JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, Oktober 2014 PERANGKAT LUNAK PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU DI PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA BANDUNG 1
Didit Rahadian Program Studi Manajemen Informasi STMIK LPKIA 2 Konsentrasi Teknik Informatika STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 Abstrak 1
Makalah papar ini berjudul “Perangkat Lunak Peminjaman dan Pengembalian Buku Di Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung”. Tujuan penulisan makalah paper ini adalah untuk memenuhi salah satu persyaratan sidang seminar paper yang melatarbelakangi pengambilan judul makalah paper ini adalah pentingnya merekap data peminjaman, pengembalian serta status buku yang dipinjam dan dikembalikan. Pokok pembahasan dalam makalah paper ini difokuskan pada pembangunan perangkat lunak peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan menggunakan Visual Basic 2010. Di mulai dari kegiatan penginputan data anggota, buku, peminjaman, pengembalian, pembuatan laporan serta backup restore database. Hal ini berdampak positif bagi instansi karena dengan menggunakan perangkat lunak peminjaman dan pengembalian buku akan memudahkan dalam mengelola peminjaman dan pengembalian serta penyediaan informasi. Pada pembuatan perangkat lunak ini menggunakan metode waterfall, model waterfall (air terjun) adalah suatu proses pembuatan perangkat lunak secara terstruktur dan berurutan dimulai dari penentuan masalah, analisa kebutuhan, perancangan, implementasi, integrasi, uji coba sistem, penempatan perangkat lunak dan pemeliharaan. Dengan adanya Perangkat Lunak ini diharapkan dapat meningkatkan mutu pelayanan, meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan sumber data serta meningkatkan cakupan pelayanan.. Kata kunci : Perpustakaan, Waterfall, VB.Net 1. Pendahuluan Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia Indonesia dimasa datang perlu dilakukan dengan mendorong dan menumbuhkan Minat baca masyarakat, minat belajar masyarakat ini harus dilakukan atas prakarsanya sendiri. Berkaitan dengan hal tersebut maka perlu menciptakan masyarakat belajar yang menjadikan belajar sebagai salah satu kebutuhan dasar dalam hidupnya Proses belajar dapat berlangsung dimana-mana dan pada setiap saat, di rumah, dalam perjalanan, dilingkungan kerja , dalam pertemuan - pertemuan sosial terjadi proses belajar. Sedangkan ciri terpenting dari masyarakat belajar adalah tumbuhnya minat dan kegemaran membaca, dalam masyarakat yang gemar membaca peranan buku dan perpustakaan sangat penting dan akan menjadi semakin penting. Kedudukan buku sama pentingnya dengan posisi guru dalam proses belajar mengajar. Untuk itu maka keberadaan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung yang bertempat di caringin sebagai media penyimpanan dan penyebaran informasi serta penunjang pendidikan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa dan menunjang pembangunan nasional dapat dimanfaatkan seoptimal mungkin oleh masyarakat seiring dengan Visi dan Misi Kota. Salah satunnya Perpustakaan dan Asip Daerah Kota Bandung ( PUSARDA) yang beralamat di Jl. Caringin No. Kelurahan - Kecamatan - Kota Bandung Provinsi Jawa Barat. Pusarda - Bandung
yang berdiri berdasarkan Surat Keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor, tertanggal - . Ada beberapa bagian yang tedapat di perpustakaan ini, misalnya bagian sirkulasi, pelayanan, seluruh kegiatan berlangsung, mulai dari, peminjaman dan pengembalian buku, dan dimana penulis tertarik untuk membahas tentang peminjaman dan pengembalian buku yang ada di perpustakaan. Kemajuan teknologi informasi yang semakin pesat mengakibatkan peningkatan pemikiran manusia yang semakin canggih. Maka dari itu maka apa salahnya jika kita mulai memanfaatkan kemajuan itu di sebuah bagian instansi pendidikan demi menunjang kelancaran kegiatan pengambilan keputusan, serta dapat memberikan