PENGGUNAAN DAN PROSES BACKUP DATA SISTEM ERP SAP 1
Arif Hendra Kusuma1, Kodrat Iman Satoto, ST. MT2. Mahasiswa dan 2Dosen Jurusan Teknik Elektro, Fakultas Teknik, Universitas Diponegoro Jl. Prof. Sudharto, Tembalang, Semarang, Indonesia Email:
[email protected] Abstrak
PT. Apac Inti Corpora (AIC) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi tekstil,. Dalam sistem produksinya, PT. Apac Inti Corpora (AIC) menerapkan sistem make to order atau membuat produk sesuai dengan permintaan pelanggan. Karena dengan kebutuhan yang sangat besar tersebut maka PT. Apac Inti Corpora (AIC) menggunakan Sistem ERP (Enterprises Resources Planning) SAP agar perusahaan dapat mengetahui dan mengontrol kondisi perusahaan setiap harinya serta dapat memegang kendali suatu proses produksi agar dalam pengambilan keputusan dapat diambil suatu keputusan dengan cepat, cermat, dan tepat guna karena didasari oleh data-data internal yang valid dan selalu up to date. SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari. Dalam kerja praktek ini, penulis ingin belajar tentang penggunaan dan proses backup data ERP SAP. Dengan laporan ini para mahasiswa dapat belajar mengenai ERP SAP dan kegunaannya bagi suatu perusahaan.
Kata Kunci: ERP, SAP
informasi antara semua fungsi bisnis dalam batas-batas organisasi dan mengelola hubungan dengan para stakeholder di luar. Sebagai salah satu jenis system ERP adalah SAP. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.
I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi komputer dan informasi saat ini sangatlah pesat, sehingga banyak sekali digunakan untuk peningkatan dan efektifitas dalam bekerja. Sebagai salah satu contohnya adalah adanya teknologi ERP (Enterprises Resources Planning) yang mulai dikembangkan pada tahun 1990-an. Enterprise Resource Planning (ERP) atau Perencanaan sumber daya perusahaan adalah sistem terpadu berbasis komputer yang digunakan untuk mengelola sumber daya internal dan eksternal berwujud termasuk aset, sumber daya keuangan, bahan, dan sumber daya manusia. Ini merupakan arsitektur perangkat lunak yang bertujuan untuk memfasilitasi aliran
1.2 Tujuan Tujuan dari penulisan laporan kerja praktek ini adalah untuk mempelajari manfaat dari penggunaan ERP SAP dalam suatu perusahaan dan mengetahui cara proses backup data pada ERP SAP.
1
pelanggan seperti sistem untuk eCommerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
1.3 Pembatasan Masalah Makalah ini disusun untuk mengetahui dan mempelajari manfaat dari penggunaan file sharing data dalam jaringan Intranet. Untuk mempersempit masalah, maka hanya dibahas mengenai kegunaan dari ERP SAP dan proses backup data pada ERP SAP
2.2 Evolusi Sistem ERP
II. DASAR TEORI 2.1 ERP (Enterprise Resource Planning) Enterprise Resource Planning (ERP) atau Perencanaan sumber daya perusahaan adalah sistem terpadu berbasis komputer yang digunakan untuk mengelola sumber daya internal dan eksternal berwujud termasuk aset, sumber daya keuangan, bahan, dan sumber daya manusia. Ini merupakan arsitektur perangkat lunak yang bertujuan untuk memfasilitasi aliran informasi antara semua fungsi bisnis dalam batas-batas organisasi dan mengelola hubungan dengan para stakeholder di luar. Dibangun di atas sentralisasi database dan biasanya menggunakan platform komputasi yang umum, sistem ERP mengkonsolidasi semua operasi bisnis menjadi perusahaan seragam dan lingkungan sistem yang luas.
Gambar 2. Evolusi Sistem ERP
Tahapan Evolusi dalam Sistem ERP: Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material. Tahap II: Close-Loop MRP Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan. Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II) Merupakan pengembangan dari closeloop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan. Tahap IV: Enterprise Resource Planning Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah. Tahap V: Extended ERP (ERP II) Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.
Gambar 1. Bagan Proses ERP ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan
2
SAP dan melalui console.
2.3 Modul – modul ERP SAP yang
digunakan PT.APAC CORPORA
INTI
Modul ERP SAP yang digunakan terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut :
SD-Sales & Distribution MM-Materials Management PP-Production Planning PM-Plant Maintenance FI.CO-Financial & Costing
3.1
Backup Data ERP Menggunakan GUI
SAP
Langkah pertama adalah membuka menu backup pada ERP SAP.
