PENYIANGAN (WEEDING) BAHAN PUSTAKA PADA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KOTA ADMINISTRASI (KPAK) JAKARTA TIMUR
Skripsi Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh: Eka Fitri Ardiyanti 1111025100036
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1437 H/2015 M
ABSTRAK Eka Fitri Ardiyanti (1111025100036). Penyiangan Bahan Pustaka di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur. Di bawah bimbingan Nuryudi, MLIS. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2015.
Tujuan penelitian ini adalah: (1) Untuk mengetahui kebijakan Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur tentang penyiangan/ weeding bahan pustaka. (2) Untuk mengetahui prosedur pelaksanaan kegiatan penyiangan/ weeding bahan pustaka pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur. (3) Untuk mengetahui solusi yang dilakukan Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur dalam mengatasi kendala-kendala yang dihadapi tentang kegiatan penyiangan/ weeding bahan pustaka. Jenis penelitian ini adalah Kualitatif dengan menggunakan pendekatan Deskriptif. Teknik yang digunakan untuk pengumpulan data adalah Observasi (pengamatan),Wawancara, Dokumentasi. Sedangkan teknik pengolahan data adalah Reduksi Data, Penyajian Data, Penarikan Kesimpulan Hasil penelitian ini menunjukan bahwa Penyiangan bahan pustaka di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur secara garis besar dilakukan dua tahun sekali berbarengan dengan kegiatan stock opname dan dilakukan oleh pustakawan. Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur memiliki kriteria khusus untuk bahan pustaka yang disiangi, diantaranya seperti bahan pustaka yang sudah out of date dan buku yang rusak secara fisik. Selama ini Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur telah melakukan usaha yang cukup maksimal dan optimal dalam hal penyiangan bahan pustaka, namun tetap saja ada hambatan yang dihadapi. Secara garis besarnya hambatan-hambatan tersebut diantaranya adalah kebijakan tertulis yang sampai saat ini tidak dimiliki oleh KPAK Jakarta Timur dan juga minimnya tenaga pelaksana weeding. Problematika seperti ini menjadi bahan pembicaraan bagi para pustakawan, terutama bagian Pengembangan Koleksi KPAK Jakarta Timur. Kata
Kunci:
Penyiangan,
Kebijakan,
i
Prosedur,
Perpustakaan
Umum.
ABSTRACT
Eka Fitri Ardiyanti (1111025100036). Weeding Library Materials in the Library and Archives Office of the City Administration (KPAK) On East Jakarta. Under the guidance of Nuryudi, MLIS. The Library Science Program Faculty of Adab and Humanities Syarif Hidayatullah State Islamic University Jakarta. 2015. The purpose of this study are: (1) To determine the policy of the Office of Library and Archives Administration (KPAK) East Jakarta on weeding / weeding of library materials. (2) To know the procedures for implementing the activities of weeding / weeding of library materials on the Library and Archives Office of the City Administration (KPAK) East Jakarta. (3) To find a solution that made the City Library and Archive Office Administration (KPAK) East Jakarta in overcoming the obstacles encountered on the activities of weeding / weeding of library materials. This type of research is using a qualitative descriptive approach. The technique used for data collection is observation (observation), Interview, Documentation. While the data processing techniques are data reduction, data presentation, drawing conclusions. Results of this research concluded that the weeding of library materials in the Office of the City Library and Archive Administration (KPAK) East Jakarta outline conducted every two years in conjunction with the activities in which inventory check done by librarians. Office of Library and Archives Administration (KPAK) East Jakarta has specific criteria for library materials weeded, such as library materials are already out of date, damaged books and library materials that contain outdated information. During this time the Office of Library and Archives Administration (KPAK) East Jakarta has made considerable effort maximal and optimal in terms of weeding of library materials, but still there are barriers faced. In broad outline these constraints include a written policy which until now has not owned by KPAK East Jakarta and also the lack of skilled labor. This becomes problematic as study materials for librarians, especially the weeding of library materials which under KABAG Collection Development Office of Library and Archives Administration (KPAK) East Jakarta.
ii
KATA PENGANTAR Bismillahirrahmanirrahim
Assalamu’alaikum Wr. Wb Segala puja dan puji serta syukur penulis panjatkan kepada Allah Swt, yang telah memberikan kekuatan iman dan Islam, taufiq, hidayah serta inayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat dan salam senantiasa tercurahkan kepada Baginda Nabi besar Muhammad Saw, yang telah memberikan wejangan dan fatwa kepada seluruh ummatnya hingga akhir zaman. Disadari sepenuhnya dengan kerendahan hati, bahwa penulisan skripsi ini tidak mungkin dapat terselesaikan tepat pada waktunya tanpa bantuan, bimbingan, serta dorongan dari beberapa pihak. Oleh sebab itu pada kesempatan kali ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terwujudnya penulisan skripsi ini, diantaranya kepada: 1. Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Mukmin Suprayogi, MSi, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
iii
4. Nuryudi, MLIS, selaku pembimbing skripsi yang begitu baik mencurahkan ilmunya dan bersedia meluangkan waktunya untuk membimbing penulis sampai terselesaikannya skripsi ini. 5. Amir Fadillah, M.Si, selaku dosen pembimbing akademik yang telah meluangkan waktunya untuk ACC judul skripsi penulis. 6. Ir. Yati Sudiharti, M.Si selaku Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur. 7. Ahmad Staniurachman, Sarti, selaku informan dan segenap Staf Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur yang telah memberikan informasi kepada penulis hingga terselesaikannya skripsi ini 8. Seluruh dosen Fakultas Adan dan Humaniora, terlebih kepada dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang telah memberikan segala ilmunya kepada penulis. 9. Kedua orangtuaku Bapak H. Sukardi dan Mamahku tercinta Salmah Aryani yang selalu melimpahkan seluruh kasih sayangnya dan tidak pernah bosan memberikan nasehat, dukungan moril dan materilnya serta Nenekku Hj. Maryamah terima kasih untuk doa yang selalu dipanjatkan untuk penulis, kedua adikku Syifa Nur Azizah dan M. Faqih Al-hafidz yang tiada lelah menyemangati penulis. 10. Sahabat-sahabat terbaiku Ade Amelia, Afda Chairunnisa, Aini Apriliana, Ummi Nuqoyatun Nisa yang tiada hentinya memberikan semangat kepada penulis.
iv
Teman-teman KKN Kaaffah UIN Jakarta yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu terima kasih untuk segala masukan dan motivasinya. 11. Teman-teman JIP angkatan 2011, khususnya kelas B Karina, Adzani, Maeta, Nurul, Maria, Destia, Asma, Pathur Rohmah, Sasmita, Denisya, Eko, Bintang, Yogi, M. Arif, Maliki, Uli, Wahyudin, Wildan terima kasih canda tawa kalian selama ini. 12. Sahabat kecilku Choirunnisya Al-ayubi, terima kasih atas canda tawa serta motivasi yang selalu diberikan kepada penulis. Hendi Achmad terima kasih atas motivasi, semangat dan waktu luangnya yang dengan ikhlas mengantarkan penulis mulai dari bimbingan, penelitian, hingga sampai terselesaikannya skripsi ini. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan hal ini karena adanya keterbatasan dari penulis. Penulis berharap skripsi ini dapat memberikan manfaat dan menambah wawasan bagi para pembacanya. Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Bekasi, 11 September 2015 Penulis
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK ……………………………………………………...…………….…… i ABSTRACT ………………………………………………..……………...….……ii KATA PENGANTAR ……………………………….…………......………….….. iii DAFTAR ISI …………………………………………………….…...………....…. vi DAFTAR TABEL ………………………………………………..……..…….…… ix DAFTAR GAMBAR ……………………………………..…….……...………….. x BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ……………………………….………...……… 1 B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ……………………….………...… 7 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian …………………………………….……. 8 D. Definisi Istilah …………………………………………….…….……….. 9 E. Sistematika Penulisan ……………………….……………..……….…… 11 BAB II TINJAUAN LITERATUR A. Perpustakaan Umum …………………………………………………….. 12 1. Pengertian Perpustakaan Umum ……...…………………………...… 14 2. Tujuan Perpustakaan Umum …………………………..………….…. 16 3. Fungsi Perpustakaan Umum ………………...………………….…… 18 4. Tugas Perpustakaan Umum ……………………………………….… 20 5. Koleksi Perpustakaan Umum …………………………………...……21 B. Pengembangan Koleksi ……………………………..…………………… 22 1. Pengertian Pengembangan Koleksi ………………………….....…….22 2. Tujuan Pengembangan Koleksi ……………………..…………….… 23 3. Aspek-Aspek Pengembangan Koleksi …………..……………...…… 23 vi
4. Kebijakan Pengembangan Koleksi ………………………………….. 24 C. Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka …………….………….………… 27 1. Pengertian Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka ….…...………… 27 2. Tujuan dan Manfaat Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka ……...… 28 3. Kebijakan Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka ……….…….….. 30 4. Kriteria Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka …………………...… 32 5. Prosedur Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka ……………………. 33 6. Hambatan Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka ……….……..…… 34 D. Penelitian Terdahulu …………………………………......……………… 35 BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ………………………...…………….… 38 B. Sumber Data ……………...………………………………………………39 C. Informan ………………………….……………………………………… 40 D. Teknik Pengumpulan Data ………………………...………………..…… 40 E. Teknik Pengolahan Data ………………………………………………… 42 F. Jadwal Penelitian …………………...…………………………………… 45 BAB IV HASILPENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Profil Kantor Perpustakaan Dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur ……………………………….……………..…… 46 1. Sejarah KPAK Jakarta Timur …………………………………..…… 46 2. Visi dan Misi ………………………………………………........…… 47 3. Sumber Daya Manusia ………………………………………………. 48 4. Tugas Pokok dan Fungsi ………………………………………..…… 51 5. Koleksi …………………………………………………………...….. 52 6. Sarana dan Prasarana ……………………………..…………….…… 55 7. Waktu Layanan Perpustakaan ………………………………..……… 57 8. Layanan Perpustakaan ………………………………………………. 57 9. Jenis Kegiatan …………….…………………………………………. 60
vii
B. Profil Informan …………………………..………….……………………64 C. Hasil Penelitian …………………………….………………………….… 66 1. Kebijakan Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka ….……..………… 66 2. Prosedur Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka ………..................... 68 3. Hambatan Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka ……………...…… 76 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ……………………………………………………………… 81 B. Saran …………………………………………………….………….…… 83 DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................. 84 LAMPIRAN-LAMPIRAN BIODATA PENULIS
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 1
Jadwal Penelitian ………………………………………..………… 46
Tabel 2
Tanda-Tanda Penyiangan ……………………………………..……72
Tabel 3
Status Bahan Pustaka …………………………………....………… 73
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1
Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur
Gambar 2
Buku Yang Sangat Jarang Dipinjam Disiangi
Gambar 3
Buku Dengan Informasi Yang Kadaluarsa
Gambar 4
Buku Rusak
Gambar 5
Buku Yang Beberapa Bagian Isinya Hilang
Gambar 6
Buku Dengan Cover Rusak
Gambar 7
Buku Tersiram Air Disiangi
Gambar 8
Jajaran Buku Rusak di Rak Penyiangan
Gambar 9
Buku Dengan Jumlah Duplikasi Yang Banyak
Gambar 10
Rak Penyimpanan Hasil Penyiangan Tampak Samping Kanan
Gambar 11
Rak Penyimpanan Hasil Penyiangan Tampak Samping Kiri
Gambar 12
Rak Penyimpanan Hasil Penyiangan Tampak Depan
Gambar 13
Ruangan Khusus Hasil Penyiangan
Gambar 14
Suasana Penumpukan Buku di Gudang
Gambar 15
Beberapa Ikat Buku di Gudang
x
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Perpustakaan adalah sesuatu ruangan yang digunakan untuk menyimpan bahan pustaka seperti buku, majalah, jurnal, bibliografi, indeks ataupun non buku lainnya yang disusun secara sistematis menurut kasifikasinya agar mudah di temukan kembali dan dapat disajikan kepada para pembaca.1 Pernyataan tersebut diperkuat dengan penjelasan yang dikemukakan oleh Sulistyo Basuki mengenai perpustakaan. Menurutnya, perpustakaan adalah sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan pembaca dan bukan untuk dijual.2 Perpustakaan merupakan sebuah lembaga pemberi layanan informasi kepada masyarakat dan pelestarian budaya bangsa dalam bentuk bahan pustaka untuk keperluan pendidikan, penelitian, ilmu dan teknologi, serta pengembangan kebudayaan. Dalam sebuah perpustakaan tentu terdapat sebuah bahan pustaka dan tempatnya atau sarana dan prasarana yang mendukung. Menurut Kosam Rimbarawa bahwa bahan pustaka merupakan segala bentuk karya tulis, cetak dan
1
Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta: Yayasan Obor Indonesia,
2003), h. 7. 2
Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991), h. 10.
1
2
rekam, seperti naskah, buku, terbitan berkala, surat kabar, brosur, peta, film, foto, pita rekaman, dan lain-lain bahan sejenis.3 Perpustakaan bukanlah sebuah gedung yang hanya dijadikan tempat menyimpan bahan pustaka, melainkan didalamnya terdapat proses manajemen yang mengatur kegiatan untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan tujuan dari perpustakaan itu sendiri adalah untuk memberikan layanan berupa informasi sebagai sarana pembelajaran dan hiburan melalui koleksi yang disajikan, sesuai dengan kebutuhan pengguna yang sarat akan informasi, selalu up to date dan segar. Sutarno NS, menjelaskan bahwa perpustakaan dipergunakan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian khazanah budaya Indonesia serta berbagai layanan jasa lainnya. Mengingat pentingnya manfaat sebuah perpustakaan, maka pada sebuah perpustakaan tidak boleh lepas dari tiga prinsip penting, yaitu mengumpulkan (to collect) informasiinformasi yang sesuai dengan bidang kegiatan dan misi lembaga dan masyarakat yang dilayaninya. Kedua, atau yang selanjutnya adalah melestarikan, memelihara dan merawat seluruh koleksi perpustakaan agar tetap dalam keadaan baik, utuh, layak pakai, dan tidak lekas rusak, baik karena pemakaian maupun karena usianya (to preserve). Ketiga, menyediakan untuk siap dipergunakan dan diperdayakan (to
3
Kosam Rimbarawa, Gedung, Tata Ruang, Perpustakaan, (Jakarta: Hakaesar, 2010), cet. Ke-7, h.2.
Perabot
dan
Perlengkapan
3
make available) atas seluruh sumber informasi atau koleksi yang dimiliki perpustakaan bagi para pemakainya.4 Perpustakaan berperan sebagai pengantar ilmu pengetahuan dan informasi dan terhimpun secara sistematis kepada masyarakat dan pengguna jasa perpustakaan, sehingga pemakai perpustakaan lebih menarik menggunakan koleksi perpustakaan. Pada hakikatnya perpustakaan merupakan penyedia bahan informasi dan wahana pembelajaran bagi seluruh kalangan masyarakat. Saat ini perpustakaan berkembang seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Hal tersebut berdampak terhadap meningkatnya kebutuhan informasi masyarakat, baik dikalangan pelajar, mahasiswa, instansi pemerintahan dan masyarakat pada umumnya. Untuk itu pengguna jasa pepustakaan dapat dikelompokan menjadi beberapa bagian sesuai dengan jenis perpustakaannya yaitu perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan khusus. Perpustakaan umum menurut Sulistyo Basuki adalah "perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani masyarakat umum”. Menurut UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan, perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diperuntukan bagi masyarakat luas sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat tanpa membedakan umur, jenis kelamin, suku, ras, agama dan status sosial ekonomi. Sehubungan dengan hal tersebut, segala bentuk informasi yang dikoleksi dan diolah oleh perpustakaan umum haruslah sesuai dengan tujuan awal 4
Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, h. 1.
4
perpustakaan. Kebutuhan informasi dari setiap pemakai perpustakaan dalam hal ini disebut pemustaka sangatlah beragam, terutama kebutuhan informasi pada perpustakaan umum yang merupakan jantungnya informasi bagi semua masyarakat luas. Perpustakaan umum sebagai sarana layanan masyarakat, berupaya memasyaratkan perpustakaan dengan mengadakan penyajian yang menarik dan menempatkan lokasi perpustakaan pada pusat keramaian sehingga masyarakat mudah untuk mendatanginya. Perpustakaan umum turut membina masyarakat agar gemar membaca sedini mungkin terutama anak-anak berusia balita, anak sekolah, dan masyarakat pada umumnya. Perpustakaan umum menyediakan buku-buku berdasarkan kelompok usia agar sesuai dengan selera dan kebutuhannya.5 Di dalam perpustakaan, baik perpustakaan umum atau jenis perpustakaan yang lainnya bahan pustaka atau koleksi merupakan unsur yang penting. Bahan pustaka adalahsemua hasil karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam. Dikatakan unsur yang penting karena suatu bahan pustaka mengandung nilai informasi. Bertambahnya bahan pustaka di perpustakaan yaitu bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pengguna secara cepat dan tepat. Hal ini dilakukan pustakawan dalam proses pengembangan koleksi. Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi kebutuhan pengguna perpustakaan yang meningkat serta berubah dari waktu ke waktu, serta
5
Taslimah Yusuf, Manajemen Perpustakaan Umum (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 17.
