PERANGKAT LUNAK MODUL SUPPLY CHAIN MANAGEMENT BERBASIS WEB MENGGUNAKAN METODE S C R U M DI PT. MUTU AGUNG LESTARI INTERNATIONAL CIMANGGIS - DEPOK 1
Wendi Wirasta, 2Nurul Aqmarina Program Studi Teknik Informatik STMIK LPKIA 2 Program Studi Teknik Informatika STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 Email : 1wirasta1330 @gmail.com,
[email protected] Abstrak 1
Survey The Software Alliance (BSA) menunjukkan masih 84 persen dari seluruh software yang dipasang pada komputer pribadi di Indonesia selama tahun 2013 justru tidak berlisensi secara benar. "Kebanyakan orang tidak tahu apa yang dipasang ke dalam sistem komputer mereka. Itulah yang harus diubah," kata Presiden dan CEO BSA, Victoria Espinel. Kepastian akan jumlah barang yang keluar dan jumlah barang yang masuk dengan berbagai macam jenis dan varian yang berbeda dan memiliki kode yang berbeda (unik) menjadi suatu hal mutlak yang harus dipikirkan bagaimana agar semuanya dapat terkontrol dengan baik dan menghemat sumber daya. Disamping itu kebutuhan akan pengelolaan keuangan perusahaan yaitu guna memberikan laporan yang akurat tentang harga beli dari supplier, harga jual ke customer, sehingga dapat mengetahui dengan pasti berapa laba atau rugi yang diperoleh perusahaan di tahun berjalan. Faktor kritis dalam rantai pasokan yang efisien adalah pembelian, karena tugas pembeliaan untuk menyeleksi pemasok (berikut materialnya) dan kemudian membangun hubungan yang saling menguntungkan. Tanpa pemasok yang baik dan tanpa pembelian yang memadai, rantai pasokan tidak akan memiliki peran untuk kondisi pasar pada masa seperti sekarang ini. Dari hasil analisa dapat disimpulkan bahwa aplikasi ini memudahkan menampilkan dengan relevan informasi laporan barang masuk dan barang keluar juga aplikasi ini meminimalisir ketidak tepatan pecatatan transaksi retur barang antara faktur yang diterima dari vendor berselisih dengan jumlah barang yang ada dan memudahkan pengelolaan yang baik terhadap stok barang dan pengontrolan penimbunan barang sehingga dapat mengurangi biaya penyimpanan barang(inventory carrying cost) . . Kata kunci : Supply Chain, Yii framework, Scrum 1. Pendahuluan Perusahaan memerlukan suatu hal yang sangat ekonomis guna melakukan kegiatan memproduksi untuk memperoleh keuntungan. Untuk mencapai keinginan tersebut, kelancaran arus material yang diperlukan pasti melibatkan lebih dari satu rantai pasokan. Faktor kritis dalam rantai pasokan yang efisien adalah pembelian, karena tugas pembeliaan untuk menyeleksi pemasok (berikut materialnya) dan kemudian membangun hubungan yang saling menguntungkan. Tanpa pemasok yang baik dan tanpa pembelian yang memadai, rantai pasokan tidak akan memiliki peran untuk kondisi pasar pada masa seperti sekarang ini Kepastian akan jumlah barang yang keluar dan jumlah barang yang masuk dengan berbagai macam jenis dan varian yang berbeda dan memiliki kode yang berbeda (unik) menjadi suatu hal mutlak yang harus dipikirkan bagaimana agar semuanya dapat terkontrol dengan baik dan menghemat sumber daya. Disamping itu kebutuhan akan pengelolaan keuangan perusahaan yaitu guna memberikan laporan yang akurat tentang harga beli dari supplier, harga jual ke customer, sehingga dapat
mengetahui dengan pasti berapa laba atau rugi yang diperoleh perusahaan di tahun berjalan. Beberapa perusahaan di Indonesia menemukan cukup banyak celah yang dapat menyebabkan ketidakseimbangan laporan utamanya dalam penyajian laporan keluar dan masuk barang yaitu dimulai dari proses penerimaan barang hingga barang keluar dari perusahaan untuk dijual. Berdasarkan dari latar belakang masalah di atas dan hasil penelitian yang telah dilakukan maka dapat di identifikasikan permasalahan yang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan sebagai berikut: 1. Laporan barang masuk dan barang keluar yang tidak sesuai sehingga membuat informasi yang terbaru tidak ditampilkan secara relevan. 2. Sering terjadinya selisih antara faktur yang diterima dari vendor dengan jumlah barang yang ada dikarenakan ketidak tepatan pencatatan retur barang. 3. Penimbunan barang didalam gudang yang tidak terkontrol karena tidak adanya pengelolaan yang baik terhadap stok barang, sehingga biaya
