PENYEDIAAN SOALAN PEPERIKSAAN DAN PROSES VETTING PK.UniMAP.(O).23

Prosedur Kualiti PENYEDIAAN SOALAN PEPERIKSAAN DAN PROSES VETTING No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat

UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS

PK.UniMAP.(0).23 2 Julai 2009 01 00 1/19

PROSEDUR

PENYEDIAAN SOALAN PEPERIKSAAN DAN PROSES VETTING PK.UniMAP.(O).23 Disediakan oleh :

Disemak oleh :

PENSYARAH KANAN

WAKIL PENGURUSAN

Diluluskan oleh :

____________________________________________________ (Prof. Ir. Dr. Rezuwan Kamaruddin) Dekan Pengurusan Akademik

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan

Prosedur Kualiti PENYEDIAAN SOALAN PEPERIKSAAN DAN PROSES VETTING


1.0

No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat

PK.UniMAP.(0).23 2 Julai 2009 01 00 2/19

OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi garis panduan bagi merancang serta melaksanakan proses penyediaan kertas soalan peperiksaan akhir dan proses vetting.

2.0

SKOP

Prosedur ini diterimapakai oleh Pengurusan UniMAP dan staf akademik/pentadbiran semasa proses penyediaan kertas soalan peperiksaan akhir dan proses vetting.




3.0


PK.UniMAP.(0).23 2 Julai 2009 01 00 3/19

SINGKATAN TNC (A&A)

:

Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)

Dekan PA

:

Dekan Pengurusan Akademik

Dk

:

Dekan

Pgh

:

Pengarah

TD (A&P)

:

Timbalan Dekan (Akademik & Penyelidikan)

PR

:

Pengerusi Rancangan/Program Chairman

KPe

:

Ketua Pemeriksa

Pe

:

Pemeriksa

PP PTNC (A&A)

:

Penolong Pendaftar, Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)

PP UP

:

Penolong Pendaftar, Unit Peperiksaan

PP PPK

:

Penolong Pendaftar, Pusat Pengajian

PT(A&P)

:

Pembantu Tadbir (Akademik & Pelajar)





PK.UniMAP.(0).23 2 Julai 2009 01 00 4/19

MPPP

:

Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian

MPU

:

Majlis Peperiksaan Universiti

JPA

:

Jawatankuasa Pengurusan Akademik

KK

:

Ketua Kursus

4.0 DEFINISI

Kertas soalan peperiksaan akhir

:

Pemeriksa

:

Kertas soalan bagi peperiksaan akhir sahaja, dan bukannya melibatkan kertas soalan bagi ujian pertengahan semester yang dijalankan antara minggu ke5 hingga minggu ke-7 semester pengajian. Pensyarah atau sekumpulan pensyarah yang mengajar sesuatu kursus tertentu, dan bertanggungjawab untuk menyediakan kertas soalan peperiksaan akhir bagi kursus tersebut (sekiranya berkenaan sebagaimana yang terkandung dalam Borang HEA01-Borang Penawaran Kursus Baru bagi kursus tersebut). Pensyarah atau sekumpulan pensyarah ini juga akan bertanggungjawab untuk memeriksa skrip kertas jawapan yang berkaitan dan menilai markah pelajar berdasarkan skema pemarkahan.





PK.UniMAP.(0).23 2 Julai 2009 01 00 5/19

Penilai

:

Pensyarah (sekurang-kurangnya 2 orang) yang mempunyai kepakaran dalam bidang kursus yang dinilai, namun tidak langsung terlibat dalam proses membangunkan menyediakan set asal kertas soalan peperiksaan akhir untuk dinilai.

Pengawas

:

Staf akademik (Pensyarah/Pegawai Latihan Vokasional) yang dicadangkan oleh PPUP bagi sesuatu kursus dengan persetujuan dan cadangan daripada Dekan di pusat pengajian; dan Pengawas ini adalah bertanggungjawab untuk mengawasi dan memantau perjalanan semasa sesi peperiksaan akhir sedang dijalankan bagi mengelakkan sebarang kes penipuan.

Vetting

:

Proses penilaian oleh beberapa orang Penilai ke atas kualiti kertas soalan peperiksaan yang disediakan oleh Pemeriksa dengan melengkapkan Bahagian A & B Borang HEA04.

Portal AR

:

Laman web yang disediakan khas untuk PPPP untuk memapar dan memuat turun borang-borang yang berkaitan dengan akademik, contoh HEA 02(B)




5.0


PK.UniMAP.(0).23 2 Julai 2009 01 00 6/19

DOKUMEN RUJUKAN Bil.

Nama Dokumen

Lokasi Bilik Dokumen

No. Rujukan

5.1

Manual Kualiti - Seksyen 3.3.3 Pengendalian, Penilaian dan Peperiksaan.