5
kegiatan pengembangan koleksi
yang dilakukan secara terus
menerus
menyebabkan bertambahnya koleksi di perpustakaan. Dan tentunya sebagian koleksi di perpustakaan akan berkurang manfaatnya, seperti halnya dengan adanya perkembangan yang baru sehingga diperlukan edisi yang mutakhir. Ada juga koleksi bahan pustaka yang sudah tua usianya tetapi nilai informasi yang terkandung di dalamnya masih tinggi seperti nilai ilmiahnya (intrinsik), maupun fisiknya (ekstrinsik). Koleksi perpustakaan tersebut merupakan karya langka yang memuat nilai sejarah di dalamnya serta diakui sebagai akar perkembangan ilmiah masa kini. Masalah lain yang timbul adalah dengan semakin bertambahnya koleksi di perpustakaan maka semakin terbatasnya ruang penyimpanan koleksi dan semakin tingginya biaya pemeliharaan. Sehingga perpustakaan perlu mengurangi koleksi yang tidak bermanfaat, koleksi yang sudah tua, kebutuhan informasi pemustaka yang telah berubah, koleksi yang informasi di dalamnya sudah out of date, dan bahan pustaka yang telah memiliki edisi terbaru dengan kandungan informasi yang lebih baik meskipun dengan judul yang sama. Berdasarkan hal tersebut, maka kegiatan penyegaran koleksi dan pelestarian terhadap bahan pustaka perlu dilakukan terutama di perpustakaan umum melalui kegiatan penyiangan (weeding) bahan pustaka. Dalam hal ini Evans menyebutkan bahwa "Weeding is considered as an integral part of the collection development program by authors of standards
6
collection development" yang artinya adalah penyiangan merupakan bagian integral dalam pengembangan koleksi.6 Penyiangan merupakan upaya penyegaran bagi koleksi yang sudah rusak, memiliki eksemplar yang banyak, telah memiliki edisi baru, kurang up to date, bahasanya yang kurang dikenal pengguna dan sebagainya. Adapun tujuan dari penyiangan/ weeding adalah untuk memperoleh tambahan tempat (shelf space) untuk koleksi yang baru, membuat koleksi lebih bisa dimanfaatkan sebagai sumber yang akurat, dan memungkinkan staf perpustakaan untuk mengelola koleksi lebih efektif dan lebih efisien.7 Weeding dilakukan dalam rangka menjaga kemutakhiran dan daya guna koleksi perpustakaan. Dapat dikatakan juga penyiangan/ weeding merupakan reevaluasi koleksi (mengevaluasi koleksi yang telah ada). Dan untuk dapat melakukan kegiatan tersebut tentunya dibutuhkan kebijakan-kebijakan yang nantinya akan dijadikan pedoman dalam melaksanakan penyiangan/ weeding bahan pustaka. Peneliti memilih Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur sebagai tempat penelitian karena pada dasarnya KPAK Jakarta Timur memiliki koleksi dalam jumlah yang relativ besar, serta koleksi buku bertambah setiap tahun menyebabkan perpustakaan menambah kapasitas ruangan agar koleksi bisa masuk ke jajaran koleksi. Untuk mengatasi penumpukan koleksi 6
Lelis Masridah, "Kebijakan Penyiangan Koleksi Di Badan Perpustakaan Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta," (Skripsi S1 UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, 2009), h. 14. 7 Yuyu Yulia, Materi Pokok Pengembangan Koleksi, Cet 2 (Jakarta: Universitas Terbuka, 2007), h. 1.23.
7
maka KPAK Jakarta Timur harus menyediakan ruangan yang besar, sedangkan keberadaan ruangan sudah sangat tidak memungkinkan lagi untuk menampung buku-buku baru. Untuk itu langkah yang ditempuh oleh KPAK Jakarta Timur guna mengurangi penumpukan bahan pustaka adalah melakukan penyiangan/ weeding bahan pustaka secara berkala. Tujuannya agar tidak terjadi penumpukan buku dan juga menghemat ruangan dan menjaga agar koleksi tetap up to date. Mengingat pentingnya penyiangan/ weeding bahan pustaka, maka peneliti merasa tertarik untuk melakukan penelitian tentang pelaksanaan penyiangan/ weeding bahan pustaka di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur, yang dituangkan dalam penelitian yang berjudul: "Penyiangan (weeding) Bahan Pustaka Pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur"
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah 1. Pembatasan Masalah Agar penelitian ini lebih fokus dan tidak keluar dari permasalahan maka penelitian ini dibatasi pada: a. Kebijakan Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur tentang penyiangan/ weeding bahan pustaka. b. Prosedurpelaksanaan
kegiatan
penyiangan/
weeding
bahan
pustaka
padaKantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur.
8
c. Solusi yang dilakukan Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur dalam mengatasi hambatan-hambatan yang dihadapi tentang kegiatan penyiangan/ weeding bahan pustaka.
2. Perumusan Masalah Berdasarkan pembatasan masalah di atas maka perumusan masalah penelitian ini adalah: a. Bagaimana kebijakan Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur tentang penyiangan/ weeding bahan pustaka? b. Bagaimana prosedur pelaksanaan kegiatan penyiangan/ weeding bahan pustaka pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta? c. Bagaimana solusi yang dilakukan Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur dalam mengatasi kendala-kendala yang dihadapi tentang kegiatan penyiangan/ weeding bahan pustaka?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian ini, yaitu: 1. Untuk mengetahui kebijakan Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur tentang penyiangan/ weeding bahan pustaka.
9
2. Untuk mengetahui prosedur pelaksanaan kegiatanpenyiangan/ weeding bahan pustaka pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur. 3. Untuk mengetahui solusi yang dilakukan Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur dalam mengatasi kendala-kendala yang dihadapi tentang kegiatan penyiangan/ weeding bahan pustaka.
Adapun manfaat dari penelitian ini, diantaranya: 1. Menambah wawasan mengenai penyiangan bahan pustaka baik bagi peneliti maupun bagi masyarakat umum. 2. Diharapkan
dapat
menambah
sumbangan
pemikiran
untuk
Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur. 3. Sebagai masukan kepada para pemegang kebijakan di perpustakaan untuk menentukan kebijakan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur. D. Definisi Istilah 1. Penyiangan Penyiangan (weeding) adalah upaya mengeluarkan koleksi dari susunan rak karena tidak diminati, terlalu banyak eksemplarnya, telah ada edisi terbaru maupun koleksi itu tidak relevan. Koleksi yang dikeluarkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain, atau dihancurkan untuk dibuat kertas lagi.8
Maunglib’s Weblog, Analisis Koleksi Perpustakaan Seleksi, Penyiangan dan Evaluasi, http://maunglib.wordpress.com, diakses pada 30 Desember 2013, 20:17 WIB 8
10
Dalam definisi lain, penyiangan bahan pustaka (weeding) adalah proses mengeluarkan bahan pustaka dari rak buku dan memperhitungkan kembali nilai dari segi kebutuhan saat ini. Sekali bahan pustaka dikeluarkan, maka hal itu akan dipindahkan, dibuang atau disimpan dan dikelompokan dalam gudang, atau diputuskan untuk dijual atau dihadiahkan kepada perpustakaan lain.9 2. Kebijakan Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi pedoman dan dasar rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan cara bertindak. Istilah ini dapat diterapkan pada pemerintahan, organisasi dan kelompok sektor swasta, serta individu. Kebijakan berbeda dengan peraturan dan hukum. Jika hukum dapat memaksakan atau melarang suatu perilaku sedangkan kebijakan hanya menjadi pedoman tindakan yang paling mungkin memperoleh hasil yang diinginkan. 3. Bahan Pustaka Bahan pustaka menurut UU Perpustakaan No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan, memberikan pengertian bahwa bahan perpustakaan atau bahan pustaka adalah semua hasil karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam. 10 4. Perpustakaan Umum Perpustakaan umum menurut UU No. 43/ 2007 tentang perpustakaan, perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diperuntukan bagi masyarakat 9
Heri Kusnanto, Penyiangan Bahan Pustaka Di Perpustakaan Utama Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Jakarta: UIN Syarif Hidayatullah, 2011. 10 Ibid.,
11
luas sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat tanpa membedakan umur, jenis kelamin, suku, ras, agama dan status sosial ekonomi.
E. Sistematika Penulisan BAB I
PENDAHULUAN Bab ini memuat argumentasi seputar penelitian, meliputi latar belakang, perumusan dan pembatasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, definisi istilah, dan sistematika penulisan.
BAB II
TINJAUAN LITERATUR Bab ini berisi landasan teori terhadap hal –hal yang berkaitan yang hendak diteliti dari segi definisi, fungsi dan koleksi perpustakaan umum. Selain itu menjelaskan mengenai pengembangan koleksi, definisi penyiangan/ weeding bahan pustaka, tujuan dan fungsi penyiangan/ weeding, kebijakan penyiangan/ weeding, metode penyiangan/ weeding bahan pustaka dan penelitian relevan.
BAB III METODE PENELITIAN Pada bab ini menguraikan tentang metode penelitian yang mana meliputi jenis dan pendekatan penelitian, sumber data yang digunakan dalam penelitian, informan, dan teknik pengumpulan data.
12
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Bab ini menguraikan tentang kondisi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur yang meliputi sejarah berdirinya perpustakaan visi dan misi, sumber daya manusia, tugas pokok dan fungsi, dan sarana dan prasarana serta berisi hasil temuan penelitian dan pembahasan terkait yang dijelaskan secara objektif mengenai kebijakan, prosedur, kendala penyiangan/ weeding dan koleksi pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur BAB V
PENUTUP Bab ini merupakan bab akhir yang terdiri dari kesimpulan dari keseluruhan pembahasan dan saran terkait temuan-temuan hasil dari penelitian
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Perpustakaan Umum Menurut Manifesto UNESCO Perpustakaan umum merupakan perpustakaan yang dianggap penting oleh umum (badan PBB yang bergerak dalam bidang pendidikan dan kebudayaan) guna membantu mencerdaskan kehidupan bangsa. Unesco mengeluarkan Manifesto Perpustakaan Umum pada tahun 1972 yang menyatakan bahwa perpustakaan umum harus terbuka bagi semua orang tanpa membeda-bedakan warna kulit, jenis kelamin, usia, kepercayaan dan ras.11 Dalam bahasa Inggris perpustakaan umum dikenal dengan nama “Public Library”, yaitu perpustakaan yang disediakan untuk kepentingan pelayanan kepada masyarakat umum, berbeda dengan ketiga jenis perpustakaan lainnya yaitu: perpustakaan sekolah (school library), perpustakaan perguruan tinggi (university library), dan perpustakaan khusus (special library). Perpustakaan umum melayani masyarakat pemakai tidak mengenal adanya batasan. Maksudnya adalah bahwa ruang lingkup dan layanan perpustakaan umum diperuntukan bagi semua masyarakat (terutama yang berdomisili di daerah dimana perpustakaan berada). Keberadaan perpustakaan umum biasanya terkait dengan keberadaan pemerintah, baik yang berada di tingkat pusat (perpustakaan nasional), maupun
11
Sulistiyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993), h. 152.
13
14
pemerintah daerah, mulai dari daerah tingkat I (provinsi) sampai ke pemerintah desa.12 Perpustakaan umum sebagai sarana layanan masyarakat, berupaya memasyarakatkan perpustakaan dengan mengadakan penyajian yang menarik dan menempatkan lokasi perpustakaan pada pusat keramaian sehingga masyarakat mudah untuk mendatanginya. Kebiasaan membaca di perpustakaan umum merupakan proses pendidikan secara mandiri dan berlaku seumur hidup. Masyarakat dapat memilih koleksi yang tersedia di perpustakaan umum sesuai kebutuhannya, karena tujuan perpustakaan umum adalah untuk membina dan mengembangkan kebiasaan membaca. Perpustakaan umum turut membina masyarakat agar gemar membaca sedini mungkin, terutama anak-anak berusia balita, anak sekolah, dan masyarakat pada umumnya.13
1. Pengertian Perpustakaan Umum Perpustakaan umum adalah tempat penyimpanan berbagai jenis bacaan, disitu masyarakat dapat memanfaatkan bacaannya untuk menambah pengetahuan, mencari informasi atau sekedar mendapatkan hiburan. Oleh karena itu perpustakaan umum sangat berperan penting bagi masyarakat umum guna mencerdaskan seluruh lapisan masyarakat dengan keberadaannya.
12
Kosasih E, Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Umum, (Bandung: Geger Sunten, 1997), h.16. 13 Taslimah Yusuf, Manajemen Perpustakaan Umum (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 16.
15
Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang seluruh atau sebagian dananya disediakan oleh masyarakat dan penggunanya tidak terbatas pada kelompok orang tertentu.14 Pernyataan yang sama juga dinyatakan oleh Sulistyo Basuki dalam bukunya Pengantar Ilmu Perpustakaan, bahwa perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani masyarakat umum.15 Dari definisi tersebut dapat digambarkan bahwa perpustakaan umum merupakan suatu perpustakaan yang seluruh atau sebagian dananya disediakan oleh masyarakat umum dan pengguna perpustakaan umum tidak terbatas pada satu kelompok orang dalam masyarakat tetapi secara bebas perpustakaan umum tersedia bagi seluruh lapisan masyarakat. Oleh karena itu anggota masyarakat mana pun dan dari mana pun berhak menggunakan segala fasilitas yang disediakan oleh perpustakaan umum. Perpustakaan juga dapat diartikan sebagai lembaga pendidikan bagi masyarakat umum dengan menyediakan berbagai sumber informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan meninggkatkan ilmu pengetahuan bagi seluruh lapisan masyarakat.16 Perpustakaan umum juga dapat diarikan sebagai perpustakaan yang
14
Ibid., h. 17. Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, h. 46. 16 Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, h. 32. 15
16
mempunyai tugas melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan usia, tingkat sosial, tingkat pendidikan, dan lain-lain.17 Perpustakaan umum berperan sebagai pionir dalam melayani kelompokkelompok khusus seperti tuna netra, tuna rungu dan masyarakat lainnya. Karena itu pada abad ini pula lahir pelayanan perpustakaan. Perpustakaan umum pun semakin lama semakin lengkap sebagai suatu lembaga yang dikelola secara mantap untuk mencapai tujuan. Pada hakikatnya perpustakaan umum menjadi suatu unit kerja yang mengorganisasi kegiatan pengumpulan, pemilihan, pengolahan, pelayanan, perawatan koleksi dengan sistem tertentu untuk
kepentingan
pendidikan,
penelitian,
informasi,
rekreasi,
dan
kebudayaan.18
2. Tujuan Perpustakaan Umum Pada dasarnya penyelenggaraan perpustakaan umum memiliki beberapa tujuan yang ingin dicapai. Adapun tujuannya antara lain: a. Mengembangkan minat baca serta mendayagunakan semua bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan umum. b. Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah, dan memanfaatkan informasi yang tersedia di Perpustakaan Umum. c. Mendidik masyarakat agar dapat menggunakan informasi yang tersedia di Perpustakaan Umum. d. Meletakkan dasar-dasar ke arah belajar mandiri. e. Memupuk minat baca dan menumbuhkan daya apresiasi dan imajinasi masyarakat.
17
Soetminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius, 1992), h. 34. 18 Ibid.,h. 35.
17
f. Mengembangkan kemampuan untuk memecahkan masalah, tanggung jawab dan berpartisipasi aktif dalam pembangunan nasional.”19
Adapun dalam Manifesto Perpustakaan Umum UNESCO dinyatakan bahwa Perpustakaan Umum mempunyai empat tujuan utama yaitu: a. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan yang lebih baik. b. Menyediakan informasi yang cepat, tepat dan murah bagi masyarakat, terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi mereka dan sedang hangat dalam kalangan masyarakat. c. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka. Fungsi ini sering disebut sebagai fungsi pendidikan perpustakaan umum, lebih tepat disebut sebagai pendidikan berkesinambungan ataupun pendidikan seumur hidup. Pendidikan seperti ini hanya dapat dilakukan oleh perpustakaan umum karena perpustakaan umum merupakan satusatunya pranata kepustakawanan yang terbuka bagi umum. Perpustakaan nasional juga terbuka untuk umum namun untuk memanfaatkannya tidak selalu terbuka langsung bagi perorangan, adakalanya harus melalui perpustakaan lain. d. Bertindak sebagai agen kultural artinya perpustakaan umum merupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya. Perpustakaan umum bertugas menumbuhkan budaya masyarakat sekitarnya dengan cara menyelenggarakan pameran membaca, ceramah, pemutaran film, dan penyediaan informasi yang dapat meningkatkan keikutsertaan, kegemaran dan apresiasi masyarakat terhadap segala bentuk seni.”20
Sedangkan dalam Buku Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Umum tujuan perpustakaan umum terbagi ke dalam tiga jenis tujuan sebagai berikut:
19 20
Taslimah Yusuf, Manajemen Perpustakaan Umum, h. 18. Ibid.,h. 19.
