PENGUKURAN TINGKAT KEMAPANAN PENERAPAN TEKNOLOGI RFID DI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI BERDASARKAN FRAMEWORK COBIT 4.1 WIDIYATI KANIA

PENGUKURAN TINGKAT KEMAPANAN PENERAPAN TEKNOLOGI RFID DI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI BERDASARKAN FRAMEWORK COBIT 4.1

WIDIYATI KANIA

SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2011

PERNYATAAN MENGENAI TUGAS AKHIR DAN SUMBER INFORMASI Dengan ini saya menyatakan bahwa Tugas Akhir Pengukuran Tingkat Kemapanan Penerapan Teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI berdasarkan Framework COBIT 4.1, adalah karya saya dengan arahan komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apapun kepada perguruan tinggi manapun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir Tugas Akhir ini. Bogor, September 2011

Widiyati Kania NRP G652080065

ABSTRACT WIDIYATI KANIA. Measuring the Maturity Level of the Implementation of RFID in National Library of Indonesia based on COBIT 4.1 Framework. Under direction of B. MUSTAFA M. and HENDRA RAHMAWAN. National Library of Indonesia improved the library service by implementing RFID to support library service especially at Open Access System Group. The Object of this study is about governance of RFID technology in the National Library of Indonesia. While the goals are measuring the maturity level of the application of RFID, identify constraints that affect the success rate of application of RFID technology and make recommendations to improve maturity level of IT governance in further implementation of RFID technology. Data retrieved through interviews and questionnaire to the respondents who directly involved in the planning and implementation of RFID systems and then analyzed using six attributes of maturity of the COBIT 4.1 framework. As result of measuring process during the study, the maturity level of IT governance in implementation of RFID technology at National Library of Indonesia is level 2 (repeatable and intuitive). The targeted recommendation proposed to improve maturity level of further implementation including improvement for some aspect in IT processes and organization with its relations, as well as change management aspect. Keyword: RFID, maturity level, COBIT 4.1 Framework, library service

RINGKASAN WIDIYATI KANIA. Pengukuran Tingkat Kemapanan Penerapan Teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI berdasarkan Framework COBIT 4.1. Dibimbing oleh B. MUSTAFA M. dan HENDRA RAHMAWAN. Perpustakaan Nasional RI sejak tahun 2008 telah memanfaatkan teknologi RFID untuk meningkatkan kualitas layanannya. Sejak diterapkannya teknologi RFID di Kelompok Layanan Terbuka hingga sekarang belum pernah dilakukan evaluasi maupun penelitian terhadap kinerja RFID. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI, kendala yang mempengaruhi tingkat keberhasilan penerapannya, dan menyusun rekomendasi untuk menciptakan tingkat kemapanan selanjutnya. Ruang lingkup penelitian ini adalah tatakelola teknologi RFID dan pengukuran tingkat kemapanan teknologi RFID pada fungsi yang sudah berjalan yaitu di Kelompok Layanan Terbuka. Hasil penelitian ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas layanan perpustakaan dengan memaksimalkan fungsifungsi teknologi RFID berdasarkan tingkat kemapanan selanjutnya, dapat pula dijadikan bahan pertimbangan bagi Perpustakaan Nasional RI untuk menentukan kebijakan tatakelola Teknologi RFID selanjutnya, serta dapat dijadikan sebagai bahan pelengkap teori bagi penelitian bidang Teknologi Informasi khususnya pada aspek layanan perpustakaan. Penelitian ini bersifat evaluatif dengan pendekatan pada efektifitas dan efisiensi tatakelola TI yang dilaksanakan di Perpustakaan Nasional. Analisa dilakukan dengan menggunakan prosedur standar COBIT 4.1 (Control Objective for Information and Related Technology) yang menerapkan mekanisme control yang terdapat dalam 34 kendali proses dibawah 4 domain, yaitu PO (Plan and Organize), AI (Acquire and Implement), DS (Deliver and Support), dan ME (Monitor and Evaluate). Data diperoleh melalui studi literatur, wawancara, kuesioner, dan dokumen lain yang merupakan produk kerja Perpustakaan Nasional RI. Wawancara ditujukan kepada para pengambil kebijakan , sedangkan kuesioner ditujukan kepada staf yang menangani penerapan teknologi RFID secara langsung. Deskripsi dari tingkat kematangan terdiri atas 6 level (0 sampai 5) yang menggambarkan tingkat kehandalan aktivitas-aktivitas pengendalian sistem informasi. Hasil penghitungan tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID di Perpustakaan Nasionla RI adalah 2.24 (Repeatable but Intuitive), yaitu termasuk dalam level 2 (Repeatable but Intuitive). Kondisi yang dapat digambarkan adalah proses dikembangkan kedalam tahap dimana terdapat prosedur serupa diikuti oleh pihak-pihak yang berbeda untuk pekerjaan yang sama. Tidak terdapat pelatihan formal atau pengkomunikasian standard dan tenggung jawab diserahkan kepada individu. Sebagai rekomendasi adalah perlu adanya manajemen perubahan yang ditinjau dan diperbaharui secara teratur dan berkesinambungan. Untuk meningkatkan tingkat kemapanan berdasarkan COBIT 4.1 dilakukan penentuan prioritas dan target dari perbaikan yang akan dilakukan. Enam kendali proses yang mendapat nilai terendah dan dapat dijadikan sebagai

prioritas utama adalah PO8 (Pengukuran Kualitas), PO10 (Mengatur Proyek), AI3 (Mendapatkan dan Memelihara Perangkat Lunak Aplikasi, AI4 (menjalankan operasi dan menggunakannya), AI6 (Mengelola Perubahan), AI7 (Instalasi dan Akreditasi Solusi serta Perubahan) Peningkatan tingkat kemapanan tidak terlepas dari 6 atribut kematangan COBIT 4.1, yaitu Awareness and Communication (AC), Policies, Standards and Procedures (PSP), Tools and Automation (TA), Skill and Expertise (SE), Responsibilities and Accountabilities (RA), dan Goal Setting and Measurement (GSM) Kata Kunci : Radio Frequancy Identification (RFID), tingkat kemapanan, framework COBIT 4.1, layanan perpustakaan

© Hak Cipta milik IPB, tahun 2011 Hak Cipta dilindungi Undang-undang Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik atau tinjauan suatu masalah; dan Pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan yang wajar IPB Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh karya tulis dalam bentuk laporan apapun tanpa izin IPB

PENGUKURAN TINGKAT KEMAPANAN PENERAPAN TEKNOLOGI RFID DI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI BERDASARKAN FRAMEWORK COBIT 4.1

WIDIYATI KANIA G652080065

Tugas Akhir sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Profesional pada Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustakaan

SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2011

Penguji Luar Komisi Pada Ujian Tugas Akhir : Rindang Karyadin, S.T., M.Kom.

PRAKATA Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan perkuliahan di Institut Pertanian Bogor (IPB) melalui beasiswa yang penulis terima dari Perpustakaan Nasional RI, meskipun dengan perjuangan yang tidak mudah karena penulis harus mengerahkan segala daya, upaya, pikiran dan waktu untuk mencapainya. Penelitian ini berjudul Pengukuran Tingkat Kemapanan Penerapan Teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI berdasarkan Framework COBIT 4.1. Penelitian dilaksanakan selana bulan Juni 2011atau kurang lebih berlangsung selama 1 (satu) bulan. Lokasi penelitian ini bertempat di instansi dimana penulis bekerja yaitu di Perpustakaan Nasional RI yang berlokasi di jalan Medan Merdeka Selatan No. 11 Jakarta Pusat. Terima kasih penulis ucapakan kepada Bapak Drs. B. Mustafa M., M.Lib. dan Bapak Hendra Rahmawan, S.Kom., M.T. selaku pembimbing, serta seluruh keluarga dan rekan-rekan di kampus maupun di Perpustakaan Nasional RI, atas segala doa dan kasih sayangnya. Penulis menyadari bahwa untuk memperoleh penulisan karya ilmiah yang sempurna tidaklah mudah, semoga Allah SWT selalu memberikan ridho-Nya pada setiap niat baik kita. Amin.

Bogor, September 2011

Widiyati Kania

RIWAYAT HIDUP Penulis dilahirkan di Bogor pada tanggal 05 Agustus 1980 yang merupakan anak kedua dari dua bersaudara dari pasangan Bapak Tisyo Haryono dan ibu Titin Sartika. Pada tahun 2003 penulis menyelesaikan kuliahnya di Universitas Padjadjaran Bandung jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi dengan gelar sebagai Sarjana Sosial. Setelah mendapatkan gelar sarjananya tersebut penulis sempat bekerja outsourching di PT. Telkom, Tbk terlebih dahulu sebelum menjadi seorang Pegawai Negeri Sipil di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Pada tahun 2009 penulis mendapatkan beasiswa pendidikan pascasarjana di Institut Pertanian Bogor yang diperoleh dari institusi tempat penulis bekerja.

i

DAFTAR ISI

Halaman DAFTAR TABEL .......................................................................................... iii DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... iv DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. v BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang .............................................................................. 1.2. Rumusan Masalah ........................................................................ 1.3. Tujuan Penelitian .......................................................................... 1.4. Ruang Lingkup Penelitian ............................................................ 1.5. Manfaat Penelitian ......................................................................... 1.6. Definisi Operasional ......................................................................

1 3 3 3 4 4

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. RFID 2.1.1. Definisi RFID .................................................................... 5 2.1.2. Sistem RFID ...................................................................... 6 2.1.3. Penggunaan RFID di Perpustakan Nasional RI ................. 7 2.2. Framework COBIT 4.1 2.2.1. Definisi ............................................................................ 11 2.2.2. Tingkat Kematangan (Maturity Level) ............................ 14 2.2.3. Critical Success Factor (CSF) ......................................... 17 2.3. Perpustakaan Nasional RI ........................................................... 17 2.3.1. Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi ........................... 18 2.3.2. Pemanfaatan RFID di Perpustakaan Nasional RI ............ 20 BAB III. METODE PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran ................................................................... 3.2. Alur Penelitian ............................................................................ 3.3. Analisis Data .............................................................................. 3.3.1. Pengumpulan Data ........................................................... 3.3.2. Pengolahan Data .............................................................. 3.4. Jadwal Penelitian ........................................................................ 3.5. Pelaksanaan penelitian ................................................................

23 25 26 27 27 28 29

BAB IV. ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1. Analisis Profil Organisasi Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi .................................................................................... 4.2. Analisis Proses Bisnis ................................................................ 4.3. Analisis Portofolio Bisnis Organisasi ........................................ 4.4. Analisis Portofolio SI/TI Organisasi ......................................... 4.5. Analisis Stategi SI/TI Organisasi .............................................. 4.6. Analisis Strategi Bisnis Organisasi ........................................... 4.7. CSF (Critical Success Factor) ................................................... 4.8. Kendali Proses ...........................................................................

30 31 32 33 33 34 34 36

ii

4.9. Analisis Tingkat Kemapanan ..................................................... 45 4.10. Hasil Pengukuran Tingkat Kemapanan ..................................... 66 BAB V. SIMPULAN DAN SARAN 5.1. Simpulan .................................................................................... 69 5.2. Saran .......................................................................................... 70 DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 71 LAMPIRAN

iii

DAFTAR TABEL

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45

Halaman Penerapan RFID dan perangkatnya di PNRI .......................................... 22 Level Maturity Model ............................................................................. 24 Pembobotan Kuesioner ........................................................................... 28 Kriteria Penilaian .................................................................................... 28 Jadwal Penelitian ..................................................................................... 29 Fungsi RFID ............................................................................................ 33 CSF .......................................................................................................... 35 Business Goals COBIT 4.1 ..................................................................... 36 Hasil Pemetaan CSF dengan Business Goals COBIT 4.1 ...................... 37 IT Goals COBIT 4.1 ................................................................................ 40 Hasil Pemetaan Business Goals dengan IT Goals .................................. 41 Pemetaan BG terhadap ITG COBIT 4.1 ................................................. 42 Kendali Proses COBIT 4.1 ...................................................................... 43 Tiga Puluh Kendali Proses COBIT 4.1 ................................................... 44 PO1 Menetapkan Rencana Strategis IT .................................................. 45 PO2 Menetapkan Arsitektur Sistem Informasi ....................................... 46 PO3 Menetapkan Arah Teknologi .......................................................... 47 PO4 Menetapkan Proses TI, Organisasi dan Hubungannya ................... 48 PO6 Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah Manajemen ....................... 48 PO7 Mengelola Sumberdaya Manusia .................................................... 49 PO8 Mengatur Kualitas ........................................................................... 50 PO10 Mengatur Proyek ........................................................................... 50 AI1 Identifikasi Solusi-solusi Otomatis .................................................. 51 AI2 Mendapatkan dan Memelihara Perangkat Lunak Aplikasi .............. 52 AI3 Mendapatkan dan Memelihara Infrastruktur Teknologi .................. 53 AI4 Menjalankan Operasi dan Menggunakannya ................................... 53 AI5 Pengadaan Sumberdaya TI .............................................................. 54 AI6 Mengelola Perubahan ...................................................................... 55 AI7 Instalasi dan Akreditasi Solusi serta Perubahan .............................. 56 DS1 Menetapkan dan Mengatur Tingkat Layanan ................................. 56 DS2 Mengatur Layanan dengan Pihak Ketiga ........................................ 57 DS3 Mengatur Kinerja dan Kapasitas ..................................................... 58 DS4 Memastikan Ketersediaan Layanan ................................................ 58 DS5 Memastikan Keamanan Sistem ....................................................... 59 DS7 Mendidik dan Melatih Pengguna .................................................... 60 DS8 Mengelola Bantuan Layanan dan Insiden ....................................... 60 DS10 Mengelola Masalah ....................................................................... 61 DS11 Mengelola Data ............................................................................. 61 DS12 Mengelola Fasilitas ....................................................................... 62 DS13 Mengelola Operasi ........................................................................ 63 ME1 Monitor dan Evaluasi Kinerja TI ................................................... 63 ME2 Monitor dan evaluasi Pengendalian Internal .................................. 64 ME3 Memastikan kepatuhan terhadap Persyaratan Eksternal ................ 65 Menyediakan Tatakelola TI .................................................................... 65 Hasil Pengukuran Tingkat Kemapanan ................................................... 66

iv

DAFTAR GAMBAR

1 2 3 4 5 6 7

Halaman COBIT 4.1 Framework ........................................................................... 13 Tingkat Maturitas dalam Kerangka Kerja COBIT 4.1 ............................ 16 Struktur Organisasi Pusat Jasa ................................................................ 18 Alur Penelitian ........................................................................................ 25 Proses Bisnis Pusat Jasa Perpustakaan Nasional RI ............................... 32 Kendali Proses ......................................................................................... 36 Hasil Pengukuran Tingkat Kemapanan ................................................... 67

v

DAFTAR LAMPIRAN

1 2 3 4 5 6

Halaman PO8 (Mengatur Kualitas) ........................................................................ 73 PO10 (Mengatur Proyek) ........................................................................ 76 AI3 (Mendapatkan dan Memelihara Perangkat Lunak Aplikasi) ........... 78 AI4 (Menjalankan Operasi dan Menggunakannya) ................................ 80 AI6 (Mengelola Perubahan) .................................................................... 84 AI7 (Instalasi dan Akreditasi Solusi serta Perubahan) ............................ 87

BAB I PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang Penerapan teknologi informasi dalam bidang perpustakaan semakin hari semakin berkembang mengikuti perkembangan teknologi yang ada. Sajian teknologi baru dalam berbagai bentuk memungkinkan banyak kegiatan dalam jumlah besar bahkan rumit dapat dikerjakan secara mudah dan cepat dan menghasilkan pekerjaan secara optimal. Salah satunya adalah RFID (Radio Frequency Identification). RFID yang diasumsikan sebagai penerus teknologi barcode, merupakan salah satu pengembangan teknologi informasi dalam bidang dokumentasi dan informasi yang mulai dikembangkan juga pemakaiannya dalam dunia perpustakaan. Pemanfaatan teknologi RFID tidak terbatas hanya pada perpustakaan saja. RFID di salahsatu rumah sakit di Taiwan telah berhasil menunjukkan adanya penurunan biaya operasi, peningkatan keselamatan pasien, dan peningkatan kualitas layanan medis. Di supermarket, RFID dapat dimanfaatkan sebagai alat pengenalan barang. Salahsatu produsen furniture terbesar di Lituania telah menggunakan RFID untuk melacak mebel yang dikirim, dengan tujuan untuk mengurangi kesalahan pengiriman dan biaya kerja saat pekerja memindahkan produk ke gudang dan kemudian ke truk. Masih banyak contoh lainnya pemanfaatan RFID di berbagai sektor industri. Perpustakaan Nasional RI sebagai lembaga Pemerintah Non Kementerian yang diberikan tugas untuk melaksanakan tugas pemerintah dalam bidang perpustakaan, merupakan perpustakaan utama yang dianggap paling komprehensif untuk melayani keperluan informasi dari penduduk suatu negara. Fungsi utamanya yaitu menyimpan semua bahan pustaka yang tercetak dan terekam yang diterbitkan di suatu Negara (Sulistyo-Basuki, 1993). Dengan fungsinya tersebut Perpustakaan Nasional RI sangat berkepentingan untuk menggunakan media yang dapat secara maksimal mendukung pengamanan koleksi-koleksi yang sangat

2

bernilai baik secara kualitas maupun kuantitas sebagai perwujudan khasanah budaya intelektualitas bangsa. Perpustakaan Nasional RI sejak tahun 2008 mulai memanfaatkan teknologi RFID dan sampai saat ini terus diperluas cakupannya ke berbagai jenis layanan yang ada. Pemanfaatan tekologi RFID di perpustakaan Nasional RI saat ini baru berjalan di Kelompok Layanan Terbuka. Teknologi tersebut merupakan pengembangan dari teknologi sebelumnya yaitu barcode dan tag anti-theft (pencurian). Teknologi RFID memberikan keunggulan yang signifikan bila dibandingkan dengan teknologi barcode dan tag anti-theft (pencurian). Keunggulan utama RFID adalah pada meningkatnya kualitas pelayanan serta penghematan biaya operasional tenaga petugas perpustakaan apabila teknologi RFID ini dapat dimanfaatkan kegunaannya secara maksimal. Berdasarkan keunggulan-keunggulan yang dimiliki RFID, sangat penting untuk memastikan sudah sejauh mana tingkat kemapanan penerapan RFID di Kelompok Layanan Terbuka, sesuai dengan rencana pengembangan teknologi informasi yang telah ada. Sejak diterapkannya teknologi RFID di layanan terbuka pada tahun 2008 hingga sekarang belum pernah dilakukan evaluasi maupun penelitian terhadap kinerja RFID sehingga belum dapat diketahui tingkat kemapanan penerapan teknologi tersebut. Salah satu model acuan yang dapat digunakan untuk mengetahui tingkat kemapanan adalah model kemapanan (maturity model) COBIT 4.1 dari Information Technology Governance Institute (ITGI). Dengan COBIT 4.1. Pengguna IT dapat memperoleh keyakinan atas kehandalan teknologi yang dipergunakan. Sedangkan untuk para pengambil keputusan atau manajemen dapat mengambil manfaat sebagai pertimbangan dalam keputusan investasi di bidang TI serta infrastrukturnya, menyusun rencana strategis IT, menentukan arsitektur informasi dan keputusan pengadaan IT itu sendiri dalam hal ini yang berkenaan dengan layanan perpustakaan.

