PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI SWALAYAN PADA PERMAI SWALAYAN PLOSOKLATEN KEDIRI

CAHAYAtech Vol. 02, No. 01, Maret 2013

Sriadi dan Sugiono

PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI SWALAYAN PADA PERMAI SWALAYAN PLOSOKLATEN KEDIRI Oleh : Sriadi Tamtomo Sugiono

Abstrak Swalayan merupakan salah satu bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat kegiatan jual beli barang, dimana semuanya berada di bawah tanggung jawab pada seorang manajer. Untuk itulah pengorganisasian dengan perancangan basis data dapat menjawab pertanyaan yang muncul. Dalam hal pendataan barang Permai swalayan masih dibilang sederhana, dimana masih menggunakan catatan buku. Dapat dirumuskan permasalahan yaitu bagaimana merancang suatu aplikasi yang bisa memantau penjualan, pembelian dan perputaran stok barang sampai pada proses pembuatan laporan. Sedangkan tujuan dari kegiatan adalah untuk merancang dan pembuatan sistem penjualan, pembelian, retur pembelian dan data stok pada Permai swalayan kediri. Hasil kegiatan studi kelayakan didapatkan bahwa Permai swalayan dalam menjalankan kegiatannya terbagi dalam tiga bagian yaitu bagian gudang, administrasi dan bagian penjualan. Pada tahap rencana pendahuluan proses pembuatan sistem swalayan dimulai dengan pembuatan diagram alir konteks. Pada tahap analisis sistem merupakan tahap lanjutan dari rencana pendahuluan yaitu dengan menjabarkan sistem informasi swalayan ke arah yang lebih detail. Pada tahap implementasi merupakan tahap pembuatan kode program dan cara kerja program. Kata kunci : Sistem informasi Swalayan A. Latar Belakang Masalah Komputer merupakan sarana untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan efisien, aplikasi komputer dibidang penjualan salah satunya adalah pendapatan inventory barang. Inventory barang mengalami perubahan seiring dengan lakunya penjualan barang. Oleh karena itu, diperlukan suatu pengorganisasian yang lebih baik. Pengorganisasiannmerupakannkeselur uhan proses pengelompokan alat-alat, tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab, sehingga terciptanya suatu kesatuan yang utuh dan bulat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Permai swalayan merupakan salah satu bentuk dari organisasi yang didalamnya terdapat kegiatan jual beli barang, dimana

semua berada dibawah tanggung jawab seorang manager. Segala kegiatan yang berlangsung tidak bisa dimonitoring secara keseluruhan tanpa adanya suatu pengorganisasian. Dengan perancangan basis data dapat menjawab semua pertanyaan yang muncul. Salah satu bentuk informasi yaitu dengan pemanfaatan sistemsistem informasi berbasis komputer. Permai swalayan melakukan pembelian barang yang nantinya digunakan sebagai stok penjualan barang, dan hal ini memerlukan penanganan tersendiri. Diharapkan adanya aplikasi untuk membantu pendataan secara komputerisasi yang lebih efektif dan efisien. Dalam hal ini sistem administrasi pada Permai swalayan yang masih mengalami permasalahan yaitu dalam melakukan

STT Cahaya Surya Kediri 32


pendataan barang masih menggunakan sarana perangkat lunak berupa microsoft excel dan untuk transaksi penjualan barang Permai swalayan masih menggunakan program under Dos, dimana program tersebut mempunyai kelemahan dalam hal tampilan visual yang kurang menarik, yang mengakibatkan terjadinya penumpukan arsip tidak teratur yaitu pengabungan data pendataan barang dan penjualan, sehingga efisiensi dari data kurang terjamin. Untuk menjaga tingkat efisiensi, data yang jarang digunakan tersebut dapat dipindahkan ke dalam media penyimpanan lain, yang sewaktu-waktu dapat diakses kembali secara mudah, cepat dan akurat. Melalui penelitian ini bermaksud untuk merancang dan membuat sistem informasi swalayan pada permai swalayan plosoklaten kediri. Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah : 1. Bagaimana merancang suatu aplikasi yang bisa memantau penjualan, pembelian dan perputaran data stok ? 2. Bagaimana melakukan pengolahan data penjualan dan pembelian ? 3. Bagaimana menyajikan laporan yang tepat dan akurat serta efisiensi waktu dan tenaga ? 4. Bagaimana merancang suatu aplikasi pendataan barang dan tampilan program yang menarik ? Batasan masalah dalam penelitian ini adalah : 1. Dalam pembuatan aplikasi swalayan hanya dibuat basis penjualan, pembelian dan persediaan barang dengan menggunakan Borland delphi 7.0 dan MySQL. 2. Penyediaan fasilitas-fasilitas yang dapat mempermudah pengolahan transaksi penjualan, pembelian dan