18
a. Tujuan Umum perpustakaan adalah membina dan mengembangkan kebiasaan
membaca
dan
belajar
sebagai
suatu
proses
yang
berkesinambungan seumur hidup serta kesegaran jasmani dan rohani masyarakat berada dalam jangkauan layanan, sehingga berkembang daya kreasi dan inovasinya bagi peningkatan martabat dan produktivitas setiap warga masyarakat secara menyeluruh dalam menunjang pembangunan nasional. b. Tujuan Fungsional dan tujuan khusus Perpustakaan Umum adalah : 1) Mengembangkan
minat,
kemampuan
dan
kebiasaan
membaca
khususnya, serta mendayagunakan budaya tulisan dalam segala sektor kehidupan. 2) Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah serta memanfaatkan informasi. 3) Mendidik masyarakat pada umumnya agar dapat memelihara dan memanfaatkan bahan pustaka secara tepat guna dan berhasil guna. 4) Meletakkan dasar-dasar ke arah belajar mandiri. 5) Memupuk minat dan bakat masyarakat. 6) Menumbuhkan apresiasi terhadap pengalaman imajinatif. 7) Meningkatkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan atas tanggung jawab dan usaha sendiri dengan mengembangkan kemampuan membaca masyarakat.
19
8) Berpartisipasi aktif dalam menunjang pembangunan nasional yang menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan dalam pembangunan sesuai kebutuhan seluruh lapisan masyarakat. c. Tujuan Operasional, Tujuan operasional Perpustakaan Umum merupakan pernyataan formal yang terperinci tentang sasaran yang harus dicapai serta cara mencapainya, sehingga tujuan tersebut dapat dimonitor, diukur dan dievaluasi keberhasilannya.21
3. Fungsi Perpustakaan Umum Perpustakaan umum adalah tempat menyimpan berbagai jenis bahan bacaan. Disitu masyarakat dapat memanfaatkan bacaannya untuk menambah pengetahuan, mencari informasi, atau sekedar mendapatkan hiburan. Berbagai jenis koleksi yang tersedia yaitu berupa buku, majalah surat kabar, bahan audio visual, rekaman kaset, film, dan lain-lain. Fungsi perpustakaan pun semakin luas yaitu sebagai saran penyebaran budaya bangsa-bangsa tanpa batas ruang dan waktu. Dengan tersedianya berbagai jenis fungsi bahan pustaka tersebut maka fungsi perpustakaan umum dapat dijabarkan sebagai berikut: a. Fungsi Edukatif Perpustakaan umum menyediakan berbagai jenis bahan bacaan berupa karya cetak dan karya rekam untuk dapat dijadikan sumber belajar dan manambah pengetahuan secara mandiri. Budaya mandiri dapat membentuk masyarakat yang belajar seumur hidup dan gemar membaca. 21
Perpustakaan Nasional RI, Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum, (Jakarta: Perpustakaan Nasinal RI, 2000), h. 5.
20
b. Fungsi Informatif Perpustakaan umum sama dengan berbagai jenis perpustakaan lainnya, yaitu menyediakan buku-buku referensi, bacaan ilmiah populer berupa buku dan majalah ilmiah serta data-data penting lainnya yang diperlukan pembaca. c. Fungsi Kultural Perpustakaan umum menyediakan berbagai bahan pustaka sebagai hasil budaya bangsa yang direkam dalam bentuk terekam/tercetak. Perpustakaan merupakan tempat penyimpanan dan terkumpulnya berbagai karya budaya manusia dan setiap waktu dapat diikuti perkembangannya melalui koleksi perpustakaan. d. Fungsi Rekreasi Perpustakaan umum bukan hanya menyediakan bacaan-bacaan ilmiah, tetapi juga menghimpun bacaan hiburan berupa buku-buku fiksi dan majalah hiburan untuk anak-anak, remaja, dan dewasa. Bacaan fiksi dapat menambah pengalaman atau menumbuhkan imajinasi pembacanya dan banyak digemari oleh anak-anak dan dewasa.”22
4. Tugas Perpustakaan Umum Sesuai dengan pengertian perpustakaan bahwa tugas perpustakaan umum adalah mengumpulkan, menyimpan dan menyajikan koleksi bahan pustaka kepada pemakai, maka tugas pokok Perpustakaan umum adalah sebagai berikut: a. Perpustakaan umum disediakan oleh pemerintah dan masyarakat untuk melayani kebutuhan bahan pustaka untuk masyarakat. b. Perpustakaan umum menyediakan bahan pustaka yang dapat menumbuhkan kegairahan masyarakat untuk belajar dan membaca sedini mungkin. c. Mendorong masyrakat untuk terampil mmilih bacaan yang sesuai dengan kebutuhannya dalam meningkatkan pengetahuan untuk menunjang pendidikan formal, nonformal dan informal. d. Menyediakan aneka ragam bahan pustaka yang bermanfaat untuk dibaca agar dapat meningkatkan taraf hidup masyarakat yang layak sehingga dapat berpartisipasi dalam pembangunan nasional.”23
22 23
Taslimah Yusuf, Manajemen Perpustakaan Umum, h. 21. Ibid., h. 18.
21
5. Koleksi Perpustakaan Umum Adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, semakin banyak informasi yang dibutuhkan semakin banyak pula jenis bahan pustaka yang tersedia. Hal ini menuntut perpustakaan untuk dapat mengembangkan koleksinya sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Berikut ini akan dijelaskan secara garis besar berbagai jenis bahan pustaka, hasil karya pemikiran manusia yang dituangkan dalam berbagai jenis media, baik tercetak maupun non tercetak.24 a. Buku teks atau monograf: membahas satu masalah dari karya pengarang tunggal, ganda atau editor. Monografi bias berupa karya asli, terjemahan atau saduran dalam bentuk satu buku atau beberapa jilid buku. b. Buku fiksi adalah buku yang berisi rekaan, misalnya adalah cerpen dan novel. c. Terbitan berseri adalah bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus-menerus dengan jangka waktu terbit tertentu dan yang termasuk jenis ini adalah harian, majalah, bulanan, buletin jurnal, warta/ news latter dll. d. Buku referensi atau dikenal dengan rujukan umum. Contohnya adalah kamus, ensiklopedia, biografi, autobiografi, peta, buku tahunan, abstrak, direktori dan lain-lain. e. Brosur atau pamflet; suatu terbitan yang isinya bersifat sementara berupa uraian mengenai hal-hal actual dan diterbitkan dalam jumlah terbatas serta tidak diperdagangkan. f. Disamping bahan tercetak ada pula yang disebut bahan grafis yaitu: 1) Bahan pustaka yang dapat diproyeksikan seperti film hidup dan slide. 2) Bahan pustaka yang dapat dilihat langsung yaitu karya seni asli, seni cetak, bagan, foto dan poster. g. Bahan kartografi adalah karya referensi grafis dari bumi, matahari, bulan, benda-benda ruang angkasa, peta dan atlas. h. Bentuk computer atau non buku.”25 24
Yuyu Yulia, Materi Pokok Pengembangan Koleksi, Cet 2 (Jakarta: Universitas Terbuka, 2007), h. 1.23. 25 Taslimah Yusuf, Manajemen Perpustakaan Umum, h.26-29
22
B. Pengembangan Koleksi 1. Pengertian Pengembangan Koleksi Pengembangan koleksi merupakan serangkaian proses atau kegiatan yang bertujuan mempertemukan pembaca atau pengguna perpustakaan dengan sumber-sumber informasi dalam lingkungan perpustakaan atau unit informasi yang mencakup kegiatan penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, pemilihan, pengadaan, pemeliharaan dan promosi, penyiangan serta evaluasi pendayagunaan koleksi.26 Pengembangan koleksi merupakan suatu proses universal untuk perpustakaan karena setiap perpustakaan akan membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pengguna perpustakaan. Pengembangan koleksi adalah awal dari pembinaan koleksi perpustakaan, bertujuan agar koleksi tetap sesuai dengan kebutuhan masyarakat pemakai, dan jumlah bahan pustaka selalu mencukupi. Pengembangan koleksi adalah aktivitas perpustakaan yang mencakup semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan. Kegiatan tersebut, antara lain seleksi dan evaluasi bahan pustaka (pengukuran terhadap sejauh mana koleksi itu), kajian kebutuhan pemakai (analisis pemakai) untuk memberikan yang tepat dan sesuai dengan pemakainya, pengadaan bahan pustaka mencakup pembelian, tukar menukar, dan hadiah.27
26
Edward Evans, Developing Library and Information Center Collection, (Colorado: Libraries Unlimited, 1995), h.17. 27 Shaleh,Abdul Rahman, Manajemen Perpustakaan, (Jakarta: Universitas Terbuka, 2009), h. 32.
23
2. Tujuan Pengembangan Koleksi Tujuan pengembangan koleksi adalah untuk menambah koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pengguna yang berubah dan tuntutan pengguna masa kini serta masa mendatang.28 Tujuan pengembangan koleksi perpustakaan perlu dirumuskan dan disesuaikan dengan kondisi serta kebutuhan pengguna agar perpustakaan dapat secara berencana mengembangkan koleksinya.29 Pengembangan koleksi adalah awal pembinaan koleksi perpustakaan yang bertujuan agar koleksi tetap sesuai dengan kebutuhan pengguna dan jumlah bahan pustaka selalu mencukupi.Mutu perpustakaan dibentuk oleh kegiatan pengembangan koleksi.30
3. Aspek-Aspek Dalam Pengembangan Koleksi Aspek-aspek pengembangan koleksi meliputi: a. Seleksi Bahan Pustaka Seleksi merupakan aktifitas yang tidak mudah karena mengandung banyak resiko. Seleksi terkait pada pengguna atau pemakai perpustakaan, maksud dari visi dan misi institusi. b. Pengadaan Bahan Pustaka Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan oleh salah satu perpustakaan atau pusat dokumentasi dan informasi. Kegiatan pengadaan bertujuan agar bahan pustaka yang dibutuhkan tersedia dalam jajaran koleksi. c. Penyiangan Bahan Pustaka
28
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik, (Jakarta: Sugeng Seto, 2006), h. 115. 29 Yuyu Yulia, Materi Pokok Pengembangan Koleksi, Cet 2, h. 23. 30 Ibid.,h. 30.
24
Penyiangan adalah proses mengeluarkan bahan pustaka dari rak buku dan memperhitungkan kembali (reassessing) nilainya dari segi kebutuhan saat ini. d. Evaluasi Evaluasi merupakan pengukuran terhadap sejauh mana baiknya suatu item atau koleksi bahan pustaka.”31 Untuk melaksanakan semua kegiatan tersebut diperlukan anggaran yang memadai, karyawan yang cakap dan berdedikasi, struktur organisasi yang mantap, dan alatbantu pemilihan bahan perpustakaan yang relevan.
4. Kebijakan Pengembangan Koleksi Kebijakan pengembangan koleksi ada juga yang menyebutkan selection policies, yakni rumusan atau dokumen tertulis yang memberi arah dan membimbing mengenai koleksi yang akan kita kembangkan. Terangkum didalamnya adalah kebijakan-kebijakan yang mengatur seleksi bahan-bahan pustaka, pertukaran, hadiah, serta hal-hal lain yang berhubungan.32 Kebijakan pengembangan koleksi menjelaskan mengenai kekuatan dan kelemahan koleksi menjadi panduan bagi staf perpustakaan. Kebijakan pengembangan koleksi seharusnya menjadi suatu dokumen yang hidup, dapat berubah dan berkembang. Kebijakan tersebut menjadi panduan yang dapat dimodifikasi disaat koleksi perpustakaan memerlukan perubahan.33
31
Yuyu Yulia, Materi Pokok Pengembangan Koleksi, h. 28. NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik,h.153. 33 Fadhlan Abdul Wadud Imron, “Kebijakan Pengembangan Koleksi Terbitan Berkala di Perpustakaan Nasional RI,” (Skripsi S1 Fakultas Adab dan Humaniora, Universitas Islam Negeri Jakarta, 2011), h. 19. 32
25
Secara umum pengembangan koleksi perlu rujukan terhadap prinsipprinsip pengembangan koleksi yaitu sebagai berikut: a. Relevansi Relevansi merupakan aktifitas pemilihan dan pengadaan terkait dengan program pendidikan yang disesuaikan dengan kurikulum yang ada dan berorientasi kepada pemakai. Dengan demikian kepentingan pengguna menjadi acuan dalam pemilihan dan pengadaan bahan pustaka. b. Kelengkapan Koleksi perpustakaan diusahakan tidak hanya terdiri dari buku teks tetapi juga menyangkut segala disipin ilmu. Komponen koleksi disesuaikan dengan tingkan prioritas yang dibutuhkan. c. Kemutakhiran Disamping memperhatikan masalah kelengkapan, kemutakhiran sumber informasi
harus
diupayakan
sesuai
dengan
perkembangan
ilmu
pengetahuan. Kemutakhiran bahan pustaka dapat dilihat dari tahun terbit. Jika bahan pustaka diterbitkan pada tahun terakhir, maka dapat dilihat dari kemutakhiran dan dapat dikatakan mutakhir. d. Kerjasama Unsur-unsur yang terkait dalam pembinaan koleksi harus ada kerjasama yang baik dan harmonis sehingga pelaksanaan kegiatan pembinaan koleksi berjalan efektif dan efisien. Kerjasama ini melibatkan semua komponen yang terlibat dalam pembinaan koleksi seperti kepala perpustakaan,
26
petugas perpustakaan atau pustakawan, guru, serta pihak yang mengadakan pembelian.34 Adapun fungsi kebijakan pengembangan koleksi tersebut memiliki fungsi sebagai berikut: a. Sebagai pedoman bagi para petugas perpustakaan, karena dengan adanya kebijakan para petugas perpustakaan akan lebih terarah karena sasaran yang jelas dan dana yang ada dapat dimanfaatkan dengan lebih bijaksana. b. Sebagai sarana komunikasi; kebijakan akan memberitahukan kepada pemakai, administrator, serta pihak lain mengenai tahapan dan cirri-ciri koleksi yang ada dan direncanakan untuk pengembangan selanjutnya. c. Sebagai sarana perencanaan; kebijakan ini memberikan informasi yang akan membantu dalam proses alokasi dana yang ada. Disamping
ketiga
fungsi
tersebut
diatas,
kebijakan
tertulis
pengembangan koleksi juga bermanfaat sebagai berikut: a. Membantu menetapkan metode untuk bahan pustaka sebelum dibeli. b. Membantu memilih cara terbaik untuk pengadaan bahan pustaka c. Membantu dalam perencanaan anggaran jangka panjang dengan menetapkan prioritas-prioritas dan garis besar sasaran pengembangan. d. Membantu merencanakan bentuk-bentuk kerjasama dengan perpustakaan lain. Seperti pinjam antar perpustakaan, kerjasama dalam pengadaan dan bentuk kerjasama yang lainnya. e. Membantu identifikasi bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi.35
34 35
Ibid.,h. 20-21. Yuyu Yulia, ,Materi Pokok Pengembangan Koleksi, h.28.
27
C. Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka 1. Pengertian Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka Penyiangan bahan pustaka atau weeding adalah upaya mengeluarkan koleksi dari susunan rak karena tidak diminati atau terlalu banyak eksemplarnya, telah ada edisi terbaru maupun koleksi itu tidak relevan. Koleksi yang dikeluarkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain, atau dihancurkan untuk dibuat kertas lagi.36 Penyiangan koleksi (weeding) adalah suatu praktik dari pengeluaran atau pemindahan ke gudang, duplikat bahan pustaka, buku-buku yang jarang digunakan, dan bahan pustaka lainnya yang tidak lagi dimanfaatkan oleh pengguna. Hasil penyiangan bisa saja dihadiahkan kepada perpustakaan lain, dipertukarkan, dijual murah kepada para penggemar buku atau dititip jual kepada pedagang yang khusus menjual buku-buku out of print (buku yang sudah tidak tersedia di pasaran).37 Koleksi perpustakaan secara berkala perlu disiangi agar bahan pustaka yang sudah tidak sesuai lagi dapat digantidengan bahan pustaka yang baru. Pemilihan bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi sebaiknya dilakukan oleh petugas perpustakaan dan guru, kemudian untuk dipisahkan atau
Manglib’s Weblog, Analisis Koleksi Perpustakaan Seleksi, Penyiangan dan Evaluasi, http//manglib.wordpress.com, diakses pada 13Maret 2015, 20:08 WIB. 37 Yuyu Yulia, Materi Pokok Pengembangan Koleksi, h. 9.26. 36
28
dipindahkan, dihibahkan atau dimusnahkan. Keputusan tersebut berdasarkan pertimbangan kemuktakhiran, kesesuaian, dan kondisi fisik dokumen.38
2. Tujuan dan Manfaat Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka Adapun tujuan dari kegiatan penyiangan bahan pustaka adalah untuk memperoleh tambahan tempat (shelf space) untuk koleksi yang baru, membuat koleksi lebih bisa dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date dan menarik, memberi kemudahan kepada pemakai koleksi, dan memungkinkan staf perpustakaan untuk mengelola koleksi lebih efektif dan efisien. Sedangkan fungsi dari penyiangan itu sendiri adalah:39 a. Menghemat Tempat Biaya penyediaan ruangan dan rak tidak lebih rendah dari biaya yang sebenarnya untuk pembelian rak tambahan untuk pengerakan lebih banyak buku. Suatu perawatan koleksi yang baik akan menghemat biaya pengerakan buku, mengurangi debu dari buku yang tidak satupun digunakan dan membuat ruang lebih banyak untuk pergeseran buku. b. Menghemat Waktu Menghemat waktu baik bagi pengguna maupun staf dan yang terbaik bagi semua. Rak-rak penuh sesak dengan buku compang-camping dan
38
Donna J. Baumbach dan Linda L. Miller, Less is More A Practical Guide to Weeding School Library Collection, (Chicago: American Library Association, 2006), h. 7. 39 Syakirin Pangaribuan, Manual Penyiangan Koleksi Perpustakaan Modern, (Medan: Fakultas Ilmu Budaya USU, 2012), h.5.
