APLIKASI SISTEM PEMASARAN DAN PEMESANAN PRODUK BERBASIS WEB PADA AWITA FARM Tjiong Hery 1000841735 Jalan D Karang Anyar Gang 5 RT/RW 14/01 No. 20A Jakarta Pusat 10740 021 6264974
Dzikri Akbar 1301058831 Jalan Guru Serih Raya 009 RT/RW 09/10 Jakarta Timur 13790 021 8706188
Sablin Yusuf Binus University
[email protected]
ABSTRAK
TUJUAN PENELITIAN, ialah mengembangkan sistem pemasaran dan pemesanan online berbasis web untuk Awita Farm dan merancang sistem basis data berbasis web untuk proses perekaman transaksi pada Awita Farm. METODE PENELITIAN yang digunakan antara lain studi pustaka, studi lapangan, pengembangan aplikasi dan evaluasi. Studi pustaka dilakukan dengan mengumpulkan dan mempelajari materi-materi yang berhubungan dengan pengembangan aplikasi, studi lapangan dilakukan dengan wawancara dan pengambilan data berkaitan dari Awita Farm. Pengembangan aplikasi menggunakan metode waterfal model. Evaluasi dilakukan dengan menjalankan sistem dan wawancara. HASIL YANG DICAPAI berupa aplikasi pemasaran dan pemesanan online berbasis web untuk Awita Farm. SIMPULAN yang dicapai adalah aplikasi yang dibuat dapat memenuhi permintaan dari Awita Farm. Kata Kunci : Sistem pemesanan dan pemasaran, berbasis web, Awita Farm.
Pendahuluan Latar belakang yang berdasarkan pada zaman yang terus berkembang seperti sekarang, bidang teknologi dan informasi juga tidak luput dari persaingan untuk berkembang. Internet adalah salah satu bidang teknologi yang terus berkembang dari hari ke hari. Menyusul kelahiran internet, dapat kita saksikan kemajuan proses informasi yang terus berkembang di tengah masyarakat. Di sisi yang lain, minat konsumsi masyarakat semakin meningkat seiring berjalannya waktu. Tidak terkecuali minat masyarakat terhadap konsumsi sayur-sayuran. Sayur-sayuran lokal yang beredar di pasar tidak cukup membendung rasa ingin tahu masyarakat terhadap cita rasa sayur-sayuran yang tumbuh dari segala daerah penanaman. Dengan berkembangnya komunikasi dan globalisasi, masyarakat mulai menggali keingintahuan terhadap rasa dan kualitas sayur-sayuran yang berasal dari luar tanah air. Sayuran ekstotik muncul karena adanya minat dan permintaan di atas. Sayuran eksotik merupakan sayur-sayuran yang aslinya berasal dari luar negri dan dibudayakan di tanah air. Adapun hal lanjutan yang perlu ditekankan dengan apa yang disebut sayuran eksotik. Sayuran tersebut masih dapat disebut dengan sayuran eksotik selama peredaran sayuran eksotik pada pasar lokal masih terkendali dan harga jual berada di area premium. Hal paling signifikan yang dapat menandai suatu sayuran berjenis eksotik adalah berdasarkan dengan jumlah penanam sayuran secara nasional di bawah lima penanam. Awita Farm berperan sebagai salah satu penanam, pengembang dan penjual sayuran eksotik di dalam negeri. Tidak hanya sekedar eksotik, hasil produksi yang sehat juga menjadi target utama Awita Farm dengan metode-metode penanaman yang diterapkan, seperti penggunaan pupuk organik, penggunaan pestisida secara minimum dan sterilisasi penggunaan pertisida terhitung seminggu sebelum masa panen guna menekan tingkat residu yang menempel pada hasil produksi. Awita Farm yang pada awalnya hanya bergerak di bidang sayur-sayuran lokal, sudah melayani permintaan akan sayuran eksotik dari berbagai pasar swalayan dan restoran waralaba besar dan bahkan menjadi penanam tunggal untuk beberapa jenis sayuran eksotik. Adapun beberapa customer yang sudah dimiliki Awita Farm antara lain Carrefour Indonesia, Ranch 99 Market Indonesia, Lotte Mart Indonesia dan Dunkin Donuts Indonesia. Sistem yang selama ini berjalan di dalam Awita Farm bersifat tradisional. Berangkat dari penawaran sistem