mempermudah dalam pembuatan laporannya. 3. Aplikasi ini tidak membahas hingga sistem akuntansi perusahaan. Program-program dan laporan-laporan pada aplikasi ini dibuat dengan Borland delphi 7.0 dan MySQL. Adapun spesifikasi dari aplikasi yang dibuat adalah sebagai berikut: 1. Network Support, 2. Barcode System, 3. Login User, 4. Input : Input data User, Input data supplier, Input data barang. 5. Proses : Transaksi Penjualan, Transaksi Pembelian, Transaksi retur pembelian. 6. Laporan (output) : Daftar harga, Laporan saldo stok, Laporan Stok Minimal, Laporan barang paling laku, Laporan Barang Expired, Laporan Repeat Order. 7. Laporan Penjualan : Print nota penjualan, Penjualan, Diskon kasir, Penjualan Per-supplier, Rekap Penjualan, Analisa Rugi laba. 8. Laporan Pembelian : Pembelian, Histori Supplier, Analisa Pembelian, Rekap pembelian, Faktur pembelian, Hutang awal, Hutang aktif, Rekap hutang, Histori Pelunasan, Total Pelunasan, Laporan Retur Pembelian, Mencetak Pricecard, Laporan Jenis barang, Laporan data supplier. 9. Drawer : Kas Kasir, Kas keseluruhnya, Kas perjam. 10. Grafik : Pembelian, Penjualan, Retur Beli. 11. Sistem : Setup Password, Informasi. B. Landasan Teori 1. Swalayan Supermarket atau pasar swalayan adalah sebuah toko yang menjual segala kebutuhan sehari-hari. Kata yang secara harfiah yang diambil dari bahasa Inggris yang artinya adalah pasar yang besar. Swalayan juga sering disebut Pasar modern, Pasar modern tidak banyak berbeda dari



pasar tradisional, namun pasar jenis ini penjual dan pembeli tidak bertransakasi secara langsung melainkan pembeli melihat label harga yang tercantum dalam barang (Price card), yang berada dalam bangunan dan pelayanannya dilakukan secara mandiri (swalayan) atau dilayani oleh pramuniaga. Contoh dari pasar modern adalah pasar swalayan, hypermarket, supermarket, dan minimarket. 2. Jenis Pasar Swalayan Selain supermarket dikenal pula minimarket, midimarket, dan hypermarket. Perbedaan istilah minimarket, supermarket dan hypermarket adalah dari ukuran dan fasilitas yang diberikan. Pasar Swalayan atau toko serba ada dibagi dalam beberapa jenis yaitu: a. Minimarket Minimarket menerapkan sistem swalayan, dimana pembeli mengambil sendiri barang yang ia butuhkan dari rak-rak dagangan dan membayarnya dikasir. Minimarket yang ada di Indonesia adalah Alfamart, Indomaret, Ceriamart, Starmart, Circle K, dan lainlain. b. Midimarket Ukuran lebih besar sedikit dari minimarket midimarket. Sebagai contoh adalah Alfa Midi, dan sebagian dari jaringan Giant yang dulunya bernama Hero. c. Supermarket Kalau Supermarket semua barang ada, Contohnya Giant Supermarket, Carrefour Express, Sinar Supermarket [Jawa Tengah], Macan Yaohan [Sumatera Utara], Foodmart, Foodmart Gourmet, Super Indo, dan lain-lain d. Hypermarket Disini hypermarket adalah supermarket yang besar termasuk lahan parkirnya. Sebagai contoh

