1 PERANGKAT LUNAK PENGOLAH ANGKA ` Standar Kompetensi : 2. Kompetensi Dasar
Menggunakan perangkat lunak pengolah angka untuk menghasilkan informasi. : 2.1. Menggunakan menu ikon yang terdapat dalam perangkat lunak pengolah angka. 2.2. Membuat dokumen pengolah angka dengan variasi teks, tabel, grafik, gambar, dan diagram. 2.3. Mengolah dokumen pengolah angka dengan variasi teks, tabel, grafik, gambar, dan diagram untuk menghasilkan informasi. Microsoft Excel
Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode-metode pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-data perusahaan, hasil-hasil penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi. Microsoft Excel merupakan salah satu program Aplikasi dari keluarga Microsoft Office yang memiliki ciri khusus sebagai program pengolah angka dan merupakan pengolah database (basis data) sederhana.. Microsoft Excel sering juga disebut sebagai lembar kerja elektronik (electronic spreadsheet). Sebelum OS Windows ada, program sejenis Excel telah popular yang bekerja di bawah DOS (Disk Operating System), yaitu Lotus yang fungsinya sama sperti Excel. Dengan kata lain Excel merupakan pengembangan darin Lotus. Microsoft Excel dapat digunakan untuk membuat berbagai lembar kerja, melakukan perhitungan baik matematik, statistkal ataupun perhitungan lainnya, mengolah data, menganalisis data, mempresentasikan data, membuat bagan dan grafik, serta untuk membuat laporan data. Disamping itu Excel dapat juga digunakan untuk Hyperlink akses ke internet. 2.1.
Menggunakan menu ikon yang terdapat dalam perangkat lunak pengolah angka
A. Memulai Program Microsoft Excel Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal lebih dulu bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah2 umum yang akan digunakan. Beberapa istilah2 umum yang diberikan pada gambar dibawah ini akan banyak digunakan dalam pembahasan selanjutnya, sehingga akan lebih baik bila kita menghafalkannya dengan baik.. Untuk menjalankan program Excel lakukan langkah-langkah berikut ini: Cara pertama Klik tombol Start kemudian pilih All Programs, lalu Klik Microsoft Excel, perhatikan gambar berikut ini:
2 Cara kedua Double Klik Icon Excel pda Desktop,perhatikan gambar berikut:
Cara ketiga Klik Start, pilih Run kemudian ketikkan Excel lalu tekan Enter.
Setelah anda lakukan salah satu dari ketiga cara di atas, maka pada layer computer anda akan tampil lembar kerja Excel seperti tampilan berikut ini:
Title bar
Address bar
Toolbar standart
Menu bar
Judul kolom
Toolbar Formatting
Formula bar
Pointer Judul baris
Cell / sel
Lembar kerja Excel Gridlines Toolbar Drawing
Scroll bar
Sheet
Keterangan Title bar Menu Bar
: bar/balok judul sebagai identitas suatu program (ada pada setiap program) : Menu yang berisi perintah-perintah pada Excel yang masih terdapat sub-sub menu di bawahnya. Toolbar standart : Toolbar yang berupa icon-icon perintah dasar Toolbar Formatting : Toolbar yang berisi perintah-perintah pada menu format. Address bar : Toolbar yang berisi alamat suatu Cell Formula Bar : Tempat untuk menuliskan rumus (fungsi). Scroll bar : Bar penggulung (kanan-kiri dan atas-bawah) Toolbar Drawing : Toolbar yang berisi icon-icon untuk membuat gambar Judul Kolom : Berisi abjad A samapi IV (256 kolom, kolom maksimal ) Judul Baris : Berisi angka 1 samapi 65536 (jumlah baris maksimal) Cell / sel : Perpotongan Kolom dan baris
3 Sheet Gridlines
: Lembar kerja pada Excel : Garis Bantu (tidak akan tampil saat dicetak)
