Peraturan Lembaga Manajemen Kelembagaan dan Organisasi
LeIP
Peraturan LeIP Tentang Manajemen Kelembagaan dan Organisasi 1. Ruang Lingkup Pengaturan Peraturan ini disusun untuk memberikan panduan kepada Dewan Pengurus dan pegawai LeIP tentang susunan, tugas, fungsi dan pengaturan lainnya yang berkaitan dengan kelembagaan dan organisasi 2. Nilai-nilai a. Keterbukaan Artinya semua informasi dan proses pengambilan keputusan dapat diakses oleh semua pegawai, kecuali yang bersifat sensitif antara lain yang berhubungan dengan penilaian pegawai. Lembaga juga tunduk pada UU No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik b. Partisipasi Artinya semua pegawai dapat menyampaikan pendapat, usulan dan masukan dalam proses pengambilan keputusan dan penentuan arah kebijakan lembaga di bidang teknis, administratif maupun keuangan c. Akuntabel Artinya semua pengambilan keputusan harus disertai alasan dan argumentasi, serta melalui mekanisme yang dapat dipertanggungjawabkan d. Kualitas Artinya semua pegawai memiliki tanggung jawab untuk menjaga dan meningkatkan kualitas pekerjaannya, dan memastikan pekerjaan dilakukan dengan sebaik-baiknya dan melalui proses konsultasi pada pihak-pihak yang kompeten e. Logis dan Konstruktif Artinya semua hasil penelitian atau publikasi lembaga disusun berdasarkan pemahaman yang mendalam atas permasalahan, menggunakan argumentasi yang logis dan rekomendasi yang bersifat membangun f.
Kejujuran Artinya semua pegawai wajib menjunjung tinggi nilai kejujuran dalam melaksanakan tugas dan fungsinya baik di dalam maupun di luar (mewakili) lembaga
1
Peraturan Lembaga Manajemen Kelembagaan dan Organisasi
LeIP
g. Kerja sama Artinya semua pegawai wajib saling membantu dan bekerja sama untuk memastikan pekerjaan dapat diselesaikan secara efektif dan efisien 3. Susunan 3.1. LeIP adalah lembaga non-pemerintah yang berbadan hukum Yayasan, atau selanjutnya disebut sebagai Yayasan LeIP 3.2. Susunan Yayasan LeIP terdiri dari: a. Dewan Pembina b. Dewan Pengawas c. Dewan Pengurus 3.3. Susunan Dewan Pengurus LeIP terdiri dari: a. Ketua b. Sekretaris c. Bendahara 3.4. Dewan Pengurus LeIP dapat membentuk alat kelengkapan pengurus dalam mendukung kegiatan organisasi yaitu sebagai berikut: a. Direktur Eksekutif b. Kepala Divisi bidang teknis c. Kepala Divisi bidang umum d. Peneliti e. Staf Umum 3.5. Direktur Eksekutif, dan para Kepala Divisi secara bersama-sama disebut sebagai Pimpinan lembaga 3.6. Alat kelengkapan pengurus secara pribadi dan atau keseluruhan disebut sebagai pegawai lembaga 4. Tugas dan Fungsi 4.1. Tugas dan fungsi Dewan Pembina, Dewan Pengawas dan Dewan Pengurus adalah sebagaimana diatur dalam Anggaran Dasar Yayasan LeIP
2
Peraturan Lembaga Manajemen Kelembagaan dan Organisasi
LeIP
4.2. Tugas dan fungsi Direktur Eksekutif adalah sebagai berikut: a. Melaksanakan program kerja berdasarkan arahan hasil Rapat Tahunan b. Menyusun dan melaksanakan program kerja tahunan c. Melakukan penggalangan dana dan pengembangan program d. Menyusun kebijakan lembaga dan melakukan pengambilan keputusan untuk kepentingan lembag e. Memantau dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan program, pengeloaan SDM dan penggunaan anggaran f. Menyusun sistem dan prosedur dalam manajemen organisasi dan anggaran g. Mengangkat dan memberhentikan pegawai h. Mewakili lembaga untuk membangun hubungan dengan pihak luar 4.3. Tugas dan fungsi Kepala Divisi bidang teknis adalah sebagai berikut: a. Menyusun program kerja tahunan pada lingkup kerjanya b. Membantu