PERANGKAT LUNAK PENERIMAAN PENDAFTARAN BEASISWA MENGGUNAKAN METODE PROFILE MATCHING STUDI KASUS: PRODI MANAJEMEN INFORMATIKA DI STMIK DAN PKN LPKIA BANDUNG Diqy Fakhrun Shiddieq, S.T.1, Rika Kurniawati2 Dosen Pembimbing, Mahasiswa Jurusan Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Dan Ilmu Komputer LPKIA Progrma Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Email :
[email protected] ,
[email protected] Abstrak Beasiswa adalah pemberian berupa bantuan keuangan yang diberikan kepada perorangan dengan tujuan untuk digunakan demi keberlangsungan pendidikan yang ditempuh. tentunya beasiswa harus di berikan kepada penerima yang pantas untuk mendapatkannya, oleh sebab itu tidak semua yang mendaftarkan diri akan mendapatkan beasiswa, hanya yang memenuhi kriteria yang akan memperoleh beasiswa tersebut. Salah satu metode yang dapat digunakan untuk membantu dalam pendukung keputusan adalah dengan menggunakan profile matching. Profile Matching ini digunakan untuk membandingkan anatar kompetensi individu kedalam kompetensi standar mahasiswa layak mendapatkan beasiswa agar dapat mengetahui perbedaan kompetensinya (gap), semakin kecil gap maka semakin besar peluang yang dimilki oleh individu tersebut untuk lulus kedalam tahapan selanjutnya. Kata Kunci:
Beasiswa, Metode Profile Matching, Perangkat Lunak
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Teknologi informasi adalah salah satu contoh produk teknologi yang berkembang pesat yang dapat membantu manusia dalam mengolah data serta menyajikan sebuah informasi yang berkualitas. Kebutuhan akan perkembangan teknologi informasi sama dirasakan oleh Program studi Manajemen Informatika di STMIK dan Politeknik Komputer Niaga LPKIA terutama pada penanggung jawab beasiswa. Beasiswa adalah pemberian berupa bantuan keuangan untuk digunakan demi keberlangsungan pendidikan yang ditempuh. Program beasiswa ini harus di berikan kepada penerima yang layak untuk mendapatkannya, hanya yang memenuhi kriteria yang akan memperoleh beasiswa tersebut. Pada proses pengelolaan beasiswa yang sekarang digunakan terdapat beberapa kendala yaitu tidak terorganisir data pendaftaran mahasiswa yang mengajukan beasiswa sehingga penanggung jawab beasiswa sering kesulitan mengelola data beasiswa, serta sering terjadi keterlambatan penyampaian laporan data penerimaan beasiswa kepada pihak terkait yaitu Biro Administrasi Akademik. Selain itu mahasiswa merasa tidak mendapatkan informasi mengenai status dari permohonan beasiswa yang telah di ajukan kepada penanggung jawab beasiswa sehingga menyebabkan keluhan dari pihak-pihak yang ada.Berdasarkan permasalahan yang terjadi pada proses pengelolaan
beasiswa, perancangan perangkat lunak pengelola data pendaftaran beasiswa dan informasi data penerimaan beasiswa, diharapkan dapat mengelola data beasiswa lebih efisien dan dapat menyajikan data atau informasi lebih cepat dan mudah. 1.2 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Latar belakang penelitian ini, dapat di identifikasi beberapa permasalahan sebagai berikut: 1. Terbatasnya media penyampaian informasi mengenai status beasiswa yang telah diajukan oleh mahasiswa sehingga menyulitkan mahasiswa untuk mendapatkan informasi mengenai informasi status beasiswa yang telah diajukan. 2. Sulit untuk melakukan check berkas yang terlebih dahulu masuk dengan berkas yang baru masuk Sehingga Sering terjadi kesalahan pencatatan pendaftaran beasiswa terutama untuk data tanggal pendafataran. 3. Sulit untuk membuat pelaporan beasiswa untuk mengambil keputusan sehingga sering terjadi keterlambatan dalam penyampaian laporan data penerimaan beasiswa kepada pihak terkait, yaitu Biro Administrasi Akademik. 1.3 Tujuan Berdasarkan permasalahan diatas tujuan yang dicapai dalam tugas akhir ini adalah:
1. 2. 3.