informasi yang efektif dan efisien sebagai bentuk nyata bahwa teknologi informasi sangat diperlukan adalah adanya suatu sistem informasi. Di lihat dari sistem perpustakaan itu sendiri masih di lakukan secara manual dengan di catat di buku kuning. dirasa ini kurang efektif karena kemungkinan adanya lembaran buku yang mungkin sobek atau rusak dan ini bisa menghambat dalam perekapan data dalam perekapan buku perpustakaan. Maka dari itu penyusun mengambil judul.”PERANGKAT LUNAK PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU DI PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA BANDUNG ”Adapun Permasalahan yang ditemukan pada Implementasi kompresi data text menggunakan huffman coding, antara lain adalah :
1
JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, Oktober 2014 1. Tidak adanya rekapitulasi tentang laporan anggota yang meminjam dan mengembalikan ke perpustakaan . 2. Tidak adanya laporan rekapitulasi tentang bukubuku yang dipinjam atau tersedia
3.1.1 Context Diagram Perpustakaan No. Kembali
Kepala Bagian
Kartu Perpus Anggota
Kartu Anggota Persyaratan invalid Formulir invalid
Berdasarkan permasalahan yang ada diatas maka perlu membatasi ruang lingkup dari permasalahan tersebut. Adapun permasalahan yang akan dibahas meliputi : 1. Peminjaman buku maksimal satu minggu jika melebihi aturan peminjaman atau pengembalian yang berlaku maka akan di kenakan denda. 2. Tidak menangani pengadaan buku yang hilang atau ruksak.
Formulir Persyaratan
Lap. Buku
Formulir, Persyaratan valid
Lap. Anggota
1
Kartu Anggota
Sistem Informasi Perpustakaan
No. Pinjam
Lap. Peminjaman Lap. Pengembalian
Gambar 1 Context Diagram Perpustakaan 3.1.2 DFD Level 0
Adapun tujuan dari perancangan sistem yang baru adalah sebagai berikut : 1. Membuat laporan rekapitulasi tentang peminjaman dan pengembalian ke perpustakaan. 2. Membuat laporan rekapitulasi tentang bukubuku yang dipinjam atau tidak.
Anggota
Kepala Bagian
Anggota
Lap. Anggota
No, Anggota Formulir
Lap. Buku
Formulir Tidak Valid Persyaratan
1.1 Pendaftaran
Persyaratan Tidak Lengkap
Data Buku
Buku
Formulir dan Persyaran valid Kartu Anggota
Lap. Peminjaman No. Buku
Data Anggota Lap. Pengembalian 1.4
No. Anggota
Pembuatan Laporan
1.2
Kartu Anggota
Peminjaman
Kartu Perpus
No. Pinjam, No Buku
2. Landasan Teori Joner Hasugian dalam buku Dasar dasar ilmu perpustakaan dan informasi mengemukakan bahwa pengertian pinjaman adalah “Bahwa buku yang di pinjam bukanlah benar-benar milik kita,tetapi dapat diperpanjang ,dan kita harus mengakhirinya dengan mengembalikan buku tersebut ,untuk dapat dipinjam pengguna yang lain”.(hal 27), sedangkan Pengembalian merupakan proses dimana anggota harus mengembalikan buku-buku yang telah dipinjamnya dalam batas waktu yang telah ditentukan.
Peminjaman
No Pinjam Status Valid
Data Peminjaman
Pengembalian
1.3 Pengembalian
Katur Perpus
Data Pengembalian
No. Kembali, Pinjam
Kartu Anggota
Gambar 2 DFD Level 0 3.1.3 DFD Level 1 Proses 1.1 Kartu Anggota Anggota Formulir Tidak Valid
1.1.1 1.1.5
Memeriksa Data Formulir
Formulir
Cetak Kartu Anggota
No, Anggota
Persyaratan
Data Anggota
Anggota 1.1.2
3. Analisis Fungsional Data flow diagram (DFD) merupakan alat untuk menggambarkan aliran data suatu system secara fungsional yang dihubungkan satu sama lain mulai dari input ke proses lalu output. Adapun narasinya adalah sebagai berikut : 1. Anggota melakukan pendaftaran dengan cara mengisi formulir dan memenuhi persyaratan yang diberikan, jika sesuai maka petugas akan memberikan kartu anggota 2. Ketika Anggota akan melakukan peminjaman buku, maka petugas akan mengecek status peminjaman anggota tersebut, jika statusnya masih pinjam, maka anggota tersebut harus mengembalikan buku terlebih dahulu, akan tetapi jika statusnya kosong, maka anggota akan diberikan kartu perpus dan anggota menyerahkan kartu anggotanya. 3. Anggota mengembalikan buku dengan menyerahkan kartu perpus dan petugas memberikan kartu anggotanya.