3

I.2. Perumusan Masalah Tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI sejak digunakannya mulai pada tahun 2008 hingga sekarang belum pernah diukur sejauh mana kemapanan penerapan teknologi tersebut. Karenanya menjadi penting untuk mengukurnya sehingga dapat diketahui kesuksesan penerapan teknologi tersebut.

I.3. Tujuan Penelitian Berdasarkan masalah yang ada, tujuan penelitian ini adalah: 1. Mengetahui

tingkat

kemapanan

penerapan

teknologi

RFID

di

Perpustakaan Nasional RI, 2. Mengetahui kendala yang mempengaruhi tingkat keberhasilan penerapan teknologi RFID, 3. Menyusun rekomendasi dan strategi sebagai masukan untuk menciptakan tingkat kemapanan tinggi tatakelola teknologi RFID.

1.4. Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup penelitian ini adalah: 1. Pengukuran tingkat kemapanan tatakelola teknologi informasi hanya dilakukan pada tatakelola teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI, 2. Pengukuran tingkat kemapanan teknologi RFID dilakukan pada fungsi yang sudah berjalan yaitu penerapan teknologi RFID di Kelompok Layanan Terbuka.

4

1.5. Manfaat Penelitian Manfaat penelitian ini adalah: 1. Dapat meningkatkan kualitas layanan perpustakan dengan memaksimalkan fungsi-fungsi teknologi RFID berdasarkan tingkat kemapanan selanjutnya 2. Dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi Perpustakaan Nasional RI untuk menentukan kebijakan tata kelola Teknologi Informasi selanjutnya 3. Dapat dijadikan sebagai bahan pelengkap teori bagi penelitian bidang Teknologi Informasi khususnya pada aspek

layanan perpustakaan

selanjutnya. 1.6. Definisi Operasional Batasan istilah yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: COBIT 4.1 (Control Objectives for Information and Related Technology) adalah kerangka kerja dalam melakukan audit sistem informasi dan dasar pengendalian yang dibuat oleh Information Systems Audit and Control Association (ISACA), dan IT Governance Institute (ITGI) pada tahun 1992. (Johnson dkk, 2007). CSF (Critical Success Factor) adalah langkah-langkah yang harus dilakukan oleh organisasi yang merupakan faktor-faktor penentu keberhasilan dalam mencapai tujuan organisasi. (Ward J and Peppard J. 2005). Maturity Level adalah alat untuk melakukan benchmarking dan self-assessment oleh manajemen teknologi informasi secara lebih efisien. (Pederiva, 2003) RFID (Radio Frequency Identificaion) adalah sebuah metode identifikasi dengan menggunakan sarana yang disebut label RFID atau transponder untuk menyimpan dan mengambil data jarak jauh. (Wikipedia, 2010)

5

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1 RFID 2.1.1 Definisi RFID RFID (Radio Frequency Identification) adalah teknologi identifikasi berbasis gelombang. (Supriyanto, 2008) .Metode identifikasinya menggunakan sarana yang disebut label RFID atau transponder (tag) untuk menyimpan dan mengambil data jarak jauh. Teknologi ini mampu mengidentifikasi berbagai objek secara simultan tanpa diperlukan kontak langsung (atau dalam jarak pendek). Implementasi RFID secara efektif digunakan pada lingkungan manufaktur atau indistri yang memerlukan akurasi dan kecepatan identifikasi objek dalam jumlah yang besar serta berbeda di area yang luas. Namun kini RFID tidak hanya terbatas pada fasilitasi fungsi manufaktur atau industri saja lebih jauh lagi sudah merambah pada banyak bidang lain, diantaranya layanan perpustakaan. Saat ini banyak sudah institusi atau organisasi baik profit maupun nonprofit yang menggunakan RFID sebagai alat bantu memperlancar kegiatan layanan , termasuk di dalamnya kegiatan layanan perpustakaan. Implementasi RFID di perpustakaan memberikan keunggulan yang signifikan bila dibandingkan dengan teknologi barcode dan tag anti-thift (pencurian). Keunggulan utama ada pada meningkatnya kualitas pelayanan serta penghematan biaya operasional tenaga perpustakaan. Secara utuh sistem RFID terdiri dari 3 komponen, yaitu : 1. RFID Tag Dapat berupa stiker, kertas atau plastic dengan beragam ukuran. Dalam setiap tag terdapat chip yang mampu menyimpan sejumlah informasi tertentu. Sebuah tag yang dipasang tidak menggunakan sumber energi seperti batere sehingga dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama. Antena bisa dipasang secara permanent (walau saat ini tersedia juga yang portable) Bentuknya pun beragam sekarang sesuai dengan keinginan kita.

6

Pada saat tag melewati wilayah sebaran antena, alat ini kemudian mendeteksi wilayah scanning. Selanjutnya setelah terdeteksi maka chip yang ada di tag akan ”terjaga” untuk mengirimkan informasi kepada antena. 2. RFID Terminal Reader Terdiri atas RFID-reader dan antenna yang akan mempengaruhi jarak optimal identifikasi. Reader mengirim

gelombang

yang kemudian diterima oleh antena pada label RFID.

elektromagnet, Label

RFID

mengirim data biasanya berupa nomor serial yang tersimpan dalam label, dengan mengirim kembali gelombang radio ke reader. Informasi dikirim ke dan di

baca dari label RFID oleh reader menggunakan gelombang

radio. Dalam sistem yang

paling umum yaitu sistem pasif, reader

memancarkan energi gelombang radio yang membangkitkan label RFID dan menyediakan energi agar beroperasi 3. Middleware Mencatat dan mengirim informasi dari label ke pusat penyimpanan data. (Supriyanto, Wahyu, 2008). Middleware adalah prasarana yang diperlukan di antara interrogator dan database serta software system informasi manajemen yang ada. Interrogator adalah prasarana untuk membaca dan juga menulis label secara remote. Middleware terdiri dari hardware komputer dan software pemroses data terkoneksi ke pusat penyimpanan data atau sistem informasi manajemen. Paltform middleware menyediakan sistem operasi, penyimpanan data, dan software yang mengkoversi masukan dari banyak label menuju pelacakan atau identifikasi data yang terlihat jelas. Middleware dapat dijalankan oleh petugas perusahaan atau dikontrakkan ke penyedia jasa TI.

2.1.2 Sistem RFID Suatu sistem RFID dapat terdiri dari beberapa komponen, seperti tag, tag reader, tag programming station, circulation reader, sorting equipment dan tongkat inventory tag. Keamanan dapat dicapai dengan dua cara. Pintu security dapat

7

melakukan query untuk menentukan status keamanan atau RFID tag-nya berisi bit security yang bisa menjadi on atau off pada saat didekatkan ke reader station. Kegunaan dari sistem RFID ini adalah untuk mengirimkan data dari piranti portable, yang dinamakan tag, dan kemudian dibaca oleh RFID reader dan kemudian diproses oleh aplikasi komputer yang membutuhkannya. Data yang dipancarkan dan dikirimkan tadi bisa berisi beragam informasi, seperti ID, informasi lokasi atau informasi lainnya seperti harga, warna, tanggal pembelian dan lain sebagainya. Penggunaan RFID untuk maksud tracking pertama kali digunakan sekitar tahun 1980 an. RFID. Seiring dengan perkembangan teknologi, maka teknologi RFID sendiripun juga berkembang sehingga nantinya penggunaan RFID bisa digunakan untuk kehidupan sehari-hari. Dalam suatu sistem RFID sederhana, suatu object dilengkapi dengan tag yang kecil dan murah. Tag tersebut berisi transponder dengan suatu chip memori digital yang di dalamnya berisi sebuah kode produk yang sifatnya unik. Sebaliknya, interrogator, suatu antena yang berisi transceiver dan decoder, memancarkan sinyal yang bisa mengaktifkan RFID tag sehingga dia dapat membaca dan menulis data ke dalamnya. Ketika suatu RFID tag melewati suatu zone elektromagnetis, maka dia akan mendeteksi sinyal aktivasi yang dipancarkan oleh si reader. Reader akan men-decode data yang ada pada tag dan kemudian data tadi akan diproses oleh komputer.

2.1.3 Penggunaan RFID di Perpustakaan Penggunaan teknologi RFID sudah banyak diterapkan di berbagai jenis perpustakan. Mulai dari perpustakaan perguruan tinggi, Perpustakaan Daerah, Perpustakaan Sekolah dan perpustakaan lainnya. Penggunaan RFID oleh Perpustakaan akan sangat mendukung hal berikut : a. Sistem Inventori Berkecepatan Tinggi Keunggulan khas dari sistem RFID ini adalah kemampuan scan terhadap buku-buku. Bagian reader berupa hand-held inventory reader dapat dipindahkan menjauhi rak buku untuk membaca semua informasi unik tertentu.Dengan pemakaian teknologi wireless, hal ini memungkinkan

8

tidak hanya dalam mengupdate inventori, tetapi juga mengenali item mana yang di luar pesanan, perpustakaan bisa menerapkan tracing kartu anggota perpustakaan. Dengan sistem ini seluruh pengguna, pengunjung dan karyawan yang memasuki perpustakaan diberi kartu anggota yang ditanami chip RFID. b. Proses Sirkulasi yang Cepat Penggunaan

RFID

akan

mempercepatsuatu

proses

sirkulasi

peminjaman danpengembalian. Efisiensi waktu terjadi karena informasi dapat dibaca dari tag RFID dengan lebih cepat daripada barcode dan dapat membaca tumpukan buku-buku pada waktu yang sama. Efisiensi lainnya diwujudkan dengan sirkulasi sederhana dimana tag RFID menggantikan sistem deteksi EM atau RF dan barcode pada sistem otomasi perpustakaan. Wujud lain berupa sistem RFID untukkeamanan dan pelacakan buku-buku perpustakaan atau sistem hybrid yang menggunakan EM untuk aspek sekuriti dan RFID untuk tujuan pelacakan secara bersamaan dengan menggunakan satu perangkat yang sama. c. Penanganan Buku-buku Secara Otomatis Penerapan lain dari teknologi RFID adalah penanganan buku-buku secara otomatis. Hal ini meliputi sistem sortir dan alat angkut yang dapat memindahkan buku-buku dan menyortirnya berdasarkan kategori menuju penyimpanannya atau ke dalam gerobak. Hal ini akan mengurangi waktu kerja petugas secara signifikan. Terdapat konfigurasi yang umum dalam penerapan sistem RFID di perpustakaan di antara berbagai produsen yaitu : a. RFID Tag -

Dapat ditulis ulang , label standar ISO mengidentifikasi dan melacak berbagai barang (materials)

-

Memori chip menyimpan informasi barang tersebut

-

Status security tersimpan langsung pada label

9

-

Menghilangkan garis pandang yang diperlukan untuk memproses barang

-

Garansi

b. Conversion Station -

Konversi ID barang dari barcode ke label RFID

-

Secara otomatis menyalurkan / mengeluarkan label

-

Mencakup layar sentuh, scanner barcode optic, RFID reader dan gerobak portable

-

Memungkinkan programming / reprogramming (entri data)

-

Tidak memerlukan koneksi ke sistem sirkulasi terotomasi

c. Self Check System -

Secara

dramatis

menyederhanakan

proses

checkout

/

check-

in(peminjaman/pengembalian) -

Memproses barang dengan barcode dan label RFID

-

Dapat memproses banyak barang sekaligus secara bersamaan

-

Kendali / operasi dengan layar sentuh

-

Pilihan

fleksibel

:

4

bahasa

standard

tersedia

tambahan,

memungkinkan pembayaran biaya d. Staff Workstation -

Meningkatkan efisiensi tempat kerja dan ergonomic

-

Memproses barang dengan barcode dan label RFID

-

Display dikombinasikan dengan display sistem otomasi

-

Bekerja dengan komputer di meja sirkulasi, scanner, printer

-

Bekerja sebagai tempat sirkulasi atau tempat programming label (data entri)

10

-

Dapat memproses peminjaman (check-out) banyak barang sekaligus secara bersamaan

e. Digital Library Assistant -

Mampu

membaca

sendiri,

shelving,

pengurutan,

pencarian,

penyiangan, dan pencarian yang luar biasa -

Dapat digunakan untuk scan barang untuk status sekuriti dalam hal alarm berbunyi

-

Secara bersamaan melakukan pembacaan, pencarian, dan scan persediaan

-

Dapat memegang/menyimpan informasi lebih dari 1 juta barang

-

Antena mempermudah pembacaan pada rak yang tinggi dan rendah

-

Design yang mudah, tanpa kabel, dan ergonomis

f. Detection System -

Proteksi sekuriti yang tinggi untuk semua koleksi perpustakaan

-

Lebar koridor mengikuti standar ADA

-

Pilihan suara alarm memainkan pesan pilihan

-

Penghitung trafik terintegrasi

-

Tidak membutuhkan aplikasi server

-

Tersedia dalam warna abu-abu gelap dan terang

g. Self Return Books Drops -

Koleksi yang dikembalikan langsung diidentifikasi setelah melalui book drop, fungsi sekuriti anti pencurian (antitheft) diaktifkan kembali.

-

Pada saat bersamaan database perpusatakaan diperbaharui.

-

Pengembalian mandiri (self return book drop) menyediakan servis pengembalian 24 jam.

-

Sebagai tambahan, book drop dapat dilengkapi dengan automatic sorting system, menjadikan pengelolaan koleksi lebih efisien

11

2.2 Framework COBIT 4.1 2.2.1 Definisi Keberhasilan implementasi teknologi informasi di dalam mendukung kebutuhan bisnis membuat manajemen harus dapat menempatkan sistem kendali internal atau framework pada tempatnya. COBIT

Framework memberikan

kontribusi terhadap kebutuhan tersebut dengan membuat hubungan dengan kebutuhan bisnis, mengorganisasi aktifitas teknologi informasi ke dalam proses model yang diterima secara umum, mengidentifikasi sumber teknologi informasi utama, mendefinisikan sasaran kontrol manajemen yang harus dipertimbangkan. COBIT yaitu Control Objectives for Information and Related Technology yang merupakan audit sistem informasi dan dasar pengendalian yang dibuat oleh Information Systems Audit and Control Association (ISACA), dan IT Governance Institute (ITGI) pada tahun 1992, meliputi (Johnson dkk, 2007) : 1. Business information requirements, terdiri

dari :

Information

:

effectiveness (efektifitas), efficiency (efisiensi), integrity (integritas), availability (ketersediaan), reliability (terpercaya). 2. Confidentiality compliance 3. Information Technology Resource, terdiri dari : People, applications, technology, facilities, data. 4. High - Level IT Processes. COBIT

merupakan salah satu kerangka kerja (framework) dalam

mendukung tatakelola teknologi informasi.

Prinsip

dasar pada

framework

COBIT adalah menyediakan informasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan atau organisasi. Perusahaan atau organisasi perlu mengatur dan mengatur sumber daya teknologi informasi dengan menggunakan sekumpulan proses teknologi informasi yang terstruktur sehingga dapat memberikan informasi yang dibutuhkan. COBIT adalah framework yang telah diterima secara global sebagai basis tata kelola TI yang menyediakan tools dan best practice untuk memonitor dan mengelola aktifitas TI (IT Governance Institute, 2008). ISACA (Information

12

System Audit and Control Association) dan lembaga afiliasinya ITGI (Information Tecnology Governance Intitute) COBIT (Control Objective for Information and Related Technology) adalah sebuah kerangka kerja (Framework) evaluasi terhadap sistem informasi yang dikeluarkan. COBIT memberikan domain proses TI yang penting untuk diperhatikan oleh setiap organisasi (ISACA-ITGI, 2000). Sebagai sebuah kerangka kerja, COBIT memiliki struktur yang mengikat kebutuhan bisnis organisasi dengan kebutuhan manajemen informasi dalam satu kesejajaran (aligment), dan pengelolaan serta pengawasan (monitoring), dan pengendalian (control). Secara

keseluruhan konsep

framework COBIT

digambarkan sebagai sebuah kubus tiga dimensi yang terdiri dari: (1) kebutuhan bisnis, (2) sumber daya teknologi informasi dan (3) proses teknologi informasi (IT Governance Institute, 2007) . Gambar 11 menunjukan framework COBIT 4.1 secara keseluruhan.

13

Sumber: IT Governance Institute, 2007 Gambar 1 COBIT 4.1 Framework COBIT

memasukkan

model

kemapanan

yang

digunakan

untuk

menyajikan profil dari proses TI untuk kondisi saat ini (current states) dan masa datang (future states). Model kemapanan pada COBIT digunakan untuk melakukan evaluasi dalam lingkup pengelolaan dan kontrol proses-proses SI/TI di organisasi. Model tingkat kemapanan yang digunakan dalam mengukur tingkat kemapanan organisasi memiliki nilai antara 0 (non-existent) hingga 5 (optimised).

