Prosedur Kualiti PENGURUSAN AKTIVITI KOKURIKULUM PELAJAR No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
PK.UniMAP.(0).30 1 Januari 2013 02 01 1/13
PROSEDUR
PENGURUSAN AKTIVITI KOKURIKULUM PELAJAR PK.UniMAP.(O).30
Disediakan oleh :
Disemak oleh :
PENOLONG PENDAFTAR
WAKIL PENGURUSAN
Diluluskan oleh :
_____________________________________________ (En. Ahmad Fahmi Mahamood) Pengarah Pusat Kokurikulum
Prosedur Kualiti PENGURUSAN AKTIVITI KOKURIKULUM PELAJAR
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).30 1 Januari 2013 02 01 2/13
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini disediakan untuk memastikan setiap pelajar diwajibkan mengikuti kursus Kokurikulum seperti yang disyaratkan oleh universiti untuk melayakkan pelajar-pelajar tamat pengajian. Selain itu, pemantauan Kokurikulum / Badan Beruniform juga dapat dilaksanakan dengan sistematik dan cekap.
2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pusat Kokurikulum (PKOK UniMAP) untuk memastikan pengurusan dan pengendalian kursus-kursus kokurikulum / Badan Beruniform dapat dilaksanakan dengan teratur.
Prosedur Kualiti PENGURUSAN AKTIVITI KOKURIKULUM PELAJAR No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
PK.UniMAP.(0).30 1 Januari 2013 02 01 3/13
3.0 SINGKATAN PKOK
:
Pusat Kokurikulum
Peng. PKOK
:
Pengarah Pusat Kokurikulum
T. Peng. PKOK
:
Timbalan Pengarah Pusat Kokurikulum
PR
:
Pengerusi Rancangan Kokurikulum / Badan Beruniform
PP
:
Penolong Pendaftar Kokurikulum
PT (O)
:
Pembantu Tadbir ( Operasi )
PT (W)
:
Pembantu Tadbir ( Kewangan)
JL
:
Jurulatih (Kokurikulum / Badan Beruniform)
Pe
:
Pelajar
TNC
:
Timbalan Naib Canselor
NC
:
Naib Canselor
AMIS
:
Academic Management Information System
Prosedur Kualiti PENGURUSAN AKTIVITI KOKURIKULUM PELAJAR No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
PK.UniMAP.(0).30 1 Januari 2013 02 01 4/13
4.0 DEFINISI
5.0
Peng. PKOK
:
Ketua yang bertanggungjawab ke atas sesuatu kursus Kokurikulum / Badan Beruniform di Pusat Kokurikulum.
Kokurikulum / Badan Beruniform
:
Kegiatan luar kuliah yang ditetapkan oleh universiti memenuhi syarat penganugerahan Diploma / Ijazah Sarjana Muda.
Silibus
:
Sukatan kursus pengajaran
DOKUMEN RUJUKAN Bil.
Nama Dokumen
Lokasi
No. Rujukan
5.1
Manual Kualiti
eQdoc
MK-UniMAP- 30
5.2
Buku Panduan Akademik UniMAP
Pejabat Ko-K
Edisi Terkini
Prosedur Kualiti PENGURUSAN AKTIVITI KOKURIKULUM PELAJAR
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).30 1 Januari 2013 02 01 5/13
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 6.1 Seksyen A : PERLANTIKAN JURULATIH KOKURIKULUM / BADAN BERUNIFORM TanggungJawab
PT (O) / PP / PR
Tindakan 1. Menyemak dan mengenal pasti setiap jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform yang berkelayakan untuk dilantik setiap semester. (berdasarkan resume setiap jurulatih)
PT (O) / PP / PR / T. Peng. KOK
2. Mencadang dan memajukan nama setiap jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform yang berkelayakan kepada Pengarah Pusat Kokurikulum.
3. Nama-nama jurulatih yang dicadangkan adalah untuk lantikan berdasarkan analisis daripada Course Evaluation and Outcomes Assesment setiap semester yang mencapai sasaran penilaian yang ditetapkan oleh Pusat Kokurikulum.
4. Setelah dipersetujui nama jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform akan dimajukan kepada Naib Canselor UniMAP bagi mendapat perakuan untuk lantikan setiap semester.
Prosedur Kualiti PENGURUSAN AKTIVITI KOKURIKULUM PELAJAR
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).30 1 Januari 2013 02 01 6/13
5. Surat lantikan jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform akan dikeluarkan setelah mendapat perakuan oleh Naib Canselor UniMAP. 6. Surat lantikan akan dikeluarkan oleh Pusat Kokurikulum dan ditandatangani oleh TNC A&A UniMAP. 7. Surat lantikan tersebut adalah sebagai bukti tuntutan elaun perjalanan dan juga elaun mengajar oleh setiap jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform pada setiap semester.
