PENGUJIAN IDENTIFIKASI KONDISI FISIK ARSIP BURGERLIJKE OPENBARE WERKEN (TAHUN 1914-1942)
I.
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Arsip kertas atau arsip konvensional merupakan arsip yang berbahan
dasar
kertas
sebagai
media
rekam
informasinya.
Arsip
Nasional
Republik Indonesia (ANRI) sebagai penyelenggara kearsipan secara nasional mempunyai tanggungjawab untuk melestarikan arsip sesuai dengan amanat Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 mengenai tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dan untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah serta untuk mempertinggi penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan, ANRI melakukan penelitian dan pengujian. ANRI merupakan lembaga yang menyimpan banyak khasanah arsip kertas dengan rentang periode yang cukup panjang yaitu arsip-arsip bermasa periode Vereenigde Oost Indische Compagnie (VOC), Hindia Belanda hingga masa Republik Indonesia sekarang. Khasanah arsip kertas yang tersimpan mempunyai peran yang sangat penting bagi kepentingan publik baik untuk kepentingan penelitian maupun untuk pengambilan keputusan atau dalam rangka penyusunan suatu kebijakan tertentu. Ruang penyimpanan khasanah arsip kertas di ANRI berada di depo arsip gedung G lantai 2-8, dan khusus untuk arsip peta tersimpan di gedung depo arsip gedung E.
1
Untuk mendukung pelaksanaan kegiatan preservasi arsip kertas khususnya kegiatan pengujian laboratorium yang berkaitan dengan pemeliharaan dan perawatan arsip kertas, maka dilakukan pengujian identifikasi kondisi fisik terhadap khasanah arsip yang tersimpan. Identifikasi ini penting dilakukan karena dengan melakukan identifikasi terhadap kondisi fisik serta kondisi kerusakan, kita dapat mengetahui karakteristik khusus yang dimiliki oleh khasanah arsip tertentu sesuai dengan tahun arsip tersebut diciptakan. Selain itu, dapat diketahui pula apakah kondisi ruang penyimpanan memenuhi standar penyimpanan sehingga arsip dapat disimpan untuk jangka waktu yang lama karena memiliki nilai guna sekunder. Dengan pengujian tersebut, maka akan memudahkan kita dalam menentukan langkah-langkah yang perlu diambil dalam rangka melakukan perbaikan dan penyelamatan terhadap arsip tersebut pada umumnya dan informasi yang terkandung didalamnya secara khusus. Pada tahun anggaran 2011, Subdit Instalasi Laboratorium melakukan kegiatan pengujian identifikasi kondisi fisik arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW). Identifikasi dilakukan menggunakan Archives Damage Atlas A Tool for Assessing Damage, Nationaal Archief, 2010 sebagai sebuah pedoman dalam penentuan tingkat jenis kerusakan. Archives Damage Atlas ini sangat membantu dalam mengidentifikasi jenis kerusakan dan penyebab kerusakan sehingga diharapkan kerusakan arsip diketahui sedini mungkin dan dapat ditangani dengan segera.
B.
Dasar Pelaksanaan 1.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
2.
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis.
3.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia 2
sebagaimana telah diubah dua kali terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010. 4. Surat Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Nasional Nomor: HK.01.02/54/2011 tentang Tim Pengujian Identifikasi Kondisi Arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) Koleksi Arsip Nasional Republik Indonesia .
C.
Maksud dan Tujuan Maksud dilaksanakannya pengujian ini adalah untuk mengidentifikasikan
kondisi arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) yang tersimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia, sedangkan tujuannya adalah: 1.
Mengetahui sifat karakteristik fisik arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) sehingga bisa dijadikan salah satu penentuan autentifikasi arsip statis berdasarkan ciri fisiknya.
2.
Mengetahui jenis kerusakan dan tingkat kerusakan yang terjadi pada arsip BOW sehingga dapat dipakai sebagai acuan untuk menentukan perlu tidaknya dilakukan restorasi dan reproduksi arsip serta metode yang akan diambil pada saat melakukan restorasi/reproduksi terhadap arsip tersebut.
3.
Dapat memberikan masukan dan saran pada unit–unit di lingkungan Direktorat Preservasi agar pelaksanaan preservasi arsip BOW pada khususnya dapat berjalan optimal.
4.
Arsip dapat diselamatkan sehingga dapat dipergunakan sebesar-besarnya dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3
D.
Ruang Lingkup 1. Waktu dan tempat Pelaksanaan kegiatan dilakukan selama 6 bulan dari bulan Februari sampai dengan Juli 2011. Pengujian Identifikasi Kondisi Arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) dilakukan di tempat penyimpanan arsip BOW lantai 6 dan 7 gedung depo G, Arsip Nasional Republik Indonesia . 2. Pelaksana Pelaksana tim kerja Pengujian Identifikasi Kondisi Arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) berdasarkan Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: HK.01.02/54/2011 tanggal 11 Maret 2011 adalah: -
Gina M Husni
: Pengarah
-
Mustari Irawan
: Pengarah
-
Koewato
: Penanggung Jawab
-
Yanah Suryanah
: Peneliti Pertama
-
Euis Shariasih
: Peneliti
-
Sari Hasanah
: Peneliti
-
Wiwi Diana Sari
: Peneliti
-
Supriadi
: Pembantu Peneliti
-
Aris Widodo
: Pembantu Peneliti
-
Roby Syafurjaya
: Pembantu Peneliti
-
Fitra Yeni
: Pembantu Peneliti
3. Lingkup kegiatan Lingkup kegiatan ini meliputi: rapat koordinasi, pengambilan sampling/ pengumpulan contoh, pengujian laboratorium, pengolahan data hasil pengujian dan pelaporan hasil pengujian. Pembiayaan berasal dari APBN Arsip Nasional Republik Indonesia tahun anggaran 2011, seperti yang tercantum dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 02 A Tahun 2011 tentang Rencana Kinerja Tahunan Arsip Nasional Republik Indonesia tahun 2011. 4
II.
TINJAUAN PUSTAKA
A.
Arsip Kertas Arsip kertas dapat mengalami kerusakan karena berbagai faktor, sehingga
kondisi fisik arsip kertas yang disimpan dapat menurun kualitasnya terutama kualitas fisik arsip yang dapat menyebabkan hilangnya informasi. Kertas dapat rusak karena faktor yang berasal dari dalam kertas itu sendiri maupun karena faktor yang berasal dari luar. Kertas dapat mengalami penurunan kualitas karena bahan-bahan yang dipakai pada saat pembuatannya, sehingga kertas dapat mengalami perusakan dengan sendirinya karena proses kimia yang berlangsung di dalam kertas. Selain itu terdapat faktor yang dapat mempercepat proses kerusakan diantaranya suhu dan kelembaban, polutan dari udara serta ancaman kerusakan yang berasal dari api, cahaya, jamur, serangga, binatang pengerat termasuk juga perlakuan, baik pada saat proses penyimpanan, pengolahan maupun pada saat dilayankan kepada para pengguna arsip di ruang layanan arsip. Kerusakan yang terjadi pada arsip kertas dapat dikelompokkan menjadi 5 jenis kerusakan yaitu 1: 1.
Kerusakan yang terjadi pada jilidan untuk arsip yang berbentuk jilidan (banden). Merupakan suatu bentuk kerusakan yang terjadi pada permukaan dan jilidan dari arsip yang terjilid, punggung dan juga jahitan dari jilidan. Jenis kerusakan yang terjadi diantaranya pelengkungan, lepasnya jahitan, terkelupasnya punggung jilidan, longgarnya jilidan, lepasnya lembaran arsip, dan rusaknya permukaan jilidan.
2.
Kerusakan yang diakibatkan oleh proses kimia. Kerusakan ini dapat disebabkan baik oleh faktor internal maupun eksternal. Faktor internal dapat berupa bahan-bahan yang dipakai selama proses
1
Archives Damage Atlas A Tool for Assessing Damage, Nationaal Archief, 2010.
5
pembuatan kertas, sementara faktor dari luar dapat berasal dari lingkungan tempat penyimpanan dan material yang ada pada kertas seperti tinta, selotape, paper klip logam dll. Jenis kerusakan yang terjadi adalah kerusakan akibat api, foxing2, korosi tinta, korosi tembaga, tape dan stiker, karat, asidifikasi, dan perbaikan sebelumnya. 3.
Kerusakan yang diakibatkan oleh perlakuan (mekanik). Kerusakan ini disebabkan oleh penggunaan yang salah, penanganan terhadap arsip yang salah, penyimpanan dan kekerasan akibat perang. Jenis kerusakan yang terjadi diantaranya adalah kerutan pada halaman, lipatan pada sudut halaman, sobekan kecil di sepanjang tepi arsip, kertas patah akibat lipatan, dan lubang pada kertas akibat vandalisme.
4.
Kerusakan yang diakibatkan oleh hama. Kerusakan ini terbagi dalam dua kategori yaitu kerusakan yang diakibatkan oleh serangga termasuk didalamnya karena kutu buku, rayap, kumbang dan silverfish, kemudian kerusakan yang disebabkan oleh binatang pengerat seperti tikus. Di negara tropis, rayap dapat menyebabkan kerusakan serius pada arsip. Jenis kerusakan yang terjadi diantaranya adalah adanya kotoran serangga, kertas berlubang akibat digigit serangga, dan sobeknya kertas.
5.
Kerusakan yang diakibatkan oleh air. Air yang terdapat di dalam kertas setelah melalui proses pembuatan kertas berkisar antara 6%3 atau disebut sebagai kadar air dalam kertas. Ini merupakan persentase kelembaban yang baik bagi kertas. Dalam penyimpanan tertentu, kertas dapat mengalami kelembaban yang lebih tinggi dari 6%. Meningkatnya kandungan air dapat menyebabkan
Flek/noda kecil biasanya berwarna coklat muda hingga hitam, tersebar pada seluruh lembaran manuskrip atau halaman buku. Ibid hal 143 2
3
Ibid hal 118
6
kerusakan pada kertas. Jenis kerusakan yang terjadi diantaranya adalah perubahan warna pada kertas, timbulnya noda, dan kertas menjadi rapuh. Tingkat kerusakan pada arsip kertas dikelompokkan menjadi tiga kategori yaitu: 1. Kerusakan ringan Kerusakan pada arsip kertas dimana kertas tersebut tidak akan bertambah rusak ketika sedang dipakai contohnya ketika dipindahkan, atau ketika membalik halaman. 2. Kerusakan sedang Kerusakan pada arsip kertas dimana kerusakan tersebut tidak akan bertambah jika penanganan dilakukan dengan
halus dan hati-hati.
