PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN BERBASIS KOMPUTER DI PERUSAHAAN JASA GEMAH RIPAH 2000
SKRIPSI
Diajukan kepada Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta untuk Memenuhi Persyaratan guna Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Oleh: Muh. Hendy Danu Martha 06412141019
PROGAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA 2012
PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN BERBASIS KOMPUTER DI PERUSAHAAN JASA GEMAH RIPAH 2000
SKRIPSI
Diajukan kepada Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta untuk Memenuhi Persyaratan guna Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Oleh: Muh. Hendy Danu Martha 06412141019
PROGAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA 2012
i
iv
HALAMAN MOTTO
v
Bersyukurlah kepada Allah, dan barang siapa yang bersyukur kepada Allah , maka sesungguhnya ia bersyukur untuk dirinya sendiri, dan barang siapa yang tidak bersyukur maka sesungguhnya Allah maha kaya lagi terpuji (QS. Luqman, 31:12)
v
Sesungguhnya Allah tidak akan merubah keadaan suatu kaumnya sehingga kaum ini mengubah keadaan mereka sendiri. (QS. Ar Ra’d 11)
v
You lose if you not try.Bahagia itu sederhana. (Muh.Hendy Danu Martha)
ii
HALAMAN PERSEMBAHAN
Dengan mengucapkan alhamdulillah karya ini saya persembahkan kepada: 1. Ayah dan mami yang tak henti-hentinya memberikan semua fasilitas dan support kepada saya. 2. Suwarni Tayar eyang putri saya yang selalu memberikan dukungan serta nasehatnya. Karya ini saya bingkiskan juga untuk : 1. Enggar Puspita Martha adikku yang selalu memberikan semangat dan sindirannya. 2. Riris Triokta yang selalu bawel untuk mensupport saya untuk segera menyelesaikan skripsi saya. 3. Teman-temen akuntansi 2006, semoga sukses dan berguna kepada bangsa dan negara. 4. One Family One brotherhood yang selalu ada disaat saya sedang membutuhkan kalian mari meraih mimpi setinggi mungkin. 5. Keluarga Besar HIMA AKSI terima kasih buat pengalaman dan solidaritas kalian yang telah ajarkan kepada saya. 6. Keluarga besar saya yang selalu memberikan motivasi arti tentang hidup. 7. Teman-teman angkringan saya yang selalu memberikan sindiran positif dan waktu luangnya untuk membantu saya. 8. Teman-teman PISMABA terimakasih buat pengalaman dan bantuan kalian. 9. Perusahaan Jasa Gemah Ripah 2000 yang telah mengizinkan saya untuk melakukan penelitian tugas akhir 10. Teman-teman dan kerabat yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu. Tanpa kalian aku tidak bisa seperti ini. iii
PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN BERBASIS KOMPUTER DI PERUSAHAAN JASA GEMAH RIPAH 2000 Oleh: Muh. Hendy Danu Martha NIM. 06412141019 ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk (1) mengetahui sistem penggajian manual yang yang digunakan pada Perusahaan Jasa Gemah Ripah 2000 dan (2) tujuan yang lain adalah untuk merancang suatu sistem akuntansi penggajian berbasis komputer yang layak dan sesuai untuk diterapkan di Perusahaan Jasa Gemah Ripah 2000. Penelitian ini termasuk jenis penelitian pengembangan dengan subjek penelitian Perusahaan Jasa Gemah Ripah 2000 dan objek penelitian sistem akuntansi penggajiannya. Pada penelitian ini, metode pengembangan sistem akuntansi penggajian yang dipakai adalah SDLC (System Development Life Cycle). Data diperoleh dengan menggunakan teknik survei, observasi, dan dokumentasi. Instrumen penelitian yang digunakan adalah dokumentasi dan daftar pertanyaan. Teknik analisis yang digunakan untuk menganalisis sistem lama adalah analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efisiency, and Services), dan analisis kelayakan sistem. Khusus untuk analisis kelayakan ekonomi, dihitung menggunakan tiga cara, yaitu PP (Payback Period), NPV (Net Present Value) dan ROI (Return On Investment). Pada tahap perancangan sistem, dilakukan pemodelan data, pemodelan proses, dan desain interface beserta formformnya. Sistem akuntansi penggajian yang diterapkan pada Perusahaan Jasa Gemah Ripah 2000 masih bersifat manual dan belum mampu memberikan informasi yang tepat waktu untuk pengambilan keputusan. (1) Dengan sistem manual ini bagian keuangan dan personalia tidak dapat mengakses informasi laporan sesuai kebutuhannya, sehingga proses pengambilan keputusan dapat tertunda atau terhambat. (2) Berdasarkan analisis kelayakan, baik itu kelayakan teknik, operasional, ekonomi, maupun hukum menyatakan bahwa sistem akuntansi penggajian berbasis komputer ini layak diterapkan di Perusahaan Jasa Gemah Ripah 2000. Hasil pengujian sistem dapat berjalan dengan baik, yaitu sistem yang dibuat dapat melakukan input, edit, hapus pada data karyawan, data gaji dan data absensi. Proses penghitungan penggajian dapat berjalan dan menghasilkan output berupa laporan penggajian dan slip gaji karyawan.
