BAB VII PERANGKAT LUNAK PENGOLAH TEKS
7.1 Pendahuluan A. Deskripsi Singkat
Pada bab ini akan dijelaskan tentang beberapa penerapan dari perangkat lunak pengolah teks. Di dalamnya akan diuraikan bagaimana cara menggunakan outline, membuat judut, subjudul, dan isi teks, penggunaan style, membuat daftar isi, dan penggunaan page layout dan section break, pembuatan header dan footer, dan membuat gambar dan objek. B. Relevansi Untuk mempelajari Bab ini, mahasiswa diharapkan sudah menguasai perintahperintah dasar pada Microsoft Word. C. Standar Kompetensi Setelah mengikuti kuliah ini diharapkan mahasiswa mampu memahami dan menggunakan perangkat lunak pengolah teks tingkat lanjut. D. Kompetensi Dasar Setelah mengikuti kuliah ini diharapkan mahasiswa mampu menggunakan outline, membuat judut, subjudul, dan isi teks; penggunaan style; membuat daftar isi; penggunaan page layout dan section break; pembuatan header dan footer; dan membuat gambar dan objek. 7.2 Penyajian Microsoft Word 2007 menyediakan banyak tol yang dapat membantu dalam penulisan tugas akhir. Dengan menggunakan tool yang sudah ada, mahasiswa dapat lebih mudah dan praktis dalam menyusun tulisan. Pada Bab ini akan dibahas beberapa tool yang dapat dimanfaatkan dalam penulisan Tugas Akhir atau dokumen-dokumen lain yang panjang. A. Penggunaan Outline Penggunaaan outline dalam word akan mempermudah kita dalam merencanakan dan mengolah struktur dan isi dari suatu dokumen, terlebih lagi apabila dokumen yang dimaksud adalah dokumen yang komplek dan berisi beberapa bab atau subbab. Dengan menggunakan outline kita dapat memindahkan judul dan teks yang menyertainya ke bagian lain yang berbeda dari dokumen, selain itu kita dapat memodifikasi struktur hirarki dokumen, dan dapat menyembunyikan bagian dokumen dari tampilan ketika kita fokus pada bagian lain. Mode tampilan outline ini merupakan salah satu cara lain yang dapat kita gunakan dalam word untuk melihat dokumen kita secara menyeluruh, seperti halnya saat kita menggunakan mode tampilan Print LayOut dan Draft yang dapat kita pilih pada menu 1
view. Oleh karena itu salah satu cara yang baik untuk memulai menulis tugas tulis akhir adalah dengan memasukkan kata kunci yang dapat berupa judul bab dan subbab ke dalam mode tampilan outline, kemudian mengubahnya pada mode tampilan Print LayOut untuk memasukkan rincian dari bab dan subbab yang bersangkutan. Untuk dapat menggunakan tampilan outline, cara yang kita lakukan adalah dengan memilih menu view kemudian kita pilih Outline yang terdapat pada kotak Document Views sebagaimana terlihat pada gambar 6.1.
Gambar 6.1. Document Views Setelah kita melakukan hal di atas maka akan muncul tab baru dengan nama Outlining pada ribbon. Ketika tab outlining ini aktif makan akan muncul tampilan yang ditunjukkan pada gambar 6.2.
Gambar 6.2. Tampilan Tab Outlining Sekumpulan tool yang berada pada sebelah kiri digunakan untuk mengorganisasikan teks, sedangkan kumpulan tool yang berada pada sebelah kanan digunakan untuk mengontrol bagaimana teks ditampilkan. B. Judul, sub judul, dan isi teks Di dalam word, setiap judul yang berada dalam dokumen akan mempunyai suatu level, yang mana judul yang paling inti (penting) akan mempunyai level 1. Tombol + dan tombol – yang berada di samping kiri suatu judul dapat digunakan untuk menampilkan dan menyembunyikan teks yang berada di bawah judul tersebut. Sedangkan isi teks yang disisipkan pada suatu judul atau sub judul ditunjukkan dengan adanya lingkaran kecil. Sebagaimana tampak pada gambar 6.3.