Namun, jika arsip kertas diperlakukan atau dikerjakan agak terlalu kasar maka akan berpeluang menambah kerusakan. 3. Kerusakan berat Kerusakan pada arsip kertas dimana kerusakan tersebut akan bertambah walaupun telah dilakukan penanganan secara halus dan hati-hati.
Selain
itu
kerusakan
dikategorikan
berat
jika
ada
kecenderungan akan hilangnya informasi. Bahkan jika hanya sebagian dari sebuah lembaran arsip mengalami kerusakan berat, seluruh arsip dianggap rusak berat sehingga tidak dapat diakses.
B.
Arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) Arsip BOW merupakan arsip yang diserahkan oleh Departemen Pekerjaan
Umum (PU) yang memiliki arsip periode Hindia Belanda yaitu tahun 1914 – 1942. Jumlah arsip sekitar 1600 meter linier meliputi arsip jalan masuk (toegangen) yang berjumlah 78 meter linier selebihnya sistem Verbaal dan Agenda. Arsip ini berasal dari Gedung Sate Bandung Jawa Barat. Departemen ini pada awal didirikan
7
tahun 1819 merupakan sebuah lembaga Civiele Gebouwen (Bangunan Sipil) yang kemudian digabung dengan Hoofdinspectie Waterstaat (Inspektorat Pengairan) menjadi Administratie van den Waterstaat en der Civiele Gebouwen (Administrasi Pengairan dan Bangunan Sipil) pada tahun 1828. Pada tahun 1864 BOW menangani pengelolaan, pengawasan pengairan dan pekerjaan umum di Hindia Belanda (pembangunan sipil seperti jalan, jembatan dan bangunan publik lainnya), pengelolaan pertambangan dan mesin uap. Lebih lanjut, departemen ini menangani bidang komunikasi (pos, telegraf, dan sambungan telepon), sarana perhubungan (perkeretaapian dan pelabuhan), administrasi pergudangan, layanan tabungan kantor pos, hingga pengerukan sungai. Dalam perkembangan organisasinya, pada tahun 1934, departemen ini bergabung dengan Departement van Gouvernementsbedrijven (Departemen Urusan BUMN)
menjadi
Departement
van
Verkeer
en
Waterstaat
(Departemen
Perhubungan dan Pengairan.4 Penataan arsip BOW dilakukan berdasarkan kurun waktu yang menunjukkan bahwa organisasi ini menggunakan dua jenis sistem arsip yang berbeda. Adapun sistem kearsipan yang digunakan dalam penataan arsip BOW pada saat dinamisnya (periode 1800-an sampai 1924) adalah sistem Verbaal dan Kaulbach berdasarkan nomor registrasi dalam kartu agenda (kurun waktu 19251942).5 Sistem Verbaal6 berasal dari kegiatan yang dilakukan dalam StatenGeneraal (Lembaga Perwakilan Rakyat Kerajaan Belanda) pada abad 17-18 ketika pejabat tertentu meyampaikan laporan termasuk didalamnya korespondensi.7 Secara kearsipan, Verbaal dapat diartikan sebagai kesatuan dokumen yang merujuk pada sebuah keputusan8 dan ditata bukan berdasarkan subyek melainkan 4Subdit
Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945, Inventaris Arsip Departement Burgelijke Openbare Werken, Arsip Nasional RI, 2010. 5Ibid Hal 3 6Ibid hal 3 7 F.J.M. Otten, Gids voor de Archieven van de Ministeries en de Hoge Colleges van Staat 1813-1940 (Den Haag: Instituut voor Nederlandse Geschiedenis, 2004), 46 8 W. R. Hugenholtz, An East Indian Serial: Mailrapporten (1869-1940), Itinerario 4:2 (1980) : 73
8
secara kronologis sesuai tanggal keputusan. Sistem ini sebenarnya telah dipraktekkan sekitar tahun 1800-an dimana kesamaan bentuk redaksi menjadi dasar pengelompokan dokumen, namun baru diresmikan tahun 1823 dengan keluarnya Keputusan Raja (Koninklijk Besluit) tanggal 4 September 1823 nomor 7. Sistem Verbaal adalah suatu sistem yang terdiri dari seri Verbaal yaitu keputusan kepala organisasi yang tertulis dalam lembaran ganda atau kertas dobel folio, yang didalamnya disertakan surat/dokumen masuk yang berkaitan dan konsep surat keluar yang telah disetujui (kadang juga disertai dokumen pendukung lain seperti memo, nota dinas, atau advis dari instansi lain). Dalam sistem ini, untuk membaca atau menemukan arsip yang dimaksud, dikenal 4 (empat) jalan masuk atau dikenal dengan istilah Toegangen. Toegangen atau jalan masuk terdiri dari agenda, index, dan klapper dan autoriteiten. Sistem Verbaal digunakan di BOW pada tahun 1914 – 1924, namun jalan masuknya tidak lengkap. Belum ditemukan agenda sama sekali. Baru ditemukan sebuah klapper tahun 1922, dan dua buah autoriteiten tahun 1921 dan 1924. Agenda, adalah suatu daftar yang berisi informasi tentang keluar masuknya surat yang disusun berdasarkan urut nomor. Keberadaan agenda ini diketahui dari kode ‘Ag. No.’ (nomor agenda) yang terdapat dalam Verbaal. Index merupakan jalan masuk utama dalam arsip menurut sistem Verbaal. Index adalah suatu daftar, dimana pada lajur bagian atas pada halaman atau folio tertentu ditulis mengenai rubrik atau subyek yang telah ditentukan. Oleh karena itu index juga disebut index folio. Klapper pada umumnya adalah daftar nama atau tempat atau kata tangkap yang terdapat dalam index. Dalam arsip BOW, klapper adalah index nama sehingga sering disebut namensklapper (klapper nama) untuk mempertegas perbedaan dengan klapper yang lain. Klapper disusun sesuai abjad (alfabetis) dan memuat nama-nama orang yang terdapat atau tercantum di dalam surat yang diterima atau dikirimkan. Autoriteiten adalah suatu daftar atau catatan yang memuat dari instansi mana suatu surat itu dikirim, termasuk keterangan mengenai tanggal dan
9
nomor surat. Jalan masuk ini berfungsi terutama ketika arsip tersebut masih aktif, yakni untuk memudahkan penemuan kembali arsip atau menggabungkan kembali arsip apabila suatu instansi menulis surat dengan menunjuk surat yang pernah dikirimnya hanya dengan tanggal dan nomor suratnya saja. Sistem Kaulbach9 diperkenalkan di Hindia Belanda oleh seorang pegawai bernama Kaulbach yang mempelajari sistem arsip pada waktu ia di Belanda dalam organisasi Staatshollandspoor (Jawatan Kereta Api Belanda) sehingga sering disebut juga Sistem Kaulbach. Dalam sistem ini, arsip dikelompokkan berdasarkan subyek dengan kumpulan keputusan/Verbaal sebagai seri utama. Sistem Kaulbach menggunakan jalan masuk yang terdiri dari hoofdenlijst, agenda, klapper, autoriteiten, dan controle boeken. Hoofdenlijst disusun berdasarkan afdeling (bagian atau divisi dalam departemen). Bentuk jalan masuk ini sama dengan hoofdenlijst yang terdapat pada sistem Verbaal namun pada sistem kartu, hoofdenlijst dibuat terpisah dalam bentuk buku. Agenda di sini berbeda dengan agenda yang terdapat dalam sistem Verbaal. Tidak semata-mata untuk mencatat surat masuk dan surat keluar, agenda ini menjadi jalan masuk utama sistem Kaulbach karena juga merujuk pada tanggal dan nomor Verbaal. Agenda ini memiliki bentuk asli kartu yang kemudian dibundel/dijilid. Pembagian agenda ini berdasarkan divisi/afdeling yang ada. Agenda terbagi menjadi agenda biasa dan agenda geheim (rahasia). Klapper dalam sistem ini memiliki bentuk yang sama dengan yang ada dalam sistem Verbaal, namun klapper dalam sistem ini merujuk pada autoriteiten. Autoriteiten dalam sistem ini sama dengan yang terdapat dalam sistem Verbaal, namun kadang memiliki nama yang berbeda seperti autoriteiten register dan register van ingekomen stukken. Jalan masuk ini tidak dapat digunakan untuk mengakses arsip. Controle boek adalah buku yang berfungsi untuk mengecek status pengiriman surat keluar. Buku ini hanya digunakan pada saat arsip dinamis sehingga tidak dapat digunakan untuk mengakses arsip. 9Subdit
Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945. Inventaris Arsip Departement Burgerlijke Openbare Werken”, Arsip Nasional RI, 2010
10
III. PELAKSANAAN A.
Jenis-jenis Pengujian 1. Pemeriksaan Kondisi Ruang Penyimpanan, Pemeriksaan kondisi ruang penyimpanan arsip BOW meliputi: a.
Suhu (0C), Suhu adalah ukuran kuantitatif terhadap temperatur;
b.
Kelembaban (%RH), Kelembaban adalah konsentrasi uap air di udara;
c.
Intensitas cahaya (lux), Intensitas cahaya adalah besaran pokok fisika untuk mengukur daya yang dipancarkan oleh suatu sumber cahaya pada arah tertentu per satuan sudut;
d.
Intensitas UV (µW/M), Intensitas UV adalah intensitas radiasi elektromagnetis terhadap panjang gelombang yang lebih pendek dari daerah dengan sinar tampak, namun lebih panjang dari sinar-X yang kecil.
Pengujian
suhu, kelembaban, intensitas cahaya, dan intensitas UV
dilakukan di ruang penyimpanan arsip BOW lantai 6 dan 7 gedung depo G. Pengujian suhu dan kelembaban dilakukan dengan menggunakan thermohygrometer digital SWEMA AIR 300, sedangkan pengujian intensitas cahaya (lux), dan intensitas UV dilakukan dengan menggunakan alat Elsec UV Monitor. Pengujian suhu dan kelembaban dilakukan pada 3 titik ruangan dalam kondisi lampu nyala. Sedangkan pengujian intensitas cahaya dan UV dilakukan pada kondisi lampu mati, lampu nyala dan dekat jendela.. Masingmasing pengujian dilakukan pada pagi hari sebelum identifikasi kondisi kerusakan pada arsip BOW. 2. Identifikasi Kondisi Kerusakan Identifikasi terhadap kondisi kerusakan arsip BOW diperoleh dengan melakukan pengamatan terhadap jenis kerusakan dan tingkat kerusakan yang terjadi pada arsip BOW berdasarkan Damage Atlas meliputi:
11
a.