B. Menu Bar Berikut adalah menu bar dan sub menu yang sering digunakan pada Excel 1. File, menu file terdiri atas beberapa sub menu yaitu: a. New : Membuat dokumen baru (Ctrl-N) b. Open : Membuka dokumen (Ctrl-O) c. Save : Mneyimpan dokumen (Ctrl-S) d. Close : Menutup dokumen yang sedang aktif e. Save as : Menyimpan dokumen dengan nama dan alamat yang berbeda f. Save as Web : Menyimpan dokumen dengan format HTML (bahasa program internet) g. Seacrh : Melakukan pencarian h. Web page preview : Menampilkan dokumen excel ke halaman web i. Page setup : Mengatur format halaman j. Print Area : Mencetak dokumen dengan area tertentu k. Print : Mencetak dokumen ke kertas(Ctrl-P) l. Print Preview : Mencetak dokumen ke tampilan layer m. Send To : Menyimpan dokumen ke alamat tertentu n. Properties : Menampilkan property dokumen yang aktif o. Exit : Keluar program Excel 2. Edit, menu edit terdiri atas beberapa sub menu yaitu: a. Undo : Membatalkan perintah yang baru saja dikerjakan (Ctrl-Z) b. Redo : Melakukan kembali perintah yang dibatalkan (Ctrl-Y) c. Cut : Memotong/menghapus teks (Ctrl-X) d. Copy : Menggandakan teks (Ctrl-C) e. Paste : Menampilkan hasil penggandaan (Ctrl-V) f. Paste Special : Menampilkan hasil penggandaan dengan berbagai pilihan g. Paste as Hyperlink : Menampilkan hasil penggandaan dengan hyperlink h. Clear : Menghilangkan teks dengan beberapa pilihan i. Delete : Menghapus berbagai item (baris, kolom, sel dll) j. Find : Pencarian teks k. Replace : Mengganti beberapa teks sekaligus 3. View, menu view terdiri atas beberapa sub menu yaitu: a. Normal : Menampilkan dokumen Excel standart b. Page Break Preview : Menampilkan dokumen dalam bentuk penggalan halaman c. Toolbar : Menampilkan toolbar d. Header and Footer : Menampilkan Header and Footer e. Zoom : Memperbesar tampilan 4. Insert, menu insert terdiri atas beberapa sub menu yaitu: a. Cells : Menyisipkan sel b. Row : Menyisipkan baris c. Column : Menyisipkan kolom d. Worksheet : Menyisipkan sheet baru e. Chart : Membuat Grafik f. Symbol : Menyisipkan karakter khusus g. Function : Menyisipkan fungsi/formula/rumus h. Name : Menyisipkan beberapa nama range data, menampilkan nama range data, dan membuat range untuk label pada lembar kerja excel i. Picture : Menyisipkan gambar j. Comment : Menyisipkan komentar k. Diagram : Menyisipkan diagram l. Object : Menyisipkan objek m. Hyperlink : Melakukan link ke file lain 5. Format, menu format terdiri atas beberapa sub menu yaitu: a. Cells : Memformat sel b. Row : Memformat baris c. Column : Memformat kolom d. Sheet : Memformat sheet e. Conditional format : Melakukan format dengan opsi tertentu 6. Tools, menu tools terdiri atas beberapa sub menu yaitu: a. Spelling : Mengecek penulisan bahasa inggris b. Share workbork : Sharing dokumen c. Protection : Melakukan proteksi dokumen
4 7. Data, menu data terdiri atas beberapa sub menu yaitu: a. Sort : Pengurutan Data b. Filter : Penyaringan Data c. Form : Mengatur tampilan data dalam bentuk formulir d. Validation : Melakukan validasi data e. Import External data: Mengimport data dari file lain f. Refresh data : Merefersh data (penyegaran data) 8. Windows, menu windows terdiri atas beberapa sub menu yaitu: a. Arrange : Pengaturan tampilan windows b. Hide/Unhide : Menampilkan/menyembunyikan tampilan window c. Freeze Panes : Membekukan tampilan window d. Split : Membelah tampilan windows 9. Help, menu help berisi tentang petunjuk penggunaan program Excel. C. Toolbar Toolbar merupakan kumpulan perintah-perintah pada menu bar yang sering digunakan dan berupa icon-icon (gambar kecil) 1. Toolbar Standar, untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut ini: a. File New b. File Open c. File Save d. E-mail e. Search f. Print g. Print Preview h. Spelling i. Cut j. Copy k. Paste l. Format Painter m. Undo n. Redo o. Insert Hyperlink p. Auto sum (berisi fungsi statistic, yaitu SUM, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN) q. Ascending (pengurutan data dari kecil ke besar) r. Descending (pengurutan data dari besar ke kecil) s. Insert Chart t. Drawing (toolbar menggambar) u. Mengatur ukuran tampilan 2. Toolbar Formatting, untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut ini: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p.
