PENINGKATAN EFISIENSI PELAYANAN PASIEN INSTALASI RAWAT JALAN DENGAN PENDEKATAN LEAN THINKING DAN TIME BASED PROCESS (STUDY KASUS DI RSU HAJI SURABAYA)

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006

PENINGKATAN EFISIENSI PELAYANAN PASIEN INSTALASI RAWAT JALAN DENGAN PENDEKATAN LEAN THINKING DAN TIME BASED PROCESS (STUDY KASUS DI RSU HAJI SURABAYA) Nugroho Wicaksono, Moses L. Singgih Program Studi Magister Manajemen Teknologi ITS Kampus MMT-ITS Jl. Cokroaminoto 12 A Surabaya email: [email protected]

ABSTRAK Peningkatan kualitas pelayanan kesehatan ditengah persaingan pasar global dan kondisi kenaikan bahan bakar minyak memaksa RSU Haji Surabaya untuk menganalisa kembali core business process-nya dengan lebih teliti. Mereka dituntut untuk mampu me-manage supply chain-nya agar dapat bertahan di tengah persaingan. Mereka dituntut untuk berpikir ramping (lean thinking). Dengan menggunakan value stream mapping, dapat diidentifikasikan adanya waste. Dengan memvisualisasikannya melalui penggunaan Big Picture Mapping dan Value Mapping Tools yang diperoleh dari analisa VALSAT, dapat ditentukan langkah untuk meminimasi waste dalam proses pelayanan kesehatan di RSU Haji Surabaya. Dengan berpikir ramping (lean thinking) serta mengaplikasikan process value analysis dan value stream mapping pada proses pelayanan kesehatan di Instalasi Rawat Jalan RSU Haji Surabaya, didapatkan efisiensi yaitu terjadinya pengurangan total throughput time sebesar1165 detik atau 19 menit 15 detik (dari 5318 detik pada current state map) dan pengurangan biaya sebesar Rp. 724.000,-/bulan (dari Rp. 5.874.000,/bulan pada current state map ). Kata kunci : lean thinking, process value analysis, value stream mapping, VALSAT, big picture mapping, value mapping tools.

PENDAHULUAN Latar Belakang Kondisi perekonomian yang memungkinkan semakin terbukanya pasar dan meningkatnya jumlah pelaku ekonomi saat ini mendorong perilaku konsumen dalam memilih produk layanan yang mempunyai kualitas layanan tinggi dengan harga yang ekonomis. Kondisi yang seperti ini mendorong pihak rumah sakit untuk terus meningkatkan kualitas pelayanannya tidak hanya kualitas tenaga medis baik dokter maupun perawat namun juga kualitas pelayanan pada saat proses administrasi maupun pada masa perawatan. Salah satu usaha untuk tetap menjaga harga pelayanan tetap kompetitif adalah dengan me-manage supply chain-nya sehingga perusahaan mampu meraih posisi yang dominan dalam kelasnya (Industry Direction, 2001). RSU Haji Surabaya telah berupaya meningkatkan sarana dan prasarana yang dimiliki, termasuk sumber daya manusia untuk meningkatkan produktifitas kerjanya. Walaupun demikian, usaha tersebut belum sepenuhnya berhasil mengurangi throughput time. Pihak rumah sakit belum melakukan identifikasi waste yang secara tidak langsung


