Pengetahuan Tentang Surat
i
Korespondensi Bahasa Indonesia, oleh Dra. Nanik Suryani, M.Pd.;
Agung Kuswantoro, S.Pd., M.Pd.; Mulyono Hak Cipta © 2014 pada penulis
GRAHA ILMU Ruko Jambusari 7A Yogyakarta 55283 Telp: 0274-4462135; 0274-882262; Fax: 0274-4462136 E-mail:
[email protected] Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apa pun, secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam, atau dengan teknik perekaman lainnya, tanpa izin tertulis dari penerbit. ISBN: 978-602-262-132-4 Cetakan ke I, tahun 2014
PRAKATA
B
eberapa orang beranggapan bahwa surat itu tidak penting karena tidak efisien (menghabiskan kertas) dan tidak efektif (pesan lama tersampaikan) sehingga pada saat sekarang surat tidak banyak digunakan oleh instansi. Perkembangan teknologi dan informasi menuntut pada korespondensi (surat) seperti email(elektronik mail) karena lebih cepat tersampaikan dan lebih akurat dengan adanya file. Apapun bentuknya surat itu penting, perubahan era yang dulu surat itu ditulis tangan, diketik, dan di-scan menunjukkan keberadaan surat masih diterima di masyarakat. Surat mengandung pesan kepada orang yang menerima dari pembuatnya. Di dalamnya mengandung nilai yaitu kehormatan atau prestise. Di dalam surat terdapat bahasa, maksudnya bahwa jika membuat surat dengan kertas yang “letek” maka dapat diartikan tidak menghormati pada yang penerima surat. Sehingga di masyarakat secara kuantitatif bahan surat memiliki harga masing-masing seperti surat undangan pernikahan, ucapan selamat ulang tahun, ucapan hari raya Idul Fitri dan lainnya. Demikian yang terkandung di dalamnya akan menjadi “berasa” jika surat tersebut menggunakan bahasa yang santun dan jika kita melihat sejarah, surat dapat menunjukkan suatu moment atau peristiwa seperti Supersemar atau Surat Perintah Sebelas Maret. Ketika Presiden Soekarno memberikan mandat kepada Jenderal Soeharto melalui surat. Namun keberadaan surat tersebut hilang sehingga arti makna historis dibalik surat tersebut mulai luntur disaat sekarang.
vi
Korespodensi Bahasa Indonesia
Memang sederhana hanya berupa tulisan diatas kertas, tetapi memiliki seribu makna. Sehingga surat digunakan dalam dunia niaga/bisnis, dinas, sosial, dan pribadi. Buku ini membahas korespondensi yang terdiri dari 6 bab. Bab satu membahas konsep surat yang meliputi surat dan surat menyurat, fungsi surat, penggolongan surat, teknik pembuatan surat, bagian-bagian surat dan latihan. Bab dua membahas surat niaga yang meliputi skema surat niaga, surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat penerimaan pesanan, pengiriman barang, faktur dan packing list, surat uraian dan penyelesaiannya, kredit dan penagihan serta pelatihan. Bab tiga membahas surat dinas yang meliputi pengertian surat dinas, surat undangan, surat keterangan, surat kuasa, surat tugas, surat pengantar, surat pengumuman, surat permohonan, surat edaran, surat perjalanan dinas, surat keputusan dan pelatihan. Bab empat mengkaji surat bentuk khusus yang terdiri dari surat perjanjian, undangan, kuasa, keterangan, keputusan dan pelatihan. Bab lima mengkaji surat sosial dan pribadi. Sedangkan bab enam mengkaji surat elektronik (e-mail) yang terdiri dari sejarah email, metode pengiriman email, cara membaca e-mail, keamanan e-mail, cara mengirim e-mail, mengirim emaildengan outlook, dan pelatihan. Dengan adanya buku ini diharapkan dapat bermanfaat bagi prodi pendidikan administrasi perkantoran khususnya dan pelaku korespondensi bahasa Indonesia pada umumnya. Semoga Tuhan meridhoi langkah kita. Amin
Semarang, 1 Maret 2013 Penulis
Daftar Pustaka
vii
KATA PENGANTAR
S
etiap orang tidak dapat hidup tanpa bantuan orang lain sehingga dalam hidupnya harus saling tolong-menolong dan bekerja sama. Kemajuan teknologi tidak menghambat orang untuk bersosialisasi melalui surat. Orang mengirimkan surat, pada hakikatnya telah melakukan komunikasi antara penerima dan pengirim surat dengan maksud yang beragam seperti dinas, bisnis dan pribadi. Hal yang perlu dipahami adalah surat memiliki makna tersurat dan tersirat. Tersurat yaitu isi yang terkandung di dalamnya sedangkan tersirat adalah makna dalam pembuatannya seperti cara penulisan, tanda tangan, goresan tinta penulis, warna bolpoint, kertas yang digunakan dan lainnya. Jika kita ingin dihargai orang lain, maka dalam penulisan surat biasanya pengirim rapi dalam menulis dan membingkainya dalam amplop, sehingga penulis menunjukkan kepribadiannya yang santun dan baik. Demikian halnya email. Kebanyakan orang menulis e-mail, langsung pada isinya, tidak menuliskan pembukaan dan penutup surat.
viii
Korespodensi Bahasa Indonesia
Saya berharap semoga buku ini bermanfaat bagi kita semua, dan kita dapat menjadi pribadi yang anggun melalui surat dengan bahasa yang santun, baik, dan benar. Amin..
Semarang, 1 Maret 2013 Dekan Fakultas Ekonomi Unnes
Dr. S. Martono,M.Si
Daftar Pustaka
ix
DAFTAR ISI
PRAKATA KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB 1 PENGETAHUAN TENTANG SURAT Tujuan Bab Sasaran A. Surat dan Surat-menyurat B. Fungsi Surat C. Penggolongan Surat D. Teknik Pembuatan Surat E. Bagian-bagian Surat Pelatihan
BAB 2 SURAT NIAGA Tujuan Bab Sasaran A. Skema Surat Niaga B. Surat Permintaan Penawaran C. Surat Penawaran D. Surat Pesanan
v vii ix 1 1 1 2 2 4 8 18 22
23 23 23 24 25 29 37
x
Korespodensi Bahasa Indonesia
E. Surat Penerimaan Pesanan, Pengiriman Barang, Faktur dan Packing List F. Surat Claim dan Penyelesaiannya G. Kredit dan Penagihannya H. Surat Penagihan Pelatihan
Bab 3 Surat Dinas Tujuan Bab Sasaran A. Pengertian Surat Dinas B. Surat Undangan C. Surat Keterangan D. Surat Kuasa E. Surat Tugas F. Surat Pengantar G. Surat Pengumuman H. Surat Permohonan I. Surat Edaran J. Surat Perjalanan Dinas K. Surat Keputusan Pelatihan
Bab 4 Surat dalam Bentuk Khusus Tujuan Bab Sasaran A. Surat Perjanjian B. Surat Undangan C. Surat Kuasa D. Surat Keterangan E. Surat Keputusan Pelatihan :
Bab 5 Surat Sosial dan Surat Pribadi
39 46 51 55 60
63 63 63 64 65 68 70 71 73 77 79 82 86 87 90
93 93 93 93 105 109 111 114 115
117