Format font/huruf (standar font pada Excel adalah Arial) Mengatur Ukuran Font Menebalkan huruf Memiringkan huruf Memberi garis bawah huruf Alignment Left (rata kiri) Alignment Center(rata tengah) Alignment Right (rata kanan) Merge and Center (Menggabungkan sel dan sekaligus menengahkan datannya) Format mata uang (currency) Format persen Increase Decimal (menambah angka decimal) Decrease Decimal (mengurangi angka decimal) Mengatur border/bingkai Memberi warna sel Memberi warna teks
C. Bentuk Kursor Sebelum membahasa lebih jauh tentang Ms. Excel, ada baiknya anda mengenal bentuk-bentuk kursor, untuk lebih jelasnya perhatikan table berikut ini :
5
D. Tombol Keyboard Penggerak Pointer Anda dapat menggerakkan pointer dengan mouse, namun tanpa mouse pun anda dapat menggerakkan pointer dengan tombol Keyboard. Berikut adalah tombol keyboard untuk menggerakkan pointer: Nama Tombol Kegunaan Anak Panah Kanan ( ) Pindah 1 sel ke kanan Anak Panah Kiri ( ) Pindah 1 sel ke kiri Anak Panah Bawah ( ) Pindah 1 sel ke bawah Anak Panah Atas (
)
Page Down Page Up Ctrl + Ctrl + Anak Panah Bawah ( Anak Panah Atas (
Home
Ctrl + End Ctrl + Home Alt + Page Down Alt + Page Up Ctrl + Page Down Ctrl + Page Up Ctrl + F6 F2 F12 F7 F5
Pindah 1 sel ke atas
) )
Menggulung dokumen 1 layar ke bawah Menggulung dokumen 1 layar ke atas Pindah pointer ke akhir kolom (kolom IV) Pindah pointer ke awal kolom (kolom A) Pindah pointer ke awal baris (baris 1) Pindah pointer ke akhir baris (baris 65536) Pindah ke awal baris Pindah ke awal sel (A!) Pindah ke akhir sel yang terisi data Menggulung 1 layar ke kanan Menggulung 1 layar ke kanan Pindah ke sheet sesudahnya Pindah ke sheet sebelumnya Pindah ke jendela workbook sebelumnya/berikutnya Mengedit Rumus/Formula Save as Spelling Go to (menuju ke sel tertentu)
Kompetensi Siswa Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan tepat! 1. Apa yang anda ketahui tentang program Lotus dan Ms. Excel? 2. Bagaimanakah cara menjalankan program Excel? 3. Sebutkan manfaat program Excel! 4. Bagaimanakah cara menyisipkan, mangganti nama dan menghapus sheet? 5. Bagaimakah cara menampilkan toolbar Drawing? 6. Apakah perbedaan perintah File > Save dengan File > Save as? 7. Sebut dan jelaskan 5 sub menu pada menu Edit! 8. Sebut dan jelaskan 5 sub menu pada menu Insert! 9. Apakah nama dan kegunaan icon 10. Apakah nama dan kegunaan icon
? ?
6
2.2. Membuat dokumen pengolah angka dengan variasi teks, tabel, grafik, gambar, dan diagram A. Mengenal data pada Excel Lembar kerja pada Excel disebut Sheet, tiap dokumen Excel secara default terdiri atas 3 sheet, namun demikian jumlah sheet maksimal adalah tanpa batas, tergantung dengan memory computer yang ada. Tiap sheet terdiri atas Kolom/Column (A, B, C,….. IV) dan Baris/Row (1,2,3…65536). Perpotongan kolom dan baris disebut Cell/Sel, yang mana tiap sel memiliki nama/alamat sendiri (A3, B6, AB20 dsb). Kumpulan beberapa sel disebut Range. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut ini:
Sel B4 berisi “AKU” Range B4:B7 berisi 1000,3000,4500,5000 1. Mengganti nama Sheet: Klik kanan pada Sheet, kemudian pilih Rename, ketikkan nama sheetnya, lalu tekan Enter. 2. Menyisipkan/menambah Sheet Klik kanan di sela-sela sheet, kemudian Kkik Insert, pilih Worksheet lalu tekan OK. 3. Menghapus sheet Klik kanan sheet kemudian pilih Delete. 4. Memberi warna tab sheet Klik kanan sheet kemudian klik Tab Color, pilih Warnanya lalu klik OK. Perhatikan gambar berikut ini:
5. Menghilangkan Gridlines Klik menu Tools kemudian pilih Option, pilih View, klik pada checkbox Gridlines, perhatikan gambar berikut ini :
