ISSN : 1693 – 1173 Perancangan Alur Sistem Komputerisasi Pada Sistem Penjaminan Mutu Dan Evaluasi Diri Perguruan Tinggi Swasta Didik Nugroho 3) Abstract Global challenges such as universities in Indonesia competitiveness, unemployment, and akuntabilitas of society. Facing the above problems, Universities and colleges should menerpak quality assurance system. With the quality assurance system it is expected that universities can improve their quality gradually. To improve the performance of quality assurance is necessary to utilize information technology as a means of quality assurance managemen. Keywords : quality assurance system, self-evaluation I. Pendahuluan Saat ini perguruan tinggi menghadapi tantangan global diantaranya daya saing, penganguran, dan akuntabilitas dari masyarakat. Menghadapi persoalan diatas, Dikti telah menerapkan paradigma baru penataan sistem pendidikan tinggi saat ini, yaitu pada paradigma 1) otonomi 2) akuntabilitas 3) akreditasi 4) evaluasi diri 5) peningkatan kualitas berkelanjutan Berdasarkan paradigma tersebut maka Perguruan tinggi perlu menata dirinya untuk dapat meningkatkan mutu dan daya saing dengan menerapkan paradigma tersebut 1di atas secara terintegrasi. Langkah yang harus diambil oleh suatu perguruan tinggi menyusun rencana strategis (renstra) jangka panjang untuk merealisasikan misi dan visi perguruan tinggi tersebut yang tentunya sejalan dengan misi dan visi pemerintah Indonesia dalam rangka meningkatkan kualitas sumber daya manusia Indonesia serta mengembangkan unit jaminan mutu yang terus memantau mutu yang ingin dicapai. 3)
Staf Pengajar STMIK Sinar Nusantara Surakarta
Jurnal Ilmiah SINUS…………….15
Dari rencana strategis yang telah ditetapkan kemudian diturunkan menjadi rencana operasional (renop) yang diimplementasikan setiap tahun. Dengan adanya rencana tersebut, maka keterkaitan antara program dengan target pencapaian dapat diketahui dan ini yang merupakan salah satu indikator kinerja perguruan tinggi, yang untuk sementara dapat dinyatakan dalam: 1) kuantitas dan kualitas serta relevansi lulusan 2) kuantitas dan kualitas serta relevansi hasil penelitian dan pengembangan 3) kuantitas dan kualitas dan relevansi kegiatan pengabdian pada masyarakat Dalam rangka pencapaian rencanan yang telah ditetapan serta memantau pelaksanaan kegiatan maka Dikti mensyaratkan setiap perguruan tinggi menerapkan sistem Penjaminan mutu internal. Dengan sistem penjaminan mutu diharapkan perguruan tinggi akan terus mampu meningkatan kualitasnya dan akuntabilitasnya di mata masyarakat. III. Rumusan Masalah Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah : 1. Mencari proses-proses serta urutannya yang harus dibuat pada pembuatan Sistem Komputerisasi sistem penjaminan mutu di Pergutuan tinggi.. IV. Tujuan Diperoleh proses-proses serta urutannya yang harus dibuat pada pembuatan Sistem Komputerisasi sistem penjaminan mutu di Pergutuan tinggi. V. Metode Penelitian ini merupakan penelitian diskriptif, proses dilakukan dengan mencari referensi tentang proses pelaksanaan jaminan mutu di Perguruan tinggi. Dari proses pelaksanaan penjaminan mutu tersebut tiap proses akan dijadikan proses komputerisasinya sehingga akan tergambarkan selurus proses sistem yang terkomputerisasi..