Persyaratan Tidak Lengkap
Memeriksa Kelengkapan Persyaratan No. Anggota 1.1.4 Simpan Data Anggota
Formulir, Persyaratan Valid
Gambar 3 DFD Level 1 Proses 1.1 3.1.4 DFD Level 1 Proses 1.2 Anggota
Anggota
Kartu Anggota
Buku
Peminjaman
No. Anggota No. Anggota Status Valid
1.2.2 Periksa Status Peminjaman
1.3 Pengembalian (Sistem Informasi Perpustakaan)
Status Invalid
1.2.3 Simpan Data Peminjaman
No.Buku No. Pinjam, Anggota, Buku
Kartu Perpus
Gambar 4 DFD Level 1 Proses 1.2
2
JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, Oktober 2014 3.1.5 DFD Level 1 Proses 1.3 Anggota
3.3 Perancangan Antarmuka 3.3.1 Struktur Menu Program
Kartu Perpus
Kartu Perpus
1.2 Peminjaman (Sistem Informasi Perpustakaan)
1.3.1
No. Pinjam
Simpan Data Pengembalian
Kartu Anggota
Peminjaman Pengembalian
No. Kembali, Pinjam
Gambar 5 Level 1 Proses 1.3 3.1.6 DFD Level 1 Proses 1.4 Data Anggota
Anggota
1.4.1
Lap. Anggota
Cetak Lap. Anggota
1.4.2 Data Peminjaman
Peminjaman
Data Pengembalian
Pengembalian
Cetak Lap. Peminjaman
Gambar 9 Struktur Menu Program
Kepala Bagian
Lap. Peminjaman
3.3.2 Dialog Screen 1. Rancangan Interface Peminjaman
1.4.3 Cetak Lap. Pengembalian
Lap. Pengembalian
1.4.4 Data Buku
Buku
Cetak Lap. Buku
Lap. Buku
Gambar 6 DFD Level 1 Proses 1.4 3.2 Perancangan Data 3.2.1. Physical Data Model (PDM) buku
head_kembali
detail_kembali
nokembali char(10)
nopinjam char(10) tglkembali datetime ...
nokembali char(10) nobuku varchar(7) jumlah int ...
FK_detail_kembali_buku
FK_k FK_nP
FK_detail_kembali_head_kembali
head_pinjam nopinjam noanggota tglpinjam tglkembali petugas ...
detail_pinjam
char(10) varchar(7) datetime datetime varchar(30)
FK_P
nopinjam nobuku jumlah status ...
char(10) varchar(7) int varchar(50)
nobuku judulbuku klasifikasi pengarang penerbit kota tahun_penerbit stock tglmasuk Rak ...
varchar(7) varchar(30) varchar(15) varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(10) int datetime varchar(50)
Gambar 10 Rancangan Interface Peminjaman Interface ini digunakan untuk mengelola data peminjaman buku mulai dari no pinjam, no buku sampai tanggal dikembalikannya buku yang dipinjam.
anggota
FK_angota
noanggota kategori nama alamat kota kodepos telepon email status ...