7 B. Mengenal data pada Excel Semua yang kita ketikkan/isikan pada sel disebut data. Dengan excel kita dapat mengolah data sehingga dapat menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. Berikut adalah type-type data pada Excel: 1. String/text : data yang berupa abjad alpha numeric(A-Z, 0-9 dan karakter khusus lainnya), secara default format data ini adalah rata kiri. 2. Numeric : data yang khusus berupa numeric yang digunakan untuk penghitungan, secara default format data ini adalah rata kanan. 3. Date/Time : data tanggal dan waktu. Sebenarnya data ini adalah bagian dari function/rumus, namun demikian data ini dapat diketik langsung. secara default format data ini adalah rata kanan. 4. Function/formula : data yang berupa rumus/formula, penulisan rumus selalu di awali tanda “=”. Dalam membuat rumus yang dituliskan bukan isi datanya melainkan alamat sel-nya. Untuk membedakan keempat jenis data tersebut perhatikan contoh berikut ini:
Type Text/string
Type Date/Time
Type Numeric
Type Rumus/Formula
C. Memperbaiki Kesalahan Pengetikan Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini : a. Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri maouse 2 kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki. b. Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila sudah selesai. D. Menggunakan Rumus Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke dalam suatu sel pada lembar kerja. Operator hitung yang dapat digunakan diantaranya adalah + (penjumlahan), (pengurangan), * (perkalian), dan ^ (perpangkatan). Berikut adalah operator matematika dan perbandingan: Operator Contoh rumus Hasil * (kali) =4*2 8 / (bagi) =4/2 2 + (tambah) =4+2 6 - (kurang) = 4 -2 2 ^ (pangkat) =4^2 16 > (lebih besar) =4>2 True < (lebih kecil) =4<2 False >= (lebih besar sama dengan) = 4 >= 2 True <= (lebih kecil sama dengan) = 4 <= 2 False <> (tidak sama dengan) = 4<> 2 True Untuk mengenali cara penggunaannya, terlebih dahulu buat lahtable seperti gambar berikut ini.
8
Untuk mengisi sel E5 yakni Total Upah yang Diterima, dapat ditempuh dengan beberapa cara. a. Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap • Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5) • Ketik rumus “=48*3500” pada kolom baris rumus dan tekan Enter. Catatan : Penulisan rumus selalu diawali dengan lambng sama dengan (=). b. Menulis Rumus dengan Referensi Sel Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5) • Ketik rumus “=E3*E4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter. Catatan : Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel E3 &(atau) E4 diubah, maka hasil di sel E5 pun akan ikut berubah. c. Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk Dengan menggunakan keyboard atau mouse : Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5) Ketik “=” pada kolom baris rumus • Pilih atau klik sel E3, lalu ketik “*” • Pilih atau klik sel E4 lalu tekan Enter. E. Mengenal Jenis Kesalahan Penulisan Rumus Dalam penulisan rumus terkadang kita keliru dan hasil yang tampil tidak sesuai dengan yang kita inginkan, bahkan kadang-kadang tampil komentar-komentar tertentu. Berikut adalah contoh kesalahan penulisan rumus, komentar yang tampil dan solusi pemecahannya: No Kesalahan Keterangan Solusi Pemecahannya 1 ###### Rumus benar, tetapi ukuran Kolom / Atur lebar kolom atau tinggi barisnya baris kurang lebar 2 #NAME? Salah penulisan rumus atau rumus Betulkan nama rumusnya tidak di kenal 3 #N/A Rumus benar, namun tidak ada nilai Ganti dengan nilai yang benar yang tersedia 4 #DIV/0! Rumus sedang mencoba membagi Jika nilai pembagi benar-benar 0 dengan nol maka perlu diubah nilainya 5 #VALUE! Rumus berisi type data (argument) Betulkan type datanya yang salah 6 #NULL! 2 nilai yang ditetapkan tidak memiliki Betulkan salah satu nilai agar terjadi kesesuaian kesesuaian antar keduanya 7 #NUM! Angka/nomor tidak sah untuk rumus Betulkan nomor tersebut F. Membuat Range/Blok Sel Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu sel saja. Terkadang, anda akan bekerja dalam grup/kumpulan sel. Misalnya saja bila anda ingin merubah jenis huruf beberapa kolom dan (atau) baris, ingin merubah rumus beberapa kolom dan (atau baris), copy-paste atau mendelete data beberapa kolom dan(atau) baris, dll. Dalam kondisi-kondisi seperti ini, anda dapat menggunakan range/blok sel ini untuk memudahkan kerja anda. Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai ujung kanan bawah. Sebagai contoh, range dari sel B2 sampai E7 dituliskan sebagai range B2:E7. (lihat Gambar berikut ini).