Gambar 6.3. Hirarki dari Judul dan Sub Judul Kita dapat mengubah level dari suatu judul atau sub judul dengan melakukan promote dan demote. Ketika melakukan promote pada suatu topic, maka kita akan memindahkan posisi topik tersebut dari hirarki sejauh satu level ke atas, sebagai contoh: 2
suatu judul pada level 3 akan menjadi level 2 ketika melakukan promote. Sebaliknya ketika kita melakukan demote pada suatu judul maka kita berarti akan mengubahnya menjadi sub judul dari topik yang lain. Untuk melakukan promote atau demote pada suatu judul, klik pada header text kemudian drag ke kiri atau ke kanan. Selain itu kita juga dapat melakukan drag judul ke bagian lain pada dokumen. Demikian juga kita dapat menggunakan tool pada outlining untuk mengatur posisi judul dan teks. Untuk mengganti level dari judul dengan menggunakan ribbon: 1. Klik di sembarang tempat pada teks judul 2. Klik pada salah satu tombol dengan gambar panah warna hijau Pilihan yang ada adalah Promote to Heading 1, Promote, Demote, atau Demote to Body Text. Atau dengan memilih level dari judul melalui list yang ada. Langkah yang dilakukan untuk memindahkan suatu item outline ke bagaian lain dari dokumen: 1. Klik di sembarang tempat pada bagian teks judul 2. Drag judul tersebut pada posisi yang diinginkan atau gunakan tombol Move Up dan Move Down yang berada di bawah tab Outlining C. Penggunaan Style Style yang ada pada word tidak hanya sekedar tentang pengaturan format tulisan. Dengan menggunakan style maka pengaturan dokumen menjadi lebih mudah dengan tetap terjaga konsistensi dari format yang ada. Pengaturan format pada Word dapat diaplikasikan pada karakter, paragraph atau pada bagian section. Untuk menggunakan suatu style pada suatu paragraf cukup dengan klik pada sembarang tempat pada paragraf tersebut kemudian pilih style yang dibutuhkan. Sedangkan untuk menerapkan style pada suatu bagian dari paragraf, maka terlebih dahulu pilih bagain paragraf yang dimaksudkan kemudian baru dilanjutkan dengan penggunaan style. Word telah menyediakan beberapa style yang standar yang dapat digunakan pada judul, isi teks, daftar maupun tabel. Kita dapat langsung memilih dan menggunakan salah satu style tersebut, namun apabila tidak ada style yang sesuai dengan kebutuhan kita, maka kita dapat membuat style sendiri yang kita set dari awal.
Gambar 6.4. Tampilan tool style Penggunaan Style standar Pilihan termudah untuk membuat dan mengatur dokumen dengan format tertentu adalah dengan menggunakan style yang standar. Untuk melihat apakah ada ada style yang
3
sesuai dengan kebutuhan kita, caranya adalah mengganti tampilan ke dalam mode Print Layout, kemudian: 1. Buka dokumen yang mencakup berbagai jenis teks, seperti judul, isi text, tabel, dan list. 2. Buka tab Home - Styles – Change Style, arahkan mouse ke pilihan style yang tersedia pada dan pilih salah satu yang paling dekat dengan apa yang diinginkan.
Gambar 6.5. Tampilan jendela Change Style Style standar yang tersedia dapat dimodifikasi agar sesuai dengan kebutuhan kita. Cara untuk memodifikasi style standar yang sudah ada adalah sebagai berikut: 1. Untuk memodifikasi jenis dan warnanya pilih Home – Style – Change Style 2. Untuk memodifikasi format paragraf (perataan, indentasi, spasi dan yang lainnya), langkah yang dilakukan adalah klik kanan pada tombol style yang diinginkan atau dengan cara buka jendela style dengan menekan tanda panah kecil yang terletak di sebelah kanan tulisan Style pada ribbon kemudian pilih Manage Style dan masuk pada tab Edit kemudian tekan tombol Modify sehingga akan muncul jendela Modify Style seperti berikut
Gambar 6.6. Jendela Modify Style 4
3. Untuk membuat suatu style baru dengan format yang sesuai dengan kebutuhan, langkah yang dapat dilakukan adalah dengan pilih Home kemudian pada kotak Style, tekan tanda panah yang terletak di sebelah kanan tulisan Style dan pilih tombol New Style 4. Setelah selesai pengaturan style maka yang dilakukan berikutnya adalah menyimpan perubahan tersebut. Caranya pilih Home – Cange Style – Style Set – Save as Quick Style Set kemudian simpan dengan menggunakan nama style yang baru. Menampilkan Style dan Format Pengaturannya Di bagian dasar dari panel Style terdapat satu tombol yang dinamakan tombol Style Inspector. Ketika tombol ini ditekan maka akan menampilkan Style yang sedang digunakan pada dokumen beserta tambahan pengaturan format yang sudah ditetapkan dengan bentuk tampilan sebagai berikut.
