Tugas Individu Mata Kuliah
Teori Organisasi dan Manajemen Pengetahuan
PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT DI PT UNILEVER INDONESIA
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
Disusun Oleh : Siti Rosyidah P056101291. 45
SEKOLAH PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011
BAB I PENDAHULUAN
Peter Drucker, mengungkapkan bahwa “the basic economic resource is no longer capital, nor natural resources, not labor. It is and will be knowledge”. Fenomena sekarang ini mengarah pada perubahan dunia bahwa sumber ekonomi tidak lagi dalam bentu money capital atau sumber daya alam, tetapi sekarang ini lebih mengacu kepada knowledge capital. Oleh karena itu, knowledge atau pengetahuan ini kedepanya dapat memegang peranan penting, dan karena itu harus di manage. Menurut Goerge R. Terry dan Leslie W. Rue manage atau manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang ke arah tujuan-‐tujuan organisasional atau maksud-‐maksud yang nyata. Sedangkan, pengetahuan adalah hasil penginderaan manusia atau hasil tahu seseorang terhadap objek melalui indera yang dimilikinya (mata, hidung, telinga dan sebagainya). Dengan sendirinya, pada waktu penginderaan sampai menghasilkan pengetahuan tersebut sangat dipengaruhi oleh intensitas perhatian dan persepsi terhadap objek. Sebagian besar pengetahuan seseorang diperoleh melalui indera pendengaran dan penglihatan. Pengetahuan seseorang terhadap objek mempunyai intensitas yang berbeda-beda Jadi, Knowledge Management yang biasa disingkat KM, merupakan kegiatan organisasi dalam mengelola pengetahuan sebagai aset, dimana dalam berbagai strateginya ada penyaluran pengetahuan yang tepat kepada orang yang tepat dan dalam waktu yang cepat, hingga mereka bisa saling berinteraksi, berbagi pengetahuan dan mengaplikasikannya dalam pekerjaan sehari-hari demi peningkatan kinerja organisasi.
BAB II TINAJUAN PUSTAKA
Knowledge management sebagai sebuah konsep dimana setiap perusahaan mengelola pengetahuan organisasi secara efektif guna menciptakan business value dan competitive advantage. Pengetahuan yang semula milik individu, kini menjadi milik perusahaan, dan dapat digunakan serta disebarluaskan untuk kepentingan perusahaan. Konsep ini telah sesuai dengan apa yang ditulis Peter F. Drucker dalam bukunya Landmark of Tomorrow di tahun 1959. Menurutnya, seorang pekerja yang efektif akan mengandalkan pengetahuannya dan tidak terbatas pada kemampuannya saja. Dalam mengetahui sebuah pengetahuan atau knwoledge ada enam tingkatan yang harus perlu diketahui: 1. Tahu (know) Tahu diartikan hanya sebagai recall (memanggil) memori yang telah ada sebelumnya setelah mengamati sesuatu. Untuk mengetahui atau mengukur bahwa orang tahu sesuatu dapat menggunakan pertanyaan-pertanyaan. 2. Memahami (comprehension) Memahami suatu objek bukan sekedar tahu terhadap objek tersebut, tidak sekedar dapat menyebutkan, tetapi orang tersebut harus dapat menginterpretasikan secara benar tentang objek yang diketahui tersebut 3. Aplikasi (application) Aplikasi diartikan apabila orang yang telah memahami objek yang dimaksud dapat menggunakan atau mengaplikasikan prinsip yang diketahui tersebut pada situasi yang lain. 4. Analisis (analysis) Analisis adalah kemampuan seseorang untuk menjabarkan dan / atau memisahkan, kemudian mencari hubungan antara komponen-komponen yang terdapat dalam suatu masalah atau objek yang diketahui. Indikasi bahwa pengetahuan seseorang itu sudah sampai tingkat analisis adalah apabila orang tersebut telah membedakan atau memisahkan, mengelompokkan, membuat diagram terhadap pengetahuan atas objek tersebut.
