PERANCANGAN SISTEM MARKETING EXPENSES REQUEST PADA PT. DIPA PHARMALAB

PERANCANGAN SISTEM MARKETING EXPENSES REQUEST PADA PT. DIPA PHARMALAB Jimmy Susanto BINUS UNIVERSITY, JAKARTA, [email protected]

Rudy, S.Kom., M.M. BINUS UNIVERSITY, JAKARTA, [email protected]

PENDAHULUAN Pada perkembangan informasi saat ini, kebutuhan perusahaan akan teknologi informasi sangat besar. Banyak perusahaan – perusahaan di dunia, termasuk Indonesia menggunakan teknologi informasi sebagai suatu alat dalam membantu kegiatan proses bisnis baik secara manajerial maupun secara operasional. Teknologi informasi juga memberikan kesempatan kepada pelaku bisnis agar dapat bersaing dengan pelaku bisnis yang lain yang dimana pelaku bisnis ini dituntut agar lebih mengerti dan memahami perkembangan tekonologi informasi sekarang ini. Selain itu juga, tekonologi informasi memberikan support yang sangat besar kepada suatu perusahaan atau organisasi dalam mencapai tujuan perusahaan baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang, terutama dalam dunia pemasaran. Kemajuan teknologi informasi yang berkembang sangat cepat telah membuat informasi – informasi yang dibutuhkan baik secara individu maupun perusahaan dapat dihasilkan lebih tepat dan akurat. Maka dalam kebutuhan teknologi informasi, PT Dipa Pharmalab sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang distributor alat – alat kesehatan, obat – obatan, dan kebutuhan farmasi menyadari bahwa keputusan yang di dukung oleh teknologi informasi yang cepat, akurat, dan tepat serta diharapkan dapat meningkatkan kinerja dari proses bisnis yang sedang berjalan maupun yang akan dikembangkan.

Sekarang ini, banyak sekali perusahaan – perusahaan yang menjadi pesaing yang kuat bagi PT Dipa Pharmalab, yaitu Bayer Healthcare (Bayer Indonesia), Glaxo SmithKline (gsk), PT Otsuka Indonesia (Otsuka Pharmaceutical Co, Ltd, Jepang), dan lain – lain. Perusahaan – perusahaan tersebut bersaing menjadi perusahaan terbesar di bidang kesehatan dan farmasi. Namun, PT Dipa Pharmalab memiliki keyakinan tinggi menjadi perusahaan terbaik di bidangnya dengan memberikan kualitas dan pelayanan yang mumpuni kepada pelanggan dan juga menjaga relasi dengan business partner. Menjaga hubungan dengan pelanggan sangat penting dalam kelangsungan bisnis PT Dipa Pharmalab, yaitu dengan cara menciptakan produk berkualitas tinggi yang mampu memenuhi kebutuhan pelanggan atau mengimpor produk kesehatan atau farmasi dari luar negeri kepada pelanggan. Dalam menjaga hubungan dengan business partner juga sangat penting. Kebanyakan business partner PT Dipa Pharmalab bisa di kategorikan menjadi 2 kategori, yaitu dokter maupun non dokter. Kebanyakan produk yang dibuat atau diimpor oleh PT Dipa Pharmalab dijualkan oleh dokter atau non dokter melalui perantara medical representative. Maka medical representative yang mewakili PT Dipa Pharmalab dituntut untuk menjaga hubungan kerjasama yang baik dengan dokter maupun non dokter dalam memasarkan produk perusahaan. PT. Dipa Pharmalab menghadapi beberapa kendala dalam proses pemasaran, yaitu kendala pada marketing expenses. Marketing expenses ini merupakan suatu modul pengajuan usulan kepada perusahaan yang dibuat untuk keperluan bonus dokter, yang dimana dokter ini telah berhasil menjualkan beberapa produk yang perusahaan tawarkan. Kendalanya adalah marketing expense ini sifatnya operasional sehingga dalam menghitung budget sangat sulit, dikarenakan tidak terjadwalnya semua proses realisasi yang ada. Sehingga membuat pihak manajerial kesulitan dalam pengambilan keputusan realisasi usulan. Oleh sebab itu, PT Dipa Pharmalab membutuhkan perkembangan sistem informasi dalam penjadwalan realisasi usulan maupun perhitungan budget.

METODE PENELITIAN Metode Analisis Metode Pengumpulan Data A. Wawancara Proses tanya jawab dengan bertatap muka untuk memperoleh suatu keterangan dalam mencapai tujuan penelitian. Proses ini dilakukan antara pewawancara dengan bagian marketing dan marketing service. Informasi yang diperoleh dari wawancara ini adalah detil periode untuk usulan visit, non visit dan pasien, hierarki proses persetujuan usulan, pengembangan untuk detailing activities report dan pembentukan modul detailing report list. B. Observasi Menganalisis secara langsung data dari hasil observasi pada aplikasi CRM / Dipa@eBusiness yang merupakan website internal pada perusahaan dalam menjalankan proses operasional salah satunya dalam pembuatan usulan dan persetujuan usulan. C. Studi Kepustakaan Studi kepustakaan dilakukan dengan mengumpulkan informasi – informasi dari media kepustakaan seperti buku dan jurnal internasional yang berisikan topik – topik yang berkaitan dengan perancangan sistem dan basis data sehingga dapat dijadikan bahan referensi dalam penulisan skripsi ini. Metode Analisis • Mengumpulkan Informasi – Informasi secara Detail Informasi yang di dapat dilakukan dengan interview dengan pemohon project / user. Mencoba untuk memahami sistem yang sudah ada (Dipa@eBusiness) dengan mengidentifikasi dan memahami suatu aktivitas yang sedang berjalan maupun yang akan dikembangkan. • Mengumpulkan Kebutuhan User Mengumpulkan informasi yang sesuai dari user agar dapat memahami kebutuhan sistem yang akan dikembangkan. Kebutuhan user dapat dibagi menjadi kebutuhan functional dan nonfunctional (kebutuhan untuk keandalan, kinerja, dan keamanan).