dari tim penulis dan permintaan dari Awita Farm, lahirlah ide untuk menciptakan situs web yang akan mendukung pemasaran dan penjualan Awita Farm. Contoh kajian pustaka yang digunakan adalah software dan database. Deskripsi dari software memiliki beberapa macam pengertian. Di antaranya adalah instruksi (program komputer) yang ketika dijalankan menyediakan fitur, fungsi dan performance atau struktur data yang dapat memanipulasi informasi dan informasi descriptive pada hard copy dan virtual forms yang menjelaskan tentang operasi dan penggunaan program. (Pressman,2010). Software engineering adalah pembentukan dan penggunaan prinsip-prinsip rekayasa suara untuk memperoleh software ekonomis yang dapat diandalkan dan bekerja secara efisien pada mesin sebenarnya. (Pressman,2010). Dalam mengembangkan software terdapat berbagai macam proses model, dan salah satu dari berbagai macam proses model tersebut adalah The waterfall model. The waterfall model, terkadang disebut juga classic life cycle adalah proses yang secara sistematis dan melalui pendekatan sequential untuk mengembangkan software yang dimulai dengan tahapan proses mencari kebutuhan spesifikasi customer melalui perencanaan, modeling, konstruksi dan deployment, yang pada puncaknya berada pada support yang terus-menerus pada software yang diselesaikan. (Pressman,2010). Database adalah kumpulan data tetap dan digunakan oleh sistem aplikasi yang dihasilkan dari perusahaan. Data tetap merupakan data operasional yang tersimpan pada sistem (Date, 2000). Database merupakan suatu kumpulan data yang berelasi secara logical yang terhubung satu sama lain dan merupakan deskripsi dari suatu data yang dirancang untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi (Connolly dan Begg, 2005). Database bersifat tunggal, memiliki tempat penyimpanan data yang besar dimana dapat digunakan secara bersama-sama oleh banyak departemen dan pengguna. Jadi database merupakan sekumpulan elemen data yang saling berhubungan, terintegrasi dan digunakan untuk mencapai tujuan tertentu bagi organisasi. Database Management System (DBMS) adalah sebuah perangkat lunak yang digunakan untuk menangani seluruh akses yang berhubungan dengan basis data (Date, 2000). DBMS adalah sebuah sistem perangkat lunak yang memungkinkan user untuk mendefinisikan, membuat, memelihara dan mengontrol akses terhadap basis data. DBMS memungkinkan user untuk berinteraksi dengan program aplikasi dan basis data yang ada (Conolly dan Begg, 2005). Sehingga secara keseluruhan DBMS dapat dikatan sebagai sebuah perangkat lunak yang digunakan untuk mendefinisikan, membuat memelihara serta melakukan kontrol
terhadap semua akses pada basis data. Pengggunaan DBMS akan menyembunyikan kompleksitas struktur data dari pengguna dan membantu pengguna yang masih awam. Ada 5 komponen penting dalam lingkungan DBMS (Connolly dan Begg, 2005) antara lain hardware, software, data, procedures dan people. Untuk menjalankan DBMS dan aplikasi yang diperlukan adalah perangkat keras yang mana dapat berupa personal computer, single mainframe, jaringan komputer berupa server. Komponen perangkat lunak meliputi DBMS itu sendiri, program aplikasi, sistem operasi serta perangkat lunak jaringan apabila DBMS tersebut terhubung dengan jaringan. Data merupakan komponen terpenting dari lingkungan DBMS khususnya sudut pandang end users terhadap data. Procedures merupakan instruksi dan aturan yang menentukan perancangan dan penggunaan basis data. Prosedur dibutuhkan oleh pengguna sistem dan pengelola basis data untuk menjalankan serta menggunakan sistem. People adalah manusia itu sendiri yang terlibat dalam system tersebut. Menurut perannya