5. Sintesis (synthesis) Sintesis menunjukkan suatu kemampuan seseorang untuk merangkum atau meletakkan dalam satu hubungan yang logis dari komponen-komponen pengetahuan yang dimiliki. Dengan kata lain, sintesis adalah suatu kemampuan untuk menyusun formulasi baru dari formulasi-formulasi yang telah ada 6. Evaluasi (evaluation) Evaluasi berkaitan dengan kemampuan seseorang untuk melakukan justifikasi atau penilaian terhadap suatu objek tertentu. Penilaian ini dengan sendirinya didasarkan pada suatu kriteria yang ditentukan sendiri atau norma-norma yang berlaku di masyarakat Knowledge Management seringkali dianggap sebagai salah satu bentuk teknologi informasi, padahal sebenarnya itu tidak demikian, tetapi sesungguhnya banyak konsep dan strategi KM berasal dari sumber teknologi informasi. Memang teknologi informasi memegang peranan penting dalam menentukan tingkat keberhasilan berjalannya Knowledge Management. Hal yang perlu diingat bahwa inti dari implementasi suatu strategi KM adalah manusia, dengan fokus mengelola mindset (pola pikir) dan perilaku manusia dalam suatu organisasi. Sistem informasi yang didukung oleh teknologi informasi hanyalah pendukung. Upaya itu tidak cukup tanpa mengetahui bagaimana mendorong agar terjadi suatu perubahan (change) dalam cara memimpin, cara bekerja, dan cara berfikir yang dilakukan secara terus menerus sehingga menjadi suatu kebiasaan atau budaya baru. Proses penyebarluasan etika KM membutuhkan perjalanan panjang, tidak ada jalan pintas, dan oleh karena itu harus segera dimulai. Kalau tidak, perusahaan yang tidak melakukan perubahan dalam konsep KM tidak akan mampu bertahan dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat. Knowledge atau pengetahuan itu bisa dibagi menjadi dua yaitu : 1. Explicit Knowledge : pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa sebagai bahan pembelajaran (reference) untuk orang lain.
2. Tacit Knowledge : pengetahuan yang berbentuk know-how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of thumb. Dalam pengertian secara bebasnya, Knowledgmen Management (KM) atau manajemen pengetahuan adalah metode yang dilakukan dalam upaya mengelola pengetahuan yang ada, agar tidak hilang dan dapat dipergunakan kembali sesuai kebutuhan untuk sesuatu yang lebih baik, diantaranya mencakup menghindari kesalahan yang sama yang pernah terjadi, mempercepat pengambilan keputusan maupun penyelesaian berbagai hal. Knowledge management ini bisa dimanfaatkan baik bagi sebagai pribadi sampai tingkat perusahaan maupun pemerintah. Pada tingkat perusahaan, knowledge management merupakan perpaduan dari : •
Strategi bisnis; kemana perusahaan akan dibawa, dan bagaimana strategi pencapaian targetnya.
•
Information
Technology
(IT);
tools
yang
dipergunakan
untuk
mengimplementasikan strategi perusahaan. •
Manajemen SDM : pelaku utama dari strategi perusahaan. Terdapat
hambatan-hambatan
bagaimana
mengelola
knowledge
management adalah bagaimana mengambil pengetahuan dan pengalaman dari karyawan dan bagaimana mengelolanya. Termasuk dalam hal ini ide-ide, best practisei dan worst practise. Hal-hal tersebut perlu adanya implementasi agar konsep ini terus berkembang, alasanya sebagai berikut: 1. Mempercepat arus informasi di internal perusahaan atau proses edukasi ke karyawan menjadi lebih mudah. 2. Efisiensi biaya peningkatan kualitas dan knowledge sdm 3. Menghindari hilangnya key person perusahaan yang menyebabkan hilangnya knowledge perusahaan. 4. Membantu perusahaan dalam hal knowledge retention. 5. Perusahaan menjadi tidak perlu terlalu banyak mengadakan in-class training, karena proses pelatihan dpt dilakukan dimana saja dan kapan saja. 6. Dengan penanganan problem dengan cepat, berdampak pada customer satisfaction.