penyimpanan barang (inventory carrying cost) melebihi anggaran perusahaan. Berdasarkan permasalahan diatas maka perlu membatasi ruang lingkup dari permasalahan tersebut. Adapun permasalahan yang akan dibahas meliputi : 1. Membahas transaksi pembelian diantaranya permintaan barang sampai invoicing. 2. Transaksi inventory diantaranya pengeluaran barang dan transfer barang antar gudang. 3. Transaksi penjualan dan invoice penjualan. Adapun tujuan dari perancangan sistem yang baru adalah sebagai berikut : 1. Memudahkan laporan barang masuk dan barang keluar yang sesuai sehingga membuat informasi yang terbaru dapat ditampilkan secara relevan. 2. Meminimalisir terjadinya selisih antara faktur yang diterima dari vendor dengan jumlah barang yang ada dikarenakan ketidak tepatan pencatatan retur barang. 3. Menekan biaya penyimpanan barang (inventory carrying cost) dengan menyediakan kontrol terhadap stok barang. 1.1. Landasan Teori 1.1.1. Perangkat Lunak Menurut Rosa A.S dan M.Shalahuddin (2011) dalam bukunya Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak menjelaskan bahwa, “Perangkat lunak (software) adalah program komputer yang terasosiasi dengan dokumentasi perangkat lunak seperti dokumentasi kebutuhan, model desain, dan cara penggunaan (user manual). Sebuah program komputer tanpa terasosiasi dengan dokumentasinya maka belum dapat dikatakan sebagai perangkat lunak.” Sekumpulan aktifitas yang memiliki tujuan untuk pengembangan ataupun evolusi perangkat lunak. Aktifitas generic dalam semua proses perangkat lunak adalah: Spesifikasi – apa yang harus dilakukan oleh perangkat lunak dan batasan/kendala pengembangannya Pengembangan – proses memproduksi sistem perangkat lunak Validasi – pengujian perangkat lunak terhadap keinginan penggunak Evolusi – perubahan perangkat lunak berdasarkan perubahan keinginan 1.1.2. Supply Chain Management Menurut R. Eko. I dan R Djokopran, Supply chain (rantai pengadaan) adalah suatu sistem tempat organisasi menyalurkan barang produksi dan jasanya kepada para pelanggannya. Rantai ini juga merupakan jaringan atau jejaring dari berbagai organisasi yang saling berhubungan mempunyai
tujuan yang sama, yaitu sebaik mungkin menyelenggarakan pengadaan atau penyaluran barang tersebut. Supply Chain Management atau disingkat SCM dipandang sebagai manajemen dari semua aliranaliran dari informasi, produk, atau keuangan yang menghasilkan biaya-biaya di dalam supply chain. Manajemen supply chain melibatkan manajemen dari aliran-aliran di antara dan di setiap tahap-tahap dalam sebuah supply chain untuk memaksimalkan keuntungan total dari supply chain. (Chopra dan Meindl) Menurut David Simchi Levi et al. “Supply chain management is a set of approaches utilized to efficiently integrate supplier manufacturers warehouses, and store, so that merchandise is produced and distributed at the right quantities, to the right locations at the right time, in order to minimize systemwide costs while satisfying service level requirement”
Gambar 1 Supply Chain Management SCM lebih merupakan sekumpulan pendekatan yang digunakan untuk menginterasikan pemasok, manufaktur, gudang, dan toko sehingga barang dihasilkan dan didistribusikan dengan kuantitas tepat, ke lokasi yang tepat, dan pada waktu yang tepat, dengan tujuan meminimalkan biaya-biaya keseluruhan sistem serta memenuhi tingkat layanan yang dibutuhkan. 1.1.3. Komponen Rantai Supply 1. Rantai Suplai Hulu/Upstream supply chain Meliputi aktivitas dari suatu perusahaan manufaktur dengan para penyalurannya (yang mana dapat manufaktur, assembler, atau kedua-duanya) dan koneksi mereka kepada pada penyalur mereka (para penyalur secondtrier). Hubungan para penyalur dapat diperluas kepada beberapa strata, semua jalan dari asal material (contohnya bijih tambang, pertumbuhan tanaman). Di dalam upstream supply chain, aktivitas yang utama adalah pengadaan.
