Seminar Nasional Sistem Informasi Indonesia, 22 September 2014
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINSTRASI SIUP, TDP PADA SUDIN KOPERASI, UMKM, PERDAGANGAN JAKARTA Yohannes Yahya1), TW Wisjhnuadji2), Desy Aztriana3) 1)
Departemen Sistem Informasi,Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
Jl.Raya Ciledug Jakarta Selatan, 12260 Telp : (021) 5853753 E-mail :
[email protected] 1),
[email protected] 2)
Abstract Information technology develops so rapidly and completely, so that business world really need it to perform work every day and also in decision making for the management of the company. Information Technology is a tool to exchange information for the company or agency that desperately need to improve service to customers or citizens. The problems faced by these agencies is the error (human error) in recording the data, the number of SIUP and TDP documents stored so as need the space for file storage, SIUP and TDP report generation takes time because numerous data must be analyzed and typed. The purpose of this information system is to help the Tribe Department of Cooperatives, SMEs and Trade Jakarta in fixing the system has been running with designing letter Trade Permit System and Company Registration expected and can provide quality information so that the results of the process of making a report to be faster, right , and accurate. The desired result can facilitate performance and TDP SIUP part in carrying out the work, minimize errors that can occur in the writing and TDP SIUP collection, storage becomes more effective and efficient, all the data stored in each storage area, which will facilitate the search for the data if any time the data is needed. The resulting information will be presented in an accurate and useful for SIUP and TDP parts and service chiefs. Keywords: Data, sub-department, increased performance, Information Abstrak Perkembangan Teknologi maupun informasi begitu pesat sekali, sehingga di dunia bisnis sangat membutuhkannya dalam melaksanakan pekerjaan setiap harinya dan juga dalam pengambilan keputusan bagi pimpinan perusahaan. Teknologi dan Informasi merupakan alat dalam pertukaran informasi sehingga bagi perusahaan atau instansi sangat memerlukannya dalam meningkatkan pelayanan kepada pelanggan atau warganya. Masalah yang dihadapi oleh instansi ini adalah terjadinya kesalahan (human error) dalam pencatatan data, Banyaknya Dokumen SIUP dan TDP yang disimpan sehinggga membutuhkan ruang untuk penyimpanan berkas tersebut, Lamanya pembuatan laporan SIUP dan TDP karena banyak data yg harus diteliti dan diketik . Tujuan adanya sistem informasi ini dapat membantu Suku Dinas Koperasi, UMKM Dan Perdagangan Jakarta dalam memperbaiki sistem yang telah berjalan dengan merancang Sistem surat Izin Usaha Perdagangan dan Tanda Daftar Perusahaan yang diharapkan dan dapat memberikan hasil informasi yang bermutu sehingga proses pembuatan laporannya menjadi lebih cepat, tepat, dan akurat.Hasil yang diinginkan dapat mempermudah kinerja bagian SIUP dan TDP dalam melaksanakan pekerjaannya, dapat meminimalisasi kesalahan yang terjadi dalam penulisan pendataan SIUP dan TDP, penyimpanan menjadi lebih efektif dan efisien, semua data disimpan dalam tempat penyimpanan masing-masing, sehingga akan mempermudah dalam pencarian data jika sewaktuwaktu data dibutuhkan. Informasi yang dihasilkan akan tersaji secara akurat dan berguna untuk bagian SIUP dan TDP dan kepala suku dinas. Kata Kunci : Data, Suku Dinas, kinerja meningkat, Informasi. 1. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi yang semakin pesat sehingga peranan informasi di bidang administrasi dan manajemen untuk memanfaatkan teknologi tersebut karena saat ini sudah merupakan suatu kebutuhan.terhadap perkembangan berbagai industri maupun dunia usaha. Hal ini disebabkan karena kemampuan dari teknologi informasi di bidang administrasi ini dalam menyimpan, menghitung dan mengolah data tidak diragukan lagi, penggunaan komputer tidak terlepas dari kebutuhan informasi yang kian hari kian memperlihatkan meningkat, serta didorong oleh perannya di dalam pengambilan keputusan rutin maupun keputusan strategi pihak manajemen. Teknologi Informasi merupakan elemen penting dalam pertukaran informasi dewasa ini, sehingga instansi-instansi saat ini membutuhkan teknologi informasi dalam kegiatannya dan saat ini menjadi solusi terbaik bagi perusahaan untuk
Copyright © 2014 SESINDO
142
meningkatkan kinerja perusahaan atau instansi dan mengelola sumber daya menjadi lebih efektif dan efesien. Dalam sebuah organisasi produktifitas, keakuratan, efektifitas dan efesiensi adalah bagian dari ukuran sukses organisasi, keakuratan data atau informasi akan menentukan dalam pengambilan keputusan pimpinan. Tujuan adanya sistem informasi ini dapat membantu Suku Dinas Koperasi, UMKM Dan Perdagangan Jakarta dalam memperbaiki sistem yang telah berjalan dengan merancang Sistem surat Izin Usaha Perdagangan dan Tanda Daftar Perusahaan yang diharapkan dan dapat memberikan hasil informasi yang bermutu sehingga proses pembuatan laporannya menjadi lebih cepat, tepat, dan akurat. Hasil yang diinginkan dapat mempermudah kinerja bagian SIUP dan TDP dalam melaksanakan pekerjaannya, dapat meminimalisasi kesalahan yang terjadi dalam penulisan pendataan SIUP dan TDP, penyimpanan menjadi lebih efektif dan efisien, semua data disimpan dalam tempat penyimpanan masing-masing, sehingga akan mempermudah dalam pencarian data jika sewaktu-waktu data dibutuhkan. Informasi yang dihasilkan akan tersaji secara akurat dan berguna untuk bagian SIUP dan TDP dan kepala suku dinas. 2. KAJIAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi bersifat manajerial dengna kegiatan strategi dari sutau organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu [2], [6] dan [7] 2.2 Pengertian Administrasi. Kata administrasi berasal dari bahasa Belanda,administratie yang artinya segala kegiatan yang meliputi tulis menulis,ketik mengetik,komputerisasi,surat menyurat (korespondensi), kearsipan,agenda (pekerjaan –pekerjaan Tata Usaha kantor) Kata administrasi lainnya berasal dari bahasa Yunani, Ad ministrare yang artinya Ad pada, ministrare=melayani, maka kata administrasi berarti memberikan pelayanan.Dari dua pengertian di atas secara gamblang dapat diartikan bahwa administrasi mempunyai pengertian: pelayanan kegiatan tata usaha kantor (pelayanan pengetikan/komputer, pelayanan surat menyurat,dan lain sebagainya) Untuk dapat memberikan pemahaman tentang pengertian administrasi, tidak lepas dari asalusul kata administrasi itu sendiri sebagaimana bahasan sebelumnya, yakni kegiatan tata usaha kantor dan pelayanan[5] dan [8] 2.3 Pengertian Analisa Sistem Rosa A.S dan M. Shalahudin [3] dan [4] Mendefinisikan analisa sistem sebagai berikut : Analisa sistem adalah kegiatan untuk melihat sistem yang sudah berjalan, bagaimana yang bagus dan tidak kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru. 2.4 Konsep Basis Data Basis data (database) adalah kumpulan informasi yang disimpan didalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut [1]. Database digunakan untuk menyimpan informasi atau data yang terintegrasi dengan baik di dalam komputer. Untuk mengelola database diperlukan suatu perangkat lunak yang disebut DBMS (Database Management System). DBMS merupakan suatu sistem perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk membuat,memelihara,mengontrol, dan mengakses database secara praktis dan efisien. Dengan DBMS, pengguna akan lebih mudah mengontrol, dan memanipulasi data yang ada. 3.