MK-UniMAP-01

5.2

Garis Panduan Penyediaan Pejabat Pengurusan DS.PK.UniMAP.(O).23Kertas Soalan Peperiksaan Akhir Akademik 01 di Pusat Pengajian PNA 03 (B)

5.3

Garis Panduan Pelaksanaan Proses Vetting PNA 03 (C)

5.4

Garis Panduan Pemeriksa- Pejabat Pengurusan DS.PK.UniMAP.(O).2303 Pemeriksa Menyediakan Soalan- Akademik soalan Peperiksaan

Pejabat Pengurusan DS.PK.UniMAP.(O).23Akademik 02





PK.UniMAP.(0).23 2 Julai 2009 01 00 7/19

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab

Tindakan

TNC (A&A)

1. Memastikan kualiti keseluruhan set soalan peperiksaan akhir bagi setiap kursus yang disediakan berada pada standard yang disasarkan bagi menilai kefahaman pelajar UniMAP pada peringkat universiti.

DPA

2. Membantu TNC (A&A) untuk memastikan kualiti keseluruhan set soalan peperiksaan akhir bagi setiap kursus yang disediakan berada pada standard yang disasarkan bagi menilai kefahaman pelajar UniMAP pada peringkat universiti.




Dk / Pgh


PK.UniMAP.(0).23 2 Julai 2009 01 00 8/19

3. Memastikan kualiti keseluruhan set-set soalan peperiksaan akhir bagi setiap kursus yang disediakan berada pada standard yang disasarkan bagi menilai kefahaman pelajar UniMAP pada peringkat pusat pengajian. 4. Bertanggungjawab secara keseluruhan terhadap proses penyediaan kertas soalan peperiksaan akhir dan pelaksanaan proses vetting. 5. Menjamin kualiti soalan-soalan peperiksaan yang dibangunkan berupaya menilai kefahaman pelajar UniMAP berdasarkan sasaran pencapaian Course Outcome (CO) sebagaimana yang terkandung dalam Borang HEA01 (Borang Penawaran Kursus Baru) di peringkat pusat pengajian/pusat dengan membuat pengesahan pada Borang HEA04, Borang HEA05, Borang HEA06 dan Borang Final Exam Question Appropriateness Assesment bagi kursus sarjana muda

TD (A&P)

6.

Bertanggungjawab membantu Dekan dalam proses vetting berjalan lancar.

PP UP

7.

Mengeluarkan memo tentang Pekeliling Peperiksaan Bilangan 1 berhubung tarikh-tarikh penting berhubung keperluan pembangunan kertas peperiksaan pada sekitar 10 minggu sebelum minggu peperiksaan akhir. Memo melalui email (softcopy) dan surat rasmi (hardcopy) dihantar kepada semua Dk / Pgh di pusat pengajian / pusat yang menawarkan kursuskursus akademik.

8.

Memastikan kerahsiaan set kertas soalan akhir yang diterima daripada PP PPK tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung.




PP PPK

9.


PK.UniMAP.(0).23 2 Julai 2009 01 00 9/19

Menghebahkan memo berhubung Pekeliling Peperiksaan Bilangan 1 kepada TD (A&P), PR dan KK di pusat pengajian.

10. Menyediakan Borang HEA04, Borang HEA05 dan HEA06 dan garis pandun penyediaan kertas soalan kepada semua KK yang terlibat untuk membangunkan set soalan peperiksaan akhir untuk dilengkapkan.





PK.UniMAP.(0).23 2 Julai 2009 01 00 10/19

11. Mengumpul set soalan peperiksaan akhir beserta Borang HEA04, Borang HEA05 dan Borang HEA06 daripada KK untuk diteliti sebelum diserahkan kepada PP UP mengikut tarikh ajal yang ditetapkan melalui pengesahan PP PPK dalam Borang HEA15i yang perlu dilampirkan bersama. 12. Memastikan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KK telah disediakan mengikut format/template yang telah ditetapkan berdasarkan Pekeliling Peperiksaan Bilangan 1 sebelum diserahkan kepada PP UP. 13. Memastikan kerahsiaan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KPe tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung. 14. Membuat dan memfailkan salinan pendua borang-borang berkenaan dan disimpan di pusat pengajian/pusat sebagai rekod rujukan. 15. Mencetak Borang HEA02 (B) dari portal setelah selesai proses kemasukan data markah-markah oleh KPe ke dalam Sistem IUS-Pelajar. 16. Menjadi Urusetia dalam menyediakan maklumat-maklumat yang diperlukan bagi menjalankan Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian dan Mesyuarat Khas Majlis mengikut tempoh yang ditetapkan. 17. Menyiap dan memastikan ketepatan maklumat yang terkandung dalam Laporan Minit Mesyuarat Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian dan Laporan Minit Mesyuarat Khas Majlis Pusat Pengajian dengan mendapatkan pengesahan dan tandatangan daripada Dk / Pgh sebelum diserahkan kedua-dua laporan tersebut (hard copy & soft copy) kepada PP UP. Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan




PK.UniMAP.(0).23 2 Julai 2009 01 00 11/19

18. Menyediakan dua (2) salinan berhubung maklumat lengkap yang terkandung dalam Laporan Minit Mesyuarat Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian dan Laporan Minit Mesyuarat Khas Majlis Pusat Pengajian yang difailkan untuk rujukan Dk dan PP PPK sendiri untuk dibawa ke MPU dan sebagai rekod rujukan di pusat pengajian. KK

19. Merujuk Garis Panduan Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir di Pusat Pengajian [PNA 03(B)]; Garis Panduan Pemeriksa-pemeriksa Menyediakan Soalan-soalan Peperiksaan dan Format Muka Hadapan Kertas Soalan Peperiksaan 20. Menyediakan draf set soalan peperiksaan akhir mengikut format/template yang telah ditetapkan oleh Universiti dengan merujuk Course Outcome (CO) yang terkandung dalam Borang HEA01 kursus tersebut. 21. Membuat pembetulan (sekiranya ada berdasarkan cadangan input penambahbaikan yang diterima daripada panel Penilai semasa mesyuarat vetting berlangsung) ke atas kertas soalan peperiksaan akhir tersebut untuk tujuan pengharmonian / penambahbaikan. 22. Memastikan bahawa tidak berlaku kesilapan pada kertas soalan yang sudah siap ditaip dan juga memelihara ketepatan maklumat yang terkandung dalam Borang HEA 04, HEA05 dan HEA06 yang telah dilengkapkan sebelum diserahkan kepada PP PPK. 23. Memastikan kerahsiaan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KK tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung.




PR

Penilai


PK.UniMAP.(0).23 2 Julai 2009 01 00 12/19

. 24. Memastikan kerahsiaan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KK tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung. 25. Menilai kualiti kertas soalan semasa proses vetting dijalankan serta mencadangkan langkah-langkah untuk menambahbaik kualiti soalan peperiksaan tersebut (sekiranya diperlukan) supaya diambil tindakan oleh KK dengan mengisi Bahagian A dan Bahagian B dalam Borang HEA04. 26. Memastikan kerahsiaan draf soalan akhir yang di-vet semasa proses vetting tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung.





PK.UniMAP.(0).23 2 Julai 2009 01 00 13/19

7.0 REKOD KUALITI Bil

Jenis Rekod

No. Rujukan

Lokasi

Tempoh Simpanan

7.1

Fail Kompilasi Borang FRK.UniMAP.(O).23-01 HEA04, HEA05, HEA06 & HEA15(i)

Bilik Fail Pusat Pengajian

1 tahun

7.2

Skrip Jawapan Peperiksaan RK.UniMAP.(O).23-02 Akhir Pelajar * sampel terpilih skrip jawapan peperiksaan akhir pelajar perlu dimasukkan oleh Pemeriksa dalam Fail Lengkap Kursus (Fail Penilaian)


1 Semester

7.3

Fail Lengkap Kursus (Fail Penilaian)


1 tahun

FRK.UniMAP.(O).20-03




8.0


PK.UniMAP.(0).23 2 Julai 2009 01 00 14/19

LAMPIRAN No. Lampiran Lampiran 1 –

Tajuk Carta Alir Prosedur Penyediaan Soalan Peperiksaan dan Proses Vetting.





PK.UniMAP.(0).23 2 Julai 2009 01 00 15/19 Lampiran 1

CARTA ALIRAN PENYEDIAAN SOALOAN PEPERIKSAAN AKHIR DAN PROSES VETTING Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja Mula 1.

Memastikan kualiti keseluruhan set soalan peperiksaan akhir berada pada standard yang disasarkan

DPA

2.

Membantu TNC (A&A) untuk mempastikan standard soalan seperti yang disasarkan.

Dk / Pgh

3.

Memastikan kualiti keseluruhan set soalan peperiksaan berada dalam standard yang disasarkan.

4.

Bertanggungjawab secara keseluruhan terhadap proses penyedian kertas soalan peperiksaan akhir dan proses vetting.

5.

Menjamin kualiti soalan-solan peperiksaan yang dibangunkan berupaya mencapai sasaran pencapaian Course Outcome (CO).

6.

Bertanggungjawab membantu Dekan supaya proses vetting berjalan lancer

7.