Gambar 6.7. Style Inspector D. Pembuatan Daftar Isi Salah satu komponen yang sering digunakan dalam suatu dokumen yang panjang dan kompleks adalah daftar isi. Komponen ini menunjukkan bagian-bagian pembahasan apa saja yang terdapat dalam dokumen beserta nomer halamannya. Ketika daftar isi akan dibuat maka hal yang perlu diperhatikan adalah level judul atau sub judul beserta nomer halaman dari judul atau sub judul tersebut. Oleh karena itu Level dari Judul menjadi sangatlah penting dan menjadi sesuatu yang sangat kita butuhkan untuk menyusun suatu daftar isi. Hal ini menjadi salah satu alasan lain bagi kita untuk menggunakan Style dan Outlining di dalam dokumen. Jika sebelumnya kita telah membuat beberapa level judul, baik menggunakan style atau outlining, maka bagian-bagian judul dan sub judul tersebut akan menjadi bagian yang akan muncul pada daftar isi, sehingga daftar isi akan berisi daftar dari judul dan sub judul yang telah dibuat. Demikian juga ketika kita ingin membuat suatu daftar gambar, maka cara yang mudah adalah dengan mennyisipkan label Caption pada gambar dengan menggunakan langkah Reference – Insert Caption. Sehingga Tabel daftar gambar akan dibuat berdasarkan caption yang ada. Langkah-langkah untuk membuat Daftar Isi : 1. Pilih Tab References, Klik pada tuisan Table of Contents sehingga akan muncul jendela yang memberikan beberapa pilihan standar dari bentuk Daftar Isi yang akan dibuat. 5
Gambar 6.8. Jendela References
Gambar 6.9. Pilihan standar bentuk Daftar Isi 2. Untuk meletakkan daftar Isi, pertama kali yang harus dilakukan adalah menempatkan kursor pada halaman yang akan digunakan untuk daftar Isi 3. Pilih tab References – Table of Contents – pilih Insert Table of Contents sehingga akan muncul jendela seperti berikut
6
Gambar 6.10. Tampilan Pengaturan Daftar Isi 4. Tentukan berapa level dari judul bab yang akan ditampilkan, dengan menigisikan angka pada bagian Show level. 5. Jika diinginkan untuk mengubah font, spasi ataupun format yang sudah ada, maka klik tombol Modify dan modifikasi setiap bagian yang ingin diubah 6. Klik OK untuk mengakhiri pembuatan daftar Isi Apabila daftar Isi sudah dibuat maka isi yang ada di dalamnya akan menyesuaikan dengan apa yang ada dalam dokumen, apabila ada perubahan maka untuk menyesuaikan perubahan yang ada caranya adalah dengan klik kanan pada sembarang tempat di dalam daftar isi kemudian pilih Update Field. E. Page Layout dan Section Break Section Ketika dokumen yang kita buat semakin panjang dan semakin kompleks, maka kita memerlukan adanya pembagian section dalam dokumen kita. Setiap section dalam halaman masing-masing akan mempunyai format dokumen sendiri-sendiri, yang mana hal ini akan sangat membantu manakala diperlukan untuk membuat pengaturan yang berbeda dari masing-masing halaman. Misalnya, suatu saat kita buat default dokumen kita dalam bentuk potrait, tetapi ada beberapa bagian dalam dokumen kita tersbut yang mengharuskan dalam bentuk landscape karena ada gambar yang besar atau tabel yang punya kolom panjang. Hal ini mengharuskan kita untuk membuat format dari halaman yang potrait berbeda dengan halaman yang landscape. Contoh yang lain adalah ketika kita ingin 7
membuat header footer yang berbeda pada masing-masing section. Dengan adanya section ini, maka akan membantu kita untuk membuat format yang berbeda pada halaman dokumen. Pilihan Next Page pada section break akan memberikan section baru pada halaman baru, yang mana kita dapat membuat format yang berbeda dengan halaman sebelumnya (karena berbeda sectionnya). Sedangkan pilihan Continuous pada section break akan memberikan section baru pada halaman yang sama, sehingga di dalam halaman tersebut terdapat lebih dari satu section. Hal ini bermanfaat ketika kita membuat lebih dari satu format pada satu halaman. Sebagai contoh adalah ketika kita ingin membuat pada bagian atas halaman berformat 1 kolom dan pada bagian tengah halaman dan seterusnya mempunyai format dua kolom. Selain itu pada section break juga terdapat pilihan even page dan odd page yang akan membantu kita untuk memastikan letak suatu halaman apakah terletak di sebelah kiri atau kanan. Langkah untuk membuat section break dan mengubah orientasi halaman dari potrait ke landscape: 1. Pastikan bahwa mode tampilan yang digunakan adalah Print Layout, kemudian letakkan kursor pada tempat agar berlaku section break yang dimaksud, biasanya klik pada akhir kalimat atau akhir paragraf. 2. Sisipkan section break dengan cara pilih tab Page Layout – Page Setup – Breaks dan pilih Next page pada pilihan menu section break.
