PERANAN SIM DALAM KEGIATAN MANAJEMEN Nurochman, SST,.Akt,.MT
SIM YANG BAIK??
Planning Process
Support
Controlling Process
Decision Making Process
SIM YANG BAIK??
Planning Process Model Perencanaan
Support Planning
Controlling Process Data Masukan
Decision Making Process Manipulasi Model
SIM YANG BAIK??
Planning Process Mengukur keluaran sistem
Support Controlling
Membandingkan keluaran vs Controlling Process
rencana (lihat gap-nya)
Decision Making Improvement dr gapProcess yg terjadi
SIM YANG BAIK?? Unsur2 Model, kriteria, Planning Process
Pembatas, Optimalisasi
Decision Support Making
Jenis Programmable Controlling Processdan
Unprogrammable
Decision Makingtaktis, Process Tingkat strategis, teknis
DOKUMENTASI PROSES BISNIS EKSISTING Nurochman, SST,.Akt,.MT
Purchasing Department
Manufacturing Department
Engineering Department
Process
Inbound Logistics
Order Handling
Product Development
Finance Department
Outline • • • • •
Dokumentasi proses Identifikasi proses bisnis Relationship mapping Flowchart Cross-functional flowchart
Dokumentasi proses • Aturan awal dalam meningkatkan sesuatu adalah: mengetahui kondisi saat ini • Tanpa mengetahui bagaimana kondisi proses saat ini, maka sulit untuk mengetahui inisiatif peningkatan apa yang dapat dilakukan dan apakah akan berhasil • Dokumentasi proses adalah proses pertama dalam aktivitas peningkatan Process Documentation
Performance Measurement
Self assessment & Performance Evaluation
Improvement Planning
Improvement
Kapan dokumentasi proses dilakukan •
Dokumentasi proses pada dasarnya dapat dilakukan pada dua saat yang berbeda:
1. Satu per satu terkait dengan proyek yang melibatkan proses tertentu
2. Keseluruhan di awal “Improvement journey” yang bersifat umum
1) DP - Menunggu Proyek Peningkatan • Proses baru didokumentasikan jika sebuah proyek atau aktivitas lain dimulai untuk meningkatkan proses tersebut • Dokumentasi proses menjadi langkah pertama yang berfungsi sebagai: – Pemahaman bersama dalam tim peningkatan tentang isi dari proses: aktivitas, hasil dan siapa yang melakukan setiap langkah – Cakupan proses didefinisikan termasuk batasan terhadap proses yang berdampingan – Pendefinisian problem yang lebih spesifik di dalam proses tersebut • Pendekatan ini sesuai untuk: – Perusahaan yang kekurangan sumber daya – Perusahaan yang proses bisnisnya berubah dengan cepat
2) DP - di Awal Improvement Journey • Dilakukan dengan melihat keseluruhan perusahaan dan dokumentasi seluruh atau sebagian besar proses bisnis • Keuntungan pendekatan ini adalah: – Dengan melibatkan seluruh karyawan dalam pekerjaan ini, terbentuk perilaku positif dan motivasi peningkatan – Top management akan mempunyai gambaran umum tentang organisasi dan kebutuhan peningkatan tertentu – Masukan dari proses dokumentasi seringkali dapat menunjukkan elemen proses tertentu yang dapat ditingkatkan
Mana yang sebaiknya digunakan? Jika sumber daya memungkinkan maka pendekatan cara kedua lebih berguna Namun perlu diingat bahwa prosedur dan proses dari kualitas seringkali menunjukkan situasi ideal bukan yang sesungguhnya Tujuan haruslah medokumentasikan proses seperti yang dilakukan saat ini (as -is), bukan bagaimana seharusnya dilakukan (to be).
Identifikasi & Dokumentasi Proses Tahapan dalam mendokumentasikan proses: 1. Definisikan dan deskripsikan proses secara kualitatif, tepatnya menggunakan relationship mapping. Sehingga menjawab pertanyaan berikut; Siapakah konsumen dan output dari proses? Siapakan supplier dan input dari proses? Bagaimana aktivitas aliran internal proses?
