VI. RENCANA MANAJEMEN DAN ORGANISASI 6.1. Aspek Legalitas Suatu industri yang didirikan perlu mendapatkan legalitas dari pihak yang terkait, dalam hal ini adalah pemerintah. Hal ini bertujuan untuk mengetahui keberadaan industri tersebut dan memberikan kemudahan dalam perjalanan melakukan kegiatan usaha, mendapatkan dukungan serta terikat pada kebijakan yang berlaku pada daerah tertentu. Untuk melegalisasi pendirian dan pengoperasian industri cokelat batangan perlu dibentuk menjadi badan usaha. 6.1.1. Badan Usaha Perusahaan yang ada di Indonesia terdapat dalam beberapa bentuk, yaitu Perseroan Terbatas (PT), Persekutuan Komanditer (CV), Koperasi, Firma, Kongsi, Yayasan dan bentuk usaha tetap. Dalam hal pemilikan, bentuk perusahaan dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain ukuran perusahaan, jenis perusahaan, pembagian laba, resiko yang akan ditanggung, pembagian pengawasan dan aturan penguasaan perusahaan. Bentuk badan usaha dari industri cokelat batangan adalah perseroan terbatas (PT). Pemilihan ini dilakukan dengan alasan modal investasi yang dibutuhkan relatif cukup besar. Perseroan terbatas adalah “badan hukum yang merupakan persekutuan modal, didirikan berdasarkan perjanjian, melakukan kegiatan usaha dengan modal dasar yang seluruhnya terbagi dalam saham dan memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam Undang-Undang ini serta Peraturan pelaksanaannya” (UndangUndang Nomor 40, 2007). Selain itu bentuk badan usaha perseroan terbatas memiliki beberapa keuntungan yaitu : 1. Kewajiban terbatas Tidak seperti Partnership, pemegang saham sebuah perusahaan tidak memiliki kewajiban untuk obligasi dan hutang perusahaan. Akibatnya, kehilangan potensial yang terbatas tidak dapat melebihi dari jumlah yang mereka bayarkan pada saham. Tidak hanya mengizinkan perusahaan untuk melaksanakan usaha yang beresiko, tetapi kewajiban terbatas juga membentuk dasar untuk perdagangan di saham perusahaan. 2. Masa hidup abadi Aset dan struktur perusahaan dapat melewati masa hidup dari pemegang sahamnya, pejabat atau direktur. Ini menyebabkan stabilitas modal yang dapat menjadi investasi dalam proyek yang lebih besar dan dalam jangka waktu yang lebih panjang dari aset perusahaan tetap dapat menjadi subyek disolusi dan penyebaran. Kelebihan ini juga sangat penting dalam periode pertengahan. 3. Efisiensi manajemen Manajemen dan spesialisasi memungkinkan pengelolaan modal yang efisien sehingga memungkinkan untuk melakukan ekspansi dan dengan menempatkan orang yang tepat, efisiensi maksimum dari modal yang ada. Selain itu, adanya pemisahan antara pengelola dan pemilik perusahaan sehingga terlihat tugas pokok dan fungsi masing-masing. 4. Adanya pemisahan fungsi antara pemegang saham dan pengurus atau direksi. 5. Memiliki komisaris yang bertanggung jawab sebagai pengawas.