2.4 Integrasi ERP SAP Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/mengcopy informasi yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus mengupdate semua dokumen yang berkaitan dengan rangkaian proses tertentu. Contoh integrasi dengan SAP :
Gambar 4. Interface ERP SAP Langkah kedua adalah mengatur waktu backup data.
Gambar 3. Integrasi dalam ERP SAP III.
Proses Backup Data ERP SAP
Proses backup data sangat diperlukan untuk menyimpan dan mengamankan file/data yang penting dalam suatu sistem. Proses backup data ERP SAP di PT. APAC INTI CORPORA dibawah tanggung jawab bagian Basis (Administrator). Proses backup data pada ERP SAP menggunakan dua cara melalui GUI yang terdapat pada menu ERP
Gambar 5. Mengatur waktu backup data ERP SAP Langkah ketiga proses backaup data siap dijalankan. Sebelumnya memilih tempat penyimpanan data, berupa file atau disimpan menggunakan tape.
3
Backup TAR adalah jenis backup data yang dilakukan di console dan dapat dijalankan pada setiap aplikasi yang diinginkan untuk dibackup.
Gambar 6. Proses backup data ERP SAP 3.2 Backup TAR Backup TAR adalah backup data ERP SAP melalui console. Caranya adalah dengan mengetikan kode program di dalam console tersebut.
3.3 Backup Mksys Backup data Mksys adalah jenis backup data system total/keseluruhan namun backup Mksys dapat dilakukan apabila sistem ERP SAP dalam kondisi offline tetapi kondisi server stand by.
Gambar 7. Backup TAR pada app1 dan app4
Gambar 9. Backup data Mksys
Gambar 8. Backup TAR pada database server
IV. KESIMPULAN 4.1 Kesimpulan Dari hasil kerja praktek di PT. APAC INTI CORPORA, penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Penerapan ERP SAP di PT. APAC INTI CORPORA sangatlah diperlukan karena perusahaan yang go public . 2. ERP SAP sangat membantu bagi aktifitas kerja di PT.APAC INTI CORPORA karena sistem sudah terintegrasi dengan aplikasi-aplikasi lain yang berkaitan.
4
3. Adanya daily backup menjadikan database ERP SAP menjadi lebih aman apabila sewaktu-waktu terjadi sebuah bencana/ gangguan dari perusahaan itu sendiri, sehingga data akan tetap tersimpan dengan aman dan rapi. 4. Sistem jaringan yang besar dan saling berkaitan memudahkan Direktur dan Manager serta pemilik perusahaan untuk mengakses informasi yang akurat dan tepat waktu, guna mengambil kebijakan dan pemantauan perkembangan perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA [1] O’Leary, Daniel E. Enterprise Resource Planning System : System, Life Cycle, Electronic Commerce, and Risk, First Edition. Cambridge University Press, United Kingdom. 2000. [2] Wawan, Falahah (2007), Enterpise Resource Planning: Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis, Informatika, Bandung [3] http://supriman.wordpress.com/
[4] http://www.army.mil/
5.2 Saran 1. Sistem ERP sebaiknya dikenalkan kepada mahasiswa terutama konsentrasi informatika komputer karena dalam dunia industri banyak perusahaan yang menggukan ERP dalam proses kerjanya. 2. Penambahan bandwidth dalam sistem jaringan, agar tidak terasa membebani koneksi lainnya dan jaringan keluar. Supaya akses transfer data dan daily report lebih cepat sehingga tidak memakan waktu.
5
Biografi Penulis Arif Hendra Kusuma lahir 5 Maret 1988 di Semarang, Jawa Tengah. Menempuh pendidikan untuk pertama kali di TK Pertiwi Semarang, kemudian melanjutkan di SD Tembalang 02, 3 tahun berikutnya melanjutkan di SLTP Negeri 5 Semarang, dan untuk jenjang SMA memilih SMA Negeri 04 Semarang sebagai tempat belajarnya. Dan akhirnya pada tahun 2006 melalui Jalur seleksi Universitas di terima di Universitas Diponegoro pada fakultas Teknik jurusan Teknik Elektro.
Mengetahui, Dosen Pembimbing
Ir.Kodrat Iman S, MT. NIP.1963102819930
6
7