29
memerlukan waktu untuk memeriksa tanda-tanda yang tak terbaca. Pengguna yang mencari buku tertentu harus memilah-milah buku yang jelas tidak diinginkan. Staf mencoba untuk mengesampingkan buku yang kembali harus bergeser dan buku tersebut disusun kembali untuk membuat ruang. c. Membuat Koleksi Lebih Menarik Dengan mengganti buku compang-camping, tercoreng dengan penjilidan kembali yang menarik dan buku-buku baru yang tidak menarik. d. Meningkatkan Reputasi Perpustakaan Penyiangan juga dimaksudkan untuk kehandalan dan kemutakhiran dan membangun kepercayaan publik. Pelanggan berharap bahwa bahan pustaka yang dipilih oleh para ahli adalah informasi oyang up-to-date dan dapat diandalkan. e. Mengetahui Kebutuhan Koleksi Penyiangan memberikan hasil pemeriksaan berkelanjutan tentang perlunya memperbaiki atau menjilid kembali, pemberitahuan staf perpustakaan untuk buku hilang atau dicuri yang membutuhkan pengganti, dan menjamin hitungan volume yang lebih akurat. f. Mendapatkan Masukan Yang Konstan Pada Kekuatan dan Kelemahan Koleksi Informasi ini dapat membantu ketika meminta sumbangan dan membuat keputusan tentang pembelian. Misalnya, mengetahui bahwa buku bisnis out-of-date, pustakawan bias mendekati kelompok terorganisir atau
30
individu dan permintaan bantuan khusus dalam mengembangkan pada bidang kepentingan khusus dan kegunaannya bagi mereka.
3. Kebijakan Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka Kebijakan atau policy merupakan landasan atau pedoman untuk menyusun kebutuhan. Ada beberapa kebijakan yang perlu diperhatikan untuk menjaga kesinambungan antara tempat, koleksi yang selalu bertambah dengan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna. Sebelum melaksanakan penyiangan, staf pengembangan koleksi harus mempelajari lagi kebijakan dari penyiangan. Staf pengembangan koleksi harus mempertimbangkan berbagai hal, seperti memilih alternatif dari tiga tindakan terhadap koleksi, mengkaji ulang perkembangan kebutuhan informasi pengguna, kecenderungan perkembangan koleksi yang terjadi akhirakhir ini, dan anggaran yang tersedia untuk penyiangan bahan pustaka. Berbagai kebijakan yang berkaitan dengan koleksi, apabila dipersiapkan dengan baik akan membantu mengurangi masalah ruangan dengan pengawasan pertumbuhan koleksi.40 Penyiangan bahan pustaka haruslah memiliki acuan koleksi mana saja yang akan disiangi, maka perpustakaan harus memiliki kabijakan koleksi yang akan disiangi. Seperti dalam sebuah buku yang berjudul Less Is More: a
40
Yulia Yuyu, Materi Pokok Pengembangan Koleksi, h. 9.27
31
pratical guide to weeding school library collection dijelaskan bahwa kebijakan penyiangan harus berisi hal-hal sevagai berikut:41 a. Who weeds the collection? Kebijakan penyiangan koleksi berisi tentang SDM yang akan melakukan kegiatan penyiangan koleksi. b. What is the purpose the weeding? Kebijakan penyiangan koleksi berisi tentang alasan atau tujuan dilakukannya kegiatan tersebut. c. What criteria applied? Kebijakan penyiangan koleksi, berisi tentang criteria koleksi yang akan dijadikan acuan, untuk menentukan koleksi yang akan disiangi. d. What professional tools are used an evaluating the collection and is material? Kebijakan penyiangan koleksi berisi alat bantu yang akan digunakan dalam menunjang kegiatan penyiangan yang akan dilaksanakan. e. How regularly is weeding to take place? Kebijakan penyiangan koleksi berisi tentang koleksi yang disiangi akan dipindahkan atau disimpan ketempat yang lain. f. What is done with material removed from the collection? Kebijakan penyiangan koleksi berisi tentang tindak lanjut koleksi yang telah disiangi atau dikeluarkan dari jajaran koleksi.
41
Donna J. Baubach, Linda L. Milner, Less Is More: a pratical guide to weeding school library collection, (Chicago: American Library Association, 2006), h.10.
32
g. What are step-by-step procedures to be followed in weeding? Kebijakan penyiangan koleksi berisi tentang prosedur atau langkahlangkah dalam melaksanakan kegiatan penyiangan.Tujuannya agar pelaksana kegiatan penyiangan melaksanakan pekerjaannya secara sistematis.
4. Kriteria Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka Penyiangan bukanlah proses yang bisa dilakukan dalam semalam dan bukan sebuah fungsi yang dapat dikerjakan secara terpisah dari proses-proses lain dalam pengembangan koleksi. Untuk melaksanakan penyiangan perlu memepertimbangan tujuan dan aktivitas perpustakaan, ketersediaan dana untuk membeli bahan pustaka baru, keterkaitan dari satu buku dengan buku yang lain pada subjek yang sama, sampai dimanakah tanggung jawab perpustakaan sebagai unit kearsipan dari sumber daya pengetahuan, dan potensi kegunaan dari sebuah bahan pustaka di masa yang akan datang. Setelah mengetahui berbagai faktor terkait masalah koleksi, barulah dapat diidentifikasi beberapa kriteria dalam penyiangan. Adapun kriteria tersebut adalah sebagai berikut: a. Subjek tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. a. Bahan pustaka yang sudah usang isinya. b. Edisi baru sudah ada sehingga edisi lama dapat dikeluarkan dari koleksiperpustakaan.
33
c. Bahan pustaka yang secara fisik sudah terlalu rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi. d. Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap lagi dan tidak dapat diusahakan untuk melengkapi isi yang hilang tersebut. e. Bahan pustaka yang jumlah eksemplarnya terlalu banyak, permintaannnya sedikit atau pemakaiannya rendah. f. Bahan pustaka yang karena sesuatu hal peredarannya dilarang oleh negara.42
5. Prosedur Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka Hal selanjutnya yang tak kalah penting untuk dikaji adalah masalah prosedur penyiangan. Prosedur adalah sebuah cara sistematis dan terpikir secara baik untuk mencapai tujuan; prinsip dan praktek-praktek pengajaran. Dalam pedoman penyiangan koleksi biasanya berisi butir-butir, antara lain: a. Menentukan persyaratan koleksi yang akan disiangi. Misalnya atas dasar usia terbit, subjek, cakupan, atau kandungan informasi. b. Menentukan jenis koleksi yang akan disiangi. Seperti buku, majalah, brosur, kaset rekaman, atau laporan tahunan. c. Mengeluarkan kartu buku, mencabut katalog dari semua jajaran katalog, dan menghapus data dari pangkalan data/ OPAC. d. Koleksi perpustakaan yang disiangi diberi cap yang tertulis: "dikeluarkan dari koleksi perpustakaan". e. Membuat berita acara tentang penyiangan koleksi untuk keperluan administrasi dengan lampiri daftar bahan pustaka hasil penyiangan. f. Menyimpan koleksi hasil penyiangan tersebut di gedung atau dapat ditawarkan kepada perpustakaan lain yang membutuhkan.43
42
Saleh Abdul Rahman, Materi Pokok Manajemen Perpustakaan, (Jakarta: Universitas Terbuka, 2009), h. 3.22.
34
6. Hambatan Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka Kegiatan penyiangan bukanlah suatu hal yang mudah yang dapat dilakukan oleh siapa saja. Karena proses weeding memerlukan proses yang panjang dan tidak sebentar. Selain itu dalam pelaksanaannya banyak kendala atau hambatan dalam pihak pengelola perpustakaan itu sendiri. Berkaitan dengan hal ini penulis melihat beberapa kendala dalam pelaksanaan kegiatan penyiangan.44 Adapun beberapa hambatannya sebagai berikut: a. Adanya kebanggaan terhadap bahan pustaka (hambatan psikologis) seperti adanya perasaan tidak rela untuk membuang bahan pustaka. b. Masih adanya anggapan bahwa jumlah koleksi menentukan mutu. Jumlah kolesi akan dianggap menunjukan kehebatan perpustakaan tanpa memperhatikan kondisi dan relevansi bahanpustaka tersebut dengan tujuan perpustakaan. c. Adanya anggapan bahwa penyiangan berlawanan dengan tujuan pengadaan atau konsep pembangunan koleksi. d. Masih dijumpainya prosedur yang rumit, terutama untuk koleksi yang ada di perpustakaan pemerintah, karena setiap pengeluaran barang harus dilakukan melalui prosedur yang membutuhkan waktu yang lama dan terkesan rumit. 43
Bancin Tekka, Penyiangan Koleksi Bahan Pustaka, http://tekkabancin.blogspot.com/2013/05/penyiangan-koleksi-bahan-pustaka.html, Diakses pada 9Maret 2014, 10:42 WIB. 44 Yunus Winoto, "Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka: Sebuah Tinjauan Teoritis" Journal Info PERSADA: Media Informasi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, Vol.2/ No.2/ Agustus 2004, h. 17.
35
e. Ketidaktahuan seseorang mengenai ilmu dan manfaat weeding, sehingga timbul rasa takut akan membuang koleksi yang berharga atau seharusnya tidak dibuang, atau bahan koleksi yang baru.45
D. Penelitian Terdahulu Tinjauan literature ini dimaksudkan pada karya ilmiah yang memiliki tema serupa dengan penelitian yang akan dilaksanakan oleh peneliti. Berikut adalah karya ilmiah berupa skripsi yang memiliki tema yang serupa: 1. Kebijakan penyiangan koleksi di Badan Perpustakaan Daerah Provinsi DIY. Skripsi ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana kebijakan penyiangan koleksi (weeding) di Badan Perpustakaan Daerah Provinsi DIY tahun 2009, skripsi ini diajukan oleh Lelis Marsidah mahasiswa Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Hasil dari penelitian ini dapat disimpulkan bahwa Badan Perpustakaan Daerah Provinsi DIY telah melakukan kegiatan penyiangan dan memiliki kriteria serta prosedur penyiangan bahan pustaka namun belum memiliki kebijakan penyiangan secara tertulis. Maka diharapkan agar Badan Perpustakaan Daerah Provinsi
DIY memiliki
kebijakan penyiangan secara tertulis
demi
meningkatkan kinerja perpustakaan sebagai penyedia informasi yang bermanfaat bagi penggunanya.
45
Donna J. Baumbach dan Linda L. Miller, Less is More A Practical Guide to Weeding School Library Collection, h.4.
36
2. Penyiangan bahan pustaka pada perpustakaan SMP/SMA Islam Al-Azhar skripsi diajukan oleh Maria Ulfah Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Jakarta tahun 2013. Hasil penelitian yang dapat disimpulkan bahwa perpustakaan SMP/SMA Islam Al-Azhar belum mempunyai kebijakan secara tertulis, penyiangan dilakukan bersamaan dengan kegiatan Stock Opname, selain itu pustakawan juga melakukan Stuck Reading setiap seminggu sekali untuk memeriksa buku-buku yang rusak atau sobek halamannya. Kendala yang dialami oleh pustakawan dalam melakukan kegiatan penyiangan diantaranya adalah kendala psikologis, datanya tidak akurat. Selain itu kendala lainnya juga pada masalah manajemen, misalnya terkait soal manajemen waktu kerja yang masih belum efektif, dana pemeliharaan, tempat dan hasil dari penyiangan kemudian disumbangkan ke perpustakaan yang membutuhkan. 3. Penyiangan koleksi di perpustakaan Universitas Prof. Dr. HAMKA Limau Jakarta Selatan skripsi diajukan oleh Lutfan Zulwaqar mahasiswa Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Jakarta tahun 2014. Hasil penelitian yang dapat di simpulkan adalah Perpustakaan Universitas Prof. Dr. HAMKA Limau Jakarta Selatan memiliki kebijan tertulis mengenai penyiangan bahan pustaka, isi dari kebijakan tersebut adalah “Jenis koleksi yang akan disiangi, criteria dalam melakukan penyiangan, alur kerja penyiangan koleksi” manfaat yang didapatkan dengan adanya kebijakan tersebut adalah kegiatan penyiangan dapat dilakukan secara teratut dan dengan pedoman yang jelas.
37
Sedangkan penulis meneliti tentang Penyiangan Bahan Pustaka pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur. Peneliti ingin mengetahui kebijakan penyiangan, pelaksanaan kebijakan, proses serta kendala penyiangan bahan pustaka di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur.
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian Berdasarkan pada tujuan penelitian, maka penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif, yaitu suatu metode penelitian yang digunakan untuk meneliti pada kondisi objek yang alamiah, dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci. Teknik pengumpulan datanya dilakukan dengan cara triangulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna daripada generalisasi.46 Selain itu, menutut Bogdan dan Taylor, sebaimana yang dikutip oleh Lexy J. Moleong, penelitian kualitatif adalah prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari dari orang-orang atau perilaku yang diamati.47 Pendekatan penelitian kualitatif merupakan suatu pendekatan dalam melakukan penelitian yang berorientasi pada fenomena atau gejala yang bersifat alami. Karena orientasinya demikian, sifatnya mendasar dan naturalistis atau bersifat kealamian, serta tidak bias dilakukan di laboratorium melainkan di lapangan. Oleh sebab itu penelitian semacam ini sering disebut dengan naturalistic inquiry atau field study. Penelitian kualitatif ini juga yang akan
46
Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif, (Bandung: CV. ALFABETA, 2008),
h. 1. 47
Lexy. J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2000), h. 3.
38
39
menjawab setiap permasalahan secara mendalam dan menyeluruh mengenai objek yang akan diteliti guna menghasilkan kesimpulan-kesimpulan dalam konteks waktu dan situasi yang bersangkutan.48 Sementara
itu,
dilihat
dari
teknik
penyajian
datanya,
penelitian
menggunakan pola deskriptif. Yang dimaksud pola deskriptif menurut Best (sebagaimana dikutip oleh Sukardi), adalah metode penelitian yang berusaha menggambarkan dan menginterpretasi objek sesuai dengan apa adanya.49 Dari definisi di atas, dapat dipahami bahwa metode penelitian kualitatif dengan pola deskriptif yang dilakukan, bermaksud menggambarkan secara sistematis fakta dan karakteristik objek atau subjek yang diteliti secara tepat.
B. Sumber Data Menurut Lofland dan Lofland sebagaimana yang telah dikutip oleh Lexy. J. Moleong dalam bukunya yang berjudul Metodologi Penelitian Kualitatif, mengemukakan bahwa sumber data utama dalam penelitian kualitatif adalah katakata dan tindakan, selebihnya berupa data tambahan seperti dokumen dan lainlain. Berkaitan dengan hal itu pada bagian ini jelas datanya dibagi ke dalam katakata dan tindakan, sumber data tertulis, foto dan statistic.50 Sedangkan yang dimaksud sumber data dalam penelitian adalah subyek dari mana
data
48
dapat
diperoleh.
Apabila
menggunakan
wawancara
dalam
Ibid., hlm 17 Sukardi, Metodologi Penelitian Pendidikan: Kompetensi dan Praktiknya, (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2009), h. 112. 50 Lexy. J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, h. 112. 49
40
mengumpulkan datanya maka sumber datanya disebut informan, yaitu orang yang merespon atau menjawab pertanyaan-pertanyaan baik secara tertulis maupun lisan. Apabila menggunakan observasi maka sumber datanya adalah berupa benda, gerak, atau proses sesuatu. Apabila menggunakan dokumentasi, maka dokumen atau catatanlah yang menjadi sumber datanya.51
C. Informan Informan adalah sumber data penelitian yang diperoleh peneliti melalui narasumber yang bersangkutan. Dalam penelitian ini narasumber yang bersangkutan adalah pustakawan dan staf penyiangan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur. Alasan peneliti mengambil informan tersebut dalam penelitian ini adalah karena jabatan yang mereka duduki dan pengalaman serta pengetahuan di bidang penyiangan bahan pustaka dan dipandang dapat memberikan jawaban atau data yang dibutuhkan.
D. Teknik Pengumpulan Data Untuk memperoleh data lapangan, peneliti menggunakan teknik field research (penelitian lapangan). Peneliti merumuskan gagasan dan topik. Selanjutnya peneliti memilih kelompok sosial dan lokasi untuk diteliti. Adapun teknik pengumpulan datanya melalui:
51
Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, (Jakarta : PT. Rineka Cipta, 2002), h. 107.
41
1. Observasi (Pengamatan) Observasi atau pengamatan adalah kegiatan keseharian manusia dengan menggunakan pancaindra mata sebagai alat bantu utamanya selain pancaindra lainnya seperti telinga, penciuman, mulut, dan kulit. Kerena itu, observasi adalah kemampuan seseorang untuk menggunakan pengamatannya melalui hasil kerja pancaindra mata serta dibantu dengan pancaindra lainnya. Dalam melakukan observasi, peneliti harus selalu mengingat dan memahami betul apa yang hendak direka. Agar tidak mengganggu objek pengamatan, maka pencatatan merupakan hal yang mat dilematis dilakukan. Pencatatan langsung jika diterapkan akan mengganggu objek pengamatan, tetapi apabila tidak dilakukan biasanya peneliti dihadapkan dengan keterbatasan daya ingat. Menghadapi hal ini maka seni mencatatat hasil observasi harus terus diciptakan dan dikembangkan sedemikian rupa sehingga menghasilkan hasil yang baik. 2. Wawancara Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu yang dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan yang
diwawancarai
(interviewee)
yang
memberikan
jawaban
atas
pertanyaan.52 Dalam hal ini, peneliti menggunakan wawancara terstruktur, di mana seorang pewawancara menetapkan sendiri masalah dan pertanyaan-
52
Lexy. J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, h. 135.
