APLIKASI PENDUKUNG LAYANAN PEMESANAN PRODUK BERBASIS WEB

APLIKASI PENDUKUNG LAYANAN PEMESANAN PRODUK BERBASIS WEB Benny Kurniawan Universitas Bina Nusantara Jl. K. H. Syahdan No. 9 Kemanggisan/Palmerah Jakarta Barat 11480 Phone +62.21 534 5830 - +62.21 535 0660 Fax +62.21 530 0244 [email protected]

Harris Kristanto Kurniawan Universitas Bina Nusantara Jl. K. H. Syahdan No. 9 Kemanggisan/Palmerah Jakarta Barat 11480 Phone +62.21 534 5830 - +62.21 535 0660 Fax +62.21 530 0244 [email protected]

Richard Linardi Universitas Bina Nusantara Jl. K. H. Syahdan No. 9 Kemanggisan/Palmerah Jakarta Barat 11480 Phone +62.21 534 5830 - +62.21 535 0660 Fax +62.21 530 0244 [email protected]

Sablin Yusuf Universitas Bina Nusantara Jl. K. H. Syahdan No. 9 Kemanggisan/Palmerah Jakarta Barat 11480 Phone +62.21 534 5830 - +62.21 535 0660 Fax +62.21 530 0244 [email protected]

1

ABSTRAK Tujuan penelitian ialah mengembangkan sebuah aplikasi yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan kegiatan penjualan sehari-hari. Perusahaan yang dipilih untuk melakukan penelitian adalah PT Adyaceda Amandelis. Perusahaan ini dipilih karena sistem yang berjalan di perusahaan ini masih bersifat manual, padahal cakupan wilayah penjualan dari perusahaan ini relatif besar, meliputi Jakarta, Bogor, Depok, Tanggerang, dan Bekasi. Metode penelitian dilakukan dengan menggunakan metode Rapid Application Development yang didukung dengan metode studi pustaka dan studi lapang, dimana system developer melakukan peninjauan secara langsung ke lokasi penelitian. Hasil yang dicapai berupa aplikasi yang ditujukan untuk penggunaan terhadap sales, customer, dan admin. Pada sisi sales, aplikasi berguna untuk menginformasikan jadwal kunjungan per harinya dan melakukan pemesanan barang. Pada sisi customer, aplikasi membantu customer untuk melakukan pemesanan barang tanpa melalui sales atau admin. Pada sisi admin, aplikasi membantu admin dalam melakukan kegiatan manajerial seperti: pengawasan terhadap kinerja sales, permbuatan invoice, dan pembuatan laporan penjualan. Aplikasi ini memuat menu-menu seperti: managerial, order, schedule, customer, user, dan product. Hasil penelitian menyimpulan bahwa: aplikasi memudahkan sales untuk mengingat jadwal kunjungan dan melakukan pemesanan barang, aplikasi memudahkan customer melakukan pemesanan via web, dan aplikasi memudahkan admin dalam mencetak faktur penjualan, menampilkan laporan penjualan, dan memantau kinerja sales.

Kata Kunci aplikasi, pemesanan, produk, web, rapid application Development

The purpose of this research is to develop an application that helps company in running their daily business processes. The chosen company for doing this research is PT Adyaceda Amandelis. This company is chosen because their current system still runs manually, whereas their selling scope is relatively big, encompass Jakarta, Bogor, Depok, Tanggerang, and Bekasi. The research method used is Rapid Application Development, which is supported with literature and field studies method, that system developers do direct observation to the research location. The result is an application that used for sales, customer, and admin. On sales side, application is used to inform their daily schedule and order activities. On customer side, application is help customer to do order activity without going through sales or admin. On admin side, application is help admin to do managerial activity such as: control sales performance, provide invoices, and provide selling reports. This application is consist of some menus: managerial, order, schedule, customer, user, and product. The summary of this research are application helps sales to remind their daily schedule and does order activities, application helps customers to do orders via web, and application helps admin to print invoices, show selling report, and control sales performance.