Sriadi dan Sugiono

Carrefour, Hypermart, Giant Hypermarket, dan lain-lain. e. Grosir Disini semua barang tersedia sehingga ada bongkar muat di dalam pusat grosir. Contoh Indo Grosir, Makro [Lotte Mart], dan lain-lain 3. Kegiatan yang ada di Swalayan a. Pembelian (Order). Pembelian didefinisikan sebagai usaha untuk memenuhi kebutuhan atas barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan dan dapat diterima tepat pada waktunya dengan mutu yang sesuai serta harga yang menguntungkan. Order pembelian dibuat berdasarkan permintaan bagian yang memerlukan barang menggunakan surat permintaan pembelian. Order adalah pesanan barang kepada suplier. Jadi pegawai bagian pembelian melakukan order ke suplier beserta dengan jumlah barang yang diorder. Pembelian di bedakan menjadi 2 jenis yaitu : 1) Pembelian tunai : swalayan dapat melakukan pembayaran pada saat pengiriman barang suplier. 2) Pembelian kredit : Pembayaran dapat dilakukan dengan batas minimal pembelian dan jangka waktu yang di tentukan oleh suplier. Pembelian berperan sebagai pusat keuntungan (profit centre) bagi perusahaan. Penghematan dalam biaya pembelian akan melipat gandakan keuntungan perusahaan. Alur dari proses pembelian dituliskan menurut urutannya adalah sebagai berikut: Penerimaan Permintaan ==> Pencarian Sumber ==> Negosisasi ==> Pengeluaran Pesanan ==> Penerimaan Barang ==> Pembayaran. b. Pemasaran



Kata pemasaran berasal dari kata market yang berarti pasar sebagai mekanisme untuk mempertemukan permintaan dan penawaran. Pemasaran meliputi keseluruhan sistem yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan usaha, yang bertujuan merencanakan, menentukan harga, hingga mempromosikan dan mendistribusikan barang-barang atau jasa yang akan memuaskan kebutuhan pembeli, baik yang aktual maupun yang potensial (Stanton, 1996:7-8). Beberapa ahli memberikan bermacam-macam definisi tentang pemasaran antara lain : (1). Pemasaran adalah suatu proses sosial dan manajerial yang didalamnya individu dan kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan inginkan dengan menciptakan, menawarkan, mempertukarkan produk yang bernilai dengan pihak lain ( Kotler, 1997:8). (2). Pemasaran adalah sistem kelas keseluruhan dari kegiatan bisnis atau yang ditujukan untuk merencanakan, menentukan harga, mempromosikan dan mendistribusikan barang dan jasa yang memuaskan kebutuhan baik kepada pembeli yang ada maupun pembeli potensial (Swastha et. 2000). Dari definisi di atas dapatlah diterangkan bahwa Pemasaran mencakup usaha perusahaan yang dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan konsumen yang perlu dipuaskan, menentukan produk yang hendak diproduksi, menentukan harga produk yang sesuai, menentukan cara-cara promosi dan penyaluran atau penjualan produk tersebut. c. Penjualan Penjualan merupakan kekuatan yang fundamental dalam suatu perusahaan. Oleh karena itu tanpa penjualan barang atau jasa yang cukup maka perusahaan tidak akan mencapai keberhasilan. Penjualan merupakan suatu aktivitas pemindahan hak milik dari penjual kepada pembeli.

Sriadi dan Sugiono

Menurut Hendra Teguh, dan Ronny A Rusli AK (1997:46) mengemukakan bahwa penjualan adalah : (1). Pertukaran barang atau jasa dengan uang. (2). Pendapatan yang diterima dari pertukaran barang atau jasa dan dicatat untuk satu periode akuntansi tertentu, baik berdasarkan cash basis atau accrual basis . (3). Dalam perdagangan surat-surat berharga, suatu perdagangan atau penjualan dilaksanakan apabila pembeli dan penjual sudah menyepakati harga surat-surat berharga tersebut. Penjualan dapat dilakukan dengan dua cara yaitu : (1). Penjualan Tunai, Apabila pemindahan hak milik dari penjual kepada pembeli diikuti dengan diterimanya sejumlah uang yang telah disepakati dari pembeli kepada penjual pada saat itu juga. Pengakuan pendapatan penjualan tunai dapat diakui pada saat transaksi terjadi. (2). Penjualan Kredit. Apabila pemindahan hak milik dari penjual kepada pembeli tidak diikuti dengan diterimanya sejumlah uang dari pembeli kepada penjual pada saat itu juga. Transaksi ini akan menimbulkan piutang dagang dalam perusahaan. Adapun jenis-jenis penjualan atau jual beli yang biasa dilakukan, diantaranya sebagai berikut, seperti yang dikemukakan oleh Buch ari Alma (1985 : 17-19) : (1). Jual beli secara percobaan ialah jual beli baru terjadi apabila pihak pembeli telah menyatakan persetujuannya terhadap barang yang dijual itu, karena jual beli ini juga disebut jual beli dengan syarat penangguhan, ialah sampai pihak pembeli menyatakan baik terhadap barang yang dijual itu. (2). Jual beli dengan contoh ialah jual beli yang terjadi atas dasar contoh barang tersebut baik mengenai barang maupun kualitasnya dan sesuai harganya. (3). Jual beli dengan cicilan atau angsuran ialah pembeli membayar harga barang dengan beberapa kali bayaran, barang yang dibeli sudah ditangannya, tetapi mungkin belum menjadi miliknya, karena surat/kwitansi belum lengkap. (4). Jual beli dengan sebutan “Hirkuk” ialah jual beli ini



