ISSN 2085 - 2215
Pengetahuan Public Relations dalam Mendukung Peran Sekretaris di Perusahaan
Oleh SWE Handayani Staf Pengajar Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNSA
I. Latar Belakang Public relations atau dalam bahasa Indonesia masyarakat sering menyebut hubungan masyarakat, yaitu merupakan suatu proses komunikasi dua arah yang sering terjadi pada suatu lembaga organisasi, baik komunikasi internal maupun eksternal dari organisasi tersebut. Public relations yang baik mutlak dimiliki semua anggota masyarakat pada umumnya dan terutama masyarakat organisasi pada khususnya guna kelancaran hubungan kerja yang baik pada organisasi tersebut. Hubungan kerja yang baik akan bisa dicapai jika masing – masing pihak didalam organisasi tersebut memiliki pengertian satu sama lain. Profesi seorang sekretaris banyak menyita waktu dengan aktivitas berinteraksi dengan orang lain. Seorang sekretaris sering dihadapkan pada suatu keadaan dimana mereka melakukan suatu atau mengatakan sesuatu untuk mempererat hubungan dengan seseorang, baik dilakukan dengan orang dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan. Pengembangan hubungan kerja yang dijalankan seorang sekreataris dalam kedudukannya sebagai seorang human relations dapat dilaksanakan melalui penerapan dan pemanfaatn aspek – aspek komunikasi secara baik dan benar. Seorang sekretaris dalam kedudukannya sebagai orang terdekat dengan pimpinan puncak sering bertindak sebagai public relations officer, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Hal ini berkaitan dengan tanggungjawabnya untuk menjaga cotra perusahaan. Berdasarkan latar belakang tersebut penulis tertarik untuk membahasa mengenai keterkaitan tugas – tugas kesekretariatan dengan aktivitas public relation, maka penulis mengangkat
41
ISSN 2085 - 2215
fenomena sosial ini dengan judul ” Pengetahuan Public Relations dalam Mendukung Peran Sekretaris di Perusahaan.
II. Keterkaitan Sekretaris dengan Aktivitas Public Relations Posisi seorang Sekretaris sering menuntut adanya kemahiran sendiri untuk menjadi Public Relations Officer karena seringnya seorang Sekretaris menjadi contact person dengan partner eksternal. Sekretaris mempunyai peran yang strategis sebagai salah satu sumber informasi bagi para pengambil keputusan. Dalam menghadapi situasi persaingan yang semakin ketat saat ini, kemapanan citra perusahaan perlu terus menerus dipertahankan, salah satunya melalui kemantapan dan ketepatan cara kerja seorang Sekretaris dalam ’mengamankan’ perusahaan. Dalam hal ini, selain pemahaman terhadap kebijakan perusahaan, kehandalan untuk menerapkannya secara praktis dan taktis, seorang Sekretaris perlu pula mengoptimalkan kemampuannya untuk melakukan komunikasi secara profesional dan strategis. Kedudukan Sekretaris sebagai sumber informasi bagi pimpinan dan sebagai penyampai informasi dari pimpinan kepada pihak yang berkaitan menjadikan Sekretaris sebagai ”Pejabat Humas”. Jabatan Sekretaris yang mempunyai akses langsung kepada manajemen puncak sangat memungkinkan untuk bertindak sebagai Public Relations Officer. Terdapat beberapa hal lainnya yang menyebabkan seorang Sekretaris sangat layak untuk berhubungan secara cepat dan langsung dengan pimpinan tanpa melalui orang lain. Kedua, dengan kedudukannya yang demikian, akan memungkinkan seorang Sekretaris dapat mengikuti rapat – rapat Staff init. Ketiga, dengan akses terhadap personal maupun informasi yang dimilikinya, Sekretaris dapat mengetahui latar belakang dari suatu kebijaksanaan dan keputusan yang diambil.