42
pertanyaan yang akan diajukan untuk mencari jawaban atas hipotesis yang disusun dengan ketat.53 Dalam melaksanakan teknik wawancara (interview), pewawancara harus mampu menciptakan hubungan yang baik sehingga informan bersedia bekerja sama, dan merasa bebas berbicara dan dapat memberikan informasi yang sebenarnya. Teknik wawancara yang peneliti gunakan adalah secara terstruktur (tertulis) yaitu dengan menyusun terlebih dahulu beberapa pertanyaan yang akan disampaikan kepada informan. Hal ini dimaksudkan agar pembicaraan dalam wawancara lebih terarah dan fokus pada tujuan yang dimaksud dan menghindari pembicaraan yang terlalu melebar. Selain itu juga digunakan sebagai patokan umum dan dapat dikembangkan peneliti melalui pertanyaan yang muncul ketika kegiatan wawancara berlangsung.54 3. Dokumentasi Metode ini adalah salah satu metode yang digunakan untuk mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa catatan, transkip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat, lengger, agenda dan sebagainya. Dalam hal ini data data-data tersebut merupakan data yang bersifat tulisan.55 Teknik ini digunakan untuk mengumpulkan data yang berkaitan dengan kondisi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur, seperti letak geografis, latar belakang dan struktur kelembagaan.
53
Ibid., h. 138. Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan, h. 203. 55 Sugiyono, Metode Penelitian Kombinasi: Mixed Methods(Bandung: CV. ALFABETA, 2011), h. 326. 54
43
E. Teknik Pengolahan Data Setelah
semua
data
terkumpul
maka
dilakukan
analisis
dengan
menggunakan analisis data menurut Miles dan Hubermen, yang mana analisis ini dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus menerus sampai tuntas. Aktivitas dalam analisis data ini yaitu dengan merangkum, memilih hal-hal pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting untuk dicari tema dan polanya (data reduction), kemudian data disajikan dalam sebuah pola yang sesuai dengan kajian (data display), dan setelah itu ditarik sebuah kesimpulan yang menghasilkan sebuah hipotesis dan deskripsi atau gambaran suatu objek yang sebelumnya masih remang-remang atau gelap menjadi jelas (conclusion drawing) atau (verification). 1. Reduksi Data (Data Reduction) Reduksi adalah merangkum, memilih hal-hal pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting, mencari tema polanya, dan membuang yang tidak perlu sehingga data lebih mudah untuk dikendalikan.56 Setelah semua data yang telah terkumpul melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi, maka perlu difokuskan sesuai dengan rumusan masalah dalam penelitian ini, yaitu pada pelaksanaan kebijakan penyiangan bahan pustaka pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur.
56
Ibid., h. 338
44
2. Penyajian Data (Data Display) Setelah data direduksi, maka langkah selanjutnya adalah mendisplaikan data. Dalam penelitian kualitatif, penyajian data ini dapat dilakukan dalam bentuk table, grafik, phie chard, pictogram dan sejenisnya. Di dalam penelitian kualitatif penyajian data bisa dilakukan dalam bentuk uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori, flowchart dan dengan teks yang bersifat naratif. Dengan mendisplaikan data, maka akan memudahkan untuk memahami apa yang terjadi dan merencanakan kerja selanjutnya berdasarkan apa yang telah dipahami tersebut. Dari penjelasan tersebut, maka langkah selanjutnya setelah direduksi adalah mendisplaykan data, yaitu membuat uraian yang bersifat naratif, sehingga dapat diketahui rencana kerja selanjutnya berdasarkan yang telah dipahami dari data tersebut. Rencana kerja tersebut bisa berupa mencari pola-pola data yang dapat mendukung penelitian yang bersangkutan57 3. Penarikan Kesimpulan Kesimpulan dalam penelitian kualitatif yang diharapakan adalah temuan baru yang sebelumnya belum pernah ada atau berupa gambaran suatu obyek yang sebelumnya masih remang-remang atau gelap sehingga setelah diteliti menjadi jelas. Kesimpulan ini masih sebagai hipotesis, dan dapat menjadi teori jika didukung oleh data-data yang lain.
57
Ibid., h. 339
45
Dari penjelasan di atas, maka langkah penarikan kesimpulan ini dimulai dengan mencari pola, tema, hubungan, hal-hal yang sering timbul, yang mengarah pada pelaksanaan kebijakan penyiangan bahan pustaka pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur.58
F. Jadwal Penelitian Penelitian ini dilaksanakan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur yang terletak di Jalan Jatinegara Timur (Komplek Pendidikan Rawa Bunga) Jakarta Timur. Penelitian dilaksanakan dari bulan februari 2015-Mei 2015 dengan perincian sebagai berikut: Tabel 1 Jadwal Penelitaian No 1 2 3 4 5 6 7
Kegiatan Penyusunan Proposal Pengajuan Proposal Bimbingan Skripsi Penelitian Penyusunan Skripsi Pengajuan Sidang Sidang Skripsi
58
April √
Mei
Juni
Bulan Juli Agustus
Sep
Okt
√
√
Ibid., h. 343.
√
√
√
√
√
√ √
√ √
√ √
√ √
√ √ √
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Kantor Perpustakaan Dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur 1. Sejarah Kantor Perpustakaan Dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur Pada tahun 1950 Kegiatan perpustakaan pemerintah daerah khusus Ibu Kota Jakarta sudah dimulai masih berbentuk Kotapradja Djakarta Raja tahun 1950. Tahun 1961 setelah Kotapradja Djakarta Raja ditingkatkan statusnya menjadi Daerah Tingkat I daerah khusus Ibu Kota Jakarta, namanya menjadi “Perpustakaan Balai Kota”. Tahun 1972 perpustakaan merupakan salah satu bagian pada Organisasi dan Ketatalaksanaan. Tahun 1978 menjadi satu lembaga Perpustakaan Umum yang menangani jenis-jenis Perpustakaan Umum di lingkungan pemerintah DKI Jakarta. Seperti Perpustakaan Umum Gelanggang Mahasiswa Soemantri Brodjonegoro dan Perpustakaan Umum di 5 (lima) wilayah Kotamadya DKI Jakarta. Tahun 1981 Perpustakaan bernaung dibawah biro bina mental spiritual dengan status non stuktural. Tahun 1989 Perpustakaan Umum 5 (lima) wilayah Kotamadya DKI Jakarta dialihkan pengelolaannya kepada Dinas Pendidikan dan Pengajaran DKI Jakarta sebagai Unit Pelaksanaan Teknis 46
47
Dinas (UPTD). Sedangkan Perpustakaan Umum Soemantri Broadjonegoro masih tetap dikelola Biro Bina Mental Spritual DKI Jakarta. Tahun 1992 Gubernur DKI Jakarta mengirim surat kepada menteri dalam negeri agar dilingkungan Sekwilda DKI Jakarta di bentuk satu wadah organisasi yang menangani semua jenis perpustakaan dan rekomendasi dari Kepala Perpustakaan Nasional. Tahun 1993 di bentuk Perpustakaan Umum Pemerintah Daerah Pemda DKI Jakarta dengan Perda No.8 tahun 1993. Tahun 2001 Perda No.3 tahun 2001 dan SK Gubernur DKI Jakarta No.109 tahun 2001 Kantor Perpustakaan Umum daerah DKI. Tahun 2008sekarang berdasarkan Perda No.10 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah disusun sesuai kebutuhan kinerja organisasi dalam meningkatkan mutu pelayanan, khususnya mewujudkan layanan prima di bidang perpustakaan dan kearsipan. Sejak saat itu berubah menjadi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Timur sebagai tempat layanan pengelola dan pelestarian bahan tercetak dan terekam dapat menyajikannya sebagai sumber informasi yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat dalam meningkatkan kreatifitas dan kesejahteraan. Yang sekarang terletak di Jalan Jatinegara Timur IV Komplek Pendidikan Rawa Bunga.
2. Visi dan Misi a. Visi “Terwujudnya Pelayanan Prima Dalam Bidang Perpustakaan Dan Arsip”
48
b. Misi 1) Menyelenggarakan urusan perpustakaan dan kearsipan yang efisien dan efektif dengan kaidah good governance; 2) Mengembangkan masyarakat
sarana
dalam
urusan
dan
prasarana
perpustakaan
serta dan
pemberdayaan kearsipan
yang
berkualitas; 3) Mengembangkan sumber daya manusia berbasis kompetensi dan budaya kerja yang tinggi; 4) Mengembangkan system perpustakaan dan kearsipan daerah yang terintegrasi dengan system nasional; 5) Pelayanan perpustakaan dan kearsipan dengan prinsip pelayanan prima.
3. Sumber Daya Manusia a. Organisasi Kantor Perpustakaan Dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur, terdiri dari: 1) Kepala Kantor 2) Sub Bagian Tata Usaha 3) Sub Bagian Pelayanan 4) Sub Bagian Pengembangan Koleksi 5) Sub Bidang Pembinaan
49
6) Tenaga Pustakawan 7) Tenaga Arsiparis
Struktur Organisasi
Gambar 1 Struktur Organisasi
50
Adapun jenis tugas yang ada pada Subag dan Seksi adalah : 1) Subag Tata Usaha a) Penyusunan rencana dan program b) Pelaksanaan urusan kepegawaian c) Pelaksanaan urusan keuangan d) Pelaksanaan urusan surat menyurat, kearsipan, perlengkapan kerumah tanggaan. 2) Subag Pelayanan dan Pengembangan Koleksi a) Mengumpulkan dan menginventarisasi berbagai jenis bahan pustaka b) Melaksanakan seleksi dan pengadaan bahan pustaka c) Mengolah dan menyusun jenis bahan pustaka 3) Subag Bidang Pembinaan a) Melakukan pencatatan anggota dan pengunjung perpustakaan b) Melakukan layanan Audio Visual c) Melakukan layanan bahan pustaka, koleksi khusus, rujukan dan informasi.
b. Ketenagaan Jumlah Pegawai yang ada terdiri dari 17 orang Pegawai Negeri Sipil dan 13 orang Pegawai Tidak Tetap.
51
4. Tugas Pokok dan Fungsi a. Tugas Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Timur mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan perpustakaan dan arsip daerah pada lingkup kota administrasi. Program meningkatkan minat baca masyarakat, mengunjungi perpustakaan yang secara umum bertujuan untuk mengembangkan budaya, bahasa, sastra Indonesia dan daerah guna membangun masyarakat berpengetahuan, berbudaya, maju, modern dan mandiri. Program utamanya adalah meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan
dan
arsip.
Dengan
cara
terencana,
terarah
dan
berkesinambungan menambah koleksi sehingga masyarakat merasa semakin membutuhkan layanan perpustakaan dan arsip. b. Fungsi Untuk melaksanakan tugas Kantor Perpustakaan dan Arsip KotaAdministrasi Jakarta Timur mempunyai fungsi : 1) Pelaksanaan kebijakan penyelenggaraan Perpustakaan dan Keasipan; 2) Pembinaan, pemantauan, pengendalian, pengevaluasian pelaksanaan perpustakaan dan kearsipan; 3) Pelaksanaan jasa pelayanan perpustakaan dan kearsipan; 4) Memfasilitasi pembinaan, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan perpustakaan dan kearsipan; 5) Pelaksanaan pengelolaan bahan perpustakaan;
52
6) Memudahkan dan menemukan kembali dokumen serta menjaga kerahasiaan dokumen;
5. Koleksi Untuk koleksi yang berada di KPAK Administrasi Jakarta Timur memiliki 10.736 judul buku dengan masing-masing judul memiliki 5 eksemplar yang terbagi dalam beberapa kategori yaitu: a. Koleksi anak Kelas 000 (25 judul, 118 eksemplar), kelas 100 (35 judul, 170 eksemplar), kelas 200 (26 judul, 130 eksemplar), kelas 300 (25 judul, 120 eksemplar), kelas 400 (42 judul, 210 eksemplar), 500 (36 judul, 175 eksemplar), kelas 600 (28 judul, 140 eksemplar), kelas 700 (35 judul, 185 eksemplar), kelas 800 (30 judul, 145 eksemplar), kelas 900 (34 judul, 170 eksemplar), kelas fiksi (20 judul, 120 eksemplar), koleksi referensi (24 judul, 120 eksemplar). Jadi total keseluruhan koleksi anak sebanyak 456 judul dengan 1.798 eksemplar. b. Koleksi remaja dan dewasa (umum) Kelas 000 (121 judul, 605 eksemplar), kelas 100 (98 judul, 490 eksemplar), kelas 200 (125 judul, 625 eksemplar), kelas 300 (126 judul, 630 eksemplar), kelas 400 (130 judul, 650 eksemplar), kelas 500 (157 judul, 785 eksemplar), kelas 600 (155 judul, 775 eksemplar), kelas 700 (160 judul, 800 eksempar), kelas 800 (154 judul, 770 eksemplar), kelas 900 (143 judul, 715 eksemplar), kals fiksi (95 judul, 385 eksemplar),
53
koleksi referensi (120 judul, 580 eksemplar). Jadi total keseluruhan koleksi remaja dewasa (umum) sebanyak 1.584 judul dengan 7.810 eksemplar. c. Koleksi Paket atau Taman Baca Masyarakat Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota (KPAK) Jakarta Timur memiliki koleksi paket untuk di pinjamkan ke Taman Baca Masyarakat yang ada di Jakarta timur, berikut adalah daftar taman baca masyarakat yang ada di Jakarta Timur: 1) Taman Bacaan Uyah – Matraman Jakarta Timur (85 judul, 425 eksemplar). 2) Sanggar Paksi Safa Kawijayan – Cipinang Pulo, Jatinegara, Jakarta Timur (50 judul, 250 eksemplar). 3) Mentari (PKBM) – Matraman, Jakarta Timur (55 judul, 275 eksemplar). 4) Balai Baca Cikal 08 - Cipinang, Jakarta Timur (85 judul, 425 eksemplar). 5) Sanggar Akar - Cipinang Jakarta Timur (60 judul, 300 eksemplar). 6) Yayasan Ibu Hj. A Slamet – Kramat Jati, Jakarta Timur (75 judul, 375 eksemplar). 7) Perpustakaan Dompet Sosial ALKAUTSAR (DSAK) – Warudoyong, Jatinegara, Jakarta Timur (50 judul, 250 eksemplar). 8) TBM Fatahillah – Komp. Bulak Rantai, Jakarta Timur (80 judul, 400 eksemplar).
54
9) TBM Saung Manggar – Pondok Kelapa, Jakarta Timur (65 judul, 325 eksemplar). 10) TBM Balai (LPM – UIJ) – Matraman, Jakarta Timur (80 judul, 400 eksemplar). 11) Kampung Buku – Cibubur, Jakarta Timur (85 judul, 425 eksemplar). 12) Rumah Baca Al Karimah – Utan Kayu Selatan, Jakarta Timur (65 judul, 325 eksemplar). 13) Taman Baca K3 – Komunitas Kp Kramat – Kampung Kramat Cililitan, Jakarta (70 judul, 350 eksemplar). Jadi total keseluruhan koleksi paket atau koleksi taman baca masyarakat adalah sebanyak 905 judul dengan 4.525 eksemplar. d. Mobil Keliling Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota (KPAK) Jakarta Timur memiliki 5 unit mobil perpustakaan keliling yang tersebar di wilayah Jakarta Timur, dengan jumlah koleksi untuk masing-masing unit sebanyak 236 judul dengan total 1.180 eksemplar. Untuk setiap unit mobil membawa kelas 000 (23 judul, 115 eksemplar), kelas 100 ( 20 judul, 100 eksemplar), kelas 200 (18 judul, 90 eksemplar), kelas 300 (35 judul, 175 eksemplar), kelas 400 (25 judul, 125 eksemplar), kelas 500 (27 judul, 135 eksemplar), kelas 600 (16 judul, 80 eksemplar), kelas 700 (13 judul, 65 eksemplar), kelas 800 (17 judul, 85 eksemplar), kelas 900 (22 judul, 110 eksemplar), kelas fiksi (25 judul, 125 eksemplar), koleksi referensi (20 judul, 100 eksemplar). Jika setiap unit mobil membawa 236 judul, 1.180 eksemplar,
55
maka koleksi keseluruhan 5 unit mobil perpustakaan keliling adalah sebanyak 1.180 judul dengan 5.900 eksemplar. Jadi jumlah keseluruhan koleksi yang dimiliki oleh KPAK Administrasi Jakarta Timur adalah sebanyak 4.125 judul dengan 20.033 eksemplar.
6. Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana yang ada di KPAK Administrasi Jakarta Timur sebagai berikut: a. Ruang baca anak-anak. KPAK Jakarta Timur hanya memiliki 1 ruang baca anak-anak. b. Ruang baca remaja dewasa KPAK Jakarta Timur hanya memiliki 1 ruang baca remaja dewasa yang menjadi satu dengan ruang referensi. c. Ruang referensi KPAK Jakarta Timur hanya memiliki 1 ruang baca referensi yang menjadi satu dengan ruang remaja dewasa. d. Mobil perpustakaan keliling KPAK Jakarta Timur memiliki mobil perpustakaan keliling sebanyak 5 unit yang melayani masyarakat di wilayah Jakarta Timur. e. Sepeda motor layanan paket KPAK Jakarta Timur memiliki sepeda motor sebanyak 5 unit untuk mengantarkan layanan paket peminjaman ke taman baca masyarakat di wilayah Jakarta Timur.