14

Pengukuran tersebut diterapkan pada 34 proses COBIT. Namun demikian, belum tentu

semua organisasi memiliki atau mencakup keseluruhan proses-proses

tersebut. Sehingga penilaian yang dilakukan hanya akan mencakup proses-proses yang didefinisikan pada organisasi tersebut.

2.2.2 Tingkat Kematangan (Maturity Level) Model tingkat kematangan (maturity model) digunakan sebagai alat untuk melakukan benchmarking

dan

self-assessment

oleh manajemen teknologi

informasi secara lebih efisien. Model kemapanan untuk pengelolaan dan kontrol pada proses teknologi informasi didasarkan pada metoda evaluasi perusahaan atau organisasi, sehingga dapat mengevaluasi sendiri, mulai dari level 0 (nonexistent) hingga level 5 (optimised). Pengukuran tingkat kemapanan dengan model kemapanan yang disediakan COBIT 4.1 pada penelitian ini berbasis pada cara pengukuran yang digunakan oleh Pederiva (Pederiva, 2003). Detil pertanyaan yang dikembangkan dalam pengukuran tingkat kemapanan tersebut berlandaskan pada model kemapanan COBIT yang terdiri dari 34 proses. Perlu diketahui bahwa penilaian tingkat kemapanan bukanlan merupakan tujuan akhir, akan tetapi digunakan sebagai pendukung hal-hal tertentu bagi organisasi (Guldentos, Erik. 2003), sebagai contoh: 

Memperoleh kepedulian semua pihak yang terlibat dalam kendali proses COBIT 4.1.



Identifikasi kelemahan pada tiap bagian dalam kendali proses tersebut.



Identifikasi prioritas peningkatan atau perbaikan pada tiap bagian dari kendali proses tersebut. Tingkat kemapanan (maturity level) tatakelola TI menurut COBIT 4.1

diukur dari tingkat kemapanan proses-proses (aktivitas pengelolaan) TI yang menerapkan mekanisme control yang terdapat dalam 34 proses di bawah domain PO, AI, DS, ME. COBIT 4.1 mengukur tingkat kemapanan dengan meminjam konsep kategori enam maturity level CMM (Capability Maturity Model) dari SEI (Software Engineering Institute), yaitu non-eksistent (0), adhoc (1), repeatable

15

(2), defined (3), managed (4), dan optimized (5) (IT Governance Institute 2008) dengan deskripsi sebagai berikut ; 1. Non-eksistent (0 = Management processes are not applied at all) Kekurangan yang menyeluruh terhadap proses apapun yang dapat dikenali. Perusahaan bahkan tidak mengetahui bahwa terdapat permasalahan yang harus diatasi. 2. Adhoc (1 = Processes are ad hoc and disorganized), Terdapat bukti bahwa perusahaan mengetahui adanya permasalahan yang harus diatasi. Bagaimanapun juga tidak terdapat proses standar, namun menggunakan pendekatan ad hoc yang cenderung diperlakukan secara individu atau per kasus. Secara umum pendekatan kepada pengelolaan proses tidak terorganisasi. 3.

Repeatable

(2

=

Processes/allow

a

regular

pattern),

Proses

dikembangkan ke dalam tahapan dimana prosedur serupa diikuti oleh pihak-pihak yang berbeda untuk pekerjaan yang sama. Tidak terdapat pelatihan formal atau pengkomunikasian prosedur standar dan tanggung jawab diserahkan kepada individu masingmasing. Terdapat tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap pengetahuan individu sehingga kemungkinan terjadi error sangat besar. 4. Defined (3 = Processes are documented and communicated), Prosedur distandarisasi dan didokumentasikan kemudian dikomunikasikan melalui pelatihan. Kemudian diamanatkan bahwa proses-proses tersebut harus diikuti. Namun penyimpangan tidak mungkin dapat terdeteksi. Prosedur sendiri tidak lengkap namun sudah memformalkan praktek yang berjalan 5.

Managed (4 = Processes are monitored and measured), Manajemen mengawasi dan mengukur kepatutan terhadap prosedur dan mengambil tindakan jika proses tidak dapat dikerjakan secara efektif. Proses berada dibawah peningkatan yang konstan dan penyediaan praktek yang baik. Otomatisasi dan perangkat digunakan dalam batasan tertentu

6. Optimized (5 = Best practices are followed and automated) Proses telah dipilih ke dalam tingkat praktek yang baik, berdasarkan hasil dari

16

perbaikan berkelanjutan dan permodelan kedewasaan dengan perusahaan lain. Teknologi informasi digunakan sebagi cara terintegrasi untuk mengotomatisasi alur kerja, penyediaan alat untuk peningkatan kualitas dan efektifitas serta membuat perusahaan cepat beradaptasi. Gambar 2 merupakan gambar peringkat dari maturitas dalam kerangka kerja COBIT 4.1

Gambar 2 Tingkat Maturitas COBIT 4.1 Adapun beberapa cara

yang umum dilakukan dalam melaksanakan penilaian

maturity diantaranya adalah (Guldentops, 2003): a.

Pendekatan multidisiplin kelompok orang yang mendiskusikan dan menghasilkan kesepakatan level maturity kondisi sekarang,

b.

Dekomposisi deskripsi maturity menjadi beberapa pernyataan sehingga manajemen dapat memberikan tingkat persetujuannya,

c.

Penggunaan atribut matriks sebagaimana didokumentasikan dalam COBIT’s Management Guidelines dan memberikan nilai masingmasing atribut dari setiap proses.

17

2.2.3 Critical Success Factors (CSF) Critical Success Factors (CSF) adalah langkah-langkah yang harus dilakukan oleh organisasi yang merupakan faktor-faktor penentu keberhasilan dalam mencapai tujuan organisasi (Ward J and Peppard J. 2005). CSF adalah sesuatu hal yang harus dilaksanakan dengan baik untuk mendukung kesuksesan sebuah organisasi dan managemennya dan terlebih dari itu CSF mencerminkan managerial sebuah perusahaan yang dapat memberikan sesuatu yang special dan berlanjut pada sebuah performa yang tinggi. Dengan CSF, factor-faktor apa saja yang sangat krusial bagi kesuksesan sebuah organisasi dapat diidentifikasi lebih jauh lagi dan dapat membantu memdidik para eksekutif dan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi. Selain itu juga, CSF dapat membantu melihat sebuah bisnis dalam suatu konteks industri yang besar dan dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan organisasi. Pembentukan CSF diawali dengan pembentukan tujuan bisnis organisasi yang berbasis pada visi dan misi organisasi. Analisis yang dilakukan terhadap CSF digunakan dalam menentukan indikator produktifitas organisasi.Penentuan CSF dalam penelitian ini juga mengarahkan pada pemilihan kendali proses pada COBIT 4.1 yang berhubungan dengan strategi bisnis organisasi. Pemilihan kendali proses ini akan diawali dengan penentuan klasifikasi tujuan bisnis (generic business goals) dan hubungannya tujuan bisnis (IT goals) yang terdapat pada COBIT 4.1.

2.3 Perpustakaan Nasional RI Perpustakaan Nasional RI sebagai lembaga Pemerintah Non Kementerian yang diberikan tugas untuk melaksanakan tugas pemerintah dalam bidang perpustakaan, merupakan perpustakaan utama yang dianggap paling komprehensif untuk melayani keperluan informasi dari penduduk suatu negara. Perpustakaan Nasional RI bertugas melaksanakan tugas pemerintahan dibidang perpustakaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tugas tersebut untuk mendukung tercapainya visi misi orgnisasi.

18

Visi: Terdepan dalam informasi pustaka, menuju Indonesia gemar membaca Misi: 1. Membangun koleksi perpustakaan di seluruh Indonesia 2. Mengembangkan layanan informasi perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK), dan 3. Mengenbamgkan infrastruktur melalui penyediaan sarana dan prasarana serta kompetensi SDM

2.3.1. Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi bertugas melaksanakan layanan perpustakaan dan informasi. Adapun fungsinya adalah sebagai berikut: a. Melaksanakan layanan koleksi umum dan khusus b. Melaksanakan bimbingan pemakai c. Melaksanakan pameran dan promosi d. Melaksanakan kerjasama dan otomasi perpustakaan Gambar 3 adalah struktur organisasi Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi yang terdapat dalam Laporan Akuntabilitas Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi tahun 2007 : PUSAT JASA PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

BIDANG LAYANAN KOLEKSI UMUM

BIDANG LAYANAN KOLEKSI KHUSUS

KELOMPOK LAYANAN TERBUKA

BIDANG KERJASAMA PERPUST. DAN INFORMASI

SUB BIDANG KERJASAMA PERPUSTAKAAN

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL SUB BIDANG OTOMASI PERPUSTAKAAN

Gambar 3 Struktur Organisasi Pusat Jasa Perpustakaan Nasional RI

19

Tujuan kegiatan di Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi: 1. Mewujudkan layanan prima untuk menunjang pembangunan nasional 2. Meningkatkan layanan informasi pada masyarakat sebagai manifestasi layanan perpustakaan yang demokratis 3. Mewujudkan layanan informasi menuju terbentuknya masyarakat yang berkualitas 4. Meningkatkan layanan perpustakaan berorientasi kepada kepuasan pemakai 5. Meningkatkan daya saing jasa perpustakaan dan informasi

Sasaran kegiatan di Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi: 1. Terwujudnya pola kemitraan antar perpustakaan dan lembaga 2. Tersedianya akses ke semua jenis koleksi 3. Terselenggaranya diversifikasi jasa perpustakaan dan informasi 4. Terwujudnya jaringan informasi dan kerjasama perpustakaan di dalam dan luar negeri 5. Terlaksananya penerapan Total Quality Management pada layanan perpustakaan 6. Terlaksananya penerapan standar ISO 11620 pada Perpustakaan Nasional RI 7. Meningkatkan pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung pengembangan jasa perpustakaan dan informasi 8. Meningkatkan pemanfaatan infrastruktur jaringan untuk produktifitas kerja dan kemajuan bersama 9. Tersusunnya kebijakan dalam pengelolaan dan pendayagunaan koleksi

20

Untuk mencapai tujuan dan sasaran tersebut di atas dibutuhkan sebuah strategi untuk mencapainya. Cara atau strategi pencapaian tujuan dan sasaran adalah: 1. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia di bidang layanan dan otomasi perpustakaan 2. Meningkatkan kualitas sarana dan prasarana layanan perpustakaan 3. Meningkatkan promosi perpustakaan 4. Meningkatkan kerjasama dan koordinasi dengan instansi terkait di dalam dan luar negeri 5. Mengembangkan

sistem

layanan

perpustakaan

berbasis

teknologi

informasi 6. Mengembangkan diversifikasi jasa perpustakaan 7. Pemanfaatan seluruh sumber daya yang ada secara maksimal 8. Menerapkan Total Quality Manajement pada layanan perpustakaan 9. Menerapkan standar ISO 11620 pada layanan perpustakaan

2.3.2. Pemanfaatan RFID di Perpustakaan Nasional RI Perpustakaan Nasional RI memiliki berbagai jenis koleksi yang sangat bernilai tinggi. Sebagian dari koleksi tersebut dapat digunakan dan dipinjamkan kepada anggota perpustakaan, sebagian lainnya tidak. Dalam rangka pengamanan koleksi-koleksi tersebut, Perpustakaan Nasional RI membangun sistem pengamam koleksi dan intaris koleksi. Pengembangan sistem ini juga diharapkan mempunyai fungsi multiguna untuk kemudahan bagi Perpustakaan Nasional RI mendata koleksi dan inventory koleksi dalam kegiatan operasionla dan pelayanan Perpustakaan Nasional RI. Pengembangan sistem pengamanan ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas dan inventaris koleksi sekaligus dapat meningkatkan pelayanan kepada para pengguna perpustakaan. Pembangunan sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi ini bertujuan : 1. Meningkatkan kualitas layanan kepada pengguna perpustakaan di lingkungan Perpustakaan Nasional RI

21

2. Mengamankan koleksi dan inventaris koleksi yang bernilai sehingga informasi yang terkandung di dalamnya tetap dapat digunakan dan dimanfaatkan seluas2nya oleh masyarakat 3. Membangun sistem pengamanan dan inventory koleksi dengan menggunakan sistem RFID yang memiliki frequency open standard platform 4. Meningkatkan kualitas layanan cetak mandiri bagi pengguna perpustakaan di lingkungan Perpustakaan Nasional RI yang berintegrasi dengan sistem informasi manajemen Perpustakaan Nasional RI 5. Menyediakan aplikasi pendukung pencetakan mandiri pada perangkat multifungsi yang dapat ditampilkan dan dioperasikan melalui display perangkat multifungsi dan berjalan melalui server pendukungnya

Hasil yang diharapkan : 1. Tersedianya perangkat keras dan perangkat lunak yang mendukung pembangunan sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi berbasiskan teknologi RFID 2. Mendukung peningkatan pelayanan bagi pengguna perpustakaan di lingkungan Perpustakaan Nasional RI 3. Penggunaan sistem RFID dengan frequency open standard platform pada sistem yang digunakan untuk pengamanan koleksi dan intaris koleksi 4. Adanya suatu sistem cetak mandiri menggunakan perangkat keras mesin multifungsi bagi pengguna perpustakaan di lingkungan Perpustakaan Nasional RI yang terintegrasi dengan sistem informasi manajemen Perpustakaan Nasional RL guna meningkatkan kualitas layanan 5. Adanya aplikasi pendukung pencetakan mandiri pada perangkat multifungsi yang dapat ditampilkan dan dioperasikan melalui display perangkat multi fungsi 6. Tersedianya server untuk mendukung berjalannya aplikasi pendukung pencetakan mandiri pada perangkat multi fungsi Penerapan teknologi RFID di Perpustakaan Nasional belom mencakup keseluruhan fungsi-fungsi yang ada. Pengembangannya dilakukan secara bertahap disesuaikan dengan anggaran yang ada. Pemilihan fungsi-fungfi tersebut dipilih berdasarkan skala prioritas sesuai dengan kinerja layanan perpustakan. Tabel 1 memaparkan tentang penerapan Teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI berdasarkan Kerangka Acuan Kerja RFID, 2008.

22

Tabel 1 Penerapan RFID dan perangkatnya di PNRI : NO

PERANGKAT

KETERANGAN

1.

RFID Frontdesk Station

Digunakan oleh staf perpustakaan untuk melakukan proses peminjaman, pengembalian, dan menghidupkan/mematikan security bit pada RFID tag. Peralatan ini juga dapat digunakan untuk mengisi data pada RFID tag.

2.

RFID security gate

Digunakan sebagai gerbang Pengaman yang memiliki alarm counter sekaligus dapat berfungsi sebagai patron counter

3.

RFID portable station (handheld station)

Digunakan oleh staf perpustakaan untuk melakukan pemeriksaan koleksi yang telah dilengkapi dengan RFID tag pada rak koleksi guna mendukung sirkulasi dan Pengaman koleksi dan inventaris koleksi.

4.

Self check station

Layanan peminjaman mandiri yang dapat digunakan oleh pengguna perpustakaan untuk melakukan proses peminjaman, perpanjangan, dan pengembalian koleksi yang secara otomatis dapat melakukan update data peminjaman tersebut.

5.

Aplikasi RFID tag dan reader untuk sirkulasi dan Inventory koleksi (stock opname) koleksi Perpustakaan Nasional RI

Aplikasi ini terintegrasi dengan INLIS yang telah dibangun sebelumnya oleh Perpusnas RI dan digunakan sebagai aplikasi pengelolaan sirkulasi dan inventory koleksi yang berbasis pada RFID.

6.

Workstation

Digunakan sebagai alat dalam menjalankan aplikasi RFID

7.