Pengujian terhadap kerusakan jilidan;
b.
Pengujian terhadap kerusakan akibat kimia;
c.
Pengujian terhadap kerusakan akibat mekanik;
d.
Pengujian terhadap kerusakan akibat serangga dan binatang pengerat;
e.
Pengujian terhadap kerusakan akibat air.
3. Identifikasi Ciri Fisik a.
Ketebalan lembaran kertas. Tebal kertas adalah jarak tegak lurus antara dua permukaan kertas pada kondisi standar10. Pengujian ketebalan dilakukan terhadap lembaran kertas arsip dan banden arsip secara keseluruhan.
b.
Ketebalan banden arsip secara keseluruhan. Tebal banden adalah jarak tegak lurus antara dua permukaan banden pada kondisi standar. Pengujian ketebalan dilakukan terhadap banden arsip secara keseluruhan.
c.
Bobot banden arsip. Bobot adalah berat bundel/jilidan arsip diukur dengan satuan gram.
d.
Ukuran kertas. Ukuran kertas adalah standar atau norma untuk mengukur panjang dan lebar yang dinyatakan dalam cm.
e.
Watermark. Pengamatan dilakukan terhadap watermark/tanda air yang terdapat pada lembaran arsip
4. Pengujian pH Permukaan Pengujian pH atau derajat keasaman pada arsip kertas BOW dilakukan dengan metode pH permukaan11 dengan menggunakan pH meter HORIBA. Pengujian pH dilakukan pada sampel yang diambil secara acak pada permukaan kertas di bagian depan, tengah dan belakang pada jilidan atau bundel arsip. 10 11
SNI 14-0435-1998. - Cara uji tebal lembaran pulp, kertas dan karton SNI 14-4735-1998 - Cara uji pH permukaan kertas
12
B.
Cara Pengambilan Sampel Uji/Pengujian Penataan
arsip
BOW
dilakukan
berdasarkan
periodesasi
yang
menunjukkan bahwa organisasi ini menggunakan dua jenis sistem penataan arsip yang berbeda, arsip BOW terdiri dari arsip toegangen tahun 1914-1942, arsip yang disusun dengan sistem Verbaal (Verbaal BOW) dan sistem Agenda (Agenda BOW). Jumlah seluruh arsip BOW berdasarkan penghitungan yang dilakukan oleh staf Subdit Instalasi Laboratorium adalah 13.797 boks yang berisi arsip yang tidak berbentuk jilidan (diasumsikan 1 boks berukuran 10 cm berisi 1 sampul arsip atau 1 nomor) dan sebanyak 503 boks yang khusus berisi arsip Toegangen (jalan masuk) dalam bentuk jilidan dan memakai boks dari Belanda dalam berbagai ukuran. Dari jumlah 14.300 boks (13.797 + 503) kemudian diambil sampel, karena jumlah populasinya berada di antara 10.000 – 15.000 boks maka menurut tabel Krajcie dan Morgan (1970)12 sampel yang diambil yaitu berkisar antara 370 – 375 boks. Penghitungan terhadap interval sampel dilakukan dengan cara membagi
seluruh jumlah boks dengan perkiraan jumlah sampel yang diambil maka akan diperoleh nilai 40 (14.300/370), maka dilakukan pengambilan sampel untuk Toegangen mulai dari no 40, 80, 120, dst., begitu juga dengan arsip dengan sistem Verbaal, sementara untuk arsip dengan sistem Agenda yang berkurun waktu antara tahun 1925-1942, karena belum memiliki nomor definitif, dilakukan pengambilan sampel berdasarkan tahun arsip sampai semua tahun terambil secara acak dimana arsip-arsip tersebut sudah memiliki nomor sementara. Untuk arsip yang belum memiliki nomor sementara tidak dilakukan pengujian karena masih dalam proses pengolahan yang dilakukan oleh Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945. Karena itu sampel yang semula akan diuji 370-375 sampel, hanya dapat diuji sebanyak 297 sampel dari arsip BOW yang sudah memiliki identitas nomor, baik nomor sementara maupun nomor definitif.
12
Gempur, Santoso. Fundamendal Metodologi Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif. Prestasi Pustaka Publisher. Cetakan Kedua, Jakarta 2007 : 59
13
Lihat lampiran 1 Matrik Data Hasil Pengujian Kerusakan Arsip BOW dan lampiran 2 Matrik Data Hasil Pengujian Ciri Fisik dan Kondisi Keasaman (pH) Arsip BOW. Nomor sampel/formulir uji masing-masing arsip BOW sebagai berikut : Toegangen sampel uji nomor 1-35, Sistem Verbal
sampel uji nomor 36-142 dan Sistem
Agenda sampel uji nomor 143- 297. Untuk pengujian derajat keasaman (pH), sampling dilakukan terhadap lembaran kertas yang ada pada bagian awal, tengah dan akhir arsip tiap bundelnya kemudian dibuat nilai kisarannya, demikian pula untuk ketebalan kertas, ukuran, dan watermark. Untuk jenis dan tingkat kerusakan arsip dilihat dari keseluruhan tampilan arsip mulai dari lembaran paling awal sampai lembaran paling akhir.
C.
Hasil Pengujian dan Pembahasan 1.
Pemeriksaan Kondisi Ruang Penyimpanan Selama pengujian berlangsung, parameter kondisi lingkungan yang
diamati di ruang penyimpanan arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) lantai 6 dan 7 depo G adalah suhu, kelembaban, intensitas cahaya dan UV. Hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah kondisi ruangan sesuai dengan kondisi ruang penyimpanan arsip yang dipersyaratkan. Adapun hasil pengamatan, dapat dilihat dalam tabel berikut:
14
Tabel 1.
Kondisi ruang penyimpanan arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) lantai 6 dan 7 depo G Kondisi Ruang Penyimpanan
No
Parameter uji*
Keterangan Standar
Lantai 6
Lantai 7
1.
Suhu (0C)
18 – 22*
21,6 – 22,5
21,9 – 23,7
2.
Kelembaban (% RH)
45 – 55*
42,1– 45,2
44,1 – 47,7
3.
Cahaya (lux)
maks 55 (terang)**
38,2
30,8
4.
UV (µW/M)
maks 75 (terang)**
0
1,3
Pengukuran ***: 04 Feb, 04 Maret, 08 April, 06 Mei 2011
Keterangan : * Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip ** Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip. Jakarta, 1992 *** Pengukuran intensitas cahaya, UV, suhu dan kelembaban ruang pada tiga titik yang mewakili dengan kondisi beberapa lampu tidak menyala. Pengukuran dilakukan pada pagi hari. AC berfungsi baik, sedangkan dehumidifier dalam keadaan mati.
Hasil pengamatan kondisi suhu dan kelembaban relatif lantai 6 dan 7 ruang depo G yang ditunjukan pada tabel di atas, dapat kita lihat bahwa suhu masih belum sesuai, sedangkan kondisi kelembaban relatif sudah memenuhi standar yang dipersyaratkan untuk ruang depo arsip. Suhu dan kelembaban dapat mempengaruhi kondisi fisik arsip kertas yang disimpan karena jika terjadi perubahan suhu yang cukup tinggi akan menyebabkan terjadi perubahan pada volume dan ketegangan. Jika perubahan itu terjadi terus-menerus, akan dapat menyebabkan kertas menjadi lemah karena putusnya rantai ikatan kimia pada polimer selulosa. Jika suhu udara naik, maka kelembaban udara akan turun dan air yang terkandung di dalam kertas akan dilepas, sehingga kertas menjadi kering dan menyusut, bila ini terjadi maka serat selulosa yang menyusun lembaran kertas akan saling tarik menarik. Namun sebaliknya bila suhu turun, maka kelembaban udara akan naik dan kertas akan menyerap air sehingga kandungan air dalam kertas akan bertambah sehingga volume kertas akan bertambah, disamping itu dengan 15
bertambahnya kandungan air dalam kertas akan memberi peluang bagi jamur untuk tumbuh dan berkembang biak.13 Untuk
itulah
penting
untuk
tetap
menjaga agar suhu dan kelembaban relatif tetap stabil. Selain suhu dan kelembaban relatif ada hal lain yang dapat mempengaruhi kondisi arsip yaitu cahaya, baik yang berasal dari alam maupun buatan, yang dapat membuat material dalam hal ini kertas menjadi lemah, serta mengubah warna dari kertas menjadi pudar atau lebih gelap. Kerusakan yang diakibatkan oleh cahaya bersifat irreversible atau tidak dapat dikembalikan seperti keadaan semula, dan seiring berjalannya waktu efeknya akan terus terakumulasi. Cahaya matahari mengandung sinar-sinar yang berbahaya seperti sinar inframerah dan ultra violet. Karena itu penting untuk melindungi arsip dari paparan langsung sinar matahari.14 Sinar-sinar yang terdapat dalam cahaya dapat dibagi dalam tiga kelompok menurut panjang gelombangnya, yaitu sinar ultra violet dengan panjang gelombang antara 300-400 milimikron, sinar cahaya tampak dengan panjang gelombang antara 400-700 milimikron dan sinar infra merah dengan panjang gelombang lebih besar dari 760 milimikron, dimana semakin kecil panjang gelombang dari suatu sinar maka makin besar energi yang dihasilkan sehingga sinar ultra violet merupakan sinar dengan kekuatan merusak yang paling besar karena memiliki panjang gelombang paling kecil. Sinar ultra violet dapat mengakibatkan perubahan terhadap warna tulisan dimana tulisan menjadi pudar dan lama kelamaan akan mengakibatkan kertas menjadi rapuh dan kehilangan kekuatan. 15 Dari hasil pengukuran terhadap cahaya matahari pada lantai 6 dan 7 gedung G tempat arsip BOW disimpan banyaknya cahaya yang masuk ke ruang penyimpanan dan sinar UV seluruh hasilnya di bawah batas maksimal dari yang 13 Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip, Program Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip, Jakarta, 1992, hlm. 16. 14 Rene Teygeler, Preservation of Archives in Tropical Climates, ICA/ARA/ANRI, 2001, hlm 93-94. 15Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip, op. cit., hlm 12-13.
16
ditetapkan oleh standar, sehingga dapat dikatakan bahwa ruang penyimpanan dalam kondisi baik.
2. Identifikasi Kondisi Fisik Arsip BOW merupakan arsip media kertas yang dapat rusak karena berbagai sebab sehingga memperlihatkan beragam jenis dan tingkat kerusakan. Jenis dan tingkat kerusakan pada arsip ditentukan berdasarkan buku Archive Damage Atlas, buku ini digunakan untuk mengenali jenis dan tingkat kerusakan yang terjadi pada arsip serta penyebab dari kerusakan. Hasil pengujian identifikasi kondisi fisik arsip BOW (matrik Hasil Pengujian Kondisi Kerusakan Arsip BOW pada lampiran 1) ditunjukkan pada diagram berikut : Gambar 1.