disebut juga “sewa beli” disini juga terdapat jual beli angsuran hanya dalam hal ini sudah ada penyerahan barang dengan pengertian bahwa dengan penyerahan ini, hak memiliki barang itu belum pindah hak ini baru pindah setelah harga itu lunas dibayarnya, dan pembeli dibebani sewa sementara. (4). Jual beli dengan sebutan dagang tenggang ialah perdagangan barang-barang menurut, jadi sebenarnya tidak ada jual beli karena tidak ada penyerahan barang, yang terjadi hanya janji “penyerahan” dalam waktu tertentu dan harga tertentu pula. (5). Jual beli dengan sebutan “Durch Vercauf” ini berlainan dengan jual beli dagang tunggang maka disini benar-benar terjadi penyerahan tetapi bukan penyerahan antara pihak penjual kepada pihak pembeli pertama, melainkan kepada pihak pembeli yang terakhir setelah batas waktu penyerahan yang ditentukan dalam persetujuan jual beli pertama berakhir. (6). Jual beli dengan sebutan “Benkauf” disini benar-benar terjadi jual beli hanya disertai syarat bahwa pihak pembeli, dapat menjual, jadi bukan pihak penjualnya dalam batas waktu tertentu diperkenankan menjual kembali kepada pihak penjual dengan pembayaran jumlah uang tertentu. Dengan ini maka pihak pembeli sampai batas waktu itu dapat memilih apakah akan menjadi pemilik tetap dari barang itu atau menjualnya kembali kepada pihak penjual. (7). Jual beli kontan, dalam hal ini harga dibayar tunai, barang langsung dibawa oleh pembeli. Tidak ada lagi ikatan antara penjual dan pembeli kecuali ada perjanjian seperti : Bila barang tidak pas ukurannya dapat ditukar. Ada jaminan/garansi/service gratis bila ada kerusakan barang. (8). Jual beli konsinyasi yang disini berarti “Titipan” pihak pemilik barang memberikan kepada sebuah toko barang-barangnya dalam bentuk konsinyasi untuk dijualkan, tiap-tiap bulan toko tersebut memberikan laporan dan perhitungan mengenai jumlah barang yang selama bulan itu telah dijual kepada

pemilik barang. Buchari Alma, Umar Farouk, Komar, Rudianto, 1985:17-19). Tempat terjadinya transaksi jual beli diatas dinamakan pasar, hal ini seperti dikemukakan oleh Stanton williiam, sebagai berikut: “Pasar adalah tempat terjadinya transaksi antara pembeli dan penjual.” (Stanton williiam, 1996 :66). Secara garis besar, tujuan display adalah : 1. Attention dan interest customer Attention Interest customer artinya menarik perhatian pembeli dilakukan dengan cara menggunakan warna-warna, lampu-lampu dan sebagainya. 2. Desire dan action customer Desire dan action customer artinya untuk menimbulkan keinginan memiliki barang-barang yang dipamerkan di toko tersebut, setelah masuk ke toko, kemudian melakukan pembelian. Secara umum display dapat dibagi menjadi tiga, yaitu: 1. Window Display Window display yaitu memajang barang-barang, gambar-gambar kartu harga, symbol-simbol dan sebagainya di bagian depan toko yang disebut etalase. 2. Interior Display Interior display yaitu memajangkan barang-barang, gambar-gambar, kartukartu harga dan poster-poster di dalam toko.. 3. Exterior Display Exterior display yaitu penataan yang dilaksanakan dengan memajangkan barang-barang diluar toko.



Sriadi dan Sugiono

C. Analisa Sistem Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan informasi yang dihasilkan nantinya. Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap perencanaan sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritis, karena kesalahan dalam tahap ini akan mengakibatkan kesalahan pada tahapan berikutnya. Untuk mengoptimalkan sebuah kinerja sebuah sistem dibutuhkan sebuah analisis yang mampu memecahkan masalah terhadap sistem. Berikut adalah tabel analisa terhadap kinerja sistem yang lama. Parameter Throughput

Respon Time

Hasil Analisa Sistem Penjualan secara manual menimbulkan kesalahan dalam pemrosesan data, sehingga kinerja sistem tidak maksimal untuk hasil yang diinginkan. Pemrosesan data memakan banyak waktu sehingga sering terjadi keterlambatan pengadaan barang karena lambatnya laporan.