Server

Digunakan sebagai server untuk alat RFID

23

BAB 3 1. METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Kerangka Pemikiran Penelitian ini bersifat evaluatif dengan pendekatan melihat efektifitas dan efisiensi tata kelola IT yang dilaksanakan di Perpustakaan Nasional. Alat analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan prosedur standar COBIT 4.1 (Control Objective for Information and Related Technology) yang dikeluarkan oleh ISACA (Information Systems Audit and Control Association). Data yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah data primer yang diperoleh dengan metode angket tentang penerapan teknologi informasi yang diperoleh dari beberapa responden yang dianggap terkait atau berhubungan dengan atau yang dianggap memahami tata kelola IT Perpustakaan Nasional RI sesuai dengan yang mewakili tabel RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed), yaitu pihak-pihak yang berkepentingan dengan tatakelola TI di suatu organisasi, pada proses pengolahan data (IT Governance Institute, 2007). Data sekunder yang digunakan sebagai pelengkap analisis berupa dokumen perencanaan, laporan-laporan, dan lain-lain yang merupakan produk kerja Perpustakaan Nasional RI Pengukuran dilakukan terhadap fakta-fakta kematangan pengendalian proses-proses yang terjadi di dalam organisasi dengan menggunakan kuesioner yang dirancang melalui COBIT 4.1 Management Guidlines. Deskripsi tingkat kematangan dapat digambarkan sebagai suatu set of atomic statemen dimana masing-masing deskripsi level of maturity berisi pernyataan-pernyataan yang dapat bernilai sesuai atau tidak sesuai, dan sebagian sesuai atau sebagian tidak sesuai. Deskripsi dari tingkat kematangan terdiri atas 6 level (0 sampai 5) yang menggambarkan tingkat kehandalan aktivitas-aktivitas pengendalian sistem informasi yang dirangkum oleh ISACA dari konsensus berbagai pendapat ahli dan praktek-praktek terbaik di bidang teknologi informasi yang bersifat generik dan

24

telah dijadikan sebagai standar internasional. Level maturity model berdasarkan IT Governance Institut tahun 2007 adalah seperti terdapat pada Tabel 2. Tabel 2 Level Maturity Model Level

Kategori

Deskripsi

0

Non-Existent

Management processes are not applied at all

1

Initial

Processes are ad hoc and disorganised

2

Repeatable but intuitive

Processes/ allow a regular pattern

3

Defined

Processed are documented and communicated

4

Managed

Processes are monitored and measured

5

Optimised

Best practices are followed and automated

Untuk mendukung analisis data yang dihasilkan dari kuesioner COBIT 4.1 Management Guidelines, sebagai langkah awal akan dilakukan analisis pendukung, yaitu analisis profil, portofolio organisasi, dan strategi organisasi. Selain itu juga dipaparkan mengenai strategi bisnis organisasi. Dari proses analisis profil, portofolio dan strategi organisasi juga dilakukan pemaparan strategi SI/TI organisasi. Dari hasil analisis strategi bisnis organisasi dilakukan penentuan Critical Success Factor (CSF) tata kelola RFID. Berdasarkan CSF yang diperoleh, selanjutnya menentukan kendali proses COBIT yang sesuai dengan strategi bisnis organisasi, dengan melakukan pemetaan CSF pada COBIT business goals. Hasil dari pemetaan ini kemudian dilanjutkan dengan penentuan IT goals melalui hubungan antara business goals dengan IT goals yang terdapat pada COBIT. Kendali proses COBIT, yang sesuai dengan strategi bisnis organisasi, akan didapatkan melalui hubungannya dengan IT goals yang terdapat pada COBIT. Proses selanjutnya adalah mendapatkan tingkat kemapanan penyelarasan strategi SI/TI terhadap strategi bisnis organisasi, sesuai dengan kendali proses COBIT yang terpilih dari strategi bisnis yang telah ditentukan sebelumnya. Sebagai hasil akhir dari proses tersebut yaitu menentukan strategi-strategi untuk meningkatkan tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID berdasarkan tingkat kemapanan yang terdapat pada COBIT 4.1

25

3.2. Alur Penelitian Adapun alur penelitian yang akan digunakan, sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini. Alur Penelitian :

Mulai

Telaah dokumen organisasi

Studi Literatur

Proses terkait pengelolaan data Wawancara

Kuesioner

Pengukuran tingkat Analisis tingkat kemapanan Kesimpulan dan Saran Selesai

Gambar 4 Alur Penelitian

Alur penelitian seperti gambar 4 tersebut di atas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Setelah menentukan tujuan dan permasalahan penelitian, peneliti mulai melakukan penelitian yang didahului dengan tinjauan kepustakaan yang terdiri dari menelaah dokumen bisnis organisasi (Perpustakaan Nasional RI) dan studi literatur lainnya yang berkenaan dengan teori-teori yang akan digunakan dan dijelaskan dalam penelitian ini

26

2. Pemilihan proses dilakukan untuk memfokuskan penelitian yang akan dilakukan. Pemilihan proses mengacu pada proses pengelolaan data COBIT serta proses yang terkait dengan pengendalian atas proses tersebut. 3. Pengumpulan data dilakukan lewat hasil wawancara dan kuesioner yang telah didistribusikan kepada responden yang telah ditentukan sebelumnya yaitu responden yang mewakili tabel RACI pada proses pengolahan data. 4. Data-data yang telah berhasil dikumpulkan kemudian diolah dan dianalisa untuk menentukan tingkat kematangan (Maturity Level) tata kelola IT Perpustakaan Nasional RI 5. Setelah mengetahui tingkat kematangan tata kelola secara keseluruhan dengan variasi tingkat kematangan yang beragam bahkan diduga membutuhkan

perbaikan,

kemudian

dilakukan

analisa

untuk

mendefinisikan kondisi saat ini dan perbaikannya. 6. Langkah terakhir adalah membuat kesimpulan dan saran dari seluruh hasil penelitian yang telah dilakukan.

3.3. Analisis Data Analisis data dilakukan terhadap hasil kuesioner yang bersandar pada metode penilaian (scoring) dari skala nonexistent sampai dengan optimised (dari 0 sampai 5). Yaitu 0- Non Existen, 1-Initial, 2- Repetable, 3-Defined, 4- Managed dam 5- Optimized sehingga dari sini dapat dinilai proses-proses IT yang dimiliki oleh Perpustakaan Nasional RI sudah sejauhmana nilai level kematangannya. COBIT 4.1 mengelompokkan semua aktivitas bisnis yang terjadi dalam organisasi menjadi 34 proses yang terbagi ke dalam empat buah domain proses, meliputi : 1.

Plan and Organise (10 proses), meliputi strategi dan taktik yang berkaitan dengan identifikasi pemanfaatan IT yang dapat memberikan kontribusi dalam pencapaian tujuan bisnis.

2. Acquire and Implement (7 proses), merupakan domain proses yang merealisasikan strategi IT, serta solusisolusi IT yang diperlukan untuk

27

diterapkan pada proses bisnis organisasi. Pada domain ini pula dilakukan pengelolaan perubahan terhadap sistem eksisting untuk menjamin proses yang berkesinambungan. 3. Deliver and Support (13 proses), yaitu domain proses yang berhubungan dengan pelayanan yang diberikan, mulai dari operasi tradisional terhadap keamanan dan aspek kesinambungan hingga pelatihan. 4. Monitor and Evaluate (4 proses), merupakan domain yang memberikan pandangan bagi pihak manejemen berkaitan dengan kualitas dan kepatuhan dari proses yang berlangsung dengan kendali-kendali yang diisyaratkan 3.3.1. Pengumpulan Data Proses pengumpulan data yang dilakukan adalah melakukan studi literature, wawancara dan kuesioner. Narasumber wawancara dan kuesioner yang dipilih adalah orang-orang yang terlibat langsung dalam proses perencanaan dan operasionalisasi sistem RFID, baik pejabat maupun staf yang memiliki tugas pokok dan fungsi yang secara langsung berhubungan dengan tata kelola RFID. 3.3.2. Pengolahan Data Penilaian

tingkat

kemapanan

(maturity level)

dilakukan

dengan

mempertimbangkan nilai indek kematangan (maturity index) pada 6 atribut kematangan COBIT 4.1 yang meliputi: a. Awareness and Communication (AC) b. Policies, Standards and Procedures (PSP) c. Tools and Automation (TA) d. Skill and Expertise (SE) e. Responsibilities and Accountabilities (RA) f. Goal Setting and Measurement (GSM)

28

Dari kuesioner yang ada maka dilakukan pembobotan berdasarkan nilainilai berikut: Tabel 3 Pembobotan Kuesioner JAWABAN

NILAI

Tidak Setuju

0

Kurang Setuju

0.33

Agak Setuju

0,66

Setuju

1

Sumber. Cobit Maturity Scoring. Pederiva, Andrea.

Dari keseluruhan hasil pemetaan pernyataan kuesioner dengan bobot nilai di atas kemudian dijumlah dan dibagi sesuai jumlah pernyatan yang ada. Nilai yang diperoleh dari pembagian tersebutlah yang kemudian menjadi patokan tingkat kemapanannya sesuai dengan tabel dibawah ini. Tabel 4 Kriteria Penilaian

Sumber: COBIT 4.1. IT Governance, 2007

3.4. Jadwal Penelitian Penelitian ini dimulai pada bulan Juni 2011. Secara rinci dijabarkan seperti pada tabel 5.

29

Tabel 5 Jadwal Penelitian NO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

JENIS KEGIATAN

2010 MEI

JUN

JUL

AGU

SEP

2011 OKT

NOV

DES

JAN

MAR

APR

MEI

JUN

JUL

AGU

Draf Proposal Sidang komisi I Perbaikan proposal Kolokium Penelitian Sidang komisi 2 Perbaikan hasil penelitian Seminar Perbaikan & penyusunan TA Sidang Tugas Akhir Administrasi

3.5 Pelaksanaan Penelitian Penelitian akan dilakukan di Kelompok Layanan Terbuka Perpustakaan Nasional RI Jl. Medan Merdeka Selatan No. 11 Jakarta Pusat.

SEP

30

BAB 4 2. ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Analisis Profil Organisasi Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Penerapan teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI tidak lepas dari tujuannya untuk menunjang tugas dan fungsi perpustakaan nasional itu sendiri. Adapun tugas dan fungsi Perpustakaan Nasional adalah sebagai berikut. Tugas Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi mempunyai tugas melaksanakan Layanan perpustakaan dan informasi.

Fungsi 1. Pelaksanaan layanan koleksi umum dan khusus; 2. Pelaksanaan bimbingan pemakai; 3.

Pelaksanaan pameran dan promosi;

4. Pelaksanaan kerjasama dan otomasi perpustakaan.

UraianTugas a. Mengkoordinir kegiatan pelaksanaan layanan koleksi umum dan khusus. b.

Mengkoordinir kegiatan pelaksanaan bimbingan pemakai.

c. Mengkoordinir kegiatan pelaksanaan pameran dan otomasi. d. Mengkoordinir kegiatan pelaksanaan kerjasama antar perpustakaan baik dalam negeri maupun luar negeri. e. Mengkoordinir kegiatan pelaksanaan otomasi perpustakaan. f.

Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan terjemahan, transliterasi (alih aksara) dan konsultasi perpustakaan.

g. Mengkoordinir tugas Kepala Bidang dan Sub Bidang di lingkungan Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi. h. Mengkoordinir dan melakukan pengawasan serta pelaporan terhadap kinerja Bidang/Sub Bidang di lingkungan Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi.

31

i.

Melakukan penilaian (DP3) terhadap Kepala Bidang setiap akhir tahun.

j. Melakukan koordinasi antar Kepala Pusat / Direktorat di lingkungan Deputi Bidang Pengembangan bahan Pustaka dan Informasi. k. Membantu tugas administrasi dan teknis Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Informasi.

4.2 Analisis Proses Bisnis Proses bisnis adalah serangkaian atau sekumpulan aktifitas atau pekerjaan yang yang saling terkait dan dirancang untuk menyelesaikan tujuan strategik sebuah organisasi, seperti pelanggan dan pasar (Hollander, Denna, dan Cherrington,

2000).

Suatu

beberapa subproses yang

proses

masing-masing

bisnis

dapat

dipecah

memiliki atribut sendiri

menjadi tapi

juga

berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan. Seringkali pemilik proses yaitu yang bertanggungjawab terhadap kinerja dan pengembangan berkesinambungan dari proses, juga dianggap sebagai suatu karakteristik proses bisnis. Proses bisnis memiliki beberapa karakteristik antara lain (Sparx System, 2004) 1. Memiliki tujuan 2. Memiliki input tertentu 3. Memiliki output tertentu 4. Menggunakan sumberdaya 5. Memiliki sejumlah aktifitas yang dilakukan dalam suatu urutan 6. Dapat mempengaruhi lebih dari satu unit organisasional. 7. Menciptakan suatu nilai untuk konsumen.

32

Proses bisnis Pusat Jasa Jasa Perpustakaan dan Informasi berdasarkan Laporan Akuntabilitas Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi tahun 2007

Gambar 5. Proses Bisnis Pusat Jasa Perpustakaan Nasional RI

4.3 Analisis Portofolio Bisnis Organisasi Perpustakaan Nasional RI sebagai lembaga Non profit memiliki beberapa produk/jasa yang memberikan layanan kepada pengguna yang disebut dengan layanan perpustakaan. Adapun jenis layanan yang dimiliki oleh Layanan Terbuka sebagai bisnis organisasinya adalah : 1. Layanan Peminjaman 2. Layanan Pengembalian 3. Layanan Book Drop 4. Self Check 5. Stock Opname

33

4.4 Analisis Portofolio SI/TI Organisasi Untuk memaksimalkan fungsi layanan yang terdapat di Layanan Terbuka, Perpustakaan Nasional RI telah memilih teknologi RFID untuk mendukung fungsi layanan perpustakaan baik yang berorientasi kepada pengguna maupun karyawan sebagai pengelola layanan perpustakaan. Secara garis besar dapat dijelaskan tentang fungsi dukung teknologi RFID seperti pada tabel 6.

Tabel 6 Fungsi RFID PERANGKAT

NO 1.

RFID Frontdesk Station

2.

RFID security gate

3.

RFID portable station (handheld station)

4.

Self check station

5.

6.

Aplikasi RFID tag dan reader untuk sirkulasi dan Inventory koleksi (stock opname) koleksi Perpustakaan Nasional RI Workstation

7.

Server

KETERANGAN Digunakan oleh staf perpustakaan untuk melakukan proses peminjaman, pengembalian, dan menghidupkan/mematikan security bit pada RFID tag. Peralatan ini juga dapat digunakan untuk mengisi data pada RFID tag. Digunakan sebagai gerbang Pengaman yang memiliki alarm counter sekaligus dapat berfungsi sebagai patron counter Digunakan oleh staf perpustakaan untuk melakukan pemeriksaan koleksi yang telah dilengkapi dengan RFID tag pada rak koleksi guna mendukung sirkulasi dan Pengaman koleksi dan inventaris koleksi. Layanan peminjaman mandiri yang dapat digunakan oleh pengguna perpustakaan untuk melakukan proses peminjaman, perpanjangan, dan pengembalian koleksi yang secara otomatis dapat melakukan update data peminjaman tersebut. Aplikasi ini terintegrasi dengan INLIS yang telah dibangun sebelumnya oleh Perpusnas RI dan digunakan sebagai aplikasi pengelolaan sirkulasi dan inventory koleksi yang berbasis pada RFID. Digunakan sebagai alat dalam menjalankan aplikasi RFID Digunakan sebagai server untuk aplikasi RFID

4.5 Analisis Strategi SI/TI Organisasi Dalam pelaksanaan kegiatan layanan perpustakaan yang ada di Layanan Terbuka, dibutuhkan kecepatan, keakuratan, efisiensi dan efektifitas layanan yang dapat dirasakan dan memuaskan pemustaka. Tentu saja keinginan itu dapat tercapai apabila difasilitasi oleh faktor-faktor pendukung kelancaran fungsi dimaksud. Diantara faktor tersebut adalah aspek teknologi informasi. Dengan beberapa fungsi teknologi yang dimiliki oleh RFID diharapkan dapat terbangun sistem pengamanan koleksi dan inventory koleksi e-library yang terintegrasi dan

34

sejalan dengan realisasi pelaksanaan pengembangan grand desain Perpustakaan Nasional RI. Sehingga fungsi dan pemanfaatan produk/ jasa layanan sebagai bisnis organisasi perpustakaan di Layanan Terbuka dapat dioptimalisasikan secara tepat dan cepat.

4.6 Analisis Strategi Bisnis Organisasi Strategi bisnis Perpustakaan Nasional RI sebagai implementasi dari tujuan bidang pelayanan yang telah ditetapkan oleh Perpustakaan Nasional RI, berdasarkan Laporan Akuntabilitas Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi tahun 2007 adalah : 1.

Peningkatan kualitas layanan kepada pengguna perpustakaan dilingkungan Perpustakaan Nasional RI;

2.

Pengamanan koleksi dan inventaris koleksi yang bernilai sehingga informasi yang terkandung didalamnya tetap dapat digunakan dan dimanfaatkan seluas-luasnya oleh masyarakat;

3.

Penggunaan sistem RFID dengan frequency open standard platform untuk pengamanan koleksi dan inventaris koleksi;

4.

Peningkatan kualitas layanan cetak mandiri bagi pengguna perpustakaan dilingkungan Perpustakaan Nasional RI yang terintegrasi dengan sistem informasi manajemen Perpustakaan Nasional RI;

5. Penyediaan aplikasi pendukung pencetakan mandiri pada perangkat multifungsi yang dapat ditampilkan dan dioperasikan melalui display perangkat multifungsi dan berjalan melalui server pendukungnya.

4.7 CSF (Critical Success Factor) Titik awal pengukuran tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID dilakukan dengan menetapkan CSF karena dapat menjadi salah satu faktor penentu keakuratan hasil yang diperoleh. Perpustakaan Nasional RI tidak memiliki CSF dalam penerapan teknologi RFID. Oleh karena itu perlu dilakukan analisa awal untuk menetapkan CSF penerapan Teknologi RFID. Penyusunan CSF dilakukan dengan melakukan wawancara, analisis dokumen dan diskusi

35

dengan staf Sub Bidang Otomasi Perpustakaan yang bertanggung jawab terhadap penerapan teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI. Berdasarkan analisis strategi bisnis yang telah ditetapkan, ditentukan CSF sebagai faktor yang mempengaruhi keberhasilan “goal” organisasi. CSF disusun dengan cara merumuskan strategi bisnis dan menyesuaikannya dengan tujuan organisasi. Adapun CSF berdasarkan masing-masing strategi bisnis organisasi dapat dilihat pada tabel 7. Tabel 7 CSF Stategi Bisnis 1

Peningkatan kualitas layanan kepada pengguna perpustakaan di lingkungan Perpustakaan Nasional RI CSF 1 Pembangunan prosedur operasional yang baku untuk sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi; CSF 2 Penyusunan petunjuk teknis pengoperasian sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi; CSF 3 Melakukan pelatihan penggunaan sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi; CSF 4 Pendampingan operasional selama 1 (satu) tahun sejak berita acara serah terima peralatan dan pengujian peralatan dilakukan guna mendukung sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi hingga beroperasi penuh.

Strategi Bisnis 2

Pengamanan Koleksi dan inventaris koleksi yang bernilai sehingga informasi yang terkandung di dalamnya tepat dapat digunakan dan dimanfaatkan selas-luasnya oleh masyarakat CSF 5

Strategi Bisnis 3

Strategi Bibnis 4

Tersedianya perangkat keras dan perangkat lunak yang mendukung pembangunan system pengamanan koleksi dan inventaris koleksi berbasiskan teknologi RFID

Penggunaan sistem RFID dengan frequency open standard platform untuk pengamanan koleksi dan inventaris koleksi; CSF 6

Pembangunan infrastruktur perangkat keras dan perangkat lunak sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi dengan frequency open standard platform;

CSF 7

Memastikan RFID system dapat berjalan dengan sistem yang ada yaitu sistem informasi manajemen Perpusnas RI dan pengembangan kedepannya menggunakan RFID open standard platform.

