Rujukan kami Tarikh Bersamaan
: : :
UMT/BEND/ 100 – 4/ 5 Jilid 1(04) 23 April 2014 23 Jamadilakhir 1435
Semua Ketua Pusat Tanggungjawab Universiti Malaysia Terengganu YBhg. Dato’/Prof./Tuan/Puan, PEKELILING BENDAHARI BIL. 4 Tahun 2014 GARIS PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN BAGI MELAKSANAKAN PROGRAM/AKTIVITI PELAJAR
1.
TUJUAN 1.1
Pekeliling ini bertujuan untuk menjelaskan mengenai Garis Panduan Pengurusan
Kewangan
bagi
melaksanakan
program/aktiviti
pelajar
Universiti Malaysia Terengganu. 2.
LATAR BELAKANG 2.1
Pengajaran dan pembelajaran merupakan elemen yang penting dalam menentukan kecemerlangan akademik pelajar. Sebagai pelajar yang cemerlang, penglibatan di dalam program/aktiviti merupakan pelengkap kepada
kecemerlangan.
Panduan
kewangan
diperlukan
sebagai
pendedahan kepada semua pihak yang terlibat dengan program/aktiviti pelajar sama ada di peringkat Universiti atau anjuran pihak luar.
3.
OBJEKTIF 3.1
Mewujudkan satu garis panduan kewangan yang komprehensif kepada semua pihak yang perlu dipatuhi apabila melaksanakan program/aktiviti pelajar.
3.2
Membantu Pusat Tanggungjawab/kelab/organisasi untuk merancang perbelanjaan bagi program/aktiviti pelajar berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan.
4.
SKOP 4.1
Program/aktiviti pelajar merangkumi perkara-perkara berikut: 4.1.1 Aktiviti
yang
berbentuk
kemasyarakatan,
sukan,
sahsiah,
kerohanian, kebudayaan, dan sebagainya yang disertai oleh pelajar sama ada di dalam atau luar kampus dan 4.1.2 Aktiviti tersebut juga termasuk aktiviti pelajar yang mewakili Universiti
seperti
Kementerian
yang
Pendidikan
diarahkan
oleh
pihak
Malaysia
(KPM)
atau
luar
seperti
agensi-agensi
kerajaan yang lain. 5.
GARIS PANDUAN KEWANGAN 5.1
Penganjuran Program/Aktiviti Pelajar 5.1.1 Yuran penyertaan hendaklah dijelaskan sebelum program/aktiviti berlangsung. Kutipan pada hari pendaftaran hanya boleh dibuat oleh pegawai yang diberikuasa. 5.1.2 Permohonan sumbangan/derma/tajaan adalah berdasarkan kepada garis panduan yang telah ditetapkan oleh Universiti dan tertakluk kepada pekeliling yang berkuatkuasa. Sumbangan/derma/tajaan
hanya boleh dilakukan selepas mendapat kelulusan daripada Naib Canselor UMT atau pegawai yang diberikuasa. 5.1.3 Kaedah kutipan yuran dan penyaluran sumbangan/derma/tajaan adalah sepertimana berikut: a)
Sumbangan tunai dibuat di Kaunter Pejabat Bendahari.
b)
Bayaran cek di atas nama ‘BENDAHARI UMT’.
c)
Bayaran kredit terus ke akaun UMT (bukti pembayaran perlu dikemukakan).
5.1.4 Setiap sumbangan/derma/tajaan hendaklah dimaklumkan dengan menggunakan borang yang telah ditetapkan kepada Pejabat Bendahari. 5.2
Elaun Makan 5.2.1 Kadar elaun makan bagi program/aktiviti pelajar adalah sebanyak RM20.00 sehari. Elaun makan layak dibayar apabila sesuatu aktiviti dijalankan tidak kurang daripada 24 jam (termasuk waktu perjalanan). 5.2.2 Elaun makan tidak layak dituntut sekiranya makan disediakan oleh penganjur atau universiti. 5.2.3 Bayaran elaun makan kepada pelajar akan dibuat melalui kaedah kredit terus ke akaun pelajar, pendahuluan diri oleh pegawai dan bayaran balik kepada pegawai.