Berikut adalah tabel hasil analisa pada sistem yang lama : Parameter Akurat

Tepat Waktu

Relevan

Hasil Analisa Yang dihasilkan oleh sistem lama sudah cukup akurat cuma belum maksimal, masih ada kesalahan keakuratan data misalnya dalam informasi stock barang. Dikarenakan menggunakan sistem manual ketepan waktu untuk mendapatkan informasi masih jauh dari apa yang diharapkan. Contoh untuk mendapatkan laporan penjualan ataupun pembelian. Sistem ini kurang relevan bagi pengelola, karena dengan berkembang saat ini sistem ini bisa dimaksimalkan lagi yang lebih menguntungkan bagi pengelola Permai Swalayan.

Berikut adalah hasil analisa kontrol pada permai swalayan : Parameter Waktu tunggu

Hasil Analisa Sistem penjualan secara manual akan sulit melakukan kontrol karena pemprosesan data dilakukan oleh manusia.

Berikut adalah hasil analisa pada permai swalayan :


CAHAYAtech Vol. 02, No. 01, Maret 2013 Sriadi dan Sugiono

Parameter Informasi secara diulang-ulang dibuat

Hasil Analisa Sistem penjualan secara manual kurang efesien, karena akan melakukan dokumentasi secara manual dan akan mengulang-ngulang informasi yang dibuat.

Berikut adalah hasil analisa pada permai swalayan : Parameter Hasil Analisa Kenyamanan dan Pelayanan kepada konsumen kurang memuaskan, efesien. karena harus menunggu lama dalam proses pembayaran, dan untuk mengetahui informasi keberadaan barang membutuhkan pengecekan yang lama. Tujuan dari perancangan sistem secara umum adalah untuk dikomunikasikan kepada user. Rancangan model merupakan suatu gambaran yang menjelaskan suatu bentuk atau model. Secara umum rancangan model yang diusulkan mempunyai dua bentuk yaitu physical model dan logical model. DFD digunakan untuk menunjukkan langkahlangkah proses pada sistem terhadap semua kesatuan luarnya. (1) Diagram Konteks/ Top Level ; Pertama kali yang harus dibuat adalah Context Diagram yang akan menjadi dasar pengembangan (explode) tiap-tiap tahap dalam sebuah sistem. Di dalam diagram konteks sistem informasi swalayan terdapat tiga entitas, yaitu supplier, customer dan pempinan. (2) Data Flow Diagram Level nol; Data Flow Diagram level nol ini merupakan penjabaran lebih rinci atau overview dari diagram konteks, yang terdiri dari beberapa proses yaitu proses Pembelian, retur beli, Stok, Penjualan dan pembuatan laporan. Gambar data flow diagram dapat dilihat pada gambar dfd level 0. Data Flow Diagram Level 1. Data

Flow Diagram level 1 ini merupakan penjabaran lebih rinci dari overview, yang terdiri dari : 1. Data flow diagram Level 1 proses 1 Merupakan penjabaran dari data flow diagram level nol proses1. Data Flow Diagram akan diperlihatkan lebih jelas pada level 1. DFD level 1 ini menjelaskan proses 1.0 secara lebih jelas. Data Flow Diagram Level 1 proses 2 2. Data Flow Diagram Level 2 Data Flow Diagram level 2 ini merupakan penjabaran lebih rinci dari proses sebelumnya yang terdapat pada Data Flow Diagram level 1. Diagram level 2 ini merupakan level primitif/level dasar, karena sudah tidak bisa dipecah lagi. Pembelian sesuai data laporan yang diinginkan diteruskan pada proses yaitu pemeriksaan data laporan pembelian jika data sudah valid dilanjutkan ke proses laporan retur pembelian yang kemudian diserahkan kepada pimpinan.