v
KATA PENGANTAR Segala puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT., atas segala limpah, rahmat, dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir Skripsi yang berjudul “Perancangan Sistem Akuntansi Penggajian Berbasis Komputer Di Perusahaan Jasa Gemah Ripah 2000 ” berjalan dengan lancar. Skripsi ini adalah salah satu syarat untuk memenuhi gelar sarjana ekonomi di Universitas Negeri Yogyakarta, penyusunan berdasarkan data yang diperoleh dari Perusahaan Jasa Gemah Ripah 2000. Penulis menyadari bahwa skripsi ini jauh dari sempurna, tanpa bimbingan dari berbagai pihak, Tugas Akhir Skripsi ini tidak akan dapat diselesaikan dengan baik. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terimakasih yang tulus kepada: 1. Prof. Dr. Rochmat Wahab., M.Pd., M.A., Rektor Universitas Negeri Yogyakarta. 2. Dr. Sugiharsono, M.Si., Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta. 3. Sukirno, M.Si., Ph.D., Ketua Jurusan Pendidikan Akuntansi Universitas Negeri Yogyakarta. 4. Dhyah Setyorini, M.Si. Ak, Ketua Program Studi Akuntansi Universitas Negeri Yogyakarta. 5. Drs. Pardiman dosen pembimbing akademik Program Studi Akuntansi Universitas Negeri Yogyakarta. 6. Diana Rahmawati, M,Si., dosen pembimbing skripsi yang telah memberikan pengarahan dengan sangat baik. vi
vii
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR JUDUL....................................................................................
i
HALAMAN PERSETUJUAN...……………………………………………
ii
HALAMAN PENGESAHAN...................................................................
iv
HALAMAN PERNYATAAN...................................................................
v
HALAMAN MOTTO...............................................................................
vi
HALAMAN PERSEMBAHAN.................................................................
vii
ABSTRAK…………................................................................................
viii
KATA PENGANTAR…………....................................................................
ix
DAFTAR ISI................................................................................................... xi DAFTAR TABEL........................................................................................... xv DAFTAR GAMBAR………………………………………………………..
xvi
DAFTAR LAMPIRAN..............................................................................
xviii
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1 A. Latar Belakang Masalah ....................................................................
1
B. Identifikasi Masalah ........................................................................... 3 C. Pembatasan Masalah ..........................................................................
3
D. Rumusan Masalah…………............................................................
4
E. Tujuan Penelitian……………………………………………………
4
F. Manfaat Penelitian..............................................................................
5
BAB II KAJIAN TEORI ............................................................................
6
A. Deskripsi Sistem ................................................................................
6
1. Sistem Akuntansi......................................................................
6
2. Sistem Akuntansi Penggajian.....................................................
7
a. Informasi yang Diperlukan Manajemen..............................