Mengeluarkan memo tentang Pekeliling Peperiksaan Bil 1 berhubung tarikh-tarikh penting keperluan pembangunan kertas peperiksaan pada sekitar 10 minggu sebelum minggu peperiksaan akhir . Memo kepada semua Dk/Pgh di PTJ yang menawarkan kursus akademik

TNC (A&A)

TD (A&P)

PP UP


Rekod



PP PPK


PK.UniMAP.(0).23 2 Julai 2009 01 00 16/19

8.

Memastikan kerahsian set kertas soalan akhir yang diterima daripada PP PPK tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlansung

9.

Menghebahkan memo berhubung Pekeliling Peperiksaan Bilangan 1 kepada TD (A&P), PR dan KK di pusat pengajian.

10. Menyediakan borang HEA04/HEA05 dan HEA 06 kepada semua KK yang terlibat untuk membangunkan set soalan pepriksaan akhir untuk dilengkapkan 11. Mengumpul set soalan peperiksaan akhir beserta Borang HEA04, Borang HEA05 dan Borang HEA06 daripada KK untuk diteliti sebelum diserahkan kepada PP UP mengikut tarikh ajal yang ditetapkan melalui pengesahan PP PPK dalam Borang HEA15i yang perlu dilampirkan bersama. 12. Memastikan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KK telah disediakan mengikut format/template yang telah ditetapkan berdasarkan Pekeliling Peperiksaan Bilangan 1 sebelum diserahkan kepada PP UP. 13. Memastikan kerahsiaan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KPe tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung. 14. Membuat dan memfailkan salinan pendua borang-borang berkenaan dan disimpan di pusat pengajian/pusat sebagai rekod rujukan.





PK.UniMAP.(0).23 2 Julai 2009 01 00 17/19

15. Mencetak Borang HEA02 (B) dari portal setelah selesai proses kemasukan data markah-markah oleh KPe ke dalam Sistem IUS-Pelajar. 16. Menjadi Urusetia dalam menyediakan maklumat-maklumat yang diperlukan bagi menjalankan Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian dan Mesyuarat Khas Majlis mengikut tempoh yang ditetapkan. 17. Menyiap dan memastikan ketepatan maklumat yang terkandung dalam Laporan Minit Mesyuarat Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian dan Laporan Minit Mesyuarat Khas Majlis Pusat Pengajian dengan mendapatkan pengesahan dan tandatangan daripada Dk / Pgh sebelum diserahkan kedua-dua laporan tersebut (hard copy & soft copy) kepada PP UP. 18. Menyediakan dua (2) salinan berhubung maklumat lengkap yang terkandung dalam Laporan Minit Mesyuarat Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian dan Laporan Minit Mesyuarat Khas Majlis Pusat Pengajian yang difailkan untuk rujukan Dk dan PP PPK sendiri untuk dibawa ke MPU dan sebagai rekod rujukan di pusat pengajian. KK

19. Merujuk Garis Panduan Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir di Pusat Pengajian [PNA 03(B)]; Garis Panduan Pemeriksa-pemeriksa Menyediakan Soalan-soalan Peperiksaan dan Format Muka Hadapan Kertas Soalan Peperiksaan





PK.UniMAP.(0).23 2 Julai 2009 01 00 18/19

20. Menyediakan draf set soalan peperiksaan akhir mengikut format/template yang telah ditetapkan oleh Universiti dengan merujuk Course Outcome (CO) yang terkandung dalam Borang HEA01 kursus tersebut.

21. Membuat pembetulan (sekiranya ada berdasarkan cadangan input penambahbaikan yang diterima daripada panel Penilai semasa mesyuarat vetting berlangsung) ke atas kertas soalan peperiksaan akhir tersebut untuk tujuan pengharmonian / penambahbaikan. 22. Memastikan bahawa tidak berlaku kesilapan pada kertas soalan yang sudah siap ditaip dan juga memelihara ketepatan maklumat yang terkandung dalam Borang HEA 04, HEA05 dan HEA06 yang telah dilengkapkan sebelum diserahkan kepada PP PPK.

23. Memastikan kerahsiaan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KK tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung. . PR

24. Memastikan kerahsiaan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KK tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung.

Penilai

25. Menilai kualiti kertas soalan semasa proses vetting dijalankan serta mencadangkan langkah-langkah untuk menambahbaik kualiti soalan peperiksaan tersebut (sekiranya diperlukan) supaya diambil tindakan oleh KK dengan mengisi





PK.UniMAP.(0).23 2 Julai 2009 01 00 19/19

Bahagian A dan Bahagian B dalam Borang HEA04. 26. Memastikan kerahsiaan draf soalan akhir yang di-vet semasa proses vetting tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung.

Tamat


PENYEDIAAN SOALAN PEPERIKSAAN DAN PROSES VETTING PK.UniMAP.(O).23

Recommend Documents