Keywords application, order, product, web, rapid application development

PENDAHULUAN Teknologi informasi sudah menjadi bagian penting dari sistem suatu perusahaan. Pada mulanya teknologi informasi hanya diterapkan ke perusahaan-perusahaan yang berskala besar. Namun sekarang kebutuhan akan sistem yang berbasis teknologi informasi dibutuhkan tidak hanya oleh perusahaan yang berskala besar, akan tetapi juga dibutuhkan oleh perusahaan yang berskala menengah. Bahkan beberapa perusahaan menengah ke bawah berani menanamkan dananya ke dalam IT. PT. Adyaceda Amandelis adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distributor makanan. Adapun beberapa produk yang dijual antara lain: Palmia Margarine, Palmia Special Margarine, Palmia Margarine Putih, Palmia Olex, Palmia Defoil, Ultra MilkStrawberry, Ultra MilkPlain, Teh Kotak, dll. Perusahaan ini memasarkan barang-barang dagangannya ke wilayah Jakarta-Tangerang-Bekasi-Bogor.

2

Sasaran penjualannya pun cukup luas, mulai dari perusahaan kecil, menengah hingga besar. Saat ini sistem yang berjalan masih menggunakan sistem manual, yaitu pencatatan penjualan masing-masing hari dilakukan oleh salesman dengan mendatangi beberapa counter yang menjadi tujuan dihari tersebut. Selanjutnya seorang salesman membawa hasil penjualannya kepada admin untuk dibuatkan laporannya. Karena area cakupan penjualan yang cukup besar, sistem yang manual ini dianggap memiliki banyak kelemahan, misalnya dibutuhkannya waktu, tenaga atau sumber daya manusia yang lebih banyak. Untuk mengatasi kelemahan tersebut, penulis mengembangkan sistem pendukung layanan penjualan yang berbasis web. Sistem ini membantu end-user (toko menengah ke atas) ataupun salesman dalam melakukan kegiatan pemesanan, juga memudahkan kerja admin dalam pembuatan laporan penjualan.