komponen people dapat dikelompokkan menjadi Data dan Database Administrator, Database Designer, Application Developers dan End Users. Data Administrator adalah orang atau sekelompok orang yang bertanggung jawab untuk pengelolaan umber daya data yang mencakup perencanaan basis data, pengembangan, standar pemeliharaan, kebijakan, prosedur dan desain basis data secara konseptual. Database Administrator adalah orang atau sekelompok orang yang bertanggung jawab untuk realisasi fisik basis data yang mencakup desain fisik basis data, implementasi, keamanan, integritas pengendalian, backup dan restore, pemeliharaan sistem operasional dan memastikan aplikasi berjalan dengan baik sebagaimana mestinya. Database Designer dibagi menjadi perancang basis data secara logika dan fisik. Perancangan basis data secara logika berhubungan dengan identitas data antara lain entitas dan atribut serta memahami proses bisnisnya. Sedangkan perancangan basis data secara fisik berhubungan dengan bagaimana rancangan basis data tersebut dapat direalisasikan. Application Developers merupakan orang atau tenaga ahli komputer yang berfungsi untuk mengembangkan program-program aplikasi yang diperlukan dalam manajemen basis data. End Users adalah client dari database yang telah dirancang dan diimplementasikan. Rumusan masalah yang tertangkap antara lain proses pemesanan dan purchase order masih bersifat samar, artinya tidak memiliki jalur pemesanan yang jelas antara sales ataupun admin. Setelah itu, tidak tersedianya sistem basis data terhadap riwayat transaksi sehingga terdapat resiko penyimpanan dokumen riwayat transaksi dari berbagai macam kerusakan fisik. Berikutnya, penerbitan nota penjualan masih bersifat tradisional. Serta Awita Farm ingin memiliki sistem informasi web sebagai media pemasaran. Tujuannya adalah mengembangkan aplikasi pemasaran dan pemesanan produk berbasis web pada Awita Farm dan merancang sistem basis data untuk proses perekaman transaksi pada Awita Farm berbasis web.
Metode Penelitian Studi pustaka Untuk studi pustaka, tim penulis mengumpulkan materi bacaan dari berbagai sumber, dimulai dari buku-buku perpustakaan milik Universitas Bina Nusantara, koleksi pribadi milik tim penulis dan temanteman tim penulis hingga pencarian materi-materi pendukung melalui internet yang berikutnya menjadi acuan landasan teori bagi tim penulis untuk melanjutkan penelitian.
Studi lapangan Sedangkan studi lapangan yang dilakukan oleh tim penulis dilakukan dengan berkomunikasi dan pertukaran informasi secara intensif bersama pemilik Awita Farm. Tim penulis juga mendatangi kantor Awita Farm untuk meninjau proses transaksi yang berlangsung sebelumnya.
Metode pengembangan aplikasi Untuk pengembangan aplikasi, tim penulis menggunakan metode waterfall. Tahapan metode Waterfall antara lain analisa kebutuhan, desain sistem, penulisan kode program, pengujian program serta penerapan program dan pemeliharaan. Analisa kebutuhan merupakan analisa terhadap kebutuhan sistem. Pengumpulan data dalam tahap ini dilakukan melalui penelitian, wawancara atau studi literatur. Tim penulis menggali informasi sebanyakbanyaknya dari user sehingga tercipta sebuah sistem yang dapat melakukan tugas-tugas yang diinginkan oleh user tersebut. Tahapan ini menghasilkan dokumen user requirement atau dapat dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan user dalam pembuatan sistem. Desain sistem merupakan tahapan yang dilakukan atas penuangan pikiran dan perancangan sistem terhadap solusi dari permasalahan yang ada dengan menggunakan perangkat pemodelan sistem. Tim penulis menggunakan Object Oriented Analysis and Design sebagai perangkat pemodelan sistem.