56
f. Boks arsip KPAK Jakarta Timur memiliki 100 boks arsip yang dapat dipergunakan sebagai media pemyimpanan sementara untuk arsiparsip dan surat-surat yang ada sebelum dipilah lebih lanjut. g. Map arsip KPAK Jakarta Timur menyediakan sebanyak 800 buah map arsip untuk surat-surat penting dan kedinasan. h. Rak arsip KPAK Jakarta Timur memiliki sebanyak 10 buah Rak Arsip yang dipergunakan untuk menyimpan boks-boks arsip. i. Filing cabinet KPAK Jakarta Timur memiliki 10 buah filing cabinet yang dapat dipergunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting yang telah disortir/dipilah. j. Loker penitipan barang KPAK Jakarta Timur memiliki loker penitipan yang dapat dipergunakan oleh pengunjung perpustakaan untuk menitipkan barang sebanyak 50 buah.
57
7. Waktu Layanan Perpustakaan Senin – Kamis : Pukul 09.00 – 20.00 Jum’at
: Pukul 09.00 – 20.00
(Istirahat Pukul 11.30 – 13.00) Sabtu
: Pukul 09.00 – 20.00
Minggu
: Pukul 09.00 – 20.00
Tutup
: Hari libur resmi/nasional
Apabila ada pemustaka yang ingin membuat kartu anggota terlebih dahulu dengan membawa syarat: a. Mengisi formulir pendaftaran b. Warga DKI Jakarta c. Fotocopy
KTP
(Kartu
Tanda
Penduduk)/Kartu
Pegawai/
Kartu
Pelajar/Surat keterangan lainnya. d. Pas foto ukuran 2 x 3 sebanyak 2 (dua) lembar e. Untuk kehilangan Kartu Anggota dikenakan sanksi administrasi.
8. Layanan Perpustakaan Layanan yang ada di KPAK Administrasi Jakarta Timur memiliki 2 pelayanan yang berbeda yang dibagi menjadi 2 pelayanan. Yang pertama adalah layanan stasioner (layanan yang berada di dalam perpustakaan itu sendiri) dan yang kedua adalah layanan ekstensi (layanan yang berada di luar perpustakaan). a. Layanan Stasioner
58
Layanan stasioner adalah layanan yang disediakan oleh pihak KPAK Administrasi Jakarta Timur untuk pemustaka yang berada di dalam perpustakaan atau layanan ini disebut layanan di dalam perpustakaan. Layanan ini bertujuan untuk melayani pemustaka yang dapat berkunjung ke perpustakaan dan biasanya pengunjungnya dari masyarakat sekitar. Beberapa layanan yang disediakan oleh pihak KPAK Administrasi Jakarta Timur adalah: 1) Layanan Perpustakaan Layanan perpustakaan ini adalah layanan yang diperuntukkan untuk umum yang disediakan oleh KPAK Administrasi Jakarta Timur. Layanan ini juga bisa sebagai layanan untuk pemustaka yang ingin melakukan konsultasi atau bertanya-tanya dengan pustakawan yang berhubungan
dengan
informasi
yang
mereka
cari.
Layanan
perpustakaan ini bertempat di lantai 2 KPAK Administrasi Jakarta Timur. 2) Layanan Anak dan Remaja Layanan anak dan remaja, berbeda dengan layanan perpustakaan. Layanan anak dan remaja memiliki perpustakaan yang terpisah dengan perpustakaan utama yang berada di lantai 2. Layanan anak dan remaja bertempat di lantai 1 KPAK Administrasi Jakarta Timur. 3) Layanan Referensi Di KPAK Administrasi Jakarta Timur, pihak perpustakaan juga menyiapkan layanan referensi bagi pemustaka yang membutuhkannya
59
dan memiliki ruangan tersendiri, disamping perpustakaan utama. Layanan referensi ini diperuntukkan untuk umum tanpa terkecuali. b. Layanan Ekstensi Layanan ekstensi adalah layanan yang disediakan pihak KPAK Administrasi Jakarta Timur untuk masyarakat-masyarakat yang tidak dapat berkunjung ke perpustakaan karena beberapa faktor, salah satunya adalah jarak dan lain-lain. Layanan ekstensi ini bertujuan untuk memudahkan masyarakat yang tidak dapat berkunjung ke perpustakaan dapat pula mendapatkan pengetahuan melalui layanan ini karena menyediakan berbagai layanan informasi, seperti: 1) Layanan Bercerita Layanan bercerita adalah layanan yang dilaksanakan diluar KPAK Administrasi Jakarta Timur. Layanan ini melakukan kegiatan bercerita di sekolah-sekolah, taman kanak-kanak, taman baca masyarakat. 2) Layanan Paket Layanan paket KPAK Administrasi Jakarta Timur adalah salah satu layanan yang diberikan oleh KPAK Administrasi Jakarta Timur kepada perpustakaan-perpustakaan yang tidak memiliki anggaran yang cukup untuk mengadakan koleksi buku seperti Taman Baca Masyarkat (TBM) atau suatu daerah yang mana masyarakatnya tidak mampu datang ke perpustakaan karena masalah jarak dan waktu. Jadi layanan paket KPAK Administrasi Jakarta Timur bertugas memberikan sebagian koleksinya kepada perpustakaan-perpustakaan yang tidak
60
memiliki anggaran yang cukup serta memberikan koleksi kepada masyarakat yang tidak dapat berkunjung ke perpustakaan dengan dan hanya menyediakan ruangan untuk menaruh koleksi yang diberikan oleh pihak perpustakaan. Namun, layanan paket ini diberikan oleh pihak KPAK Administrasi Jakarta Timur mempunyai jangka waktu yakni 3 bulan saja, setelah itu akan diambil lagi koleksi yang telah dipinjamkan. 3) Layanan Perpustakaan Keliling Selain layanan yang di atas, KPAK Administrasi Jakarta Timur juga menyediakan layanan perpustakaan keliling. Perpustakaan keliling ini bertujuan untuk memberikan layanan kepada masyarakat yang bertempat tinggal di daerah yang cukup jauh dari perpustakaan. Dengan adanya perpustakaan keliling ini, masyarakat juga dapat meraskan layanan perpustakaan walaupun tidak dapat langsung ke perpustakaannya.
9. Jenis Kegiatan Setiap perpustakaan pasti memiliki kegiatan-kegiatan yang menunjang tugas mereka yakni mencerdaskan kehidupan bangsa dan yang berhubungan
dengan
perpustakaan.
Begitu
juga
dengan
KPAK
Administrasi Jakarta Timur memiliki kegiatan-kegiatan yang menunjang tugas mereka sebagai perpustakaan diantaranya adalah:
61
a. Layanan Anak dan Membaca Layanan anak dan membaca merupakan salah satu jenis kegiatan yang diadakan oleh KPAK Administrasi Jakarta Timur. Tidak jauh berbeda dengan layanan ekstensi yakni bercerta, kalau layanan anak dan membaca dapat dilakukan dimana saja tergantung permintaan. Jadi, layanan anak dan membaca ini bisa dari pihak KPAK Administrasi Jakarta Timur untuk meminta salah satu sekolah, taman kanak-kanak, atau masyarakat datang ke perpustakaan untuk diberikan layanan anak dan membaca seperti bercerita atau story telling. Akan tetapi, bisa juga dari pihak luar perpustakaan yang meminta KPAK Administrasi Jakarta Timur datang untuk memberikan layanan anak dan membaca. b. Pemilihan Abang dan None Buku Salah satu jenis kegiatan yang ada di KPAK Administrasi Jakarta Timur adalah pemilihan abang dan none buku. Jenis kegiatan ini sangat unik karena tidak hanya ada abang dan none Jakarta, tetapi juga abang dan none buku juga ada di KPAK Administrasi Jakarta Timur. Adanya pemilihan abang dan none buku di perpustakaan bertujuan untuk sebagai pelopor atau daya gerak gemar membaca bagi pemuda pemudi Jakarta untuk menyukai buku dan suka membaca. Biasanya yang menjadi peserta dalam pemilihan abang dan none buku ini siswa/i SMA atau sederajat dan mahasiswa/i yang masih muda. Pemilihan abang dan none buku ini berusia sekitar 16 – 20 tahun.
62
Kegiatan pemilihan abang dan none buku ini juga biasanya diadakan satu tahun sekali. c. Pembinaan Perpustakaan dan Kearsipan Pembinaan perpustakaan dan arsip merupakan jenis kegiatan yang ada di KPAK Administrasi Jakarta Timur selanjutnya. Seperti nama dan fungsinya
KPAK
Administrasi
Jakarta
Timur,
pembinaan
perpustakaan dan kearsipan dilakukan di luar perpustakaan. Untuk kegiatan ini, pihak perpustakaan memiliki tim khusus untuk menjalankan kegiatan ini dan bekerjasama dengan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI), biasanya untuk pembinaan perpustakaan dilakukan di KPAK Administrasi Jakarta Timur dengan mengadakan seminar atau bimtek selama 3 bulan. Sedangkan untuk pembinaan kearsipan, sasaran pihak perpustakaan adalah kantor-kantor yang memiliki arsip tetapi tidak dikelolah secara baik. Jika melakukan pembinaan kearsipan, KPAK Administrasi Jakarta Timur bekerjasama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), biasanya pihak perpustakaan mengadakannya selama 3 bulan. d. Wajib Kunjungan Perpustakaan Selanjutnya adalah kegiatan wajib kunjung perpustakaan. Kegiatan ini adalah kegiatan yang merupakan sebagai salah satu kegiatan promosi yang ada di KPAK Administrasi Jakarta Timur. Jadi, kegiatan ini mengundang pihak-pihak luar untuk datang ke perpustakaan guna untuk melihat-lihat sebagai sara rekreasi dan akan dilayani dengan
63
berbagai kegiatan sederhana yang sudah disiapkan oleh pihak perpustakaan. e. Hari Anak dan Membaca Hari anak dan membaca merupakan salah satu kegiatan yang menyenangkan lainnya yang ada di KPAK Administrasi Jakarta Timur. Dalam kegiatan ini, ada beberapa acara yang dilakukan seperti lomba-lomba yang berhubungan dengan perpustakaan dan bertujuan untuk gemar membaca. Lomba-lomba yang diadakan oleh pihak perpustakaan adalah: 1) Lomba puisi 2) Lomba berpidato 3) Lomba membaca cepat 4) Lomba bercerita 5) Lomba menggambar 6) Lomba mewarnai
64
B. Profil Informan 1. Ahmad Staniurachman Nama
: Ahmad Staniurachman S.Sos., M.M.
NIP/NRK
: 19711010 199703 1 005 / 121965
Pangkat/Golongan
: Pembina (IV/a)
Unit Kerja
: Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur
Tugas dan Tanggung Jawab a. Menyusun bahan rencana kerja dan anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi
Jakarta
Timur
sesuai
dengan
lingkup
tugas
Subbid
Pengembangan Koleksi; b. Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Timur; c. Melaksanakan Seleksi Bahan Pustaka; d. Melaksanakan prosesing dan input data buku; e. Menyusun katalog buku bahan rujukan; f. Melaksanakan
deposit perpustakaan pelaksanaan asistensi dalam rangka
penataan arsip di UKPD; g. Menyiapkan bahan laporan Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Timur yang terkait dengan tugas Subbidang Pengembangan Koleksi;
65
h. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsi Subbidang Pengembangan Koleksi.
2. Sarti Nama
: Sarti
NIP/ NRK
:
Pangkat/ Golongan
: Pustakawan
Unit Kerja
: Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur
Tugas dan Tanggung Jawab a.
Membuat klasifikasi bahan pustaka
b.
Mengolah data dan menyusun rencana pengembangan koleksi
c.
Memberikan layanan rujukan dengan cepat dan tepat
d.
Bertanggung jawab dalam menelaah pengembangan di bidang perpustakaan, dokumentasi, dan informasi. Serta beberapa tanggung jawab yang lainnya.
66
C. Hasil Penelitian dan Pembahasan 1. Kebijakan Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur tentang penyiangan/ weeding bahan pustaka. Kebijakan penyiangan bahan pustaka di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur. Kebijakan atau policy merupakan landasan atau pedoman untuk menyusun kebutuhan. Dalam wawancara khusus dengan Kasubag Pengembangan Koleksi, yaitu SN, beliau menyebutkan bahwa kebijakan secara tertulis untuk penyiangan belum ada, namun untuk kebijakan pengembangan koleksi sudah ada. Pedoman yang menjadi acuan dalam kegiatan penyiangan bahan pustaka adalah dari hasil kegiatan yang dilakaukan sebelumnya. Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur tidak memiliki kebijakan secara tertulis mengenai penyiangan bahan pustaka Kebijakan penyiangan bahan pustaka di KPAK belum ada, namun kegiatannya sering kami (pihak perpustakaan) lakukan. Selama ini penyiangan berpedoman pada kegiatan penyiangan sebelumnya atau bisa dikatakan pedoman penyiangan adalah pengalaman dari para staff. (as)59
Sedangkan menurut SR, Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur tidak memiliki kebijakan penyiangan bahan pustaka secara tertulis penyiangan karena KPAK Jakarta Timur lebih berfokus melakukan stock opname dari pada penyiangan. Karena menurut SR, penyiangan yang terlalu sering dilakukan, dikhawatirkan akan menghambat 59
Ahmad Staniurachman, Kepala Sub Bagian Pengembangan Koleksi, Wawancara
pribadi, Jakarta 15 Juni 2015
67
bertambahnya koleksi di KPAK. Namun SR juga menyebutkan bahwa hal tersebut tidak sepenuhnya menjadi kendala karena setiap pustakawan yang melakukan shelving dan menemukan buku yang harus di siangi langsung disiangi saat itu juga. Kami tidak memiliki kebijakan penyiangan bahan pustaka, secara tertulis. Terlalu sering melakukan penyiangan juga saya khawatir akan menghambat bertambahnya kooleksi di KPAK, terlebih semuanya milik PEMDA DKI prosesnya agak ribet.(sr)60 Walaupun tidak adanya kebijakan namun penyiangan sering kali dilakukan, untuk waktu rutinnya berbarengan dengan stock opname 2 tahun sekali namun jika pustakawan sedang shelving dan kemudian menemukan buku yang harus disiangi langsung ditarik dari jajaran rak. (as)61
Dalam hal ini, penulis menyimpulkan bahwa Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur memang belum memiliki kebijakan khusus tentang penyiangan bahan pustaka. Hal ini dapat di lihat melalui wawancara langsung dengan beberapa informan; yaitu KepalaBidang Pengembangan Koleksi, pegawai penegmbangan koleksi yang sekaligus merangkap sebagai pustakawan, dan observasi langsung ke lapangan. Setelah menganalisa lebih dalam penulis memang tidak menemukan kabijakan khusus untuk melakukan penyiangan, jadi hingga saat ini penyiangan yang dilakukan masih berpatok kepada pengalaman dari staff perpustakaan yang melakukan penyiangan bahan pustaka. Meskipun tanpa kebijakan tertulis, namun setiap
60
Sarti, Pustakawan, Wawancara pribadi, Jakarta 16 Juni 2015. Ahmad Staniurachman, Kepala Sub Bagian Pengembangan Koleksi, Wawancara pribadi, Jakarta 15 Juni 2015 61
68
dua tahun sekali Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur terus melakukan penyiangan.
2. Prosedur
Penyiangan
(Weeding)
Bahan
Pustaka
Pada
Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur Prosedur penyiangan (weeding) bahan pustaka yang dilakukan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur adalah penyiangan yang dilakukan berbarengan dengan kegiatan stock opname yaitu dua tahun sekali, akan tetapi tidak menutup kemungkinan jika ada buku yang harus segera disiangi saat itu juga langsung disiangi. Dalam kasus ini, Kasubag Pengembangan koleksi, SN, memberikan penjelasan tentang pelaksanaan penyiangan yang dibarengi dengan stock opneme. Beliau menjelaskan bahwa kegiatan penyiangan tidak bisa dipisahkan dari kegiatan stock opname karena tidak adanya tenaga untuk melaksanakannya. Penyiangan tentu dilakukan dengan kegiatan stock opname karena jika dilaksanakan di luar dari waktu stock opname tidak ada tenaga dan waktu memilih bahan-bahan yang akan disiangi. (as)62 Adapun yang bertanggung jawab dalam penyiangan bahan pustaka di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur adalah kepala KPAK dan kepala bidang pengembangan koleksi, sedangkan yang melaksanakannya adalah pustakawan (khususnya bagian pengembangan koleksi). Kemudian dalam wawancara dengan pustakawan, SR juga 62
Ahmad Staniurachman, Kepala Sub Bagian Pengembangan Koleksi, Wawancara pribadi, Jakarta 15 Juni 2015
69
menerangkan
bahwa
penanggung
jawab
penyiangan
adalah
staf
pengembangan koleksi. Dalam hal ini penulis menyimpulkan bahwa penanggung jawab penyiangan secara umum dipegang oleh kepala perpustakaan dan dilaksanakan oleh kepala bidang pengembangan koleksi. Untuk penanggung jawabnya adalah kepala perpustakaan, sedangkan yang melaksanakan bagian pengembangan koleksi. (sr)63 Yang bertanggung jawab dalam penyiangan saya (Kepala Bidang Pengembangan Koleksi. (as)64 Prosedur penyiangan (weeding) bahan pustaka yang dilakukan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur adalah sebagai berikut: 1) Pustakawan melakukan pemilihan bahan pustaka yang akan di keluarkan (weeding). Awalnya pustakawan yang akan melakukan penyiangan dalam hal ini
SUBAG
Pengembangan
Koleksi,
membentuk
tim
pelaksana
penyiangan. Dari tim tersebutlah yang akan melakukan pemilihan bahan pustaka yang akan disiangi sesuai dengan kriteria-kriteria yang telah ada sebelumnya. Umumnya penyiangan dilakukan berbarengan dengan stock opname yaitu dua tahun sekali. Para pustakawan mengecek serta mendata semua bahan pustaka yang telah masuk ke dalam kriteria penyiangan bahan pustaka.