16…………….Jurnal Ilmiah SINUS
VI. Landasan Teori 6.1. Ruang Lingkup Jaminan Mutu Pendidikan Tinngi Standart jaminan mutu pendidikan tinggi mengaju standart yang ditetapkan. Misalnya standart BAN PT telah ditetapkan oleh pemerintah dalam bentuk Akreditasi . Standart mutunya telah ditetapkan melalui BAN PT, terdiri atas 7 standart yaitu 1. Visi,misi, tujuan dan sasaran serta strategi pencapaian 2.Tatapamong,kepemimpinan, sistem pengelolaan dan penjaminan mutu. 3, Mahasiswa dan lulusan 4. Sumber daya manusia 5. Kurikulum, pembelajaran dan suasana Akademik 6. Pembiayaan, sarana dan prasarana serta sistem informasi 7. Penelitian, pengabdian masyarakat serta kerjasama Masing-masing standart tersebut dijabarkan dalam item-item untuk penilaian. Masing –masing item memiliki ruang lingkup a. Standar akademik : kesesuaian tingkat mutu kuliah dengan tujuannya, keterbaruan kurikulum, serta sejauhmana pencapaian tujuan kurikulum. b. Mutu pembelajaran : mutu dan motivasi dosen, attractiveness dan relevansi mata kuliah, keefektifan metode pembelajaran, manajemen perkuliahan, tanggapan mahasiswa serta kemampuan mata kuliah mengembangkan pengetahuan mahasiswa, pemahaman atau kompetensi yang diperlukan untuk tingkatan yang dibutuhkan. c. Mutu dukungan pelayanan kepada mahasiswa dan dosen : dilaksanakan oleh unit layanan akademik dan oleh prasarana administrasi. d. Tingkat pencapaian mahasiswa : hasil penilaian formal, tingkat kepuasan mahasiswa terhadap kemajuan studi, dan tingkat pencapaian lulusan (alumni) dalam memperoleh pekerjaan beserta penghargaannya. e. Mutu penelitian, konsultansi dan kegiatan akademik lain beserta relevansinya terhadap mata kuliah - mata kuliah yang ditawarkan.
Jurnal Ilmiah SINUS…………….17
f. Tingkat kepuasan pelanggan (stakeholders). Pencapaian Standar Mutu Pendidikan diukur melalui Indikator Kinerja dikelompokkan ke dalam Input ,Process ,Output Outcome dan Impact. Selain standart BAN PT perguruan tinggi juga dapat menerapkan standart ISO, dll.
VII. Pembahasan 7.1 Analisis sistem Jaminan mutu dan evaluasi diri Mengaju pada proses penjaminan mutu Ban PT , serta hasil kajian pustaka pada sistem jaminan mutu di UGM dan Universitas Brawijaya , serta pelatihan dan pelaksanaan ISO 2008 di STMIK Sinar nusantara yang dilakukan oleh penulis, maka dapat digambarkan proses-proses pada sistem kompouterisasi penjaminan mutu di perguruan tinggi digambarkan dalam gambar 1, serta dijelaskan sebagai berikut : 1. Setelah perguruan tinggi menetapkan visi dan misi , selanjutnya harus dibuat program kerja . Program kerja , indikatornya serta sasaran yang ingin di capai dimasukkan kedalam computer (proses 1). 2. Selain visi, misi perguruan tinggi juga harus menetapkan standart mutu . Bisa menggunakan stadart dari lembaga penjaminan mutu di Indonesia atau Internasional. Sasaran dari program kerja juga dimasukkan sebagai standart mutu ( proses 4). 3. Setiap perguruan tinggi memiliki unit, departemen atau lembaga. Unit2 tersebut kemudian juga dimasukkan kedalam computer (proses 2). 4..Setiap Unit / lembaga mempunyai prosedure untuk pelaksanaan suatu kegiatan. Maka prosedure dan daftar dokumen untuk proses audit dimasukkan kedalam computer. 5.Setiap standart mutu akan mempunyai butir mutu dan metode penilaian maka butir dan metode penilain untuk proses audit perlu dimasukkan dalam sistem computer ( proses 5,6,7). 6.Proses audit sistem dan proses audit kepatuhan dimasukkan lewat proses 8, 9. Audit kepatuhan merupakan proses mendapatkan nilai dari pelaksanaan suatu standart mutu. Hasil proses audit berupa draft boring akreditasi jika standart mutu yang ditetapkan menggunakan borang BAN PT. Selain itu juga dihasilkan laporan Audit.