Diagram Persentase Kondisi Fisik Arsip BOW Persentase Kondisi Fisik Arsip BOW
Rusak Sedang 55%
Baik Baik 71%
Rusak Ringan Rusak, 29%
Rusak Sedang Rusak Berat Rusak Berat 8% Rusak Ringan 37%
17
Dari hasil uji dan gambar diagram di atas diperoleh hasil kondisi fisik arsip BOW 71% berada dalam kondisi baik/tidak mengalami kerusakan, sementara 29% dalam kondisi rusak, baik ringan, sedang maupun berat. Pada persentase kondisi arsip yang rusak tersebut, tingkat kerusakan terbesar adalah pada tingkat kerusakan sedang sebesar 55%, kemudian kerusakan ringan 37% dan kerusakan berat sebesar 8%. Hasil ini menunjukkan bahwa kondisi arsip BOW secara keseluruhan umumnya masih dalam kondisi baik, dengan penampakan yang masih baik. Tingkat kerusakan yang terjadi pada umumnya hanya pada tingkat kerusakan sedang dan ringan. Kerusakan berat yang teridentifikasi sebesar 8% dari populasi arsip rusak. Data persentase tingkat dan jenis kerusakan Arsip BOW ditunjukkan pada diagram berikut ini: Gambar 2.
Diagram Persentase Jenis Kerusakan Arsip BOW Persentase Jenis Kerusakan Arsip BOW Jilidan 7%
Hama 3%
jilidan (khusus toegangen)
air 5%
kimia Mekanik 21%
mekanik hama air Kimia 64%
Dari gambar 2 di atas menunjukkan bahwa jumlah persentase jenis kerusakan yang terjadi pada arsip BOW yaitu kerusakan akibat faktor kimia > akibat faktor mekanik > pada jilidan > akibat faktor air > akibat hama. persentase terbesar adalah jenis kerusakan karena faktor kimia sebesar 64%.
18
Persentase tingkat kerusakan pada masing-masing jenis kerusakan baik rusak ringan, sedang atau berat ditunjukkan pada gambar 3 di bawah ini. Gambar 3.
Diagram Persentase Tingkat Kerusakan Arsip BOW Persentase Tingkat Kerusakan Arsip BOW 45,8%
33,3%
31,2%
64,1%
39,6%
4,6%
47,4%
67,4%
23,4%
rusak ringan
rusak sedang
4,7%
12,5%
kerusakan akibat faktor kimia kerusakan akibat faktor mekanik
13,0%
27,9%
64,1%
kerusakan pada jilidan (khusus BOW Toegangen)
20,8%
kerusakan akibat faktor biologi kerusakan akibat faktor air
rusak berat
Keterangan : Pada arsip BOW hanya Toegangen yang memiliki jenis kerusakan pada jilidan karena berbentuk banden/jilidan, sedangkan arsip BOW sistem Verbaal dan Agenda berbentuk bundel tanpa dijilid.
Berdasarkan gambar 3 di atas menunjukkan bahwa kerusakan yang terjadi pada arsip BOW, umumnya berada pada tingkat kerusakan ringan dan sedang. Kerusakan berat mempunyai persentase yang lebih kecil dibandingkan dengan kerusakan ringan dan sedang. Persentase kerusakan berat paling tinggi ditunjukkan oleh kerusakan pada
jillidan
untuk
toegangen
sebesar
20,8%.
Jenis
kerusakan
ini
diidentifikasikan dengan adanya pelengkungan, lepasnya jahitan, terkelupasnya punggung jilidan, longgarnya jilidan, lepasnya lembaran arsip, dan rusaknya permukaan jilidan. Sementara tingkat kerusakan berat dengan persentase besar lainnya adalah kerusakan akibat faktor mekanik sebesar 13,0% yang
19
diakibatkan
oleh
penggunaan
dan
kekerasan.
Jenis
kerusakan
ini
diidentifikasikan dengan adanya kerutan pada sudut halaman, sobekan kecil di sepanjang tepi arsip, kertas patah akibat lipatan, dan lubang pada kertas akibat vandalisme, dll. Data hasil pengujian berdasarkan jenis arsip BOW diuraikan sebagai berikut: a. Kerusakan Pada Toegangen Hasil pengujian identifikasi kondisi Toegangen ditunjukkan pada gambar berikut ini: Gambar 4. Diagram Persentase Kondisi Fisik Toegangen Persentase Kondisi Fisik Toegangen rusak berat 3%
Baik rusak ringan
rusak sedang 13% Baik 63%
rusak sedang rusak berat
rusak ringan 21%
Berdasarkan gambar diagram di atas diperoleh hasil kondisi Toegangen 63% berada dalam kondisi baik/tidak mengalami kerusakan, sementara 37% nya dalam kondisi rusak, baik ringan, sedang maupun berat. Persentase kerusakan terbesar adalah pada kerusakan ringan sebesar 21%, kemudian kerusakan sedang 13% dan kerusakan berat sebesar 3%. Hasil ini menunjukkan bahwa kondisi Toegangen umumnya masih dalam kondisi baik, dengan penampakan yang masih baik. Kerusakan yang terjadi pada umumnya hanya pada lembaran tertentu saja dan tidak mencakup keseluruhan bundel arsip.
20
Data persentase tingkat kerusakan toegangen berdasarkan jenis kerusakan ditunjukkan pada tabel dan diagram berikut ini: Tabel 2.
Persentase Tingkat dan Jenis Kerusakan Toegangen Persentase Tingkat Kerusakan
No. 1
Parameter Kerusakan Jilidan
Kimia
7.3
4.2
0
2.
Punggung
5.2
11.5
6.3
3.
Jahitan
5.2
15.6
14.6
4.
Permukaan
28.1
2.1
0
48.5
33.4
20.9
5.
Api
0
0
0
6.
Foxing
10.8
36.5
0
7.
Korosi Tinta
17.6
18.9
0
8.
Korosi Tembaga
0
0
0
9.
Selotape
0
0
0
0
0
0
14.9
1.4
0
43.3
56.0
0
80.6
12.9
6.5
11. Perbaikan sebelumnya Jumlah Mekanik
12. Penggunaan 13. kekerasan
0
0
0
80.6
12.9
6.5
68.8
31.3
0
0
0
0
68.8
31.3
0
16. Noda
93.3
6.7
0
17. Rapuh
0
0
0
18. Jamur
0
0
0
19. lengket
0
0
0
93.3
6.7
0
Jumlah 4
Biologi
14. Serangga 15. Tikus Jumlah
5
Air
Rusak Berat
Melengkung
10. Karat
3
Rusak sedang
1.
Jumlah 2
Rusak ringan
Jumlah
21
Gambar 5.
Diagram Persentase Tingkat Kerusakan Toegangen Persentase Tingkat Kerusakan Toegangen
93,3%
6,7%
68,8%
31,3%
80,6%
12,9% 6,5%
43,2%
33,3% rusak ringan
rusak sedang
kerusakan akibat faktor biologi kerusakan akibat faktor mekanik kerusakan akibat faktor kimia
56,8%
45,8%
kerusakan akibat faktor air
20,8%
kerusakan pada jilidan
rusak berat
Pada arsip BOW hanya arsip toegangen yang berbentuk jilidan. Dari hasil pengujian dan gambar di atas (tabel: 2, gambar: 5) menunjukkan bahwa kerusakan yang terjadi pada arsip BOW toegangen, umumnya berada pada tingkat kerusakan ringan dan sedang. Kerusakan berat hanya ditunjukkan pada kerusakan jilidan dan kerusakan akibat faktor mekanik. Kerusakan berat pada jilidan yang dialami oleh arsip BOW toegangen adalah kerusakan yang diakibatkan oleh rusaknya punggung jilidan dan kerusakan pada jahitan sehingga lembaran arsip lepas dari jilidannya. Kondisi kerusakan dapat kita lihat pada gambar 6 di bawah ini.
22
Gambar 6. Contoh Kerusakan Jilidan Pada Toegangen
Kerusakan pada punggung jilidan (BOW Toegangen No. 78)
Kerusakan akibat lepasnya lembaran kertas dari jilidan (BOW Toegangen No. 78)
Pada gambar 6 terlihat bagian punggung jilidan (yang biasanya memuat tulisan judul berkas) hilang. Bila kerusakan ini tidak ditangani dengan segera maka lama kelamaan bukan hanya punggung buku tetapi jahitan pada jilidan akan putus dan memperbesar kemungkinan lepasnya lembaran arsip sehingga informasi yang terkandung di dalamnya akan hilang, oleh karena itu untuk jilidan yang lepas harus segera dijilid ulang. Kerusakan berat lainnya adalah kerusakan akibat dari penggunaan (sebab mekanik) yang umumnya ditandai dengan adanya lipatan, sobek dan lekukan pada kertas. Hal tersebut diakibatkan kekurang hati-hatian dari pengelola maupun pengguna arsip pada saat melakukan penanganan terhadap arsip tersebut. Perbaikan yang dapat dilakukan dengan kondisi seperti di atas adalah perbaikan dengan mesin leafcasting. Hal lain yang menjadi perhatian adalah tingginya persentase kerusakan sedang yang diakibatkan oleh faktor kimia yaitu foxing dan korosi tinta. Walaupun tingkatan kerusakannya masih berada dalam kategori sedang namun sangat berpotensi menjadi kerusakan berat apabila tidak segera ditangani. Korosi tinta dan foxing apabila tidak segera ditangani akan menyebabkan hilangnya informasi pada arsip (Gambar 7). 23
Gambar 7.
Contoh Kerusakan Faktor Kimia Akibat Korosi Tinta
Kerusakan Akibat Korosi Tinta (BOW Toegangen No. 118)
Korosi tinta pada kategori kerusakan sedang seperti gambar di atas menunjukkan tulisan pada bagian belakang kertas arsip menembus hingga berbayang
pada
permukaan
bagian
depan,
sehingga
menyebabkan
berkurangnya kualitas pembacaan tulisan pada arsip. Hal ini apabila lebih lanjut tidak segera ditangani akan menyebabkan korosi bertambah parah dan bagian tulisan akan rapuh dan akhirnya akan berlubang. Penanganan kondisi suhu dan kelembaban yang stabil dapat menghambat percepatan korosi tinta.
b. Kerusakan Pada Arsip BOW Sistem Verbaal Hasil pengujian identifikasi kondisi arsip BOW sistem Verbaal ditunjukkan pada diagram berikut ini:
24
Gambar 8.