Memperluas dalam penyampaian informasi beasiswa kepada mahasiswa. Meminimalisir kesalahan dalam pencatatan pendaftaran beasiswa. Mempermudah dalam pembuatan laporan beasiswa.
1.4 Lingkup dan Batasan Ruang lingkup permasalahan ini diantaranya: 1. Membahas mekanisme beasiswa pada program studi Manajemen Informatika di STMIK dan PKN LPKIA Bandung. 2. Proses yang terkait di perangkat lunak ini meliputi pendaftaran beasiswa, pengecekan status proses pengajuan beasiswa yang di ajukan oleh mahasiswa, dan laporan penerima beasiswa. 1.5 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan meliputi : 1. Pemograman Tersetrukur Pemodelan terstruktur menggunakan DFD (Data Flow Diagram), CDM (Conceptual Data Model), PDM (Physical Data Model), dan pengembangan perangkat lunak menggunakan metofr SDLC (Software Development Life Cycle) model waterfall. 2. Metode Profile Matching. Secara ringkas metode Profile Matching ini digunakan untuk membandingkan anatar kompetensi individu kedalam kompetensi standar mahasiswa layak mendapatkan beasiswa agar dapat mengetahui perbedaan kompetensinya (gap), semakin kecil gap maka semakin besar peluang yang dimilki oleh individu tersebut untuk lulus kedalam tahapan selanjutnya. Langkah-langkah pada metode Profile Matching, yaitu : 1 Menentukan Variabel/Kriteria Langkah pertama yang harus dilakukan dalam metode ini adalah menentukan variable-variabel yang nantinya akan digunakan dalam melakukan penialaian terhadap individu. 2 Menghitung Hasil Pemetaan gap Kompetemsi gap adalah beda antara profil mahasiswa standar dengan profil mahasiswa yang ditunjukkan pada rumus.(1) Gap = value attribut โ value target Setelah didapatkan tiap gap masing-masing mahasiswa, maka tiap profil mahasiswa diberi nilai bobot sesuai dengan patokan nilai yang mengacu pada table bobot nilai gap. 1.1 Tabel Bobot Nilai Gap No Selisih Bobot Keterangan Nilai Tidak ada selisih 1 0 5 (kompetensi sesuai
2
1
4,5
3
-1
4
4
2
3,5
5
-2
3
6
3
2,5
7
-3
2
8
4
1,5
9
-4
1
dengan yang dibutuhkan) Kompetensi individu kelebihan 1 tingkat/level Kompetensi individu kekurangan 1 tingkat/level Kompetensi individu kelebihan 2 tingkat/level Kompetensi individu kekurangan 2 tingkat/level Kompetensi individu kelebihan 3 tingkat/level Kompetensi individu kekurangan 3 tingkat/level Kompetensi individu kelebihan 4 tingkat/level Kompetensi individu kekurangan 4 tingkat/level
1. Setelah menentukan bobot gap untuk semua aspek/kriteria dengan cara yang sama, setiap aspek/kriteria dibagi menjadi dua kelompok yaitu kelompok Core Factor (factor utama) dan kelompok Secondary Factor (factor pendukung). Perhitungan Core Factor dapat ditunjukkan pada rumus dibawah ini.(2)
Keterangan : NCF : Nilai rata-rata Core Factor Nc : Jumlah total nilai Core Factor Ic : Jumlah item Core Factor Sedangkan untuk perhitungan secondary factor dapat ditunjukkan pada rumus dibawah ini.(3)
Keterangan : NSF : Nilai rata-rata secondary factor Ns : Jumlah total nilai secondary factor Is : jumlah item secondary factor 2. Perhitungan Nilai Total Dari hasil perhitungan setiap aspek diatas kemudian dihitung nilai total berdasarkan prosentase dari core dan secondary factor yang diperkirakan berpengaruh terhadap kinerja tiaptiap profil. Perhitungan nilai total dapat ditunjukkan pada rumus dibawah ini.(4)
NT = (x)% NCF + (y)% NSF
Keterangan : NT : Nilai Akhir yang akan diperoleh (x)%: Nilai Persentase yang diinputkan untuk core factor (60%) (y)%: Nilai Presentase yang diinputkan untuk secondary factor (40%) NCF : Nilai rata-rata core factor NSF : Nilai rata-rata secondary factor 3. Perhitungan Penentuan Ranking Hasil kahir dari proses profile matching adalah ranking dari para pelamar. Penetuan ranking mengacu pada hasil perhitungan tertentu, perhitungan tersebut dapat ditunjukan pada rumus.(5) HA = (x)% N1 + (x)% N2 + (x)% N3โฆ.