2. Konstruksikan flowchart
Teknik Pembuatan Dokumentasi Proses Relationship mapping: chart yang menggambarkan seluruh hubungan antar bagian bisnis Flowchart: gambaran grafis aliran aktivitas dalam sebuah proses
Cross-functional flowchart: menggambarkan aktivitas, siapa yang melakukan aktivitas tersebut dan di departemen fungsional apa mereka berada Several-leveled flowchart: pembagian flowchart (baik untuk flowchart biasa maupun cross-functional) menjadi beberapa level hirarki Seluruh proses ini dilakukan dalam sebuah grup yang terdiri dari berbagai partisipan dalam proses
Relationship Mapping • Contoh relationship mapping untuk proses sampel C u s t o m e r s
Sales
Planning
Manufacturing
Purchasing
Suppliers Discussion/ Negitiation
Order
Flow of goods
Information
Relationship Mapping untuk Supply Process Suppliers Negotiation about frame agreements
Goods
Central manufacturing site
Goods
Prognoses & orders Local Dealers
End customers
End customers
Local Dealers
End customers
Local Dealers Sales consultations
End customers
End customers
Goods End customers
Flowchart • Flowchart digunakan karena pada umumnya lebih mudah memahami sesuatu yang ditampilkan secara grafik daripada dengan kata-kata • Ada berbagai cara untuk menggambarkan flowchart • Cara paling sederhana adalah dengan menggunakan simbol yang berbeda untuk mewakili aktivitas, dan panah untuk menggambarkan hubungan antar aktivitas
Simbol-simbol Flowchart Simbol yang digunakan untuk membuat flowhart Start atau finished point Step atau aktivitas proses Decision point
Input/output
Document
Contoh Flowchart Lanjutan dari relationship mapping, digambarkan flowchart untuk proses supply dalam memenuhi permintaan konsumen. Customer demands Ordering Customer order Production planning
Production plan
Procurement needs Procurement
Manufacturing Products Delivery Customer Satisfaction
Purchased parts
Cross-Functional Flowchart • Flowchart biasa pada dasarnya hanya menggambarkan aktivitas apa yang dilakukan dalam sebuah proses • Cross-functional flowchart memberikan informasi tambahan siapa yang melakukan aktivitas dan di departemen apa.
Customer
Planning Department
Procurement Department
Manufacturing Department
Distribution Department
Customer demand Ordering Production Planning Procurement Manufacturing Satisfied customer
Delivery
Simbol-simbol Flowchart
• Flow direction symbols – Digunakan untuk menghubungkan simbol satu dengan yang lain – Disebut juga connecting line
• Processing symbols – Menunjukan jenis operasi pengolahan dalam suatu proses / prosedur
• Input / Output symbols – Menunjukkan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output
21
Flow Direction Symbols
• Simbol arus / flow – Menyatakan jalannya arus suatu proses
• Simbol communication link – Menyatakan transmisi data dari satu lokasi ke lokasi lain
• Simbol connector – Menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang sama
• Simbol offline connector – Menyatakan sambungan dari proses ke 22 proses lainnya dalam halaman yang berbeda
Processing Symbols • Simbol process – Menyatakan suatu tindakan (proses) yang dilakukan oleh komputer
• Simbol manual – Menyatakan suatu tindakan (proses) yang tidak dilakukan oleh komputer
• Simbol decision – Menujukkan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban : ya / tidak
• Simbol predefined process – Menyatakan penyediaan tempat penyimpanan suatu pengolahan untuk memberi harga awal
• Simbol terminal – Menyatakan permulaan atau akhir suatu
23
Processing Symbols • Simbol keying operation – Menyatakan segal jenis operasi yang diproses dengan menggunakan suatu mesin yang mempunyai keyboard
• Simbol offline-storage – Menunjukkan bahwa data dalam simbol ini akan disimpan ke suatu media tertentu
• Simbol manual input – Memasukkan data secara manual
24
Input / Output Symbols • Simbol input/output – Menyatakan proses input atau output tanpa tergantung jenis peralatannya
• Simbol punched card – Menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu
• Simbol magnetic tape – Menyatakan input berasal dari pita magnetis atau output disimpan ke pita magnetis
• Simbol disk storage – Menyatakan input berasal dari dari disk atau output disimpan ke disk 25
Input / Output Symbols • Simbol document – Mencetak keluaran dalam bentuk dokumen (melalui printer)
• Simbol display – Mencetak keluaran dalam layar monitor
26
Contoh System Flowchart Data jawaban ujian
Koreksi
Daftar Koreksi Data
Tabel Siswa
File utama ujian
Periksa Ujian
File siswa lulus
Laporan Hasil Ujian 27
Kaidah Pembuatan Flowchart Start Input Proses Output
End
28
Pengolahan data START READ Ya HABIS ? Tidak PROCESS WRITE
END
29
Menghitung luas persegi panjang Start
Input panjang
Input lebar
Luas panjang * lebar
Print Luas
End 30