CAHAYAtech Vol. 02, No. 01, Maret 2013 Sriadi dan Sugiono

D. Desain Sistem Entity Relationship Diagram (ERD) yang merupakan sebuah bagan yang menggambarkan organisasi dari sistem informasi Swalayan ini adalah sebagai berikut. Sistem terdiri dari beberapa entitas pendukung yaitu entitas penyusun sistem administrasi, diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Stok Merupakan entitas yang berfungsi untuk menyimpan data barang. Entitas ini mempunyai sebuah primary key yaitu PLU yang menjadi pembeda untuk setiap barang dan bersifat unik atau tidak ada PLU barang yang sama. Tabel stock juga memiliki 2 Foreign key yaitu jenis dan supp. 2. Supplier Merupakan entitas yang berfungsi untuk menyimpan data supplier. Entitas ini mempunyai sebuah primary key yaitu kode yang menjadi pembeda untuk setiap supplier dan bersifat unik atau tidak ada kode yang sama. 3. User Merupakan entitas yang berfungsi untuk menyimpan data user. Entitas ini mempunyai sebuah primary key yaitu ID yang menjadi pembeda untuk masing-masing pegawai dan bersifat unik atau tidak ada ID pegawai yang sama. 4. Pembelian Merupakan entitas yang berfungsi untuk menyimpan data pembelian. Entitas ini mempunyai sebuah primary key yaitu nota yang menjadi pembeda untuk setiap proses pembelian dan bersifat unik atau tidak ada nota pembelian yang sama. Entitas pembelian juga mempunyai foreign key yaitu faktur dari tabel detail pembelian, supp yang berasal dari tabel supplier dan opr dari tabel user.

5. Detail Beli Merupakan entitas yang berfungsi untuk menyimpan data detail beli. File ini mempunyai primary key sekaligus foreign key yaitu nota dari tabel pembelian dan kode yang diambil dari tabel stock. 6. Penjualan Merupakan entitas yang berfungsi untuk menyimpan data penjualan. Entitas ini mempunyai sebuah primary key yaitu nota yang menjadi pembeda untuk setiap proses penjualan dan bersifat unik atau tidak ada nota yang sama. Entitas penjualan juga mempunyai foreign key yaitu sales yang berasal dari tabel supplier dan opr yang berasal dari tabel user. 7. Detail Jual Merupakan entitas yang berfungsi untuk menyimpan data detail jual. Entitas ini mempunyai primary key yaitu nota dan foreign key yaitu kode yang diambil dari tabel barang. 8. Retur beli Merupakan entitas yang berfungsi untuk menyimpan data retur beli. Entitas ini mempunyai sebuah primary key yaitu nota yang menjadi pembeda untuk setiap proses retur beli dan bersifat unik atau tidak ada kode_retur yang sama. Entitas retur beli juga mempunyai foreig key yaitu notabeli yang berasal dari tabel Pembelian, dan opr yang berasal dari table user. 9. Detail Retur beli Merupakan entitas yang berfungsi untuk menyimpan data detail retur beli. Entitas ini mempunyai dua buah primary key sekaligus foreign key yaitu nota dan kode yang diambil dari masing-masing tabel yaitu dari tabel detail retur beli dan tabel stock. 10. Jenis Merupakan entitas yang berfungsi untuk pengelompokan data barang.



Entitas ini mempunyai primary key ID yang menjadi pembeda dari jenis barang lainya. 11. Utang Merupakan entitas yang berfungsi untuk menyimpan data hutang. Entitas ini mempunyai primary key yaitu nota dan foreign key yaitu notabeli dari tabel pembelian dan opr yang diambil dari tabel user. 12. Pelunasan Merupakan entitas yang berfungsi untuk menyimpan data pelunasan hutang. Entitas ini mempunyai primary key yaitu No dan foreign key yaitu faktur dari tabel Pembelian. E. Desain dan Implementasi Program Langkah-langkah yang dilakukan dalam merancang program ini adalah sebagai berikut : (1). Pembuatan basis data yang diperlukan untuk sistem informasi swalayan. Dalam pembuatan basis data, menggunakan aplikasi MySQL untuk mendukung sistem informasi Swalayan. (2). Perancangan dan pembuatan tampilan aplikasi. Struktur dari aplikasi Swalayan yang dibuat disusun atau dibuat secara modular. Menu untuk user dengan penjelasan sebagai berikut : (a). Menu Login, (b). Menu Utama, (c). Master, (d). Menu Transaksi, (e). Laporan, (f). Grafik, (g). Drawer, (h). Sistem Gambaran umum program yaitu hampir semua form mempunyai fasilitas yang berfungsi untuk mencari data dengan kode tertentu. Hal ini diperlukan guna mempermudah user mengoperasikan program, serta mempercepat pelayanan terhadap konsumen dengan sangat kecilnya kemungkinan terjadinya kesalahan. Sebelum program dijalankan terlebih dahulu harus dibuat koneksi database pada MySQL pada User DSN System DSN dan File DSN. Pada BDE juga disetting sebagai data base baru yang terkoneksi dengan file DSN. DatabaseName