2.
3.
Manajemen Internal Suplai Rantai/Internal supply chain management Meliputi semua proses pemasukan barang ke gudang yang digunakan dalam mentransformasikan masukan dari para penyalur ke dalam keluaran organisasi itu. Hal ini meluas dari waktu masukan masuk ke dalam organisasi. Di dalam rantai suplai internal, perhatian yang utama adalah manajemen produksi, pabrikasi, dan pengendalian persediaan. Segmen Rantai Suplai Hilir/Downstream supply chain segment Meliputi semua aktivitas yang melibatkan pengiriman produk kepada pelanggan akhir. Di dalam downstream supply chain, perhatian diarahkan pada distribusi, pergudangan, transportasi, dan after-sales-service.
1.1.4. Hasil Riset Penelitian Lainnya Menurut jurnal “M. Hilman, F. Setiadi, I. Sarika, J. Budiasto, dan R. Alfian” yang berjudul “Supply Chain Management Berbasis Layanan: Desain Dan Implementasi Prototipe Sistem” Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia, Kampus Baru UI Depok, 16424. Supply Chain Management adalah sebuah konsep pengaturan aliran proses perdagangan yang menghubungkan antara produsen, supplier, dan konsumen secara langsung. Menurut buku Supply Chain Management: Text and Cases, Janat Shah, 2009. Mengenai Keputusan dalam supply chain sebagai berikut : 1. Manajemen supply chain yang sukses melibatkan beberapa keputusan dengan berbagai kerangka waktu. kita secara luas dapat mengklasifikasikan mereka sebagai keputusan desain dan keputusan operasi supply chain. 2. Desain supply chain (desain jaringan) atau keputusan strategis melibatkan isu-isu penting berikut: 3. Kegiatan apa yang harus dilakukan oleh perusahaan sentral dan apa yang harus outsourcing? 4. Bagaimana memilih lembaga / mitra untuk melakukan kegiatan outsourcing dan apa yang seharusnya menjadi sifat hubungan dengan pihak tersebut? harus hubungan transaksional secara alami atau harus itu kemitraan jangka panjang? 5. Keputusan yang berkaitan dengan kapasitas dan lokasi dari berbagai fasilitas. 1.1.5. Scrum Menurut Ken Schwaber and Jeff Sutherlan, Scrum merupakan Sebuah kerangka kerja di mana orangorang dapat menyelesaikan permasalahan kompleks yang senantiasa berubah, di mana pada saat
bersamaan menghasilkan produk dengan nilai setinggi mungkin secara kreatif dan produktif. Scrum didasari oleh teori kontrol proses empiris, atau dengan kata lain, empirisme. Empirisme menekankan bahwa pengetahuan berasal dari pengalaman dan pembuatan keputusan didasari oleh pengetahuan yang telah dimiliki hingga saat ini. Scrum menggunakan pendekatan berkala (iterative) dan bertahap (incremental) untuk meningkatkan prediktabilitas dan mengendalikan resiko. Scrum adalah sebuah kerangka kerja yang dilakukan secara berulang-ulang hingga mencapai waktu yang telah ditentukan (deadline), hingga produk yang dikembangkan telah memenuhi kebutuhan yang diinginkan atau hingga proyek tidak didanai lagi. Perulangan, putaran atau iterasi ini memiliki batas waktu (time-box) selama 30 hari atau kurang. Dalam Scrum, putaran ini dinamakan Sprint. Durasi dari Sprint selalu sama/konsisten sepanjang pengembangan produk berlangsung. Artinya apabila Tim Scrum telah sepakat untuk memilih durasi Sprint selama 2 minggu, maka sepanjang pengembangan produk panjangnya Sprint selalu konstan 2 minggu. Di akhir Sprint, Tim Pengembang harus menyelesaikan sebuah potongan produk (product increment) yang dapat digunakan oleh pengguna dan berpotensi untuk dirilis ke lingkungan produksi. Menurut Ken Schwaber and Jeff Sutherlan, Sprint merupakan pembungkus untuk semua event lainnya dalam Scrum. Event-event lain dalam Scrum semuanya dilakukan didalam Sprint. 2. Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak 2.1 Aliran Proses 2.1.1 Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sistem dan merepersentasikan interaksi antara actor dengan sistem. [4]
Gambar 2 Use Case Diagram 2.2 Class Diagram Class diagram adalah suatu diagram yang menyediakan sekumpulan class objek antar muka