Direktur Eksekutif untuk melakukan penggalangan dana dan pengembangan program pada lingkup kerjanya c. Membantu Direktur Eksekutif untuk memantau dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan program pada lingkup kerjanya d. Memberikan masukan kepada Direktur Eksekutif untuk pengambilan keputusan dan penyusunan kebijakan lembaga e. Menyelenggarakan dan mengkoordinir penelitian dan advokasi kebijakan pada lingkup kerjanya f. Mewakili lembaga untuk membangun hubungan dengan pihak luar 4.4. Tugas dan fungsi Kepala Divisi Umum adalah sebagai berikut: a. Membantu Direktur Eksekutif untuk melakukan penggalangan dana dan pengembangan program pada lingkup kerjanya b. Membantu Direktur Eksekutif dalam menyusun sistem dan prosedur dalam manajemen organisasi dan anggaran c. Melakukan perencanaan dan pengelolaan 3sset dan sumber daya manusia d. Melakukan perencanaan, pemantauan dan pengendalian anggaran e. Memberikan dukungan non teknis termasuk 3sset3strative dan keuangan kepada peneliti dalam melakukan tugas dan fungsinya 4.5. Tugas dan fungsi Peneliti adalah sebagai berikut: a. Melaksanakan penelitian dan advokasi kebijakan sesuai dengan program kerja yang telah ditetapkan dan atau disepakati
3
Peraturan Lembaga Manajemen Kelembagaan dan Organisasi
LeIP
b. Membangun jaringan pemangku kepentingan untuk kelancaran tugas dan pencapaian tujuan lembaga c. Meningkatkan pengetahuan dan keahlian sesuai dengan bidang kerja dan minatnya 4.6. Tugas dan fungsi Staf Umum adalah sebagai berikut: a. Mempersiapkan dan menyediakan dukungan non teknis yang diperlukan untuk kelancaran tugas dan fungsi lembaga sesuai dengan bidang tugasnya b. Membantu Kepala Divisi Umum dalam pelaksanaan pengelolaan aset, sumber daya manusia dan anggaran c. Menjaga dan memelihara asset lembaga 5. Ketentuan Jabatan Pimpinan Lembaga 5.1. Direktur Eksekutif a. Direktur eksekutif menjabat selama 2 (dua) tahun, dan dapat dipilih kembali untuk satu kali masa jabatan b. Direktur eksekutif dapat dipilih dari antara pegawai LeIP atau calon yang berasal dari luar LeIP c. Direktur eksekutif dipilih dari calon dengan kriteria sebagai berikut: (1) Memiliki pengalaman di bidang hukum dan peradilan sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun (2) Memiliki pengetahuan dan pengalaman di bidang kajian/penelitian (3) Memiliki pengetahuan dan pengalaman melakukan advokasi kebijakan (4) Memiliki pengalaman bekerja dengan atau di dalam organisasi non pemerintah (5) Memahami nilai-nilai dan tata kerja dalam organisasi non pemerintah 5.2. Kepala Divisi bidang Teknis a. Kepala Divisi menjabat selama 2 (dua) tahun, dan dapat dipilih kembali b. Kepala Divisi dipilih dari calon dengan kriteria sebagai berikut: (1) Telah bekerja sebagai peneliti di LeIP sekurang-kurangnya 4 (tiga) tahun (2) Memiliki pengetahuan dan pengalaman di bidang kajian/penelitian (3) Memiliki pengetahuan dan pengalaman melakukan advokasi kebijakan (4) Memahami nilai-nilai dan tata kerja dalam organisasi non pemerintah 5.3. Kepala Divisi bidang Umum a. Kepala Divisi menjabat selama 2 (dua) tahun, dan dapat dipilih kembali b. Kepala Divisi dipilih dari calon dengan kriteria sebagai berikut: (1) Telah bekerja sebagai pegawai di LeIP sekurang-kurangnya 4 (tiga) tahun
4
Peraturan Lembaga Manajemen Kelembagaan dan Organisasi
LeIP