5.2.4 Kaedah pembayaran elaun pelajar adalah seperti berikut: Bil
Kaedah
Penerima bayaran
1
Bayaran terus kepada pelajar
Pelajar
2
Pendahuluan diri
Pegawai
3
Bayaran balik kepada pegawai
Pegawai
Catatan Bayaran dibuat setelah program selesai melalui arahan bayaran balik daripada pihak yang berkaitan Program belum berlangsung dan akan dibayar kepada pelajar semasa hari program Pegawai mendahulukan duit sendiri untuk diberikan kepada pelajar
5.2.5 Pelajar yang menerima elaun secara tunai hendaklah membuat akaun pengesahan penerimaan. 5.3
Kadar Penginapan 5.3.1 Kadar penginapan bagi program/aktiviti adalah seperti berikut: Bil 1
2
Jenis Penginapan per pelajar Penginapan per bilik
Kadar
Catatan
RM60.00
-
RM120.00
Bilangan kehadiran dalam jumlah yang tidak ramai (13 orang) atau berlainan jantina (2 lelaki/1 perempuan dan sebaliknya)
5.3.2 Universiti akan mengeluarkan Pesanan Belian (PO) atau membuat bayaran terus kepada pihak berkenaan.
5.4
Pengangkutan 5.4.1 Semua program/aktiviti pelajar perlu menggunakan kenderaan Universiti. Pelajar dibenarkan menyewa kenderaan luar sekiranya pengangkutan tidak disediakan oleh pihak Universiti. 5.4.2 Sewaan kenderaan hendaklah dibuat dengan pembekal yang berdaftar dengan Universiti sahaja. 5.4.3 Tuntutan bayaran tol adalah dibenarkan sekiranya menggunakan kenderaan sendiri atau disewa dan disertakan resit asal. 5.4.4 Bayaran minyak petrol/diesel dibuat melampirkan resit. Jumlah pengiraan tuntutan minyak petrol/diesel adalah menggunakan formula berikut: Jumlah Jarak (KM) 6
x
Harga semasa 1 liter minyak
5.4.5 Sekiranya pelajar diarahkan menyertai program/aktiviti rasmi Universiti semasa cuti semester, pelajar layak menuntut bayaran balik tiket pengangkutan awam dan tiket tersebut perlu dikepilkan semasa membuat tuntutan. 5.5
Bayaran Penceramah/Fasilitator 5.5.1 Bayaran kepada penceramah/fasilitator adalah berdasarkan kepada kadar yang telah ditetapkan oleh Universiti dan tertakluk kepada pekeliling yang berkuatkuasa. 5.5.2 Penceramah/fasilitator yang diberikan bayaran tidak layak diberikan hadiah/cenderahati.
5.6
Hadiah/Cenderahati 5.6.1 Pemberian hadiah/cenderahati adalah dibenarkan kepada perasmi jemputan bagi sesuatu program/aktiviti tertakluk kepada pekeliling yang berkuatkuasa. 5.6.2 Pemberian hadiah/cenderahati boleh diberikan kepada peserta sekiranya perlu dengan kadar yang munasabah. Pemberian hadiah/cenderahati yang digalakkan adalah yang membawa manfaat dan berguna. 5.6.3 Bagi pengiring kepada perasmi jemputan yang turut hadir menyaksikan
program/aktiviti
tidak
perlu
disediakan
hadiah/cenderahati. 5.7
Bekalan/perkhidmatan program/aktiviti 5.7.1 Penggunaan pesanan belian adalah diwajibkan dalam semua perolehan bekalan/perkhidmatan program/aktiviti dan tertakluk kepada pekeliling perolehan yang berkuatkuasa.
5.8
Kadar Keraian 5.8.1 Kadar keraian adalah tertakluk kepada pekeliling keraian rasmi yang berkuatkuasa.