Gambar 6.11. Page Break dan Section Break 3. Setelah kursor berada pada halaman baru dengan section baru maka pilih tab Page Layout – Page Setup – Orientation – Landscape. Maka halaman yang terletak sebelum section break akan tetap berada dalam kondisi potrait sedangkan halaman setelah section break akan mempunyai orientasi landscape. 8
Untuk menghapus suatu section break, pertama yang dilakukan adalah dengan mengubah mode tampilan menjadi Draft (View – Document view – Draft) sehingga akan muncul garis ganda yang putus-putus yang menunjukkan lokasi section break. Pilih garis ganda tersebut kemudian klik delete, maka garis ganda tadi akan hilang yang berarti section break tersebut telah terhapus. F. Header dan Footer Header dan Footer akan tercetak pada bagian paling atas dan paling bawah pada setiap halaman dalam dokumen, Header dan footer ini dapat dibuat berbeda pada setiap section yang ada. Header dan footer ini dapat secara otomatis berubah dan juga dapat berupa teks yang statis. Langkah untuk menyisipkan blok Header: 1. Pilih tab Insert - Header & Footer – Header kemudian pilih blok Header yang sesuai dengan kebutuhan. 2. Setelah salah satu blok Header terpilih akan muncul suatu blok dengan tulisan Type the document title di dalam tanda kurung siku. Header dapat disisipkan dengan megganti tulisan yang berada dalam tanda kurung tersebut. 3. Simpan header yang telah dibuat dengan cara klik pada tombol Close Header & Footer atau dengan cara klik ganda pada sembarang tempat di dokumen di luar area header Langkah yang sama dapat dilakukan untuk membuat footer. Sedangkan untuk membuat Header atau Footer dengan tanpa mengambil template dari Header & Footer dari Word, langkahnya adalah pilih tab Insert – Header & Footer – Header(atau Footer) – Edit Header ( Edit Footer). Hasilnya adalah akan dibukakan suatu jendela Header (atau Footer) dalam keadaan kosong. Kursor akan berada pada posisi sebelah kiri. Kita dapat mengetikkan isi Header (atau Footer) pada posisi kursor tersebut. Apabila diinginkan untuk membuat Header menjadi rata tengah maka tinggal tekan tombol tab (tabulasi) pada keyboard sebanyak satu kali, dan apabila diinginkan untuk membuat tampilan yang rata kanan maka ketika posisi kursor di sebelah kiri, tekan tombol tab (tabulasi) sebanyak dua kali. Untuk menghapus Header yang ada pada suatu dokumen, langkahnya adalah pilih Insert – Header & Footer – Header – Remove Header. Dengan cara yang sama kita dapat melakukannya pada Footer. G. Gambar dan Objek Terkadang kita butuh menyisipkan atau membuat suatu gambar atau objek ke dalam suatu dokumen. Gambar dapat dikatakan sebagai suatu citra digital dua dimensi, sedangkan objek dapat dikatakan sebagai sesuatu yang dapat dibuat baik dibuat langsung menggunakan tool-tool yang ada dalam word ataupun objek yang dibuat dengan aplikasi /program lain selain word yang kemudian disisipkan dalam dokumen di word. Sehingga dalam penggunaannya akan muncul istilah embedded object dan linked object. Ketika suatu objek dapat ditampilkan di dalam suatu dokumen word baik dalam keadaan sumber objeknya masih ada ataupun sudah tidak tersedia (pada komputer yang sedang digunakan) maka objek tersebut disebut dengan embedded object. Sedangkan linked object adalah 9
suatu objek yang dihasilkan oleh aplikasi di luar Word dan membutuhkan akses pada sumber aslinya untuk dapat ditampilkan pada dokumen. Untuk dapat menyeisipkan suatu gambar, letakkan kursor pada lokasi yang diinginkan pada dokumen kemudian pilih Insert – Illustration – Picture, kemudian cari gambar yang kita inginkan melalui jendela buka gambar, kita cari gambar tersebut di lokasi di mana gambar tersebut berada. Selain itu kita juga dapat menyisipkan suatu gambar dari dokumen langsung dengan cara kita lakukan Copy gambar dari suatu sumber dokumen langsung kemudian lakukan Paste. Cara yang sama dapat dilakukan untuk menyisipkan atau membuat suatu objek. Untuk membuat suatu objek dengan bangun tertentu dapat digunakan Shapes sedangkan untuk membuat suatu grafik langsung dari Word dapat dipilih Chart. Beberapa catatan dalam mengubah ukuran gambar/ objek 1. Untuk mengubah ukuran gambar dapat dilakukan dengan cara klik pada gambar sehingga muncul handle pada gambar tersebut, kemudian tarik salah satu kandle tersebut untuk mendapatkan ukuran baru dari gambar. 2. Untuk menjaga proporsi ukuran dari gambar maka tekan Shift ketika menarik handle gambar 3. Untuk menjaga posisi titik pusat gambar, maka tekan Ctrl ketika menarik handle gambar.