berdampak pada biaya dan lead time. Oleh karena itu, usaha tersebut perlu kiranya dilakukan oleh pihak rumah sakit. Berdasarkan penjelasan yang telah diberikan, maka dalam penelitian ini akan digunakan pendekatan Value Stream Mapping untuk mengidentifikasi adanya waste dalam proses pelayanan kesehatan dan memvisualisasikannya melalui penggunaan Big Picture Mapping dan Value Mapping Tools yang sesuai. Juga untuk lebih mengetahui kontribusi dari setiap proses, akan dilakukan analisa selanjutnya dengan menggunakan pendekatan Process Value Activity yang akan mengidentifikasikan biaya yang terjadi pada setiap proses. Selanjutnya dari hasil keduanya akan ditentukan langkah untuk meminimasi waste dalam proses pelayanan kesehatan dengan menggunakan pendekatan lean thinking dengan mempertimbangkan aspek aliran informasi, aliran fisik aliran proses produksi, throughput time, aktivitas-aktivitas dalam proses produksi, persediaan dalam setiap tahapan produksi, produk yang dihasilkan pada setiap tahapan produksi, kemampuan memenuhi permintaan konsumen serta pemborosan biaya. PERUMUSAN MASALAH Permasalahan yang akan diteliti dalam Penelitian ini adalah:  Bagaimana mengetahui dan mengurangi adanya waste dan non value added activity dalam proses layanan pasien rawat jalan.  Bagaimana mengidentifikasi biaya-biaya yang terlibat dalam proses layanan pasien rawat jalan.  Bagaimana merancang sistem proses pelayanan pasien rawat jalan yang lebih efektif, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dengan mempertimbangan faktor biaya yang terlibat. Tujuan dan Manfaat Tujuan yang akan dicapai dengan dilakukannya penelitian ini adalah sebagai berikut :  Mengidentifikasi dan meminimasi aktivitas-aktivitas yang tergolong dalam non value added activity dalam proses pelayanan pasien rawat jalan. Sehingga dapat meminimasi pula biaya-biaya yang ada dalam proses produksi tersebut.  Merancang sistem proses pelayanan pasien rawat jalan dengan mengurangi waste yang telah diidentifikasi. METODA Dalam penelitian ini akan digunakan pendekatan Value Stream Mapping untuk mengidentifikasi adanya waste dalam proses pelayanan kesehatan dan memvisualisasikannya melalui penggunaan Big Picture Mapping dan Value Mapping Tools yang sesuai. a. Membuat Big Picture Mapping Dalam membuat Big Picture Mapping dilakukan pada satu value stream yang spesifik. Ini bertujuan untuk menghindari terjadinya bias akibat perbedaan urutan proses yang berbeda maupun pasien yang berbeda. Pemetaan ini memberikan gambaran atau memetakan semua aliran informasi, aliran fisik dan berhubungan antara keduanya agar dapat diketahui kondisi dan masalah rumah sakit secara umum. Setelah itu akan dibahas secara detail permasalahan yang ada dengan menggunakan value stream mapping tools.

ISBN : 979-99735-1-1 A-10-2


Adapun tahapan pembuatan Big Picture Mapping adalah sebagai berikut : 1. Mengumpulkan data kebutuhan masyarakat. 2. Menambahkan data aliran informasi seperti informasi apa saja yang dikirimkan kepada pasien, siapa yang bertanggung jawab atas informasi yang datang dari konsumen, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memproses informasi tersebut, informasi apa saja yang dikirimkan rumah sakit kepada pihak rujukan maupun ASKES, dll. 3. Menambahkan data aliran fisik seperti besarnya jumlah pasien yang datang, key process yang harus dilaksanakan, waktu standart untuk setiap proses, jumlah operator, lokasi loket pendaftaran, lokasi rekam medik, lokasi instalasi rawat jalan, dll. 4. Menghubungkan antara aliran fisik dan informasi. 5. Melengkapi peta yang telah dibuat dengan menambahkan keterangan lead time dan value adding time pada bagian dasar peta. b. Membuat Process Activity Mapping Tujuan dari pemetaan ini adalah mengidentifikasi lead time dan peningkatan produktivitas baik aliran fisik maupun aliran informasi tidak hanya dalam rumah sakit tetapi juga sepanjang aliran distribusi. Langkah-langkah dalam pembuatan Process Activity Mapping adalah: 1. Mencatat data-data dalam bentuk tabel berisi aktivitas, tempat terjadinya aktivitas, jarak perpindahan material, maupun operator dalam meter, waktu penyelesaian tiap aktivitas dalam menit, dan jumlah operator tiap aktivitas kemudian dilakukan penjumlahan waktu, jarak, dan orang yang dibutuhkan dalam proses. Juga serta dilakukan perkiraan biaya yang terjadi dari setiap aktivitas pelayanan. 2. Data-data aktivitas yang dicatat tiap tahap akan dikelompokkan kedalam 5 kelompok besar, yaitu operasi (O) merupakan aktivitas yang memberi nilai tambah pada produk, transportasi (T) merupakan perpindahan didalam rumah sakit atau antar area dimana aktivitas ini sebaiknya diminimasi, inspeksi (I) yaitu mengamati kualitas atau kuantitas dari produk atau informasi, delay (D) dan storage (S) dimana produk atau informasi menunggu tanpa aktivitas. Aktivitas pada tiap langkah juga akan dikelompokkan dalam value adding activity, necessary nonvalue adding, atau non-value adding. 3. Identifikasi masalah utama yang terjadi, mengetahui penyebab masalah utama yang terjadi, mengetahui penyebab masalah tersebut dan mencari solusi penyelesaiannya khususnya ketidakefisienan aktivitas yang dilakukan. c. Pembuatan Report Cost dengan pendekatan Proses Value Analysis Hal pertama yang dilakukan pada bagian ini adalah dengan mengidentifikasi activity driver dari setiap aktivitas produksi yang kemudian akan dikonversikan kedalam bentuk rupiah. Setelah dilakukan identifikasi activity driver, selanjutnya akan dilakukan identifikasi cost driver dari aktivitas tersebut. Setelah dilakukan identifikasi cost driver, akan dilakukan pemisahan biaya tersebut, dengan membedakan antara value added cost dan non value added cost.

