LEVEL SKPD | REV.0
PANDUAN PENGOPERASIAN APLIKASI LAYANAN DAN INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS ELEKTRONIK
ver.2017.01b
PEMERINTAH KABUPATEN BONE BOLANGO BADAN KEPEGAWAIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH Pusat Pemerintahan No. 002 Jl. Prof. Dr. Ir. BJ Habibie, M.Eng Kec. Suwawa 96184 Telp: (0435) 8591468 SMS Center: 085255500202 Email:
[email protected], Website: http://bkppd.bonebolangokab.go.id
PANDUAN PENGOPERASIAN APLIKASI E-LIKE ver.2017.01b A. INTRODUCTION Dalam rangka dalam rangka akselerasi (percepatan) pelayanan kepegawaian dan mewujudkan manajemen kepegawaian berbasis digital, Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah (BKPPD) Kab. Bone Bolango berupaya memaksimalkan pemanfaatan teknologi informasi dalam setiap pelayanan kepegawaian. Oleh karena itu BKPPD Kab. Bone Bolango melalui Bidang Kepegawaian - Sub Bidang INKA (Informasi Kepegawaian) mengembangkan aplikasi e-LiKe. Aplikasi e-LiKe (Layanan dan Informasi Kepegawaian berbasis Elektronik) adalah aplikasi resmi yang digunakan untuk Layanan dan Informasi Kepegawaian secara online. Pada versi 2017.01.b ini Layanan Kepegawaian yang bisa diakses yakni Usulan Kenaikan Gaji Berkala dan Permohonan Cuti, Disamping itu terdapat Informasi Kepegawaian lainnya yang dapat di akses oleh ASN di lingkungan Kab. Bone Bolango pada alamat: https://bkppd.bonebolangokab.go.id/elike melalui komputer ataupun smartphone android. Tersedia juga versi aplikasi androidnya dapat diunduh pada playstore dengan nama BKPPD BoLa Applications.
Gambar 1 : Tampilan Halaman Beranda Aplikasi e-LiKe pada Web Browser
Gambar 2 : Tampilan pada Smartphone
Gambar 3 : Ilustrasi Operasi Aplikasi e-LiKe
B. PRE OPERATION Sebelum mengoperasikan aplikasi e-LiKe, ada baiknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Spesifikasi Minimum Perangkat yang digunakan Jika menggunakan Komputer PC/Laptop: a. Spesifikasi: Processor Intel Pentium IV ke atas atau sejenis RAM minimal 512Kb HDD minimal 40gb OS Windows/ Linux/ Mac dll Browser (Firefox, Chrome, IE dll) dengan PDF Plugin PDF Reader b. Penunjang Scanner untuk memindai dokumen (SK, Surat Pengantar dll) Aplikasi Pengolah Gambar Koneksi Internet Jika Menggunakan Smartphone: a. Spesifikasi: Android versi 4.2 ke atas. Internet Browser bawaan atau yang lainnya PDF Reader Kamera minimal 5 megapixel untuk memotret dokumen b. Penunjang BKPPD BoLa Application yang bisa diunduh di PlayStore: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.wBKPPDBoLaApplications_4946388 Aplikasi inkaGRAM/Telegram untuk menerima pemberitahuan secara otomatis dari aplikasi e-LiKe yang bisa diunduh di: http://bkppd.bonebolangokab.go.id/web/download/file/inkaGRAM.apk Aplikasi Camera Scanner (seperti CamScanner atau yang sejenis bisa dicari di PlayStore) digunakan sebagai alternative scanner via android apabila tidak ada scanner. Koneksi Internet (WiFi/Paket Data) 2. Hak Akses Aplikasi e-LiKe dapat diakses oleh ASN dan siapa saja untuk melihat Informasi Kepegawaian, namun untuk Layanan Kepegawaian hanya diberikan kepada pengelola yang ditunjuk. Setiap SKPD akan diberikan hak akses untuk menggunakan layanan kepegawaian tersebut kepada Kasubag Kepegawaian atau petugas yang ditunjuk oleh pimpinan SKPD. 3. Registrasi Untuk memperoleh hak akses pada aplikasi e-LiKe, Pengelola di tingkat SKPD yang telah ditunjuk diwajibkan melakukan registrasi terlebih dahulu. (Untuk langkah-langkah registrasi dapat dilihat pada lampiran)
C. OPERATION
Gambar 4 Diagram Alir Dokumen 1. Modul Kenaikan Gaji Berkala LEVEL SKPD 1) Buka Aplikasi e-LiKe 2) Klik Anda Belum Login kemudian Login
3) Masukkan Username dan Password Anda pada Form Login
4) Jika sukses login, maka anda sudah bisa menggunakan layanan online. Klik Menu Berkala Online untuk Usulan Kenaikan Gaji Berkala.