42
ISSN 2085 - 2215
Dengan ketiga aspek yang dimiliki tersebut seorang Sekretaris akan mendapat informasi langsung dari tangan pertama tentang informasi yang langsung disebarkan dan informasi yang haris disimpan. Sekretaris akan mengetahui tindaklanjut dari keputusan yang telah diambil dan dapat memantau perkembangannya. Dalam perannya sebagai Public Relations Officer, Sekretaris hendaknya tidak hanya bersikap reaktif, tetapi harus menjadi sumber informasi perannya berkaitan juga dalam pemberian sumbang saran untuk mengevaluasi umpan balik masyarakat terhadap kebijaksanaan perusahaan. Agar tugas – tugas Sekretaris sebagai PR dapat berjalan dengan baik, seorang Sekretaris harus membangun hubungan baik dengan pihak internal maupun eksternal. Hubungan yang baik ini akan membentuk suatu jaringan kerja (network). Jaringan kerja internal yang dibangun misalnya dengan resepsionis, keuangan, personalia, direksi / manajer lain, dan sekretaris lain. Jaringan kerja internal ini sangat penting dalam kegiatan Sekretaris yang berkaitan dengan PR internal. Misalnya seorang Sekretaris yang Direktur Utama harus menyampaikan keputusan pimpinannya kepada segenap anggota organisasi. Dia harus berhubungan dengan bagian personalia, manajer lain. Walaupun misalnya mekanisme formal dalam organisasi sudah ada, tetapi hubungan personal yang baik akan memperlancar tugas tersebut. Hubungan eksternal yang baik akan sangat mendukung tugas Sekretaris yang berkaitan dengan aktivitas PR. Pembinaan hubungan yang baik dengan pihak luas, misalnya ; klien, kalangan pemerintah dan masyarakat luas akan banyak membantu kegiatan PR.
III. Aktivitas Public Relations Dapat Memelihara dan Membangun Citra Perusahaan Seorang Sekretaris dengan kedudukannya sebagai orang terdekat dengan pimpinan puncak sering bertindak sebagai Public Relations Officer, baik yang bersifatinternal maupun eksternal. Hal ini berkaitan dengan tanggung jawabnya untuk menjaga citra perusahaan.
43
ISSN 2085 - 2215
Karena itu seorang Sekretaris wajib dibekali pengetahuan mengenai ke-PR-an, agar dapat memahami masalah – masalah ke-PR-an secara mendalam dan memberi kontribusi dalam batas – batas kewenangannya. Mengatasi suatu masalah yang secara bersama dianggap merugikan, merupakan salah satu aktivitas Public Relations memelihara atau membentuk citra perusahaan. Aktivitas ini dilakukan perusahaan bekerjasama dengan lembaga lembaga lain yang bertujuan untuk mengatasi masalah yang dirasakan merugikan masyarakat luas. Dengan aktivitas ini, perusahaan akan menunjukkan pada masyarakat bahwa mereka juga memperhatikan masalah – masalah tersebut. Di Indonesia banyak sekali lembaga – lembaga nirlaba yang dapat diajak bekerja sama dalam proyek ini. Aktivitas Public Relations harus selaras dengan tujuan perusahaan, terutama mengenai hal – hal yang ingin dicapai oleh manajemen dalam aktivitasnya. Hal – hal yang dapat dilakukan Public Relations dalam mendukung tujuan perusahaan, yaitu : a. Mempromosikan barang atau jasa b. Mendeteksi isu dan peluang yang berpengaruh pada perusahaan c. Menetapkan bentuk organisasi dalam berhubungan dengan publik. d. Meningkatkan nama baik terhadap seluruh karyawan e. Mencegah dan menyelesaikan masalah ketenagakerjaan f. Meningkatkan nama baik pemegang saham g.