(2) Memiliki pengetahuan dan pengalaman di bidang organisasi dan administrasi termasuk namun tidak terbatas pada bidang kepegawaian dan keuangan (3) Memahami nilai-nilai dan tata kerja dalam organisasi non pemerintah 5.4. Tata Cara Pemilihan a. Calon bersedia mencalonkan diri baik secara sendiri maupun karene dicalonkan oleh pegawai LeIP b. Pemilihan dilakukan melalui musyawarah untuk mufakat c. Dalam hal tidak tercapai kesepakatan dalam mekanisme musyawarah untuk mufakat maka dilakukan proses voting d. Tata cara pemilihan diatur melalui peraturan pelaksanaan lembaga sesuai dengan kebutuhan
6. Kewenangan Lembaga 6.1. Kewenangan a. Menyusun kebijakan lembaga dan memberikan pekerjaan yang layak sesuai dengan arah kebijakan lembaga; b. Melaksanakan penilaian kinerja terhadap pegawai lembaga; c. Mengangkat pegawai, memberikan promosi dan melakukan pemindahan jabatan d. Memutuskan hubungan kerja dengan memperhatikan ketentuan perundang2an yang berlaku; 6.2. Pelaksana Kewenangan Kewenangan lembaga dilaksanakan oleh Direktur Eksekutif bersama dengan para Kepala Divisi sebagai pimpinan lembaga 6.3. Prinsip Pelaksanaan Kewenangan a. Prinsip transparansi, yang artinya semua pengambilan keputusan dan informasi teknis maupun non teknis bersifat terbuka dan informasi dapat diakses oleh semua pegawai, kecuali dalam hal informasi yang bersifat sensitif dalam pengelolaan kepegawaian, misalnya hasil evaluasi pegawai perorangan. b. Prinsip partisipasi, yang artinya semua pegawai dapat menyampaikan pendapat, usul, kritik dalam proses pengambilan keputusan c. Prinsip akuntabel, yang artinya semua pengambilan keputusan didasarkan pada alasan yang dapat dipertanggungjawabkan dan dilakukan berdasarkan peraturan lembaga yang telah disepakati.
5
Peraturan Lembaga Manajemen Kelembagaan dan Organisasi
LeIP
7. Kewajiban Lembaga a. b. c. d. e.
Mendistribusikan pekerjaan sesuai dengan beban kerja dan kompetensi yang layak Memberikan gaji; Memberikan tunjangan kesejahteraan kepada staf sesuai dengan kemampuan lembaga; Menyediakan fasilitas kerja yang dibutuhkan sesuai dengan kemampuan lembaga Melaksanakan Peraturan Lembaga dan peraturan perundang – undangan di bidang ketenagakerjaan
8. Forum dan Mekanisme Pengambilan Keputusan 8.1. Forum pengambilan keputusan dalam lembaga terdiri dari: a. Rapat Perencanaan Strategis (Strategic Planning Meeting) Adalah Rapat yang dihadiri oleh seluruh pimpinan dan pegawai LeIP yang dilakukan setiap satu tahun sekali untuk membicarakan mengenai arah, kebijakan, program dan strategi lembaga dalam jangka pendek (1 tahun) dan jangka panjang (3 tahun) b. Rapat Pimpinan Lembaga Adalah Rapat yang dihadiri oleh Direktur Eksekutif dan para Kepala Divisi untuk membicarakan tentang arah dan kebijakan lembaga, hal-hal yang mendesak yang memerlukan respon dari lembaga, dan berbagai hal lain yang dianggap perlu. c. Rapat Koordinasi Adalah Rapat yang dihadiri oleh seluruh pimpinan dan pegawai LeIP yang dilakukan secara berkala, setidaknya satu bulan sekali, untuk membicarakan tentang kemajuan kegiatan atau program yang sedang berjalan, rencana kegiatan atau program selanjutnya, administrasi, keuangan, dan berbagai hal lain yang dianggap perlu. 8.2. Hasil Rapat sebagaimana disebutkan dalam poin 8.1 harus dicatat dan disebarluaskan kepada seluruh pegawai LeIP melalui mekanisme yang tersedia, misalnya email internal lembaga. 9. Penutup a. Peraturan ini merupakan pedoman dan panduan organisasi dalam menyelenggarakan organisasi dan melaksanakan program organisasi b. Peraturan lembaga ini bersifat mengikat bagi seluruh pegawai lembaga untuk dipatuhi dan dilaksanakan sebagaimana mestinya c. Hal-hal yang belum diatur dalam Peraturan ini akan diatur kemudian dalam pelaksanaanya
6