Diagram Persentase Kondisi Fisik Sistem Verbaal Identifikasi Kondisi Fisik Sistem Verbaal rusak berat 2% Baik rusak sedang 15%
Baik 72%
rusak ringan rusak sedang
rusak ringan 11%
rusak berat
Berdasarkan gambar diagram di atas diperoleh hasil kondisi arsip BOW sistem Verbaal 72% berada dalam kondisi baik/tidak mengalami kerusakan, sementara 28%-nya dalam kondisi rusak, baik ringan sedang maupun berat. Persentase kerusakan terbesar adalah pada kerusakan sedang sebesar 15%, kemudian kerusakan ringan 11% dan kerusakan berat sebesar 2%. Hasil ini menunjukkan bahwa kondisi arsip BOW sistem Verbaal umumnya masih dalam kondisi baik, dengan penampakan fisik yang masih baik. Kerusakan yang terjadi pada umumnya hanya pada lembaran tertentu saja dan tidak mencakup keseluruhan bundel arsip. Sedangkan data persentase tingkat dan jenis kerusakan arsip sistem Verbaal yang rusak (28%) ditunjukkan pada tabel 2 berikut ini:
25
Tabel 3.
Persentase Tingkat dan Jenis Kerusakan Sistem Verbaal Persentase Tingkat Kerusakan
No.
1
Parameter Kerusakan
Kimia
Mekanik
Biologi
Air
ringan
sedang
berat
0.3
0
0
2.
Foxing
15.5
17.4
0.9
3.
Korosi Tinta
6.3
26.9
0.3
4.
Korosi Tembaga
0.6
0.3
0
5.
Selotape
0.6
0.3
0
6.
Karat
10.1
14.9
1.6
7.
Perbaikan sebelumnya
3.5
0
0.3
37.0
59.8
3.2
8.
Penggunaan
42.9
40.0
12.4
9.
Kekerasan
1.9
1.0
1.9
44.8
41.0
14.3
10. Serangga
50.0
12.5
0.0
11. Tikus
12.5
0.0
25.0
62.5
12.5
25.0
12. Noda
21.7
13.0
8.7
13. Rapuh
8.7
8.7
13.0
14. Jamur
4.3
8.7
13.0
0
0
0
34.8
30.4
34.8
Jumlah 4
Rusak
Api
Jumlah 3
Rusak
1.
Jumlah 2
Rusak
15. Lengket Jumlah
Keterangan: Pada jenis arsip ini tidak dilakukan pengujian pada jilidan karena berupa lembaran lepas yang dibungkus menjadi satu dengan memakai kertas pembungkus.
Data persentase tingkat kerusakan arsip sistem Verbaal ditunjukkan pada gambar 9 berikut ini:
26
Gambar 9.
Diagram Persentase Tingkat Kerusakan sistem Verbaal Persentase Tingkat Kerusakan Sistem Verbaal
34,8%
30,4%
62,5%
44,8%
12,5%
41,0%
37,0%
kerusakan akibat faktor air
34,8%
14,3%
59,8%
rusak ringan
rusak sedang
kerusakan akibat faktor biologi
25,0%
3,2%
kerusakan akibat faktor mekanik kerusakan akibat faktor kimia
rusak berat
Berdasarkan tabel 3 dan gambar 9 di atas menunjukkan bahwa kerusakan terjadi pada berbagai tingkat kerusakan yaitu ringan, sedang hingga berat. Kerusakan berat yang terjadi diakibatkan oleh semua faktor penyebab baik faktor kimia, biologi, mekanik dan air. Persentase kerusakan berat terbesar yang terjadi adalah akibat air dengan persentase sebesar 34,8%. Kerusakan akibat air ditandai oleh adanya noda, rapuh dan pertumbuhan jamur. Adanya pertumbuhan jamur pada lembaran kertas dapat menyebabkan kertas arsip menjadi rusak. Tumbuhnya benang mycelium jamur menembus permukaan kertas dan mengeluarkan enzim yang dapat memecah rantai selulosa pada kertas, sehingga pada akhirnya kertas akan menjadi hancur dan kehilangan informasi yang ada. Pertumbuhan mycelium ini juga dapat mengotori permukaan kertas. Kerusakan lain yang diakibatkan oleh air adalah noda pada permukaan arsip yang menyebabkan menurunnya kualitas fisik kertas, lebih lanjut dapat mengakibatkan rapuhnya bagian kertas yang terkena air, terutama pada bagian tepi kertas (gambar 10). Agar kerusakan tidak meluas pengaturan suhu dan kelembaban harus stabil.
27
Gambar 10. Contoh Kerusakan Akibat Faktor Air pada Sistem Verbaal
Kerusakan akibat jamur
Kerusakan akibat noda air
(BOW- Verbaal No 120)
(BOW- Verbaal No 3000)
Kerusakan akibat noda air yang menyebabkan arsip menjadi rapuh pada bagian tepi lembaran (BOW- Verbaal No 120 dan 3000)
28
c.
Kerusakan pada Sistem Agenda Hasil pengujian identifikasi kondisi sistem Agenda ditunjukkan pada
diagram berikut ini: Gambar 11. Diagram Persentase Kondisi Fisik Sistem Agenda Identifikasi Kondisi Fisik Sistem Agenda rusak berat 2%
Baik
rusak sedang 18%
rusak ringan Baik 72%
rusak ringan 8%
rusak sedang rusak berat
Dari gambar diagram di atas diperoleh hasil kondisi arsip BOW sistem Agenda 72% berada dalam kondisi baik/tidak mengalami kerusakan, sementara 28%-nya dalam kondisi rusak, baik ringan sedang maupun berat. Persentase kerusakan terbesar adalah pada kerusakan pada tingkat sedang sebesar 18%, kemudian kerusakan ringan 8% dan kerusakan berat sebesar 2%. Hasil ini menunjukkan bahwa kondisi arsip BOW sistem Agenda umumnya masih dalam kondisi baik, dengan penampakan fisik yang masih baik. Kerusakan yang terjadi pada umumnya hanya pada lembaran tertentu saja dan tidak mencakup keseluruhan bundel arsip. Data persentase tingkat dan jenis kerusakan pada sistem Agenda yang rusak (28%) ditunjukkan pada tabel berikut ini:
29
Tabel 4.
Persentase Tingkat dan Jenis Kerusakan Sistem Agenda Persentase Tingkat Kerusakan
No.
1
Parameter Kerusakan
Kimia
Mekanik
Biologi
Air
ringan
sedang
berat
0.2
0
0
2.
Foxing
11.3
19.3
1.5
3.
Korosi Tinta
4.2
26.8
0.8
4.
Korosi Tembaga
0
0.2
0
5.
Selotape
0.2
0
0
6.
Karat
7.6
21.4
3.6
7.
Perbaikan sebelumnya
1.9
0.4
0.4
25.5
68.2
6.4
27.5
59.1
12.7
0
0
0.7
27.5
59.1
13.4
10. Serangga
33.3
0
0
11. Tikus
33.3
33.3
0
66.7
33.3
0
12. Noda
53.8
19.2
0
13. Rapuh
7.7
7.7
0
14. Jamur
7.7
0
0
15. Lengket
3.8
0
0
73.1
26.9
0
8.
Penggunaan
9.
Kekerasan
Jumlah 4
Rusak
Api
Jumlah 3
Rusak
1.
Jumlah 2
Rusak
Jumlah
Keterangan: Pada jenis arsip ini tidak dilakukan pengujian pada jilidan karena berupa lembaran lepas yang dibungkus menjadi satu dengan memakai kertas pembungkus.
Data persentase tingkat kerusakan sistem Agenda berdasarkan jenis kerusakannya ditunjukkan pula pada diagram batang (gambar 12) berikut ini:
30
Gambar 12. Diagram Persentase Tingkat Kerusakan Sistem Agenda Persentase Tingkat Kerusakan Sistem Agenda
73,1%
66,7%
27,5%
68,2%
rusak ringan
kerusakan akibat faktor biologi
33,3%
59,1%
25,5%
kerusakan akibat faktor air
26,9%
rusak sedang
13,4%
6,4%
kerusakan akibat faktor mekanik
kerusakan akibat faktor kimia
rusak berat
Berdasarkan diagram di atas menunjukkan bahwa kerusakan yang terjadi pada arsip BOW Sistem Agenda, umumnya berada pada tingkat kerusakan ringan dan sedang. Kerusakan berat hanya ditunjukkan pada kerusakan akibat faktor mekanik dan faktor kimia. Persentase kerusakan berat paling tinggi ditunjukkan oleh kerusakan akibat faktor mekanik sebesar 13,4% yang diakibatkan oleh penggunaan dan kekerasan, sementara tingkat kerusakan berat lainnya adalah akibat faktor kimia sebanyak 6,4% yang diakibatkan oleh noda, korosi tinta,
karat dan
perbaikan sebelumnya. Kerusakan akibat faktor mekanik khususnya kekerasan ditemukan pada beberapa nomor arsip. Kerusakan berat ini diidentifikasikan dengan ditemukannya robekan atau lubang pada bagian sudut arsip (gambar 13) sehingga mengakibatkan hilangnya sebagian informasi arsip. Hal ini mungkin sudah ada sebelum diakuisisi ke Arsip Nasional RI. Demikian juga untuk kerusakan yang disebabkan akibat penggunaan pada masa inaktifnya.