Peningkatan kualitas layanan cetak mandiri bagi pengguna perpustakaan di lingkungan perpustakan nasional RI terintegrasi dengan sistem informasi manajemen Perpustakaan Nasional RI CSF 8

Strategi Bisnis 5

Pembangunan layanan cetak mandiri bagi pengguna perpustakaan dilingkungan Perpustakaan Nasional RI yang terintegrasi dengan sistem informasi manajemen Perpustakaan Nasional RI; Penyediaan aplikasi pendukung pencetakan mandiri pada perangkat multifungsi dan berjalan melalui server pendukungnya CSF 9

Menyediakan dan melakukan instalasi perangkat lunak dan keras RFID;

36

4.8 Kendali Proses Kendali proses COBIT 4.1 merupakan proses-proses yang harus dilalui untuk dapat mengukur tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID. Untuk dapat menentukan kendali proses mana saja yang akan digunakan, maka dilakukan beberapa tahap seperti pada gambar 6.

Gambar 7 Alur Penentuan Kendali Proses

Penyusunan CSF merupakan titik awal pengukuran tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID. Pemetaan CSF teadap Business Goals yang telah didefinisikan pada COBIT 4.1 ditujukan untuk mendapatkan business goals yang sesuai dengan strategi bisnis Perpusnas RI terutama yang berhubungan dengan RFID. Tabel 8 menunjukkan Business Goals COBIT 4.1 berdasarkan IT Governance Institut tahun 2001, yang akan dipetakan dengan CSF. Tabel 8 Business Goals COBIT 4.1 1 Perspektif Keuangan

2 3 4

Perspektif Pelanggan

5 6

Memberikan pengembalian investasi TI melalui investasi bisnis aktif Mengelola TI terkait dengan risiko bisnis Meningkatkan tatakelola dan transparansi organisasi Meningkatkan orientasi kepada pelanggan dan pelayanan Menawarkan produk dan layanan yang kompetitif Membangun kesinambungan dan ketersediaan layanan

37

Sambungan

Perspektif Pelanggan

7

Membuat terobosan dalam menanggapi perubahan kebutuhan bisnis

8

Mencapai optimasi biaya pelayanan

9

Memperoleh informasi yang handal dan berguna untuk mengambil keputusan strategis

10 11

Perspektif Internal

Perspektif pembelajaran dan peningkatan

Meningkatkan dan mempertahankan fungsi proses bisnis Biaya proses lebih rendah

13

Menjalankan kepatuhan (compliance) pada regulasi, kontrak yang berjalan, atau aturan eksternal yang digunakan. Mematuhi hukum eksternal, regulasi, dan kontrak Mematuhi kebijakan internal

14

Mengelola perubahan bisnis

15

Meningkatkan dan mempertahankan produktifitas operasional dan staf

16

Mengelola inovasi produk dan bisnis

17

Mendapatkan dan mempertahankan orang-orang terampil dan bermotivasi

12

Hasil pemetaan CSF dengan business goals COBIT 4.1 dapat dilihat pada tabel 9. Tabel 9 Hasil Pemetaan CSF dengan Business Goals COBIT 4.1 NO

CSF

Business Goals COBIT 4.1

1

Pembangunan prosedur operasional yang baku untuk sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi;

15

2

Penyusunan petunjuk teknis pengoperasian sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi;

12

3

Melakukan pelatihan penggunaan sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi;

17

4

Pendampingan operasional selama 1 (satu) tahun sejak berita acara serah terima peralatan dan pengujian peralatan dilakukan guna mendukung sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi hingga beroperasi penuh.

15

5

Tersedianya perangkat keras dan perangkat lunak yang mendukung pembangunan system pengamanan koleksi dan inventaris koleksi berbasiskan teknologi RFID

10

38

Sambungan NO

Business Goals COBIT 4.1

CSF

6

Pembangunan infrastruktur perangkat keras dan perangkat lunak sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi dengan frequency open standard platform;

10

7

Memastikan RFID system dapat berjalan dengan sistem yang ada yaitu sistem informasi manajemen Perpusnas RI dan pengembangan kedepannya menggunakan RFID open standard platform.

15

8

Pembangunan layanan cetak mandiri bagi pengguna perpustakaan dilingkungan Perpustakaan Nasional RI yang terintegrasi dengan sistem informasi manajemen Perpustakaan Nasional RI;

4

9

Menyediakan dan melakukan instalasi perangkat lunak dan keras RFID;

10

Pemetaan CSF terhadap BG COBIT 4.1 pada table 8 didasarkan pada latar belakang sebagai berikut: 1. Pemetaan CSF 1 terhadap BG 15 Pembangunan

prosedur

operasional

yang

baku

ditujukan

untuk

membentuk prosedur operasional kegiatan bisnis organisasi. Selain itu dengan

adanya

prosedur

operasional

baku,

proses

peningkatan

produktifitas operasional dan sumber daya manusia dapat dikembangkan. Hal ini sejalan dengan dengan business goal nomor 15 2. Pemetaan CSF 2 terhadap BG 12 Penyusunan petunjuk teknis pengoperasian sistem ditujukan untuk membuat suatu petunjuk pelaksanaan sistem secara teknis. Fungsi petunjuk teknis tersebut adalah untuk memberikan petunjuk agar terdapat kesamaan

pemahaman

dalam

pengoperasian

sistem.

Sedangkan

manfaatnya adalah untuk mempermudah proses pengoperasian sistem. 3. Pemetaan CSF 3 terhadap BG 17 Pelatihan penggunaan sistem berlaku untuk karyawan baik yang terlibat langsung ataupun tidak dalam pengoperasian fungsi sistem tersebut. Hal tersebut ditujukan untuk mendapatkan generasi baru yang trampil dan juga mempertahankan kemampuan staf yang memang sudah ahli di bidangnya.

39

4. Pemetaan CSF 4 terhadap BG 15 Pendampingan operasional terhadap sebuah sistem baru sangat penting karena akan banyak terjadi proses penyesuaian, baik dari sisi sistem maupun staf sebagai pengelola. Produktivitas sebuah sistem baru harus dipastikan dapat beradaptasi sengan sistem yang ada dan berjalan dengan baik. Staf sebagai pengelola bukan hanya diperkenalkan fungsi-fungsinya saja tapi juga harus memahami setiap kendala yang mungkin terjadi. 5. Pemetaan CSF 5 terhadap BG 4 Proses bisnis suatu organisasi dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis suatu organisasi. Oleh karena itu ketersediaan perangkat keras dan perangkat lunak yang mendukung pembangunan sistem baru sangatlah penting sehingga proses bisnis organisasi dapat berjalan dengan baik. 6. Pemetaan CSF 6 terhadap BG 10 Pembangunan infrastruktur perangkat lunak dan perangkat keras sangat diperlukan untuk menjaga agar proses bisnis tetap berjalan bengan baik sehingga tujuan strategis organisasi dapat tercapai 7. Pemetaan CSF 7 terhadap BG 15 Memastikan RFID sitem dapat berjalan dengan sistem yang ada merupakan bagian yang sangat penting. Kondisi tersebut berhubungan langsung dengan produktifitas operasional dan staf. Bila sistem tersebut mengalami kerusakan maka produktifitas operasional dan stafpun akan terganggu. 8. Pemetaan CSF 8 terhadap BG 4 Layanan cetak mandiri merupakan salah satu fungsi RFID yang berhubungan langsung dengan pengguna. Oleh karena itu pembangunan layanan tersebut diharapkan dapat meningkatkan orientasi kepada pelanggan dan pelayanan.

40

9. Pemetaan CSF 9 terhadap BG 10 Menyediakan dan melakukan instalasi perangkat lunak dan perangkat keras RFID dilakukan untuk dapat meningkatkan dan mempertahankan fungsi proses bisnis organisasi sehingga dapat berjalan bengan baik. Dari hasil pemetaan CSF terhadap BG COBIT 4.1 seperti pada table 9, maka diperoleh lima BG COBIT 4.1 yang berhubungan dengan penerapan teknologi RFID. Setelah diperoleh hasil pemetaan SCF dengan BG COBIT 4.1 selanjutnya dilakukan pemetaan Business Goals dengan IT goals COBIT 4.1. Tabel 10 menunjukkan IT Goals yang akan dipetakan dengan Business Goals yang sudah terpilih. Tabel 10 IT Goals COBIT 4.1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

IT Goals Menanggapi kebutuhan bisnis sejalan dengan strategi bisnis Menanggapi kebutuhan pemerintahan sejalan dengan arah papan Menjamin kepuasan pengguna akhir dengan penawaran layanan dan tingkat layanan Mengoptimalkan penggunaan informasi Membuat kelincahan TI Mendefinisikan bagaimana bisnis kebutuhan fungsional dan kontrol otomatis diterjemahkan dalam efektif dan efisien Mendapatkan dan memelihara sistem aplikasi yang terintegrasi dan standar Mendapatkan dan memelihara infrastruktur TI yang terintegrasi dan standar Memperoleh dan mempertahankan kemampuan IT yang merespon strategi TI Menjamin kepuasan bersama pihak ketiga hubungan Memastikan integrasi aplikasi ke dalam proses bisnis Memastikan transparansi dan pemahaman saya biaya, manfaat, strategi, kebijakan dan tingkat layanan Memastikan penggunaan yang tepat dan kinerja solusi aplikasi dan teknologi Account untuk dan melindungi semua aset TI Mengoptimalkan infrastruktur TI, sumber daya dan kemampuan Mengurangi cacat solusi dan jasa pengiriman dan pengerjaan ulang Melindungi pencapaian tujuan TI Membangun kejelasan dampak bisnis risiko untuk tujuan TI dan sumber daya

41

Sambungan 19 20 21

22 23 24 25 26 27 28

IT Goals Memastikan bahwa informasi penting dan rahasia yang disembunyikan dari mereka yang tidak harus memiliki akses ke sana Memastikan bahwa transaksi bisnis otomatis dan pertukaran informasi dapat dipercaya Memastikan bahwa layanan TI dan infrastruktur benar dapat melawan dan pulih dari kegagalan karena kesalahan, serangan yang disengaja atau bencana Memastikan dampak bisnis minimum dalam hal terjadi gangguan layanan TI atau mengubah Memastikan bahwa layanan TI yang tersedia seperti yang diperlukan TI meningkatkan efisiensi biaya dan kontribusi terhadap profitabilitas bisnis Memberikan proyek tepat waktu dan anggaran, memenuhi standar kualitas Menjaga integritas infrastruktur informasi dan pengolahan Memastikan kepatuhan dengan hukum TI, peraturan dan kontrak Memastikan bahwa TI hemat biaya menunjukkan kualitas layanan, perbaikan terus-menerus dan kesiapan untuk mengubah masa depan Pemetaan Business Goals terhadap IT Goals telah ditetapkan secara baku

dalam COBIT 4.1 yang terdapat dalan IT Governance Institut tahun 2007. Hasil pemetaan tersebut dapat dilihat pada tabel 11. Tabel 11 Hasil Pemetaan Business Goals dengan IT Goals BUSINESS GOALS 1 Perspektif Keuangan

2 3 4 5 6

Perspektif Pelanggan

7 8 9

IT GOALS Memberikan pengembalian investasi TI melalui investasi bisnis aktif Mengelola TI terkait dengan risiko bisnis Meningkatkan tatakelola dan transparansi organisasi Meningkatkan orientasi kepada pelanggan dan pelayanan Menawarkan produk dan layanan yang kompetitif Membangun kesinambungan dan ketersediaan layanan Membuat terobosan dalam menanggapi perubahan kebutuhan bisnis Mencapai optimasi biaya pelayanan Memperoleh informasi yang handal dan berguna untuk mengambil keputusan strategis

24 2

14

17

17

2

18

3

23

5

24

10

16

22

23

1

5

25

7

8

10

24

2

4

12

20

19

26

20

21

22

42

Sambungan 10 11

Perspektif Internal

12

13 14 15 Perspektif pembelajaran dan peningkatan

16 17

Meningkatkan dan mempertahankan fungsi proses bisnis Biaya proses lebih rendah Menjalankan kepatuhan (compliance) pada regulasi, kontrak yang berjalan, atau aturan eksternal yang digunakan. Mematuhi hukum eksternal, regulasi, dan kontrak Mematuhi kebijakan internal Mengelola perubahan bisnis Meningkatkan dan mempertahankan produktifitas operasional dan staf Mengelola inovasi produk dan bisnis Mendapatkan dan mempertahankan orang-orang terampil dan bermotivasi

6

7

11

7

8

13

15

24

2

19

20

21

22

2

13

1

5

6

11

28

7

8

11

13

5

25

28

26

27

9

Berdasarkan hasil pemetaan CSF dengan Business Goals COBIT 4.1, diperoleh 5 Business Goals yang kemudian dipetakan kepada IT Goals COBIT 4.1. Hasil pemetaan 5 Business Goals tersebut terdapat pada tabel 12 Tabel 12 Pemetaan BG terhadap ITG COBIT 4.1

BG4 BG10 BG12 BG15 BG17

BUSINESS GOALS Meningkatkan orientasi kepada pelanggan dan pelayanan Meningkatkan dan mempertahankan fungsi proses bisnis Mematuhi hukum eksternal, peraturan, dan kontrak Meningkatkan dan mempertahankan produktifitas operasional dan staf Mendapatkan dan mempertahankan orang-orang terampil dan bermotivasi

IT GOALS 3 23 6

7

11

2 19 20 21 22 26 27 7

8

11 13

9

Berdasarkan hasil pemetaan pada tabel 12 diperoleh 15 IT Goals COBIT 4.1 yang akan digunakan. Tabel 13 menunjukkan 15 IT Goals COBIT beserta kendali prosesnya yang sudah ditetapkan pada COBIT 4.1.

43

Tabel 13 Kendali Proses COBIT 4.1

2 3

6

7 8 9 11 13 19 20

21

22 23 26 27

IT GOALS Respon terhadap persyaratan tatakelola sesuai dengan petunjuk Menjamin kepuasan pengguna melalui penawaran layanan dan tingkat layanan Menetapkan bagaimana fungsi dan control terhadap bisnis diterjemahkan secara otomatis melalui selusi yang efektif dan efisien Mendapatkan dan memelihara sistem aplikasi yang terintegrasi dan terstandardisasi Mendapatkan dan memelihara infrasruktur TI yang terintegrasi dan terstandar Memperoleh dan mempertahankan kemampuan TI yang dapat merespon strategi TI Memastikan integrasi aplikasi untuk proses bisnis Memastikan bahwa penggunaan dan kinerja solusi aplikasi dan teknologi adalah tepat Memastikan bahwa informasi penting dan rahasia tidak dimiliki oleh mereka yang tidak seharusnya memiliki akses kesana Memastikan bahwa transaksi bisnis otomatis dan pertukaran informasi dapat dipercaya Memastikan bahwa layanan dan infrastruktur TI benar-benar dapat bertahan dan pulih akibat dari kegagalan karena kesalahan, serangan yang disengaja, atau bencana Memastikan dampak bisnis minimum apabila terjadi gangguan atau perubahan layanan TI Memastikan bahwa layanan TI tersedia ketika diperlukan Menjaga integritas infrastruktur informasi dan pengolahan Memastikan bahwa TI memenuhi ketentuan hokum, peraturan dan kontak

PROCESSES PO1, PO4, PO10, ME1, ME4 PO8, AI4, DS1, DS2, DS7, DS8, DS10, DS13 AI1, AI2, AI6

PO3, AI1, AI5 AI3, AI5 PO7, AI5 PO2, AI4, AI7 PO6, AI4, AI7, DS7, DS8 PO6, DS5, DS11, DS12 PO6, AI7, DS5

PO6, AI7, DS4, DS5, DS12, DS13, ME2

PO6, AI6, DS4, DS12 DS3, DS4, DS8, DS13 AI6, DS5 DS11, ME2, ME3, ME4

44

Berdasarkar hasil pemetaan pada table 13, diperoleh 30 kendali proses COBIT 4.1 yang relefan dengan penerapan teknologi RFID. Tabel 14 menunjukkan 30 proses COBIT 4.1 yang relefan dan akan diukur tingkat kemapanannya Tabel 14 Tiga Puluh Kendali Proses COBIT 4.1 NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

PO1 PO2 PO3 PO4 PO6 PO7 PO8 PO10 AI1 AI2 AI3 AI4 AI5 AI6 AI7 DS1 DS2 DS3 DS4 DS5 DS7 DS8 DS10 DS11 DS12 DS13 ME1 ME2 ME3 ME4

PROCESSES Menetapkan rencana strategis IT Menetapkan arsitektur sistem informasi Menetapkan arah teknologi Menetapkan proses TI, organisasi dan hubungannya Mengkomunikasikan tujuan dan arah manajemen Mengelola sumberdaya manusia Mengatur kualitas Mengatur proyek Identifikasi solusi-solusi otomatis Mendapatkan dan memelihara perangkat lunak aplikasi Mendapatkan dan memelihara infrastruktur teknologi Menjalankan operasi dan menggunakannya Pengadaan sumberdaya TI Mengelola perubahan Instalasi dan akreditasi solusi serta perubahan Menetapkan dan mengatur tingkat layanan Mengatur layanan dengan pihak ketiga Mengatur kinerja dan kapasitas Memastikan ketersediaan layanan Memastikan keamanan sistem Mendidik dan melatih pengguna Mengelola bantuan layanan dan insiden Mengelola masalah Mengelola data Mengelola fasilitas Mengelola operasi Monitor dan evaluasi kinerja TI Monitor dan evaluasi pengendalian internal Memastikan kepatuhan terhadap persyaratan eksternal Menyediakan tatakelola TI