7. Manajemen juga bisa mendapat informasi yang lebih akurat untuk analisis dan mengambil keputusan. 8. Manfaat terbesar knowledge management : merangsang tumbuhnya ide dari setiap karyawan pada bisnis perusahaan. Kerna memungkinkan karyawan menangkap tacit knowledge, untuk berbagi info aktivitas serta memelihara dan mempercepat penciptaan knowledge. Dalam melaksanakan knowledge management, sistem IT hanyalah tools, dimana prosesnya dijalankan oleh manusia. Key success factor KM ini adalah manusia sebagai pengisi KM dengan tepat dan akurat, karena manusia punya kemauan, pemikiran dan motivasi sendiri-sendiri dalam menjalankan sebuah pekerjaannya. Dalam KM aplikasi bukanlah yang terpenting, namun lebih ke bagaimana KM bisa digunakan dan isinya bisa dipakai oleh orang lain. Sehingga bagaimana KM bisa memotivasi orang untuk bekerja, menggunakan dan berbagi informasi dengan yang lain. Selain itu yang juga penting adalah budaya, yang lebih mempengaruhi secara group atau kelompok. Jika budaya perusahaan mendukung secara positif pelaksanaan dan penggunaan KM maka perusahaan tersebut akan semakin kuat.
BAB III PEMBAHASAN “…willingness to embrace new ideas and learn continuously.” Itulah sepenggal dari jargon PT Unilever Indonesia yang menaruh knowledge dan learn sebagai tujuan dalam corporate culture-nya. Oleh karena itu, PT Unilever membuat knowledge sharing sebagai implementasi kedalam bagian bisnisnya, yaitu: Employee melalui online sharing heart dan mind, consumer dan custumer contohnya melalui advertising yang membuat masyarakat mengerti pentingnya
hidup
sehat.
PT
Unilever
memang
memiliki
komitmen
mengkapitalisasi pengetahuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. PT Unilever memahami pentingnya manajemen pengetahuan dalam suatu organisasi untuk membantu meningkatkan kompetensi SDM, sehingga perusahaan mampu menghadirkan layanan, produk dan program yang inovatif serta terpercaya. Oleh karena itu, PT. Unilever Indonesia, Tbk meraih penghargaan Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE) sebanyak 3 kali berturut-turut pada 2005-2008 sebagai perusahaan yang menciptakan budaya belajar sekaligus penerapan Knowledge Management. Menurut PT Unilever, ada beberapa alasan diciptakanya budaya sharing pengetahuan, yaitu: 1. Cara kerja perusahaan adalah selalu berkomunikasi dan berkolaborasi antara satu dengan yang lain. Budaya sharing akan memperkuat kemampuan dalam berkomunikasi maupun bekerjasama di dalam tim. 2. Industri Fast Moving Consumer Goods (FMCG) yang dijalani Unilever sangat dinamis. Persaingan begitu ketat dan konsumen dengan mudah bisa berpindah dari satu brand ke brand yang lain. Untuk itu Unilever membutuhkan tim yang bisa saling berkolaborasi dengan baik satu sama lain. 3. Banyaknya talenta-talenta berkualitas yang ada di dalam perusahaan. Dengan demikian, ada banyak pengetahuan yang siap dibagi oleh talenta tersebut.
