PERANAN ADMINISTRASI DALAM MENANGANI SURAT MENYURAT PADA KANTOR CAMAT MEDAN SELAYANG
HERVINA PURBA NPM : 095301015
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN POLITEKNIK MANDIRI BINA PRESTASI MEDAN 2012
Judul Tugas Akhir
: Peranan Administrasi Dalam menangani Surat Menyurat Pada Kantor Camat Medan Selayang
Disusun Oleh
: Hervina Purba
Nomor Pokok Mahasiswa
: 095301015
Program Studi
: Administrasi Bisnis DINYATAKAN Dapat Mengikuti Sidang Tugas Akhir Medan, 07 September 2012 Menyetujui
Diketahui oleh,
Judul Tugas Akhir
: Peranan Administrasi Dalam Menangani Sura Menyurat Pada Kantor Camat Medan Selayang
Disusun Oleh
: Hervina Purba
Nomor Pokok Mahasiswa
: 095301015
Program Studi
: Administrasi Bisnis
DINYATAKAN Lulus Mengikuti Sidang Tugas Akhir pada hari Jumat Tanggal 07 Bulan September Tahun 2012 Menyetujui,
Dosen Penguji 1,
Dosen Penguji 2
(Alemina Kacaribu,S.E,S.Si)
(Lenti Susanna Saragih, S.Pd)
Diketahui oleh,
ABSTRAK
Di era globalisasi dalam kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, administrasi dituntut menyesuaikan diri dan memperluas wawasan bila tidak ingin tenggelam dalam persaingan atau rutinitas pekerjaan untuk menangani surat menyurat yang lebih efisien dan efektif. Kantor Camat Medan Selayang , administrasi berperan penting dalam menangani surat menyurat, karena surat adalah aspek terpenting dalam mendukung pencapaian tujuan pekerjaan, penulis melihat dan mengamati Kantor Camat Medan Selayang dalam menangani surat menyurat masih kurang efektif dan efisien dari segi waktu dan tenaga cenderung lama dalam proses menangani surat menyurat. Dalam penelitian ini penulis menggunakan data primer dan data skunder, penulis melakukan peninjauan langsung dan dengan menggunakan teknik observasi, studi dokumentasi dan wawancara pada staff pegawai Kantor Camat Medan Selayang, Hasil dari penelitian penulis menyimpulkan bahwa tugas rutin administrasi pada Kantor Camat Medan Selayang adalah membuat surat, menerima dan mengirim surat, mengetik, menerima tamu, menerima telepon, membuat laporan, menyimpan dan mengatur arsip.
Kata Kunci : Administrasi, Surat Menyurat
ABSTRACT
In the era of globalization in the advancement of knowledge and technology, the administration is required to adapt and expand their horizons if they do not want to drown in a competition or work routines to handle the correspondence of a more efficient and effective. Head Office of Medan Selayang the administration was instrumental in handling correspondence, because the letter is the most important aspects in supporting the achievement of work objectives, the authors look at Head Office of Medan Selayang in dealing with correspondence is less effective and efficient in terms of time and power tend to be longer in the procces of dealing with correspondence. Purpose of this writer is to find out how the role of administration in dealing with correspondence on the shore Head Office of Medan Selayang, so I gain knowledge and insight into how the role of administration in dealing with correspondence. In this study the authors used secondary data, the autrhors performed direct observation and using the techniques of interviewing employees on staff Head Office of Medan Selayang The results of the study authors concluded that administration role in addressing correspondence to the Head Office of Medan Selayang is very important to conduct the work process.
Key words: Administration, Correspondence
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadiran Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan sebaik mungkin. Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis mengambilm judul Peranan Administrasi Dalam menangani Surat Menyurat Pada Kantor Camat Medan Selayang, penulis mendapatkan berbagai tantangan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, sebagai pengalaman dan pelajaran yang merupakan wujud nyata dari proses pendidikan. Berkat doa dan bimbingan serta bantuan dari Dosen Pembimbing, staf pengajar Politeknik MBP, orang tua dan teman-teman, khususnya pihak Kantor Camat Medan Selayang yang membantu pembuatan Tugas Akhir ini, sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan. Akhir kata, penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini serta dapat memberikan manfaat bagi setiap pembaca, khususnya bagi penulis.