5) Klik Tambah Usulan
6) Isi Formulir yang ada kemudian klik Simpan
7) Klik Upload File
8) File di Upload satu persatu, Klik Browse pilih file kemudian klik Upload (Tipe file JPG,PNG,PDF ukuran max 1024Kb)
9) Upload Berhasil jika tampil kotak dialog seperti gambar dibawah:
10) Sebaliknya jika Gagal yang tampil adalah kotak dialog berikut:
11) Tombol Hijau menandakan bahwa file telah terupload, silahkan upload file lainnya yang masih berwarna merah.
12) Tombol Kirim Usulan akan aktif apabila semua file yang dibutuhkan telah terupload.
13) Klik Kirim Usulan hingga tampil kotak dialog berikut:
14) Data Telah Terkirim selanjutnya Anda cukup memantau Status Layanan. Status Layanan Dapat dipantau pada tabel ini, Mulai dari Registrasi, Verifikasi, Proses hingga terbitnya SK Kenaikan Gaji Berkala, ataupun apabila Usulan Dikembalikan. (Setiap perubahan Status Layanan akan otomatis dikirim melalui inkaGRAM)
15) Seluruh Proses Selesai apabila SK telah diposting pada aplikasi.
2. Modul Permohonan Cuti Level SKPD 1) Proses Permohonan Cuti hampir sama dengan Usulan Berkala, hanya formulirnya yang berbeda: 2) Klik menu Permohonan Cuti Online
3) Klik Tambah kemudian isi formulir
4) Klik Tombol Upload File
5) Upload satu persatu File yang dibutuhkan kemudian Kirim Usulan (Tipe file JPG,PNG,PDF ukuran max 1024Kb)
6) Data Telah Terkirim selanjutnya Anda cukup memantau Status Layanan. Status Layanan Dapat dipantau pada tabel ini, Mulai dari Registrasi, Verifikasi, Proses hingga terbitnya Surat Izin Cuti, ataupun apabila Usulan Dikembalikan. (Setiap perubahan Status Layanan akan otomatis dikirim melalui inkaGRAM)
7) Seluruh Proses Selesai apabila Surat Izin Cuti telah diposting pada aplikasi.
Lampiran: Cara melakukan registrasi melalui aplikasi inkaGRAM, adapun langkah-langkah melalui aplikasi inkaGRAM adalah sebagai berikut. 1. Buka Aplikasi inkaGRAM anda 2. Cari pada Contacs BKPPD_BoLa 3. Pilih e-LiKe@BKPPD_BoLa
4. Klik Start
5. Ketik Reg*Nomor_HP*NAMA_SKPD 6. Registrasi sukses jika Anda menerima Pesan, selanjutnya akan diverifikasi oleh admin untuk mengaktifkan Username dan Password Login ke Aplikasi e-LiKe 7. Aplikasi inkaGRAM digunakan untuk menerima pesan pemberitahuan otomatis dari aplikasi eLiKe, oleh karena itu TIDAK DIANJURKAN untuk men- DELETE CHAT karena akan menyebabkan anda keluar dari “Bot e-LiKe” dan tidak dapat menerima pemberitahuan otomatis (jika terhapus silahkan ulangi kembali langkah 1 s.d 4), sebaiknya di CLEAR HISTORY saja untuk membersihkan pesan lama.
Cara melakukan Scanning Document dari Smartphone Android dan mengkonfersinya ke file pdf dengan Aplikasi Cam Scanner.
1. Siapkan dokumen yang akan discan pada tempat dengan cahaya yang cukup 2. Buka Aplikasi Cam Scanner 3. Klik tombol camera untuk mengambil gambar kemudian lakukan pengaturan (crop, lighting dll)
4. Setelah dicrop hasilnya sebagai berikut, lakukan hal yang sama untuk halaman 2.
5. Sebelum dikonversi ke pdf lakukan pengaturan halaman pada Menu PDF Settings (karena dokumen yang discan landscape maka halaman pdfnya diatur landscape)
6. Klik Download untuk menyimpan hasil scanner yang telah dikonvert ke pdf untuk selanjutnya diupload ke aplikasi e-LiKe. 7. Terima kasih.