31
Gambar 13. Contoh Kerusakan Akibat Faktor Mekanik (Penggunaan dan Kekerasan) pada Arsip BOW Sistem Agenda
Kerusakan Akibat Lipatan (BOW- Agenda No. 10579)
Kerusakan Akibat Penggunaan (sobek) (BOW- Agenda No. 10557)
Kerusakan Akibat Lipatan (BOW- Agenda No. 10579)
Pada jenis kerusakan akibat faktor kimia yang terjadi pada sistem Agenda akibat korosi tinta memiliki persentasi paling tinggi dengan tingkat kerusakan sedang, kemudian karat dan noda memiliki nilai cukup tinggi. Karat disebabkan karena penggunaan paperklip yang terbuat dari logam. Hal lain yang menjadi perhatian adalah tingginya persentase kerusakan sedang yang diakibatkan oleh faktor kimia yaitu sebesar 68.2% akibat noda dan korosi tinta, walaupun tingkatan kerusakannya masih berada dalam kategori
32
sedang namun sangat berpotensi menjadi kerusakan berat apabila tidak segera ditangani. Korosi tinta biasanya disebabkan oleh penggunaan tinta yang bersifat asam, yaitu digunakannya tinta iron gall ink . Selain itu juga disebabkan karena kelembaban, asam dan oksidasi yang mendegradasi kertas. Korosi tinta dan noda
apabila tidak segera ditangani akan menyebabkan hilangnya informasi pada arsip (gambar 14). Pencegahannya adalah dengan menjaga lingkungan tempat penyimpanan harus bersih serta suhu dan kelembaban yang stabil. Gambar 14. Contoh Kerusakan Akibat Faktor Kimia pada Sistem Agenda
Kerusakan Akibat Noda (BOW Sistem Agenda No. 10253)
Kerusakan Akibat Korosi Tinta (BOW Sistem Agenda No. 10579)
Kerusakan Akibat Karat (BOW Sistem Agenda No. 11531)
Paperklip Menimbulkan Noda Karat (BOW Sistem Agenda No. 11557)
Berdasarkan matriks Hasil Pengujian Identifikasi Kerusakan pada Arsip BOW (lampiran 1) diketahui bahwa arsip BOW khususnya Arsip Toegangen pada umumnya tidak mengalami kerusakan akibat api, korosi tembaga, selotape,
33
dan tikus. Hal ini menunjukkan bahwa lingkungan tempat penyimpanan arsip bebas dari kebakaran dan hama perusak arsip terutama tikus. Tidak adanya kerusakan arsip karena korosi tembaga menunjukkan bahwa tulisan pada arsip menggunakan tinta yang bebas dari tembaga. Penggunaan tinta yang mengandung logam tembaga biasanya terdapat pada arsip peta dan lukisan yang menggunakan tinta warna. Tidak adanya kerusakan arsip karena penggunaan selotape pada masa periode arsip tersebut belum dikenal penggunaannya terutama untuk menyambung kertas. Selotape baru diciptakan pada tahun 1932 untuk keperluan pengecatan mobil oleh perusahaan 3M, sedangkan selotape transparan (tranparant tape atau scoth tape) yang biasa digunakan sekarang untuk keperluan alat tulis kantor baru ditemukan pada tahun 1961 16. 3. Identifikasi Ciri Fisik Identifikasi dilakukan dengan melakukan pengujian ciri fisik yang dapat diukur yaitu: ketebalan lembaran kertas maupun ketebalan jilidan untuk arsip yang berbentuk jilidan, bobot arsip, dan ukuran arsip. Pengujian ciri fisik lainnya adalah watermark. Rekapitulasi hasil pengujian identifikasi ciri fisik Arsip BOW (matrik lengkap pada lampiran 2. Matrik Data Hasil Pengujian Ciri Fisik dan Kondisi Keasaman (pH) Arsip BOW) ditunjukkan pada tabel berikut.
16
(http://inventors.about.com).
34
Tabel 5.
Hasil Pengujian Ciri Fisik Arsip BOW Arsip BOW
No. 1
Parameter Pengujian Bobot
Sistem Agenda
*
*
294 – 4582
41 – 4516
466 – 3886
gram
lembaran
74 – 50,7
49 – 149
32 – 143
µm
bundel/jilidan
0,5 – 9,5
0,1 – 6,4
0,8 – 10
cm
(27 x 23,3) s.d (46,5 x 28,5)
(21,5 x 34,5) s.d (35 x 23)
21 x 15,5) s.d (35,5 x 23)
cm
Lembaran
3
Ketebalan
Ukuran
Satuan
Sistem Verbaal
bundel/jilidan 2
Toegangen
Lembaran bundel/jilidan
**
Catatan : *
Tidak dilakukan pengujian bobot lembaran dikarenakan belum punya timbangan dengan ketelitian yang sesuai ** Tidak dilakukan pengujian ukuran bundel/jilidan.
a. Bobot banden arsip Bobot
banden/bundel/jilidan
Toegangen
berdasarkan
pengujian
diperoleh hasil berkisar antara 294 – 4582 gram. BOW sistem Verbaal berkisar antara 41,34 – 4516 gram. Sedangkan Arsip BOW sistem Agenda berkisar antara 644 – 3886 gram. Untuk bobot lembaran kertas tidak dilakukan pengujian karena kurangnya sensitivitas alat ukur (timbangan). Hasil pengukuran bobot bundel/jilidan arsip BOW ditunjukkan pada gambar berikut ini: Gambar 15. Diagram Hasil Rentang Bobot Banden Arsip BOW Bobot Banden Arsip BOW 4582
294 Toegangen
41,34
Sistem Verbaal
4516
644
Sistem Agenda 0
3886
1000
2000
3000
4000
gram
5000
35
Dari gambar 15 rentang bobot banden Toegangen > sistem Verbaal > sistem Agenda. Rentang bobot arsip BOW tergantung dari banyaknya kegiatan administrasi dalam satu tahun. Bobot banden arsip dapat digunakan untuk memperkirakan pemilihan jenis dan jumlah boks arsip. Dengan memperkirakan rata-rata bobot banden maksimal maka kita bisa mengupayakan jenis kertas tertentu yang memiliki daya tahan untuk menampung berat arsip tertentu.
b. Ketebalan 1). Ketebalan lembaran kertas Berdasarkan hasil pengujian, ketebalan lembaran kertas Toegangen adalah 74 – 507 mikrometer (µm), sistem Verbaal 49 – 149 µm, dan sistem Agenda 32 – 143 µm. Hasil pengukuran ketebalan lembaran kertas arsip BOW ditunjukkan pada gambar berikut ini: Gambar 16. Diagram Hasil Rentang Ketebalan Lembaran Arsip BOW Rentang Ketebalan Lembaran Arsip BOW 507
74
Toegangen
49
149
Sistem Verbaal
32
143
Sistem Agenda
mikrometer 0
100
200
300
400
500
600
36
Dari ketiga jenis arsip yang telah diuji, Toegangen memiliki rentang ketebalan lembaran kertas yang sangat besar yaitu antara 74 sampai 507 µm, sementara sistem Verbaal dan sistem Agenda cenderung lebih seragam. Mengingat pengujian gramatur pada lembaran arsip tidak dapat dilakukan, maka sebagai pembanding dilakukan pula pengujian ketebalan pada beberapa jenis kertas dengan gramatur yang berbeda. Hasil pengujian ditunjukan pada tabel 6 berikut: Tabel 6.
Hasil Pengujian Ketebalan dan Gramatur Beberapa Jenis Kertas
No
Jenis Kertas
Ketebalan (µm)
Gramatur (g/m2)
1
Kertas doorslag *
33 – 40
15.9 - 18.1
2
Kertas doorslag*
58 – 65
25.0 – 28.6
3
Kertas 60 g (continous paper)
75 – 78
59.2 – 61.4
4
HVS 70 g (Paperone Copier)
94 – 99
70.9 – 72.1
5
HVS 80 g (Paperone all purpose)
115 – 116
81.7 – 83.2
6
HVS 80 g (Bola Dunia)
105 – 110
81.0 – 83.0
7
HVS 70 g (SinarDunia)
105 – 111
81.4 – 83.8
8
HVS 100 g
117 – 120
100
9
Conqueror 100 g
149 – 154
100
10
Kertas manila jilid /Kertas Karton
237 – 272
193 – 200
11
Karton board (0,5 mm)
607 – 620
408
Keterangan : *merupakan sampel uji kertas yang mempunyai gramatur kurang dari 60 g/m2
Berdasarkan hasil pengujian ketebalan lembaran kertas (gambar 16) dan pembanding (tabel 6), menunjukkan bahwa beragamnya nilai ketebalan arsip BOW menunjukkan pula adanya perbedaan gramatur dan jenis kertas yang digunakan. Kertas arsip yang umum digunakan untuk arsip BOW berdasarkan ketebalan yang terukur dan hasil pengamatan di lapangan adalah bahwa kertas Toegangen (74–507 µm) diperkirakan memakai kertas yang mempunyai gramatur 60 - 400 g/m2, berupa kertas HVS (folio bergaris, kertas buku bergaris), dan kertas karton (berupa formulir). Kertas sistem Verbaal
37
(49–149 µm) dan Agenda (32–143 µm) diperkirakan menggunakan kertas dengan gramatur 17 - 100 g/m2, berupa kertas doorslag, kertas roti, kertas buram, kertas bond dan HVS. Faktor lain yang berpengaruh terhadap ketebalan dan gramatur kertas adalah kerapatan atau densitas kertas. Hasil pengujian pembanding walaupun tidak memberikan relevansi mutlak antara ketebalan dan gramatur, dilakukan untuk memberikan gambaran lebih mengenai keberagaman dan perkiraan nilai gramatur kertas yang terdapat pada khasanah arsip BOW.
2). Ketebalan banden arsip secara keseluruhan Berdasarkan hasil pengujian, ketebalan banden Toegangen adalah 0,5 – 9,5 cm, sistem Verbaal 0,1 – 6,4 cm dan sistem Agenda 0,8 – 10 cm. Hasil pengukuran ketebalan banden arsip BOW ditunjukkan pada gambar berikut ini: Gambar 17. Diagram Hasil Rentang Ketebalan banden Arsip BOW Ketebalan Banden Arsip BOW 9,5
0,5 Toegangen
0,1
Sistem Verbaal
6,4
0,8
Sistem Agenda
10,0
cm 0,0
2,0
4,0
6,0
8,0
10,0
12,0
Perbedaan ketebalan arsip Toegangen, Verbaal dan Agenda tidak ditentukan oleh pemakaian terhadap suatu jenis lembaran kertas, karena ketiganya tidak menggunakan jenis kertas yang sama. Ketebalan lebih
38
diperkirakan karena sedikit atau banyaknya kegiatan administrasi yang berlangsung dalam 1 tahun. Ketebalan banden arsip dapat digunakan untuk pemilihan boks arsip. Dengan mengukur ketebalan dan ukuran bundel maka kita dapat memilih boks arsip yang sesuai. Arsip BOW hasil pengolahan Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum tahun 1945 disimpan dalam boks khusus (boks dari Belanda) sesuai dengan ukuran masing-masing banden. c.
Ukuran kertas Berdasarkan pengujian diperoleh hasil sebagai berikut:
Tabel 7. No
Hasil Pengujian Ukuran Kertas pada Arsip BOW Arsip BOW
Ukuran Kertas
1.
Toegangen
(27 x 23,3) cm – (46,5 x 28,5) cm
2.
Sistem Verbaal
(21,5 x 34,5) cm – (35 x 23) cm
3.