• Memprioritaskan Kebutuhan Setelah mengumpulkan semua informasi yang dibutuhkan dan memahami kebutuhan user, sangat penting menetapkan kebutuhan dimana terdapat kebutuhan yang krusial pada sistem. Sehingga dapat dikelompokkan mana yang high priority dengan yang tidak. • Mengembangkan User Interface Dialogs Setelah memahami kebutuhan user yang sudah didapat, kemudian dilakukan pengembangan terhadap user interface yang diminta. • Mengevaluasi Kebutuhan dengan User Secara ideal, suatu aktifitas dalam mengevaluasi kebutuhan dengan user dan mendokumentasikan kebutuhan sangat terintegritas. Tapi pada prakteknya, user secara umum memiliki tanggung jawab lain disamping mengembangkan sistem baru. Seperti halnya, mengerjakan kebutuhan user kemudian dilakukan evaluasi dengan user dan alhasil terjadi perubahan. Dari perubahan tersebut, dikerjakan kembali sesuai dengan kebutuhan user dan begitu seterusnya sampai kebutuhan user selesai dan akurat. Metode Perancangan Metodologi perancangan yang digunakan adalah Unified Process Discipline yang terdiri dari : o Business Modeling Suatu tim proyek harus memahami dan mengerti suatu lingkungan bisnis (business modeling). o Requirements Menetapkan suatu persyaratan bahwa sebagian dari sistem harus memenuhi. o Design Merancang suatu solusi dari pembagian sistem yang memenuhi persyaratan (requirements). o Implementation Menulis dan mengintegrasikan koding komputer yang membuat pembagian dari sistem dapat bekerja.

o Testing Melakukan uji coba / testing dari pembagian sistem. o Deployment Menempatkan bagian dari sistem yang telah selesai dan diuji dalam operasi untuk pengguna.

Penulisan Skripsi menggunakan UML (Unified Modeling Language) sebagai pemodelan, yaitu sebagai berikut : 1. Modeling and The Requirement Discipline • The Requirement Discipline - Activity Diagram • Use Case and Domain Classes - Use Case Diagram - Use Case Description - Domain Model Class Diagram

2. The Design Discipline • Use Case Realization - Multilayer Design System Sequence Diagram - Updated Class Diagram - Deployment Diagram - User Interface •

Perancangan Basis Data -

Entity Relationship Diagram

HASIL DAN BAHASAN Usulan Detailing Activities Report Visit dan Non Visit

Gambar 1 Detailing Activities Report Visit dan Non Visit

Usulan Detailing Activities Report Pasien

Gambar 2 Detailing Activities Report Pasien

Usulan Detailing Activities Report Cito

Gambar 3 Detailing Activities Report Cito

Sistem Informasi Marketing Expense Request PT. Dipa Pharmalab Intersains

Membuat Detailing Activities Report

Membuat Detailing Report List

Supervisor (SPV)

Membuat DAR Pasien Area Sales Manager (ASM)

Membuat DRL Pasien

Membuat DAR Cito

National Area Manager (NSM)

Melakukan Approval DRL

Product Manager (PM)

General Manager Sales (GMS) Board of Director (BOD)

Melakukan Approval DAR

Marketing Sales Department Admin (MSDA) Marketing Sales Officer (MSO)

Gambar 4 Use Case Diagram

Gambar 5 Domain Model Class Diagram

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan pembahasan mengenai proses bisnis yang dikembangkan dan perkembangan sistem yang telah dirancang, maka dapat disimpulkan beberapa hal yaitu sebagai berikut: 1.

Dengan adanya perubahan pada proses bisnis marketing expenses request ini, maka pengguna dapat lebih terbantu mengenai kapan usulan ini bisa dibuat dan kapan usulan ini bisa dilakukan persetujuan. Sehingga proses bisnis yang sudah dikembangkan menjadi lebih terjadwal.

2.

Adanya pengembangan pada fitur Detailing Activities Report / DAR ini, maka dalam pembuatan usulan ini menjadi mudah, seperti pengurangan beberapa field yang tidak dibutuhkan karena adanya perubahan pada struktur data.

3.

Dengan adanya fitur Detailing Report List / DRL, maka proses persetujuan usulan menjadi lebih terstruktur dan lebih terjadwal (sistem periode) sehingga dalam proses realisasi usulan dapat sesuai dengan tanggal permohonan usulan.

Saran Setelah dilakukan pengembangan sistem pada marketing expenses request ini, maka ada beberapa saran yang ada untuk pengembangan berikutnya yaitu sebagai berikut: 1.

Dengan adanya pendokumentasian ini diharapkan bisa menjadi referensi untuk pengembangan marketing expenses request baik dari detailing activities report maupun detailing report list.

2.

Dalam hal teknis, apabila ada usulan yang tanggal permohonannya diluar dari tanggal yang ditetapkan (tanggal proses persetujuan atau pembuatan usulan) maka masih bisa disimpan namun proses persetujuan baru bisa dilakukan saat sebelum bulan permohonan usulan.

3.

Apabila ada usulan yang sudah ditolak baik tolakan dari user maupun dari sistem, maka lebih baik ada fitur baru mengaktifkan kembali usulan yang sudah ditolak.

REFERENSI Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2012). System Analysis and Design in a Changing World, Sixth Edition. Boston: Course Technology.

RIWAYAT PENULIS Jimmy Susanto lahir di kota Jakarta pada 12 September 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada 2015.