PERAN PUBLIC RELATIONS DALAM MENDUKUNG KINERJA BAGIAN SIRKULASI MAJALAH F 1 RACING
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Strata Satu (S1) Ilmu Komunikasi Bidang Studi Public Relations
NAMA
: KUBROWO
NIM
: 04202 - 110
PROGRAM STUDI : PUBLIC RELATIONS
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2009
ABSTRAKSI
Nama NIM Judul Bibliografi
: Kubrowo : 04202 – 110 : Peranan Public Relations Dalam Mendukung Kinerja Bagian Sirkulasi Majalah F1 Racing : 16 buku
PT Quadra Media Publika (PT. QMP) adalah sebuah peusahaan media cetak yang memproduksi majalah F1 Racing Motor Trend, dan majalah wanita Eve. Ketiga majalah ini merupakan majalah yang telah mendapatkan lisensi dari penerbit induknya di negara Inggris Majalah F1 Racing adalah majalah otomotif yang didirikan di Inggris sejak tahun 1950, dimana olahraga balap mobil merupakan olahraga yang paling digemari oleh masyarakatnya pada waktu itu. Sebagai ajang lomba balap mobil sekaliber dunia, Formula 1 (satu) Grand Prix memiliki lebih dari 750 (tujuh ratus lima puluh) juta penonton di seluruh dunia. Dalam penulisan ini penulis meneliti tentang peranan Public Relation dalam mendukung kinerja bagian sirkulasi di PT QMP. Sebagai perusahaan penerbitan yang bersifat segmented memerlukan bidang kehumasan dalam mendukung kinerja bagian sirkulasi. Bagian sirkulasi sangat memegang peranan yang cukup sentral di perusahaan tersebut, karena merupakan ujung tombak pendapatan atau keuntungan perusahaan. Produk yang ditawarkan oleh perusahaan QMP dalam hal ini majalah F1 Racing dan Eve masih belum bisa diterima oleh diseluruh kalangan masyarakat, oleh karenanya peranan dan kegiatan Public Relation sangat dibutuhkan dalam pencapaian target. Kegiatan-kegiatan kehumasan majalah F1 Racing selama ini masih dilakukan oleh divisi marketing, sebab F1 Racing belum memiliki divisi humas sendiri, oleh sebab itu tujuan penelitian adalah untuk membei gambaran tentang bagaimana peranan Public Relations (Humas)dalam mendukung kinerja bagian sirkulasi majalah F1 Racing Sifat penelitian ini adalah deskriptif, maksudnya adalah prosedur pemecahan masalah yang diselidiki dengan memaparkan situasi atau peristiwa mempergunakan data studi kasus. Studi kasus adalah salah satu metode penelitian ilmu-ilmu sosial Bedasarkan hasil penelitian yang telah didapat, maka peneliti dapat memberikan saran yang diharapkan dapat menjadi masukan bagi pihak yang terkait. Sudah saatnya majalah F1 Racing yang menjadi salah satu produk dari PT Quadra Medika Publika (PT. QMP) memiliki divisi humas sendiri. Hal ini terkait dengan kegiatan-kegiatan sosialisasi majalah F1 Racing baik internal maupun eksternal yang cukup beragam.
iv
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim,
Dengan mengucap Alhamdulillah kehadirat Allah SWT yang telah memberikan nikmat, karunia serta kasih sayang-Nya yang tidak terhingga, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi ini. Tugas akhir ini disusun untuk melengkapi syarat-syarat dalam menyelesaikan jenjang Strata Satu ( S-1 ) Fakultas Ilmu Komunikasi pada Universitas Mercu Buana. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini tidak dapat diselesaikan tanpa bantuan, petunjuk, bimbingan, dan saran dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis ingin menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Juwono Tri Atmojo S.Sos M.Si dan Bapak Drs. Ahmad Mulyana M.Si selaku pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan dari awal hingga akhir penyusunan Tugas Akhir. 2. Ibu Marhaeni Fajar Kurniawati, S.Sos, M.SI terima kasih seringkali banyak memberika masukan-masukan untuk skripsi saya. 3. Ibu Dra. Diah Wardani, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Mercu Buana. 4. Ibu SM. Niken Restaty, S.Sos. M.Si yang telah memberikan petunjuk-petunjuk yang berguna dan selalu mengingatkan tugas saya.
v
5. Bapak Drs. Hardiyanto, M.Si, Ibu Nurprapti, M.Si, Bapak Farid Hamid, S.Sos, dan semua dosen yang telah membimbing saya selama belajar di Universitas Mercu Buana tercinta. 6. Untuk segenap Tata Usaha Fikom, walaupun bagaimana sibuknya tetep memperhatikan mengingatkan dan memberikan arahan kepada saya, terima kasih. 7. MERCU BUANA terima kasih, akhirnya saya bisa melewati tugas-tugas yang diberikan, sehingga saya mendapatkan apa yang saya inginkan. SUKSES MERCUBANA menjadi KEBANGGAAN SAYA. 8. Bapak Munawar Chalil selaku Direktur PT Quadra Media Publika. 9. Ibu Riana selaku Kepala Bagian Umum. 10. Seluruh staf jajaran PT Quadra Media Publika yang tidak bisa saya sebut satu persatu. 11. Seluruh keluarga; Orangtua, Siti istri tercinta, Tami dan Bela tersayang yang selalu memberi semangat dan dukungan yang sangat berarti bagi penulis. 12. Mas Heri, Mas Turidi, Handayani, Rini, dan kawan-kawan seperjuangan…….... kalian semua Is The Best. Semoga Allah SWT melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Akhir kata penulis berharap semoga ini dapat bermanfaat bagi pembaca, pada umumnya dan penulis sendiri pada khususnya.. Penulis
Kubrowo
vi
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN ...................................................................................
i
LEMBAR LULUS SIDANG SKRIPSI ..................................................................
ii
LEMBAR PENGESAHAN PERBAIKAN SKRIPSI ...........................................
iii
ABSTRAKSI ............................................................................................................
iv
KATA PENGANTAR .............................................................................................
v
DAFTAR ISI ............................................................................................................
vii
BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ...................................................................................
1
1.2. Perumusan Masalah ...........................................................................
5
1.3. Tujuan Dan Kegunaan Penelitian ......................................................
6
1.3.1. Tujuan Penelitian ...................................................................
6
1.3.2. Kegunaan Penelitian ..............................................................
6
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Komunikasi Organisasi ...................................................
8
2.1.1. Definisi Organisasi ................................................................
10
2.1.2. Definisi Komunikasi Organisasi.............................................
10
2.1.3. Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi ..................................
12
2.2. Pengertian Public Relations ..............................................................
16
2.2.1. Definisi Public relations Atau Hubungan Masyarakat (HUMAS) .............................................................................
16
2.2.2. Tujuan Dan Tugas Humas (Hubungan Masyarakat) ............
17
2.2.3. Fungsi Humas .......................................................................
23
2.2.4. Peran Public Relations Dalam Organisasi..............................
24
vii
2.2.5. Program Humas .....................................................................
25
2.2.6. Kegiatan Humas......................................................................
27
2.3. Marketing Public Relations.................................................................
29
2.4. Kinerja Dan Prestasi Kerja (Performance) ........................................
34
2.5. Media Cetak........................................................................................
36
BAB III METODOLODI PENELITIAN 3.1. Sifat Penelitian.................................................................................
38
3.2. Metode Penelitian............................................................................
38
3.3. Nara Sumber....................................................................................
39
3.4. Definisi Konsep...............................................................................
40
3.5. Fokus Penelitian...............................................................................
41
3.6. Teknik Pengumpulan Data..............................................................
42
3.7. Teknik Analisa Data........................................................................
44
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum Organisasi...........................................................
45
4.1.1. Sejarah Singkat PT. Quadra Media Publika.........................
45
4.1.2. Dasar Hukum Berdirinya PT. QMP....................................
47
4.1.3. Visi Dan Misi PT. Quadra Media Publika...........................
48
4.1.4. Kedudukan Public Relations Dalam Organisasi..................
48
4.1.5. Fungsi Humas PT Quadra Media Publika............................
50
4.1.6. Tugas dan Tanggung Jawab Bagian Sirkulasi PT Quadra Media Publika .....................................................................
50
4.2. Hasil Penelitian................................................................................
51
4.2.1. Fact Finding .......................................................................
52
4.2.2. Program Kehumasan Majalah F1 Racing Dalam Mensosialisasikan Setiap Kegiatannya ..................................................
viii
53
4.2.3. Kegiatan Kehumasan Internal Yang Dijalankan Oleh Divisi Marketing Majalah F1 Racing ................................................
59
4.2.4. Kegiatan-kegiatan Eksternal Yang Dijalankan Oleh Divisi Marketing Majalah F1 Racing .................................................
61
4.2.5. Keberhasilan Yang Dicapai Dari Kegiatan Yang Telah Dijalankan .........................................................................
66
4.2.6. Upaya Pengembangan Program Yang Melibatkan Masyarakat ..........................................................................
68
4.3. Pembahasan .....................................................................................
69
4.3.1. Bentuk Program Kehumasan Dalam Mensosialisasikan Majalah F1 Racing ..............................................................
70
4.3.2. Kegiatan-kegiatan Internal dan Eksternal Pada Majalah F1 Racing...................................................................................
74
4.3.3. Hambatan-hambatan Dalam Menjalankan Program.............
85
4.3.4. Tingkat Keberhasilan Yang Telah Dicapai...........................
87
4.4. Pedoman Wawancara Peranan Public Relations Dalam Mendukung Kinerja Sirkulasi Untuk Meningkatkan Penjualan Majalah F1Racing
BAB V
89
PENUTUP 5.1. KESIMPULAN.................................................................................
91
5.2. Saran...................................................................................................
94
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
ix
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Persaingan media cetak yang beredar di Indonesia saat ini sangat ketat, karena banyak penerbit baru yang dapat mendirikan perusahaan tanpa hambatan regulasi dan birokrasi seperti era orde baru. Tingginya persaingan tersebut membuat menajemen perusahaan pers harus mampu mengantisipasi dan cepat tanggap merespon keinginan pembaca serta harus pro-aktif mempromosikan, memasarkan dan mendistribusikan produknya (media cetak) supaya dapat sampai pada konsumen. Dalam industri pers, yang memiliki peran penting dalam keberhasilan media cetak selain materi atau isi (contents), pemasaran (termasuk promosi), dan distribusi adalah bagian sirkulasi. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sirkulasi merupakan ujung tombak industri pers untuk mendistribusikan media cetak yang telah diproduksi (selesai cetak). Di bawah ini merupakan uraian singkat tentang sistem dan deskripsi kerja bagian sirkulasi, yaitu : a.
Media cetak majalah dan surat kabar yang telah selesai proses cetak, akan didistribusikan ke seluruh agen di semua wilayah Indonesia yang telah terikat kerja sama pemasaran perusahaan.
1
2
b.
Memantau hasil penjualan setiap agen atau distributor di seluruh daerah dengan meretur atau mengambil kembali media cetak yang tidak laku terjual sesuai sistem perjanjian penjualan yang telah disepakati.
c.
Pada beberapa perusahaan pers, bagian sirkulasi juga diberi tanggung jawab menagih hasil penjualan kepada seluruh agen atau distributor.
d.
Membuat laporan penjualan sebagai informasi kepada menajemen dan bagian keuangan.
Dari uraian singkat sistem dan deskripsi kerja bagian sirkulasi di atas, alasan mengapa public relations harus support ke bagian sirkulasi: a.
Karena bagian public relations sangat dibutuhkan sekali dalam menjembatani permasalahaan-permasalahan bagian sirkulasi dengan pihak luar atau agen majalah, dikarenakan adanya salah komunikasi.
b.
Pengambilan keputusan
yang diambil bagian sirkulasi kadang kala
belum dapat menciptakan hubungan yang harmonis dengan pihak luar atau agen maupun dengan pihak internal. c.
Banyak permasalahan bagian sirkulasi yang harus diselesaikan dengan pihak agen majalah yang perlu dibantu oleh bagian public relations. Misalnya adanya kemacetan pembayaran agen ke penerbit, disini peran public relations sangat dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh bagian sirkulasi. Penulis dapat menyimpulkan bahwa sirkulasi memiliki peran sentral
dalam distribusi, pemantauan penjualan dan penagihan. Akan tetapi, bagian
3
sirkulasi tidak akan berhasil dalam memasarkan produk medianya apabila tidak didukung oleh public relations yang handal, karena public relations memiliki peran yang sangat penting dalam membangun citra positif publik terhadap produk media yang diterbitkan. Menurut Tanri Abeng dalam makalah berjudul “Peran Public Relations dalam Usaha” disampaikan pada Seminar Masa Kini dan Mendatang Dalam Era Informasi di Indonesia (Unpad, Bandung)1 dikatakan bahwa : Promotions dan Public relations sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi atau perusahaan antara lain untuk: (1) dinamika organisasi yang semakin besar dan berkembang, (2) apabila persainganan antara organisasi atau perusahaan makin ketat; (3) tuntutan keinginan dan harapan publik (masyarakat) terhadap pelayanan pemenuhan kebutuhan informasi makin tinggi, (4) publik atau masyarakat semakin kritis, (5) perkembangan teknologi komunikasi yang luar biasa; (6) besarnya pengaruh opini publik, citra, sikap terhadap keadaan sosial-ekonomi, keberadaan dan stabilitas suatu perusahaan semakin besar; (7) media massa yang berpengaruh terhadap pembentukan opini publik atau citra masyarakat terhadap suatu organisasi atau perusahaan; dan (8) perusahan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa dukungan dan citra publik yang berkaitan dengan aktivitas dan perkembangan perusahaan tersebut. Dari beberapa peranan public relations di atas, dapat disimpulkan bahwa media massa sekarang sangat membutuhkan orang-orang yang
1
Tanri Abeng, “Peran Public Relations Dalam Usaha” (makalah) pada Seminar Masa Kini dan Mendatang Dalam Era Informasi di Indonesia, (Bandung: Hima Humas Fikom Unpad, 1990), hal. 2-3.
4
memiliki keahlian komunikasi yang bagus untuk menginformasikan produknya ke masyarakat. Hal ini dikarenakan semakin ketatnya persaingan sesama penerbit dalam memasarkan produknya. Peranan public relations majalah F1 Racing untuk mendukung kinerja bagian sirkulasi adalah sebagai pencari solusi dari suatu masalah yang timbul pada proses pendistribusian majalah F1 Racing, sebagai mediator antara majalah F1 Racing dengan publiknya, dan sebagai pelaksana teknis dari hasil keputusan untuk mempublikasikan atau mensosialisasikan majalah F1 Racing. Keterkaitan komunikasi organisasi dengan fungsi public relations adalah public relations sebagai suatu fungsi manajemen, public relations memiliki fungsi utama yang harus dilaksanakan dengan benar dalam rangka memenuhi kepentingan bersama. Public relations harus memperhatikan kepentingan publiknya dan menjalin hubungan yang komunikatif dengan publik, manager serta stafnya dengan perilaku yang terpuji dan moral yang baik. Jika hal tersebut dilaksanakan oleh public relations secara berkelanjutan maka organisasi yang diwakilinya akan memperoleh kesan yang positif dari publik internal dan eksternal.
Mengapa penelitian ini dilakukan di F1 Racing karena peneliti melihat majalah F1 sebagai majalah olahraga (olahraga otomotif) yang mempunyai skala internasional dari sekian banyak majalah olahraga, majalah F1 Racing mempunyai daya tarik tersendiri. Majalah F1 Racing merupakan majalah terbitan dari Inggris dan Indonesia termasuk negara ke-16 yang mempunyai lisensi untuk menerbitkan majalah ini di Indonesia.
5
Penulis melakukan penelitian tentang Public Relations di majalah F1 Racing karena Public Relations memiliki peranan penting dalam membangun citra positif majalah F1 Racing kepada publik dan membina hubungan dengan pihak luar yang mendistribusikan majalah F1 Racing maupun yang bekerjasama dengan F1 Racing. Profil dari pembaca majalah F1 Racing Indonesia jika dilihat dari segi ”gender” adalah 80% merupakan pembaca pria dan 20% adalah pembaca wanita. Lalu jika dilihat dari segi kelas sosial, 60% merupakan pembaca dari kelas sosial A, 30% dari kelas sosial B dan sisanya 10% merupakan dari kelas sosial C. Selain itu, profil pembaca majalah F1 Racing adalah profesional dewasa, 35% merupakan profesional muda dan lainnya sebanyak 15%. Dari total sirkulasi per bulannya yaitu 55.000 eksemplar, presentase distribusi majalah F1 Racing di Indonesia terbagi menjadi 45% untuk daerah Jakarta dan sekitarnya, 12% untuk daerah Jawa Barat, 9% di daerah Jawa Tengah, 17% untuk daerah Jawa Timur, 7% daerah Sumatra, 4% untuk daerak Kalimantan, 3% untuk daerah Sulawesi, 2% untuk daerah Indonesia bagian Timur dan 1% sampai ke Malaysia.
1.2 Perumusan Permasalahan Melihat fenomena semakin ketatnya persaingan media massa di Indonesia, majalah F1 Racing Indonesia berlisensi dari Inggris dan memiliki hak untuk menerbitkan serta memasarkan di Indonesia tertarik mengangkat
6
masalah tentang “Bagaimana Peranan Public Relations Dalam Mendukung Kinerja Sirkulasi Majalah F1 Racing?”