Berikut ini merupakan contoh implementasi perhitungan metode pofile matching untuk menentukan penerima beasiswa : 1.2 Table Bobot IPK IPK Nilai <2.75 1 >2.75 <= 3 2 >3 <= 3.5 3 >3.5 4
4 3 3 -1 1 0
4 3 3 1 1 0
4 3 3 1 1 0
1.7 Perhituangn NCF dan NSF Profile Pertama NRP : 3310001 ๐๐ถ๐น =
4+4.5
๐๐๐น =
4.5
2
= 4.25
= 4.5
1
N = 60%(4.25) x 40%(4.5) N= (0.6 x 4.25) x (0.4 x 4.5) N= 2.55 + 1.8 N= 4.35 1.8 Perhituangn NCF dan NSF Profile Kedua NRP : 3310002 ๐๐ถ๐น =
4.5+4.5
๐๐๐น =
4.5
2
= 4.5
= 4.5
1
N = 60%(4.5) x 40%(4.5) N= (0.6 x 4.5) x (0.4 x 4.5) N= 2.7 + 1.8 N= 4.5
1.3 Table Bobot Penghasilan Orangtua Penghasilan Orangtua Nilai <1.000.000 4 >1.000.000 <= 3.000.000 3 >3.000.000 <= 5.000.000 2 >5.000.000 1
1.9 Perhituangn NCF dan NSF Profile Ketiga NRP : 3310003
1.4 Table Bobot Tagihan Rekening Listrik Tagihan Rekening Nilai Listrik <100.000 4 >100.000 <=300.000 3 >300.000 <=500.000 2 >500.000 1 1.5 Table Profile Mahasiswa NRP IP Penghasilan Orangtua 3310001 >2.3 <1.000.000 <=3 3310002 >3.5 <1.000.000 3310003 >3 <1.000.000 <=3.5 <=3.000.000
3310002 3310003 Profile 3310001 3310002 3310003
Rekening Listrik <100.000 <100.000 >100.000 <=300.000
1.6 Pemetaan GAP dan Perhitungan Selisih NRP IP Penghasilan Rekening Orangtua Listrik 3310001 2 4 4
๐๐ถ๐น =
5+5
๐๐๐น =
5
2 1
=5
=5
N = 60%(5) x 40%(5) N= (0.6 x 5) x (0.4 x 5) N= 3 + 2 N= 5 1.10 Hasil Perhitungan Perengkingan NRP Hasil Rengking 3310003
5
1
3310002
4.5
2
3310001
4.35
3
2. Analisis Perangkat Lunak Berdasarkan latar belakang permasalahan, maka dibuat sebuah perangkat lunak penentu penerima beasiswa di STMIK & PKN LPKIA menggunakan metode Profile Matching ini untuk mengatasi
permasalahan dan membantu dalam setiap proses pengelolaan data sebagai gambaran pernanan aplikasi dalam mengatasi permalahan yang ada, maka digambarkan dengan perbandingan antara sistem pengelolaan penentu penerima beasiswa lama dengan sistem penerimaan beasiswa usulan sebagai berikut :
Username + Password mahasiswa
Info Username + Password
Username + Password
1
Status Pendaftaran
2
Memeriksa Data User Mahasiswa
Info User Mahasiswa
penanggung jawab beasiswa
Info Username + Password
Memeriksa Data User Petugas
foto + jenis beasiswa
Info User Petugas Data Mahasiswa 3
mengisi form pendaftaran
NRP + Persyaratan
Data kelas Data Jurusan Data Petugas
info pendafataran
Data Semester Data Pendafataran : 2
Data Prodi 4 Data Persyaratan
Mengisi Form Persyaratan Mahasiswa
data PenilaianMahasiswa : 1
Data Pendafataran : 1
5 mengelola data pemohon beasiswa
Table 2.1 Perbadingan sistem Pendaftaran penerima beasiswa lama dengan pendaftaran penerima beasiswa sistem baru
7 Mengelola Informasi Beasiswa
Daftar Seleski Pemohon Beasiswa
IdInfo info beasiswa
6 Menyeleksi data Pemohon Beasiswa Data Informasi_beasiswa
No
Sistem Penentu Penerima Beasiswa Lama Penyampaian informasi beasiswa melalui buletin dan pamplet Dalam pencatatan mahasiswa pengaju beasiswa, sering terjadi kesalahan dalam pengimputan data tanggal
1.