18…………….Jurnal Ilmiah SINUS
7.Hasil suatu audit akan menjadi bahan dalam rapat manajemen. Hasil pelaksanaan rapat manajemen dapat dimasukkan kesistem sehingga dalam proses audit selanjutnya dapat dilihat perkembangannya. 8.Hasil audit merupakan factor kekuatan dan factor kelemahan dalam proses evaluasi diri. 9.Fakor-faktor eksternal dari pemerintah , lingkungan yang digunakan dalam evaluasi diri dimasukkan serta factor eksternalnya untuk dilakukan evaluasi diri. 10. Hasil proses evaluasi diri berupa laporan evaluasi diri. Desain Sistem tersebut diatas dapat dilihat pada gambar 1 , yang menggambarkan hubungan antar proses kegiatan dalam sistem komputerisasi. 1). program, dan indicator serta target yang ditetapkan 2)isi .unit Data unit
indikator
Program & indikator
4)Proses Standart mutu
3.memasukk daftar )prosedure & dokumen Prosedure dan bukti pelaksanaan Prosedure dan dokumen dan bukti pelaksanaan 9) Proses Audit sistem
Tindaka temuan
Faktor eksternal
Hasil audit
5)Proses Porses Isi item standart mutu
10) P.Isi factor external
6)Proses Isi Item detail dari standart mutu
7) Proses Isi nilai Item detail dari standart mutu
Faktor pendorong dan hambatan
8). Proses Audit kepatuhan Hasil audit
12 ) proses pemasukkan tindak lanjut temuan
Laporan -draft Barang akreditasi - hasil audit
Tindakan temuan
Factor kekuatan kelemahan 11 ) Evaluasi diri
Laporan evaluasi diri
Gambar 1. Alur proses dalam komputerisasi sistem penjaminan mutu
Jurnal Ilmiah SINUS…………….19
Dari gambar alur proses komputerisasi diatas jika dibuatkan desain diagram konteksnya adalah sebagai berikut :
c. Badan standart mutu
Prosedure
Standart mutu, butir mutu, nilai butir mutu Program, indikator
A.Unit / Badan / lembaga di PT
Bukti pelaksanaan kegiatan
Datan/ Bukti pelaksanaan kegiatan
b. Auditor
Penilaian/ audit
Sistem komputerisasi penjaminan mutu
e. pimpinan Hasil audit Evaluasi diri Factor pendorong dan hambatan
d. eksternal
Gambar.2 Diagaram Konteks komputerisasi sistem penjaminan mutu dan Ealuasi diri Dari desain diagram kontek diatas maka dapat dibuat desain sistem secara menyeluruh seperti pada gambar 3. Dibawah :
20…………….Jurnal Ilmiah SINUS
E .pimpinan
d EKSETER NAL
Indikator Program kebijakan
A .Unit / lembaga lain
1.2.1 indikator Program dan indikator
1.1.1 Program dan indikator
1.2.1 eksternal
indikator progaram program external
Data unit Data kegiatan 1.2. 1 Unit / lembaga internal PT
1.3.1 Standart mutu
1.2.2 Dokumen dan prosedure
standart
item standart proses Dok_pro
1.3.3 Nilai item Standart mutu
standart
unitnya 1.2.3 Pelaksanaan prosedure
Data Prosedur e dan dokumen
1..3..2 1.3..2 Isi item Standart mutu
Data eksternal Nilai_item
Nilai item standart
item
pelaksanaan b Auditor
Hasil audit
C Badan Standart mutu
1.2.1 2.3 Evaluasi diri
Audit Proc 2.1 Pelaksanaan data prosedure Audit prosedure
Hasil audit administrasi item standart
2.2 Pelaksanaan data prosedure Audit kepatuhan
Hasil evaluasi diri
Audit_pa t
Hasil audit kepatuhan
Audit Proc
Gambar .3. Desain data flow diagram Proses transaksi Sistem penjaminan mutu dan evaluasi diri Jurnal Ilmiah SINUS…………….21
Referensi Patton Adri , Self-evaluation dalam kontek perencanaan Strategis, universitas Mulawarman, Samarinda, 2010 Bahan Pelatihan SPMI Dan AIM universitas Brawijaya Malang, 2010. Standart SPMI Universitas Gajah Mada Standart SPMI IPB Standart Akreditasi BAN PT , 2009 Instrumen Evaluasi Diri Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi, 2009
22…………….Jurnal Ilmiah SINUS