1.3 Tujuan Dan Kegunaan Penelitian 1.3.1 Tujuan Penelitian Dari rumusan masalah di atas dapat disusun tujuan penelitiannya adalah untuk memberi gambaran tentang peranan public relations (humas) dalam mendukung kinerja bagian sirkulasi majalah F1 Racing. Bagaimana public relations membina hubungan internal dengan orangorang yang terlibat dan berada dalam majalah F1 Racing, seperti para karyawan demi menjaga komunikasi yang baik antar personal dari tiap divisi di majalah F1 Racing. Dan juga bagaimana public relations juga membina hubungan baik dengan pihak eksternal seperti para agen majalah dan publik dari majalah F1 Racing untuk membantu melancarkan komunikasi dalam pendistribusian majalah F1 Racing. 1.3.2 Kegunaan Penelitian Dari penelitian ini penulis berharap dapat memberikan manfaat sebagai berikut : a. Signifikansi akademis Sebagai
sumbangan
khazanah
keilmuan
dalam
ilmu
komunikasi khususnya bidang public relations yang merupakan pengembangan dari teori-teori tentang peranan public relations (humas) sehingga dapat diterapkan dalam perusahaan media massa.
7
b. Signifikansi praktis 1. Sebagai masukan dan pertimbangan kepada perusahaan (PT. Quadra Media Publika) supaya dapat menerapkan tindakan dan langkah-langkah
secara
tepat
dan
efisien
dalam
usaha
meningkatkan penjualan majalah F1 Racing. 2. Sebagai bahan masukan bagi peneliti public relations seperti apa yang dapat dilakukan untuk mensupport divisi distribusi. 3. Sebagai bahan masukan bagi peneliti berikutnya yang mengkaji (meneliti) peran public relations dalam mendukung aktifitas marketing khususnya distribusi produk.
8
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Komunikasi Organisasi Pengertian atau konsep pertama yang harus kita ketahui adalah komunikasi. Apa komunikasi itu?. Banyak definisi dan pemahaman mengenai komunikasi. Secara gramatika komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris yang asalnya dari bahasa Latin Communis berarti sama, Communico, Communicatio atau communicare berarti membuat sama. 2 Menurut John R. Wenburg, William W Wilmot, Kenneth K Sereno dan Edward M. Bodaken paling tidak ada 3 kerangka pemahaman mengenai komunikasi yaitu: 3 a. Komunikasi sebagai tindakan satu arah Komunikasi diisyaratkan sebagai semua kegiatan yang secara sengaja dilakukan seseorang untuk menyampaikan rangsangan untuk membangkitkan respon orang lain. Komunikasi dalam konteks ini dianggap sebagai suatu tindakan yang disengaja untuk menyampaikan pesan demi memenuhi kebutuhan komunikator misalnya menjelaskan sesuatu kepada orang lain, membujuk orang lain untuk melakukan sesuatu. b. Komunikasi sebagai interaksi Komunikasi dengan suatu proses sebab akibat atau aksi reaksi yang arahnya bergantian, masing-masing dari kedua pihak berfungsi secara 2 3
hal. 1. Ibid, hal. 2.
8
9
berbeda. Misal bila satu pihak sebagai komunikator dan pihak lain menjadi komunikan atau sebaliknya. Kelebihan ini adalah memandang komunikasi bukan hanya sebagai kegiatan satu arah saja, tetapi kelemahannya adalah tidak mengupas kemungkinan bahwa orang-orang dapat mengirim dan menerima pesan pada saat yang sama. Komunikasi sebagai interaksi dipandang lebih dinamis daripada komunikasi satu arah tetapi pada pandangan kedua ini masih membedakan peserta komunikasi sebagai pengirim dan penerima pesan (berorientasi pada sumber) meskipun peran dilakukan secara bergantian. Jadi pada dasarnya proses interaksi yang berlangsung masih bersifat mekanis dan statis. c. Komunikasi sebagai transaksi Komunikasi dalam konteks ini adalah suatu proses personal karena makna atau pemahaman yang kita terima pada dasarnya bersifat pribadi. Penafsiran kita atas perilaku verbal/non verbal orang lain atau lawan bicara yang kita kemukakan kepadanya akan mengubah penafsiran dia atas pesan-pesan kita dan ada pada akhirnya mengubah pesan kita terhadap pesan-pesannya. Komunikasi dalam bentuk ini lebih dinamis. Komunikasi ini memiliki kelebihan, komunikasi ini tidak membatasi pada komunikasi yang disengaja atau respons yang dapat diamati. Komunikasi terjadi baik pelakunya sengaja atau tidak sengaja bahklan jika menghasilkan respons yang tidak dapat diamati. Misalnya berdsiam diri,
10
meninggalkan ruangan, mengabaikan pembicaraan, ekspresi wajah, jarak fisik, semuanya adalah bentuk komunikasi. Komunikasi transaksional dianggap telah terjadi jika seseorang telah menafsirkan perilaku orang lain baik perilaku verbal maupun non verbalnya.
2.1.1 Definisi Organisasi Organisasi adalah suatu kesatuan sosial dari sekelompok manusia, yang saling berinteraksi menurut suatu pola tretentu sehingga setiap anggota organisasi memiliki fungsi dan tugasnya masing-masing, yang sebagai suatu kesatuan mempunyai tujuan tertentu dan mempunyai batas-batas yang jelas, sehingga bisa dipisahkan secara tegas dari lingkungannya. 4 Semua komunikasi mengandung informasi tetapi tidak semua informasi adalah komunikasi. Komunikasi menunjuk kepada suatu pembentukan pola yang diekspresikan melalui bentuk simbol. 5
2.1.2 Definisi Komunikasi Organisasi a. Definisi fungsional komunikasi organisasi
4,5,6
R. Wayne Pace, Don F. Faules, Komunikasi Organisasi, (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2006), hal. 31.
11
Komunikasi
organisasi
dapat
didefinisikan
sebagai
pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Unit mendasar komunikasi organisasi adalah seseorang dalam suatu jabatan.6 b. Definisi interpretif komunikasi organisasi 1. Komunikasi Organisasi, dipandang dari suatu perspektif interpretif (subyektif) adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan organisasi. Proses interaksi tersebut tidak mencerminkan organisasi, ia adalah organisasi. 2. Komunikasi Organisasi adalah ”perilaku pengorganisasian” yang terjadi dan bagaimana mereka terlibat dalam proses itu bertransaksi dan memberi makna atas apa yang terjadi. 3. Komunikasi Organisasi adalah proses penciptaan makna atas interaksi
yang
menciptakan,
memelihara,
dan
mengubah
organisasi. Konsep atau ”makna” adalah relevan dan penting untuk membedakan antara perspektif fungsional (obyektif) dan perspektif interpretif (subyektif) mengenai komunikasi organisasi.
12
Definisi tradisional (fungsionalis dan objektif) komunikasi cenderung menekankan kegiatan penanganan pesan yang terkandung dalam suatu ”batas organisasional (organization boundary)”. Fokusnya adalah menerima, menafsirkan dan bertindak berdasarkan informasi dalam suatu konteks. Tekanannya adalah pada komunikasi sebagai suatu alat yang memungkinkan orang beradaptasi dengan lingkungan mereka. 7
2.1.3 Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi Dalam pandangan tentang organisasi secara keseluruhan, ada 3 fungsi utama komunikasi di dalam organisasi. Adapun ketiga fungsi tersebut adalah sebagai berikut:8 a. Produksi dan Regulasi Komunikasi berhubungan dengan pekerjaan terselesaikan dan membantu tercapainya tujuan organisasi. Sebagai contoh dalam sebuah produksi komunikasi ada pada informasi penjualan, pesan quality control, anggaran, dll. Fungsi komunikasi yang meliputi pesan bagi seluruh anggota organisasi untuk: 1. Menentukan goals dan objektif. 2. Menentukan area permasalahan. 3. Mengevaluasi performa. 7 ,8
R. Wayne Pace, Don F. Faules, Op.Cit. hal. 33.
13
4. Secara fungsional mengkoordinir tugas yang saling berhubungan. 5. Menentukan standar dan performa output. 6. Memberi komando pada orang-orang tentang hal yang harus dikerjakan. 7. Memberi
instruksi
bagaimana
melakukan
pekerjaan,
mengembangkan prosedur dan memahami kebijakan. 8. Memimpin dan mempengaruhi. b. Inovasi Fungsi di dalam perusahaan, komunikasi antar anggota, atasan terhadap bawahan ataupun bawahan terhadap atasan adalah untuk mendapatkan informasi baru (inovatif bagi perusahaan). Atau secara teknis inovasi juga merupakan bahasan khas di dalam organisasi adalah mengenai cara mengkomunikasi segal sesuatu yang baru yang terjadi di dalam sebuah organisasi. c. Sosialisasi dan Perbaikan Fungsi ketiga dari komunikasi di dalam organisasi meliputi harga diri anggota, hubungan interpersonal dalam oprganisasi dan menimbulkan motivasi untuk menunjukkan integritas diri bagi pencapaian tujuan perusahaan. Di dalam organisasi ketiga fungsi tersebut dipandang atau dijalankan dalam konteks hubungan yang khusus yaitu hubungan antara. 1. Atasan-Bawahan (Downward Communication) Ada 5 fungsi dasar yaitu:
14
a) Arahan tugas atau instruksi kerja. b) Bentuk atau desain informasi untuk membentuk pengertian atas tugas-tugas yang berhubungan dengan tugas-tugas lain dalam perusahaan. c) Informasi
mengenai
prosedur
organisasi
dan
praktek-
prakteknya. d) Umpan Balik kepada bawahan tentang kinerja mereka. e) Tujuan untuk indoktrinasi bawahan tentang ”ideologi” yang di anut perusahaan. 2. Rekan Satu Level (Peer Or Horizontal Communication) Komunikasi di antara orang-orang dalam satu level. Ada 3 fungsi dasar dalam hal ini yaitu: a) Mendukung emosi sosial antar karyawan selevel. b) Koordinasi antar jabatan. c) Pembagian kewenangan dan tanggungjawab. 3. Bawahan-Atasan (Upward Communication) Biasanya komunikasi ini meliputi topik-topik atau permasalahan mengenai: a) Diri sendiri atau pribadi, kinerja dan masalah pribadi. b) Tentang yang lain dan masalah-masalah dengan yang lain. c) Tentang kebijakan dan praktek dalam organisasi. d) Tentang apa yang akan dikerjakan dan bagaimana cara mengerjakannya.
15
2.2 Pengertian Public Relations Dalam era globalisasi serta sudah dimulainya pasar terbuka dengan ditandatanganinya Agreement Free Trading Area (AFTA) oleh pemerintah Indonesia, maka iklim persaingan dunia usaha semakin ketat terutama perusahaan penerbit media massa. Fenomena ini ditandai dengan banyaknya perusahaan yang memperoleh izin SIUP (Surat Izin Usaha Perusahaan Pers) untuk menerbitkan dan memasarkan produknya ke masyarakat. Untuk menyikapi persaingan yang semakin tinggi perusahaan harus dapat mengkomunikasikan produknya ke masyarakat dengan baik, sehingga diperlukan public relations.
2.2.1 Definisi Public Relations Atau Hubungan Masyarakat (Humas) Public relations disebut juga hubungan masyarakat (humas) memiliki ruang lingkup kegiatan yang menyangkut baik individu ke dalam maupun ke luar, dan semua kegiatan yang diselenggarakan dalam rangka pelaksanaan tugas serta fungsi masing-masing lembaga atau organisasi. Di bawah ini penulis memberikan beberapa definisi dari pakar komunikasi. Oemi Abdurrachman dalam bukunya Dasar-dasar public relations mengadopsi 3 pendapat pakar komunikasi Amerika Serikat tentang public relations sebagai berikut: a. J.C. Seidel, direktur public relations, Division of Housing, State New York mengatakan :
16
“Public relations adalah proses yang berkesinambungan dari usaha-usaha menajemen untuk memperoleh goodwill (kemauan baik) dan pengertian dari pelanggan, pegawai dan publik yang lebih luas. Ke dalam mengadakan analisis dan perbaikan diri sendiri, sedangkan ke luar memberikan pernyataan-pernyataan”.
b. W. Emerson Reck, Direktur public relations Universitas Colgate mengatakan bahwa: “Public relations adalah lanjutan dari proses pembuatan kebijaksanaan, pelayanan, dan tindakan bagi kepentingan terbaik dari suatu individu atau kelompok agar individu atau lembaga tersebut memperoleh kepercayaan dan goodwill (kemauan baik) dari publik”.
c. Howard Bonham, Wakil Ketua Palang Merah Nasional Amerika Serikat menyatakan : “Public relations adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik, yang dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu atau organisasi/perusahaan”.
9
Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa public relations merupakan suatu proses manajemen untuk memahami, dan mengevaluasi berbagai opini publik yang berkembang terhadap organisasi atau perusahaan dengan menggunakan komunikasi untuk memberitahu, mempengaruhi dan mengubah pengetahuan, sikap dan perilaku publik sasarannya, sehingga tercipta citra positif kepada 9
Oemi Abdurachman, Dasar-dasar Public Relations, (Bandung: Citra Aditya Bakti, 2001), hal. 24-26.
17
organisasi. Implikasi positifnya adalah segala sesuatu yang dihasilkan organisasi akan cepat diterima masyarakat.
2.2.2 Tujuan Dan Tugas Humas Public Relations memiliki beberapa tujuan seperti membangun kepercayaan publik terhadap suatu produk atau perusahaan. Karena apabila publik sudah menaruh kepercayaan, amaka akan sangat membantu kegiatan marketing untuk mencapai tujuannya. Seperti apa yang dikatakan dalam buku Advertising Principles and Practice, yaitu:
”Public Relations is the conscience of the company with the objective of creating trust and maintaining the integrity of the organization.” (Wells et al. 2006. 478)
Menurut pernyataan di atas, objektif dari publik relation antara lain adalah untuk menumbuhkan rasa kepercayaan publik terhadap suatu organisasi. Namun, selain itu Public Relations juga memilki tujuan yaitu mempromosikan suatu produk atau jasa. Pernyataan tersebut didukung oleh 6 objektif atau tujuan primer Public Relations menurut Richard J. Semenik dalam buku Promotion & Ibtegrated Marketing Communication, yaitu:
1.Promoting Goodwill. 2.Promoting a Product or Service. 3.Preparing Internal Communications. 4.Counteracting Negative Publicity. 5.Lobbying.
18
6.Giving Advice and Councel. (Semenik 2002, 455-456)
Penulis menyimpulkan bahwa tujuan-tujuan Public Relations menurut Semenik di atas, adalah sebagai berikut: 1. Promoting Goodwill. Maksud tujuannnya adalah emage-building atau pembangunan image suatu perusahaan atau produk agar mendapatkan kepercayaan masyarakat. 2. Promoting a Product or Service. Press release atau sebuah event yangt dapat meningkatkan public awareness dapat dilakukan oleh Public Relations dan akan membantu mempromosikan sebuah produk atau jasa. 3. Preparing Internal Communications. Tujuan berikutnya yaitu mengatur komunikasi internal di suatu perusahaan, hal ini dilakukan agar tidak memacu atau menimbulkan rumor atau isu yang kurang baik dan mengancam kredibilitas suatu perusahaan. 4. Counteracting
Negative
Publicity.
Tujuan
selanjutnya
yaitu
merespon publicity negatif yang berkembang di masyarakat, hal ini dilakukan untuk mencegah isu agar tidak semakin berkembang. 5. Lobbying. Public Relations juga bertujuan untuk menumbuhkan hubungan yang baik antara suatu perusahaan dengan pemerintah, hal ini penting karena pemerintah memegang peranan penting bagi sebuah perusahaan.
19
6. Giving Advice and Councel. Memberikan bantuan nasehat dan konsultasi kepada pihak manajemen nsuatu perusahaan untuk hal-hal yang berkaitan dengan publik.