9
Range/blok sel dapat dibuat dengan beberapa cara : a. Membuat Range Menggunakan Tombol Shift • Tempatkan penunjuk sel awal range/bagian awal sel yang ingin diblok, yaitu B2 (lihat Gambar dia atas). • Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah sampai sel tujuan, yaitu E7 b. Membuat Range Menggunakan Mouse • Klik sel yang merupakan sel awal range, yaitu B2. Pointer/penunjuk mouse harus barada • dalam keadaan tanda plus warna putih (tunjuk ke dalam sel, bukan tepi sel).. • Sambil tetap menekan klik kiri mouse, gerakkan mouse (drag) ke sel tujuan, yaitu sel E7. c. Membuat Kolom atau Baris Suatu kolom atau baris dapat disorot dengan mengklik huruf kolom atau nomor baris yang anda inginkan. Misalnya cukup klik huruf kolom B bilai ingin menyorot seluruh kolom B. d. Menyorot Sederetan Kolom atau Baris Untuk menyorot sederetan kolom (misalnya B, C, D) atau sederetan baris (misalnya 3, 4, 5) dapat dilakukan dengan mengikuti langkah berikut ini : • Klik di huruf kolom atau di nomor baris awal (di contoh ini adalah B atau 3) • Sambil tetap menekan tombol mouse kiri, geserlah(drag) pointer(penunjuk) mouse hingga menyorot seluruh baris itu (di contoh ini adalah D atau 5).
Gambar Menyorot sederetan kolom G. Menghapus Data Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan sel ke, atau buatlah range tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol Delete. Dan bila ingin menghapus format tampilan data/sel dapat dilakukan dengan memilih dan mengklik menu Edit, Clear, Formats. Jika anda akan menghapus beberapa komponen pada Excel perhatikan cara-cara berikut ini :
menyalin data ke lokasi worksheet yang berdekatan
•
Klik Menu Edit > Delete untuk menghapus cell beserta dengan isinya.
a) b) c) d)
Tombol Delete Shift Cell Left Shift Cell Up Entire Row
: menghapus isi cell terpilih tanpa memindahkan pilihan dari worksheet : menggeser cell ke kiri : menggeser cell ke atas : menghapus 1 baris
10
• •
e) Entire Column : menghapus 1 kolom Delete Sheet : untuk menghapus sheet yang sedang aktif Move or Copy Sheet : untuk memindahkan atau menggandakan sheet yang sedang aktif
11 H. Mengatur Kolom dan Baris Secara default labar kolom pada Excel adalah 8.43, sedangkan tinggi barisnya adalah 12.75, namun anda dapat mengatur ukuran kolom atau baris tersebut. Caranya adalah sebagai berikut : 1. Cara pertama a. Baris Klik Format > Row > Height > Ketikkan tinggi barisnya > OK. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut ini:
b. Kolom Klik Format > Column > Width> Ketikkan tinggi barisnya > OK. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut ini:
Ket Autofit selection Hide Unhide Standar with…
: Mengatur ke ukuran standar : Menyembunyikan kolom/baris : Menampilkan kembali kolom/baris : mengatur standar lebar dari suatu kolom
2. Cara kedua Cara yang kedua adalah dengan meng-drag garis pemisah antar kolom/baris, perhatikan gambar berikut ini:
Drag dan tarik
12 I. Menambahkan Sel, Kolom dan Baris Kadangkala kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat memasukkan/mengetikkan data, ternyata ada data-data yang terlewat. Langkah-langkah yang dapat ditempuh adalah seperti berikut ini : • Sorotlah sel, atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru akan disisipkan • Pilih dan klik di baris menu : a) Insert, Rows untuk menyisipkan baris baru b) Insert, Column untuk menyisipkan kolom baru c) Insert, Cells untuk menyisipkan sel baru • Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh berikut ini:
J. Mengatur Format Cell 1. Merge and Center, perintah ini biasanya digunakan untuk menuliskan mennegahkan judul. Perhatikan contoh berikut ini :
Merge and Center
Untuk menengahkan judul adalah Klik icon Merge and Center ( Cell > Alignment seperti berikut ini:
Menggabungkan sel
) atau dengan menu Format >
13
Keterangan • Horizontal
•
Vertical
•
Wrap Text
•
Shirk to Fit
•