Sistem Agenda
(21 x 15,5) cm – (35,5 x 23) cm
Untuk mengetahui jenis ukuran kertas Arsip BOW digunakan pembanding ukuran kertas yang tersedia di pasaran pada tabel 8 di bawah ini: Tabel 8. No
Ukuran Jenis Kertas Pembanding Yang Tersedia Di Pasaran Jenis Kertas
Ukuran Kertas
1.
Letter
(21.5 X 27.9) cm
2.
Ledger atau Tabloid
(27.9 x 43.2) cm
3.
A5
(21,0 x 14,8) cm
4.
Folio
(21,5 x 33) cm
Jika dibandingkan dengan penggunaan kertas sekarang pada tabel diatas, ukuran kertas yang digunakan pada Toegangen termasuk ukuran letter hingga ledger atau tabloid. Sistem Verbaal dan Agenda menggunakan jenis
39
kertas ukuran A5 dan Folio serta ukuran lain yang pada periode tersebut belum ada ketentuan ukuran untuk membuat sebuah surat, atau mungkin dibuat dengan ukuran kertas yang tersedia pada waktu itu. d. Watermark Pada lembaran arsip Toegangen tidak ditemukan watermark, namun untuk sistem Verbaal dan Agenda ditemukan watermark yang dipakai pada beberapa tahun penciptaan arsip. Dari hasil pengujian terhadap sampel uji diperoleh penggunaan watermark sebanyak 40 jenis yaitu: Tabel 9. No
Tahun
1 2 3 4
1914 1915 1916 1917
5 6 7
1919 1922 1923
8 9
1924 1928
10
1928
11
1930
12
1931
13 14
1932 1936
Watermark pada Sistem Verbaal dan Agenda Watermark * Schoeller Bausch Neu Kalis (1) Schoeller Bausch Neu Kalis (1) Schoeller Bausch Neu Kalis (1) Schoeller Bausch Neu Kalis (1), Javashce Boekhandel (2), Batavia Landsdrukkerij (3), Normaal 2 A (4). Schoeller Bausch Neu Kalis (1) Batavia Landsdrukkerij (3) Batavia Landsdrukkerij (3) Normaal 1 A KNP (5), Maastricht Normaal 12 A (6), Nederlandsch Indie (7). Norm 1A VGZ Amsterdam (8) Normaal Bank (9), Normaal VGZ (10), Alpamy Perfection (11), Abermill Bond made in GT Britain (12), Batavia Landsdrukkerij (3), Canas Bond (13), Mosa Bank 2283 (14), Van Dorp (15), Amstelbank GHB (16), Golon Bond made in Norwa (17), Nederlandsch Indie (7). Batavia Landsdrukkerij (3), Archipel Bank Padalarang (18), Amstelbank GHB (16), Normaal Bank (9), Van Dorp (15), Ella Bond (19), Hammermill Bond made in USA (20), Kosmos (21), Mosa Bank 5563 (22). Batavia Landsdrukkerij (3), Van Dorp (15), Normaal Bank (9), Archipel Bank Padalarang (18), Luna Bond made in USA GHB (23), Lobarnoghc(24), Alpamy Perfection (11), Hammermill Bond made in USA (20), Amstelbank GHB (16), GHB Unicum (25), Howard Bond made in USA (26), Maastricht Normaal 1a K.N.P (27), R.HV. Sorbostyle (28), A. Gesteteterei’o Rotary (29), Batavia L.2.v.H EN P (30). Exchange Bond (31), Van Gelder Zonen (32), Luna Bond (23), Archipel Bank Padalarang (18), Batavia Landsdrukkerij (3), Bank Post Ideal (33), Locarno GHC (34), Normaal Bank (9), Batavia Landsdrukkerij (3), Howard Bond (26), Alpamy Perfection (11), Mossa Bank 583 (35) ,Ankerbank eco (36), Ick Vaer Ende Comp (37). Luna Bond (23), Spendid Cyclostile (38). AmstelBank Padalarang (39), ABC Bond (40), Nederlandsch Indie (7)
Keterangan : * Watermark dapat berupa tulisan, gambar atau kombinasi keduanya
40
Berdasarkan tabel 9, dapat dibaca bahwa tulisan watermark yang terdapat pada kertas arsip sistem Verbaal dan Agenda berupa merk atau nama perusahaan dalam bahasa asing yaitu bahasa Belanda, Inggris, dan Jerman. Diduga semua kertas arsip yang diciptakan dengan watermark tersebut merupakan produksi dari negeri Belanda (contoh: Van Dorp), Amerika (contoh: Howard Bond made in USA), Jerman, Inggris (contoh: Abermill Bond made in GT Britain) dan Indonesia. Contoh kertas yang diproduksi di Indonesia adalah kertas yang mempunyai watermark Batavia Landsdrukkerij dan Archipel Bank Padalarang, diketahui pabrik Kertas Padalarang berdiri tahun 1922 di mana pada masa itu merupakan milik pemerintah Belanda. Penyajian contoh watermark pada sistem Verbaal dan sistem Agenda tidak seluruhnya dapat ditampilkan karena tulisan dan gambar pada watermark tidak terlihat jelas. Beberapa contoh watermark yang dapat ditampilkan adalah sebagai berikut (untuk lebih jelas lihat lampiran):
41
Gambar 18. Contoh Watermark Pada Arsip BOW Sistem Verbaal
Archipel Bank Padalarang (Arsip No. 14078 Tahun 1930)
Luna Bond made in USA ( Arsip No. 14152 Tahun 1930)
Hammermill Bond made in USA (Arsip No. 14078 Tahun 1930)
Abermill Bond made in GT Britain ( Arsip No. 14563 Tahun 1928)
Alpamy Perfection (Arsip No. 14078 Tahun 1930)
Splendid cyclocycle (Arsip No. 13519 Tahun 1932)
42
Gambar 19. Contoh Watermark Pada Arsip BOW Sistem Agenda
Normaal 1 A KNP ( Arsip No. 4280 Tahun 1924)
Maastricht Normaal 12 A (Arsip No. 3000 Tahun 1922)
Batavia Landsdrukkerij (Arsip No. 14540 Tahun 1928)
Watermark dapat dijadikan sebagai salah satu ciri dari suatu arsip yang dikeluarkan oleh sebuah lembaga pada masa tertentu. Namun bisa saja setiap instansi akan memakai kertas yang memiliki watermark sama atau berbeda dari periode yang sama sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan lembaga tersebut.
4. Identifikasi Tingkat Keasaman (pH) Pengukuran kondisi keasaman pada arsip kertas dilakukan untuk menentukan tingkat kerusakan arsip kertas secara kimia. Tingkat keasaman (pH) merupakan salah satu parameter yang menunjukkan degradasi atau penurunan kualitas kertas. Kerusakan pada kertas arsip BOW selain jenis
43
kerusakan yang nampak secara visual yang dibahas di atas, juga dapat ditentukan dengan pengukuran tingkat keasaman (pH). Hasil pengujian menunjukkan bahwa semua kertas arsip BOW dalam kondisi asam dengan nilai pH di bawah 7 (lampiran 2, Matrik Data Hasil Pengujian Ciri Fisik dan Kondisi Keasaman (pH) Arsip BOW). Hasil ini menunjukkan bahwa walaupun koleksi arsip BOW berdasarkan pengamatan visual pada umumnya masih dalam kondisi baik akan tetapi berdasarkan nilai keasamannya menunjukkan gejala kerusakan parah dengan kondisi nilai pH pada umumnya di bawah 5. Rentang tingkat keasaman (pH) arsip BOW ditunjukkan pada diagram berikut: Gambar 20. Diagram Hasil Rentang Tingkat Keasaman (pH) Arsip BOW Hasil Rentang Tingkat Keasaman (pH) Arsip BOW
Toegangen
2,76
Sistem Verbaal
2,74
Sistem Agenda
4,81
5,11
3,05
4,58
pH 0 Catatan:
2
4
6
8
10
12
14
Pengujian tingkat keasaman (pH) pada arsip BOW Sistem Verbaal dan Agenda dilakukan pada sampel arsip dan lembar tunjuk silang.
Dari gambar di atas terlihat nilai pH arsip BOW Toegangen berada pada rentang 2,76-4,81; arsip BOW sistem Agenda, 3,05-4,58; dan arsip BOW sistem Verbaal 2,74-5,11. Hal ini menunjukkan bahwa semua jenis arsip BOW dalam keadaan asam. Standar Nilai keasaman (pH) untuk arsip kertas menurut 44
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 04 Tahun 2000 tentang Pedoman Penggunaan Kertas Untuk Arsip Bernilaiguna Tinggi adalah 7 (netral) atau sedikit alkalis/basa. Berdasarkan hasil pengujian pH tersebut menunjukkan bahwa kondisi arsip BOW sudah pada tingkat yang mengkhawatirkan dan perlu segera mendapatkan penanganan dengan cara deasidifikasi. Deasidifikasi penting dilakukan untuk menetralkan asam dalam kertas dan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar. Kandungan asam yang terdapat di dalam kertas dapat mempercepat terjadinya kerusakan pada kertas karena terjadi reaksi hidrolisa. Oleh karena itu asam merupakan zat yang sangat berbahaya bagi kertas dan harus dihilangkan. Asam yang terbentuk di dalam kertas dapat
terjadi karena
berbagai macam sumber dan cara, baik dari dalam kertas itu sendiri maupun dari faktor luar. Keasaman dari dalam kertas disebabkan oleh senyawa kimia penyusun kertas yang lambat laun akan teroksidasi dan terhidrolisa. Keasaman dari faktor luar berasal dari gas-gas polutan yang terdapat di udara, seperti sulfur dioksida, nitrogen dioksida, dan gas-gas lain yang juga berbahaya.
Pengamatan Tambahan: Elemen-elemen Yang Terdapat pada Arsip BOW Selain pengujian terhadap kondisi ruang, fisik dan kerusakan yang terjadi pada arsip, secara singkat dilakukan pula pengamatan terhadap format dari naskah dinas arsip BOW yang dibuat pada masa itu. Unsur atau elemen yang terdapat pada Toegangen antara lain: perihal, subyek, rubrik, afdeling/bagian, nomor kartu, tanggal surat masuk dan keluar dan isi ringkas. Lihat gambar di bawah ini.
45
Gambar 21. Contoh Toegangen Jenis Agenda
(Arsip BOW No. 1200 Tahun 1931) A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
N
O
…
Z
Model:
Perihal : Bangunan untuk Monopoli Candu No
Masuk Tanggal
No
1931 Isi Ringkas Dari
No :
Kartu No. 1 Bagian
Keluar Tanggal
Kolom untuk penunjukan
Kepada
Unsur atau elemen yang terdapat pada naskah dinas sistem Verbaal dan Agenda antara lain: nomor Verbaal, tanggal, kop, pengirim dan penerima, subyek, perihal, isi dan penutup surat. Lihat gambar di bawah ini.