9
b. Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian....................... 14 c. Unsur Pengendalian Intern.................................................. d. Sistem
Akuntansi
Penggajian
dalam
Lingkungan
Pengolahan Data Manual……………………………...……. xi
15
16
e. Sistem
Akuntansi
Penggajian
dalam
Lingkungan
Pengolahan Data Elektronik................................................
22
3.
Pengembangan Sistem................................................................
24
4.
Metode Pengembangan Sistem...................................................
25
a. Computer-Aided Software Enginering (CASE) .....................
25
b. System Development Life Cycle (SDLC) ...............................
26
5.
Basis Data (Database)……………………………………...…..
42
6.
Microsoft Office Acces 2007.....................................................
44
a. Perkembangan Microsoft Offic.............................................
44
b. Penggunaan Microsoft Office Acces.....................................
46
c. Struktur dan Pengembangan Dengan Microsoft Office Acces
47
Microsoft Visual Basic 6.0..........................................................
51
a. Perkembangan Visual Basic....................................................
51
b. Struktur Aplikasi dalam Visual Basic......................................
52
7.
8.
Sistem Akuntansi Penggajian Terkomputerisasi.......................... 54
9.
Perancangan Sistem Akuntansi Penggajian Terkomputerisasi....
58
B. Penelitian yang Relevan.....................................................................
63
C. Kerangka Berfikir...............................................................................
65
D. Tahap-Tahap Pengembangan Sistem..................................................
67
E. Pertanyaan Penelitian.........................................................................
67
BAB III METODE PENELITIAN.................................................................
69
A. Tempat dan Waktu Penelitian.............................................................
69
B. Jenis Penelitian.................................................................................... 69 C. Subjek dan Objek Penelitian...............................................................
69
D. Definisi Operasional Variabel............................................................. 70 E. Metode Pengumpulan Data dan Instrumen Pengumpulan Data........
71
F. Instrumen Penelitian..........................................................................
72
G. Teknik Pengembangan dan Analisis Data Sistem Akuntansi............
73
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN…............................ 78 A. Gambaran Umum Objek Penelitian...................................................
xii
78
1.
Sejarah dan Perkembangan Perusahaan Jasa Gemah Ripah 2000.............................................................................................. 78
2.
Lokasi Perusahaan........................................................................ 79
3.
Struktur Organisasi.....................................................................
4.
Job Deskripsi................................................................................ 80
5.
Personalia.....................................................................................
83
6.
Kesejahteraan..............................................................................
83
B. Data Khusus…...................................................................................
84
1.
79
Sistem Penggajian yang telah diterapkan pada Perusahaan Jasa Gemah Ripah 2000....................................................................
84
a. Dokumen dan Catatan Akuntansi yang Digunakan pada Perusahaan Jasa Gemah Ripah 2000..........................................
84
b. Prosedur Penggajian yang Digunakan pada Perusahaan Jasa Gemah Ripah 2000....................................................................
85
c. Flowchart Sistem Penggajian pada Perusahaan Jasa Gemah Ripah 2000................................................................................ 2.
Pengolahan Data Karyawan pada Perusahaan Jasa Gemah Ripah 2000.................................................................................
3.
86
87
Perancangan sistem Akuntansi Penggajian Terkomputerisasi yang sesuai dan Layak untuk Perusahaan Jasa Gemah Ripah 2000.............................................................................................
88
a. Tahap Analisis Sistem Akuntansi Penggajian pada Perusahaan Jasa Gemah Ripah 2000..........................................
89
b. Tahap Desain Sistem Akuntansi Penggajian Berbasis Komputer pada Perusahaan Jasa Gemah Ripah 2000.................
111
c. Tahap Implementasi Sistem Akuntansi Penggajian Berbasis
4.
Komputer Pada Perusahaan Jasa Gemah Ripah 2000...............
131
Pembahasan................................................................................
145
xiii
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN.........................................................
153
A. Kesimpulan........................................................................................
153
B. Keterbatasan.......................................................................................
154
C. Saran...................................................................................................
155
DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................
156
LAMPIRAN..................................................................................................
158
xiv
DAFTAR TABEL Tabel 1
Halaman
Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan.......................................................................................
16
2
Perincian Gaji Karyawan…...............................................................