63 64
Sarti, Pustakawan, Wawancara pribadi, Jakarta 16 Juni 2015. Ibid.,
70
Selain pada waktu stock opname, para pustakawan juga melakukan stuck reading setiap harinya, pelaksanaan stuck reading biasanya dilakukan bersamaan dengan kegiatan shelving bahan pustaka. Apabila di jajaran koleksi terdapat buku-buku yang rusak, buku-buku yang sudah out of date maka saat itu pula pustakawan menarik buku-buku tersebut untuk kemudian disiangi. 2) Pustakawan menyusun daftar koleksi yang akan disiangi (dikeluarkan) dari rak. Seperti
yang
telah
dijelaskan
sebelumnya
bahwa
kegiatan
penyiangan bahan pustaka di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur berbarengan dengan kegiatan stock opname. Mulanya pustakawan yang telah membentuk tim penyiangan melakuakn stock opname, dari kegiatan stock opname akan menghasilkan beberapa buku yang kurang layak untuk dibaca, seperti out of date, rusak, buku yang tidak dapat dijilid ulang serta kekurangan-kekurangan yang lainnya. Langkah yang paling awal dilakukan adalah dengan mendata semua buku yang ada di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur. Setelah data-data terkumpul, langkah selanjutnya adalah pustakawan yang telah terbentuk tim mendata dan menganalisa setiap bahan pustaka, dari analisa yang dilakukan akan mendapatkan hasil apakah bahan pustaka masih layak untuk dibaca oleh pemustaka ataukah masuk kedalam kriteria
71
penyiangan. Bahan pustaka yang masih layak dibaca akan diberi tanda khusus, sedangkan untuk bahan pustaka yang tidak layak dibaca langsung masuk kedalam kriteria penyiangan dan pada formnya akan diberi tanda atau keterangan disiangi atau weeding. 3) Daftar koleksi yang akan disiangi dilaporkan kepada kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Timur untuk kemudian disetujui. Prosedur selanjutnya adalah menyerahkan data-data koleksi yang telah dianalisa oleh para pustakawan kepada kepala KPAK. Kepala KPAK membaca dan mengecek kembali hasil laporan tersebut, apabila bahan pustaka yang sudah siap disingai sesuai dengan kriteria yang ada maka kepala KPAK akan menyetujui dan menandatanganinya. Kemudian proses penyiangan (weeding) bahan pustaka dapat dilaksanakan. Dalam proses penyiangan bahan pustaka pustakawan memberi tanda khusus terhadap bahan pustaka yang disiangi. Adapun tanda-tanda tersebut adalah sebagai berikut: a) Rusak Parah : A b) Rusak Ringan : B c) Out Of Date
:C
72
Tabel 2 Tanda-tanda dalam penyiangan No
Tnda
Keterangan
1
A
Rusak Parah
2
B
Rusak Ringan
3
C
Out Of Date
4) Bahan pustaka yang akan dikeluarkan dari rak, nomor katalognya dibiarkan namun koleksinya diberi keterangan tidak tersedia. Walaupun katalog online di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur belum dapat dikatakan sempurna, namun KPAK Jakarta Timur timur terus memaksimalkannya. Maksud dari prosedur penyiangan ini adalah KPAK Jakarta Timur tidak benar-benar menghapus data buku yang telah disiangi, akan tetapi pada katalog akan diberi tanda khusus. Jika bahan pustaka yang ditarik untuk disiangi, maka dalam katalog akan di beri tanda “rusak”. Untuk lebih jelas mengenai tanda-tanda tersebut berikut penjelasannya.
73
No
Tanda
1
Tersedia
Keterangan Bahanpustaka ada di KPAK Jakarta Timur
2
Rusak
Bahan pustaka sedang diperbaiki
Tabel 3 Tabel Status Bahan Pustaka
Tanda tersebut betujuan untuk memberikan informasi kepada pemustaka mengenai status dari sebuah bahan pustaka yang ada di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur, apakah tersedia atau rusak. 5) Bahan pustaka yang out of date, kurang diminati, rusak, telah terbit edisi terbaru dapat disiangi. Dari semua data bahan pustaka yang telah masuk kategori disiangi biasanya dilakukan analisa ulang. Tidak semua bahan pustaka yang telah masuk kategori disiangi benar-benar layak untuk disiangi. Ada beberapa bahan pustaka yang masih dapat diperbaiki, seperti dilakukan penjilidan ulang. Namun untuk bahan pustaka yang masih banyak diminati tetapi kondisi fisiknya rusak, maka perpustakaan akan melakukan scan terhadap bahan pustaka tersebut.
74
6) Bahan pustaka yang masih bisa diperbaiki dikembalikan kedalam rak koleksi. Untuk memastikan bahwa bahan pustaka memang benar-benar layak untuk disiangi, maka perlu dilakukan pengecekan dan analisa yang benarbenar teliti. Untuk bahan pustaka yang selayaknya masih dapat dilakukan penjilidan ulang maka setelah diperbaiki (dijilid ulang) dikembalikan ke rak koleksi. Biasanya waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan penyiangan tidak serta merta dilaksanakan dalam satu waktu. Namun temponya tidak lebih lama dari pada kegiatan stock opname. Pustakawan akan memperbaiki bahan pustaka yang masih dapat diperbaiki dan menyiangi bahan pustaka yang sudah tidak layak digunakan. 7) Bahan pustaka yang sudah disiangi disimpan dalam tempat khusus (gudang). Untuk bahan pustaka yang benar-benar tidak dapat diperbaiki lagi maka akan disimpat dalam tempat khusus (gudang). 8) Untuk bahan pustaka yang sudah rusak tetapi masih banyak dicari, maka buku tersebut disimpan di loker. Sampai saat ini bahan pustaka yang telah disiangi menumpuk di gudang penyimpanan. Menurut SN, selaku Kasubag Pengembangan Koleksi, bahan pustaka yang telah disiangi tidak dapat dimusnahkan, dihadiahkan, atau dijual. Kalaupun bisa dimusnahkan atau dihadiahkan
75
kepada instansi lain harus melalui beberapa tahap yang tentunya juga memakan waktu. Sampai saat ini buku-buku yang sudah disiangi menumpuk di gudang. Mau dimusnahkan juga prosesnya susah karena buku-buku itu kan di beli dari anggaran PEMDA DKI. (as)65 Buku hasil penyiangan kami simpan aja di gudang sampai rayapan. 66
(sr)
Prosedur-prosedur yang telah dijelaskan diatas adalah prosedur yang biasa dilakukan dalam kegiatan penyiangan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur. Melalui pengamatan dan analisa langsung di lapangan, penulis banyak menemukan hambatanhambatan dalam pelaksanaan kegiatan penyiangan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur. Hal tersebut juga dikemukakan oleh AS, menurutnya kegiatan penyiangan (weeding) di KPAK jauh dari kata maksimal. Menurut saya kegiatan penyiangan yang dilakukan di KPAK belum maksimal, bahkan jauh dari kata maksimal karena masih banyak ditemukannya hambatan-hambatan saat penyiangan. (as) Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, penulis meyakini bahwa kegiatan penyiangan yang dilakukan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur belum maksimal, dan banyak hambatan-hambatan serta masalah yang dihadapi.
65
Sani, Kepala Sub Bagian Pengembangan Koleksi, Wawancara pribadi, Jakarta 15
Juni 2015 66
Sarti, Pustakawan, Wawancara pribadi, Jakarta 16 Juni 2015.
76
3. Hambatan Penyiangan Bahan Pustaka di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur
mengalami
hambatan-hambatan
selama
kegiatan
penyiangan
berlangsung. Berdasarkan observasi langsung dan wawancara, penulis menemukan masih banyaknya hambatan yang dihadapi KPAK. Hambatan penyiangan yang dihadapi KPAK terbagi menjadi dua hambatan yang bersifat teknis dan juga hambatan yang bersifat manajemen.Adapun hambatan teknisnya adalah sebagai berikut: a. Rasa sayang terhadap sebuah koleksi Penyiangan memang memiliki manfaat yang besar terhadap sebuah perpustakaan, yaitu untuk memperoleh shelf space atau tambahan tempat untuk koleksi yang baru, membuat koleksi lebih bisa dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date dan menarik, memberikan kemudahan kepada pemustaka, dan memungkinkan staf perpustakaan untuk mengelola koleksi yang lebih efektif dan efisien. Sampai saat ini koleksi yang telah disiangi tidak ditindak lanjuti oleh pihak perpustakaan, perpustakaan tidak pernah melakukan pemusnahan terhadap bahan pustaka yang telah disiangi alasannya adalah karena adanya rasa sayang terhadap koleksi atau bahan pustaka yang akan disingkirkan, dan beberapa faktor lain. Jadi secara tidak langsung proses dari kegiatan penyiangan sangat selektif.
77
b. Masih adanya anggapan bahwa jumlah koleksi menentukan mutu Kendala yang selanjutnya adalah datang dari psikologis pustakawan yang melakukan penyiangan/ weeding, bagi mereka perpustakaan yang mutunya baik adalah perpustakaan yang memiliki jumlah koleksi yang banyak. Akan tetapi seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi buku-buku yang memuat informasi yang kurang up to date harus segera disiangi mengingat sudah ada atau sudah terbitnya edisi-edisi terbaru yang lebih memuat informasi terkini. Apabila tidak dilakukan penyiangan maka dikhawatirkan ruang perpustakaan akan semakin terlihat sempit karena pengadaan terus dilakukan sementara penyiangan enggan untuk dilaksanakan. Hambatannya datang dari diri kita sebagai pustakawan. Enggan untuk melaksanakan penyiangan ya itu tadi karena menurut sebagian orang disini, tingginya mutu perpustakaan karena tinggi pula jumlah koleksi. (sr) c. Adanya anggapan bahwa penyiangan berlawanan dengan tujuan pengadaan. Hambatan tersebut sama halnya dengan hambatan sebelumnya dimana psikologis pustakawan yang beranggapan bahwa pelaksanaan kegiatan penyiangan berlawanan dengan tujuan pengadaan bahan pustaka. Dimana tujuan dari pengadaan bahan pustaka adalah memperkaya koleksi perpustakaan, sedangkan penyiangan adalah upaya mengeluarkan koleksi dari jajaran koleksi.
78
d. Masih dijumpainya prosedur yang rumit terutama untuk koleksi yang ada di perpustakaan pemerintah. Karena Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur merupakan perpustakaan di bawah naungan pemerintah DKI Jakarta maka tindak lanjut terhadap koleksi hasil penyiangan menjadi hambatan yang sangat kompleks. Selain karena dana yang digunakan dalam pengadaan bahan pustaka merupakan dana milik pemerintah DKI Jakarta maka buku-buku atau koleksi hasil penyiangan tidak dapat dimusnahkan dengan mudah. Alasannaya adalah proses yang cukup memakan waktu ketika membuat berita acara sampai berita acara disetujui. Salah satu kendala yang dihadapi adalah koleksi pasca penyiangan, sampai saat ini koleksi hasil penyiangan menumpuk begitu saja di gudang, sampai hampir memenuhi gudang. Baiknya dihibahkan kepada perpustakaan lain untuk buku yang masih dapat digunakan, dan untuk buku yang benar-benar lapuk seharusnya di musnahkan. Tapi kembali lagi karena semua milik pemerintah DKI jadi prosesnya memakan waktu.(as)67 Selain hambatan yang bersifat teknis, KPAK juga mengalami hambatan menejemen. Adapun hambatannya adalah sebagai berikut: a. Manajemen waktu penyiangan yang belum efektif. Pada dasarnya buku-buku atau bahan pustaka yang telah disiangi tidak langsung ditindak lanjuti; baik diperbaiki, atau dikopi. Bahkan bahan pustaka tersebut tertumpuk di gudang, karena staff yang bertanggung
67
Ahmad Staniurachman, Kepala Sub Bagian Pengembangan Koleksi, Wawancara pribadi, Jakarta 15 Juni 2015
79
jawab terhadap koleksi tersebut harus melakukan tanggung jawab (pekerjaan) yang lain. Selain hambatan teknis, masalah SDM juga menjadi problematika. Maksudnya adalah bahan pustaka yang telah disiangi dan seharusnya ditindak lanjuti menjadi tertunda karena staff melakukan pekerjaan yang lainnya.(as)68 Kendala atau hambatannya menurut saya kurangnya sumber daya manusia yang menangani kegiatan penyiangan/ weeding selain itu belum adanya petunjuk teknis tentang penyiangan bahan pustaka. (sr)69 Menurut penulis manajemen kerja tidak efektif karena masih adanya pekerjaan yang terabaikan demi pekerjaan yang lain. b. Kebijakan Penyiangan Bahan Pustaka Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa kebijakan penyiangan digunakan sebagai acuan dalam melakukan kegiatan penyiangan bahan pustaka. Namun hingga saat ini pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur belum memiliki kebijakan penyiangan. c. Tempat Kendala lain yang dihadapi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur adalah tempat penyimpanan koleksikoleksi yang telah disiangi. Karena lama kelamaan gudang yang saat ini digunakan akan terisi penuh terlebih setelah disiangi koleksi tidak ditindak lanjuti.
68
Sani, Kepala Sub Bagian Pengembangan Koleksi, Wawancara pribadi, Jakarta 15 Juni 2015 Sarti, Pustakawan, Wawancara pribadi, Jakarta 16 Juni 2015.
69
80
Jadi hambatan yang dihadapi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur merupakan hambatan yang bersifat teknis, psikologis dan juga manajemen.
BAB V PENUTUP
A. KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian, penjelasan dan analisa tentang penyiangan (weeding) di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur, maka sebagai upaya mengakhiri pembahasan skripsi ini penulis mengambil beberapa kesimpulan: 1. Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur, hingga saat ini belum memiliki kebijakan penyiangan yang legal secara tertulis. Namun demikian kabijakan yang telah dilakukan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur adalah: a. Melakukan penyiangan bahan pustaka dua tahun sekali dan dilakukan berbarengan dengan kegiatan stock opname. b. Menempatkan hasil koleksi penyiangan pada gudang atau ruangan khusus hasil penyiangan (deseleksi) bahan pustaka. c. Menempatkan bahan pustaka hasil weeding terseleksi di lemari khusus untuk bisa diakses kembali. 2. Prosedur penyiangan bahan pustaka di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur diawali dari membentuk tim pelaksana penyiangan, setelah itu tim yang telah terbentuk melakukan pemilihan
81
82
terhadap bahan pustaka yang akan disiangi, selanjutnya pustakawan menyusun daftar koleksi yang akan disiangi, setelah daftar selesai dibuat kemudian dilaporkan kepada kepala KPAK yang mempunyai wewenang. Jika daftar koleksi yang akan disiangi telah disetujui langkah selanjutnya memberi keterangan pada katalog bahwa buku tersebut tidak tersedia, setelah itu pustakawan atau tim yang telah dibentuk dapat mengeluarkan koleksi pepustakaan dengan kriteria penyiangan pada umumnya, dan terakhir buku di tempatkan di ruang khusus (gudang). 3. Hambatan yang dialami oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur dalam melakukan kegiatan penyiangan diantaranya adalah kendala psikologis, teknis pemusnahan bahan pustaka yang cukup merepotkan, dan masalah minimnya tenaga ahli. Selain itu kendala lainnya juga pada masalah manajemen, seperti mengenai manajemen waktu kerja yang masih belum efektif, dana pemeliharaan, kebijakan penyiangan, dan tempat. Sampai saat ini Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur tidak memiliki solusi real yang dilakukan terhadap hambatan yang dihadapi.
83
B. SARAN Dari hasil penelitian atau observasi yang tertuang dalam skripsi ini, kiranya tidak berlebihan jika penulis mengungkapkan saran-saran sebagai berikut: 1. Dalam melakukan kegiatan penyiangan bahan pustaka, Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur hendaknya memiliki kebijakan secara tertulis, terutama kebijakan penyiangan agar proses penyiangan bahan pustaka memiliki alur kerja atau konsep yang jelas dalam menyiangi bahan pustaka di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur. 2. Agar proses penyiangan bahan pustaka dilakukan dengan baik, alangkah baiknya Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur dalam hal ini membuat alur penyiangan (weeding) seperti yang penulis cantumkan di dalam lampiran. 3. Untuk merealisasikan proses penyiangan bahan pustaka yang baik, alangkah baiknya jika Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur memiliki dana yang cukup untuk melakukan pengadaan koleksi dan anggaran khusus untuk pemeliharaan (dalam hal ini penyiangan). Dengan begitu penyiangan bisa dilakukan dengan maksimal setiap tahunnya.