5.9
Peralatan 5.9.1 Penggunaan peralatan Universiti bagi program/aktiviti adalah bergantung kepada kekosongan yang ada. Pegawai/pelajar yang menggunakan peralatan milik Universiti perlu bertanggungjawab sepenuhnya ke atas peralatan tersebut. Setiap peralatan yang dipinjam hendaklah dipastikan berada dalam keadaan yang baik.
5.9.2 Sewaan peralatan adalah dibenarkan sekiranya tidak dapat disediakan oleh Universiti. Penyelaras/penasihat program/aktiviti bertanggungjawab memastikan kos sewaan adalah munasabah. 5.10
Pemberian Hadiah Secara Tunai 5.10.1 Sekiranya terdapat sebarang pemberian hadiah secara wang tunai yang telah diluluskan oleh jawatankuasa program, kaedah bayaran adalah
melalui
pendahuluan
pelbagai
oleh
staf.
Walau
bagaimanapun bayaran secara kredit terus ke akaun penerima adalah digalakkan. 6.
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI YANG TERLIBAT 6.1
Penasihat/Pegawai Pengiring/Pegawai Universiti yang terlibat dengan program/aktiviti pelajar perlulah bertanggungjawab memastikan semua peraturan Universiti termasuk peraturan kewangan yang berkuatkuasa adalah dipatuhi.
6.2
Setiap peruntukan yang diluluskan hendaklah dibelanja dengan cara yang berhemat.
6.3
Pegawai atau pelajar boleh mendapatkan khidmat nasihat daripada Pegawai Kewangan yang berkaitan di Pejabat Bendahari sekiranya perlu.
7.
TARIKH KUAT KUASA 7.1
Pekeliling ini berkuat kuasa serta merta mulai tarikh ianya dikeluarkan.
Sekian, terima kasih. Saya yang menjalankan tugas,
(NOR AZIZAH BINTI KASIM) Bendahari Universiti Malaysia Terengganu s.k: 1.
YBhg. Dato’ Naib Canselor
2.
Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)
3.
Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)
4.
Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)
SEPERTI SENARAI EDARAN 1.
Pendaftar
2.
Pengarah, Pusat Pembangunan dan Harta
3.
Dekan, Pusat Pengajian Informatik dan Matematik Gunaan
4.
Dekan (Memangku), Pusat Pengajian Sains Perikanan dan Akuakultur
5.
Dekan, Pusat Pengajian Sains Marin dan Sekitaran
6.
Dekan, Pusat Pengajian Pembangunan Sosial dan Ekonomi
7.
Dekan, Pusat Pengajian Sains dan Teknologi Makanan
8.
Dekan, Pusat Pengajian Kejuruteraan Kelautan
9.
Dekan, Pusat Pengajian Sains Asas
10.
Dekan, Pusat Pengajian Perniagaan dan Pengurusan Maritim
11.
Dekan, Pusat Pendidikan Asas dan Liberal
12.
Pengarah, Institut Akuakultur Tropika
13.
Pengarah, Institut Oseanografi dan Sekitaran
14.
Pengarah, Institut Penyelidikan Kenyir
15.
Pengarah, Institut Bioteknologi Marin
16.
Pengarah, Pusat Pembelajaran Digital Sultanah Nur Zahirah
17.
Pengetua Kolej Siswa Abdul Rahman Limbong
18.
Pengetua Kolej Siswa Sheikh Abdul Malek
19.
Pengarah, Pusat Pengurusan Bakat Akademik
20.
Pengarah, Pusat Pembangunan Holistik Pelajar
21.
Pengarah, Pusat Pengurusan Teknologi Maklumat
22.
Pengarah, Pusat Perancangan dan Pembangunan Akademik
23.
Pengarah, Pusat Inovasi dan Pemindahan Ilmu
24.
Pengarah, Makmal Berpusat
25.
Pengarah, Pusat Jaringan Penyelidikan ECER
26.
Pengarah, Pusat Pengurusan Penyelidikan
27.
Pengarah, Pusat Kesihatan Pelajar
28.
Pengarah, Pusat Pembangunan Alumni & Keusahawanan (CADE)