METODE PENELITIAN Metode penelitian dilakukan dengan menggunakan rapid application development, dengan didukung oleh metode studi lapang dan studi pustaka. Studi lapangan kami lakukan dengan metode observasi dan wawancara. Studi lapangan dilakukan di PT. Adyaceda Amandelis yang beralamat di Kompleks Pergudangan Prima, terletak di Jl. Daan Mogot km 12.5 kavling 6, Jakarta Barat. Proses observasi dilakukan selama kurang lebih 1 bulan, terhitung dari mulai bulan Agustus 2012 sampai dengan September 2012. Proses wawancara dilakukan terhadap Manajer dari PT. Adyaceda Amandelis dan beberapa staff yang pilih secara acak. Kajian pustaka dilakukan dengan membandingkan dua penelitian sejenis, dimana masalah yang ada adalah pengiklanan dan pemesanan produk. Sedangkan metode penelitian yang digunakan yakni analisis, perancangan, dan studi pustaka. Hasil dari penelitian tersebut adalah aplikasi yang membantu pemesanan dan periklanan produk. Bila dibandingankan dengan penelitian yang kami lakukan, kami menawarkan aplikasi berbasis web yang lebih spesifik dalam pembuatan laporan. Metode pengembangan software yang kami terapkan adalah rapid application development dimana metode ini memungkinkan adanya pengembangan di kemudian hari. Menurut Bentley etal (2007, P98), Rapid Application Development (RAD) adalah sebuah strategi pengembangan sistem yang menekankan kecepatan pengembangan melalui keterlibatan pengguna yang ekstensif dalam konstruksi, cepat, berulang, dan bertambah serangkaian prototype / prototipe bekerja dalam sebuah sistem yang pada akhirnya berkembang ke dalam sistem final. Pengujian dilakukan dengan menggunakan metode black box testing. Menurut Lethbridge (2002, p349), black box testing adalah metode pengujian yang didasarkan pada input dan output dari sebuah sistem. Black box testing melakukan pendekatan pengujian terhadap sisi user. Sementara evaluasi dilakukan secara berkala dengan melibatkan customer pada setiap tahapan perancangan yang dijabarkan pada bab 2. Dalam hal ini, customer dan developer mengedepankan brainstorming untuk mendapatkan kesepakatan bersama. Alur kegiatan setiap hari dimulai dari seorang Staff yang melakukan pengecekan terhadap keseluruhan stok barang yang ada di gudang. Dari hasil pengecekan tersebut, admin membuat laporan stok untuk dapat di ketahui oleh para sales. Kemudian para sales berangkat menuju tempat yang sudah dijadwalkan pada hari tersebut.Sales bertugas menawarkan barang kepada pelanggan. Bila pelanggan sudah mengkonfirmasikan pembelian, sales lalu membuatkan purchase order(PO). Kemudian semua PO pada hari tersebut dibawa kembali ke kantor dan diserahkan kepada admin untuk selanjutnya dibuatkan invoice. Setelah invoice dibuat, bagian gedung melakukan pengecekan stok terhadap barang-barang yang dipesan, kemudian selanjutnya barang dikirim ke pelanggan. Karena sistem yang diterapkan masih manual, sumber daya yang dipakai untuk mengerjakan suatu pekerjaan menjadi lebih banyak. Pekerjaan karyawanpun menjadi lebih berat dan memakan waktu yang banyak. Misalnya, seorang sales harus membawa file-file berisi catatan yang cukup banyak kemana-mana. File-file biasa berisi daftar barang yang harus dijual kepada consumer, atau barang-barang apa yang menjadi favorit customer tertentu. Selain itu sales juga harus mengingat jadwal kunjungan setiap harinya. Hal-hal ini tentu cukup rumit bila terus menerus dilakukan secara manual. Pada sisi admin, seorang admin harus mencatat kembali untuk kedua kalinya kegiatan yang dilakukan sales pada hari tersebut ke dalam komputer. Pencatatan yang dilakukan admin pun terhalang waktu karena admin harus menunggu sales untuk kembali ke kantor untuk mengantar laporan penjualan harian. Hal ini tentunya akan menambah waktu dan biaya dalam penyelesaian suatu laporan. Berbanding lurus dengan penambahan waktu dalam penyelesaian laporan, evaluasi terhadap perusahaan yang dilakukan oleh manajer pemasaran akan terhambat. Hal ini bisa berdampak pada pengembangan perusahaan itu sendiri. Di lain sisi, Customer yang terbiasa dengan kedatangan sales dalam pemesanan produk, terkadang merasakan kekecewaan terhadap

3

layanan sales tersebut, karena faktor-faktor tertentu, seperti ketidaksesuaian jumlah barang yang dipesan dengan stok barang yang berada di gudang, ataupun kendala dalam waktu dan cara pengiriman barang, barang yang dikirimkan tidak dalam keadaan baik atau rusak.

HASIL DAN BAHASAN

Tabel 1 Kendala Kunjungan Pertanyaan

Jawaban

Frekuensi

%

5

A

2

20

B C

2 2

20 20

D

4

40

E

0

0

10

100.00

Jumlah

Tabel 2 Total Kunjungan Harian Pertanyaan

Jawaban

Frekuensi

6

A

0

0

B C

7 3

70 30

10

100.00

Jumlah

%

Tabel 3 Kendala Sales Pertanyaan

Jawaban

Frekuensi

%

7

A

0

0

B

0

0

C D

10 0

100 0

E

0

0

10

100.00

Jumlah

Pada Tabel 2 dapat terlihat bahwa rata-rata seorang sales akan melakukan kunjungan 5-10 kali setiap harinya. Pada Tabel 1 terlihat bawha mereka membutuhkan waktu yang bervariasi karena beberapa alasan, yakni jarak toko yang berjauhan, atau toko yang dikunjunginya tengah ramai. Sedangkan, pada Tabel 3 menunjukkan bahwa para sales juga mengalami kesulitan untuk mengingat barang favorit tiap toko yang dikunjunginya.