METODE PENELITIAN
3.1 Tahapan Pengumpulan Data Dalam tahapan ini dilakukan dengan pendekatan sebagai berikut: a. Pengamatan (Observasi) Dalam penulisan ini, penulis terlebih dahulu melakukan penelitian dan menentukan permasalahan secara garis besar ini, dilakukan dengan cara observasi secara langsung pada bagian SIUP dan TDP Suku Dinas Koperasi, UMKM dan Perdagangan Jakarta b. Wawancara (Interview) Mengumpulkan data yang dibutuhkan dengan wawancara langsung dengan bagian SIUP dan TDP
143 c. Dokumentasi Metode penelitian dengan cara mengumpulkan data berdasarkan dokumen-dokumen berkaitan yang menjadi objek penelitian. 3.2 Tahapan Analisa Sistem Berjalan Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah: a. Menganalisa sistem yang ada, yaitu mempelajari dan mengetahui apa yang dikerjakan sistem. b. Menspesifikasikan sistem, yaitu menspesifikasikan masukan yang digunakan, database yang ada, proses yang dilakukan dan keluaran yang dihasilkan. c. Produk yang dihasilkan dari tahapan ini berupa model dari sistem yang ada d. Activity Diagram Berjalan, Activity Diagram digunakan untuk memodelkan alur kerja atau workflow sebuah proses bisnis dan urutan aktifitas dalam suatu proses. 3.3 Tahapan Desain Sistem Usulan Tahap Perancangan Sistem adalah merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem baru yang diusulkan, dengan disertai rancangan database dan spesifikasinya.
4.
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 ANALISA SISTEM Activity diagram menggambarkan berbagai alur aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang. Bagaimana masing-masing alur berawal, keputusan yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Berikut ini adalah activity diagram yang terjadi dalam sistem administrasi Surat izin usaha perdagangan dan tanda daftar perusahaan yang sedang berjalan Suku Dinas Koperasi, UMKM dan Perdagangan Jakarta 4.1.1
Proses Pendaftaran Surat Izin Usaha Perdagangan Pem ohon
Petugas KPP
M engisi Surat Permohonan Perubahan surat izin usaha perdagangan
Terima Surat Permohonan SIUP dan Persyaratannya
M enyerahkan surat permohonan SIUP dan Persyaratanya
Cek Kelengkapan SIUP dan persyaratannya [tdk Lengkap]
[Lengkap]
Lengkapi Persyaratan
Gambar 1. Activity Diagram Proses Pendaftaran Surat Izin Usaha Perdagangan
4.1.2
Proses Perpanjangan Surat Izin Usaha Perdagangan Pem oh on
Petugas K PP
B ag ian SIUP&T DP
Kepala Su ku D inas
M engisi Surat Permohonan Perubahan surat iz in usaha perdagangan M eny erahkan surat permohonan SIUP dan Persy aratany a
T erim a Surat P ermohonan SIUP dan P ersy aratanny a Cek Kelengkapan SIUP dan persy aratannya [tdk Lengkap]
[Lengkap]
Lengkapi Persy aratan
M eny erahkan berkas Surat permohonan SIUPdan Persy aratanny a
T erim a berkas S urat Permohonan SIUP dan Persy aratanny a
M encatat ke hasil penelitian kelengkapan persy aratan
M eny erahkan surat permohonan SIUPdan P ersy aratany a
Terima dan cek Surat Permohonan SIUPdan persy aratan
M embuat S urat disposisi
Terim a surat disposisi
Serahkan surat disposisi
M engisi Surat Iz in Usaha Perdagangan
Serahkan Surat Iz in Usaha Perdagangan
Terim aS urat Iz in usaha Perdagangan
T anda tangani Surat Iz in Usaha P erdagangan
Terim aS urat Iz in Usaha P erdagangan
serahkan S urat Iz in Usaha y g telah di tanda tangani
mengketik Surat Iz in Usaha P erdagangan
Cetak Surat Iz in Usaha Perdagangan Serahkan Cetakan S urat iz in Usaha P erdagangan
Terim aS urat Iz in usaha Perdagangan
Tanda tangani Surat Iz in Usaha Perdagangan
Gambar 2. Activity Diagram Proses Perpanjangan Surat Izin Usaha Perdagangan
Copyright © 2014 SESINDO
144
4.1.3
Proses Pendaftaran perusahaan Pem oh on
Petugas K PP
M engisi F ormulir P endaftaran P erusahaan
M eny erahkan F ormulir P endaftaran P erusahaan dan persy aratanny a
T erima F ormulir P endaftaran Perusahaan dan Persy aratanny a
C ek K elengkapan data dan persy aratan [tdk lengkap]
[lengkap]
Lengkapi P ersy aratan
Isi Lembar pengesahan /penolakan daftar perusahaan