Orientation
:
terdapat
beberapa
pilihan,
perhatikan
gambar
berikut
ini
: digunakan untuk memilih perataan secara vertical. Pilihan yang dapat dilakukan adalah Top (rata atas), Center (rata tengah), Bottom (rata bawah), Justify (seluruh data ditampilkan pada sel secara penuh). : Mengatur agar ukuran baris menyesuaikan dengan panjang teks (baris membesar) : Mengatur agar ukuran baris menyesuaikan dengan panjang teks (baris membesar) : Untuk mengatur derajat kemiringan suatu teks, perhatikan contoh berikut ini :
2. Number Perintah ini digunakan untuk mengatur format tampilan data numeric ataupun data tanggal, misalnya memberi angka decimal, memformat mata uang dan lain-lain. Untuk lebih jelasnya perhatikan table berikut ini : LAPORAN PENJUALAN BARANG PT. "RYNO PERKASA" Jl. Sayang selalu. 23 No. 1 2 3 4 5
Nama Barang Buku Tulis Ballpoint Spidol Tipex Mistar
Harga Satuan Rp Rp Rp Rp Rp
45,000 5,500 4,750 6,500 1,000
Stock Awal 300 Buah 200 Buah 200 Buah 100 Buah 75 Buah
Jml Jual 52 Buah 65 Buah 45 Buah 35 Buah 48 Buah
Stock Akhir 52 Buah 65 Buah 45 Buah 35 Buah 48 Buah
Total Harga Rp 2,340,000 Rp 357,500 Rp 213,750 Rp 227,500 Rp 48,000
Pada table di atas kolom Stock akhir dan Total Harga menggunkan rumus. untuk menuliskan kolom yang lain cukup anda ketikkan langsung (tanpa Rp dan buah). a. Memformat mata uang Caranya adalah sebagai berikut : • Blok Kolom Harga Satuan • Klik menu Format > Cell • Pilih tab Number kemudian Accounting
14 • •
Atur format decimal pada listbox Decimal places Pilih Rp Indonesia pada combo Symbol, perhatikan gambar berikut ini: Format desimal
kategori
Format mata uang
•
Untuk memformat mata uang dengan model yang lain, anda bias menggunakan kategori Currency. Perhatikan perbedaan antara Accounting dengan Currency pada table ini: Format Currency Rp45,000 Rp5,500 Rp4,750 Rp0 Rp1,000
Format Accounting Rp 45,000 Rp 5,500 Rp 4,750 Rp Rp 1,000
b. Memformat custom Selanjutnya untuk menambahkan kata “Buah” pada Stok awal, Jumlah dan stok akhir, perhatikan langkah berikut ini: • Blok data • Klik menu Format pilih Cell • Pilih tab Number kemudian pilih kategori Custom • Pada textbox Type ketikkan “Buah” di belakang General, perhatikan gambar berikut ini: Ketikkan “Buah” Untuk kasus lain bias anda kata Buah dengan kata lain, contohnya “Jam”, “Hari”, “Orang”, “Ekor” dan sebaginya.
3. Font Perintah ini hampir sama pada program Ms. Word yaitu berfungsi untuk mengatur format font/huruf. Jenis font standar pada ERxcel adalah Arial denagn ukuran 10, namun demikian anda dapat mengganti sesuai denagn kebutuhan. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut ini:
15
Jenis font
Model font Ukuran font
Garis bawah Warna huruf Efek khusus Superscript (pangkat) Subscript (index) Strikethrough (coret)
4. Border Border sering dikenal dengan nama bingkai yang berupa garis, biasanya border dapat menggantikan gridlines. Jika gridlines tidak akan terlihat jika dicetak, maka border dapat ditampilkan dengan berbagai atribut (tebal, model, warna dan sebagainya). Untuk membuat border ikutilah cara berikut ini: • Sorotlah sel atau buatlah range, tempat yang akan diberi bingkai • Kllik menu Format(O), Cells (CTRL+1). Lalu klik tab border. Kotak dialog akan tampil seperti di bawah ini.
•
• • • • •
Pada bagian Presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut : a) None, digunakan untuk menghapus garis pembatas dan bingkai b) Outline, digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel atau range c) Inside, digunakan untuk membuat garis pembatas didalam range Pada bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang diinginkan Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan Pada kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang diinginkan Gambar di bagian border adalah preview bingkai atau garis pembatas yang telah anda set. Klik Klik OK bila sudah selesai.