4. Sebagai sebuah perusahaan Unilever terlalu besar. Budaya sharing akan membuatnya lebih lincah dan responsif dalam menghadapi perubahan, tantangan maupuk persaingan. 5. Budaya berbagi (sharing) merupakan salah satu fondasi dalam membangun Knowledge Management (KM) di sebuah perusahaan. Dalam proses sharing, setiap individu atau karyawan membagi pengetahuan dan pengalamannya kepada rekan kerja yang lain. Sehingga hal-hal yang telah menjadi pengetahuan pribadi dibagi sehingga menjadi pengetahuan publik. Selanjutnya hasil dari sharing tersebut akan diterapkan oleh rekan kerja yang lain sehingga meningkatkan kemampuan maupun kinerja mereka. Pada akhirnya akan terjadi transformasi dari pengetahuan individu-individu menjadi pengetahuan organisasi. Proses sharing ini sekaligus menciptakan hubungan baik secara pribadi maupun emosional antara orang-orang yang terlibat di dalamnya. Terdapat tiga pilar sharing yang diterpakan oleh PT Unilever menjalankan prses knowledge management-nya, yaitu: 1. Kontributor Adanya orang yang diidentifikasi sekaligus bersedia memberikan sharing kepada orang lain. Tugas organisasi adalah bagaimana menciptakan rasa senang untuk berbagi dari para kontributor dan bagaimana mereka dihargai atas kontribusinya. 2. Audiens Tanpa audiens tentunya tidak ada yang akan menjadi pendengar dalam sebuah proses sharing keilmuan. Dalam hal ini audiens adalah seluruh karyawan yang ada di perusahaan atau organisasi. Peran organisasi adalah menciptakan semangat, keinginan, dan dorongan bagi mereka agar secara aktif terus ingin belajar pengetahuan maupun pengalaman yang baru. 3. Media Sharing Kontributor dan Audiens membutuhkan media untuk bertemu. Untuk itu peran organisasi menajadi fasilitator dalam menyediakan media yang tepat untuk berbagai jenis sharing yang berbeda. Organisasi harus mampu melihat media-
media apa yang disukai oleh para audiens sehingga mereka bersedia belajar tanpa harus diminta. Dalam melakukan knowledge management, PT Unilever Indonesia melakukan berbagai pendekatan program pembelajaran (Learning). Proses kegiatan pembelajaran tersebut secara total company, Unilever Indonesia akhirnya merumuskan sebuah program yang disebut Learning Award. Program ini mewadahi hampir seluruh kegiatan pembelajaran di perusahaan baik yang sifatnya formal dan terstruktur maupun yang informal dan sporadis. Learning Award adalah suatu sistem untuk memotivasi orang-orang yang memberikan sharing pengetahuan dan pengalaman kepada rekan kerja yang lain. Atas kontribusi tersebut, mereka mendapatkan poin yang dapat ditukarkan dengan berbagai hadiah sebagai bentuk apresiasi. Perlu diingat disini, apresiasi tidak harus berbentuk materi karena apresiasi tertinggi justru dirasakan ketika seseorang merasa bisa berkontribusi banyak kepada rekan kerjanya yang lain lewat sharing berbagai pengetahuan dan pengalaman serta ketika dia dihargai sebagai salah satu internal trainer di perusahaan. Setiap tahunnya ditentukan karyawan-karyawan terbaik yang berjasa besar dalam program pembelajaran dengan pemberian penghargaan (award) tertentu seperti: •
Learning Champion of The Year
•
Coach of The Year
•
The Most Active Contributor
•
The Most Valued Contributor
•
Top Scorer Award Dan secara khusus sebagai pimpinan perusahaan akan memberikan
selamat dan penghargaan yang menciptakan kebanggaan bagi para kontributor kegiatan pembelajaran dan membuat mereka semangat untuk lebih berkontribusi dan lebih baik lagi di tahun-tahun berikutnya. Kegiatan ini pada akhirnya ditujukan untuk kemajuan perusahaan agar terus menjadi terbaik.
Salah satu keunggulan PT Unilever Indonesia dalam mengembangkan knowledge management maupun menciptakan learning organization adalah kemampuannya dalam menciptakan berbagai program pembelajaran yang unik dan menarik. Awalnya program ini ada yang merupakan usulan karyawan, sebuah ide yang secara tidak sengaja disampaikan dalam sebuah pembicaraan maupun hasil dari analisa kebutuhan untuk memanfaatkan berbagai media yang ada. Program pembelajaran yang dirancang antara lain: 1. Sharing Pengetahuan Sharing ini bersifat mendalam dengan menghadirkan tokoh-tokoh di perusahaan. Knowledge Club adalah sebuah talk show menghadirkan nara sumber dari top management atau senior manager di mana mereka berbagi banyak hal mulai dari keahlian khsusus, pengetahuan teknis dan non teknis, pengalaman pribadi dan berbagai hal lainnya untuk menjadi sebuah pembelajaran bagi seluruh karyawan yang mendengarkan. Retrospect adalah sebuah proses melakukan kilas balik atau retrospeksi atas apa yang sudah dilakukan di masa lalu. Topik yang dibahas terutama projectproject yang dilakukan perusahaan baik yang berhasil maupun gagal. Jika berhasil akan menjadi catatan bagi generasi penerus untuk keberhasilan yang lebih besar di masa mendatang. Sedangkan dari project yang gagal semua orang belajar pelajaran apa yang dapat dipetik dari kegagalan tersebut sehingga dapat dihindari di masa mendatang. Retrospect dilakukan lewat talk show dan kemudian hasilnya dirangkum dalam sebuah dokumen learning dengan gaya pembahasan berupa artikel bisnis sebagai dokumen berharga bagi generasi selanjutnya di perusahaan. 2. Sharing Informal SOLAR (Share of Learning and Result) adalah program ini dirancang agar siapa saja bisa memberikan sharing pengetahuan dan pengalaman terutama yang berkaitan pekerjaan atau mendukung seseorang untuk berkarya lebih baik lagi. Selain memanfaatkan kontributor dari para internal trainer di perusahaan juga sesekali mengundang pembicara tamu.