4

Tabel 4 Minat Transaksi Via Web Pertanyaan

Jawaban

Frekuensi

%

7

A

42

84

B Jumlah

8

16

50

100.00

Tabel 5 Harapan Transaksi Via Web Pertanyaan

Jawaban

Frekuensi

%

7

A

26

62

B

13

31

C D

3 0

7 0

50

100.00

Jumlah

Dari dua Tabel 5 dan Tabel 6 dapat disimpulkan bahwa rata-rata customer bersedia menggunakan transaksi online, guna mempermudah mereka dalam mendapatkan barang dengan lebih cepat. Dengan permasalahan yang dihadapi saat ini, kami melakukan pengembangan terhadap sistem yang berjalan. Sistem baru yang dibuat mengedepankan aspek teknologi informasi sebagai media pembantu. Kami membuat aplikasi berbasis web dengan terhubung pada satu komputer server. File-file yang dibawa oleh para sales setiap harinya akan diganti dengan menggunakan tablet PC. Di dalam tablet PC genggam ini terdapat fitur-fitur yang mendukung kinerja sales menjadi lebih efektif. Misalnya, aplikasi ini akan secara otomatis menunjukkan tempat-tempat yang harus dikunjungi oleh sales setiap harinya. Selain itu sales juga dimudahkan dalam mencatat pemesanan, karena tidak diperlukan lagi menulis item pesanan bila dalam jumlah yang banyak. Aplikasi ini akan menampilkan semua produk yang ada. Selain itu ada juga uraian mengenai promosi-promosi atau pun berita-berita lain yang penting diinformasikan kepada pelanggan. Selanjutnya data yang sudah didapat bisa langsung dikirim ke komputer server yang ada di kantor untuk segera dibuat laporannya, tanpa harus menunggu sales untuk kembali ke kantor mengantarkan laporan penjualan harian. Selain itu, dengan adanya pengembangan aplikasi berbasis web untuk mendukung kegiatan penjualan, pelanggan bisa langsung memesan barang tanpa melalui sales melainkan melalui internet. Dengan adanya internet memudahkan pelanggan untuk memesan barang dimanapun dan kapanpun tanpa harus tergantung dengan adanya sales.

5

Gambar 1: Data Flow Diagram dari Sistem Baru yang Ditawarkan

Pada data flow diagram diatas proses penjualan digambarkan melalui tiga jalur, yaitu sales, admin, dan customer. Melalui sales, penjualan dilakukan dengan cara mengakses web dengan terlebih dahulu memasukkan ID dan password. Kemudian sales memilih nama customer dan selanjutnya sistem melakukan pencatatan PO. Pencatatan PO dilakukan dengan terlebih dahulu mengakses database produk, dengan

6

tujuan melakukan pengecekan terhadap stok dari barang yang dipesan. Kemudian PO yang dicatat disimpan dalam database transaksi. Kemudian sistem melakukan pencetakan PO dengan terlebih dahulu mengambil data dari database transaksi dan product. Selanjutnya PO yang telah dicetak disimpan dalam database product yang kemudian dapat diakses oleh admin untuk melakukan pencetakan laporan. Melalui customer, penjualan dilakukan dengan cara mengakses web dengan terlebih dahulu memasukkan ID dan password. Setelah customer melakukan pemesanan barang, sistem menyimpan PO ke dalam database, yang terlebih dahulu mengakses database produk, dengan tujuan melakukan pengecekan terhadap stok dari barang yang dipesan. Kemudian PO yang dicatat disimpan dalam database transaksi. Melalui admin, penjualan dilakukan dengan cara mengakses web dengan terlebih dahulu memasukkan ID dan password. Setelah customer melakukan pemesanan barang, sistem menyimpan PO ke dalam database, yang terlebih dahulu mengakses database produk, dengan tujuan melakukan pengecekan terhadap stok dari barang yang dipesan. Kemudian PO yang dicatat disimpan dalam database transaksi. Berikut merupakan screenshot hasil implementasi dari web ini:

Gambar 2 Tampilan Customer Selling Report

Pada gambar 2ditampilkan grafik batang yang berisi laporan penjualan customer pada tahun 2012, dan 2013.