Public relations adalah salah satu aktifitas dari marketing communications, Public Relations merupakan bagian yang penting atau primer dari marketing communications. Hal tersebut didukung oleh pernyataan yang dikutip dari buku Advertising and Promotion, yaitu:
”At the other end of the continuum, public relations is considered primarily a marketing communications functions” (Belch & Belch 2004, 565)
Public Relations secara berasal dari kata ”Public” dan ”Relations”. Kata Public dapat diartikan sebagai sekelompok orang yang memilki arti penting bagi suatu pihak. Sedangkan Relations dapat diartikan sebagai hubungan, yaitu hubungan yang terjalin antara suatu pihak atau perusahaan dengan pelanggannya dan mengusahakan hubungan tersebut terjalin dalam jangka waktu yang panjang sehingga akan tercipta kesetiaan dari pelanggan terhadap perusahaan. Selain itu, Public Relations adalah suatu bagian dari kegiatan komunikasi yang ditujukan dari organisasi kepada publik atau sebaliknya. Kegiatan ini bertujuan mengelola dan membangun citra baik dari suatu perusahaan atau produk. Selain itu, kegiatan Public Relations juga dapat membantu kegiatan pemasaran (marketing),
20
dengan menjalin hubungan yang baik dengan publik serta dengan pembentukan citra perusahaan atau produk yang baik. Humas pada hakikatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan humas dapat dianalogikan dengan tujuan komunikasi, yakni adanya penguatan dan perubahan kognisi, afeksi dan perilaku komunikannya. Tujuan humas harus berdasarkan pada kepentingan kedua belah pihak (organisasi dan publik), yang artinya tujuan humas hendaknya dipandang sebagai tujuan yang netral atau bersifat katalisator, antara tujuan organisasi atau lembaga dengan tujuan publik sebagai simbol mutualistik. Dengan demikian rumusan mengenai tujuan humas adalah sebagai berikut: a. Terpeliharanya dan terbentuknya saling pengertian (Aspek Kognisi) b. Menjaga dan membentuk saling percaya (Aspek Afeksi) c. Memelihara dan menciptakan kerjasama (Aspek Psikomotoris) Tujuan humas dalam fungsi manajemen adalah membentuk good will, toleransi, saling kerjasama, saling mempercayai, saling pengertian dan saling menghargai serta untuk memperoleh opini publik yang favourable serta image atau citra yang tepat berdasarkan prinsip-prinsip hubungan yang harmonis, baik hubungan ke dalam (internal relations) maupun hubungan keluar (external relations).10
10
Ruslan Abdul Gani, Manajemen Hubungan Masyarakat (Jakarta:Kianita, 1995), hal. 31.
21
Berdasarkan hal tersebut di atas, maka ruang lingkup tugasnya antara lain meliputi aktivitas yang berorientasi ke dalam dan ke luar yaitu : a. Membina hubungan ke dalam (publik internal) Artinya mampu mengindentifikasikan atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif dalam masyarakaat, sebelum kebijakan tersebut dijalankan organisasi. Khalayak dalam adalah khalayak yang bergiat di dalam organisasi yang pada umumnya merupakan pegawai. Hubungan ke dalam pada umumnya adalah hubungan dengan para pegawai. Humas harus mampu menciptakan dan membina komunikasi 2 (dua) arah, baik secara vertical maupun horizontal. Secara vertical, pihak PRO (Public Relations Officer) menyebarkan informasi seluas-luasnya kepada karyawan, kemudian menyampaikan kepada pimpinan kesekretariatan untuk segera dipecahkan permasalahannya. b. Membina Hubungan ke luar (external public) External Public Relations merupakan suatu bentuk dari kegiatan public relations yang ditujukan kepada publik yang berada diluar organisasi atau perusahaan. Pada prakteknya external public relation ini bertujuan mencari serta mendapatkan dukungan dari publik yang berada diluar organisasi atau perusahaan.
22
Sasaran khalayak luar yang secara umum ditetapkan oleh lembaga yang bersangkutan, yang hubungannya harus senantiasa dijaga dengan baik, adalah: 1. Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations) 2. Hubungan dengan jawatan pemerintah (Government relations) 3. Hubungan dengan pers (Press relations) Ada tiga tugas humas dalam organisasi atau lembaga yang berhubungan erat dengan tujuan humas, yaitu: 1. Menginterpretasikan,
menganalisis
dan
mengevaluasi
kecenderungan perilaku publik kemudian direkomendasikan kepada manajemen untuk merumuskan kebijaksanaan organisasi atau lembaga. 2. Mempertemukan kepentingan organisasi atau lembaga dengan kepentingan publik. 3. Mengevaluasi
program-program
organisasi
atau
lembaga,
adalah
kegiatan
khususnya yang berkaitan dengan publik Kegiatan
humas
pada
hakikatnya
berkomunikasi dengan berbagai macam simbol komunikasi verbal dan non verbal. Kegiatan komunikasi verbal sebagian besar adalah pekerjaan-pekerjaan mulai dari menulis proposal, artikel, progress, report, menulis untuk presentasi, press release, serta membuat rekomendasi.
Sedangkan
komunikasi
non
verbal
meliputi
23
penyelenggaraan pameran, seminar, special event, riset atau penelitian dan pers kliping.
2.2.3 Fungsi Humas Sebagai suatu fungsi manajemen, public relations memiliki fungsi utama yang harus dilaksanakan dengan benar dalam rangka memenuhi kepentingan
bersama.
Public
relations
harus
memperhatikan
kepentingan publiknya dan menjalin hubungan yang komunikatif dengan publik, manajer serta stafnya dengan perilaku yang terpuji dan moral yang baik. Jika hal tersebut dilaksanakan oleh public relations secara
berkelanjutan
maka
organisasi
yang
diwakilinya
akan
memperoleh kesan yang positif dari publik internal dan eksternal. Menurut Cutlip dan Center, fungsi public relations meliputi halhal berikut: a. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi. b. Menciptakan komunikasi 2 (dua) arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik pada perusahaan. c. Melayani publik dan memberi nasehat kepada pimpinan organisasi, untuk kepentingan umum. d. Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan publik baik internal maupun eksternal.11
11
Kusumastuti, Op.Cit, hal. 23-24.
24
Dengan demikian, fungsi humas dalam suatu lembaga sebagai mediator antara suatu perusahaan dengan publiknya menjadi penting untuk diperhatikan, mengingat perlunya kegiatan-kegiatan kehumasan guna membina dan menjaga hubungan baik serta menghindari konflik dengan publiknya.
2.2.4 Peran Public Relations (Hubungan Masyarakat) Dalam Organisasi Hubungan masyarakat disebut juga public relations dengan ruang lingkup kegiatan yang menyangkut baik individu ke dalam maupun keluar dan semua kegiatan yang diselenggarakan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing lembaga atau organisasi. Public relations mencakup berbagai macam hubungan atau relations yang semuanya bertujuan untuk mencapai hubungan yang harmonis antara badan-badan yang menjalankan hubungan-hubungan tersebut dengan masyarakat dalam serta luar yang memiliki hubungan dengan organisasi tersebut. Sedangkan menurut Dozier dan Broom, peranan humas dapat dibagi menjadi empat kategori yaitu12: a. Expert Prescriber Communication Maksudnya humas dianggap sebagai orang yang ahli dan memiliki kemampuan tinggi, serta dapat mencari solusi dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan publik. 12
Kusumastuti, Public Relations Dalam Organisasi Masa Kini, (Surabaya: CV. Publitama, 2004), hal. 24-25.
25
b. Problem Solving Process Facilitator Maksudnya adalah humas sebagai fasilitator dalam proses pemecahan masalah dan humas merupakan bagian dari tim manajemen untuk membantu pemimpin organisasi, baik sebagai penasehat, maupun menjadi pemimpin dalam penanganan krisis bersama-sama dengan pihak manajemen. c. Communicator Facilitator Yaitu humas berperan sebagai mediator antara perusahaan dengan publik untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. d. Technical Communication Yaitu humas bertindak sebagai pelaksana teknis komunikasi atau sebagai journalist in resident, dimana peranannya menyediakan layanan di bidang teknis. Dari pendapat Dozier dan Broom di atas dapat disimpulkan bahwa peranan praktisi humas adalah sebagai pencari solusi dari suatu masalah, sebagai penasehat ataupun sebagai pemimpin dari suatu manajerial, sebagai mediator antara perusahaan dengan publiknya, dan sebagai pelaksana teknis dari hasil keputusan.
2.2.5 Program Humas Program humas mempunyai arti penting bagi perusahaan atau lembaga yang merupakan salah satu tantangan yang harus dihadapi
26
manajer humas. Pada kenyataannya, masih banyak praktisi humas yang beranggapan bahwa yang dikerjakan humas merupakan sesuatu yang tidak tampak sehingga tidak dapat diukur. Sesuai dengan peranannya sebagai pengabdi untuk kepentingan umum dan sebagai mediator antara pimpinan dengan publik, serta sebagai dokumentator, maka program humas dititikberatkan pada: a. Program Pelayanan Program ini berupa pelayanan data atau informasi baik secara lisan maupun tertulis, termasuk penyelenggaraan display tetap dan pameran. b. Program Mediator Program
ini
berupa
penerbitan
berbagai
media
massa,
penyelenggaraan konferensi pers, wisata pers, menjawab surat pembaca, menanggapi tajuk rencana yang negatif dan lain-lain. c. Program Dokumenter Program ini berupa pembuatan dokumentasi film, fiti rekaman (kaset audio dan video), transkrip pidato, dan lain-lain. 13 Dalam hal ini, humas suatu perusahaan harus mampu menjalin dan mempercepat hubungan baik dengan para relasi maupun pelanggan dan menjalin kerja sama dengan pihak yang belum ataupun akan bekerja sama dengan perusahaannya, serta mensosialisasikan programprogram maupun produk-produk 13
baru
yang berkaitan dengan
Widjaja, Hubungan Masyarakat dan Manajemen Organisasi, (Surabaya:Cahaya Ilmu, 2002), hal. 61.
27
perusahaan kepada publik internal dan terutama kepada publik eksternal.
2.2.6 Kegiatan Humas Jenis-jenis pekerjaan yang harus dilakukan oleh seorang manajer humas dan para stafnya tentu berbeda-beda dari suatu organisasi ke organisasi lain. Banyak hal yang akan mempengaruhi, namun secara umum jenis-jenis pekerjaan itu dapat diuraikan antara lain sebagai berikut: 1. Menyusun serta mendistribusikan sajian berita (news release), fotofoto dan berbagai artikel untuk konsumsi kalangan media massa. 2. Mengorganisasikan konferensi pers, termasuk acara resepsi dan kunjungan kalangan media massa ke organisasi atau perusahaan. 3. Menjalankan fungsi penyedia informasi bagi pihak media massa. 4. Mengatur acara wawancara antara kalangan pers, radio, dan televisi dengan pihak manajemen. 5. Melaksanakan fungsi fotografi dan membentuk sebuah perpustakaan foto. 6. Menyunting atau memproduksi majalah atau surat kabar internal serta mengelola berbagai bentuk komunikasi internal lainnya seperti video, presentasi slide, majalah dinding dan sebagainya.
28
7. Menyunting
dan
memproduksi
jurnal-jurnal
eksternal
untuk
konsumsi pihak luar, misalnya untuk para distributor, para pemakai jasa perusahaan, konsumen dan sebagainya. 8. Menulis dan membuat bahan-bahan cetak seperti lembaran informasi yang memuat tentang sejarah perusahaan, laporan tahunan atas hasil kinerja perusahaan, media komunikasi antara sesama pegawai, poster-poster yang bersifat mendidik, dan lain-lain. 9. Mengatur acara-acara pameran dan eksebisi kehumasan, termasuk juga menyediakan berbagai macam bahannya. 10. Melatih segenap staf perusahaan. 11. Mengerjakan tugas-tugas periklanan. 12. Aktif dalam acara-acara pemberian penghargaan. Dari uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa ciri-ciri hakiki kegiatan humas meliputi: 1. Komunikasi yang dilancarkan berlangsung dua arah secara timbal balik. 2. Kegiatan yang dilakukan terdiri atas penyebaran informasi atau kegiatan persuasi dan pengkajian pendapat umum. 3. Tujuan yang hendak dicapai adalah tujuan organisasi tempat humas menginduk. 4. Sasaran yang dituju adalah khalayak didalam organisasi dan khalayak di luar organisasi.
29
5. Yang diharapkan adalah terbinanya hubungan yang harmonis antara organisasi dan khalayak. 14 Berdasarkan kegiatan-kegiatan kehumasan dan ciri-ciri hakiki kegiatan humas yang dipaparkan di atas, maka dapat diartikan bahwa keberadaan humas adalah sebagai perencana, pelaksana dan sebagai mediator antara kegiatan-kegiatan humas yang disosialisasikan kepada publiknya, dengan tetap menampung opini publik yang terbentuk akibat kegiatan yang telah dilaksanakan.
2.3 Marketing Public Relation Kotler juga menyatakan bahwa bauran pemasaran terdiri dari Product, Price, Promotion, Place, atau yang biasa dikenal dengan istilah four of Ps. 15 a. Produk (Product ) Merek dan perusahaan tersebut memiliki daya magnet dan kekuatan yang besar dalam menginspirasi, menjadi panutan dan merupakan “keyakinan” bagi pelanggan. Jesper Kunde menyebut kualifikasi semacam ini sebagai ”brand religion”. Menurut Kunde inilah the ultimate position dari capaian sebuah merek. Di posisi tertinggi ini sebuah merek sudah menjadi
semacam
“agama”
yang
diyakini
secara
penuh
setiap
pelanggannya. Di posisi peling bergengsi ini kata Kunde,
14 15
Widjaja, Op.Cit, hal. 132. John E. Kennedy dan R. Dermawan Soemanagara, Marketing Communication (Jakarta: PT Bhuana Ilmu Populer Kelompok Gramedia, 2006), hal. 3.
30
“The brand is a must- a belief- for consumers. They swear by it, and are very reluctant to have other brands in the categories where a Brand Religion is Present.”
16
Produk dan layanan harus mampu merangsang indra pelanggan; harus mampu menyentuh hati pelanggan; harus mampu menstimulasi sisi intelektual pelanggan; bahkan kalau bisa mengakomodasi sisi spiritual pelanggan dalam bentuk kedamaian hati, ketenangan jiwa, dan kesejukan kalbu. 17 Ada merek yang mendapat respons lebih besar daripada yang lainnya dan diloyali oleh pelanggannya, walaupun sebenarnya tidak memiliki kualitas yang lebih baik atau mampu memberikan kepuasan pelanggan. Produk-produk
tersebut
memiliki
kemampuan
membangun
hubungan emosional dengan pelanggan yang lebih baik daripada pesaingnya. Mereka memiliki kemampuan lebih baik dalam menciptakan pengalaman dalam berbagai bentuk: 18 a. Membangun interaksi sensorial (sensory interactions). b. Membatasi ketersediaan produk. c. Menciptakan eksklusifitas produk dengan membentuk klub dan komunitas pelanggan. d. “Memanggungkan” produk dengan menciptakan event-event tujuannya untuk membawa pelanggan masuk ke dalam proses bisnis perusahaan.
16
Hermawan Kertajaya, Yuswohady, dewi Madyani, Bembi Dwi Indrio. Marketing In Venus. (Jakarta: PT.Gramedia Pustaka Utama, 2003), hal. 78. 17 Ibid, hal. 168. 18 Ibid, hal. 169.
31
b. Harga (Price) Pricing tak sekedar biaya produksi ditambah marjin keuntungan yang akan kita ambil. Pricing haruslah menentukan dan mempresentasikan positioning produk. Sementara itu pricing juga merupakan cermin value proposition. Harga, menurut Raymond Corey, pakar pemasaran dari Harvard, penulis buku laris Going To Market, adalah ekspresi value yang menyangkut kegunaan dan kualitas produk, citra yang terbentuk melalui iklan dan promosi, ketersediaan produk melalui jaringan distribusi, dan layanan yang menyertainya. Jadi kita tidak bisa sembarangan dalam menetapkan harga. Harga yang ditetapkan terhadap sebuah produk haruslah konsisten. Jika penetapan harga naik-turun dan terdapat perbedaan harga yang terlalu jauh di antara berbagai tempat penjualan, pelanggan akan bingung. Akhirnya pelanggan pun akan meragukan kualitas atau servis yang ditawarkan. 19 c. Tempat (Place) Diferensiasi merek mestinya tak hanya dilakukan melalui kualitas produk yang oke, layanan yang excellent, atau teknologi yang canggih, tapi juga melalui bagaimana membangun komunitas pelanggan dan bagaimana menghubungkan dan menginteraksikan satu pelanggan dengan pelanggan yang lain di dalam komunitas tersebut.
19
Loc.Cit, hal. 178-179.
32
Komunitas adalah saluran yang sangat efisien dan efektif untuk menjangkau pelanggan karena power yang dimiliki oleh komunitas: 20 1. Loyalitas pelanggan. Komunitas tak hanya mampu menciptakan relationship customer dan loyal customer, tapi lebih jauh lagi komunitas dapat membangun advocator customer. Pelanggan jenis ini adalah pelanggan yang selalu mati-matian membela merek dan produk kita. Pelanggan yang selalu menjadi juru bicara dan “papan iklan berjalan” yang baik bagi pelanggan lain. 2. Murahnya customer acquisition. Karena jenis pelanggan ini adalah advocator customer maka mereka akan cenderung menjadi salesman yang sangat fanatik. Mereka akan bercerita ke orang lain dan merekomendasikan sebuah merek dan produk. Kita tahu rekomendasi pelanggan adalah alat promosi dan jualan yang sangat efektif dan ampuh mempengaruhi pelanggan prospek 3. Masukan dari pelanggan yang sangat fokus dan akurat untuk perkembangan sebuah produk baru. 4. Peer-to-peer customer service, yaitu layanan pelanggan yang secara otonomi dijalankan antar pelanggan sendiri.
20
Loc.Cit, hal. 189-191.