Medan, September 2012 Penulis,
Hervina Purba NPM.095301015
UCAPAN TERIMA KASIH
Dalam penulisan Tugas Akhir ini Penulis banyak mendapat bantuan serta bimbingan oleh banyak pihak, untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Drs. Tenang Malem Tarigan M.Si, Ak. Sebagai Direktur Politeknik Mandiri Bina Prestasi Medan. 2. Ibu Afridayanti Surbakti, S.E selaku Ketua Jurusan Administrasi Bisnis. 3. Bapak Gelora Mulia Lubis, S.Pd sebagai Dosen Pembimbing. 4. Seluruh Dosen Politeknik Mandiri Bina Prestasi yang telah banyak memberi nasehat dan pengajaran kepada penulis. 5. Bapak Drs. Halim selaku Bapak Camat Medan Selayang, terima kasih telah memberikan izin kepada penulis untuk dapat melakukan riset di Kantor Camat Medan Selayang. 6. Bapak Drs. Lilik yang telah banyak memberi dorongan bagi penulis selama penulis melaksanakan riset di Kantor Camat Medan Selayang. 7. Seluruh pegawai Kantor Camat Medan Selayang. 8. Orang tua yang Penulis cintai ayahanda J. Purba dan Ibunda H. Tarigan terima kasih telah mencukupi berbagai kebutuhan penulis baik dari segi moril maupun materil serta seluruh keluarga yang tiada henti-hentinya memberikan doa dan motivasi.
DAFTAR ISI
Halaman LEMBAR JUDUL LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PENGUJI LEMBAR PERSEMBAHAN ABSTRAK ............................................................................................................
i
ABSTRACT ...........................................................................................................
ii
KATA PENGANTAR ..........................................................................................
iii
UCAPAN TERIMA KASIH ...............................................................................
iv
DAFTAR ISI .........................................................................................................
v
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................
ix
BAB 1 PENDAHULUAN ....................................................................................
1
1.1 Latar Belakang .................................................................................................
1
1.2 Perumusan Masalah .........................................................................................
2
1.3 Batasan Masalah ...............................................................................................
2
1.4 Tujuan Penelitian .............................................................................................
3
1.5 Manfaat Penelitian ...........................................................................................
3
BAB 2 LANDASAN TEORITIS .........................................................................
4
2.1 Administrasi .....................................................................................................
4
2.1.1 Pengertian Administrasi ....................................................................
4
2.1.2 Peranan Administrasi ........................................................................
5
2.1.3 Syarat Menjadi Seorang Administrasi ..............................................
5
2.1.4 Tugas Rutin Administrasi .................................................................
6
2.2 Surat .................................................................................................................
7
2.2.1 Definisi Surat ....................................................................................
7
2.2.2 Fungsi Surat ......................................................................................
8
2.2.3 Tujuan Penulisan Surat .....................................................................
8
2.2.4 Surat Masuk dan Surat Keluar ..........................................................
9
2.2.5 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk ...................................................
9
2.2.6 Prosedur Pengelolaan Surat Keluar ...................................................
11
BAB 3 METODE PENELITIAN ........................................................................
13
3.1 Subjek dan Objek Penelitian ............................................................................
13
3.2 Jenis dan Sumber Data .....................................................................................
13
3.3 Metode Pengumpulan Data ..............................................................................
13
3.4 Teknik Analisis Data ........................................................................................
14
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN .................................................................
15
4.1 Gambaran Umum Wilayah Kantor Camat Medan Selayang ............................
15
4.1.1 Sejarah Terbentuknya Kecamatan Medan Selayang .........................
15
4.1.2 Makna Logo Kecamatan Medan Selayang .......................................
16
4.1.3 Struktur Organisasi Kantor Camat Medan Selayang ........................
17
4.1.4 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab di Kantor Camat Medan Selayang .........................................................................................
20
4.2 Hasil .................................................................................................................
24
4.2.1 Peranan Administrasi Pada Kantor Camat Medan Selayang .............
24
4.2.2 Syarat Menjadi Seorang Administrasi Pada Kantor Camat Medan Selayang .........................................................................................
24
4.2.3 Tugas Rutin Administrasi .................................................................
24
4.2.4 Fungsi Surat Pada Kantor Camat Medan Selayang ..........................
25
4.2.5 Tujuan Penulisan Surat Pada Kantor Camat Medan Selayang .........
25
4.2.6 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk ...................................................