Gambar 3 Tampilan View Sales Position

7

Pada gambar 3 ditampilkan tabel yang berisi informasi lokasi keberadaan sales dalam bentuk peta serta tanggal dan waktu.

Gambar 4 Tampilan View Order

Menu order berisi sub menu view order yang menampilkan tabel yang berisi informasi mengenai pesanan yang dilakukan oleh sales dan customer pada hari tersebut. Tombol accept berfungsi untuk menerima pesanan. Setelah tombol accept di klik, tombol akan berubah menjadi tombol sent yang berfungsi untuk memproses pesanan lebih lanjut dengan mencetak faktur pemesanan barang(invoice). Setelah tombol sent di klik, akan muncul tombol complete yang bila diklik proses penjualan selesai. Tombol cancel berfungsi untuk membatalkan pesanan.

Gambar 5 Tampilan Print

Bila tombol print ditekan akan akan muncul tab baru yang berfungsi untuk melakukan pencetakan terhadap invoice.

8

Gambar 6 Tampilan Assign Day

Tampilan ini berfungsi untuk melakukan penjadwalan terhadap kunjungan sales. Tabel assign day berisi field seperti area, sales, customer, dan day. Area digunakan untuk memilih area penjualan. Sales digunakan untuk memilih nama sales berdasarkan area yang dipilih. Customer digunakan untuk memilih customer berdasarkan area dan sales yang dipilih. Day digunakan untuk memilih hari.

EVALUASI HASIL Evaluasi hasil dilakukan dengan tujuan mengetahui kekurangan dan kelebihan dari sistem yang dibangun, sehingga pengembangan sistem di masa depan dapat dilakukan lebih optimal. Adapun evaluasi dibagi ke dalam dua kategori, yaitu: internal dan eksternal. Secara internal evaluasi dilakukan terhadap kelengkapan fitur-fitur dalam aplikasi, performa sistem, dan evaluasi interaksi manusia dan komputer (IMK). Secara eksternal, evaluasi dilakukan bersama user dengan menggunakan metode demo dan wawancara.

INTERNAL Evaluasi internal yang dilakukan oleh pihak pengembang meliputi evaluasi terhadap kelengkapan, performa, dan kemudahan penggunaan.

KELENGKAPAN Kelengkapan yang ditawarkan oleh sistem adalah sebagai berikut: 1. Terdapat fitur View Sales Position yang berguna untuk melakukan tracking terhadap pergerakan sales pada hari tersebut; 2. Terdapat fitur View Job yang berguna untuk memudahkan sales mengingat jadwal kunjungan per harinya; 3. Terdapat fitur Order yang berguna memudahkan sales dan customer melakukan pemesanan barang; 4. Terdapat fitur Print Order yang berguna untuk memudahkan admin melakukan pencetakan faktur; 5. Terdapat fitur Managerial yang berguna untuk memudahkan manajer melakukan analisa terdapat penjualan dan kinerja sales.

PERFORMANCE

9

Dalam mengevaluasi performa, penulis menggunakan add-ons pada browser Firefox yaitu Yslow dan Firebug. Adapun hasil evaluasi ditunjukkan dalam grade di setiap halaman yang secara rata-rata menghasilkan grade B. Berikut tampilan screenshot hasil evaluasi yang ditunjukkan pada tabel 6, table 7, dan tabel 8.