Gambar 3. Activity Diagram Proses Pendaftaran Perusahaan
4.1.4
Proses Laporan Bagian SIUP&T DP
Kepala Suku Dinas
membuat laporan bulanan
Laporan SIUP
Laporan Perkembangan SIUP
Laporan WDP
menyerahkan laporan bulanan
M enerima Laporan Bulanan
Gambar 4. Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan
4.1.5
Spesifikasi Database
Spesifikasi Database merupakan uraian rinci tentang tiap-tiap relasi (table/file). Spesifikasi Database menguraikan tentang data yang saling berhubungan satu sama lainnya yang tersimpan di perangkat komputer dan digunakan oleh perangkat lunak untuk memanipulasi. Spesifikasi Database menjelaskan masing – masing relasi berisi nama file, media penyimpanan yang dipakai, isi atau keterangan dari file, organisasi, Primary Key, panjang record, jumlah record dan struktir file. Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lain dan tersimpan diluar komputer serta digunakan perangkat lunak (software) tertentu untuk memanipulasinya. Sedangkan sistem Database adalah untuk suatu sistem penyusunan dan pengolahan record-record dengan menggunakan komputer dengan tujuan untuk menyimpan atau merekam serta melihat data operasional lengkap pada sebuah organisasi atau perusahaan, sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan untuk kepentingan proses pengambilan keputusan. 4.2 ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM (ERD)
Gambar 5 Entity Relationship Diagram
145
4.3 LOGICAL RECORD STRUCTURE (LRS)
Gambar 6 Logical Record Structure (LRS)
4.4 RANCANGAN LAYAR
Gambar 7 Rancangan Layar File Master
Gambar 8 Rancangan Layar File Transaksi TDP
Gambar 9 Rancangan Layar File Laporan
Copyright © 2014 SESINDO
146
5.
SIMPULAN DAN SARAN
5.1 SIMPULAN a.
b. c. d. e.
Dengan adanya Sistem Informasi Administrasi Pembuatan Surat Izin Usaha perdagangan dan Tanda daftar Perusahaan pada Suku Dinas Koperasi ,UMKM dan Perdagangan Jakarta Utara dapat meningkatkan kinerja karyawan bagian SIUP dan TDP dalam melaksanakan tugasnya. Dapat mengurangi kesalahan yang terjadi dalam pendataan SIUP dan TDP . Penyimpanan data menjadi lebih efektif dan efisien, tidak memerlukan tempat atau ruang yang besar. Informasi yang dihasilkan akan tersaji secara akurat dan berguna untuk bagian SIUP dan TDP dan kepala suku dinas. Mempermudah dalam pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan.
5.2. SARAN a.
b. c.
Perubahan dari sistem yang masih manual menjadi terkomputerisasi tidak mudah sehingga perlu diadakan penyuluhan yang menjelaskan mengenai cara kerja dari sistem informasi administrasi ini pada Suku Dinas Koperasi ,UMKM dan Perdagangan Jakarta Utara dapat bekerja sesuai dengan kebutuhannya secara lebih jelas. Mempersiapkan dukungan hardware dan software yang spesifikasinya dapat mendukung sistem ini dengan baik Melakukan proteksi dan back-up data secara periodik untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan.
5. DAFTAR RUJUKAN [1] Indrajani, Perancangan basis data dalam All in 1, Edisi Pertama. Jakarta: PT. Alex Media Komputindo, 2011. [2] Sutabri Tata, Analisis Sistem Informasi, Edisi satu, CV Andi Offset, Yogyakarta, 2012 [3] Shelly, et.al. Discovering Computers 2009 Complete. Canada : Nelson, 2009 [4] A.S Rosa, dan M. Shalahudin . Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat lunak ( Terstruktur [5] Berorientasi Obyek). Bandung: modula, 2011. [6] Raymon Mcleod, Jr. & George P. Scholl, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: Salemba Empat, 2008. [7] Sholiq, Analisa dan perancangan berorientasi obyek: konsep dasar berorientasi obyek, Bandung : [8] Mutiara Indah, 2010. [9] Satzinger Jhon, System Analysis and Design in a Changing World , 2010 [10] Mohammad Ali, ilmu dan Aplikasi Pendidikan: Pengertian Administrasi , PT Imperial Bhakti [11] Utama, Bandung, 2007. [12] Strukur Organisasi dan Tugas SUKU DINAS KOPERASI, UMKM DAN PERDAGANGAN KOTA [13] Administrasi Jakarta Utara: http://diskumdagdki.jakarta.go.id/ (19:00, 24 November 2013