46
Gambar 22. Contoh Arsip BOW Sistem Verbaal Pada Halaman Muka
Model : No. 4 Diterima oleh bagian …………. Diterima oleh redaktur …………. Diselesaikan oleh redaktur ………… Diringkas oleh Ketua/Kepala ……….. Diterima oleh Arsip ………….
Diterima oleh Ekspedisi …………. Dikirim …………. Indeks Folio ………… Agenda ……….. Batavia, 30 Maret 1916
DIREKTUR
Bagian A
DINAS PEKERJAAN UMUM
Agenda No. 8602/16 Dibawa lagi 1 bulan
Membaca surat dari Residen di Kediri 10 Maret 1916
Kembali pada bagian A Register Exh : Perhatikan : VI 3954/16 Perihal : Gedung Tempat Tinggal Di Kediri
MEMUTUSKAN Ditulis : Kepada C.W.A
Lampiran :
(Arsip BOW No. 480 Tahun 1916) 47
Pada umumnya berkas pada sistem Verbaal, diakhiri dengan draft Besluit (Keputusan) dengan format tertentu. Hal ini dapat dikatakan salah satu ciri khas atau karakteristik sistem Verbaal. Draft ini terdiri dari format standar yaitu nomer Verbaal, pasal: “Gelezen” = membaca, “Gelet op”= memperhatikan dan “Heeft Besloten”= memutuskan. Format penulisan naskah dinas antara sistem Verbaal dan Agenda sama, perbedaannya terletak pada pencatatan arsip pada saat dinamis. Pada waktu penciptaan arsip BOW belum dikenal cap basah (tinta)
sehingga tidak terdapat penggunaan stempel17.
Stempel cap dinas yang digunakan sehingga tanda pengenal yang sah dan berlaku seperti sekarang. 17
48
IV. KESIMPULAN DAN SARAN A.
Kesimpulan 1.
Kondisi ruang penyimpanan arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW, 1914-1942) pada lantai 6 dan 7 gedung G selama pengujian berlangsung memenuhi persyaratan meliputi kelembaban, cahaya dan sinar ultraviolet tetapi suhu melebihi batas maksimal yang ditentukan.
2.
Berdasarkan pengujian identifikasi kondisi fisik arsip BOW
diketahui
karakteristik sebagai berikut:
Secara keseluruhan kondisi arsip BOW 71% berada dalam kondisi baik/tidak mengalami kerusakan, sementara 29%-nya dalam kondisi rusak, baik rusak ringan, sedang maupun berat. Distribusi tingkat kerusakan adalah 55% rusak ringan, 37% rusak sedang dan 8% rusak berat.
Besarnya persentase jenis kerusakan yang terjadi adalah kerusakan akibat faktor kimia > faktor mekanik > kerusakan pada jilidan > faktor air > faktor biologi. Persentase kerusakan akibat faktor kimia adalah 64%, yang umumnya berada pada tingkat kerusakan ringan dan sedang.
Kondisi
kerusakan
masing-masing
jenis
arsip
BOW
adalah
Toegangen 63% berada dalam kondisi baik, 37%-nya dalam kondisi rusak, baik rusak ringan, sedang maupun berat. Arsip BOW sistem Verbaal 72% berada dalam kondisi baik, 28%-nya dalam kondisi rusak. Arsip BOW sistem Agenda 72% berada dalam kondisi baik, 28%-nya dalam kondisi rusak.
Persentasi tingkat kerusakan masing-masing jenis arsip BOW dengan kategori rusak berat adalah Toegangen pada kerusakan jilidan yang diakibatkan oleh rusaknya punggung jilidan dan kerusakan pada jahitan sehingga lembaran arsip lepas dari
49
jilidannya. Pada sistem Verbaal adalah akibat air yang ditandai oleh adanya noda, rapuh dan pertumbuhan jamur. Pada sistem Agenda adalah akibat faktor mekanik yang diakibatkan oleh penggunaan dan kekerasan. 3.
Ciri fisik pada arsip BOW (bobot, ketebalan, ukuran) sangat bervariasi yang menunjukkan beragamnya jenis kertas yang digunakan. Penggunaan kertas tersebut tidak dapat dibandingkan dengan tata naskah yang sudah baku.
Bobot banden Toegangen > sistem Verbaal > sistem Agenda. Rentang bobot arsip BOW tergantung dari banyaknya kegiatan administrasi dalam satu tahun.
Adanya perbedaan ketebalan menunjukkan penggunaan jenis kertas dengan
gramatur
yang
berbeda-beda.
Kertas
Toegangen
(74–507 µm) diperkirakan memakai kertas yang mempunyai gramatur 60 - 400 g/m2, berupa kertas HVS (folio bergaris, kertas buku bergaris), dan kertas karton (berupa formulir). Kertas sistem Verbaal (49–149 µm) dan Agenda (32–143 µm) diperkirakan menggunakan kertas dengan gramatur 17 - 100 g/m2, berupa kertas doorslag, kertas roti, kertas buram, kertas bond dan HVS.
Ukuran kertas arsip Toegangen termasuk ukuran letter hingga ledger atau tabloid. Sistem Verbaal dan Agenda menggunakan jenis kertas ukuran A5 dan folio serta ukuran lain.
Pada Arsip BOW Toegangen tidak ditemukan watermark dalam lembaran kertas penyusunnya, sedangkan pada beberapa tahun penciptaan untuk arsip sistem Verbaal dan Agenda ditemukan 40 jenis watermark berupa merk atau nama perusahaan dalam bahasa asing yaitu bahasa Belanda, Inggris, dan Jerman. Diduga semua kertas arsip yang diciptakan dengan watermark tersebut merupakan produksi dari negeri Belanda, Amerika, Jerman, Inggris
dan
Indonesia. 50
4.
Seluruh Arsip BOW baik Toegangen, sistem Verbaal maupun Agenda berada dalam kondisi asam dengan nilai pH di bawah 7. Nilai pH Toegangen berada pada rentang 2,76-4,81, sistem Verbaal 2,74-5,11 dan sistem Agenda 3,054,58.
B.
Saran 1.
Kondisi ruang penyimpanan untuk kelembaban, cahaya dan sinar ultra violet harus dapat dipertahankan sesuai persyaratan. Khusus untuk suhu yang melebihi maksimal sebaiknya penyetelan AC lebih rendah dari yang biasa dilakukan serta harus dilakukan pembatasan keluar masuknya petugas dari dan ke luar depo penyimpanan.
2.
Mengingat beragamnya kondisi dan tingkat kerusakan pada arsip BOW maka perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut:
Perlu dilakukan restorasi arsip untuk arsip-arsip yang rusak sebelum dilayankan pada pengguna.
Perlu dilakukan alihmedia arsip kedalam bentuk digital untuk menyelamatkan informasi arsip khusus untuk arsip yang rusak berat.
Sebaiknya pada saat akuisisi arsip kertas, semua bahan yang dapat merusak arsip seperti paperklip, binder klip dan staples dilepas dari fisik arsip, karena dapat menimbulkan korosi pada kertas.
Perlu dilakukan kontrol kerusakan arsip dengan melakukan uji petik (karena volume arsip kertas banyak), perfond (khasanah) secara bertahap atau dengan menelusuri arsip yang dipinjam oleh layanan sebelum dilayankan pada pengguna.
3.
Mengingat beragamnya ciri fisik pada arsip BOW (bobot, ketebalan, ukuran) maka perlu dipersiapkan sarana penyimpanan seperti boks, portepel, kertas casing yang sesuai.
51
4. Perlu segera dilakukan deasidifikasi seluruh koleksi arsip BOW baik Toegangen, dengan sistem Verbaal maupun sistem Agenda. Khusus arsip Toegangen perlu segera penjilidan ulang. 5.
Perlu dilakukan pengujian identifikasi lanjutan yang lebih menyeluruh terhadap koleksi arsip BOW khususnya pengujian jenis-jenis watermark, jenis-jenis serat berdasarkan kurun waktu penciptaan untuk mendukung otentisitas arsip sebagai database dalam rangka menentukan autentifikasi arsip; Pengujian kadar air untuk arsip-arsip yang rusak karena faktor air; dan lain-lain.
Jakarta, 29 Oktober 2011 Tim Peneliti Identifikasi Arsip BOW -
Yanah Suryanah Peneliti Pertama
: ( .......................... )
-
Euis Shariasih Peneliti
: ( .......................... )
-
Sari Hasanah Peneliti
: ( .......................... )
-
Wiwi Diana Sari Peneliti
: (........................... )
-
Supriadi : (........................... ) Pembantu Peneliti
-
Aris Widodo : (........................... ) Pembantu Peneliti
-
Roby Syafurjaya : (........................... ) Pembantu Peneliti
-
Fitra Yeni : (........................... ) Pembantu Peneliti
52
DAFTAR PUSTAKA
Peraturan 1.
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip.
2.
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 04 Tahun 2000 Tentang Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi.
Standar 3.
SNI 14-4735-1998 - Cara uji pH permukaan kertas.
4.
SNI 14-0435-1998. - Cara uji tebal lembaran pulp, kertas dan karton.
Buku 5.
Peter van der Most, Peter Defize, John Havermans. Archives Damage Atlas A Tool for Assessing Damage. Nationaal Archief, Metamorfoze, The Hague 2010.
6.
F.J.M. Otten, Gids voor de Archieven van de Ministeries en de Hoge Colleges van Staat 1813-1940, Instituut voor Nederlandse Geschiedenis, Den Haag, 2004.
7.
W. R. Hugenholtz, An East Indian Serial: Mailrapporten (1869-1940), Itinerario 4:2 , 1980.
8.
Rene Teygeler. Preservation of Archives in Tropical Climates, ICA/ARA/ANRI, 2001.
9.
Razak, M., Retno Anggarini. Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip. Jakarta, 1992.
10.
Subdit Instalasi Laboratorium. Laporan Pengujian Identifikasi Serat Kertas Pada Arsip Hoge Regering Tahun 1700 s/d 1811. Arsip Nasional Republik Indonesia, Jakarta, 2008. 53
11.
Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945.
Inventaris
Arsip Departement Burgelijke Openbare Werken, Arsip Nasional RI, Jakarta, 2010. 12.
Gempur, Santoso. Fundamendal Metodologi Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif. Prestasi Pustaka Publisher. Cetakan Kedua, Jakarta 2007
13.
http://www.paperonweb.com/size.htm. 28 Oktober 2011
54