interface dan relasinya, dan memodelkan database logic.[4]
juga
untuk
Gambar 5 Antar muka Permintaan Barang
Gambar 3 Class Diagram
2.3 Perancangan Antar Muka Perancangan antarmuka ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai bentuk antarmuka dari perangkat lunak yang akan digunakan oleh user untuk berinteraksi dengan perangkat lunak. Rancangan antarmuka ini mempertimbangkan berbagai kemudahan dan fungsionalitas dari perangkat lunak itu sendiri.
2.3.1.
Antar muka Home
Penjelasan dialog screen Permintaan Barang: 1. Halaman ini akan muncul sesudah user melakukan login dan menekan menu Purchase Request. 2. Untuk menambah permintaan barang baru maka menekan tombol Add Request kemudian akan muncul form request dan diisikan dengan data valid oleh user setelah itu menekan tombol save. 3. Untuk melakukan update pada salah satu data request yang salah dapat juga dilakukan dengan cara memilih terlebih dahulu kode request kemudian menekan icon edit request. Akan muncul form yang telah berisikan data sebelumnya yang dapat diubah oleh user sesuai dengan kebutuhan lalu tekan tombol save. 4. Untuk menghapus data dapat dilakukan dengan cara memilih terlebih dahulu kode request kemudian menekan icon hapus request. Akan muncul pesan konfirmasi kemudian user memilih konfirmasi sesuai dengan kebutuhan jika user menekan ya maka data akan terhapus sedangkan jika tidak maka akan dikembalikan lagi ke halaman sebelumnya. 5. Untuk berpindah halaman dapat menekan tombol next page atau previous page untuk pergi ke halaman sebelumnya 6. Untuk mencari data dapat dilakukan dengan mengetikan data yang dicari sesuai kriteria pada kolom di atas table 2.3.3.
Antar muka Invoice Sales
Gambar 4 Antar muka Login Penjelasan dialog screen Login : 1. Halaman ini akan muncul pertama kali pada saat mengakses alamat dari sistem aplikasi. 2. User memasukan username dan password kemudian menekan tombol login. 3. Jika login valid, maka halaman utama akan muncul sesuai dengan hak akses masingmasing pada saat melakukan login. 2.3.2.
Antar muka Permintaan Barang
Gambar 6 Antar muka Invoice Sales
Penjelasan dialog screen Invoice (Sales): 1. Halaman ini akan muncul sesudah user bagian Finance melakukan login dan menekan menu Invoice pada menu Sales. 2. Untuk melakukan invoicing maka user akan memilih kode customer terlebih dahulu kemudian memilih kode order yang akan dijadikan invoice. 3. Untuk berpindah halaman dapat menekan tombol next page atau previous page untuk pergi ke halaman sebelumnya 4. Untuk mencari data dapat dilakukan dengan mengetikan data yang dicari sesuai kriteria pada kolom di atas tabel 3. Implementasi Sub bab ini akan menjelaskan langkah-langkah serta rencana jadwal dalam rangka mengimplementasikan perangkat lunak media informasi internal karyawan yang telah dirancang pada bab sebelumnya. Daftar Kegiatan Daftar perencanaan kegiatan pengimplementasian sistem yang akan dirancang sebagai berikut : Tabel 1 Jadwal kegiatan Aktivitas yang No Penjelasan dilakukan 1 Analisis Tahap awal kebutuhan menentukan kebutuhan apa saja yang diperlukan untuk membangun aplikasi 2 Pengumpulan Pengumpulan dan informasi, pencarian perancangan referensi sebagai acuan data perancangan dan pembangunan aplikasi, dan mempelajari kebutuhan akan perangkat keras dan perangkat lunak yang akan digunakan untuk pembuatan aplikasi 3 Pembuatan Membuat gambar– gambar dan gambar untuk tampilan desain antarmuka menu dan menu lainya yang dipergunakan dalam aplikasi. 4 Penulisan kode Penulisan kode program program berdasarkan module module yang paling diutamakan 5 Testing dan Testing terhadap kode perbaikan pada program dan perbaikan aplikasi kesalahan saat program dieksekusi dan
6
Implementasi penggunaan aplikasi
perbaikan kesalahan logika. Penerapan dan pengujian aplikasi pada web browser apakah aplikasi ini sesuai harapan atau tidak.