45

4.9. Analisis Tingkat Kemapanan Bagian berikut menjelaskan mengenai analisis hasil pengukuran tingkat kemapanan implementasi RFID di Perpusnas RI berdasarkan setiap proses yang diukur. 1. PO 1 Menetapkan Rencana Strategis TI Kendali proses PO1 membahas mengenai penetapan rencana strategis. Dalam bahasan ini adalah penetapan rencana strategis mengenai implemetasi RFID di lingkungan Perpusnas RI. Tabel 15 menunjukkan nilai hasil pengukuran tingkat kemapanan pada kendali proses PO1 ini adalah 2,87. Hal ini menunjukan bahwa manajemen TI Perpusnas RI telah membuat perencanaan strategis TI dan telah disesuaikan dengan kebutuhan bisnisnya. Namun demikian, meskipun perencanaan strategis tersebut telah terstruktur dan didokumentasikan dengan baik, akan tetapi perencanaan tersebut masih belum disebarkan dan diketahui secara menyeluruh kepada seluruh staf TI. Hal ini mungkin dilakukan dalam rangka menjaga kerahasiaan perencanaan TI itu sendiri. Selain itu, meskipun telah menjadi pembahasan informal bagi manajemen TI, perencanaan TI yang telah dibuat tersebut masih belum terlihat adanya identifikasi risiko dari implementasi proyek yang dikerjakan. Tabel 15 PO1 Menetapkan Rencana Strategis IT LEVEL

Jumlah Skor (A)

Jumlah Pernyataan (B)

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0

0

2

0.00

0.00

0.00

1 2 3 4 5 Total

3 4 2.66 5.66 2.66 17.98

4 4 6 6 5 27

0.75 1.00 0.44 0.94 0.53 3.67

0.20 0.27 0.12 0.26 0.15 1.00

0.20 0.55 0.36 1.03 0.73 2.87

46

2. PO 2 Menetapkan Arsitektur Sistem Informasi Kendali Proses PO2 membahas mengenai penetapan arsitektur sistem infomasi. Dalam pembahasan ini penetapan arsitektur sistem informasi khususnya yang mendukung pembangunan RFID. Tabel 16 menunjukkan nilai hasil pengukuran tingkat kemapanan pada kendali proses PO2 adalah 2.54. Hal ini menunjukkan bahwa organisasi memahami pentingnya sebuah arsitektur informasi dan sudah ada orang yang bertanggung jawab akan pembuatannya. Prosedur, alat dan teknik terkait telah distandarkan. Kebijakan telah dibuat tetapi kepatuhannya tidak secar konsisten ditegaskan. Proses pendefinisian arsitektur informasi dilakukan secara proaktif dan focus kepada keperluan bisnis jangka panjang. Tabel 16 PO2 Menetapkan Arsitektur Sistem Informasi

LEVEL

Jumlah Skor (A)

Jumlah Pernyataan (B)

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0 1 2 3 4 5 Total

0 2.33 3 5.33 5.66 0 16.32

2 4 3 6 8 7 30

0.00 0.58 1.00 0.89 0.71 0.00 3.18

0.00 0.18 0.31 0.28 0.22 0.00 1.00

0.00 0.18 0.63 0.84 0.89 0.00 2.54

3. PO 3 Menetapkan Arah Teknologi Kendali proses PO3 membahas mengenai penetapan arah teknologi. Dalam hal ini penetapan arah teknologi ditujuakan pada pengembangan penerapan teknologi RFID. Tabel 17 menunjukkan nilai hasil pengukuran tingkat kemapanan penetapan arah teknologi adalah 2.78. Hal ini menunjukkan bahwa organisasi telah memiliki pengetahuan tentang bagaimana mengembangkan rencana infrastruktur teknologi yang dibutuhkan sehingga dapat mengalokasikan sumber daya dengan tepat, akantetapi belum ada staf yang ahli. Komunikasi tentang pengaruh yang potensial terhadap perubahan teknologi tidak dilakukan secara konsisten. Hal tersebut dilakukan karena keberhasilan pengembangan RFID

47

diperoleh secara bertahap sehingga komunikasi yang dilakukan sesuai dengan keberhasilan yang ada.

Tabel 17 PO3 Menetapkan Arah Teknologi LEVEL 0 1 2 3 4 5 Total

Jumlah Skor (A) 0 5 5 6 6.66 5 27.66

Jumlah Pernyataan (B) 3 5 5 6 11 7 37

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0.00 1.00 1.00 1.00 0.61 0.71 4.32

0.00 0.23 0.23 0.23 0.14 0.17 1.00

0.00 0.23 0.46 0.69 0.56 0.83 2.78

4. PO4 Menetapkan Proses TI , Organisasi, dan Hubungannya Kendali proses PO4 membahas mengenai penetapan proses TI, organisasi, dan hubungannya. Penetapan proses TI dan hubungannya dengan organisasi diarahkan pada penetapan pengembangan RFID dalam mendukung tujuan organisasi yaitu Perpustakaan Nasional RI. Tabel 18 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 3.43 (Defined Process). Hal ini menunjukkan bahwa organisasi telah memiliki definisi tentang fung si yang harus dilakukan oleh personil TI dan orang-orang yang akan melakukan fungsi tersebut dan yang dilakukan oleh pengguna. Pendefinisian fungsi tersebut sangat penting, sehinga tujuan organisasi dapat tercapai. Pada kondisi tersebut, pengguna teknologi tidak memiliki keleluasaan untuk membantu dalam memantau kinerja organisasi dan proses TI. Hal tersebut bertujuan untuk menjaga kesinambungan proses pencapaian tujuan organisasi karena organisasi belum meiliki proses perbaikan yang berjalan secara terus menerus.

48

Tabel 18 PO4 Menetapkan Proses TI, Organisasi, dan Hubungannya LEVEL 0 1 2 3 4 5 Total

Jumlah Skor (A) 0 0 2 9 6 3 20

Jumlah Pernyataan (B) 1 4 3 9 8 5 30

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0.00 0.00 0.67 1.00 0.75 0.60 3.02

0.00 0.00 0.22 0.33 0.25 0.20 1.00

0.00 0.00 0.44 0.99 0.99 0.99 3.43

5. PO 6 Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah Manajemen Kendali proses PO6 yaitu mengkomunikasikan tujuan san arah manajemen. Pengembangan RFID harus sesuai dengan tujuan dan arah manajemen. Untuk itu harus dilakukan komunikasi yang baik sehingga setiap hal yang berhubungan dengan pengembangan teknologi RFID memiliki arah yang sama. Tabel 19 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 2.02 (Repeatable but Intuitive). Hasil tersebut menyatakan bahwa organisasi menyadari akan pentingnya peraturan, SOP, dan control namun pelaksanaannya masih bersifat sementara dan tidak konsisten. Keberadaan komponen tersebut hanya sekedar diketahui oleh staf dan digunakan hanya untuk menutupi masalah-masalah penting saja. Peraturan, SOP, dan control seharusnya menjadi tanggung jawab manajemen untuk mengkomunikasikannya, sehingga tujuan dan arah manajemen dapat tercapai Tabel 19 PO6 Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah Manajemen LEVEL 0 1 2 3 4 5 Total

Jumlah Skor (A) 0 2 3 2.33 1.33 0 8.66

Jumlah Pernyataan (B) 2 2 4 6 4 4 22

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0.00 1.00 0.75 0.39 0.33 0.00 2.47

0.00 0.40 0.30 0.16 0.13 0.00 1.00

0.00 0.40 0.61 0.47 0.54 0.00 2.02

49

6. PO 7 Mengelola Sumber Daya Manusia Kendali proses PO7 yaitu pengelolaan sumber daya manusia. Dalam hal ini berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia dalam pengembangan penerapan teknologi RFID. Tabel 20 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 2.24 (Repeatable but Intuitive). Hasil tersebut menggambarkan bahwa pengelolaan sumber daya manusia lebih dipengaruhi oleh kebutuhan khusus pekerjaan yang ada, bukan karena ketersediaan staf yang terampil. Selain itu, pelatihan dilakukan secara informal sesuai dengan dasar pengetahuan yang diperlukan. Sebuah organisasi seharusnya memiliki komponen manajemen sumber daya manusia yang konsisten dengan praktik industry yang baik, seperti kompensasi, penilaian kinerja, partisipasi dalam forum industri, transfer pengetahuan, pelatihan, dan mentoring. Tabel 20 PO7 Mengelola Sumber Daya Manusia LEVEL 0 1 2 3 4 5 Total

Jumlah Skor (A) 0 4 2 5 2 0 13

Jumlah Pernyataan (B) 2 4 2 5 5 5 23

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0.00 1.00 1.00 1.00 0.40 0.00 3.40

0.00 0.29 0.29 0.29 0.12 0.00 1.00

0.00 0.29 0.59 0.88 0.47 0.00 2.24

7. PO 8 Mengatur Kualitas Kendali proses PO8 membahas mengenai pengaturan kualitas. Pengaturan kualitas ditujukan pada penggunaal teknologi pendukung RFID sehingga dapat mendukung penerapan teknologi RFID. Tabel 21 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 1.53 (Repeatable but Intuitive). Kondisi yang dapat digambarkan yaitu bahwa sebenarnya organisasi menyadari pentingnya kebutuhan manajemen kualitas TI, akantetapi penerapannya kurang. Evaluasi terhadap proyek dan operasi TI belum pernah dilakukan terkait kualitasnya. Organisasi seharusnya melakukan standar untuk mengukur kualitas, dan melakukan survey kepuasan secara konsisten.

50

Tabel 21 PO8 Mengatur Kualitas LEVEL 0 1 2 3 4 5 Total

Jumlah Skor (A) 2 2 1 1 1 1 8

Jumlah Pernyataan (B) 3 3 2 5 9 6 28

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0.67 0.67 0.50 0.20 0.11 0.17 2.31

0.29 0.29 0.22 0.09 0.05 0.07 1.00

0.00 0.29 0.43 0.26 0.19 0.36 1.53

8. PO 10 Mengatur Proyek Kendali proses PO10 adalah Mengatur proyek. Pengaturan terhadap proyek penerapan RFID dilakukan untuk mencapai tujuannya sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Tabel 22 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 1.68 (Repeatable but Intuitive). Dalam mengatur proyek, organisasi kurang jelas dalam mendefinisikan proyek, jadwal, dan tahapan pencapaiannya. Hal tersebut dapat terjadi karena tidak adanya suatu bagian yang bertanggung jawab atas proyek TI dengan peran dan tanggung jawab yang telah didefinisikan dengan jelas.

Tabel 22 PO10 Mengatur Proyek LEVEL 0 1 2 3 4 5 Total

Jumlah Skor (A) 1 7 4 5 2 1 20

Jumlah Pernyataan (B) 1 8 6 8 8 5 36

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

1.00 0.88 0.67 0.63 0.25 0.20 3.62

0.28 0.24 0.18 0.17 0.07 0.06 1.00

0.00 0.24 0.37 0.52 0.28 0.28 1.68

51

9. AI 1 Identifikasi Solusi-Solusi Otomatis Kendali Proses AI1 mengenai identifikasi solusi-solusi secara otomatis. Identifikasi solusi-solusi secara otomatis terhadap penerapan teknologi RFID dilakukan sehingga masalah yang terjadi dapat diselesaikan dengan solusi yang tepat. Tabel 23 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 2.40 (Repeatable but intuitive). Hal ini menyatakan bahwa sudah ada pendekatan secara intuitif untuk mengidentifikasi solusi TI tapi belum ada keseragaman karena kesuksesannya tergantung pada keahlian dari beberapa orang tertentu saja. Untuk dapat melakukan identifikasi solusi, dibutuhkan suatu metodologi baku dan melakukan assessment terhadap solusi TI dan digunakan dalam hamper semua proyek. Tabel 23 AI1 Identifikasi Solusi-solusi Otomatis LEVEL

Jumlah Skor (A)

Jumlah Pernyataan (B)

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0 1 2 3 4 5 Total

0 4 3 4 2.33 1 14.33

2 4 5 4 6 6 27

0.00 1.00 0.60 1.00 0.39 0.17 3.16

0.00 0.32 0.19 0.32 0.12 0.05 1.00

0.00 0.32 0.38 0.95 0.49 0.26 2.40

10. AI 2 Mendapatkan dan Memelihara Perangkat Lunak Aplikasi Kendali proses AI1 adalah mendapatkan dan memelihara perangkat lunak aplikasi. Penerapan teknologi RFID dapat berjalan dengan baik apabila perangkat lunak teknologi tersebut dapat diperoleh dan dipelihara. Tabel 24 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 2.33 (Repeatable but intuitive). Hasil tersebut menyatakan bahwa perhatian organisasi terhadap ketersediaan dan keamanan aplikasi pada proses disain atau perilehan software masih kurang. Tingkat keberhasilannya sangat tergantung pada pengalaman bagian IT. Namun demikian, usaha untuk mendokumentasikan proses tersebut

52

secara konsisten sudah dilakukan. Suatu organisasi hendaknya melakukan pendekatan berbasis pada komponen, dengan penetapan awal, standardisasi aplikasi sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Tabel 24 AI2 Mendapatkan dan Memelihara Perangkat Lunak Aplikasi LEVEL

Jumlah Skor (A)

Jumlah Pernyataan (B)

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0 1 2 3 4 5 Total

0.33 2.32 3.33 3.32 1.99 0.33 11.62

2 3 4 5 3 6 23

0.17 0.77 0.83 0.66 0.66 0.06 3.15

0.05 0.25 0.26 0.21 0.21 0.02 1.00

0.00 0.25 0.53 0.63 0.84 0.09 2.33

11. AI 3 Mendapatkan dan Memelihara Infrastruktur Teknologi Kendali proses AI3 adalah mendapatkan dan memelihara infrastruktur teknologi. Dalam hal ini membahas bagaimana pemeliharaan dan perolehan infrastruktur RFID sehingga penerapannya di Perpustakaan Nasional RI dapat berjalan dengan baik. Tabel 25 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 1.87 (Repeatable but intuitive). Kondisi tersebut menggambarkan bahwa kegiatan pengadaan dan pemeliharaan tidak didasarkan pada setiap definisi strategi dan tidak mempertimbangkan kebutuhan aplikasi bisnis yang harus didukung, hanya memperhitungkan kebutuhan jangka pendek. Dalam menerapkan suatu teknologi baru, seharusnya diikuti dengan adanya proses pengadaan dan pemeliharaan untuk infrastruktur teknologi secara proaktif dan sesuai dengan aplikasi bisnis dan arsitektur teknologi yang penting

53

Tabel 25 AI3 Mendapatkan dan Memelihara Infrastruktur Teknologi LEVEL

Jumlah Skor (A)

Jumlah Pernyataan (B)

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0 1 2 3 4 5 Total

0 4 2.66 1 0.99 0 8.65

1 4 5 4 4 5 23

0.00 1.00 0.53 0.25 0.25 0.00 2.03

0.00 0.49 0.26 0.12 0.12 0.00 1.00

0.00 0.49 0.52 0.37 0.49 0.00 1.87

12. AI 4 Menjalankan Operasi dan Menggunakannya Kendali prosea AI4 adalah menjalankan operasi dan menggunakannya. Dalam hal ini membahas mengenai bagaimana Perpustakaan Nasional RI mengoperasikan dan menjalankan RFID untuk mencapai tujuannya. Tabel 26 menunjukkan nilai hasil yang dipeoleh adalah 1.55 (Repeatable but Intuitive). Hasil tersebut menunjukkan bahwa tidak ada integrasi prosedur antara sistem dan unit bisnis yang berbeda. Selain itu juga kurangnya masukan dari unit bisnis dalam merancang program pelatihan.

Tabel 26 AI4 Menjalankan Operasi dan Menggunakannya LEVEL

Jumlah Skor (A)

Jumlah Pernyataan (B)

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0 1 2 3 4 5 Total

1 6 5 3 1 0 16

2 6 5 7 10 4 34

0.50 1.00 1.00 0.43 0.10 0.00 3.03

0.17 0.33 0.33 0.14 0.03 0.00 1.00

0.00 0.33 0.66 0.42 0.13 0.00 1.55

54

13. AI 5 Pengadaan Sumberdaya TI Kendali proses AI5 adalah pengadaan sumberdaya TI. Proses ini membahas tentang pengadaan sumber daya TI untuk mendukung kelancaran penerapan RFID di Perpustakaan Nasional. Tabel 27 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 2.25 (Repeatable but intuitive). Kondisi yang dapat digambarkan yaitu bahwa organisasi sudah memiliki kesadaran akan pentingnya memiliki prosedur dan kebijakan untuk pengadaan sumber daya TI. Namun demikian penerapannya belum menyeluruh, hanya ditujukan pada kegiatan-kegiatan besar saja. Hal tersebut dapat menyebabkan ketidaklancaran penerapan teknologi baru karena tidak adanya perlakuan yang sama dalam pengadaan sumberdaya TI. Oleh karena itu perlu adanya standar yang dapat dijadikan acuan sehingga kualitas yang didapatkan akan relative sama dan sejalan. Tabel 27 AI5 Pengadaan Sumber Daya TI LEVEL

Jumlah Skor (A)

Jumlah Pernyataan (B)

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0 1 2 3 4 5 Total

0 2 5 1 3 0 11

2 4 5 6 7 7 31

0.00 0.50 1.00 0.17 0.43 0.00 2.10

0.00 0.24 0.48 0.08 0.20 0.00 1.00

0.00 0.24 0.95 0.24 0.82 0.00 2.25

14. AI 6 Mengelola Perubahan Kendali

proses

AI6

adalah

pengelolaan

perubahan.

Proses

ini

menggambarkan bagaimana Perpustakaan Nasional mengelola setiap perubahan dengan adanya penerapan teknologi RFID. Tabel 28 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 1.00 (initial/ad hoc). Hasil tersebut menunjukkan bahwa pada dasarnya organisasi menyadari bahwa setiap perubahan harus diatur dan dikontrol, akan tetapi pada pelaksanaannya terdapat perubahan yang dilakukan tidak sesuai dengan prosedur.