•
Anda juga dapat mengatur Borrder menggunakan icon border
16 •
Kemudian klik tanda segitiga hitam disebelahnya seperti tampilan berikut ini :
•
Berikut ini adalah berbagai contoh penggunaan border:
5. Pattern Perintah ini digunakan untuk memberi warna dasar pada suatu sel atau range, caranya adalah Klik menu Format pilih Cell kemudian pilih Pattern, sehingga tampil gambar seperti di bawah ini:
cara lain untuk mengganti warna dasar pada suatu sel adalah dengan klik icon gambar berikut ini :
, perhatikan
6. Protection Perintah ini digunakan untuk memberi pengamanan pada sel tertentu, jenid pengamanan yang tersedia ada 2, yaitu Lock (kunci) : menngunci sel tertentu Hide (sembunyikan) : menyembunyikan sel tertentu
17
K. Membuat, Menyimpan, Menutup dan Membuka Dokumen Saat pertama kali membuka program Excel, secara otomatis sudah tersedia juga dokumen baru (Book1), namun jika dokumen baru belum terbuka anda dapat membuatnya dengan perintah Klik File pilih New atau klik icon , atau bisa juga menggunakan tombol keyboard Ctrl – N. Setelah anda membuat dokumen, maka harus disimpan agar di lain waktu dapat dibuka kembali, perintah yang digunakan adalah Klik File pilih Open atau tekan icon atau bisa juga menggunakan tombol keyboard Ctrl – O, ketikkan namanya pada kotak Filename, kemudian klik tombol save. Perhatikan gambar berikut ini : Alamat/folder Standarnya adalah My documents, namun anda dapat mengganti dengan alamat yang lain. Nama file
Type file Standarnya adalah Microsoft Excel Workbook Setelah file anda simpan, biasakan untuk menutup file sebelum meninggalkan computer, perintah untuk menutup adalah Klik File pilih Close atau klik icon di pojok kanan atas. Untuk membuka kembali file yang pernah disimpan adalah Klik File pilih Open atau tekan icon atau bisa juga menggunakan tombol keyboard Ctrl – O. Pilih nama file yang akan dibuka, kemudian Klik tomol Open. Perhatikan gambar berikut ini:
Pulih nama file di sini
18
L. Mengcopy Rumus Pengolahan data dalam jumlah besar secara manual akan membutuhkan banyak waktu, Excel memberikan kemudahan yang berupa fasilitas mengcopy rumus, jadi anda cukup menuliskan rumus bari pertama, kemudian copykan ke baris lainnya. Perhatikan latihan berikut ini:
Untuk menuliskan rumus Hasil 1 dan seterusnya, anda cukup menuliskan baris pertama saja (baris 3), kemudian copykan ke baris di bawahnya, caranya adalah sebagai berikut: a. Cara pertama • Klik sel yang akan dicopy • Letakkan pointer pada pojok kanan bawah sel tersebut • Drag dan tarik ke bawah sampai baris terakhir (baris 13), perhatikan gambar berikut ini: Drag dan tarik ke bawah sampai baris ke 13
b. Cara pertama • Klik sel yang akan dicopy • •
Klik Edit pilih Copy atau icon , atau bias juga dengan klik tombol Ctrl-C Blok sel di bawanya sampai baris terakhir
•
Kemudian Klik Edit pilih Paste atau icon perhatikan contoh berikut ini:
, atau bias juga dengan klik tombol Ctrl-V.
Copy di sini
Blok sel, kemudian Paste di sini
19 M. Mengatur Format Halaman Perintah untuk mengatur format halaman meliputi ukuran kertas, batas tepi kertasa (margin), posisi kertas. Caranya adalah sebagai berikut: • Klik menu File pilih Page Setup, kemudian pilih Page sehingga tampil gambar seperti berikut ini:
Posisi kertas : Potrait : tegak/berdiri Landscape : melintang
Ukuran kertas : Letter (Quarto), A4, A5, Envelope, Legal dsb.