Gambar 7 Network Diagram Aktivitas Kegiatan 3.1 Lingkup dan Batasan Implementasi Ruang lingkup dan batasan implementasi terdiri dari: Penjelasan mengenai ruang lingkup dan batasan implementasi, termasuk modul program yang akan diimplementasikan, fungsional sistem dan lain sebagainya termasuk lingkungan implementasi. 1. Validasi pada setiap text field, combo box, maupun button pada setiap form di dalam program. 2. Input seluruh data lelang melalui form yang terdapat pada perangkat lunak 3. Menyimpan data inputan dari user ke dalam database. 4. Menampilkan semua isi data dalam database.
3.3 Implementasi Antarmuka 1. Halaman Tampilan Login
Gambar 8 Dialog Screen Tampilan Login Penjelasan dialog screen Login : 1. Halaman ini akan muncul pertama kali pada saat mengakses alamat dari sistem aplikasi. 2. User memasukan username dan password kemudian menekan tombol login. Jika login valid, maka halaman utama akan muncul sesuai dengan hak akses masing-masing pada saat melakukan login.
3. 2. Halaman Permintaan Barang 4.
Gambar 9 Dialog Screen Permintaan Barang Penjelasan dialog screen Permintaan Barang: 1. Halaman ini akan muncul sesudah user melakukan login dan menekan menu Purchase Request. 2. Untuk menambah permintaan barang baru maka menekan tombol Add Request kemudian akan muncul form request dan diisikan dengan data valid oleh user setelah itu menekan tombol save. 3. Untuk melakukan update pada salah satu data request yang salah dapat juga dilakukan dengan cara memilih terlebih dahulu kode request kemudian menekan icon edit request. Akan muncul form yang telah berisikan data sebelumnya yang dapat diubah oleh user sesuai dengan kebutuhan lalu tekan tombol save. 4. Untuk menghapus data dapat dilakukan dengan cara memilih terlebih dahulu kode request kemudian menekan icon hapus request. Akan muncul pesan konfirmasi kemudian user memilih konfirmasi sesuai dengan kebutuhan jika user menekan ya maka data akan terhapus sedangkan jika tidak maka akan dikembalikan lagi ke halaman sebelumnya. 5. Untuk berpindah halaman dapat menekan tombol next page atau previous page untuk pergi ke halaman sebelumnya 6. Untuk mencari data dapat dilakukan dengan mengetikan data yang dicari sesuai kriteria pada kolom di atas table
Untuk berpindah halaman dapat menekan tombol next page atau previous page untuk pergi ke halaman sebelumnya Untuk mencari data dapat dilakukan dengan mengetikan data yang dicari sesuai kriteria pada kolom di atas tabel
. 4. Hasil Pengujian Di bawah ini adalah hasil pengujian yang telah dilakukan pada perangkat lunak media informasi internal karyawan Tabel 2 Hasil pengujian N o 1
Fungsi yang diuji Form login dan hak akses
2
Tampilan halaman Add (form)
3
Tombol untuk berpindah halaman
4
Tampilan Halaman Mengelola Supplier
5
Tampilan Halaman Mengelola Customer
3. Halaman Invoice Sales
Gambar 10 Dialog Screen Kelola Artikel 1.