33
d. Promosi (Promotion) Promosi adalah bagian dari bauran pemasaran yang besar peranannya. Promosi dapat diartikan sebagai upaya untuk menyampaikan atau mengkomunikasikan pesan kepada pembeli potensial dengan sasarannya adalah mendapat tanggapan dengan cepat dan mengalihkan calon pembeli potensial menjadi pembeli yaitu menciptakan penjualan. Kegiatan-kegiatan ini menghasilkan kesadaran konsumen akan adanya suatu produk, disamping pengetahuan tentang atribut-atributnya yang khas dan diinginkan. Singkatnya promosi bersifat memberi informasi dan membujuk, dan adakalanya menjengkelkan. Sarana-sarana yang digunakan untuk melakukan promosi antara lain: media siar seperti radio, televisi, media cetak seperti majalah, tabloid, koran, media ruang seperti billboard dan lain-lain. Bauran promosi (promotion mix) adalah rangkaian kegiatan promosi yang terdiri atas beberapa alat promosi, yaitu periklanan, penjualan perorangan, promosi penjualan dan hubungan masyarakat dimana masingmasing alat memiliki karakteristik dan kelebihan masing-masing. Beberapa perusahaan ada yang mengkhususkan cara promosinya hanya dengan periklanan, ada yang hanya menggunakan cara penjualan perorangan, promosi
penjualan dan bahkan
ada secara terpadu
menggunakan seluruh alat promosi ini. Itu semua tergantung dari kebutuhan dan besarnya biaya yang dimiliki oleh perusahaan tersebut.
34
2.4 Kinerja Atau Prestasi Kerja (Performance) Ada perbedaan pendapat antara pakar sumber daya manusia tentang definisi kinerja (performance) dengan prestasi. Menurut John M. Echils dan Hasan Shadily dalam An English-Indonesia Dictionary mendefinisikan “performance sebagai Prestasi”. Dari Batasan ini Echols dan Shadily menyamakan pengertian antara performance (kinerja) dengan prestasi.21 Dari batasan ini Echols dan Shadily menyamakan pengertian antara performance (kinerja) dengan prestasi. Menurut Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia, prestasi kerja adalah: “Suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman dan kesungguhan serta waktu”. Prestasi kerja merupakan gabungan dari tiga faktor penting, yaitu kemampuan dan minat seorang pekerja, kemampuan dan penerimaan atas penjelasan delegasi tugas, serta peran dan tingkat motivasi seorang pekerja. Semakin tinggi
ketiga
faktor
ini,
semakin
besar
prestasi
kerja
karyawan
bersangkutan.22 Dari definisi diatas pengertian kinerja (performance) yang dimaksud dalam pengertian ini adalah prestasi kerja. Sehingga yang dimaksud dengan kinerja (performance) adalah:
21
John M. Echols dan Hassan Shadily, An English-Indonesian Dictionary 7th ed. (Jakarta:PT. Gramedia Pustaka Utama, 2001), hal. 436. 22 Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan Ke-6, edisi revisi (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2003), hal. 94.
35
“Hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas keseharian yang dibebankan kepadanya berdasarkan keahlian (skill), pengalaman dan kesungguhan kerja serta disiplin waktu.”
Menurut Rorimpandey, sebagaimana dikutip dari buku susunan Chistianto Wibisono tentang “Pengetahuan Dasar Jurnalistik” bahwa dalam perusahaan pers atau penerbitan terdapat empat bidang atau departemen penting, yaitu: (1) bidang redaksi; (2) bidang periklanan; (3) bidang sirkulasi; dan (4) bidang keuangan.23 Sedangkan Frank Jefkins dalam bukunya Essential Of Public Relation menyebutkan bahwa struktur organisasi terpenting dalam suatu penerbitan atau perusahaan pers adalah sebagai berikut: a. The editorial department. Bidang ini memproduksi isi keredaksian penerbitan dan menetapkan karakter penerbitan. b. The advertisement department. Bidang ini menghasilkan pemasukan dari hasil penjualan ruang iklan dalam penerbitan. c. Production department. Bidang ini melakukan percetakan penerbitan yang memuat isi keredaksian dan iklan. d. Circulation
department.
Bidang
ini
bertanggung
jawab
untuk
pendistribusian penjualan penerbitan yang telah diproduksi.24 Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa departemen sirkulasi dalam perusahaan pers memiliki tugas yang sangat penting dalam pendistribusian
23
Christianto Wibisono (Penyunting), Pengetahuan Dasar Jurnalistik , (Jakarta: Media Sejahtera, 1991), hal. 33. 24 Frank Jefkins, Essential of Public Relations, Singapore: Heineman Asia, 1988, hal. 100.
36
produk medianya kepada seluruh mitra kerja (agen) untuk dipasarkan melalui para penyalur (sub agen), sehingga dapat terjual di masyarakat. Dari beberapa tinjauan pustaka yang dikemukakan di atas yang dimaksud dengan kinerja sirkulasi dalam penelitian ini adalah: “Hasil kerja yang dicapai divisi sirkulasi dalam melaksanakan tugas keseharian divisi yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman dan kesungguhan serta disiplin waktu dalam pendistribusian, monitoring penjualan dan penagihan.”
2.5 Media Cetak Menurut Joseph
Devito
dalam bukunya
Communicology, An
Introduction to Study of Communication adalah : a. Komunikasi massa adalah komunikasi yang ditujukan kepada massa, kepada khalayak yang luar biasa banyaknya. Ini berarti bahwa khalayak meliputi seluruh penduduk atau semua orang yang membaca maupun menonton televisi. b. Komunikasi massa adalah komunikasi yang disalurkan oleh pemancarpemancar yang audio maupun visual. Komunikasi massa barangkali akan lebih mudah dan lebih logis bila didefinisikan menurut bentuknya, televisi, radio, surat kabar, majalah, film, buku dan pita. 25 Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa proses komunikasi melibatkan berbagai media massa untuk menjangkau khalayak
25
Effendy Yusuf, Perkembangan Ilmu Komunikasi Massa, (Yogyakarta:Kanisius, 1999), hal. 21.
37
yang tersebar di berbagai tempat, agar dapat menyampaikan pesan yang ingin disampaikan dalam waktu yang relatif lebih cepat.
38
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Sifat Penelitian Sedangkan sifat penelitian ini adalah deskriptif, maksudnya adalah prosedur pemecahan masalah yang diselidiki dengan memaparkan situasi atau peristiwa mempergunakan data sekunder, data primer (survei), panel atau observasi dengan tujuan untuk: 26 a. Mengumpulkan informasi aktual secara rinci yang melukiskan gejala yang ada. b. Mengidentifikasi masalah atau memeriksa kondisi dan praktek yang berlangsung. c. Membuat perbandingan atau evalusi. d. Menentukan apa yang dilakukan orang lain dalam menghadapi masalah yang sama dan belajar dari pengalaman mereka untuk menetapkan rencana dan keputusan pada waktu yang akan datang.
3.2 Metode Penelitian Penelitian ini menggunakan metode studi kasus. Studi kasus adalah salah satu metode penelitian ilmu-ilmu sosial. Secara umum, studi kasus merupakan strategi yang lebih cocok bila pokok pertanyaan suatu penelitian berkenaan dengan how atau why, bila peneliti hanya memiliki sedikit peluang 26
Jalaludin Rachmat, Metode Penelitian Komunikasi, (Jakarta: Universitas Terbuka Depdikbud, 1995), hal. 24-25.
38
39
untuk mengontrol perisatiwa-peristiwa yang akan diselidiki, dan bilamana fokus penelitiannya terletak pada fenomena kontemporer (masa kini) di dalam konteks kehidupan nyata. Selain itu, penelitian studi kasus dapat dibedakan menjadi tiga tipe, yaitu studi kasus eksplanatoris, eksploratoris dan deskriptif. Metode studi kasus yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus kualitatif karena menggunakan data nonnumerikal. 27
3.3 Nara Sumber Dalam penelitian ini yang menjadi sumber informasi adalah staf marketing dan karyawan majalah F1 Racing yang dapat memberikan informasi dan data yang berguna serta berkaitan dengan penelitian. Yang menjadi nara sumber pada penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Daftar Nara Sumber : 1. General Manager
: I. Rasari Rahmat
2. Manager Advertising & Promotion
: Indra Hendradi
3. Account Executive
: Linda Danwien Aulia
4. Sales Executive Circulation
: Rahmat Basuki
5. Managing Editor
: Dedi Hermawan
Adapun penulis menggunakan nara sumber tersebut diatas dikarenakan beberapa posisi tersebut mempunyai jobdesk berkaitan dengan kegiatankegiatan kehumasan. 27
Prof. Dr Robert K. Yin, Studi Kasus Desain dan Metode. (Jakarta: PT RajaGrafindo Persada, 2002), hal. 1.
40
b. Jobdesk Nara Sumber 1.
General Manager Jabatan tersebut yang mengetahui seluruh seluk beluk perusahaan majalah F1 Racing. 2. Manager Advertising & Promotion Selain membawahi account executive, jabatan tersebut juga membawahi atau bertanggung jawab atas kegiatan penjualan, promosi dan periklanan. 3. Account Executive Target kerja dari account executive adalah penjualan iklan, berhubungan dengan pihak-pihak eksternal 4. Sales Executive Circulation Bertanggung jawab pada penjualan dan pendistribusian majalah. 5. Managing Editor Bertanggung jawab atas isi kerahasiaan majalah.
3.4 Definisi Konsep a. Peran Public Relation Public
relations
berperan
mempersiapkan
materi
promosi,
membangun citra positif majalah F1 Racing kepada publik diluar perusahaan. Selain itu mengkoordinasikan kegiatan organisasi yang melibatkan masyarakat dan merencanakan program hubungan masyarakat. b. Majalah F1 Racing
41
Majalah F1 Racing yang memiliki tagline “The world’s best selling Formula 1 Magazine”, merupakan majalah yang sudah populer di Britania Raya, karena memilki pembaca lebih dari satu juta orang dan memiliki 35 edisi dalam 21 bahasa di beberapa negara dari empat benua di dunia. Isi atau content dari majalah F1 Racing lengkap soal isu-isu seputar dunia Formula 1, baik di dalam trek maupun luar trek. Untuk berita didalam trek, majalah F1 Racing berisikan wawancara eksklusif dengan para pembalap atau petinggi tim. Selain itu ada juga segmen beruta-berita singkat dari paddock sirkuit yang dirangkum dalam rubric “pitpass”. Untuk diluar trek, majalah F1 Racing sering menampilkan artikel analisa suatu masalah atau hal-hal lain yang berkaitan dengan tim atau pembalap. Seperti contohnya, kasus “Stepney-gate” antara Ferrari vs McLaren pada musim 2007 lalu yang dilaporkan langsung dari ruang siding FIA. Selain itu, artikel-artikel feature diluar trek seperti acara liburan pembalap atau berita-berita unik seputar pembalap juga sering ditampilkan. Tak ketinggalan artikel mengenai ulasan teknik atau perkembangan teknologi dari sebuah tim F1 yang disarikan langsung dari markas tim itu sendiri.
3.5 Fokus Penelitian Untuk mempertajam penelitian ini maka peneliti memfokuskan penelitiannya pada beberapa hal, antara lain:
42
a. Keahlian komunikasi yang dilakukan oleh Humas dalam mendukung kinerja sirkulasi b. Bagaimana peran bagian Humas dalam membantu memecahkan masalah pada bagian sirkulasi c. Apa yang menjadi fasilitator Humas dalam mendukung kinerja bagian sirkulasi (management) d. Pekerjaan teknis apa saja yang dilakukan Humas dalam mendukung bagian sirkulasi.
3.6 Teknik Pengumpulan Data Dalam penelitian ini penulis mengumpulkan dan mempergunakan data primer dan sekunder. Menurut Freddy Rangkuti, pengumpulan data primer dapat dilakukan dengan personal interviewing atau wawancara pribadi (di rumah ataupun di kantor) dengan menggunakan wawancara langsung, telepon atau surat.28 Wawancara ini bertujuan untuk meminimalkan kesalahan pengumpulan data (data collection errors). Sedangkan untuk mendapatkan data sekunder dapat mempergunakan fasilitas internet, perpustakaan, publikasi lembaga-lembaga statistik, majalah dan sebagainya.29 Dibawah ini penulis menguraikan bagaimana data primer dan sekunder dalam penelitian ini diperoleh, sebagai berikut: a. Data Primer 28
Freddy Rangkuti, Riset Pemasaran, Cetakan Ke-7, (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2005), hal. 8. 29 Ibid. hal. 9.
43
Data primer penelitian ini diperolehkan dengan melakukan wawancara mendalam (depth interview). Wawancara merupakan suatu proses interaksi dan komunikasi, yang pada prinsipnya ditentukan oleh beberapa faktor yang berinteraksi dan mempengaruhi arus informasi. Faktor-faktor tersebut antara lain adalah: pewawancara, responden, penelitian
yang
tertuang
dalam
daftar
pertanyaan
dan
situasi
pewawancara.30 Untuk memperoleh data primer, penulis melakukan wawancara dengan memberikan kuesioner kepada sumber informasi atau populasi penelitian untuk memperoleh gambaran mengenai peran public relations terhadap kinerja divisi sirkulasi dalam meningkatkan penjualan majalah F1 Racing, berupa pertanyaan tertutup dengan jawaban yang sudah tersedia (terstruktur). b. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang akan mendukung data primer dalam penelitian ini. Pengumpulan data dari buku literature sangat diperlukan sebagai dasar teoritis yang berkaitan dengan objek dan permasalahan penelitian ini. Yang dimaksud data penjualan dalam penelitian ini adalah data penjualan F1 Racing Indonesia dari tahun 2005 s/d 2006 yang telah dilakukan divisi sirkulasi. Data penjualan ini sangat berguna untuk membandingkan program promosi ataupun langkah-langkah lain yang
30
Masri Singarimbun, Loc.Cit, hal. 192.
44
pernah dilakukan oleh divisi public relations pada tahun 2005 s/d 2006, dan kemudian dibandingkan dengan data penjualan selama penelitian dilakukan untuk melihat sejauhmana peranan dan hubungan public relations
dapat
mendukung
kinerja
bagian
sirkulasi
disamping
meningkatkan penjualan majalah F1 Racing.
3.7 Teknik Analisa Data Setelah penyusun mengumpulkan data primer, maka data akan diolah yang kemudian dianalisa secara induktif sehingga penyusun dapat menggambarkan secara deskriptif peranan public relations dalam mendukung kinerja divisi sirkulasi. Selain itu akan dibandingkan data sekunder yang diambil dari data penjualan F1 Racing Indonesia periode tahun 2005-2006 untuk melihat peranan public relations dalam menerapkan program promosi apakah mampu mendukung kinerja bagian sirkulasi diamping dapat meningkatkan penjualan majalah F1 Racing Indonesia atau tidak.
45
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Organisasi 4.1.1 Sejarah singkat PT. Quadra Media Publika PT. Quadra Media Publika (PT. QMP) adalah sebuah perusahaan media cetak yang memproduksi majalah F1 Racing, Motor Trend, dan majalah wanita Eve. Ketiga majalah ini merupakan majalah yang telah mendapatkan lisensi dari penerbit induknya di negara Inggris. Sedangkan materi keredaksian memiliki porsi 70% (tujuh puluh persen) berbanding 30% (tiga puluh persen). Maksudnya PT. Quadra Media Publika wajib menampilkan dan memuat 70% materi keredaksian sesuai aslinya, termasuk cover majalah. Sedangkan 30% materi keredaksian diserahkan kepada pemegang lisensi. Berita-berita dan informasi yang terdapat dalam majalah F1 Racing bukan hanya mengenai balap mobil dan otomotif saja, melainkan juga mengupas tentang gaya hidup. Majalah F1 Racing berusaha untuk membuat porsi yang seimbang dan sesuai dengan target pembacanya yaitu para eksekutif serta berjiwa muda. Majalah F1 Racing adalah majalah otomotif yang didirikan di Inggris sejak tahun 1950, di mana olahraga balap mobil merupakan olahraga yang paling digemari oleh masyarakatnya pada waktu itu. Sebagai ajang lomba balap mobil sekaliber dunia, Formula 1 (satu) Grand 45
46
Prix memiliki lebih dari 750 (tujuh ratus lima puluh) juta penonton di seluruh dunia. Sejak tahun 1996, acara balap mobil ini mulai disiarkan secara langsung oleh televisi nasional di beberapa negara lainnya. Lalu, mulailah koran dan majalah membahas acara ini, sebab lomba ini selalu diadakan di lintasan atau sirkuit yang dramatis di setiap negara. Di Indonesia, olahraga balap mobil mulai digemari beberapa tahun belakang ini, itu pun hanya bisa disaksikan melalui televisi. Melihat adanya kesempatan baik dari minat masyarakat Indonesia mengenai olah raga ini, maka PT. QMP memulai usahanya untuk membahas secara total segala hal mengenai olahraga balap mobil Formula 1 (satu) yang berlangsung di sirkuit yang tersebar di seluruh dunia dalam satu majalah, yaitu majalah F1 Racing. PT. QMP memulai usahanya tahun 2000, dan dalam waktu yang relatif singkat menjadi majalah balap mobil Formula 1 (satu) yang paling digemari dan dicari para pecinta otomotif. Para pembaca majalah F1 Racing dapat dengan mudah memperoleh majalah ini dengan cara berlangganan setiap bulan atau pun membeli eceran. Pada tahun 2003, PT QMP mulai menerbitkan majalah otomotif baru, yaitu Motor Trend yang juga membahas masalah otomotif, namun dikhususkan untuk membahas tentang mobil-mobil mewah, bukan membahas tentang Formula 1 (satu) majalah F1 Racing. Melihat kesuksesan penjualan majalah F1 Racing dan Motor Trend pada pertengahan tahun 2006, PT. QMP menerbitkan majalah wanita, Eve.