Menghindari kesalahpahaman atau kecurigaan publik terhadap perusahaan
h. Menginvestigasi perilaku kelompok – kelompok yang mempengaruhi organisasi. i. Memformulasikan kebijakan – kebijakan dan cara penerapannya j. Memperhatikan perubahan – perubahan yang berhubungan dengan Publkic relations. Kapan aktivitas Public Relations dilakukan, kembali kepada kebijaksanaan perusahaan apa yang ingin dicapai dalam aktivitasnya tersebut. Pad prinsipnya aktivitas
44
ISSN 2085 - 2215
Public Relations untuk meningkatkan citra perusahaan, tetai juga harus dipertimbangkan tujuan – tujuan khusus yang disesuaikan dengan tujuan perusahaan. Berikut ini beberapa tujuan perusahaan yang membutuhkan dukungan dari aktivitas Public Relations berkaitan dengan citra perusahaan :
a.
Untuk mengubah citra perusahaan
b.
Untuk mendukung usaha – usaha pemasaran dan promosi perusahaan
c.
Untuk mengimbangi publikasi yang merugikan perusahaan dan mengembalikan kepercayaan konsumen.
d.
Untuk membuat pemerintah dan lembaga legislatif memperhatikan aktivitas perusahaan
e.
Menunjukkan semangat untuk memberikan terbaik kepada masyarakat dengan menarik produk yang dianggap gagal atau rusak yang dapat merugikan.
f.
Untuk menjelaskan kebingungan konsumen dengan masuknya produk palsu atau produk imitasi Peran Sekretaris sebagai salah satu figur Public Relations Officer mempunyai peran
penting, karena kedudukan sebagai kepanjangan tangan direksi atau manejemen. Kedudukan strategis tersebut menjadikan seorang Sekretaris harus mengemban tanggung jawab yang lebih ditekankan untuk fungsi sebagai penjaga citra perusahaan dan menghadapi situasi krisis. Situasi krisis datang secara mendadak dan perlu penanganan segera, sehingga seorang Sekretaris yang dekat dengan pengambil keputusan mempunyai peran yang cukup penting. Dalam situasi yang cukup krisis, Sekretaris akan bertindak sebagai “pasukan pemadam sukarela” untuk menyelamatkan citra perusahaan. Situasi krisi sering diartikan sebagai saat yang dapat mempengaruhi hisup matinya perusahaan.
45
ISSN 2085 - 2215
IV. Kesimpulan Pengetahuan Public Relations wajib dimiliki oleh seorang Sekretaris guna menghadapi perannya sebagai figur Public Relations atau ’pejabat humas’ di mata masyarakat yaitu kemahiran Sekretaris untuk menghadapi atau sebagai citra perusahaan baik di pihak internal maupun eksternal. Karena sekretaris mempunyai peran yang strategis sebagai salah satu sumber informasi bagi para pengambil keputusan. Dalam menghadapi situasi persaingan yang semakin ketat saat ini, kemampuan citra perusahaan perlu terus menerus dipertahankan, salah satunya melalui kemantapan dan ketepatan cara kerja seorang Sekretaris dalam ’mengamankan’ perusahaan, yaitu dengan komunikasi yang tepat, profesional, dan strategis. Karena peran Sekretaris itu sendiri sebagai ’secret’ dari perusahaan. Sekretaris harus menjalankan fungsi PR dengan baik, terutama dalam situasi krisis. Situasi krisis datangs ecara mendadak dan perlu penanganan segera, sehingga seorang Sekretaris yang dekat dengan pengambil keputusan mempunyai peran yang cukup penting. Dalam situasi yang cukup krisis, Sekretaris akan bertindak sebagai ’pasukan pemadam sukarela’ untuk menyelamatkan citra perusahaan. Situasi krisi sering diartikan sebagai saat yang dapat mempengaruhi hidup matinya perusahaan.
46
ISSN 2085 - 2215
DAFTAR PUSTAKA
Siwi Kadarmo, 1994, Sekretaris dan Tugas – Tugasnya, Jakarta, Nina Dinamika
Agus M. Hardjana, 1998, Sekretaris, Kedudukan, Tata Kerja, dan Kepribadiannya. Yogyakarta, Kanisius
Frankjefkins, Edisi Keempat, 1995, Public Relations, Jakarta, Erlangga
M. Linggar Anggoro, 2000, Tesri dan Profesi Kehumasan, Jakarta, Bumi Aksara
47
