimpanan Ketua Jabatan/Unit perlu memastikan kedudukan mesin fotostat di lokasi adalah selamat dan menepati ciri-ciri keselamatan.
4.3.
Penyelenggaraan 4.3.1. Ketua Jabatan/Unit perlu memastikan aktiviti penyelenggaraan mesin dibuat mengikut perjanjian perolehan yang sedang berkuatkuasa. 4.3.2. Ketua Jabatan/Unit perlu memastikan rekod penyelenggaraan telah dicatat dan sentiasa kemaskini.
aktiviti
4.3.3. Penyelenggaraan perlu disahkan oleh Ketua Jabatan/Unit atau Penyelia Jabatn/Unit.
4.4.
Pemeriksaan
Ketua Jabatan/Unit perlu memastikan pemeriksaan berkala dijalankan ke atas mesin fotostat jabatan/unit. Ini adalah bertujuan untuk memastikan perkara-perkara seperti berikut :4.4.1. rekod penggunaan dalam buku log adalah sama dengan jumlah yang tercatat di mesin fotostat. 4.4.2. mesin fotostat berada dalam keadaan sempurna. 4.4.3. memastikan penggunaan mesin fotostat dipantau dari masa ke semasa. 4.4.4 memastikan Penyelia Jabatan/Unit telah membuat aduan ke Unit Pentadbiran pada bila-bila masa mesin fotostat didapati tidak berfungsi atau rosak. 5. Fungsi Jawatankuasa Tadbir Urus Mesin Fotostat i. ii. iii. iv. v.
Menilai keperluan fotostat disetiap jabatan/unit. Menentukan agihan dan bilangan mesin fotostat di jabatan/unit Meluluskan permohonan penambahan dan penyambungan kontrak mesin fotostat. Melantik ahli-ahli Jawatankuasa penyediaan spesifikasi Menetapkan spesifikasi mesin fotostat.
6. Tanggungjawab Pihak Berkaitan 1. Ketua Jabatan/Unit : - Melantik Penyelia Jabatan/Unit - Memastikan rekod atau buku log telah disediakan - Memastikan ID atau kata laluan bagi mesin fotostat - Memastikan kedudukan mesin fotostat ditempat yang selamat - Memastikan pemeriksaan berkala dibuat. 2. Penyelia Jabatan/Unit: - Merekod aktiviti penggunaan mesin fotostat - Memantau penggunaan mesin fotostat oleh staf jabatan - Menyemak rekod penggunaan sama dengan bilangan di mesin fotostat - Membuat pemeriksaan berkala.
3. Pengguna: -Semua pensyarah/staf di jabatan/unit masing-masing. 7. Peruntukan Am 7.1. Mana-mana akta, undang-undang, peraturan atau surat arahan pihak pengurusan yang berkuatkuasa di PMK dan mempunyai hubungkait adalah terpakai bagi menjelaskan dan menguatkuasakan lagi peraturan ini. 7.2.
Kecuaian dah penyalahgunaan oleh mana-mana pensyarah/staf sebagai pengguna di jabatan/unit yang mendatangkan kerugian boleh diambil tindakan.
7.3.
Ketua Jabatan atau Penyelia Jabatan/Unit perlu memaklumkan kepada Unit Pentadbiran jika timbul sebarang permasalahan.
8. Tarikh Kuatkuasa Peraturan ini berkuatkuasa mulai tarikh peraturan diedarkan.
Arahan : Pengarah, Politeknik Melaka.