47
Profil pembaca majalah F1 Racing menurut hasil penelitan AC Nielsen tahun 2005, yaitu suatu lembaga yang melakukan penelitan untuk media, mengklarifikasikan target pembaca majalah F1 Racing adalah :
Tabel 4.1 Target Pembaca Majalah F1 Racing Jenis Kelamin
70% pria
30% wanita
Status Ekonomi
A : 60 %
B : 30 %
C : 10 %
Usia
35% professional muda
50% professional dewasa
15% lainnya
Sumber berita yang digunakan oleh majalah F1 Racing dalam menyajikan informasi di setiap majalah yang diterbitkannya adalah dari hasil pertandingan yang telah berlangsung, wawancara, reportase langsung dari lapangan, internet, serta terjemahan dari majalah F1 Racing yang ada di Inggris, sebab majalah F1 Racing yang ada di Indonesia merupakan lisensi dari majalah F1 Racing Inggris, jadi hal-hal yang dimuat dalam majalah yang menjadi berita hampir 70% sama dengan yang dimuat di luar negeri.
4.1.2 Dasar hukum berdirinya PT. QMP Beberapa keputusan yang mendasari berdirinya pembentukan PT. QMP adalah: a. Akte perusahaan no. 24 tanggal 10 Februari 2000. b. SIUP no. 69/09-04/PB/III/2000 c. NPWP no. 01.945.605.2-014.000
48
4.1.3 Visi Dan Misi PT. Quadra Media Publika a. Visi PT.
Quadra
Media
Publika
atau
Majalah
F1
Racing
sebagaisebuah perusahaan yang bergerak di bidang media massa ini memiliki sebuah visi. Visi dari majalah F1 Racing adalah ingin membawa olahraga motorsport ke dalam kehidupan sehari-hari para pembacanya.
b. Misi Adapun misi dari PT. Quadra Media Publika atau Majalah F1 Racing adalah sebagai berikut: 1. Memuaskan pembacanya dengan memberikan suguhan berita olahraga motorsport bagi seluruh pembacanya. 2. Menambah wawasan para pembacanya, khususnya dalam olahraga motorsport. 3. Menjadikan perusahaan ini sebagai aset dan investasi berharga bagi para pemegang sahamnya.
4.1.4. Kedudukan Public Relations Dalam Organisasi Public Relations di PT. Quadra Media Publika tidak terdapat pada struktur organisasi . Tetapi kegiatan Humas terdapat pada Divisi Marketing di perusahaan tersebut. Adapun kegiatan Humas yang dikerjakan oleh Divisi Marketing adalah sebagai berikut : a. Aktifitas Promosi/Sales PT. Quadra Media Publika
49
Program Humas pada Divisi Marketing di PT. QMP memiliki beberapa tujuan seperti membangun kepercayaan publik terhadap suatu produk atau perusahaan. karena publik sudah menaruh kepercayaan, maka akan sangat membantu kegiatan promotion untuk mencapai tujuannya. Kegiatan objektif promosi di PT. QMP dalam mendukung bagian sirkulasi adalah sebagai berikut : 1. Seiring perkembangan brand yang begitu pesat akhir-akhir ini, mendorong kompetisi yang sengit pula pada penempatan suatu produk ditempat-tempat perbelanjaan. Maka dari itulah dibutuhkan dorongan promosi untuk mempertahankan posisi suatu produk untuk ditempatkan di posisi yang strategis ditempat-tempat perbelanjaan maupun penyebaran di seluruh wilayah Indonesia. 2. Promoting a Product or Service: Press Release atau sebuah event yang dapat meningkatkan public awareness dapat dilakukan oleh Public Relations dan akan membantu mempromosikan suatu produk atau jasa 3. Aktifitas promosi yang bertujuan untuk mendorong distributor dan retailer untuk memesan dan mengambil barang lebih banyak, selain untuk meningkatkan penjualan, juga untuk memperkecil biaya distribusi. 4. Lobbying : Public relations juga bertujuan untuk menumbuhkan hubungan yang kepada pihak distributor . Hal ini penting, karena
50
pihak mereka salah satu pemegang peranan penting dalam peningkatan penjualan 5. Event : merupakan salah satu aktivitas dari kegiatan promosi yang sangat Objektif. Event ini dilakukan untuk menciptakan experience dari customer serta brand experience, selain itu event juga dapat digunakan untuk mempromosikan suatu produk atau jasa.
4.1.5. Fungsi Humas PT Quadra Media Publika Walaupun Divisi Humas belum terdapat didalam struktur organisasi pada PT QMP, tetapi fungsi, program serta tugas Humas terdapat pada Divisi Marketing oleh karenanya PT QMP merencanakan adanya divisi humas, yang berfungsi dan bertujuan untuk : 1. Menunjang kegiatan marketing dalam meningkatkan penjualan produk/jasa dalam mencapai tujuan. 2. Membina hubungan baik dengan public, baik internal maupun eksternal 3. Melayani publik untuk kepentingan organisasi
4.1.6. Tugas dan Tanggung Jawab Bagian Sirkulasi PT Quadra Media Publika Bagian sirkulasi adalah bagian yang bertanggung jawab dalam memasarkan majalah F1 Racing dan Eve. Tugas atau Jobdesk dai bagian sirkulasi ini antara lain : 1.
Mendata majalah yang siap diedarkan setiap bulannya
51
2.
Menawarkan majalah atau produk ke agen-agen di seluruh Indonesia
3.
Mendistribusikan pesanan ke agen-agen
4.
Memonitoring penjualan
5.
Bertanggung jawab atas pembayaran para agen ke perusahaan atau bagian keuangan
4.2.
Hasil Penelitian Pada bab ini merupakan pembahasan hasil dari penelitian yang
menggunakan pendekatan kualitatif, penulis mendeskripsikan tentang peranan Public Relations dalam mendukung kinerja bagian sirkulasi majalah F1 Racing. Dalam mencari dan mengumpulkan data, penulis mendapatkan dan memperoleh melalui wawancara, obeservasi dan data dari bagian Marketing majalah F1 Racing. Wawancara yang penulis lakukan dengan nara sumber yang mempunyai jabatan dan kewenangan berkaitan dengan kegiatan kehumasan, yaitu dengan Bapak I Rasari Rahmat sebagai General Manager, Indra Hendradi sebagai Manager Marketing, Wien Aulia L. dan Linda sebagai Account Executive. Sistematika penulisan hasil penelitian ini sesuai dengan kegiatan humas yang dilakukan di divisi marketing majalah F1 Racing. Tahapan-tahapan tersebut yang berkaitan dengan perencanaan, mekanisme, monitoring dan lain sebagainya. Sejalan dengan tujuan penelitian dari masalah pokok yang diteliti, yakni Audit Kehumasan pada Majalah F1 Racing, maka akan diperoleh gambaran
52
tentang program dan kegiatan yang telah dilakukan, baik kegiatan internal maupun eksternal, sehingga dapat diketahui kekurangan maupun kelebihan dari kegiatan yang telah dijalankan, juga akan dapat diketahui tingkat keberhasilan dari kegiatan-kegiatan yang telah dijalankan tersebut. Oleh karena itu, peneliti akan menjabarkan hasil penelitian yang telah didapat melalui wawancara.
4.2.1. Fact Finding Kegiatan Humas yang berada di divisi marketing majalah F1 Racing yang telah dilakukan seperti melakukan pendekatan-pendekatan terhadap unit-unit kerja maupun unit eksternal seperti retail atau distributor apabila terjadi suatu masalah yang cukup konflik. Disini peran humas sangat dibutuhkan, tetapi fakta dilapangan atau di PT Quadra Media Publika, divisi marketinglah yang menangani langsung unit-unit kerja terkait. Divisi Marketing mempunyai tujuan akhir yaitu menangani masalah penjualan, tetapi disini merangkap sebagai humas. Oleh karenanya sering terjadi ketidakmaksimalan kinerja marketing dalam mencapai target kerja. Analisa maupun evaluasi yang dilakukan Divisi marketing yang merangkap tugas kehumasan
pada tahapan pengamatan lapangan
(observasi). Hal tersebut seperti dijelaskan oleh Bapak Indra Hendradi sebagai Manager Advertising & Promotion Majalah F1 Racing dalam wawancara yang dilakukan penulis , sebagai berikut :
53
Kegiatan-kegiatan kehumasan majalah F1 Racing selama ini masih dilakukan oleh divisi marketing, sebab F1 Racing belum memiliki divisi humas sendiri. Tugas-tugas marketing antara lain adalah sebagai berikut: a. Melakukan controlling bila sedang melakukan kegiatan kehumasan. b. Mencari sponsor untuk mendukung terselengaranya suatu kegiatan. c. Mencari pemasang iklan. d. Mempromosikan produk. Oleh karenanya marketing itu terkait sekali dengan masalah penjualan produk, bagaimana agar produk atau jasa dapat terjual di masyarakat dengan baik. Baik disini adalah, masyarakat tahu akan brand, mengenal produk sampai dengan menkonsumtifnya.
4.2.2.
Program
Kehumasan
Majalah
F1
Racing
Dalam
Mensosialisasikan Setiap Kegiatannya Divisi marketing majalah F1 Racing yang selama ini menjalankan kegiatan-kegiatan kehumasan telah membuat program mengenai sosialisasi dan promosi majalah F1 Racing yang telah dilaksanakan pada periode bulan Januari hingga bulan Desember 2005. Adapun program yang telah ditetapkan dan direncanakan adalah sebagai berikut: a.
Menjalin kerjasama dengan perusahan-perusahaan atau lembagalembaga lain. Hal ini dilakukan mengingat pentingnya suatu kerjasama dengan pihak lain untuk mensukseskan suatu kegiatan. Kerjasama yang dimaksud antara lain sebagai berikut:
54
1) Menjalankan kegiatan promosi untuk mencari pemasang iklan yang terbit setiap bulannya. Disinilah tugas utama divisi marketing untuk mencari perusahaan-perusahaan mana saja yang dapat memasangkan iklan di majalah F1 Racing, sesuai dengan waktu
pemasangan
dan
penempatan
dihalaman
tertentu.
Perusahaan-perusahaan yang termsuk dalam program ini antara lain adalah: Seiko, Hella, Daihatsu, Falken, Yokohama, Suzuki Escudo, General Motor, Nokia, Pertamina, Ambi Pur, Renault, Bank Niaga, Kramat Motor, Celebrity Fitnes, Star Service, Panasonic Lumix, Kettler, Gulf Oil, Bakti Media, Grand Kemang, BSD City, Bir Bintang, Camel, Peugeot, Ford Focus, Toyota Fortuner, BMW, Sony Ericsson, Samsung, Permaisuri Ben, Toyo, Reflection, Galeri Aulia, Brembo dan masih banyak lagi perusahaan lainnya yang akan dijadikan target pemasang iklan. 2) Kegiatan-kegiatan promosi yang melibatkan media massa lainnya, antara lain adalah: Rally Nasional dan Internasional yang disiarkan secara langsung oleh global TV. sedangkan bagi radio adalah dengan melakukan siaran tunda berupa resume dan talk show dari pertandingan tersebut. Radio-radio yang bekerjasama dengan majalah F1 Racing adalah: Radio Geronimo, Radio One, Radio Oz, Radio Paramuda dan Radio MTV On SKY. majalah F1 Racing juga bekerjasama dengan Koran Kompas untuk pemasangan iklan sebesar 1/8 (seperdelapan) halaman setiap bulannya.
55
b. Sosialisasi majalah F1 Racing yang meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut: 1) Pameran Kegiatan ini rutin dilakukan setiap bulannya di mall-mall yang berada dikota-kota besar, secara event besar dilakukan pada event Gaikindo di JHCC pada bulan Agustus 2005. kegiatan ini melibatkan Diandra sebagai Event Organizer. 2) Sosialisai majalah F1 Racing kepada masyarakat dengan mengadakan acara “Nonton Bareng” yang diadakan setiap kali musim pertandingan dengan melibatkan pembaca untuk ikut serta dalam kegiatan tersebut yang diselenggarakan di cafe-cafe di Jakarta dan kota-kota besar lainnya, seperti Bandung, Surabaya, Yogyakarta dan Makasar. 3) Acara Temu Agen dan PT Qudra Media Publika, biasanya diadakan satu tahun sekali, dimana bertujuan untuk lebih mendekatkan dan menjalin kerjasama yang telah terjalin selama ini serta memperluas channeling.
Semua Program yang telah direncanakan dan disusun tersebut diharapkan dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan semula. maka dari itu divisi marketing berusaha semaksimal mungkin agar program-program yang telah direncanakan tersebut dapat berhasil, sehingga pengetahuan masyarakat akan majalah
56
F1 Racing bertambah pada umumnya, dan penjualan majalah F1 Racing meningkat pada khususnya. Penyusunan program secara garis besar dan keseluruhan disusun satu tahun sekali. Hal ini mencakup hal-hal dan kegiatan-kegiatan apa saja yang menjadi target kegiatan promosi dan sosialisasi, serta pemasang iklan yang akan bekerjasama dengan majalah F1 Racing. Sedangkan penyusunan program secara lebih mendetail dilakukan setiap kali akan mengadakan suatu kegiatan. setiap kegiatan yang dilakukan setiap kali akan mengadakan suatu kegiatan. Setiap kegiatan yang dilakukan tentunya membutuhkan perencanaan yang matang, mulai dari segi waktu, tempat, anggaran, sampai evaluasi dan pengolahan umpan balik kepada khalayak serta penyusunan programprogram kegiatan kehumasan yang akan dilaksanakan selanjutnya. Tabel 4.2 Jadwal Terbit 2007 Edisi
Deadline Materi Iklan
Jadwal Terbit
Januari
Kamis, 23 Desember 2007
Kamis, 6 Januari 2007
Februari
Kamis, 27 Januari 2007
Kamis, 3 Februari 2007
Maret
Kamis, 24 Februari 2007
Kamis, 3 Maret 2007
April
Kamis, 24 Maret 2007
Kamis, 31 Maret 2007
Mei
Kamis, 28 April 2007
Kamis, 4 Mei 2007
Juni
Kamis, 26 Mei 2007
Kamis, 2 Juni 2007
Juli
Kamis, 23 Juni 2007
Kamis, 30 Juni 2007
Agustus
Kamis, 28 Juli 2007
Kamis, 4 Agustus 2007
September Kamis, 25 Agustus 2007
Kamis, 1 September 2007
Oktober
Kamis, 22 September 2007
Kamis, 29 September 2007
Nopember
Kamis, 20 Oktober 2007
Kamis, 27 Oktober 2007
Desember
Kamis, 24 November 2007
Kamis, 1 Desember 2007
Sumber : F1 Racing edisi Indonesia tahun 2007
57
Divisi marketing majalah F1 Racing melaksanakan tugasnya untuk mencari pemasang iklan bagi majalah yang akan terbit, sekaligus menyusun dan melaksanakan program-proram publikasi dan sosialisasi kegiatan majalah F1 Racing. Sebagian besar kegiatan yang telah dijalankan tersebut berjalan sesuai dengan program yang telah dibuat sebelumnya, walaupun dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut tentunya mengalami beberapa kendala, sehingga sebagian dari program-program tersebut belum dapat terealisasi, namun kendala-kendala tersebut masih dapat teratasi. Dengan demikian program-program yang telah disusun dapat mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan semula, sehingga hal ini menjadi salah satu bukti bahwa kegiatan kehumasan yang dijalankan majalah F1 Racing telah berhasil. Hambatan-hambatan yang dihadapi adalah pada saat pelaksanaan program kehumasan berjalan, sehingga menyebabkan sebagian program yang lain belum dapat terlaksanakan, bisa disebabkan dari pihak internal dan eksternal. Hambatan-hambatan tersebut antara lain adalah : a) Hambatan yang berasal dari pihak internal, yaitu majalah F1 Racing belum memiliki divisi humas sendiri, sehingga kegiatan-kegiatan kehumasan yang seharusnya dilakukan oleh humas, justru dilakukan oleh divisi marketing, jadi pada prakteknya karyawan kurang fokus dalam menjalani suatu kegiatan. Padatnya kuantitas pekerjaan yang sedang dijalankan oleh divisi marketing yang seharusnya fokus
58
tugasnya adalah mencari pemasang iklan bagi majalah F1 Racing dan sebagai pelaksana dari setiap kegiatan yang akan dilaksanakan, membuat terjadinya sedikit suatu kesalahan. Misalnya, terjadi kesalahan penulisan nilai transaksi yang berkaitan dengan anggaran, sehingga merugikan karyawan itu sendiri. Karyawan dihadapkan pada pekerjaan yang cukup beragam pada satu waktu, sehingga kurang maksimal dalam pengerjaan kegiatan yang ditujukan bagi publik eksternal khususnya, karena kendala waktu yang cukup singkat untuk dapat menyelesaikan beberapa pekerjaan sekaligus. b) Permasalahan kedua yang berasal dari pihak eksternal, yaitu dari pihak manajemen penyelenggara kegiatan. Pada kegiatan-kegiatan pameran, hal-hal yang menyangkut teknis ditentukan oleh pihak penyelenggara, sehingga pihak majalah F1 Racing tidak bisa terlalu jauh untuk turut andil dalam keputusan mereka. Seperti misalnya yang terjadi pada event Gaikindo di JHCC tahun 2005 lalu, kendala yang dihadapi adalah dalam hal penempatan booth majalah F1 Racing yang ditempatkan agak ke dalam, sehingga kesempatan untuk mendapatkan perhatian pengunjung sedikit berkurang, padahal dalam sebuah pameran, posisi booth cukup menentukan ramai atau tidaknya pengunjung yang datang menghampiri. Setelah mengetahui program-porgram apa saya yang telah disusun hambatan-hambatan apa saja yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut, maka divisi marketing majalah F1 Racing masih melanjutkan kegiatan-kegiatannya, baik internal maupun
59
eksternal, dengan selalu berusaha meminimalisir hambatan-hambatan yang akan terjadi.