83
3
Kesimpulan Analisis PIECES..............................................................
94
4
Rincian Biaya Pengembangan Sistem................................................
101
5
Nilai manfaat penggunaan sistem berbasis….....................................
105
6
Ringkasan biaya dan manfaat pengembangan sistem baru.................
106
7
Database Karyawan..............................................................................
112
8
Database Gaji........................................................................................ 112
9
Database Presensi................................................................................
113
10 Diagram Hubungan Antar Tabel..........................................................
113
xv
DAFTAR GAMBAR Gambar
Halaman
1
Kartu Jam Hadir Karyawan...............................................................
10
2
Kartu Jam Kerja...............................................................................
11
3
Surat Pernyataan Gaji dan Upah..........................................................
12
4
Bukti Kas Keluar..............................................................................
13
5
Bagan Alir Bagian Pencatatan Waktu dan Bagian Gaji dan Upah.....
18
6
Bagan Alir Bagian Utang…...............................................................
19
7
Bagan Alir Bagian Keuangan............................................................
20
8
Bagan Alir Bagian Jurnal dan Kartu Biaya.......................................
21
9
Rekening Berkolom..............................................................................
22
10 Kerangka Kode Rekening Biaya…....................................................
23
11 Pendekatan Konversi Modular…………...........................................
39
12 Pendekatan Konversi Phase In............................................................
39
13 Tahap-tahap Pengembangan Sistem..................................................
67
14 Struktur Organisasi Perusahaan Jasa Gemah Ripah 2000…….…….
79
15 Bagan Alir Sistem Penggajian pada Perusahaan Jasa Gemah Ripah 2000………………………...........…………………………………...
87
16 Diagram Alir Form Cek Presensi……...............................................
114
17 Diagram Alir Form Login Admin.......................................................
115
18 Diagram Alir Form Tambah Data Karyawan....................................... 116 19 Diagram Alir Ubah Data Karyawan…................................................
117
20 Diagram Alir Form Tambah Gaji Karyawan ….…………..…….......
118
21 Diagram Alir Form Ubah Data Gaji..................................................... 119 22 Bagan Alir Form Lihat Presensi.…....................................................
120
23 Interface Menu Awal Program................…………………………...
122
24 Form Awal ……..…………………...………….................................
123
25 Form Utama........................................................................................
124
26 Form Presensi Karyawan…….............................................................
125
27 Form Login Admin............................……………….……………….
125
xvi
28 Form Utama Data Karyawan………………………………………...
126
29 Form Tambah Data Karyawan......…………………………………..
127
30 Form Utama Data Gaji........................................................................
128
31 Form Tambah Data Gaji ………………………………………........
128
32 Form Presensi…………………………….....………………………..
129
33 Desain Laporan Presensi Karyawan…….…………………………...
130
34 Desain Slip Gaji ……………………….…………………………...... 130 35 Form Login Admin………………….......…………………………...
132
36 Massege box kesalahan dalam memasukan ID user dan password....
132
37 Input NIK dan password untuk Presensi Karyawan……….………..
133
38 Massege box kesalahan dalam memasukan NIK dan atau sandi untuk presensi…………….....................................…………..………
134
39 Input Tambah Data Karyawan......................................………...…....
135
40 Messege Box Konfirmasi Perubahan Data...........................................
137
41 Input Daftar Gaji Karyawan................................................................
139
42 Input Edit Data Gaji Karyawan...........................................................
140
43 Lihat Daftar Presensi Karyawan.........................…….........................
141
44 Proses Mencetak Laporan Daftar Gaji dan Slip Gaji...........................
142
45 Laporan Penggajian...................…………………….…......................
142
46 Slip Gaji Karyawan...................…………………….…......................
143
xvii
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran
Halaman
1
Daftar Pertanyaan Penelitian ..............................................
159
2
Harga PC...........................................................................
160
3
Harga windows 7 home basic..........................................
161
4
Harga printer....................................................................
162
5
Contoh Slip Gaji……………………................……….....
163
6
Contoh presensi Karyawan.................................................
164
7
Surat Keterangan Penelitian................................................
165
xviii