Sriadi dan Sugiono

digunakan disetiap tabel yang ada disemua form pada program ini. Melalui

menu-menu di dalam form ini, user dapat masuk ke dalam form lainnya. Struktur menu yang terdapat pada form ini adalah : 1. Master a. Group, berfungsi untuk inputan data jenis barang. b. Supplier, berfungsi untuk inputan data supplier. c. Stok, berfungsi untuk inputan data stok barang. d. Keluar, berfungsi untuk keluar dari program aplikasi. 2. Transaksi a. Penjualan, berfungsi untuk menampilkan form tansaksi penjualan. b. Pembelian c. Pembelian, berfungsi untuk menampilkan form transaksi pembelian. d. Retur Pembelian, berfungsi untuk menampilkan form transaksi retur pembelian. e. Pelunasan Hutang, berfungsi untuk menampilkan form pelunasan hutang. 3. Laporan a. Daftar Harga, untuk menampilkan form laporan daftar harga. b. Total stok, untuk menampilkan form laporan total saldo stok. c. Stok minimal, untuk menampilkan form laporan stok minimal. d. Stok expired, untuk menampilkan form laporan stok expired. e. Repead order, untuk menampilkan form laporan repeat order. f. Penjualan, untuk menampilkan form laporan Penjualan. g. Pembelian, untuk menampilkan form laporan pembelian. h. Group, untuk menampilkan form laporan data jenis barang.



i. supplier, untuk menampilkan form laporan data supplier. 4. Grafik a. Penjualan, berfungsi untuk menampilkan grafik penjualan. b. Pembelian, berfungsi untuk menampilkan grafik pembelian. c. Retur Pembelian, berfungsi untuk menampilkan grafik retur pembelian. 5. Drawer a. Kas kasir, berfungsi untuk menampilkan form kas kasir. b. Kas seluruhnya, berfungsi untuk menampilkan form kas seluruhnya dari beberapa kasir. c. Kas perjam, berfungsi untuk menampilkan jumlah kas per jam. 6. Sistem Setup password, berfungsi menampilkan form input data user. 7. Informasi Untuk menampilkan informasi program. Input ini merupakan proses pengisian tabel utama beserta semua operasinya yang meliputi inputan baru, edit dan penghapusan yang mana hanya seorang admin saja yang berhak dan bisa mengoperasikanya. Selain admin tidak diijinkan untuk melakukannya termasuk seorang pegawai dengan jabatan manager. Transaksi merupakan segala aktifitas yang menyangkut keluar masuknya barang. Transaksi ini terdiri dari tiga macam yaitu transaksi pembelian, transaksi penjualan dan transaksi retur pembelian data-data yang diperlukan adalah data barang, data supplier, data pembelian, data penjualan dan data user. Secara singkat bisa digambarkan bahwa, barang dibeli dari supplier, dijual kepada konsumen dan barang pembelian yang rusak produksi atau expired dikembalikan kepada supplier melalui transaksi retur pembelian dimana transaksinya ditangani oleh seorang pegawai.

Sriadi dan Sugiono

Nota transaksi pembelian barang berisikan data pembelian barang yang ditampilkan menurut masing-masing nomor faktur. Melalui nota transaksi pembelian barang ini, user dan admin dapat melihat nota-nota transaksi pembelian barang yang telah dibeli. Laporan data retur pembelian ini berisikan tentang data retur pembelian yang terjadi. user dan admin dapat mengetahui tentang barang apa saja yang sudah diretur, jumlah dari barang yang teretur dan total returnya, serta waktu terjadinya transaksi dan kepada supplier barang ini diretur. Di dalam laporan user dan admin dapat mengetahui jumlah keseluruhan dari total retur barang dan quantity barang. Laporan Hutang Aktif

adalah laporan hutang yang sudah memasuki jatuh tempo sehingga harus ada pelunasan hutang yang harus segera dilakukan. Laporan rekap hutang adalah total laporan hutang yang dikelompokan menurut per supplier. Laporan Histori pelunasan hutang adalah laporan yang mencatat data pembayaran hutang total angsuran, tanggal angsuran dan keterangan. Laporan Total Pelunasan Hutang adalah laporan yang mencatat total pelunasan hutang dari jumlah hutang. Sehingga dapat diketahui sisa hutang perusahaan dari tiap-tiap supplier. Laporan data supplier berisikan tentang data supplier yang memasukkan barang-barangnya untuk dititipkan dan dijual di swalayan. User dan admin dapat mengetahui tentang supplier mana saja yang memasok barang dan mengenai detail dari para supplier tersebut, seperti kode supplier, nama supplier, alamat dan nomor telepon dari supplier yang bisa dihubungi. Laporan Kas kasir adalah laporan yang harus dipertanggung jawabkan kasir kepada admin laporan mencatat total penjualan dari tiap-tiap kasir. Laporan ini digunakan tiap kali tutup toko. Laporan Kas Keseluhnya adalah laporan total