Tabel 6 Evaluasi Halaman Admin Halaman

Grade

Admin

B

Customer Selling Report Sales Selling Report

B B

View Report

B

Sales Position View Order

B B

Assign Schedule

B

Add Customer

B

View Customer Add User

B B

Edit User

B

View User Add Product

B B

View Product

B

Tabel 7 Evaluasi Halaman Sales Halaman

Grade

Sales View Order

B B

View Job

B

Add Customer

B

View Customer Edit User

B B

View Product

B

Tabel 8 Evaluasi Halaman Customer Halaman

Grade

Customer Order

B B

View Order

B

Edit User

B

10

View Product

B

SIMPULAN DAN SARAN Dengan dikembangkannya sistem penjualan berbasis web ini, maka dapat diambil beberapa kesimpulan seperti: 1. Aplikasi yang dibangun memudahkan sales untuk mengingat jadwal kunjungan per harinya. 2. Aplikasi yang dibangun memudahkan sales untuk melakukan pemesanan barang. 3. Aplikasi yang dibangun memudahkan admin melakukan pencetakan faktur penjualan. 4. Aplikasi yang dibangun memudahkan customer melakukan pemesanan barang tanpa melalui sales. 5. Aplikasi yang dibangun memudahkan admin melakukan kegiatan-kegiatan manajerial seperti: memantau kinerja sales, mencetak faktur penjualan, dan menampilkan laporan penjualan dalam bentuk grafik. Untuk mendukung kinerja sistem agar hasil yang dicapai lebih maksimal, maka diperlukan beberapa saran antara lain: 1. Mengembangkan keahlian user dalam menggunakan sistem ini. 2. Mengembangkan sistem secara code ataupun desain dengan tujuan mengoptimalkan kinerja sistem. 3. Mengembangkan sekuritas untuk menjamin keamanan user dan perusahaan. 4. Menyewa webhosting sehingga aplikasi yang dibuat dapat terhubung ke internet. 5. Mempersiapkan tenaga support untuk mendukung kegiatan maintenance sistem.

REFERENSI Bentley, L. D.,& Whitten J. L. (2007).Systems Analysis & Design for the Global Enterprise. (7th Edition). China: McGraw Hill Connolly T.,& Carolyn B. (2005). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. USA: Addison Wesley. Daqiqil, I., (2011).Framework CodeIgniter.diakses 11 Februrari 2013 dari www.koder.web.id Foley, Dam V., Feiner, & Hughes. (1996). Computer Graphics: PRINCIPLES AND PRACTICE. (2nd Edition in C). USA: Addison Wesley. Futrell, C. M. (2009). Fundamental of Selling: Customer for Life Through Service. USA: McGraw Hill. Jason G. W. (2006). PHP 5 and MySQL : from novice to professional. (2nd Edition). USA:Apress Kotler P.,& Keller K. L. (2010). Marketing Management. New Jersey:Pearson Lethbridge, T. C.,& Robert L. (2002). Object-Oriented Software Engineering: Practical Software Development using UML and Java. (International Edition). Singapore: McGraw Hill. Pressman, R. S. (2005). Software Engineering: A Practitioner’s Approach. (6th Edition). Singapore: McGraw Hill. Robertson, L. A. (2006). Simple Program Design A Step-by-Step Approcah. AU: Thomson. Shneiderman B.,& Catherine P. (2010). Designing the User Interface: Strategist for Effective HumanComputer Interaction. USA: Pearson. Stallings, W., (2003). Network Security Essential: Application and Standards. (2nd Edition). USA: Pearson. Svannerberg G., (2010). Beginning: Google Maps API 3. USA: Apress

RIWAYAT PENULIS Benny Kurniawan lahir di kota Bogor pada 19 November 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang teknik informatika pada 2013. Harris Kristanto Kurniawan lahir di kota Cianjur pada 11 Desember 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang teknik informatika pada 2013.

11

Richard Linardi lahir di kota Jakarta pada 12 April 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang teknik informatika pada 2013. Sablin Yusuf lahir di kota Jakarta pada 27 Juli 1954. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Institut Pertanian Bogor dalam bidang kehutanan pada 1977. Penulis menamatkan Pendidikan S2 di Western Michigan University USA dalam bidang computer science pada 1988. Penulis menamatkan Pendidikan S2 di University of Adelaide Australia dalam bidang computer science pada 1994.

12