10
7.3 Penutup Latihan Soal A. Outline 1. Ketik teks yang berada pada kolom sebelah kiri berikut: Penggunaan Microsoft Word untuk penulisan TA Body text Level 1 Bekerja dengan Dokumen yang panjang Penggunaan Document Map Level 2 Penggunaan New Windows Level 2 Penggunaan Outline Level 2 Level 1 Header dan Footer Penyisipan Header Level 2 Penyisipan Footer Level 2 Pengaksesan Header dan Footer Level 2 Level 1 Gambar dan Objek Penyisipan Gambar Level 2 Penyisipan Objek Level 2 Format Gambar dan Objek Level 2 Level 1 Daftar Isi Pembuatan Daftar Isi Level 2 Pembaruan Daftar Isi Level 2 2. Simpan dokumen dengan nama Word untuk TA 3. Gunakan Outlining untuk mengatur level dari masing-maisng kalimat sesuai dengan keterangan di kolom kanan B. Penggunaan Style 1. Gunakan view Print LayOut kemudian pilih tampilan dengan menggunakan Style set Elegant 2. Pilih teks pada baris pertama dan ubah style dari teks tersebut menjadi Title Style 3. Klik kanan pada icon Heading 1 style kemudian pilih Modify kemudian ubah pada bagian the style for the following paragraph menjadi Heading 2 kemudian pilih Format – Paragraph, ubah space before menjadi 16 pt, 4. Dengan cara yang sama pada langkah 3 ubah Heading 2 dimana yang diubah adalah the style for the following paragraph menjadi body text dan space after menjadi 4 pt. 5. Modifikasi style Normal menjadi spasi 1 dan space after paragraph menjadi 10 pt 6. Simpan perubahan Style dengan nama Tutorial 7. Masuk ke Dokumen yan gtelah dibuat kemudian enter 1 kali pada setiap akhir Heading 2 dan Ketik beberapa kalimat pada posisi kursor yang baru 8. Pilih tampilan /view menjadi Outline dan lihat perubahannya 9. Simpan dokumen C. Membuat Daftar Isi 1. Tampilkan mode Print LayOut kemudian letakkan kursor pada bagian paling awal dari dokumen 11
2. 3. 4.
Sisipkan section break dengan menggunakan Next Page pada Section Break letakkan kursor pada halaman pertama dari dokumen Ketik “Daftar Isi” dan gunakan format style Title kemudian enter sebanyak 2 kali Buka jendela „Insert Table of Content‟
5. 6. 7.
Ubah level pada bagian Show level menjadi 2 Modifikasi format font pada TOC 1 menjadi 11 pt bold Tekan Ok
D. Penyisipan Footer 1. Sisipkan Footer dengan layOut Blank pada 1 dari dokumen yang sudah dibuat 2. Pada bagian field yang betranda kurung isi dengan tulisan Copyright diikuti dengan nama Anda dan tahun sekarang 3. Pindah ke section 2 4. Masuk pada tab Design, non aktifkan tombol Link to Previous (karena diinginkan untuk membuat footer yang berbeda antara section 1 dan section 2) 5. Pada bagian kiri dari area teks yang ada ketikkan “Penggunaan Microsoft Word untuk TA” 6. Tekan tombol tab sebanyak 2 kali dan masukkan nomer halaman 7. Klik icon Page Number dan format nomer halaman agar dimulai dari nomer 1 8. Tutup Footer dan kembali pada mode tampilan Print LayOut 9. Simpan dokumen
12