55

Keakuratan dokumen konfigurasi tidak konsisten, dan hanya merupakan perencanaan terbatas dan penilaian terhadap dampak yang berlangsung sebelum perubahan. Dengan adanya kondisi demikian maka dibutuhkan adanya peningkatan koodinasi antara manajemen perubahan TI dengan perubahan disain proses bisnis. Tabel 28 AI6 Mengelola Perubahan LEVEL

Jumlah Skor (A)

Jumlah Pernyataan (B)

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0 1 3 4 5 Total

0 4 0 0 0 4

2 4 4 9 5 24

0.00 1.00 0.00 0.00 0.00 1.00

0.00 1.00 0.00 0.00 0.00 1.00

0.00 1.00 0.00 0.00 0.00 1.00

15. AI 7 Instalasi dan Akreditasi Solusi dan Perubahan AI7 membahas tentang instalasi dan akreditasi solusi dan perubahan. Dalam

menerapkan

teknologi

baru,

Perpustakaan

Nasional

RI

perlu

memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan instalasi dan akreditasi solusi dan perubahan, sehingga penerapan teknologi RFID berjalan sesuai tujuannya. Tabel 29 menunjukkan nilai hasil yang dicapai adalah 1.49 (Initial/ad hoc). Hasil tersebut menggambarkan bahwa proses pengujian dilakukan berdasarkan inisisatif individu dan pendekatan yang digunakan pun berbeda-beda. Dalam mengembangkan teknologi baru seharusnya dilakukan pelatihan, pengujian, dan transisi karena sistem baru seringkali menimbulkan masalah. Oleh karena itu, proses evaluasi harus terstandardisasi dan diukur dengan sebuah metric yang dapat dikaji ulang dan dianalisis oleh manajemen secara efektif.

56

Tabel 29 AI7 Instalasi dan Akreditasi Solusi serta Perubahan LEVEL

Jumlah Skor (A)

Jumlah Pernyataan (B)

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0 1 2 3 4 5 Total

0 3 1 0 1 0 5

1 3 3 4 8 5 24

0.00 1.00 0.33 0.00 0.13 0.00 1.46

0.00 0.69 0.23 0.00 0.09 0.00 1.00

0.00 0.69 0.46 0.00 0.34 0.00 1.49

16. DS 1 Menetapkan dan Mengatur Tingkat Layanan Kendali proses DS1 membahas tentang penetapan dan pengaturan tingkat layanan. Penetapan dan pengaturan tingkat layanan sangat dibutuhkan, sehingga setiap individu memiliki tanggung jawab sesuai dengan peranannya masingmasing. Tabel 30 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 2.66 (Defined process). Hasil tersebut menunjukkan bahwa organisasi telah memiliki definisi yang jelas mengenai tanggung jawab meskipun dengan otoritas yang bebas. Setiap kegagalan layanan didefinisikan namun solusinya hanya bersifat informal. Namun demikian belum ada pengukuran kepuasan pelanggan secara rutin. Tabel 30 DS1 Menetapkan dan Mengatur Tingkat Layanan

LEVEL

Jumlah Skor (A)

Jumlah Pernyataan (B)

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0

0.33

2

0.17

0.05

0.00

1 2 3 4 5 Total

3.66 2.32 2.98 3.64 3.31 16.24

4 5 6 9 5 31

0.92 0.46 0.50 0.40 0.66 3.11

0.29 0.15 0.16 0.13 0.21 1.00

0.29 0.30 0.48 0.52 1.07 2.66

57

17. DS 2 Mengatur Layanan dengan Pihak Ketiga Kendali proses DS2 membahas tentang pengaturan layanan dengan pihak ketiga. Perpustakaan Nasional RI harus mengatur hubungan dengan pihak ketiga sehubungan dengan penerapan teknologi RFID terutama karena teknologi tersebut merupakan teknologi baru bagi Perpustakaan Nasional RI. Tabel 31 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 2.73 (Defined Process). Kondisi yang dapat digambarkan yaitu bahwa prosedur pengaturan layanan pihak ketiga telah tedikumentasi dengan baik, dengan proses yang jelas, untuk pemeriksaan dan kegiatan dengan vendor. Ada pertanggungjawaban untuk pengawasan terhadap layanan yang diberikan oleh pihak ketiga. Akantetapi proses untuk meninjau kesesuaian kinerja layanan dengan ketetapan yang ada dalam kontrak, memberikan masukan untuk menilai layanan pihak ketiga belum dilakukan secara menyeluruh. Tabel 31 DS2 Mengatur Layanan dengan Pihak Ketiga LEVEL

Jumlah Skor (A)

0 1 2 3 4 5 Total

0.33 2.66 0.66 4.65 3.96 2.31 14.57

Jumlah Pernyataan (B) 5 4 3 6 8 8 34

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0.07 0.67 0.22 0.78 0.50 0.29 2.51

0.03 0.26 0.09 0.31 0.20 0.12 1.00

0.00 0.26 0.18 0.93 0.79 0.58 2.73

18. DS 3 Mengatur Kinerja dan Kapasitas Kendali proses DS3 membahas tentang pengaturan kinerja dan kapasitas. Teknologi RFID merupakan hal baru di Perpustakaan Nasional RI, oleh karena itu pengaturan kinerja dan kapasitas harus dilakukan dengan tepat. Tabel 32 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 2.67 (Define Process). Hasil tersebut menyatakan bahwa organisasi memiliki laporan yang dapat yang dapat memberikan statistic kinerja, meskipun informasinya belum upto-date dan belum sesuai dengan standar. Kinerja dan kapasitan yang ada telah sesuai dengan hal-hal yang mungkin menjadi masalah.

58

Tabel 32 DS3 Mengatur Kinerja dan Kapasitas LEVEL

Jumlah Skor (A)

0 1 2 3 4 5 Total

0.66 2.97 3.32 4.64 3.97 3.3 18.86

Jumlah Pernyataan (B) 2 5 6 7 7 6 33

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0.33 0.59 0.55 0.66 0.57 0.55 3.26

0.10 0.18 0.17 0.20 0.17 0.17 1.00

0.00 0.18 0.34 0.61 0.70 0.84 2.67

19. DS 4 Memastikan Ketersediaan Layanan Kendali proses DS4 membahas tentang kepastian ketersediaan layana. Perpustakaan Nasional RI sebagai organisasi yang bergerak dalam bidang layanan, harus dapat memastikan layanan yang tersedia berjalan dengan baik sehingga kebutuhan pengguna terpenuhi. Tabel 33 menunjukkan nilai hasil yang dicapai adalah 2.23 (Repeatable but Intuitive). Hal tersebut menggambarkan bahwa praktek kesinambungan layanan merupakan hal yang wajib, namun kesuksesannya bergantung pada individu. Tabel 33 DS4 Memastikan Ketersediaan Layanan LEVEL

Jumlah Skor (A)

0 1 2 3 4 5 Total

1.32 4.31 4.3 4.29 4.95 5.28 24.45

Jumlah Pernyataan (B) 2 6 6 8 9 10 41

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0.66 0.72 0.72 0.54 0.55 0.53 3.71

0.18 0.19 0.19 0.14 0.15 0.14 1.00

0.00 0.19 0.39 0.43 0.59 0.71 2.32

20. DS 5 Memastikan Keamanan Sistem Kendali proses DS5 adalah memastikan keamanan sistem. RFID sebagai teknologi baru, dalam penerapannya tentu membutuhkan proses adaptasi dengan sistem yang sudah ada. Oleh karena itu keamanan sistem harus dipastikan terlebih dahulu.

59

Tabel 34 menunjukkan nilai hasil yang dicapai adalah 2.35 (Repeateble but intuitive). Hasil tersebut menggambarkan bahwa tanggung jawab dan akuntabilitas keamanan TI ditugaskan kepada coordinator keamanan TI dengan otoritas terbatas. Pelaporan tentang keamanan TI lengkap namun kurang sesuai. Keamanan TI hanya dilihat sebagai tanggung jawab domain dan bisnis TI dan tidak melihat keamanan TI sebagai bagiannya. Mengingat pentingnya keamanan TI maka tanggung jawab atas hal tersebut harus ditetapkan. Resiko dan analisis dampak keamanan TI secara konsisten dilakukan Tabel 34 DS5 Memastikan Keamanan Sistem LEVEL

Jumlah Skor (A)

0 1 2

2.65 2.98 4.95

Jumlah Pernyataan (B) 5 5 8

3 4 5 Total

3.63 4.62 4.62 23.45

6 10 11 45

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0.53 0.60 0.62

0.16 0.18 0.19

0.00 0.18 0.38

0.61 0.46 0.42 3.23

0.19 0.14 0.13 1.00

0.56 0.57 0.65 2.35

21. DS 7 Mendidik dan Melatih Pengguna Kendali proses DS7 adalah mendidik dan melatih pengguna. Pada proses ini dibahas mengenai bagaimana mencapai tujuan penerapan teknologi RFID dengan cara membangun sumber daya manusia sebagai pengguna teknologi tersebut. Tabel 35 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 2.04 (Repeatable but Intuitive). Hal tersebut menggambarkan bahwa kebutuhan akan adanya pelatihan mulai diidentifikasi dalam rencana kinerja individu karyawan akan tetapi belum memiliki proses pelatihan dan pendidikan yang standard an didokumentasikan. Selain itu tidak ada control terhadap kepatuhan pelaksanaan dengan terus menerus meninjau dan memperbaharui program dan proses pendidikan dan pelatihan.

60

Tabel 35 DS7 Mendidik dan Melatih Pengguna LEVEL

Jumlah Skor (A)

0 1 2 3 4 5 Total

2.33 2.32 3.96 3.97 3.63 3.96 20.17

Jumlah Pernyataan (B) 2 4 6 6 8 8 34

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

1.17 0.58 0.66 0.66 0.45 0.50 4.02

0.29 0.14 0.16 0.16 0.11 0.12 1.00

0.00 0.14 0.33 0.49 0.45 0.62 2.04

22. DS 8 Mengelola Bantuan Layanan dan Insiden Kendali proses DS8 membahas tentang pengelolaan bantuan layanan dan insiden. Dalam hal ini dibahas tentang bagaimana pengelolaan bantuan layanan dan insiden terkait penerapan RFID sebagai teknologi baru. Tabel 36 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 2.28 (Repeatable but intuitive). Hasil tersebut menggambarkan bahwa dalam

memenuhi

permintaan pengguna dan pengelolaan insiden belum menggunakan suatu standar system yang didukung oleh kualitas alat dan personil nya. Tabel 36 DS8 Mengelola Bantuan Layanan dan Insiden LEVEL

Jumlah Skor (A)

0 1 2 3 4 5 Total

1.65 2.64 1.98 3.96 2.64 2.64 15.51

Jumlah Pernyataan (B) 3 4 4 7 7 6 31

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0.55 0.66 0.50 0.57 0.38 0.44 3.09

0.18 0.21 0.16 0.18 0.12 0.14 1.00

0.00 0.21 0.32 0.55 0.49 0.71 2.28

23. DS 10 Mengelola Masalah Kendali proses DS10 membahas tentang pengelolaan masalah. Dalam hal ini di bahas bagaimana mengelola masalah yang muncul saat penerapan RFID. Tabel 37 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 2,20 (Repeatable but intuitive). Hasil tersebut menggambarkan bahwa pada setiap masalah yang

61

muncul saat penerapan RFID belum dapat terkelola dengan baik. Hal tersebut dikarenakan tidak adanya personil khusus yang mampu mengindentifikasi masalah dan memberikan solusi. Selain itu, belum dimilikinya suatu alur proses mulai dari pendataan masalah, indentifikasi masalah, disposisi penanggung jawab penanganan masalah hingga solusi dari masalah tersebut. Tabel 37 DS10 Mengelola Masalah LEVEL

Jumlah Skor (A)

Jumlah Pernyataan (B)

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0 1 2 3 4 5 Total

0.99 1.66 2.98 4.31 2.64 1.65 14.23

2 3 4 6 7 7 29

0.50 0.55 0.75 0.72 0.38 0.24 3.12

0.16 0.18 0.24 0.23 0.12 0.08 1.00

0.00 0.18 0.48 0.69 0.48 0.38 2.20

24. DS 11 Mengelola Data Kendali proses DS11 membahas tentang Pengelolaan Data. Dalam hal ini dibahas mengenai hal-hal yang terkait dengan pengelolaan data seperti manajemen data, tata kelola keamanan data, hingga penanggung jawab pengelolaan data tersebut. Tabel 38 menunjukkan nilai hasil yang di peroleh adalah 2,46 (Repeatable but intuitive). Hasil tersebut menggambarkan bahwa management telah menyadari bahwa sangat dibutuhkan sebuah pengelolaan data yang sistematis. Hal tersebut didasari pada jumlah data yang semakin berkembang secara kuantitas sehingga dibutuhkan system back-up dan pengamanan data terpadu. Tabel 38 DS11 Mengelola Data LEVEL

Jumlah Skor (A)

0 1 2 3 4 5 Total

0.33 3.66 4.32 2.98 2.98 2.64 16.91

Jumlah Pernyataan (B) 2 4 5 4 6 7 28

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0.17 0.92 0.86 0.75 0.50 0.38 3.56

0.05 0.26 0.24 0.21 0.14 0.11 1.00

0.00 0.26 0.49 0.63 0.56 0.53 2.46

62

25. DS 12 Mengelola Fasilitas Kendali proses DS12 membahas tentang pengelolaan fasilitas. Dalam hal ini fasilitas yang dimaksud adalah seluruh asset pendukung penerapan teknologi RFID. Tabel 39 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 2,44 (Repeatable but intuitive). Hasil yang menggambarkan bahwa managemen belum memikirkan secara detil bahwa pemeliharaan seluruh fasilitas pendukung RFID akan mempengaruhi kinerja teknologi RFID secara keseluruhan. Saat ini pengelolaan fasilitas hanya mengandalkan pada praktek-praktek yang baik dari beberapa individu. Tabel 39 DS12Mengelola Fasilitas LEVEL

Jumlah Skor (A)

Jumlah Pernyataan (B)

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0

1.32

2

0.66

0.18

0.00

1 2 3 4 5 Total

1.65 3.66 4.29 4.29 5.29 20.5

4 4 7 9 9 35

0.41 0.92 0.61 0.48 0.59 3.66

0.11 0.25 0.17 0.13 0.16 1.00

0.11 0.50 0.50 0.52 0.80 2.44

26. DS 13 Mengelola Operasi Kendali proses DS13 membahas tentang pengelolaan operasi. Seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengoperasian teknologi RFID. Tabel 40 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 2,43 (Repeatable but intuitive). Dapat digambarkan

bahwa saat ini

prosedur pengoperasian

teknologi RFID masih bersifat reaktif dan tidak terstruktur. Hal ini didukung juga dengan kondisi dimana pengelolaan pengoperasian masih sangat bergantung pada skill individu beberapa orang dan belum didisposisikan secara merata kepada operator yang lain.

63

Table 40 DS13 Mengelola Operasi LEVEL

Jumlah Skor (A)

0 1 2 3 4 5 Total

0 3.99 3.98 4.97 5.3 2.31 20.55

Jumlah Pernyataan (B) 1 5 6 7 10 6 35

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0.00 0.80 0.66 0.71 0.53 0.39 3.09

0.00 0.26 0.21 0.23 0.17 0.12 1.00

0.00 0.43 0.69 0.69 0.62 2.43

27. ME 1 Monitor dan Evaluasi Kinerja TI Kendali proses ME1 membahas tentang proses monitor dan evaluasi kinerja IT. Kinerja yang dimaksud adalah terkait proses implementasi dan operasional teknologi RFID. Tabel 41 mennjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 2,22 (Repeatable but intuitive) dimana saat ini belum diterapkannya pengawasan proses secara terpadu. Pengawasan yang dilakukan masih bersifat reaktif bagi insiden sehingga evaluasi yang diperoleh masih sangat bersifat umum. Hasil evaluasi yang bersifat umum tersebut tidak dapat dijadikan kerangka acuan peningkatan kinerja teknologi RFID. Tabel 41 ME1 Monitor dan Evaluasi Kinerja TI LEVEL

Jumlah Skor (A)

Jumlah Pernyataan (B)

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0 1 2 3 4 5 Total

1.98 3.99 2.31 3.64 2.97 1.98 16.87

4 5 4 8 7 5 33

0.50 0.80 0.58 0.46 0.42 0.40 3.15

0.16 0.25 0.18 0.14 0.13 0.13 1.00

0.00 0.25 0.37 0.43 0.54 0.63 2.22

64

28. ME 2 Monitor dan Evaluasi Pengendalian Internal Kendali proses ME2 membahas tentang pengawasan dan evaluasi pengendalian internal. Tabel 42 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 2,09 (Repeatable but intuitive). Hal ini menggambarkan bahwa managemen dan karyawan kurang memiliki kesadaran pengendalian internal. Saat ini pengendalian internal masih sangat bergantung pada keterampilan individu-individu kunci. Tabel 42 ME2 Monitor dan Evaluasi Pengendalian Internal LEVEL

Jumlah Skor (A)

Jumlah Pernyataan (B)

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0 1 2 3 4 5 Total

2.98 2.32 3.64 2.97 2.64 1.65 16.2

4 4 6 8 7 4 33

0.75 0.58 0.61 0.37 0.38 0.41 3.09

0.24 0.19 0.20 0.12 0.12 0.13 1.00

0.00 0.19 0.39 0.36 0.49 0.67 2.09

29. ME 3 Memastikan Kepatuhan Terhadap Persyaratan Eksternal Kendali proses ME3 membahas tentang memastikan kepatuhan terhadap persyaratan eksternal. Dimana persyaratan ekternal meliputi peraturan, kontrak dan hokum yang berhubungan dengan pemanfaatan teknologi RFID. Tabel 43 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 2,25 (Repeatable but intuitive), dimana pada saat ini telah ada sedikit kesadaran terhadap kebutuhan eksternal namun belum ada proses yang menunjukan kepatuhan terhadap peraturan, hukum dan persyaratan kontrak. Sehingga dangat dibutuhkan pengembangan kebijakan, rencana dan prosedur yang memastikan kepatuhan terhadap seluruh persyaratan eksternal.