ISBN : 979-99735-1-1 A-10-3


HASIL DAN DISKUSI Setelah adanya perbaikan pada proses pelayanan kesehatan di instalansi rawat jalan yaitu dengan mengeliminasi atau meminimasi aktifitas-aktifitas non value adding (NVA), pemampatan waktu aktifitas-aktifitas value adding (VA) dan aktivitas-aktivitas necessary non value adding (NNVA), serta koordinasi yang lebih baik antara aktivitasaktivitas value adding (VA), waktu yang dibutuhkan pada proses pelayanan kesehatan di Instalansi Rawat Jalan Rumah Sakit Haji Surabaya adalah 4153 detik atau 1 jam 9 menit 13 detik. Dari hasil tersebut telah terjadi pengurangan waktu yang cukup panjang yaitu 1165 detik atau 19 menit 15 detik per orang ( dari 5318 detik pada current state map) Kebutuhan waktu untuk setiap aktifitas pelayanan kesehatan dijelaskan seperti dibawah ini: No

Aktivitas

Current State Map (detik)

1.

Operasi

1483

Future State Map (detik) 1853

Perubahan

Perbaikan

20%

Mengganti lemari besi sistem dorong dengan lemari rak biasa Relayout ruangan Membuat wadah arsip yang disesuaikan dengan poli tujuan Menambah jumlah dokter spesialis

2. 3.

Transportasi Inspeksi

360 280

490 305

26,5% 8,2%

4.

Delay

2040

2640

22,7%

Setelah adanya perbaikan pada proses pelayanan kesehatan di instalansi rawat jalan yaitu dengan mengeliminasi atau meminimasi aktifitas-aktifitas non value adding (NVA), pemampatan waktu aktifitas-aktifitas value adding (VA) dan aktivitas-aktivitas necessary non value adding (NNVA), serta koordinasi yang lebih baik antara aktivitasaktivitas value adding (VA), biaya yang dikeluarkan oleh instalasi rawat jalan setiap bulannya adalah: Setelah terkoneksinya komputer di loket pendaftaran dengan data base pasien, dan penyederhanaan tampilan lembar kertas nomor antrian, setiap roll kertas mampu mencetak 60 nomor antrian. Dengan peningkatan pasien hingga mencapai 250 orang perhari, kebutuhan kertas roll setiap harinya adalah 4 1/6 buah. Biaya per bulan = 4 1/6 buah * Rp. 6000,00 * 26 hari = Rp. 650.000,00/bulan Adanya koneksitas komputer di loket pendaftaran dengan database pasien memampatkan waktu yang cukup lama yaitu 60 detik dari sebelumnya 85 detik untuk aktifitas memasukkan data pasien oleh petugas loket pendaftaran 2. Dengan adanya pengurangan waktu petugas 2, Aktifitas pengecekan kelengkapan ASKES oleh petugas loket pendaftaran 1 yang memakan waktu 25 detik dapat dialihkan kepada petugas 2 tanpa mengurangi waktu kerja sebelumnya. Dengan adanya penyerahan tugas pengecekan dari petugas 1 ke petugas 2, tanggung jawab petugas 1 di loket pendaftaran dapat dibebaskan. Dengan begitu telah terjadi pengurangan 1 orang pegawai non medis menjadi 6 orang.