65
6.1.2. Perizinan Dalam mendirikan perseroan terbatas (PT) diperlukan beberapa langkah perizinan yaitu dengan menggunakan akta resmi (akta yang dibuat oleh notaris) yang di dalamnya dicantumkan nama lain dari perseroan terbatas, modal, bidang usaha, alamat perusahaan, dan lain-lain. Syarat-syarat pendirian PT secara formal berdasarkan UU No. 40/2007 adalah sebagai berikut : 1. Pendiri minimal dua orang atau lebih (pasal 7 ayat 1). 2. Akta notaris yang berbahasa Indonesia. 3. Setiap pendiri harus mengambil bagian atas saham, kecuali dalam rangka peleburan (pasal 7 ayat 4). 4. Akta pendirian harus disahkan oleh menteri kehakiman dan diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia (pasal 7 ayat 4). 5. Modal dasar minimal Rp. 50.000.000,00 dan modal disetor minimal 25 % dari modal dasar (pasal 32 dan pasal 33). 6. Minimal satu orang direktur dan satu orang komisaris (pasal 92 ayat 3 dan pasal 108 ayat 3). 7. Pemegang saham harus WNI atau Badan Hukum yang didirikan menurut hukum Indonesia kecuali PT. penanaman modal asing. Persyaratan material yang harus dipenuhi berupa kelengkapan dokumen yang harus disampaikan kepada Notaris pada saat penandatanganan akta pendirian antara lain : 1. KTP dari para Pendiri (minimal dua orang dan bukan suami-isteri). Apabila pendirinya hanya suami-isteri (tidak pisah harta), maka harus ada satu orang lain lagi yang bertindak sebagai pendiri atau pemegang saham. 2. Modal dasar dan modal disetor. 3. Jumlah saham yang diambil oleh masing-masing pendiri. 4. Susunan Direksi dan Komisaris serta jumlah Dewan Direksi dan Dewan Komisaris. Sedangkan untuk perizinan perusahaan berupa surat keterangan domisili perusahaan, NPWP perusahaan, SIUP, TDP/WDP dan PKP, maka dokumen-dokumen pelengkap yang diperlukan antara lain : 1. Kartu Keluarga Direktur Utama. 2. NPWP Direksi. 3. Fotokopi Perjanjian Sewa Gedung berikut surat keterangan domisili dari pengelola gedung (apabila kantornya berstatus sewa), sedangkan apabila berstatus milik sendiri, maka diperlukan fotokopi sertifikat tanah dan fotokopi PBB terakhir berikut bukti pelunasannya. 4. Pas foto Direktur Utama atau penaggung jawab ukuran 3x4 sebanyak dua lembar. 5. Foto kantor tampak depan, tampak dalam (ruangan berisi meja, kursi, komputer berikut satu hingga dua orang pegawainya). Biasanya ini dilakukan untuk mempermudah pada saat survei lokasi untuk PKP dan SIUP. 6. Stempel perusahaan.
66
6.1.3. Pajak Industri cokelat batangan tidak terlepas dari kewajiban pajak yang dibebankan, sesuai dengan Undang Undang No.17 tahun 2000 tentang pajak penghasilan yang menyatakan bahwa yang menjadi subyek pajak adalah badan yang terdiri dari Perseroan Terbatas, Perseroan Komanditer, Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), Perseroan atau perkumpulan lainnya, Firma Kongsi, Koperasi, Yayasan atau lembaga untuk usaha tetap. Penentuan besar pajak penghasilan yang dilakukan berdasarkan Undang-Undang Perpajakan No. 36 Tahun 2008 Pasal 17 Ayat 1b yang menyatakan bahwa pajak penghasilan untuk suatu badan dalam negeri dan bentuk badan usaha sebesar 28%.
6.2. Kebutuhan Tenaga Kerja Analisa kebutuhan tenaga kerja merupakan salah satu aspek dalam menajemen operasi yang perlu direncanakan pada awal proyek. Proses produksi cokelat batangan sebagian besar bahkan hampir keseluruhan dilakukan oleh mesin, namun dalam pelaksanaannya proses produksi tetap dibutuhkan tenaga kerja manusia sebagai operator, pengawas proses produksi, dan beberapa kegiatan produksi yang membutuhkan campur tangan manusia secara langsung. Selain dalam lingkup proses produksi, tenaga kerja dibutuhkan dalam pelaksanaan aktivitas di luar produksi, seperti kegiatan administrasi, kegiatan pemasaran, kegiatan distribusi dan transportasi, serta kegiatan lainnya. Tenaga kerja yang digunakan disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan dan kriteria tenaga kerja yang dibutuhkan. Industri cokelat batangan merupakan perusahaan dalam negeri yang baru didirikan sehingga kebutuhan sumber daya manusia merupakan hal yang sangat penting untuk ditetapkan dengan baik. Untuk saat ini perlu dibuat penggolongan pekerja ke dalam golongan tetap, yaitu beberapa orang pekerja mulai dari direktur, manajer, operator, dan staf masing-masing bidang yang telah ditetapkan dan sistem penggajian ditetapkan dengan cara pembayaran berkala setiap bulan. Sedangkan buruh angkut digolongkan ke dalam tenaga kerja tidak tetap. Penentuan jumlah tenaga kerja diperhitungkan dalam mengidentifikasi kegiatan, sifat, dan beban kerja sehingga dapat ditentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Rincian penetapan kebutuhan tenaga kerja disajikan pada Tabel 6.2.
67
Tabel 6.1. Penentuan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan pada setiap pekerjaan No. 1.
2.
3.
4.
5.
6. 7.