•
Klik tab Margins untuk mengatur batas tepi kertas, perhatikan gambar berikut ini: Keterangan Top : batas atas Bottom : batas bawah Right : batas kanan Left : batas kiri Header : catatan di atas halaman Footer : catatan di akhir halaman
•
Klik tab Header and Footer untuk memberi catatan di atas dan di akhir halaman, perhatikan gambar berikut ini:
Pilih jenis header and footernya Page : halaman Sheet : nama sheet Page 1 of… Alamat file dan lain-lain
20 •
Untuk membuat header and footer dengan teks lain klik tombol Custom Header atau Custom Footer. Perhatikan gambar berikut ini: Ketikkan headernya di sini. “Teknologi Informasi Kelas XI”
•
Klik tab Sheet untuk melakukan pengaturan tampilan sheet, perhatikan gambar berikut ini:
N. Mangatur Halaman dengan Print Preview Selain perintah di atas anda juga dapat melakukan pengaturan halaman denagn perintah Klik menu File kemudian Print Preview, perhatikan gambar berikut ini:
21
Next Previuos Zoom Print Setup Page break view Close Help
: ke halaman berikutnya : ke halaman sebelumnya : mengatur ukuran tampilan dokumen : mencetak dokumen ke kertas (hard copy) : mengatur format halaman : mengatur penggalang halaman : menutup : bantuan
O. Mencetak Dokumen Perintah untuk mencetak dokumen ke kertas adalah Klik menu File kemudian pilih Print, perhatikan gambar berikut ini: Jenis printer Range pencetakan All : semua halaman Page : halaman tertentu Jumlah penggandaan
P. Membuat Grafik Excel juga menyediakan fasilitas pembuatan grafik, untuk membuat grafik terlebih dulu anda buat tabelnya. Buatlah table berikut ini: Rata-rata Kelas Nilai Ujian Ms. Office
• •
Kelas A B C D
Word 7.5 6.5 7.2 6.8
Excel 5.8 7.3 6.3 8.2
P.Point 8.2 8.5 7.5 8.6
Internet 8.4 8 8.5 8.3
Blok table Pilih menu Insert kemudian pilih Picture lalu Klik Chart atau Klik icon gambar berikut ini:
, sehingga tampil
Type grafik
Sub type grafik
22 •
•
Tentukan type grafiknya pada kotak Chart Type. Terdapat beberapa pilihan di antaranya Column : bentuk kolom Bar : bentuk balok Line : bentuk garis Pie : bentuk lingkaran XY (scatter) : titik koordinat dan lainnya. Tentukan sub type grafiknya pada kotak Chart sub-Type kemudian klik tombol Next, sehingga muncul gamber seperti berikut ini:
Untuk menetukan label pada sumbu X
•
Klik Next lagi sehingga muncul gambar berikut ini: Judul Grafik
Sumbu X
Sumbu Y
Grafik Rata-rata Kelas 10 8 Nilai
•
Keterangan Axes : menampilkan / menyembunyikan label pada sumbu X atau sumbu Y Gridlines : garis bantu sebagai background grafik Legend : keterangan grafik Data label : menampilkan nilai di puncak grafik Data table : menampilkan table asalnya Klik Next lagi kemudian klik Finish. Berikut adalah gambar grafik yang dihasilkan :
A
6
B C
4
D
2 0 Word
Excel
P.Point Materi
Internet
23 Q. Menyisipkan gambar Perintah untuk menyisipkan gambar adalah sebagai berikut : • Klik menu Insert kemudian pilih Picture, perhatikan gambar berikut ini: Keterangan Clipt Art : gambar standar Ms. Office From file : gambar dari file lain From Scanner … : gambar hasil kamera/scanner Organization Chat: bagan/diagram Autoshapes : gambar pada toolbal drawing WordArt : tulisan artistik
• • • •
•
Pilih ClipArt untuk menyisipkan gambar bawaan Ms. Office From File untuk meyisipkan gambar dari file lain, semua format gambar (bmp, jpg, gif, dll) dapat anda tampilkan. Pilih jenis gambar yang akan di tampilkan kemudian pilih OK. Organization chart berupa diagram berjenjang atau bagan, misalnya membuat struktur organisasi. Autoshape, perintah ini juga bias anda dapatkan pada toolbar drawing, perhatiklan gambar berikut ini :
WordArt, tulisan artistic juga bisa anda lakukan dengan klik icon model WordArtr berikut ini:
, perhatikan gambar
24
Kompetensi Siswa 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Berapakah jumlah kolom dan baris maksimal pada Excel? Bagaimanakah cara mengatur lebar kolom dan tinggi baris? Bagaimanakah cara menghilangkan Gridlines? Bagaimanakah cara membuat Range? Sebutkan type data pada Excel! Apakah fungsi perintah F2? Sebutkan 6 pilihan pada Format cell! Bagaimanakah cara mengganti nama sheet? Apakah perbedaan format Accounting dan Currency? Jelaskan dan beri contohnya! 10. Apakah perbedaan format Wrap Text dan Shirk to Fit? 11. Sebutkan macam-macam perataan text (Alignment)! Jelaskan! 12. Apakah perbedaan pencetakan secara Potrait dengan Landscape? 13. Jelaskan cara memberi border pada suatu range atau sel! 14. Sebutkan 4 macam jenis ukuran kertas? 15. Apakah fungsi perintah berikut ini: a. Increase decimal b. Merge and center c. Insert > Chart d. Autoshape e. Page break view