2. Rancangan Interface Pengembalian
varchar(7) varchar(15) varchar(30) varchar(50) varchar(20) int varchar(12) varchar(40) varchar(20)
Gambar 7 Physical Data Model 3.2.2 Struktur Table Perpustakaan
Gambar 11 Rancangan Interface Pengembalian Interface ini digunakan untuk mengelola data pengembalian buku mulai dari id kembali, no pinjam serta daftar buku yang dipinjam, jika pengembalian lebih dari tanggal yang ditentukan, maka akan dikenakan denda. Gambar 8 Struktur Table Perpustakaan
3
JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, Oktober 2014 4. Kebutuhan Sumber Data 4.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) 1. Sistem Operasi minimal Microsoft XP sp 3 2. Database SQL Server 2005 3. Framework .NET 4.0 4. Crystal Report v13 runtime 4.2 Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) 1. Processor 1.0 GHz 2. Memory 1024 MB 3. Hard Disk 80 GB 4. Monitor 15” LCD 5. 1 unit UPS (Uninteruptible Power Supply) 6. 1 unit printer
Gambar 13 Form Pengembalian Petunjuk penggunaan : 1. Klik Tombol Baru untuk memulai pengisiandata pengembalian buku. 2. No Kembali akan muncul otomatis .kemudian isi No Pinjam dengan menekan ENTER lalu akan muncul daftar peminjam buku double click data peminjam maka secara otomatis data akan masuk ke id pinjam ,nama anggota,alamat ,tanggal pinjam dan tanggal kembali serta telat dan denda pada Pengembalian buku. 3. Click tombol Kembali untuk memasukan data ke dalam datagriedview 4. Kemudian Klik Tombol Simpan untuk menyimpan data 5. Tombol Batal untuk Membatalkan penginputan pengembalian buku 6. Tombol Keluar untuk keluar dari pengembalian buku
4.3 Petunjuk Penggunaan Program Form Peminjaman Buku Nama Dialog Screen : Peminjaman Buku Fungsi : Untuk memasukan data anggota dan buku yang di pinjam
5.1. Kesimpulan Setelah mengurai dan membahas tentang masalah peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan dan arsip daerah kota bandung, maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa perhitungan peminjaman dan pengembalian buku berdasarkan praktek dan teori sudah berjalan dengan baik walaupun masih ada sedikit kekurangan. Berdasarkan uraian pada bab – bab sebelumnya penulis dapat mengambil kesimpulan, bahwa : 1. Sistem ini dapat membuat dan memudahkan laporan rekapitulasi tentang peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan 2. Sistem ini dapat mempermudah laporan rekapitulasi tentang buku-buku yang sedang dipinjam atau tidak.
Gambar 12 Form Peminjaman Petunjuk Penggunaan : 1. Klik Tombol Baru untuk memulai pengisiandata peminjaman buku. 2. No Pinjam akan muncul otomatis . kemudian isi No anggota dengan menekan ENTER lalu akan muncul daftar anggota double click data anggota maka secara otomatis data akan masuk ke no anggota ,nama anggota dan alamat pada peminjaman buku. 3. Untuk Mengisi no buku hampir sama seperti cara mengisi anggota 4. Setelah itu isi tanggal pinjam maka tanggal harus kembali akan otomatis satu minggu dari pemilihan tanggal pinjam 5. Click tombol tambah untuk memasukan data ke dalam datagriedview 6. Kemudian Klik Tombol Simpan untuk menyimpan data 7. Tombol Batal untuk Membatalkan penginputan peminjaman buku 8. Tombol Keluar untuk keluar dari peminjaman buku
5.2. Saran Saran-saran yang diberikan agar sistem informasi peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan yang telah dibangun dapat berfungsi dengan baik adalah sebagai berikut : 1. Perlu diadakannya pengembangan sistem informasi, baik dari sisi manajemen maupun dari sisi teknologi. 2. Pengguna yang menggunakan aplikasi peminjaman dan pengembalian buku ini di harap membaca pedoman petunjuk agar dalam pengoperasiannya lebih mudah dan cepat.
Form Pengembalian Buku Nama Dialog Screen : Pengembalian Buku Fungsi : Untuk menginput data pengembalian
4
JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, Oktober 2014 3. Segera memberitahukan bila ada kerusakan software untuk mengantisipasi kerusakan yang lebih lanjut.
5