2.
3.
Mahasiswa sulit mengetahui status proses data yang telah diajukan
4.
Pelaporan mahasiswa pengaju beasiswa dilakukan secara manual
Sistem Penentu Penerima Beasiswa Baru Penyampaian informasi beasiswa melalui sebuah web Data tanggal otomatis disimpan pada saat mahasiswa mengunggah pendaftaran mahasiswa pengaju beasiswa Penanggung jawab beasiswa dapat memberikan status proses data yang telah diajukan oleh mahasiswa Pelaporan mahasiswa pengaju beasiswa dilakukan secara otomatis
data PenilaianMahasiswa : 2 info mahasiswa yang diajukan
3. Perancangan Basis Data Berdasarkan proses perancangan, tabel yang di butuhkan pada perangkat lunak adalah sebagai berikut : 1. Tabel Mahasiswa 2. Tabel Petugas 3. Tabel Kelas 4. Tabel Semester 5. Tabel Jurusan 6. Tabel Prodi 7. Tabel Informasi Beasiswa 8. Tabel Pendafatran Beasiswa 9. Tabel Penilaian Beasiswa Gambaran relasi tabel โtabel tersebut adalah sebagai berikut : Mahasiswa NRP idProdi NamaMhs Jk AlamatMhs Email TelponMhs PasswordMhs ...
char(7)
int varchar(30) varchar(1) varchar(100) varchar(30) varchar(13) varchar(30)
Prodi idProdi int NamaProdi varchar(20)
Info Username + Password Username + Password
Semester
Lap. Mahasiswa yang Dipilih
Foto + Jenis Beasiswa
Penanggung Jawab Beasiswa
Info Beasiswa
Info Username + Password
Username + Password 1
Status Pendaftaran Info Pendaftaran
Perangkat Lunak Penerima Pendaftaran Beasiswa
NRP + Persyaratan
IdSemester NRP IdKelas IdJurusan NamaSemester TahunAjaran ...
int char(7) int int varchar(1) varchar(11)
IdInfo
Kelas IdKelas int NamaKelas varchar(6)
Pada DFD level 0 ini menggambarkan proses perangkat lunak secara keseluruhan. Untuk desain DFD level 0 dari perangkat lunak ini adalah sebagai berikut :
PendaftaranMahasiswa IdDaftar NRP Tanggal Foto SatusProses JenisBeasiswa ...
int char(7) date longblob varchar(20) varchar(10)
PenilaianMahasiswa idPenilaian IdPetugas IdDaftar TanggalPenilaian hasil_penilaian ...
int int int date float
Jurusan IdJurusan int idProdi int NamaJurusan varchar(20) ...
InfoBeasiswa
Status Mahasiswa
Gambar 2.1 Konteks Diagram โPerngkat Lunak Penerimaan Pendaftaran Beasiswaโ
Lap. Mahasiswa terpilih
Gambar 2.2 DFD Level 0 โPerangkat Lunak Penerimaan Pendaftaran Beasiswaโ
Konteks Diagram Perangkat Lunak Mahasiswa
8 membuat laporan daftar mahasiswayang diajukan
status mahasiswa
IdInfo IdPetugas DeskripsiInfo Tanggal_Awal Tanggal_Akhir ...
int int text date date
Petugas IdPetugas NamaPetugas JKPetugas AlamatPetugas EmailPetugas TelponPetugas PasswordPetugas ...
int varchar(30) varchar(1) varchar(100) varchar(30) varchar(13) varchar(30)
Gambar 3.1 Physical Data Model (PDM) 4. Antarmuka Perangkat Lunak Perngkat lunak terbagi menjadi dua sisi yaitu sisi mahasiswa dan sisi penanggung jawab beasiswa, disisi mahasiswa hanya dapat melakukan pendafatran dan melihat status proses pengajuan beasiswa, sedangkan disisi penanggung jawab beasiswa dapat mengelola data master dan data penialaian pengaju beasiswa. Anatrmuka perangkat lunak disisi mahasiswa adalah sebagai berikut :
Gambar 4.1 Halaman Utama Di halaman utama mahasiswa dapat melihat petunjuk pendaftaran dan melakukan login. Setelah melakukan login dengan benar maka akan muncul halaman pendafatran beasiswa.