65

Tabel 43 ME3 Memastikan Kepatuhan terhadap Persyaratan Eksternal LEVEL

Jumlah Skor (A)

Jumlah Pernyataan (B)

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0 1 2 3 4 5 Total

0.66 1.32 2.97 3.3 2.64 3.3 14.19

1 2 5 5 7 7 27

0.66 0.66 0.59 0.66 0.38 0.47 3.42

0.19 0.19 0.17 0.19 0.11 0.14 1.00

0.00 0.19 0.35 0.58 0.44 0.69 2.25

30. ME 4 Menyediakan Tatakelola TI Kendali proses ME4 membahas tentang penyediaan tatakelola IT. Dalam hal ini tatakelola implementasi teknologi RFID. Tabel 44 menunjukkan nilai hasil yang diperoleh adalah 2,20 (Repeatable but intuitive), dimana kondisi yang terjadi saat ini adalah managemen hanya mengindikasikan bagaimana TI dapat berkontribusi pada kinerja bisnis. Sehingga proses serta perangkat pendukung untuk pengukuran tatakelola IT masih sangat terbatas dan masih sangat bergantung pada keputusan individual. Tabel 44 ME4 Menyediakan Tatakelola TI LEVEL

Jumlah Sko\ r (A)

Jumlah Pernyataan (B)

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0 1 2 3 4 5 Total

1.32 3.31 4.29 4.29 4.62 4.62 22.45

2 5 7 8 11 11 44

0.66 0.66 0.61 0.54 0.42 0.42 3.31

0.20 0.20 0.19 0.16 0.13 0.13 1.00

0.00 0.20 0.37 0.49 0.51 0.63 2.20

66

4.10 Hasil Pengukuran Tingkat Kemapanan Dari proses pengukuran yang telah dilakukan, didapatkan hasil tingkat pengukuran kemapanan implementasi RFID di Perpustakaan Nasional RI berbasis pada tingkat kemapanan COBIT 4.1. Hasil tersebut tampak seperti pada tabel 45.

Tabel 45 Hasil Pengukuran Tingkat Kemapanan NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

COBIT Control Process PO1 PO2 PO3 PO4 PO6 PO7 PO8 PO10 AI1 AI2 AI3 AI4 AI5 AI6 AI7 DS1 DS2 DS3 DS4 DS5 DS7 DS8 DS10 DS11 DS12 DS13 ME1 ME2 ME3 ME4 Total

Maturity Level 2.87 2.54 2.78 3.43 2.02 2.24 1.53 1.68 2.40 2.33 1.87 1.55 2.25 1.00 1.49 2.66 2.73 2.67 2.32 2.35 2.04 2.28 2.20 2.46 2.44 2.43 2.22 2.09 2.25 2.20 2.24

Level Kematangan Defined Process Defined Process Defined Process Defined Process Repeatable but Intuitive Repeatable but Intuitive Repeatable but Intuitive Repeatable but Intuitive Repeatable but Intuitive Repeatable but Intuitive Repeatable but Intuitive Repeatable but Intuitive Repeatable but Intuitive Initial/ad Hock Initial/ad Hock Defined Process Defined Process Defined Process Defined Process Defined Process Repeatable but Intuitive Repeatable but Intuitive Repeatable but Intuitive Repeatable but Intuitive Repeatable but Intuitive Repeatable but Intuitive Repeatable but Intuitive Repeatable but Intuitive Repeatable but Intuitive Repeatable but Intuitive Repeatable but Intuitive

67

Hasil penghitungan tingkat kemapanan pada table 43, secara keseluruhan menunjukkan nilai 2.24 (Repeatable but Intuitive). Nilai tersebut diperoleh dari total nilai 30 kendali proses COBIT 4.1 dibagi 30 kendali proses. Berdasarkan Level Maturity Model maka rata-rata nilai yang diperoleh dari 30 kendali proses COBIT 4.1 adalah termasuk kedalam level 2 yaitu Repeatable but Intuitive. Kondisi yang dapat digambarkan dari level ini adalah proses dikembangkan kedalam tahap dimana terdapat prosedur serupa diikuti oleh pihak-pihak yang berbeda untuk pekerjaan yang sama. Tidak terdapat pelatihan formal atau pengkomunikasian standard dan tenggung jawab diserahkan kepada individu.

Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas dari hasil penghitungan pada tabel 43, dapat dibuat suatu diagram yang menggambarkan nilai hasil dari seluruh proses. Gambar 6 merupakan keseluruhan nilai hasil penghitungan tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI.

PO1 ME4

PO2

4

ME3

PO3 3.5

ME2

PO4

3

PO6

ME1 2.5

DS13

PO7

2 1.5

PO8

DS12 1 0.5

DS11

PO10

0

DS10

AI1

DS8

AI2

DS7

AI3

DS5

AI4 DS4

AI5 DS3

AI6 DS2

AI7 DS1

Gambar 6 Hasil Pengukuran Tingkat Kemapanan

68

Gambar 6 memperlihatkan keseluruhan hasil nilai tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI. Dari Gambar tersebut dapat dilihat tingkat

kemapanan masing-masing kendali proses secara

keseluruhan. Secara singkat gambar tersebut dapat menunjukkan kendali proses yang menjadi fokus utama yaitu nilai terendah dan tertinggi Kendali proses AI6 yaitu Mengelola Perubahan, mendapatkan nilat terendah yaitu 1.00. Kondisi tersebut menyatakan bahwa dalam organisasi tidak terdapat proses manajemen perubahan, sehingga perubahan dapat terjadi tanpa control. Tidak adanya kepedulian bahwa perubahan dapat mengganggu bagi TI dan tidak peduli terhadap keuntungan yang akan diperoleh dari penerapan manajemen tersebut Kendali proses PO4 yaitu Menetapkan Proses TI, mendapat nilai 3.43. Kondisi tersebut menyatakan bahwa fungsi TI telah teroganisir tetapi tidak konsisten. Kebutuhan akan organisasi yeng terstruktur sudah dikomunikasikan tapi keputsannya diserahkan pada individu. Dengan terlihatnya nilai terendah dan tertinggi dari kendali proses tersebut maka mempercepat penentuan fokus peningkatan tingkat kemap anan penerapan teknologi RFID. Penetapan nilai terendah dan tertinggi juga mempercepat penentuan batasan-batasan terhadap langkah selanjutnya.

69

BAB 5 1. SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan Pengukuran

tingkat

kemapanan

penerapan

teknologi

RFID

di

Perpustakaan Nasional penting dilakukan agar strategi bisnis FRID berjalan searah dengan strategi organisasi. Framework COBIT 4.1 memiliki kendali proses yang sangat rinci untuk menilai tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID. Berdasarkan alur yang terdapat dalam COBIT 4.1, diperoleh hasil bahwa penerapan teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI baru mencapai tingkat kemapanan level 2 (Repeatable but Intuitive). Level tersebut menjelaskan bahwa organisasi sudah memiliki proses yang dikembangkan kedalam tahap dimana prosedur serupa diikuti oleh pihak-pihak yang berbeda untuk pekerjaan yang sama. Penerapan teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI sejak dimulai tahun 2008 sampai saat ini penerapannya semakin meluas ke berbagai layanan yang tersedia. Hasil pengukuran tingkat kemapanan yang berada di level 2 menunjukkan bahwa kemapanan penerapan teknologi RFID masih rendah. Kondisi tersebut dapat didefinisikan bahwa dalam organisasi tidak terdapat pelatihan formal atau pengkomunikasian prosedur standard an tanggung jawab diserahkan kepada individu. Selain itu juga terdapat kepercayaan yang tinggi terhadap pengetahuan individu sehingga kemungkinan terjadi error sangat besar Peningkatan tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID harus dilakukan dengan cara bertahap dan teratur. Penetapan skala prioritas dapat dilakukan berdasarkan perolehan nilai-nilai yang masih dibawah rata-rata level 2. Level 3 dapat dijadikan target peningkatan kemapanan penerapan RFID. Dengan mengambil nilai-nilai rendah sebagai prioritas dan level selanjutnya sebagai target, maka peningkatan tingkat kemapanan RFID dapat dilakukan secara bertahap dan teratur.

70

Saran 1. Untuk meningkatkan tingkat kemapanan berdasarkan COBIT 4.1 dilakukan penentuan prioritas dan target dari perbaikan yang akan dilakukan. 2. Enam kendali proses yang mendapat nilai terendah dan dapat dijadikan sebagai prioritas utama adalah PO8 (Pengukuran Kualitas), PO10 (Mengatur Proyek), AI3 (Mendapatkan dan Memelihara Perangkat Lunak Aplikasi, AI4 (menjalankan operasi dan menggunakannya), AI6 (Mengelola Perubahan), AI7 (Instalasi dan Akreditasi Solusi serta Perubahan) 3. Level 3 (Defined Process) merupakan level terdekat yang dapat dijadikan target peningkatan kemapanan RFID. Kondisi yang menjadi target adalah organisasi

telah

memiliki

proses

yang

didokumentasikan

dan

dikomunikasikan. 4. Peningkatan tingkat kemapanan tidak terlepas dari 6 atribut kematangan COBIT 4.1, yaitu

Awareness and Communication (AC), Policies,

Standards and Procedures (PSP), Tools and Automation (TA), Skill and Expertise (SE), Responsibilities and Accountabilities (RA), dan Goal Setting and Measurement (GSM)

DAFTAR PUSTAKA

Andy. Perpustakaan Masa Depan dengan Tknologi http://ad71ck.staff.uns.ac.id/archives/132 [12 November 2010]

Informasi.,

Guldentops, E. 2003. Maturity Measurement - First the Purpose, Then the Method, Information System Control Journal 2003;4. IT Governance Institute. 2007. COBIT 4.1 Framework, Control Objectives, Management Guidelines, Maturity Models.Rolling Meadows, USA:Author. IT Governance Institute. 2008. Aligning COBIT 4.1, ITIL V3 and ISO/IEC 27002 for Business Benefit, A Management Briefing from ITGI and OGC.Rolling Meadows, USA:Author. Iwan, V. 2009. Pengadopsian Teknologi RFID di Rumah Sakit Indonesia: Mafaat dan Hambatannya, Jurnal Teknok Inustri. 2009.1. http://www.ie.its.ac.id/downloads/ publikasi/132230426_1130RFID_JTI%20petra%20Juni%20.pdf. [28 September 2011] Komunitas RFID Indonesia. 2010. RFID di Pabrik Furnitur. http://rfidindonesia.net/ home/2-category-for-news/58-rfid-di-pabrik-furnitur. [28 September 2011] Kurniawan, D. Implementasi RFID pada Perpustakaan. wiechan. blog. Binusian. org/files/2009/06/rfid-pada-perpustakaan1.doc. [06 November 2010] Maryono. Dasar-Dasar Radio Frequency Identification (RFID), Teknologi yang Berpengaruh di Perpustakaan. Media Informasi. 2005.20 Pederiva, A. 2003. The COBIT Maturity Model in a Vendor Evaluation Case, Information System Control Journal 2003.3 Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Supriyanto, W. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan: Strategi Perancangan Perpustakaan Digital. Jakarta: Kanisius. Sutarno, N.S. 2006. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Sagung Seto. Sutarno. 2008. Kamus Perpustakaan dan Informasi. Jakarta: Jala Permata. Sutarno, N.S. 2006. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Sagung Seto.

Lampiran 2: PO10 - Mengatur proyek Tingkat Kesesuaian LEVEL

TS

0

Organisasi tidak menggunakan teknikteknik manajemen pokok (project management) dan tidak mempedulikan apa efek yang terjadi terhadap organisasi apabila proyek yang dikembangkan mengalami kegagalan Pemanfaatan teknik-teknik project management terkait IT diserahkan pada keputusan individual manajemen IT Komitmen manajemen kurang dalam project manajemen Keputusan penting dalam project management dibuat tanpa persetujuan manajemen atau tanpa masukan dari customer

1

Keterlibatan user dalam mendefinisikan proyek TI dinilai sangat kecil atau tidak terlibat sama sekali Tidak ada pengorganisasian secara jelas dalam project management TI Peran dan tanggung jawab manajemen proyek tidak didefinisikan Proyek, jadwal dan tahapan pencapaian didefinisikan secara kurang memadai Pengeluaran biaya dah waktu kerja staf tidak dimonitor dan diperbandingkan dengan anggaran Manajemen senior mengkomunikasikan kesadaran akan kebutuhan project management TI

2

S

Skor Pernyataan

x

1

x

1

x

1

x

1

x

1

PERNYATAAN KS

AS

x

Jumlah Jumlah Pernyataan Skor (A) (B)

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

1

1

1.00

0.28

0.00

7

8

0.88

0.24

0.24

4

6

0.67

0.18

0.37

0 x

1

x

1

x

1

x

1

Tingkat Kesesuaian LEVEL

PERNYATAAN TS

2

3

Organisasi dalam proses mengembangkan dan menerapkan berbagai teknik dan metode project management dari proyek ke proyek Dalam suatu proyek TI telah didefinisikan tujuan bisnis dan teknis Keterlibatan manajemen dalam manajemen proyek TI sangat terbatas Petunjuk/SOP dikembangkan dalam berbagai aspek manajemen proyek TI Penerapan petunjuk/SOP manajemen proyek TI diserahkan pada kebijakan individual pemimpin proyek TI Proses dan metodologi manajemen proyek TI telah disusun dan dikomunikasikan Proyek TI didefinisikan dengan tujuan bisnis dan teknis yang sesuai Manajer TI dan pimpinan unit organisasi mulai berkomitmen dan dilibatkan dalam manajemen proyek TI Ada sebuah bagian (projrct management office) yang bertanggung jawab atas proyek TI dengan peran dan tanggung jawab yang telah didefinisikan dengan jelas Proyek TI dimonitor, dan ditentukan sasaran dan pencapaian per periode yang terukur, dengan menggunakan pengukuran finansial, ketepatan dengan jadwal, dan kualitas Ada pelatihan manajemen proyek yanga muncul sebagai akibat inisiatif dari individual pegawai

KS

AS

S

x

Jumlah Jumlah Pernyataan Skor (A) (B)

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0

x

1

x

1

x

4

6

0.67

0.18

0.37

5

8

0.63

0.17

0.52

0 x

x

1

0 x

1

x

1

x

0

x

x

Skor Pernyataan

1

0

3

5

Tingkat Kesesuaian LEVEL

TS Prosedur QA dan aktivitas post-system implementation telah ditentukan namun tidak secara luas diterapkan oleh manajer TI. Prosedur pencapaian kualitas dan prosedur aktivitas pasca implementasi telah didefinisikan, walau tidak ditetapkan oleh seluruh manajer TI Proyek TI dikelola sebagai suatu portofolio Manajemen memerlukan matriks proyek secara formal dan terstandardisasi dan akan diterik pembelajaran pada saat proyek TI selesai Manajemen proyek TI diukur dan dievaluasi pada level organisasi, bukan hanya level TI Perbaikan/peningkatan pada proses manajemen proyek TI dikomunikasikan dengan anggote proyek yang terlatih untuk hal semacam ini 4

S

Skor Pernyataan

x

1

x

1

PERNYATAAN

Manajemen TI membuat manajemen proyek TI dengan terstruktur, ada peran dan tanggung jawab yang terdokumentasi serta ada penilaian kinerja Kriteria keberhasilan pada setiap tahapan diukur dan dikelola pada saat dan setelah proyek selesai Proyek TI mengakomodir tujuan organisasi daripada tujuan TI tertentu

KS

AS

x

0

x

0

x

0

x

0

x

0

Jumlah Jumlah Pernyataan Skor (A) (B)

2

x

1

8

8

0.63

0.17

0.52

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

0.25

0.07

0.28

4

2

Tingkat Kesesuaian LEVEL

TS Ada dukungan yang kuat dan aktif dari pimpinan organisasi dan stakeholder Pelatihan manajemen proyek dianggarkan untuk staf yang menangani Metodologi manajemen proyek TI diterapkan secara penuh pada daur hidup proyek TI, dan diintegrasikan pada budaya organisasi Ada usaha yang sedang berlangsung untuk mengidentifikasi dan memanfaatkan manajemen proyek TI yang sesuai best practice

5

S

Skor Pernyataan

x

1

PERNYATAAN

Strategi TI dalam melakukan sourcing pengembangan dan operasional proyek TI sudah terdefinisikan (matang) dan sudah diimplementasikan Ada bagian project management office terintegrasi yang bertanggung jawab atas proyek TI dari permulaan sampai pasca implementasi Perencanaan di level organisasi memastikan bahwa user dan proyek TI yang direncanakan dimanfaatkan secara maksimal untuk mendukung strategi organisasi Total Nilai

KS

AS

x

0

x

0

x

0

x

0

x

0

x

8

Jumlah Jumlah Pernyataan Skor (A) (B)

0.25

0.07

0.28

Compliance C=A/B

Normalisasi N=C/sum ©

Kontribusi K=N*level

1

5

0.20

0.06

0.28

20

36

3.62

1.00

1.68

1

72

Suwanto., Teknologi Informasi Untuk Perpustakaan dan Pusat Dokumentasi dan Informasi. [s.l]. Suyoto., Teknologi Informasi Perpustakaan. http://digilib.unila.ac.id/files/disk1/ 13/laptunilapp-gdl-jou-2007-suyotoshsi-643-ti-pepru-n.pdf. [06 November 2010] Ticker, P. 2001. Data Protection for Library and Information Services. London: Staple Hall. Uki., Implementasi RFID untuk Siste Informasi Perpustakaan. http://smartech.gamatechno.com/index.php/section-blog/34-artikelteknologi/44-rfid-artikel. [06 November 2010] Wahono, R. S., Teknologi Informasi untuk Perpustakaan: Perpustakaan Digital dan Sistem Otomasi Perpustakaan. http:// www. lib.itb. ac.id/ ~mahmudin/ makalah/ materi-depag07/teknologi%20informasi/romi-otomasiperpustakaan15september2006.pdf. [06 November 2010] Ward, J. and Peppard, J. 2005. Strategic Planning for Information System (3 rd ed.). Chichester, England:John Willey & Son Inc. Yin, R. K. 2005. Studi Kasus: Desain & Metode. Jakarta: RajaGrafindo Persada, 2005.