Kegiatan Produksi b. Pencampuran, pemastaan, pematangan dan homogenisasi c. Tempering d. Pencetakan e. Pendinginan f. Pengemasan g. Teknisi pemeliharaan mesin dan peralatan Perencanaan produksi a. Membuat perencanaan produksi minimal 5 tahun ke depan b. Berkoordinasi dengan bagian pemasaran dan logistik untuk mengontrol kontinuitas produksi Administrasi dan keuangan a. Mengkoordinasi laporan administrasi dan keuangan a. Melakukan pembukuan perusahaan Pemasaran a. Membuat perencanaan pasar untuk 10 tahun ke depan (disesuaikan dengan umur proyek) b. Menetapkan sistem pemasaran bagi perusahaan c. Mengikuti pameran-pameran bisnis Logistik dan distribusi a. Memastikan persediaan bahan baku dan produk b. Pendistribusian bahan baku dan produk Keamanan Menjaga keamanan pabrik selama 24 jam (dibagi menjadi 2 shift) Pengawasan mutu
Sifat
Jumlah Tenaga Kerja (Orang)
Rutin harian Rutin harian Rutin harian Rutin harian Rutin harian Rutin harian
2 2 2 2 2 1
Temporer Rutin bulanan
1 1
Rutin harian Rutin harian
1 1
Rutin harian Rutin harian Temporer
1 1 1
Rutin harian Rutin harian
1 2
Rutin harian
4
68
Tabel 6.1. Penentuan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan pada setiap pekerjaan (lanjutan) No.
8. a. b. 9.
Kegiatan Melakukan pengawasan terhadap mutu produk yang dihasilkan Kebersihan Membersihkan lingkungan pabrik Membantu para pekerja memaintenance aset perusahaan Supir Mengendarai kendaraan perusahaan untuk kebutuhan di pabrik dan di kantor Jumlah
Sifat Rutin harian
Jumlah Tenaga Kerja (Orang) 2
Rutin harian Rutin harian
2
Rutin harian
4 33
69
Berdasarkan perhitungan kebutuhan tenaga kerja tersebut, langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah membuat tabel kebutuhan tenaga kerja beserta kualifikasinya yang disajikan pada Tabel 6.3. Tabel 6.2. Kebutuhan dan kualifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan pada industri cokelat batangan No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Jabatan Direktur Manajer produksi dan QC Manajer administrasi dan keuangan Manajer logistik dan distribusi Manajer pemasaran Staf pemasaran Staf logistik dan distribusi Staf administrasi dan keuangan Operator Laboran Office boy (OB) Keamanan Supir Jumlah
Kualifikasi Pendidikan S1 S1 S1 S1 S1 SMA SMA SMA SMK Mesin SMK Analisis Kimia SMA SMA SMA
Jumlah (Orang) 1 1 1 1 1 2 2 1 11 2 2 4 4 33
Pada perencanaan ini diperkirakan jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan adalah 33 orang. Pada awal pendirian industri, komposisi tenaga kerja terbanyak difokuskan pada bagian pemasaran. Hal ini berkaitan dengan sifat produk yang tergolong baru dan masih berada pada tahap pengenalan, sehingga pemasaran merupakan suatu hal yang penting dalam rangka pengenalan dan pencarian pasar cokelat batangan. Untuk perkembangan perusahaan selanjutnya tidak menutup kemungkinan dilakukan perubahan komposisi tenaga kerja maupun dilakukan rotasi kerja.
6.3. Struktur Organisasi Setelah identifikasi jabatan menghasilkan gambaran yang jelas, kemudian disusun neraca organisasi pengelola operasi. Hal ini dikarenakan penekanan kepada spesialisasi dan efisiensi, maka struktur organisasi operasi pada umumnya disusun atau dikelompokkan berdasarkan fungsi (dengan beberapa variasi seperti organisasi berdasarkan produk atau area). Organisasi lini memberikan kerangka dasar kepada organisasi selanjutnya apabila perusahaan tumbuh dan berkembang. Manajemen operasional industri yang baik akan mampu memenuhi segala kebijakan dan tujuan perusahaan. Tenaga manajemen yang ahli merupakan faktor utama dalam keberhasilan manajemen industri. Menurut Sutojo (2000), tenaga kerja yang tepat dan berkualitas dapat diperoleh dengan mengetahui beberapa hal penting, yaitu uraian jenis pekerjaan atau tugas pokok yang diperlukan untuk menjalankan operasional industri, struktur organisasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugastugas perusahaan secara efisien, persyaratan minimal yang harus dipenuhi untuk mengisi jabatan yang ada untuk mengisi kekurangan ahli. Semua pekerjaan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan harus dirinci dan didistribusikan semuanya kepada orang-orang yang mampu bekerja di bidang tersebut. Untuk itu harus disiapkan mekanisme koordinasi. Pada perusahaan cokelat batangan yang akan didirikan, setiap pekerjaan didistribusikan kepada pekerja berdasarkan kualifikasi yang dimiliki.