25
4.2.7 Prosedur Pengelolaan Surat Keluar ...................................................
27
4.3 Pembahasan ......................................................................................................
29
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN .......................................................................
32
5.1 Simpulan ..........................................................................................................
32
5.2 Saran .................................................................................................................
33
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian Setiap perusahaan, baik perusahaan swasta maupun instansi pemerintah selalu membutuhkan seorang pegawai administrasi agar perusahaan dapat tumbuh dan berkembang dalam jangka panjang. Seiring dengan kemajuan teknologi maka di tuntut keterampilan yang lebih dan harus dimiliki oleh seorang administrasi dalam menangani prosedur kerja administrasi kantor khususnya dalam menangani surat menyurat. Bila administrasi tidak ingin ketinggalan atau tenggelam dalam persaingan dan rutinitas pekerjaan dalam menangani surat menyurat yang lebih efisien dan efektif maka seorang administrasi harus mampu menyesuaikan diri dan memperluas wawasan mengenai kemajuan pengetahuan dan teknologi yang berkembang di era globalisasi ini. Secara umum dapat dikatakan bahwa administrasi adalah seorang yang mampu membantu pekerjaan pimpinan, yaitu membantu dalam menangani penyimpanan, pengiriman pengolahan, pemeliharaan, pencatatan, penggandaan informasi penting perusahaan. Pimpinan tidak hanya mengharapkan administrasi memiliki keterampilan dasar saja, tetapi pimpinan juga sangat mengharapkan seorang administrasinya memiliki sikap-sikap khusus, memiliki kepribadian menarik, berwawasan luas serta memiliki etika yang baik dalam bekerja. Untuk dapat menjadi seorang pegawai administrasi yang kompeten dalam menangani surat menyurat maka harus memahami beberapa langkahlangkah pembuatan surat yang secara benar dan tepat. Pada Kantor Camat Medan Selayang, administrasi sangatlah berperan penting dalam menangani surat menyurat, karena surat adalah aspek terpenting dalam mendukung pencapaian tujuan pekerjaan, penulis melihat dan mengamati Kantor Camat
Medan Selayang sudah cukup baik namun, masih kurang efektif dan efisien dalam menangani surat menyurat sehingga mengalami kendala dalam proses penyampaian surat. Contohnya bila pimpinan tidak ada ditempat surat tersebut diserahkan kepada sekretaris, jika pimpinan dan sekretaris tidak ada ditempat surat tersebut tidak dapat dikirimkan, maka dari segi waktu proses penyampaiannya cukup lama. Penulis juga melihat ada file surat keluar yang tergabung didalam file surat masuk atau pada dokumen lain sehingga mempersulit proses kerja pegawai pada saat dokumen tertentu dibutuhkan. Berdasarkan uraian di atas maka penulis memilih judul Tugas Akhir “PERANAN ADMINISTRASI DALAM MENANGANI SURAT MENYURAT PADA KANTOR CAMAT MEDAN SELAYANG”. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan uraian di atas dapat dirumuskan masalah yaitu “ Bagaimana peranan administrasi dalam menangani surat menyurat pada Kantor Camat Medan Selayang”.? 1.3 Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam rumusan ini adalah pelaksanaan administrasi menangani surat menyurat pada Kantor Camat Medan Selayang. 1.4 Tujuan Penelitian Dari penelitian tentang pengelolaan surat menyurat pada Kantor Camat Medan Selayang ini bertujuan “ untuk mengetahui peranan administrasi dalam menangani surat menyurat pada Kantor Camat Medan Selayang”. 1.5 Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dari penelitian tersebut adalah: 1. Bagi Kantor Camat Medan Selayang, sebagai bahan masukan bagi instansi khususnya mengenai kegiatan administrasi dalam pengelolaan surat menyurat.
2. Bagi Politeknik Mandiri Bina Prestasi Medan, sebagai bahan masukan guna perbaikan dunia pendidikan serta menambah referensi tentang pengelolaan surat menyurat. 3. Bagi Mahasiswa, sebagai tambahan masukan sehingga dapat menerapkan perpaduan antara praktik dan teori yang didapat di bangku kuliah.