Prosedur Kualiti PENGURUSAN AKTIVITI KOKURIKULUM PELAJAR
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).30 1 Januari 2013 02 01 7/13
6.2 Seksyen B: PENGENDALIAN KULIAH KOKURIKULUM / BADAN BERUNIFORM TanggungJawab
PP / PT (O) / JL / PR
Tindakan
1. Semak penawaran kursus pada setiap semester dan senarai nama pelajar yang mendaftar dalam sistem AMIS. 2. Pelajar perlu mengisi borang maklumat diri untuk setiap kursus Kokurikulum / Badan Beruniform yang diberikan oleh jurulatih. 3. Senarai kehadiran diwajibkan sepanjang aktiviti perkuliahan.
T. Peng. PKOK / PT (O) / JL
4. Pastikan jadual waktu dipamerkan pada papan notis dan di’upload’ ke dalam Portal dan email pelajar. 5. Maklumkan silibus kepada pelajar diawal semester oleh setiap jurulatih. 6. Kendalikan kuliah dan penilaian mengikut jadual yang ditetapkan (jadual akademik dilampiran).
PT (O) / PP / T. Peng. PKOK / JL
7. Pantau aktiviti perkuliahan dan pastikan dijalankan mengikut jadual oleh staf Pusat Kokurikulum melalui buku log. 8. Jika aktiviti perkuliahan ada masalah pastikan jurulatih memaklumkan kepada T. Peng. PKoK atau PP.
Prosedur Kualiti PENGURUSAN AKTIVITI KOKURIKULUM PELAJAR
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).30 1 Januari 2013 02 01 8/13
JL / T. Peng. PKOK / PR (K) / PP (K)
9. Pastikan kandungan silibus terkini dan releven.
PR / JL / PP
11. Ambil tindakan susulan hasil perbincangan. (jika perlu)
T. Peng. PKOK / PR / PP
12. Pastikan tindakan susulan dilaksanakan. (jika perlu)
10. Kaji semula silibus berdasarkan maklumbalas dari pihak luar dan sediakan cadangan penyemakan. (jika perlu)
Prosedur Kualiti PENGURUSAN AKTIVITI KOKURIKULUM PELAJAR
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).30 1 Januari 2013 02 01 9/13
6.3 Seksyen C: MARKAH KOKURIKULUM / BADAN BERUNIFORM Tanggungjawab
Tindakan
PT (O) / PP / PR
1. Terima keputusan / markah daripada jurulatih Kokurikulum dan Badan Beruniform.
PR / PP / PT (O)
2. Semak semua markah peperiksaan dan membuat pindaan maklumat (jika perlu).
T. Peng. PKOK / PT (O) / PP
3. Masukkan markah kerja kursus (100%) dalam AMIS (Academic Management Information System).
PP / PT (O)
4. Menyemak semua markah dalam sistem dan mengira % Gagal dan Lulus.
PT (O) / PP / PR
5. Menyediakan semua dokumen ( HEA 02B ) untuk Mesyuarat Majlis Pemeriksa Pusat Kokurikulum setiap semester.
PP / PR / T. Peng. PKOK / Peng. PKOK
6. Menyediakan minit mesyuarat selepas mesyuarat majlis untuk dihantar ke Unit Peperiksaan.
PT (O) / PP
7. Menghantar Dokumen ( HEA 02B ) dan minit mesyuarat ke Unit Peperiksaan untuk dibincang pada peringkat ( Majlis Peperiksaan Universiti ).
PP / PR / T. Peng. PKOK / Peng. PKOK / TNC / NC
8. Kelulusan dibuat sebelum diumumkan kepada pelajar oleh Unit Peperiksaan ( sekiranya tiada perubahan markah).
Prosedur Kualiti PENGURUSAN AKTIVITI KOKURIKULUM PELAJAR
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
PT (O) / PP / T. Peng. PKOK / Peng. PKOK
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).30 1 Januari 2013 02 01 10/13
9. Setiap semester fail rekod akademik akan dibuat berdasarkan penawaran kursus Kokurikulum dan Badan Beruniform bagi tujuan merekodkan dokumen-dokumen berkaitan.
Prosedur Kualiti PENGURUSAN AKTIVITI KOKURIKULUM PELAJAR
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
7.0
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).30 1 Januari 2013 02 01 11/13
REKOD KUALITI No. Rujukan
Lokasi
Tempoh Penyimpanan
Bil.
Nama Rekod
7.1
Fail rekod lantikan jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform PKOK/2/1-1
RK.UniMAP.(O).30-01
Pejabat Ko-K
5 tahun
7.2
Fail jadual waktu kuliah Kokurikulum / Badan Beruniform PKOK/2/1-2
RK.UniMAP.(O).30-02
Pejabat Ko-K
5 tahun
7.3
Fail rekod akademik Kokurikulum / Badan Beruniform PKOK/2/1-3
RK.UniMAP.(O).30-03
Pejabat Ko-K
5 tahun
Prosedur Kualiti PENGURUSAN AKTIVITI KOKURIKULUM PELAJAR
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
8.0
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).30 1 Januari 2013 02 01 12/13
LAMPIRAN No. Lampiran
Lampiran 1 -
Tajuk
Carta Alir Perlantikan Jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform
Carta Alir Pengendalian Kuliah Kokurikulum / Badan Beruniform .