2.
Halaman ini akan muncul sesudah user bagian Finance melakukan login dan menekan menu Invoice pada menu Sales. Untuk melakukan invoicing maka user akan memilih kode customer terlebih dahulu kemudian memilih kode order yang akan dijadikan invoice.
Cara pengujian Masukan username dan password. Mencoba satu persatu halaman dengan hak akses Purchasing, Inventory, Finance, Marketing, Manager Up. Menekan tombol Add (form) yang ada pada bagian atas tabel form dalam sistem dan Mengisi form tambah (form). Menekan satu persatu semua tombol dan menu yang ada pada setiap halaman. Menekan menu Supplier yang ada pada halaman dan user dapat menambah supplier, melakukan update supplier dan menghapus supplier pada halaman tersebut. Menekan menu Customer yang ada pada halaman dan user dapat menambah customer, melakukan update customer dan menghapus customer pada halaman tersebut.
Hasil pengujian [v] Sesuai [ ] Belum sesuai
[v] Sesuai [ ] Belum sesuai
[v] Sesuai [ ] Belum sesuai
[v] Sesuai [ ] Belum sesuai
[v] Sesuai [ ] Belum sesuai
Berdasarkan uraian dan penjelasan dari bab- bab sebelumnya dan setelah melalui beberapa tahapan analisa, perancangan dan implementasi, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut : 1. Memudahkan menampilkan dengan relevan informasi laporan barang masuk dan barang keluar. 2. Meminimalisir ketidaktepatan pecatatan transaksi retur barang antara faktur yang diterima dari vendor berselisih dengan jumlah barang yang ada. 3. Pengelolaan yang baik terhadap stok barang dan pengontrolan penimbunan barang sehingga dapat mengurangi biaya penyimpanan barang(inventory carrying cost). Setelah perancangan aplikasi ini selesai, ada beberapa saran yang akan dikemukakan untuk melengkapi kekurangan dari aplikasi ini, saransaran tersebut antara lain sebagai berikut : 1. Untuk akses yang lebih mudah bagi manager up, diharapkan agar perangkat lunak ini dibuat versi mobile sehingga untuk dokumen yang memiliki persetujuan manager dapat dilakukan dimana saja. 2. Diharapkan pengembangan perangkat lunak supply chain management ini agar setiap menu berfungsi dengan maksimal, lebih interaktif dan menarik. Sekiranya itulah yang dapat disimpulkan dan berikan saran-sarannya, akhir kata dipanjatkannya puji dan syukur kehadirat Allah SWT. karena atas segala nikmat, petunjuk dan kemudahan-Nya sehingga dapat diselesaikannya tugas akhir ini dengan lancar. Semoga apa yang telah di paparkan dalam tugas akhir ini dapat bermanfaat dan memotivasi baik untuk peneliti yang mengembangkan perangkat lunak ini maupun yang akan memanfaatkannya. Terima kasih banyak atas kerjasamanya serta partisipasi yang telah diberikan.
DAFTAR PUSTAKA [1] Rosa, A.S dan M. Shalahuddin. 2011. Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek). Modula. Bandung [2] Janner, S. (2010). Rekayasa Web. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta. [3] Janat Shah. 2009. Supply Chain Management: Text and Cases, Pearson Education. Indian [4] Winesett, J. (2010). Agile Web Application Development with Yii 1.1 and PHP 5. Birmingham B27 6PA, UK: Packt Publishing Ltd. [5] Sondakh, D., Novalinda, & Priska, T. (2013). SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS MENGGUNAKAN FRAMEWORK Yii PADA RS HERMANA. Konferensi Nasional
Sistem Informasi 2013 (pp. 72-77). Mataram: STMIK Bumigora Mataram. [6] David Simchi Levi et al. 2000. Simple Supply Chain Management. Informs. Singapore: Management Science [7] M. Hilman, etc., . 2009. Supply Chain Management Berbasis Layanan: Desain Dan Implementasi Prototipe Sistem. Fakultas Ilmu Komputer: Universitas Indonesia. Depok [8] Anonymous. Performance of Yii. http://www.yiiframework.com/performance/. Download tanggal 1 November 2014