penjualan dari beberapa kasir yang dikelompokan menurut ID dan nama kasir. Laporan Ini berfungsi untuk melihat Pendapatan toko pada tiap jam. Laporan ini berfungsi juga untuk pergantian jam istirahat karyawan sehingga pada jamjam ramainya pengunjung dapat dipersiapkan pegawai yang dapat melayani konsumen. F. Kesimpulan Dan Saran Adapun penerapan sistem informasi swalayan dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : (1). Sistem informasi Swalayan ini dapat menjadi salah satu solusi yang dapat digunakan untuk memantau dan mempermudah penjual, pembelian dan retur pembelian dalam mengolah data barang, serta membuat laporan penjualan, pembelian dan retur pembelian dengan lebih mudah, cepat dan akurat. (2). Hasil pengolahan data-data pada sistem informasi Swalayan berupa laporan data barang, laporan data supplier, laporan data penjualan barang, laporan pembelian retur pembelian dan grafik. (3). Dengan adanya sistem komputerisasi yang baru, maka pengolahan data transaksi pembelian dan penjualan akan lebih cepat dan akurat. Setelah sistem informasi swalayan ini dibuat ada beberapa saran yang berhubungan dengan sistem informasi ini : (1). Perangkat lunak yang dibuat ini sifatnya masih standar, perlu adanya penambahan kelengkapan-kelengkapan untuk dapat diimplementasikan pada dunia nyata, yaitu pada suatu perusahaan-perusahaan yang benarbenar akan jalur transaksi pembelian dan penjualan yang padat. (2). Agar setiap operator memperhatikan dalam penggantian password pada perangkat lunak ini, untuk menjaga keamanan data yang ada. (3). Menyarankan agar perangkat lunak yang dibuat, dapat dipergunakan dalam perusahaan untuk

Sriadi dan Sugiono

mempermudah dan mempercepat pekerjaan dalam pengolahan data untuk masalah pembelian barang dan penjualan barang. (4). Agar sistem informasi penjualan barang ini dapat ditampilkan dengan optimal, maka perlu didukung oleh hardware dan software yang memadai. (5). Sistem informasi ini dapat dikembangkan lagi dengan menambahkan fasilitas-fasilitas lain yang dapat membuat sistem menjadi lebih. (6). Basis data yang digunakan sebaiknya selalu mengalami perubahan dalam periode tertentu agar selalu up to date. Daftar Pustaka Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur, penerbit Andi Offset Yogyakarta. 2003. Kadir Abdul, konsep & tuntutan praktis BasisData, Penerbit Andi yogyakarta, 2003. Kotler, Philip, 1997, Manajemen Pemasaran : Analisis, Perencanaan, Implementasi dan Kontrol, (terjemahan Hendra Teguh dan Ronny A. Rusli AK), Edisi Revisi, PT. Ikrar Mandiriabadi, Jakarta. M Agus J.Alam, Borlan Delphi 5.0, penerbit PT.Elex media Komputindo kelompok Gramedia Jakarta. Stanton, William J., 1996, Prinsip Pemasaran, (terjemahan Yohanes Lamarto), Edisi Ketujuh, Erlangga : Jakarta. Swastha, Basu, DH dan T. Hani Handoko, 2000, Manajemen Pemasaran, Edisi Pertama, Yogyakarta : BPFE. Zukri zainudin, Dasar-dasar Pemrograman Visual dengan Delphi, penerbit Graha ilmu.2003. Kode Batang (Barcode), Wikipedia, (http://en.wikipedia.org/wiki/Navicat) diakses pada tanggal 19 juni 2012. Pasar Swalayan,Wikipedia, (http://id.wikipedia.org/wiki/Supermarket ), diakses pada tanggal 19 juni 2012 Buchari Alma, Umar Farouk, Komar, Rudianto, Konsep Pemasaran,Wikipedia. (http://id.wikipedia.org/wiki/Pemasaran), diakses pada tanggal 19 juni 2012.


PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI SWALAYAN PADA PERMAI SWALAYAN PLOSOKLATEN KEDIRI

Recommend Documents