Carta Alir Pengurusan Markah Kokurikulum / Badan Beruniform
Prosedur Kualiti PENGURUSAN AKTIVITI KOKURIKULUM PELAJAR No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
PK.UniMAP.(0).30 1 Januari 2013 02 01 13/13 LAMPIRAN 1
CARTA ALIR KERJA 8.1.1 Tanggungjawab
Seksyen A : PERLANTIKAN JURULATIH KOKURIKULUM / BADAN BERUNIFORM Aliran Kerja
Proses Kerja 1.
PT (O) / PP / PR Mula
2.
PT (O) / PP / PR / T. Peng. PKOK
3.
Menyemak dan mengenal pasti setiap jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform yang berkelayakan untuk dilantik setiap semester. (berdasarkan resume setiap jurulatih) Mencadang dan memajukan nama setiap jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform yang berkelayakan kepada Pengarah Pusat Kokurikulum . Nama-nama jurulatih yang dicadangkan adalah untuk lantikan berdasarkan analisis daripada Course Evaluation and Outcomes Assesment setiap semester yang mencapai sasaran penilaian yang ditetapkan oleh Pusat Kokurikulum.
4.
Setelah dipersetujui nama jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform akan dimajukan kepada Naib Canselor UniMAP bagi mendapat perakuan untuk lantikan setiap semester.
Surat Perlantikan PT (O) / PT (W) /PP / PR / T. Peng. PKOK / JL / NC / TNC
Tidak
6.
Surat lantikan jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform akan dikeluarkan setelah mendapat perakuan oleh Naib Canselor UniMAP.
7.
Surat lantikan akan dikeluarkan oleh Pusat Kokurikulum dan ditandatangani oleh TNC A&A UniMAP.
8.
Surat lantikan tersebut adalah sebagai bukti tuntutan klim perjalanan dan juga klim mengajar oleh setiap jurulatih Kokurikulum / Badan beruniform pada setiap semester.
lulus
Prosedur Kualiti PENGURUSAN AKTIVITI KOKURIKULUM PELAJAR No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
8.1.2
PK.UniMAP.(0).30 1 Januari 2013 02 01 14/13
Seksyen B : PENGENDALIAN KULIAH KOKURIKULUM
Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod
mula T. Peng. PKOK / PT (O) / JL
1. 2. 3.
PT (O) / PP / T. Peng. PKOK / JL
1. 2. 3.
Semak penawaran kursus pada setiap semester dan senarai nama pelajar mendaftar dalam sistem AMIS. Pelajar mengisi borang maklumat diri untuk setiap kursus Kokurikulum / Badan Beruniform yang diberikan oleh jurulatih. Senarai kehadiran diwajibkan sepanjang aktiviti perkuliahan. Pastikan jadual waktu dipamerkan pada papan notis dan diupload dalam Portal pelajar. Maklumkan silibus kepada pelajar diawal semester oleh setiap jurulatih. Kendalikan kuliah dan penilaian mengikut jadual yang ditetapkan (jadual akademik dilampirkan).
JL / T. Peng. PKOK / PR / PP
1.
PR / JL / PP
1. 2.
Pastikan kandungan silibus terlini dan releven. Kaji semula silibus berdasarkan maklumbalas dari pihak luar. Jika perlu sediakan cadangan penyemakan.
PR / JL / PP
1.
Ambil tindakan susulan hasil perbincangan (jika perlu)
T. Peng. PKOK / PR / PP
1.
Pastikan tindakan susulan dilaksanakan (jika perlu)
2.
Pantau aktiviti perkuliahan dan pastikan dijalankan mengikut jadual. Jika aktiviti perkuliahan ada masalah pastikan jurulatih memaklumkan kepada PP @ PRK.
AMIS
Jadual Waktu
Jadual
Prosedur Kualiti PENGURUSAN AKTIVITI KOKURIKULUM PELAJAR
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
8.1.3
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).30 1 Januari 2013 02 01 15/13
Seksyen C: REKOD MARKAH KOKURIKULUM / BADAN BERUNIFORM
Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod
Mula 1.
Terima keputusan peperiksaan penuh daripada jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform.
2.
Semak semua markah peperiksaan dan membuat pindaan maklumat (jika perlu).
PT (O) / PP / PR PP / PR 3.
T. Peng. PKOK / PT (O) / PR
Tidak
Masukkan markah kerja kursus (100%) dalam sistem AMIS dan mengira % gagal/lulus. Dokumen (HEA 02B) dan minit mesyuarat disediakan untuk Mesyuarat Majlis Pemeriksa Pusat Kokurikulum setiap semester.
4.
Lulus @ Tidak
5.
Mesyuarat tertinggi di universiti ( MPU )
6.
Lulus @ Tidak
Keputusan Peperiksaan
Pindaan Maklumat AMIS HEA 02B
lulus
NC / TNC / Peng. PKOK / T. Peng. PKOK / PP / PR
Tidak
Setiap semester fail rekod akademik akan dibuat berdasarkan penawaran kursus Kokurikulum dan Badan Beruniform.