4.2.3. Kegiatan Kehumasan Internal Yang Dijalankan Oleh Divisi Marketing Majalah F1 Racing Kegiatan-kegiatan kehumasan yang dilakukan secara internal pada majalah F1 Racing adalah sebagai berikut : a.
Membuat perencanaan pelaksanaan kegiatan eksternal. Hal ini dilakukan oleh divisi marketing. Biasanya mereka mempersiapkan segala keperluan pameran dan event-event lain, serta kegiatankegiatan yang membutuhkan persiapan detil mulai dari tahap perencanaan yang meliputi : persiapan waktu, tempat, dekorasi, suratsurat perizinan, sampling majalah yang akan dibagikan, dan tentunya menghubungi pihak-pihak yang bekerjasama dengan majalah F1 Racing. Tahap selanjutnya adalah tahap pelaksanaan yang meliputi kesesuaian jadwal acara dengan kegiatan yang berlangsung, mencatat anggaran yang keluar dan transaksi yang masuk, serta membuat laporan
dari
kegiatan
tersebut.
Tahap
yang
ketiga
adalah
mendokumentasikan kegiatan yang telah dijalankan dalam bentuk foto dan arsip (surat-surat dan bukti siar), serta laporan keuangan. b.
Mengkliping data-data mengenai majalah F1 Racing yang berkaitan dengan penyebaran informasi ke berbagai media. Divisi marketing majalah F1 Racing juga mengumpulkan dan mengorganisir, serta mengecek kembali, apakah kegiatan kerjasama dengan media tersebut
60
telah dijalankan sebagaimana mestinya dan dimuat pada media yang bersangkutan, melalui bukti siar yang diberikan.
Setiap kegiatan melibatkan staf marketing majalah F1 Racing, maka dari itu mereka biasanya terbentuk menjadi satu tim khusus untuk menjalankan kegiatannya, yang dibantu oleh divisi lain dan petugas operasional, agar tidak terlalu kerepotan. Hal ini dapat dengan mudah dijalankan, karena hubungan antar karyawan terjalin dengan baik, sehingga dapat timbul kerjasama yang baik pula. Biasanya personil tim tersebut ditentukan dari jenis kegiatan yang akan dilakukan, dan tergantung dari padat atau longgarnya tugas yang sedang dikerjakan oleh masing-masing karyawan. Majalah F1 Racing tidak memiliki produk atau alat-alat apa pun untuk mempublikasikan kegiatan-kegiatannya bagi publik internal, kecuali mensosialisasikannya secara tatap muka atau pun pada saat rapat internal berlangsung. Setelah memaparkan kegiatan internal yang dilakukan oleh majalah F1 Racing, untuk selanjutnya akan dijelaskan hasil dari kegiatan-kegiatan eksternal
yang
telah
dijalankan
oleh
divisi
marketing,
guna
mensosialisasikan kegiatan-kegiatannya kepada khalayak, sesuai dengan program yang telah dibuat sebelumnya, yaitu pada periode Januari hingga Desember 2007. Kegiatan ekternal yang dilakukan lebih ditekankan pada segi promosi.
61
4.2.4. Kegiatan-kegiatan
Eksternal
Yang
Dijalankan
Oleh
Divisi
Marketing Majalah F1 Racing Kegiatan eksternal yang telah dilakukan majalah F1 Racing periode tahun 2007 lalu antara lain adalah : a. Auto Salon, yaitu merupakan kegiatan eksteranl berupa pameran dan modifikasi mobil yang dilakukan setiap 3 (tiga) bulan sekali. Kegiatan ini dilakukan di beberapa kota, seperti di Jakarta, Surabaya, dan Bandung. b. Djarum Black Auto Black, adalah merupakan kerjasama dengan pihak sponsor yaitu Djarum Black yang diadakan di 6 (enam) kota, yaitu Jakata, Bandung, Medan Surabaya, Yogyakarta, dan Makassar. c. Gaikindo, yaitu pameran otomotif yang dilakukan pada bulan Agustus di JHCC. d. Stereo Look. e. Hot Import Night. f.
Kerjasama dengan media televisi, yaitu dengan Global TV yang menayangkan pertandingan F1 GP secara langsung.
g. Nonton bareng, yaitu kegiatan eksternal yang melibatkan pembaca majalah F1 Racing di beberapa cafe, seperti Planet Hollywood, Front Row, Score, dan lain-lain. Kegiatan-kegiatan promosi lebih gencar dilakukan antara bulan Maret hingga Oktober 2007, karena saat itu sedang berlangsung musim pertandingan balap mobil Formula 1 (satu). Pada periode ini kegiatankegiatan tersebut membutuhkan anggaran yang lebih besar dari
62
biasanya, sebab melibatkan pembaca untuk turut serta menonton secara langsung pertandingan tersebut. Kegiatan tersebut tentunya menjadi event besar bagi media-media yang bekerjasama dengan majalah F1 Racing untuk menayangkannya secara langsung maupun berupa siaran tunda. Oleh karena itu, kegiatan-kegiatan yang dilakukan berkat hasil kerjasama dengan media lain terkait dengan pertandingan tersebut antara lain adalah : a. Kegiatan sosialisasi kepada masyarakat luas, melalui penempatan logo pada sudut kiri atas dan penayangan moving text di Global TV, pada musim-musim pertandingan, khususnya akhir minggu.
Tabel 4.3 Jadwal Penayangan Logo, Moving Text dan Siaran Langsung, Babak Kualifikasi serta Pertandingan Tanggal
Waktu
Sirkuit
06 Maret 2007
14:00 WIB
AUSTRALIA
20 Maret 2007
15:00 WIB
MALAYSIA
03 April 2007
14:30 WIB
BAHRAIN
24 April 2007
14:00 WIB
SAN MARINO
08 Mei 2007
14:00 WIB
SPAIN
22 Mei 2007
14:00 WIB
MONACO
29 Mei 2007
14:00 WIB
EUROPE
12 Juni 2007
12:30 WIB
CANADA
19 Juni 2007
12:00 WIB
USA
03 Juli 2007
14:00 WIB
FRANCE
10 Juli 2007
13:00 WIB
GREAT BRITAIN
24 Juli 2007
14:00 WIB
GERMANY
63
31 Juli 2007
14:00 WIB
HUNGARY
21 Agutstus 2007
14:00 WIB
TURKEY
04 September 2007 14:00 WIB
ITALY
11 September 2007 15:00 WIB
BELGIUM
25 September 2007 14:30 WIB
BRAZIL
09 Oktober 2007
14:00 WIB
JAPAN
16 Oktober 2007
14:00 WIB
CHINA
Sumber : BMW, William F1 Team, Tahun 2007
b. Talk Show di radio Acara di stasiun radio yang disebut talk show ini merupakan salah satu bentuk kerjasama majalah F1 Racing dengan radio-radio di Jakarta dan Bandung, atas dasar pertimbangan bahwa radio mempunyai kemampuan menjangkau pendengar di sebagian besar pendengar di Jakarta serta Bandung dan sekitarnya. Talk show yang merupakan siaran interaktif dengan pendengar, di mana mereka dapat mengikuti kuis dengan menjawab beberapa pertanyaan ataupun memberikan pertanyaan kepada penyiar. Siaran radio juga dianggap memiliki kekuatan untuk mengutarakan gagasan atau pendapat secara langsung dan sederhana, luwes dan khalayaknya tersegmen secara khusus.
Tabel 4.4 Jadwal Interaktif Pertandingan F1 Di Media Elektronik (Radio One) No
Tanggal
Jam Tayang
Jumlah
1
01-12-2007
16:29
1
2
05-12-2007
16:39
1
3
06-12-2007
16:36
1
4
07-12-2007
16:41
1
64
5
08-12-2007
16:48
1
6
12-12-2007
16:37
1
7
13-12-2007
16:27
1
8
14-12-2007
16:29
1
9
15-12-2007
19:26
1
10
19-12-2007
19:26
1
11
20-12-2007
16:22
1
12
21-12-2007
16:49
1
13
22-12-2007
17:04
1
14
26-12-2007
16:29
1
15
27-12-2007
16:28
1
Sumber : Majalah F1 Racing, Tahun 2007
Tabel 4.5 Jadwal Interaktif Pertandingan F1 Di Media Elektronik (Radio OZ Bandung) No
Tanggal
Jam Tayang
Jumlah
1
22-09-2007
08:58 12:58 15:27 19:27 20:17 21:54 23:57
7
2
23-09-2007
08:53 12:04 15:38 18:16 20:55 21:50 22:42
7
3
26-09-2007
08:30 11:46 16:30 19:08 20:28 21:53 23:06
7
4
27-09-2007
08:53 12:01 16:36 19:42 21:54 21:25 23:19
7
5
28-09-2007
08:50 11:29 16:19 19:36 20:48 21:55 22:42
7
6
29-09-2007
7
30-09-2007
8
13-10-2007
07:37 11:28 15:41 21:22 22:56
5
9
14-10-2007
07:04 13:52 15:55 21:33 12:52
5
10
15-10-2007
07:35 11:44 15:58 21:32 22:41
5
11
16-10-2007
07:46 13:05 15:28 21:38 22:17
5
12
17-10-2007
07:34 11:50 15:52 21:39 23:14
5
13
18-10-2007
07:11 11:47 16:30 21:37 23:13
5
14
19-10-2007
07:43 13:22 16:50 21:49 23:19
5
08:41 11:28 17:43 19:41 20:33 21:54 23:51 08:52 11:55 15:55 18:11 20:45 21:50 22:24
Sumber : Majalah F1 Racing, Tahun 2007
7 7
65
Media yang digunakan oleh majalah F1 Racing antara lain sebagai berikut : a. Media cetak
: Koran Kompas
b. Media elektronik 1) Televisi
: Global TV
2) Radio
: Radio One, Radio Oz, Radio Geronimo, Radio, Paramuda, dan Radio MTV on Sky
3) Provider sms : B-Comm
Hambatan-hambatan yang kami temukan dalam pelaksanaan kegiatan eksternal antara lain seperti : a. Agak sulit untuk mengadaptasikan majalah F1 Racing di daerah. b. Sampling di beberapa daerah tidak bisa dilakukan karena beberapa kendala, antara lain karena sempitnya waktu yang tersedia, sehingga membuat kegiatan sampling hanya dapat dilakukan di sekitar tempat pameran berlangsung, di samping karyawan yang bertugas mengadakan pameran
di
daerah kurang
menguasai daerah
perumahan setempat yang akan dijadikan obyek untuk pelaksanaan kegiatan sampling tersebut. c. Bagi pembaca F1 Racing yang berada di luar pulau Jawa yang tidak berlangganan melalui agen kami di daerahnya, sepertinya agak sulit, karena biaya pengiriman yang cukup mahal. Kegiatan yang dianggap lebih efektif dalam mensosialisasikan majalah F1 Racing adalah sampling, yaitu membagi-bagikan majalah
66
F1 Racing edisi bulan-bulan sebelumnya yang tidak laku terjual kepada masyarakat, baik mendatangi secra langsung ke perumahan-perumahan, maupun pada saat kegiatan-kegiatan pameran dan nonton bareng di beberapa cafe di Jakarta dan kota-kota besar lainnya berlangsung. Sampling bertujuan untuk menimbulkan pemahaman masyarakat terhadap keberadaan majalah F1 Racing, serta membangkitkan minat masyarakat untuk berlangganan majalah F1 Racing.
4.2.5. Keberhasilan Yang Dicapai Dari Kegiatan Yang Telah Dijalankan Evaluasi dilakukan setiap bulan atau setiap kali selesai mengadakan suatu event. Evaluasi dilakukan untuk membahas setiap hal yang telah dikerjakan, apakah telah berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya atau belum dan membahas mengenai segala sesuatu yang akan dikerjakan berikutnya. Selain membahas mengenai
kegiatan
yang
telah
dijalankan,
evaluasi
juga
menghubungkan efektifitas dari kegiatan tersebrut dengan peningkatan penjualan. Sedangkan untuk evaluasi secara keseluruhan, dilakukannya setiap akhir tahun bersama dengan divisi sirkulasi dan redaksi, serta jajaran direksi. Kegiatan yang dianggap kurang efektif dilakukan pada tahun 2006 dan tahun 2007 adalah supporting event, yaitu suatu kegiatan yang melibatkan majalah F1 Racing sebagai sponsor dari suatu kegiatan otomotif. Alasan dari kurang efektifnya kegiatan tersebut adalah karena biasanya kegiatan seperti ini justru diikuti oleh
67
pengunjung yang bukan menjadi target pembaca majalah F1 Racing, kalaupun ada biasanya jumlahnya sangat sedikit, jadi kegiatan seperti itu dianggap memperbesar biaya promosi saja. Dampak dari kegiatan eksternal dari cukup seringnya majalah F1 Racing melakukan banyak event selama ini cukup baik, hal ini dibuktikan dari tanggapan masyarakat yang cukup baik, dalam arti sebagian besar dari mereka sudah memahami apa itu majalah F1 Racing, sehingga nilai penjualan juga meningkat. Hal ini juga bisa dilihat dari semakin banyaknya pengunjung yang mendatangi booth majalah F1 Racing pada saat event berlangsung. Karena masyarakat terbilang sudah banyak yang mengetahui majalah F1 Racing melalui event-event yang telah dibuat dan dilaksanakan, otomatis keingintahuan mereka akan majalah ini akan semakin besar. Maka dari itu efeknya terhadap penjualan majalahnya pun semakin meningkat, hal ini menurut laporan dari divisi sirkulasi. Maka dari itu untuk waktu-waktu mendatang, majalah F1 Racing akan terus membuat event-event yang lebih kreatif dan menarik lagi. 4.2.6. Upaya Pengembangan Program Yang Melibatkan Masyarakat Complain dapat saja terjadi pada setiap kegiatan yang akan dilakukan, untuk itu usaha-usaha untuk meminimalisir adanya kesalahan-kesalahan tersebut selalu dilakukan oleh setiap karyawan. Namun apabila kesalahan terjadi, maka pihak perusahaan akan membicarakan secara baik-baik permasalahannya dan berusaha menemukan solusinya. Misalnya saja dengan pemasang iklan yang
68
produknya mengalami kesalahan dalam hal pemasangan iklan pada majalah F1 Racing, maka kompensasi yang akan diberikan adalah berupa pemasangan kembali iklan mereka pada edisi berikutnya. Sedangkan untuk pihak internal, biasanya setiap kepala bagian dan karyawannya akan berusaha berbicara dan bermusyawarah untuk menemukan solusi yang tepat atas permasalahan yang sedang dihadapi, agar suasana kerja kembali nyaman dan sesuai dengan peraturan perusahaan. Selama ini majalah F1 Racing belum pernah melakukan kerjasama ataupun mengadakan kegiatan yang melibatkan pemerintah ataupun komunitas setempat. Selama ini kerjasama yang telah dijalankan adalah dengan media lain atau sponsor, serta pembaca majalah F1 Racing. Majalah F1 Racing memang tidak memiliki program seperti itu, sebab fokus kerjasamanya dalam suatu kegiatan adalah dengan pihak sponsor maupun dengan media lain yang melibatkan pembaca majalah F1 Racing. Rencana jangka pendek mengenai hal tersebut sepertinya masih belum ada, namun untuk jangka panjang mungkin saja akan dipertimbangkan. Selama ini kegiatan-kegiatan serta fungsi-fungsi kehumasan dijalankan oleh divisi marketing. Pada dasarnya kegiatan yang dilakukan kegiatan promosi dan menjalin hubungan dengan pihak eksternal, baik kepada klien sebagai sponsor ataupun pemasang iklan, maupun kepada pembaca. Namun untuk divisi humas sendiri, direksi
69
PT. Quadra Media Publika (PT QMP) sedang merencanakan pembautan divisi humas agar dapat menjalankan kegiatannya bagi majalah F1 Racing, Motor Trend, dan majalah Eve, karena perusahan sangat menyadari pentingnya peran humas dalam industri media. Kemungkinan rencana tersebut akan bisa terealisasi dalam beberapa waktu ke depan, sebab tentunya hal terserbut membutuhkan pertimbangan yang matang.