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Rahman Saleh, Materi Pokok Manajemen Perpustakaan. Jakarta: Universitas Terbuka, 2009. Baumbach, Donna J., dan Miller, Linda L, Less is More: A Practical Guide to Weeding School Library Collection, Chicago: American Library Association, 2006. Diane, J. Young. "Get to Effective Weeding." Library Journal, no 19 (15 November 2009): hlm. 36. Edward, Evans. Developing Library Collection, America: Libraries Unlimited, INC, 1979. Larson, Jeanette. CREW : A Weeding Manual For Modern Libraries/ revised and updated by Jeanette Larson. Austin, Tex. : Texas State Library and Archives Commission, 2008. Mahsun. Metode Penelitian Bahasa. Jakarta: Raja Grafindo Persada, 2005. Muhammad Idrus. Metode Penelitian Ilmu Sosial. Jakarta: Penerbit Erlangga, 2009. Nelwaty dan Lily Suarni, Pedoman Teknis Pengembangan Koleksi Layanan Perpustakaan Nasional RI. Jakarta: Proyek Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan Nasional RI Tahun 2002. Prasetya Irawan. Logika Dan Prosedur Penelitian. Jakarta: Sekolah Tinggi Administrasi LembagaAdministrasi Negara, 2004. Sangarinbun, Masi, Metode Penelitian Survey, Jakarta: LP3ES, 1989. Soetimah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta: Kanisius, 1992. Syamsir Salam. Metodologi Penelitian Sosial. Jakarta: UIN Jakarta Press, 2006. UIN Jakarta. Pedoman Akademik UIN Syarif Hidayatullah 2011-2012. Jakarta: Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan UIN Syarif Hidayatullah, 2011. Yuni Nurjannah. Perawatan dan Penyiangan Bahan Pustaka: Pengembangan Koleksi Modul 9. Yuni-Nurjannah.blog.undip.ac.id diakses pada 21 Agustus 2015 pukul 20:17 WIB
84
85
Yuni, Nurjannah. Perawatan dan Penyiangan Bahan Pustaka: Pengembangan Koleksi Modul 9. Yuni-Nurjannah.blog.undip.ac.id diakses pada tanggal 06 Mei 2015 pukul 15:50 WIB. Yunus Winoto, "Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka: Sebuah Tinjauan Teoritis" Journal Info PERSADA: Media Informasi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, Vol.2/ No.2/ Agustus 2004. Yusuf Taslimah, Manajemen Perpustakaan Umum (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 17 Yuyu Yulia. Pengadaan Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka, 1999. Yuyu Yulia. Pengembangan Koleksi. Jakarta: Universitas Terbuka, 2000.
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2 Buku Yang Jarang Dipinjam
Gambar 3 Buku Out Of Date
Gambar 4 Buku Rusak
Gambar 5 Buku Yang Beberapa Halamannya Hilang
Gambar 6 Buku Rusak Cover
Gambar 7 Buku Yang Tersiram Air
Gambar 8 Jajaran Buku Rusak Di Rak Penyiangan
Gambar 9 Buku Dengan Eksemplar Banyak
Gambar 10 Rak Hasil Penyiangan Tampak Samping Kanan
Gambar 11 Rak Hasil Penyiangan Tampak Samping Kiri
Gambar 12 Rak Hasil Penyiangan Tampak Samping Depan
Gambar 13 Ruangan Khusus Hasil Penyiangan
Gambar 14 Penumpukan Buku di Gudang
Gambar 15 Beberapa Ikat Buku
HASIL WAWANCARA TENTANG PENYIANGAN BAHAN PUSTAKA DI KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KOTA ADMINISTRASI (KPAK) JAKARTA TIMUR
Informan
: Ahmad Staniurachman
Jabatan
: Kepala Bidang Pengembangan Koleksi
Hari/ Tanggal : Senin/ 15Juni 2015 Tempat
: Ruang Kerja
Pertanyaan dan Jawaban 1. Bagaimana pelaksanaan penyiangan pada KPAK Jakarta Timur? Jawab: Penyiangan di KPAK Jakarta Timur dilakukan dua tahun sekali. 2. Apakah yang menjadi pedoman atau acuan ketika melakukan penyiangan bahan pustaka? Jawab: Pedomannya dari pengalaman-pengalaman staff yang pernah melakukan penyiangan. Dari semua pengalaman di jadikan satu untuk kemudian dijadikan acuan. 3. Bagaimana prosedur penyiangan pada KPAK Jakarta Timur? Jawab: Prosedur penyiangan yang kami lakukan sama halnya dengan yang perpustakaan lain lakukan. Dari mulai membentuk tim pelaksana penyiangan, setelah itu tim yang telah terbentuk melakukan pemilihan terhadap bahan pustaka
yang akan disiangi, selanjutnya pustakawan menyusun daftar koleksi yang akan disiangi, setelah daftar selesai dibuat kemudian dilaporkan kepada kepala KPAK yang mempunyai wewenang. Jika daftar koleksi yang akan disiangi telah disetujui langkah selanjutnya memberi keterangan pada catalog bahwa buku tersebut tidak tersedia, setelah itu pustakawan atau tim yang telah dibentuk dapat mengeluarkan koleksi pepustakaan dengan criteria penyiangan pada umumnya, dan terakhir buku di tempatkan di ruang khusus (gudang). 4. Apakah penyiangan dilakukan bersamaan dengan stock opname? Jawab: Iya benar sekali, di KPAK sendiri penyiangan bahan pustaka dilakukan berbarengan dengan stock opname dengan frekuensi dua tahun sekali. 5. Bagaimana kebijakan penyiangan bahan pustaka pada KPAK Jakarta Timur? Jawab: Kebijakan penyiangan bahan pustaka di KPAK belum ada, namun kegiatannya sering kami (pihak perpustakaan) lakukan. Selama ini penyiangan dilakukan tanpa pedoman yang sah. Hanya pedoman dari pribadi pustakawannya saja. Tentunya semua itu tidak bisa dijadikan pedoman yang resmi menurut saya. 6. Apakah kebijakan tertulis atau tidak tertulis? Jawab: Tidak ada, mengingat pedoman resmi saja kita (pihak perpustakaan) tidak pegang. 7. Apa tujuan dan manfaat adanya kebijakan penyiangan? Jawab: Manfaat dengan adanya kebijakan yaitu aktifitas atau kegiatan penyiangan yang kami (pihak perpustakaan) lakukan mempunyai payung hukum dan tentunya tidak dipandang sebelah mata juga oleh pihak-pihak yang tidak mengerti akan kegiatan ini.
8. Apakah ada anggaran khusus untuk penyiangan? Jawab: Anggaran tidak ada. 9. Bagaimana waktu pelaksanaan penyiangan? Jawab: Penyiangan dilakukan dua tahun sekali bareng dengan stock opname. 10. Bagaimana tindak lanjut terhadap koleksi yang telah di siangi? Jawab: Nah, inilah kendalanya mba, karena penyiangan yang dilakukan tidak mempunyai payung hukum, tidak ada pedoman atau yang kita sebut sebelumnya tidak ada kebijakan, nasib koleksi-koleksi yang telah selesai disiangi tidak ada tindakan lanjut disimpan begitu saja di gudang.Terlebih buku-buku disini masih diperlakukan seperti barang maksudnya adalah proses pemusnahannya sangat ribet dan memakan waktu. 11. Bagaimana teknis pelaksanaan penyiangan bahan pustaka? Jawab: Teknisnya penyiangan bahan pustaka di KPAK Jakarta Timur di lakukan dua tahun sekali dan pelaksanaannya berbarengan dengan
stock opname.
Biasanya kita (pihak perpustakaan) melakukannya pada musim libur sekolah karena kebanyakan pemustakanya adalah pelajar.
12. Apa saja kriteria dalam melakukan penyiangan? Jawab: Kriterianya seperti buku-buku yang benar-benar rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi, buku yang peminatnya tidak ada biasanya kita lihat buku itu diminati atau tidak dari slip peminjaman bahan pustaka yang tertera di belakang buku, kemudian buku yang nilai informasinya kudet, dan buku-buku yang eksemplarnya terlalu banyak.
13. Siapakah yang bertanggung jawab dalam kegiatan penyiangan? Jawab: Yang bertanggung jawab dalam kegiatan ini (penyiangan) ya saya sebagai kepala bidang pengembangan koleksi dan tentunya tak luput juga peranan kepala KPAK itu sendiri. 14. Apakah ada tim khusus dalam melakukan penyiangan? Jawab: Tim khusus ada tetapi dibuatnya pada saat akan melakukan penyiangan, sebenarnya si sudah menjadi TUPOKSI dari masing-masing staff, namun karena penyiangan itu tidaklah mudah jadi tidak semua orang mau ikut serta dalam kegiatan ini. 15. Menurut bapak apakah KPAK perlu melakukan penyiangan? Jawab: Sangat perlu penyiangan dilakukan, dengan dilakukan penyiangan akan menghemat rak penyimpanan. Karena pengadaan dilakukan setiap tahun jika penyiangan tidak dilakuakan maka dikhawatirkan menghabiskan ruangan dan tempat. 16. Hambatan apa saja yang dihadapi KPAK Jakarta Timur selama proses penyiangan berlangsung? Jawab: Hambatan yang dihadapi pertama banget terkait tindak lanjut koleksi pasca penyiangan, selain itu adalah psikologis pustakawan yang merasa sayang terhadap buku yang akan dikeluarkan dari rak. Selain hambatan teknis, masalah SDM juga menjadi problematika. Maksudnya adalah bahan pustaka yang telah disiangi dan seharusnya ditindak lanjuti menjadi tertunda karena staff melakukan pekerjaan yang lainnya 17. Bagaimana sistem temu kembali untuk koleksi yang telah disiangi?
Jawab: sistem temu kembalinya ya secara manual, pemustaka yang membutuhkan buku tersebut dapat mencarinya di rak hasil penyiangan yang ada di gudang. Tentunya kita (pustakawan) akan memandu dan mengawasinya. Kalau benarbenar masih banyak peminatnya, siklus peminjamannya juga masih sering kita simpen di loker yang ada di gudang Mengetahui, Pewawancara
Kepala Bagian Pengembangan Koleksi KPAK Jakarta Timur
Eka Fitri Adiyanti
Ahmad Staniurachman
NIM. 1111025100036
NIP. 19711010 199703 1 005 / 121965
HASIL WAWANCARA TENTANG PENYIANGAN BAHAN PUSTAKA DI KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KOTA ADMINISTRASI (KPAK) JAKARTA TIMUR
Informan
: Sarti
Jabatan
: Pustakawan
Hari/ Tanggal : Rabu/ 17Juni 2015 Tempat
: Ruang Kerja
Pertanyaan dan Jawaban 1. Bagaimana pelaksanaan penyiangan pada KPAK Jakarta Timur? Jawab: Penyiangan dilakukan secara berkala, biasanya dilakukan bersamaan dengan stock opname de. 2. Apakah yang menjadi pedoman atau acuan ketika melakukan penyiangan bahan pustaka? Jawab: Pedoman yang digunakan dari draft-draft penyiangan yang sebelumnya dilakukan. Dari pengalaman-pengalaman tim yang melakukan penyiangan juga bisa. 3. Bagaimana prosedur penyiangan pada KPAK Jakarta Timur? Jawab: Prosedur penyiangan bahan pustaka yang kami lakukan di mulai dari membentuk tim pelaksana penyiangan, setelah itu tim yang telah terbentuk
melakukan pemilihan terhadap bahan pustaka yang akan disiangi, selanjutnya pustakawan menyusun daftar koleksi yang akan disiangi, setelah daftar selesai dibuat kemudian dilaporkan kepada kepala KPAK yang mempunyai wewenang. Jika daftar koleksi yang akan disiangi telah disetujui langkah selanjutnya memberi keterangan pada catalog bahwa buku tersebut tidak tersedia, setelah itu pustakawan atau tim yang telah dibentuk dapat mengeluarkan koleksi pepustakaan dengan kriteria penyiangan pada umumnya, dan terakhir buku di tempatkan di ruang khusus (gudang). 4. Apakah penyiangan dilakukan bersamaan dengan stock opname? Jawab: Iya berbarengan dengan stock opname dua tahun sekali biasanya. 5. Bagaimana kebijakan penyiangan bahan pustaka pada KPAK Jakarta Timur? Jawab: Kami tidak memiliki kebijakan penyiangan bahan pustaka, secara tertulis. Terlalu sering melakukan penyiangan juga saya khawatir akan menghambat bertambahnya kooleksi di KPAK, terlebih semuanya milik PEMDA DKI prosesnya agak ribet. 6. Apakah kebijakan tertulis atau tidak tertulis? Jawab: Kita tidak memiliki payung hukum atau kebijakan penyiangan. 7. Apa tujuan dan manfaat adanya kebijakan penyiangan? Jawab: Manfaatnya alur kerja jadi terarah, dan tersusun. Selain itu jika ada kebijakan penyiangan kegiatan yang kita (pihak perpustakaan) lakukan memiliki payung hukum. 8. Apakah ada anggaran khusus untuk penyiangan? Jawab: Setahu saya tidak ada anggaran khusus.
9. Bagaimana waktu pelaksanaan penyiangan? Jawab: Itu tadi penyiangan dilakukan dua tahun sekali bareng dengan stock opname. 10. Bagaimana tindak lanjut terhadap koleksi yang telah di siangi? Jawab: Tindak lanjut terhadap koleksi yang telah disiangi kita simpan di gudang menyimpanan. Tidak ada proses pemusnahan bahan pustaka seperti yang biasanya perpustakaan lain lakukan karena disini (KPAK Jakarta Timur) masih menganggap sama antara barang dan bahan pustaka. 11. Bagaimana teknis pelaksanaan penyiangan bahan pustaka? Jawab: Teknisnya penyiangan bahan pustaka dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah diketahui sebelumnya, meisahkan kembali untuk buku-buku yang masih bisa diperbaiki dan sudah benar-benar rusak. Karena buku yang masih bisa diperbaiki dilakukan perbaikan untuk kemudian di simpan kembali di rak koleksi. 12. Apa saja kriteria dalam melakukan penyiangan? Jawab: Kriterianya seperti buku-buku yang benar-benar rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi, buku yang peminatnya tidak ada biasanya kita lihat buku itu diminati atau tidak dari slip peminjaman bahan pustaka yang tertera di belakang buku, kemudian buku yang nilai informasinya kadaluarsa, dan buku-buku yang eksemplarnya terlalu banyak. 13. Siapakah yang bertanggung jawab dalam kegiatan penyiangan?
Jawab: Yang bertanggung jawab dalam kegiatan ini (penyiangan) bapak sani sebagai kepala pengembangan koleksi dan tentunya kepada KPAK juga ikut andil dalam penyiangan bahan pustaka. 14. Apakah ada tim khusus dalam melakukan penyiangan? Jawab: Tim khusus ada tetapi dibuatnya pada saat akan melakukan penyiangan. 15. Menurut ibu apakah KPAK perlu melakukan penyiangan? Jawab: Penyiangan perlu dilakukan guna untuk penyegaran terhadap koleksi perpustakaan. 16. Hambatan apa saja yang dihadapi KPAK Jakarta Timur selama proses penyiangan berlangsung? Jawab: Kendala atau hambatannya menurut saya kurangnya sumber daya manusia yang menangani kegiatan penyiangan/ weeding selain itu belum adanya petunjuk teknis tentang penyiangan bahan pustaka. 17. Bagaimana sistem temu kembali untuk koleksi yang telah disiangi? Jawab: Tidak ada system temu kembali untuk buku yang telah di weeding jika ada pemustaka yang membutuhkan buku hasil weeding dapat mencarinya di gudang penyimpanan hasil weeding dan tentunya dibawah pengawasan pustakawan. Mengetahui, Pewawancara
Eka Fitri Adiyanti NIM. 1111025100036
Pustakawan
Sarti NIP.
BIODATA PENULIS
Eka Fitri Ardiyanti, lahir di Bekasi 14 Desember 1993, putri pertama dari tiga bersaudara. Terlahir dari pasangan Bapak H. Sukardi dan Ibu Salmah Aryani. Penulis bertempat tinggal di Jl. Toyogiri Selatan Rt 04/002 No 110 Desa Jatimulya Kecamatan Tambun Selatan Kabupaten Bekasi. Penulis menyelesaikan pendidikan pada tahun (19981999) TK Islam Nur Hidayah. Lalu pada tahun (1999-2005) Sekolah Dasar Negeri Jatimulya 08. Kemudian, pada tahun (2005-2008) melanjutkan Sekolah Menengah Pertama di SMP Negeri 4 Tambun Selatan pada, tahun (2008-2011) Sekolah Menengah Kejuruan jurusan Rekayasa Perangkat Lunak (RPL) SMK Mandalahayu Bekasi. Pada tahun (2011) penulis melanjutkan pendidikan pada program studi (S1) Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Menyelesaikan kuliah dengan menulis skripsi berjudul “Penyiangan Bahan Pustaka Pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi (KPAK) Jakarta Timur”. Penulis juga pernah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Kementerian Sosial Republik Indonesia (2014) dan melaksanakan Kuliah Kerja Nyata di Desa/ Kelurahan Jeungjing, Tangerang-Banten.