Gambar 4.2 Halaman Pendaftaran Beasiswa Setelah mengisi halaman pendaftaran beasiswa maka akan muncul halaman cek status proses beasiswa.
Gambar 4.3 Halaman Cek Status Proses Beasiswa Status Mahasiswa dapat berubah sesuai dengan proses yang sedang dijalanni oleh mahasiswa status proses terdiri dari belum di proses, sedang di proses, dan layak mendapatkan beasiswa. Sehingga mahasiswa dapat melihat status proses pengajuan beasiswa yang telah diajukan sudah sampai di proses mana
5 Kesimpulan Setelah studi lapangan dan coding selama pembuatan prototype Perangkat Lunak, hasil studi tersebut kemudian diimplemnetasikan dalam prototype. Kemudian dilakukan pengujian terhadap prototype dan diperoleh hasil sebagai berikut: 1. Dengan adanya perangkat lunak ini maka penyampaian informasi mengenai beasiswa kepada mahasiswa lebih luas karena media yang digunakan berbasis web. 2. Perangkat lunak penerimaan pendaftaran beasiswa dapat menimalisir kesalahan dalam pencatatan pendaftaran mahasiswa yang mengajukan permohonan beasiswa terutama untuk data tanggal pendaftaran sehingga mudah untuk melakukan check berkas yang terlebih dahulu masuk dengan berkas yang baru masuk. 3. Dengan menggunakan perangkat lunak penerimaan pendaftaran beasiswa ini mempermudah dalam proses penyeleksian mahasiswa sehingga dapat melaporkan data mahasiswa yang diajukan lebih mudah.
6 Saran Setiap hasil karya tentunya masih jauh dari sempurna dan masih ada hal-hal yang perlu dikembangkan. Berdasarkan hasil analisis dari peranangan perangkat lunak yang telah dilaksanakan melalui observasi kepada penanggung jawab beasiswa di STMIK & PKN LPKIA, terdapat beberapa yang masih dapat dikembangkan. Maka saran untuk pengembang lebih lanjut agar perangkat lunak lebih lengkap dan disempurnakan yaitu : 1. Perangkat lunak dapat dikembangkan kembali dengan menambahkan fungsi kelola kriteria persyaratan beasiswa sehingga kriteria yang di kelola dapat menjadi dinamis. 2. Untuk selanjutnya disarankan menambahkan fungsi update untuk mengelola table kelas,table semester, table jurusan dan table prodi. Sehingga dapat memudahkakan penanggung jawab mahasswa dalam mengelola data master mahasiswa. 3. Untuk pengembangan selanjutnya disarankan untuk menggunakan metode yang lain seperti metode promethee atau metode SAW (Simple Additive Weighting) karena di dalam metode tersebut terdapat proses perengkingan yang akan menentukan alternatif yang optimal yaitu mahaiswa terbaik.
DAFTAR PUSTAKA [1] Abdul Gafur. 2008 Cara Mudah Mendapatkan Beasiswa . Penebar Plus. Jakarta [2] Indrajani. 2011. Perancangan Basis Data Dalam All In 1. Elex Media Komputindo. Jakarta [3] M. Rudyanto Arief. 2011. Pemograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL. Andi Offset. Yogyakarta [4] Rosa A.S M.Shalaludin. 2013 Modul Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek). Modula. Bandung [5] Puji Susanto. 2012. Web Programming . http://www.vbbego.org/WEBSesi1+2.pdf diunduh pada tanggal 25 Juli pukul 16.30 WIB [6] Wiji Setiyaningsih. 2013. Decision Supsort System Menggunakan Metode Profile Matching. http://staff.budiluhur.ac.id/deni.mahdiana/fil es/2013/05/metode-profile-matching.pdf diunduh pada tanggal 25 Juli pukul 16.35 WIB