4.3. Pembahasan Seperti yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, bahwa khalayak sasaran kegiatan kehumasan majalah F1 Racing adalah publik eksternal, antara lain pembaca dan pemasang iklan (advertiser). Hal ini dilakukan untuk membentuk opini individu dan publik, kepercayaan, tingkah laku dan minat khalayak. Kegiatan-kegiatan kehumasan pada dasarnya bertujuan untuk membangun citra positif lembaga atau perusahaan, sehingga memunculkan kepercayaan, penerimaan, dan kesediaan dari publik untuk bekerjasama dengan lembaga tersebut. Keseluruhan hasil yang didapat melalui wawancara, peneliti akan membahas hasil penelitian berdasarkan hasil yang telah dilakukan pada divisi marketing majalah F1 Racing. Di dalam pembahasan ini, peneliti akan menjelaskan hasil wawancara yang telah didapat di lapangan, antara lain adalah:
4.3.1 Bentuk Program Kehumasan Dalam Mensosialisasikan Majalah F1 Racing
70
Program-program kehumasan majalah F1 Racing berkenaan dengan tujuan untuk mensosialisasikan dan mengadaptasikan keberadaan majalah F1 Racing kepada masyarakat. Program-program yang disusun tidak terlepas dari penelitian awal mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan. Perencanaan yang matang dalam membuat suatu kegiatan selalu dilakukan, mengingat kaitannya dengan penyusunan anggaran, waktu, dan sumber daya yang diperlukan untuk merealisasikan suatu kegiatan. Tahap perencanaan tersebut akan menentukan berhasil atau tidaknya kegiatan yang dilaksanakan. Pada saat kegiatan berlangsung, juga tetap perlu mengikuti jadwal acara yang telah disusun sebelumnya untuk mengurangi resiko kegagalan. Setelah kegiatan berlangsung, selalu diadakan evaluasi untuk mengetahui sejauh mana tingkat keberhasilan yang telah dicapai, serta untuk mengetahui hal-hal apa saja yang menjadi kendala pada saat kegiatan berlangsung, sehingga pada perencanaan program selanjutnya akan menjadi masukan untuk mengantisipasi kendala-kendala tersebut. Evaluasi yang dilakukan oleh majalah F1 Racing melibatkan personil yang mejalankan kegiatankegiatan tersebut. Bagi setiap divisi, evaluasi dilakukan secara mingguan dan bulanan, sedangkan untuk seluruh divisi dan direksi diadakan evaluasi secara tahunan, sekaligus menyusun program-program yang akan dijalankan selanjutnya. Kegiatan-kegiatan ini dijalankan oleh divisi marketing F1 Racing antara lain melalui pameran, sampling majalah, menjalin kerjasama dengan pihak sponsor, dan membuat acra-acara yang melibatkan para
71
pembaca. Kegiatan-kegiatan seperti itulah yang masih dijalankan dan akan terus dilakukan oleh divisi marketing majalah F1 Racing, karena dianggap cukup efektif untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal dan mampu mendapatkan respon yang positif dari masyarakat. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan selama periode tahun 2006 dan 2007 cukup padat, baik melalui media televisi, radio, koran, dan tatap muka. Selain itu program kegiatan kehumasan majalah F1 Racing adalah dengan mengadakan kerjasama dengan lembaga-lembaga eksternal, antara lain dengan Dyandra sebagai event organizer pada setiap kegiatan pameran, Global TV sebagai media yang menyiarkan secara langsung pertandingan balap mobil formula 1 (satu), Radio One, Radio Geronimo, Radio Oz, Radio Pramuda dan Radio MTV On Sky yang menyiarkan resume dari hasil pertandingan tersebut, dan mengadakan kuis serta talk show dengan B-Comm sebagai provider sms, serta dengan pihak-pihak sponsor dari setiap kegiatan yang dilakukan. Semakin banyak dan semakin sering majalah F1 Racing menjalin kerjasama dengan pihak-pihak eksternal dan menyelenggarakan kegiatankegiatan sosialisasi yang telah dilakukan tersebut, maka pada akhirnya minat masyarakat untuk berlangganan majalah F1 Racing akan semakin besar, terbukti dari semakin meningkatnya penjualan majalah setiap periodenya. Majalah F1 Racing sebagai media komunikasi massa ditujukan kepada massa, ataupun kepada khalayak yang luar biasa banyaknya. Ini
72
berarti bahwa khalayak meliputi seluruh penduduk atau semua orang yang membaca maupun menonton televisi.1 Hal ini memang menjadi tantangan bagi majalah F1 Racing untuk dapat menjangkau khalayak yang heterogen, meskipun majalah F1 Racing memiliki target sasaran pembacanya sendiri. Majalah F1 Racing termasuk dalam kategori General Consumer Magazine (majalah konsumen umum), yaitu majalah yang menyajikan informasi tentangan produk dan jasa yang diiklankan pada halamanhalaman tertentu. Jenis majalah seperti ini cukup mudah diperoleh di tempat-tempat umum.2 Majalah F1 Racing sendiri adalah majalah yang bersegmen otomotif yang memfokuskan informasinya membahas tentang dunia balap dan gaya hidup. Maka dari itu para pemasang iklan pada majalah ini juga disesuaikan dengan segmen pembacanya. Jadi iklan-iklan yang mengisi halaman majalah F1 Racing berkaitan dengan dunia otomotif dan gaya hidup yang disesuaikan dengan target pembacanya. Oleh karena itu, majalah F1 Racing berusaha mensosialisasikan segala kegiatannya melalui beberapa jenis media massa untuk dapat menjangkau khalayak yang tersebar di beberapa daerah dan memiliki beragam karkteristik.
1
Effendy Yusuf, Perkembangan Ilmu Komunikasi Massa. (Yogyakarta: Kanisius, 1999), p.
2
Frank Jefkins, Public Relations, Trans. Haris Munandar. (Jakarta: Erlangga, 1995), p. 30-
21. 31.
73
Dalam kaitannya dengan public relations atau humas, ada beberapa definisi mengenai humas, antara lain yang dinyatakan oleh Cutlip & Center, yaitu bahwa humas adalah fungsi manajemen yang melakukan evaluasi-evaluasi
terhadap
sikap-sikap
publik,
mengindentifikasi
kebijakan dan prosedur seorang atau sebuah perusahan terhadap publiknya, menyusun rencana serta menjalankan program-program komunikasi untuk memperoleh pemahaman dan penerimaan publik.3 Kegiatan-kegiatan kehumasan tersebut telah dijalankan oleh divisi marketing majalah F1 Racing. Walaupun majalah F1 Racing yang bernaung dalam PT. QMP belum memiliki divisi humas sendiri, namun selama ini kegiatan kehumasan mulai dari perencanaaan, penyusunan program, pelaksanaan kegiatan, evaluasi dari setiap kegiatan yang dijalankan tersebut, hingga penerimaan dan pengolahan umpan balik serta penyusunan program selanjutnya cukup dapat dijalankan dengan baik oleh marketing majalah F1 Racing. Tetapi untuk dapat mengoptimalkan kinerja humas itu sendiri, majalah F1 Racing berencana untuk membaut divisi humas yang akan menjalankan kegiatannya bagi perusahan di kemudian hari, agar kegiatan-kegiatan sosialisasi majalah F1 Racing dapat dilakukan dengan lebih maksimal. Sebab dengan dibentuknya divisi humas, yang bukan hanya semata-semata menambah unit kerja, melainkan yang memiliki otoritas tugas dan tanggungjawabnya sendiri, serta mekanisme kerja antar unit secara internal dan peran yang akan dijalankan dengan 3
31.
Frank Jefkins, Public Relations, Trans. Haris Munandar. (Jakarta: Erlangga, 1995), p. 30-
74
publik eksternal yang didukung dengan sumber daya yang memadai, baik personil yang berkualitas dan memiliki anggarannya sendiri serta mempunyai akses langsung dengan pimpinan perusahaan untuk dapat mengambil keputusan dengan cepat, diharapkan akan dapat menjadi jembatan antara kepentingan lembaga dengan publiknya.
4.3.2 Kegiatan-kegiatan Internal Dan Eksternal Pada Majalah F1 Racing Kegiatan-kegiatan yang menjadi pekerjaan humas dari suatu organisasi, secara teoritis antara lain adalah sebagai berikut4 : 1.
Menyusun serta mendistribusikan sajian berita (news release), fotofoto dan berbagai artikel untuk konsumsi kalangan media massa.
2.
Mengorganisasikan konferensi pers, termasuk acara resepsi dan kunjungan kalangan media massa ke organisasi atau suatu perusahaan.
3.
Menjalankan fungsi sebagai penyedia informasi bagi pihak media massa.
4.
Mengatur acara wawancara antara kalangan pers, radio dan televisi dengan pihak manajemen.
5.
Melaksanakan fungsi fotografi dan membentuk sebuat perpustakaan foto.
6.
Menyunting atau memproduksi majalah atau surat kabar internal dengan serta mengelola berbagi bentuk komunikasi internal lainnya seperti video, presentasi slide, majalah dinding, dan sebagainya.
4
31.
Frank Jefkins, Public Relations, Trans. Haris Munandar. (Jakarta: Erlangga, 1995), p. 30-
75
7.
Menyunting
serta
memproduksi
jurnal-jurnal
eksternal
untuk
konsumsi pihak luas, misalnya untuk para distributor, para pemakai jasa perusahaan, konsumen, dan sebagainya. 8.
Menulis dan membuat bahan-bahan cetak sperti lembaran informasi yang memuat tentang sejarah perusahan, laporan tahunan atas hasil kerjanya, media komunikasi antara sesama pegawai, poster-poster yang bersifat mendidik, dan sebagainya.
9.
Mengadakan dan mengelola berbagai bentuk instrumen audi-visual seperti presentasi slide dan rekaman video, termasuk melaksanakan distribusi, penyusunan katalog, pameran, serta pemeliharaannya.
10. Memimpin
dan
mengatur
acara-acara
pameran
dan
eksibisi
kehumasan, termasuk juga menyediakan berbagai macam bahannya. 11. Menciptakan dan memelihara berbagai bentuk identitas perusahaan dan ciri khasnya seperti logo, komposisi warna, tipografi dan hiasannya, jenis kendaraan dinas, pakaian seragam para pegawai, dan sebagainya. 12. Mengelola berbagai hal yang berkaitan dengan sponsor kehumasan. 13. Mengelola hal-hal seperti kunjungan pihak luar ke perusahaan, atau sebaliknya kunjungan dari personil perusahaan ke tempat-tempat lain termasuk mengatur jadwal penerbangan atau jadwal pelayarannya akomodasi tur, dan sebagainya. 14. Mengikuti rapat-rapat penting yang diselenggarakan oleh dewan direksi dan para pimpinan departemen produksi, pemasaran, penjualan, dan sebagainya.
76
15. Mengikuti konferensi yang diselenggarakan oleh divisi penjualan dan pertemuan para agen. 16. Mewakili perusahaan pada pertemuan asosiasi dagang. 17. Mendampingi para konsultan humas eksternal, apabila perusahaan mendatangkannya. 18. Melatih segenap staf perusahaan 19. Mengelola survei-survei pendapat atau berbagai macam penelitian lainnya. 20. Mengerjakan tugas-tugas periklanan (bila fungsi ini disatukan dengan departemen periklanan). 21. Menjalin hubungan dekat dengan politisi dan birokrat. 22. Mengatur acara-acara resmi, misalnya saja dalam acara peresmian suatu gedung baru, termasuk mengatur para tamu undangan dan media massa yang datang meliput. 23. Mengatur acara-acara kunjungan dari para pejabat, tamu kehormatan maupun tokoh-tokoh asing. 24. Aktif dalam acara-acara pemberian penghargaan, misalnya saja pemberian penghargaan pemerintah atas prestasi di bidang industri dan sebagainya. 25. Mengumpulkan serta mengorganisir segenap umpan balik dari berbagai sumber informasi, mulai dari kliping koran, berita-berita radio dan televisi, serta memantau berbagai laporan dari luar.
77
26. Menganalisis umpan balik dan berbagai laporan tersebut, termasuk yang berhubungan dengan tingkat kemajuan pencapaian tujuan yang sudah diraih. Berdasarkan sejumlah jenis pekerjaan yang menjadi tugas humas dalam suatu perusahaan yang telah dipaparkan di atas, maka hal-hal yang dikerjakan sesuai dengan teori tersebut, dalam kaitannya dengan kegiatan internal yang dijalankan oleh marketing majalah F1 Racing adalah sebagai berikut : a. Menciptakan dan memelihara berbagai bentuk identitas perusahaan dan ciri khasnya, seperti logo, komosisi warna, tipografi dan hiasannya, jenis kendaraan dinas, pakaian seragam pegawai, dan sebagainya. Hal-hal yang dilakukan oleh majalah F1 Racing dalam hal ini salah satunya adalah dengan selalu mencantumkan logo perusahaan pada setiap kegiatan yang dilakukan, terutama pada saat melakukan kegiatan eksternal. Logo perusahaan serta tampilan isi yang pada bulan Juli tahun 2007 lalu mengalami sedikit perubahan, disosialisasikan dengan membuat artikel mengenai perubahan tersebut pada salah satu kolom pada majalah F1 Racing edisi Juli 2007 lalu. Saat ini logo majalah F1 Racing yang semula berwarna merah marun dan berukuran lebih kecil, saat ini menjadi warna merah terang dengan ukuran yang sedikit lebih besar dari sebelumnya, serta tampilan isi yang lebih berwarna dan banyak menampilkan foto.
78
b. Mengikuti rapat-rapat penting yang diselenggarakan oleh dewan direksi dan para pimpinan departemen produksi, pemasaran, penjualan, dan sebagainya. Rapat internal divisi marketing dilakukan setiap hari senin untuk membahas hal-hal mengenai program kerja serta hasil-hasil yang telah dicapai. Sementara untuk rapat besar yang diikuti oleh seluruh divisi dilakukan setahun sekali untuk mengevaluasi kinerja yang telah dijalankan, serta untuk mencari solusi akan hambatan yang dihadapi, dan menyusun program selanjutnya. c. Mengikuti konferensi yang dijalankan oleh divisi penjualan dan pertemuan para agen. Kegiatan seperti ini dilakukan pada saat melakukan kegiatan di luar kota yang melibatkan divisi sirkulasi. d. Mengelola survei-survei pendapat atau berbagai macam penelitian lainnya. Dalam hal ini majalah F1 Racing bekerjasama dengan AC Nielsen sebagai lembaga survei media. Kerjasama dengan lembaga ini bertujuan untuk mengetahui target pembaca dan tingkat persaingan antar media, sehingga bagi majalah F1 Racing dapat mengambil langkah-langkah
yang
tepat
untuk
dapat
terus
meningkatkan
kegiatannya, yang pada akhirnya bertujuan untuk meningkatkan penjualan. e. Melaksanakan tugas-tugas periklanan. Divisi marketing majalah F1 Racing bertugas untuk mencari pemasang iklan serta mencari sponsor dalam setiap kegiatan yang dibuat. Materi iklan dari suatu produk yang disesuaikan dengan kesepakatan mengenai
79
ukuran dan penempatannya akan diberikan kepada divisi redaksi yang akan memuatnya pada edisi tertentu. f. Menganalisis umpan balik dan berbagai laporan tersebut, termasuk yang berhubungan dengan tingkat kemajuan pencapaian tujuan yang sudah diraih. Opini serta saran dari pihak eksternal, terutama dari pembaca yang diperoleh melalui rubrik kontak akan ditampung untuk kemudian selanjutnya akan menjadi bahan pertimbangan serta evaluasi untuk perbaikan yang akan dilakukan. Kegiatan internal yang telah dijalankan divisi marketing majalah F1 Racing secara periodik adalah sebagai berikut : a. Mengadakan rapat internal. b. Mensosialisasikan
kebijakan-kebijakan
perusahaan
keapda
para
karyawan. c. Membuat perencanaan program-program kerja. d. Menyusun perencanaan dari setiap kegiatan promosi. e. Mengkliping data-data. Kelima kegiatan kehumasan di atas adalah merupakan sebagian tugas yang dijalankan oleh divisi marketing, sementara itu tugas pokok divisi marketing majalah F1 Racing adalah mencari sponsor dan pemasang iklan. Dalam menjalankan kegiatan-kegiatan tersebut, divisi marketing juga dibantu oleh divisi lain, karena pertimbangan minimnya personil. Berdasarkan tugas-tugas humas yang berorientasi ke dalam dan ke luar tersebut, maka dalam hal ini divisi marketing yang juga bertindak
80
sebagai humas perusahaan, harus mampu menciptakan dan membina komunikasi 2 (dua) arah, baik secara vertikal, maupun horizontal. Informasi
disebarkan
kepada
karyawan,
dan
karyawan
dapat
menyampaikan masalah-masalah yang dihadapi, agar dapat dicari solusinya. Kegiatan-kegiatan eksternal yang telah dijalankan oleh marketing majalah F1 Racing menurut jenis-jenis pekerjaan yang dikemukakan oleh Jefkins diatas adalah sebagai berikut : a. Memimpin dan mengatur acara-acara pameran dan eksibisi kehumasan, termasuk juga menyediakan berbagai macam bahannya. Setiap kali akan mengadakan pameran maupun acara-acara yang melibatkan pembaca dan pihak sponsor, marketing majalah F1 Racing yang bekerjasama dengan Dyandra selaku Event Organizer selalu mengatur acara-acara apa saja yang akan dilakukan pada saat event berlangsung, termasuk menentukan desain booth yang akan digunakan pada saat pameran. b. Mengelola berbagai hal yang berkaitan dengan sponsor kehumasan. Marketing majalah F1 Racing dalam tugasnya mencari sponsor untuk mendukung terselenggaranya suatu kegiatan akan mengadakan suatu perjanjian kerjasama yang berhubungan dengan kompensasi yang akan diterima oleh masing-masing pihak. Biasanya pihak majalah F1 Racing akan mendapatkan produk maupun anggaran dari pihak sponsor, dan sebagai kompensasinya pihak sponsor akan mendapatkan ruang iklan pada saat acara berlangsung dan pada majalah F1 Racing edisi tertentu.