Penulisan kode program atau coding merupakan penerjemahan design dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Dilakukan oleh tim penulis yang juga berperan sebagai pengembang yang menerjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu sistem. Dalam artian penggunaan komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Bahasa pengkodean yang digunakan oleh pengembang adalah PHP. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat tadi. Tujuan testing adalah menemukan kesalahankesalahan terhadap sistem tersebut dan kemudian bisa diperbaiki. Pengujian program merupakan tahapan akhir dimana sistem yang baru diuji kemampuan dan keefektifannya sehingga didapatkan kekurangan dan kelemahan sistem yang kemudian dilakukan pengkajian ulang dan perbaikan terhadap aplikasi menjadi lebih baik dan sempurna. Pengujian program dilakukan pengembang secara offline atau pada localhost menggunakan apache server. Penerapan program dan pemeliharaan akan mengirimkan program kepada user. Kemudian perangkat lunak yang sudah diterapkan kepada user kemungkinan besar akan mengalami perubahan. Perubahan tersebut bisa karena mengalami kesalahan karena perangkat lunak harus menyesuaikan dengan lingkungan (periperal atau sistem operasi baru) baru, atau karena user membutuhkan perkembangan fungsional. Pada tahap ini pengembang melakukan beberapa perubahan sesuai dengan permintaan user.
Tahapan perancangan aplikasi Tahapan perancangan sistem ini menggunakan Unified Modeling Language. Rancangan umum sistem menggunakan Use Case Diagram. Rancangan database menggunankan Class Diagram. Rancangan layar menggunakan untuk storyboard dan STD untuk navigasi layar. Rancangan program menggunakan Activity Diagram dan Sequence Diagram. Rancangan arsitektur sistem menggunakan ilustrasi topologi jaringan.
Evaluasi Sistem dievaluasi berdasarkan kemudahan penggunaan dan manfaat aplikasi. Untuk kemudahan penggunaan, pengembang melakukan evaluasi berdasarkan pada 8 aturan emas pada perancangan tampilan antarmuka terhadap user. Sedangkan untuk manfaat aplikasi pengembang melakukan evaluasi melalui wawancara bebas terhadap user.
Hasil dan Bahasan Hasil Berdasarkan permasalahan yang telah dirumuskan sebelumnya, yaitu : Proses pemesanan dan purchase order masih bersifat samar, artinya tidak memiliki jalur pemesanan yang jelas antara sales ataupun admin. 2. Tidak tersedianya sistem basis data terhadap riwayat transaksi sehingga terdapat resiko penyimpanan dokumen riwayat transaksi dari berbagai macam kerusakan fisik. 3. Penerbitan nota penjualan masih bersifat tradisional. 4. Awita Farm ingin memiliki sistem informasi web sebagai media pemasaran. Berikut adalah jawaban atas permasalah di atas : 1. Seluruh proses pemesanan dialikan melalui web dan dilakukan secara online (Gambar 1). 2. Menggunakan aplikasi web sebagai sarana penyimpanan seluruh riwayat transaksi dalam bentuk basis data (Gambar 2). 3. Menyediakan fitur penerbitan atau pencetakan invoice dan surat jalan melalui aplikasi web yang sama (Gambar 3). 4. Menggunakan aplikasi web yang sama sebagai media pemasaran elektronik (Gambar 4). 1.
Bahasan Proses pemesanan yang sebelumnya dapat dilakukan melalui telepon atau email, sekarang dilakukan hanya melalui aplikasi ini seperti yang ditunjukan pada Gambar 1.
Gambar 1 Tampilan Layar Saat Customer Melakukan Pemesanan Produk Melalui Web
Seperti yang terlihat pada Gambar 1, customer hanya dapat melalukan pemesanan produk melalui web dengan memilih produk dan memasukan jumlah pesanan. Riwayat transaksi juga disimpan dalam bentuk sistem basis data yang didukung oleh aplikasi ini seperti pada Gambar 2.
Gambar 2 Tampilan Layar Saat Admin Melihat Riwayat Transaksi
Riwayat seluruh transaksi tersimpan dalam aplikasi web dan dikategorikan berdasarkan Nomor Invoice, Pelanggan, Waktu Pemesanan, Status Pemesanan dan fitur untuk melihat perincian pemesanan. Aplikasi ini juga menyediakan fitur untuk mencetak invoice dan surat jalan langsung dari setiap halaman perincian transaksi yang telah dilakukan oleh customer seperti yang ditunjukan pada Gambar 3 saat admin ingin mencetak invoice.