70
Keseluruhan rangkaian kegiatan operasi akan dijalankan oleh beberapa bagian sesuai dengan bidang masing-masing. Secara umum struktur organisasi pada perusahaan cokelat batangan terbagi menjadi beberapa tahapan hirarki, yaitu direktur, beberapa manajer, dan staf. Rencana struktur organisasi perusahaan yang menunjukkan setiap bagian memiliki peranan dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya masing-masing dapat dilihat pada Gambar 6.1 : Direktur
Manajer Pemasaran
Staf Pemasaran
Manajer Produksi dan QC
Laboran
Operator
Manajer Logistik dan Distribusi
Manajer Administrasi dan Keuangan
Staf Administrasi dan Keuangan
Staf Logistik dan Distribusi
Office Boy
Keamanan dan supir
Gambar 6.1. Struktur organisasi industri cokelat batangan
6.4. Deskripsi Pekerjaan Agar pembagian tugas dan tanggung jawab menjadi jelas, maka perlu disusun uraian kerja masing-masing posisi sehingga setiap tanggung jawab dapat dilaksanakan dengan baik. Setiap pekerjaan dideskripsikan secara jelas dan diberikan kepada pekerja yang memiliki kemampuan dalam melaksanakan tanggung jawab tersebut. Deskripsi tugas dan tanggung jawab disusun untuk memudahkan pekerja dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya. Deskripsi tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan di industri cokelat batangan antara lain : 1. Direktur Direktur bertugas mengelola keseluruhan fungsi perusahaan cokelat batangan yang meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan kegiatan manajer dan staf yang berada di bawahnya. 2. Manajer Pemasaran Manajer pemasaran bertugas memasarkan produk, melaksanakan strategi pemasaran yang ditetapkan, menjalankan kegiatan promosi, dan menjalin kerja sama dengan mitra. 3. Manajer Produksi dan Quality Control (QC) Manajer produksi dan quality control (QC) bertugas melakukan pengawasan dan pelaksanaan kegiatan produksi cokelat batangan, mengawasi kualitas bahan baku dan produk, memelihara dan menjaga sarana produksi, dan melakukan penelitian dan pengembangan produk (research and development) agar mampu menghasilkan produk yang sesuai dengan keinginan konsumen. 4. Manajer Administrasi dan Keuangan Manajer administrasi dan keuangan bertugas mengkoordinasikan laporan administrasi dan keuangan di dalam perusahaan.
71
5. Manajer Logistik dan Distribusi Manajer logistik dan distribusi bertugas mengelola pengadaan bahan baku dan bahan pembantu, pendistribusian produk, dan mengelola berbagai hal yang terkait dengan pengadaan logistik cokelat batangan. 6. Staf Pemasaran Staf pemasaran bertugas memasarkan produk, melaksanakan strategi pemasaran yang telah ditetapkan, menjalankan kegiatan promosi, dan pameran-pameran bisnis. 7. Staf Logistik dan Distribusi Staf logistik dan distribusi bertugas mengelola pendistribusian produk serta mengatur pengadaan dan pengelolaan bahan baku. 8. Staf Administrasi dan Keuangan Staf administrasi bertugas melaksanakan dan mengawasi kegiatan pencatatan administrasi dan keuangan kantor serta operasional perusahaan. 9. Laboran Laboran bertugas melakukan pengawasan terhadap mutu produk dengan melakukan pengecekan mutu bahan baku, hasil dari tiap tahap produksi, dan produk akhir sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan sesuai dengan arahan dari manajer produksi dan QC. 10. Operator Operator bertugas menjalankan mesin sesuai dengan prosedur yang ada dan memastikan mesin berjalan sesuai dengan kriteria yang sebenarnya. Operator harus selalu melakukan pengawasan terhadap proses produksi dan kinerja mesin agar tidak terjadi penyimpangan produk yang tidak diinginkan. Operator juga melakukan perawatan mesin dan alat-alat produksi. 11. Office Boy (OB) Office boy bertugas membersihkan lingkungan pabrik dan kantor serta membantu para pekerja memelihara aset perusahaan. 12. Keamanan Keamanan bertugas menjaga keamanan perusahaan dengan jumlah jam kerja 24 jam, siang dan malam dengan pembagian waktu kerja menjadi tiga shift. 13. Supir Supir bertugas mengendarai kendaraan perusahaan untuk kepentingan dan kebutuhan baik di pabrik maupun di kantor.
72