GLAD (Group Learning and Development) adalah proses sharing dari karyawan yang lebih senior kepada adik-adiknya tentang dunia kerja, pengalaman pribadi, maupun tips-tips dalam menjalani tantangan di pekerjaan maupun kehidupan pribadi. Video Café adalah sebuah program unik di mana para peserta menyaksikan program video interaktif tentang berbagai topik pengembangan diri sambil menikmati kopi hangat yang membangkitkan selera. Book Club adalah dirancang agar karyawan yang gemar membaca mendapat wadah untuk memberikan sharing kepada karyawan lainnya tentang pelajaran dan ilmu yang didapat dari buku-buku yang pernah dibacanya. 3. Online Sharing Agar sebuah aktivitas pembelajaran (learning) dapat dinikmati oleh siapa saja dan kapan saja, maka hampir seluruh kegiatan di atas memiliki catatan baik berupa dokumentasi video, rekaman suara, laporan pembahasan, maupun presentasi yang dipakai para kontributor. Seluruh materi ini disimpan dan ditata dengan rapi dalam situs internal perusahaan yang diberi nama K-Club yang berarti Knowledge Club. PT Unilever Indonesia, sebagai perusahaan yang mendukung budaya belajar bagi seluruh karyawannya, tidak lengkap rasanya jika tidak memiliki sebuah perpustakaan. Untuk itu PT Unilever Indonesia memiliki perpustakaan yang menyediakan berbagai buku menarik terkait bisnis dan pengembangan pribadi bagi seluruh karyawan. Untuk memudahkan dibuat sistem Online Library sehingga seorang karyawan di manapun dia berada bisa mengakses dan mencari buku yang dibutuhkan dari meja kerjanya. Koleksi perpustakaan ini dilengkapi pula dengan koleksi digital lainnya seperti e-book, ringkasan dari buku-buku bisnis maupun ditambahkan modul-modul training yang dirancang dan dibuat sendiri oleh karyawan.
BAB IV KESIMPULAN Dalam mengelola knowledge management, PT Unilever Indonesia berhasil mengelola pengetahuan sebagai aset strategis, dan menjadikan pengetahuan sebagai salah satu indikator utama keberhasilan. Jadi, modal utama suatu perusahaan itu tidak lagi terfokus pada aset yang tangible melainkan telah berubah ke aset intangible yang merupakan wujud kreatifitas dan inovasi yang bersumber pada pengetahuan. Sebagai suatu aset yang strategis, pengetahuan harus dikelola dan dikembangkan. Dengan manajemen pengetahuan yang efektif, akan tercipta iklim yang kondusif atau budaya belajar dan berbagi pengetahuan, sehingga pengetahuan para individu yang sangat beragam menjadi mudah dipadukan hingga menjadi pengetahuan organisasi atau perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA Noer, Muhammad, Kunci Sukses Menciptakan Budaya Belajar Organisasi, http://www.muhammadnoer.com/ . diakses tanggal 17 Maret 2011 Suroso, Arif Imam, 2011. Teori Organisasi dan Manajemen Pengetahuan. MB IPB. Bogor
Supriyanto, Bambang, Knowledge Management – Competitive Advantage, http://km.gunarta.net/node/47/ . diakses tanggal 17 Maret 2011