Gambar 3 Tampilan Layar Saat Admin Ingin Mencetak Invoice
Berdasarkan gambar di atas, admin yang sebelumnya menerbitkan invoice secara tradisional, sekarang dapat menerbitkan invoice melalui aplikasi web ini dengan keterangan yang sama seperti sebelumnya. Aplikasi ini juga akan digunakan sebagai media pemasaran elektronik produk dan badan usaha Awita Farm, yang mana admin tidak perlu mencetak brosur ataupun media cetak lainnya untuk menginformasikan produk-produk yang dijual maupun memperkenalkan badan usaha Awita Farm seperti yang dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4 Tampilan Layar Saat Guest Mengakses Web Awita Farm
Baik seluruh produk yang dipasarkan Awita Farm maupun informasi kontak dapat dilihat melalui web sehingga dapat memperluas kemungkinan penyebaran informasi mengenai Awita Farm.
Simpulan dan Saran Simpulan Berdasarkan analisis dan perancangan sistem yang telah dilakukan untuk Awita Farm, maka kesimpulan yang dapat ditarik antara lain : • Terciptanya aplikasi sistem pemesanan yang baru bagi Awita Farm. • Tampilan untuk website sudah memenuhi keinginan dari Awita Farm, pemilihan warna sudah sesuai dan konsisten. • Sistem yang baru mengganti sistem Awita Farm yang terdahulu dalam menerbitkan invoice, surat jalan dan laporan transaksi menjadi penerbitan secara elektronik. • Aplikasi yang dikembangkan dapat membantu mengatasi permasalahan ruang dan waktu karena customer dapat memesan produk kapan saja dan dimana saja di mana sebelumnya customer memesan melalui telepon atau sales.
Saran Adapun beberapa saran yang dapat diusulkan untuk pengembangan sistem lebih lanjut : • Untuk pengembangan lebih lanjut, pengembang melakukan pemantauan secara berkala terhadap aplikasi untuk menangkap permasalah yang mungkin terjadi di kemudian hari agar dapat ditanggulangi sesegera mungkin. • Pengembang dapat terlibat langsung dalam proses bisnis agar dapat mengetahui kelebihan dan kekurangan sistem yang berjalan. • Pengembang diperkenankan melakukan komunikasi dengan pihak ketiga yaitu para customer yang berlaku sebagai member agar dapat menerima masukan secara langsung terhadap tampilan dan fungsi sistem pada sisi pengguna di tingkat member.
Referensi Connolly T., Begg C. (2005). Database System: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management (4th edition). London: Addison Wesley. Date C. J. (2000). An Introduction To Database Systems (7th edition). London: Addison Wesley. Kotler, Phillip dan Gary Amstrong. (2001). Prinsip-Prinsip Pemasaran (Edisi ke-8). Jakarta: Erlangga. Kotler P., Keller K.L. (2006). Marketing Management, Pearson International Edition (12th edition). New Jersey: Prentice Hall. Lemay L. (2000). Sams Teach Yourself Web Publishing with HTML 4 in 21 Days (2nd edition). USA: Sams Publishing. Pressman, Roger.S (2010). Software Engineering A Practitioner’s Approach (7th edition). New York: McGraw-Hill. Shneiderman B., Plaisant C. (2010). Designing the User Interface: Strategies for Effective HumanComputer Interaction (5th edition). Boston: Pearson Higher Education. Wikipedia. (2013). Agribisnis. Diakses 6 Juli 2013 dari http://id.wikipedia.org/wiki/Agribisnis Williams B.K., Sawyer S.C. (2011). Using Information Technology: A Practical Introduction to Computer and Communications (International edition). New York: McGraw-Hill. Whitten J.L., Bentley L.D. (2007). System Analysis and Design Methods (7th edition). New York: McGrawHill. Welling L., Thomson L. (2009). PHP and MySQL Web Development Education, Inc.
(3th edition). USA: Pearson
Riwayat penulis Tjiong Hery, penulis pertama, lahir di kota Jakarta pada 28 Juni 1988. Penulis pertama menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2013. Dzikri Akbar, penulis kedua, lahir di kota Jakarta pada 16 Juni 1991. Penulis kedua menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2013.