ISBN : 979-99735-1-1 A-10-4


Biaya pegawai per bulan = 6 orang * Rp. 750.000,00 = Rp. 4.500.000,00/bulan Total biaya setelah perbaikan: = Rp. 650.000,00 + Rp. 4.500.000,00 = Rp. 5.150.000,00/bulan Setelah adanya perbaikan, total biaya adalah Rp. 5.150.000,00. dari hasil tersebut, telah terjadi pengurangan biaya tiap bulan di instalasi rawat jalan sebesar Rp. 724.000,00/bulan (dari sebelumnya Rp. 5.874.000,00/bulan) KESIMPULAN Dengan pembuatan process activity mapping dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Kontribusi terbesar lead time layanan instalasi rawat jalan adalah aktifitas delay, yaitu 2640 detik atau 49,5% dari keseluruhan waktu. Disusul kemudian aktifitas transportasi dengan waktu 490 detik atau sekitar 9,1%, aktifitas operasi dengan waktu 1853 detik atau 34,7% dan aktifitas inspeksi dengan waktu 305 detik atau sekitar 6,5% dari keseluruhan waktu. 2. Efisiensi, dalam hal ini mereduksi waktu dan biaya tercapai. Setelah terjadi perbaikan, waktu yang dibutuhkan pada proses pelayanan kesehatan di Instalansi Rawat Jalan Rumah Sakit Haji Surabaya adalah 4153 detik atau 1 jam 9 menit 13 detik. Berarti telah terjadi pengurangan waktu yang cukup panjang yaitu 1165 detik atau 19 menit 15 detik per orang ( dari 5318 detik pada current state map) 3. Setelah adanya perbaikan, total biaya adalah Rp. 5.150.000,00. dari hasil tersebut, telah terjadi pengurangan biaya tiap bulan di instalasi rawat jalan sebesar Rp. 724.000,00/bulan (dari sebelumnya Rp. 5.874.000,00/bulan) DAFTAR PUSTAKA Burn Lawton R., DeGraaff Robert A., dkk. 2001, ‘Study of The Health Care Value Chain’, Wharton School Chase, R.B., Aquilano, N.J., Jacobs, F.R. 2001. ‘Operations Management For Competitive Advantage’, 9thed. McGraw-Hill, New York. Durward K. Sobek, 2003, ‘Applying The Toyoya Production System to a Hospital Pharmacy’, Dept. of Mechanical and Industrial Engineering. Hines, P., Rich, N. 1997. ‘The seven value stream mapping tools’. International Journal of Operations & Production Management 17(1):46-64. Hines, P., Taylor, D. 2000. ‘Going Lean’. Lean Enterprise Research Centre Cardiff Business School. Koufteros, X.A, Vonderembse, M.A. 1998. ‚How to Cut Manufacturing Throughput Time’. Rohr, S.S., Correa, H.L. 1998. ‘Time-based competitiveness in Brazil: Whys and Hows’. International Journal of Operations & Production Management 18(3):233-245

ISBN : 979-99735-1-1 A-10-5


Shigeo Shingo, 1992, ‘The Shingo Production Management System, improving Process Functions’, Portland, Oregon : Productivity Press William M. Field. 2002, ‘Lean Manufacturing: Tools, Techniques, and How to use them ’, The St. Lucie Press.

ISBN : 979-99735-1-1 A-10-6

PENINGKATAN EFISIENSI PELAYANAN PASIEN INSTALASI RAWAT JALAN DENGAN PENDEKATAN LEAN THINKING DAN TIME BASED PROCESS (STUDY KASUS DI RSU HAJI SURABAYA)

Recommend Documents