81
c. Mengelola hal-hal seperti kunjungan pihak luar ke perusahaan, atau sebaliknya kunjungan dari personil perusahaan ke tempat-tempat lain, termasuk mengatur jadwal penerbangan, akomodasi tur dan sebagainya. Kegiatan seperti ini yang telah dilakukan adalah pada saat musim pertandingan berlangsung. Biasanya beberapa karyawan majalah F1 Racing akan pergi ke beberapa negara yang menyelenggarakan pertandingan untuk meliput jalannya pertandingan. d. Mengumpulkan serta mengorganisir segenap umpan balik dari berbagai sumber informasi mulai dari kliping koran, berita-berita radio dan televisi, serta memantau berbagai laporan dari luar. Opini dan saran yang diterima majalah F1 Racing dari pembaca akan ditanggapi dengan baik, oleh karena itu pada tahun 2006 lalu majalah F1 Racing merencanakan pembuatan angket pembaca yang bertujuan untuk mengetahui keinginan pembaca akan majalah F1 Racing dan menjalin kerjasama dengan pembaca serta pihak lain. Namun sampai saat ini kegiatan tersebut belum dapat terealisasi, sebab membutuhkan perencanaan yang matang, sedangkan program kegiatan majalah F1 Racing tahun 2007 ini masih banyak yang harus diselesaikan. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan selama periode tahun 2006 lalu cukup padat, baik melalui majalah televisi, radio, koran, dan tatap muka. Selain itu kegiatan humas majalah F1 Racing selalu mengadakan kerjasama dengan lembaga-lembaga eksternal, antara lain denga Dyandra sebaga Event Organizer pada setiap kegiatan pameran, Global TV sebagai media yang menyiarkan secara langsung pertandingan balap mobil
82
formula 1 (satu), Radio One, Radio Geronimo, Radio Oz, Radio Pramuda, dan Radio MTV on Sky yang menyiarkan resume dari hasil pertandingan tersebut, dan mengadakan kuis serta talk show dengan B-Comm sebagai provider sms, serta dengan pihak-pihak sponsor dari setiap kegiatan yang dilakukan. Semakin banyak dan semakin sering majalah F1 Racing menjalin kerjsama dengan pihak-pihak eksternal dan menyelenggarakan kegiatankegiatan sosialisasi yang telah dilakukan terserbut, maka pada akhirnya minat masyarakat untuk berlangganan majalah F1 Racing akan semakin besar, terbukti dari semakin meningkatnya penjualan majalah setiap periodenya. Kegiatan eksternal majaalah F1 Racing, lebih bertujuan untuk mempublikasikan dan mensosialisasikan majalah F1 Racing itu sendiri kepada majalah masyarakat luas, khususnya bagi masyarakat yang menjadi target sasaran majalah F1 Racing. Kegiatan-kegiatan eksternal terserbut antanra lain adalah : a. Menjalin kerjasama dengan pihak sponsor dan media massa lain untuk turut berpartisipasi dalam penyelenggaraan suatu kegiatan. b. Kegiatan sosialisasi kepada masyarakat luas : 1. Pameran 2. Penayangan pertandingan melalui televisi dan talk show di radioradio 3. Sampling majalah 4. Pemasangan poster majalah F1 Racing di tempat-tempat strategis.
83
Kegiatan humas pada hakikatnya adalah kegiatan berkomunkasi dengan berbagai macam simbol komunikasi, baik verbal, maupun verbal. Kegiatan komunkasi verbal sebagian besar adalah pekerjaan-pekerjaan mulai dari menulis proposal, artikel, progress report, menulis untuk presentasi, serta membuat rekomendasi. Sedangkan kegiatan komunikasi non verbal meliputi penyelenggaraan pameran, special event, dan kliping. Humas sebagai suatu fungsi manajemen memiliki fungsi utama yang harus dijalankan dengan benar, guna memenuhi kepentingan bersama, dan memperhatikan kepentingan publik, serta menjalin hubungan yang komunikatif dengan publik, menajer dan stafnya dengan perilaku yang terpuji dan moral yang baik. Menurut Cutlip & Center, fungsi humas meliputi hal-hal sebagai berikut5 : a. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi. b. Menciptakan komunkasi 2 (dua) arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari perusahaan kepada publik dengan menyalurkan opini publik pada perusahaan. c. Melayani publik dan memberikan nasehat kepada piminan organisasi untuk kepentingan umum. d. Membina hubungan secara haromonis antara organisasi dan publik, baik internal maupun eksternal.
5
Scott M. Cutlip, Allen H. Center, dan Glenn M. Broom, Effective Public Relations. (New Jersey: Prentice Hall International. 2000), p. 23-24.
84
Fungsi-fungsi humas tersebut telah dijalankan dengan cukup baik oleh divisi marketing majalah F1 Racing dalam kapasitasnya sebagai staf pemasaran, namun dalam hal ini mereka mampu merealisasikan programprogram kehumasan yang telah disusun serta dapat menjalankan fungsinya sebagai humas majalah F1 Racing, yaitu mencipatakan komunikasi 2 (dua) arah antara perusahaan dengan publiknya, baik publik internal (direksi dan karyawan), maupun publik eksternal (pembaca, peasang iklan, sponsor, pers, dan lain-lain). Hubungan timbal balik yang terjadi dalam publik internal, yaitu para karyawan dapat memberikan masukan kepada atasannya mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan serta saran, dan atasannya dapat menampung aspirasi para karyawannya serta memberikan solusi ataupun berupa kebijakan-kebijakan perusahan kepada para karyawan, yang dalam hal ini dilakukan pada saat mengadakan rapat internal, ataupun dilakukan pada kesempatan informal lainnya. Sedangkan hubungan timbal balik yang dilakukan dengan publik eksternalnya, misalnya dengan pembaca, majalah F1 Racing sedang merencanakan untuk membuat angket pembaca yang bertujuan untuk mendapatkan masukan-masukan dari para pembaca F1 Racing yang baik bagi kemajuan perusahaan. Disetiap edisi, majalah F1 Racing selalu menyediakan rubrik “kontak” yang berisi surat-surat pembaca yang dikirimkan melalui surat ataupun e-mail. Demikian juga halnya dengan pihak-pihak lain, majalah F1 Racing selalu berusaha untuk menjalin kerjasama dan membina hubungan baik dengan para klien.
85
Hubungan dengan pihak eksternal yang dibina oleh majalah F1 Racing selama ini yaitu consumer relation (hubungan dengan konsumen), dalam hal ini adalah dengan pembaca majalah F1 Racing yang dilakukan melalui kegiatan-kegiatan yang telah dipaparkan di atas. Selain itu hubungan yang dibangun adalah press relation (hubungan dengan media), dalam hal ini majalah F1 Racing menjalin kerjasama dengna media lain untuk menjalankan suatu kegiatan. Selain kedua hubungan tersebut, masih ada yang disebut government relation (hubungan dengan pemerintah), namun majalah F1 Racing belum mengadakan hubungan dengan jawatan pemerintahan.
4.3.3 Hambatan-hambatan Dalam Menjalankan Program Dalam menjalankan setiap program kehumasan yang telah dibuat, terdapat beberapa kendala yang dihadapi, antara lain sebagai berikut : a. Tidak terdapatnya divisi humas pada struktur organisasi majalah F1 Racing, sehingga seluruh kegiatan kehumasan direncanakan dan dilaksanakan oleh divisi marketing majalah F1 Racing, dengan demikian dalam pelaksanaannya, karyawan dihadapkan pada pekerjaan yang cukup beragam pada satu waktu. Duplikasi tugas sebagai staf marketing dan sebagai humas perusahaan tersebut pada akhirnya membuat para karyawan kurang maksimal dalam pengerjaan kegiatankegiatan tersebut. b. Masalah teknis yang berasal dari pihak penyelenggara kegiatan yang diikuti oleh majalah F1 Racing, seperti halnya penempatan booth
86
majalah F1 Racing, dan waktu penempatan yang cukup sempit, sehingga kegiatan promosi di luar daerah kurang maksimal. c. Kurang
tersedianya
media
kehumasan
yang
memadai
untuk
mensosialisasikannya kepada publik internal dan eksternal. Bagi publik internal, sosialisasi lebih banyak dilakukan dengan mengadakan rapat. Sedangkan sosialisasi bagi publik eksternal lebih ditekankan pada kegiatan promosi, seperti pameran dan kerjasama dengan pihak sponsor dan media massa lain, serta dibantu dengan sampling majalah dan pemasangan poster di tempat-tempat yang strategis. Solusi dari permasalahan-permasalahan tersebut antara lain adalah sebagai berikut : a. Kedudukan humas harus lebih diperhatikan , dalam arti majalah F1 Racing harus membuat divisi humas sendiri untuk menjalankan kegiatan-kegiatannya, sehingga hasil yang dicapai bisa lebih optimal. Pembuatan divisi humas bukan semata-semata hanya untuk menambah unit kerja yang berkaitan dnegan penambahan personil yang kualitas dan kuantitasnya cukup saja, melainkan porsi kerja yang disesuaikan dengan otonomi tugas sebagai humas yang memiliki anggaran sendiri dan mempunyai akses langsung dengan pimpinan perusahaan, sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan lebih efisien. b. Dalam penyusunan program, kegiatan-kegiatan yang direncanakan untuk dilaksanakan harus lebih inovatif dan independent, maksudnya setiap kegiatan yang dilaksanakan tidak harus selalui mengikuti caracara baku yang telah ditetapkan penyelenggara, sehingga penyesuaian
87
konsep dan hal-hal teknis lainnya bisa diatur sendiri. Dalam hal ini pihak perusahaan dapat melakukan kerjasama dengan pihak sponsor yang kegiatannya nantinya dapat menarik pihak lain untuk turut bekerjasama, sehingga dapat menciptakan kemajuan bagi perusahaan. c. Membuat alat-alat kehumasan yang ditujukan bagi publik internal dan eksternalnya, seperti membuat bulletin internal dan memasang papan pengumuman
bagi
publik
internal,
serta
memasang
spanduk,
menyebarkan leaflet dan brosur di tempat-tempat yang strategis bagi publik eksternal untuk menyebarkan informasi mengenai setiap kegiatan yang akan dilakukan.
4.3.4 Tingkat Keberhasilan Yang Telah Dicapai Majalah F1 Racing selalu mengadakan evaluasi dari setiap kegiatan yang telah dijalankan untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan, serta pencapaian tujuan-tujuan dari kegiatan yang telah dilaksanakan. Kegiatan kehumasan yang telah dijalankan oleh divisi marketing majalah F1 Racing telah berhasil
melaksanakan kegiatannya.
Hal ini
terbukti dari
pengetahuan masyarakat akan keberadaan majalah F1 Racing dan keikutsertaan mereka pada setiap kegiatan yang diselenggarakan membuat mereka memutuskan untuk berlangganan majalah F1 Racing, sehingga penjualan majalah F1 Racing meningkat relatif signifikan pada setiap bulannya. Hal ini seperti dikemukakan oleh J.C. Seidel dari Division of Housing State of New York mengenai definisi humas, yaitu : Public
88
Relations adalah proses yang kontinyu dari usaha-usaha menajemen untuk memperoleh good will dan pengertian dari para langganannya, pegawainya, dan publik umumnya, ke dalam dengan mengadakan pernyataan-pernyataan.6 Segala kegiatan kehumasan yang telah dijalankan oleh majalah F1 Racing telah mendapatkan kepercayaan dan opini publik yang positif, terbukti dari semakin banyaknya masyarakat yang mengetahui keberadaan majalah F1 Racing dan terjadi peningkatan penjualan setiap periodenya. Hal ini sesuai dengan tujuan yang diinginkan oleh majalah F1 Racing yang telah ditetapkan, sebagaimana juga disebutkan oleh Ruslan Abdul Gani mengenai tujuan humas, yaitu7 : Tujuan humas dalam fungsi manajemen adalah membentuk good will, toleransi, saling kerjasama, saling mempercayai, saling pengertian dan saling menghargai, serta untuk memperoleh opini publik yang favourable dan image atau citra yang tepat berdasarkan prinsip-prinsip hubungan yang harmonis, baik hubungan ke dalam (internal relation), maupun hubungan ke luar (ekstenal relation). Dengan demikian, fungsi humas dalam suatu lembaga atau perusahaan, dalam hal ini yaitu majalah F1 Racing sebagai mediator antara perusahaan dengan publiknya, baik publik internal maupun publik eksternal menjadi penting untuk diperhatikan, mengingat perlunya kegiatan-kegiatan kehumasan, guna membina dan menjaga hubungan baik serta menghindari konflik dengan publiknya.
6 7
Oemi Abdurachman, Dasar-dasar Public Relations, (Bandung: Citra Aditya Bakti, 2001), p. 25. Ruslan Abdul Gani, Manajemen Hubungan Masyarakat. (Jakarta: Kianita, 1995), p. 31.
89
Maka dari itu, majalah F1 Racing seharusnya membuat divisi humas sendiri, dan tidak hanya dilakukan oleh divisi marketingnya saja, mengingat kinerjanya yang cukup berat, sehingga setiap tugas dan tanggung jawab dapat dikerjakan secara lebih maksimal, sehingga mencapai hasil yang lebih optimal.
4.4.
Pedoman Wawancara Peranan Public Relations Dalam Mendukung Kinerja Sirkulasi Untuk meningkatkan Penjualan Majalah F1 Racing Majalah F1 Racing yang bernaung dalam PT. Quadra Media Publika
(PT.QMP)
merupakan
majalah
edisi
Indonesia
yang
mendapatkan lisensi dari majalah F1 Racing Inggris. Setiap kegiatannya, majalah F1 Racing membutuhkan program-program yang terencana dan terstruktur dengan baik, guna mencapai hasil yang diinginkan. Oleh karena itu, pada tahap pelaksanaannya otomatis menggunakan fungsifungsi humas untuk mensosialisasikan setiap program yang dibuat. Kegiatan-kegiatan kehumasan
yang
dilakukan
oleh divisi
marketing majalah F1 Racing tentunya mengalami berbagai macam kendala,
baik dengan publik internal maupun dengan publik
eksternalnya. Untuk itu penulis membuat pedoman wawancara seperti di bawah ini untuk dijadikan pegangan dalam mengajukan pertanyaanpertanyaan yang berkaitan dengan fungsi-fungsi humas dan kegiatankegaitan kehumasan yang dijalankan oleh divisi marketing majalah F1 Racing, guna mengetahui program-program yang disusun, apakah telah
90
dijalankan dengan baik atau belum, dan untuk mengetahui tingkat keberhasilan yang telah dicapai dari kegiatan-kegiatan kehumasan yang telah dilaksanakan. Sesuai dengan tujuan penelitian, maka peneliti mohon kesediaan Bapak/Ibu/Saudara/I sebagai sumber informasi dalam penelitian ini dengan menjawab beberapa pertanyaan yang peneliti ajukan untuk melengkapi data-data yang peneliti butuhkan. Adapun tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Mengetahui rencana dan program kehumasan majalah F1 Racing dalam rangka menyampaikan berbagai informasi tentang kegiatan olah raga otomotif F1. b. Menjalankan kegiatan kehumasan internal yang dijalankan oleh divisi marketing majalah F1 Racing. c. Menjelaskan kegiatan kehumasan eksternal yang dijalankan oleh divisi marketing majalah F1 Racing. d. Mengetahui apakah pelaksanaan program dan hasil yang dicapai telah sesuai dengan rencana yang telah disusun.
91
BAB V PENUTUP
5.1
Kesimpulan Berdasarkan
uraian
yang
telah
dikemukakan
pada
bab-bab
sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : A. Program-program yang telah dijalankan adalah sebagai berikut : 1. Menjalin kerjasama dengan perusahana atau lembaga-lembaga lain : a. Menjalankan kegiatan promosi untuk mencari pemasang iklan yang akan diterbitkan pada edisi tertentu setiap bulannya. b. Menjalankan kegiatan promosi yang melibatkan media massa lain, yaitu : Global TV, Radio Geronimo, Radio One, Radio Oz, Radio Paramuda, Radio MTV On Sky, dan koran Kompas. 2. Sosialisasi majalah F1 Racing yang meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut : a. Pameran Adalah merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh majalah F1 Racing setiap bulannya di mall-mall yang berada di kota-kota besar, dan pada bulan Agustus 2005 lalu mengikuti event besar, yaitu Gaikindo yang diselenggarakan di JHCC dengan melibatkan Dyandra sebagai Event Organizer. b. Sosialisasi kepada masyarakat melalui acara ”nonton bareng” yang diadakan pada musim pertandingan yang diselenggarakan di cafécafé di kota-kota besar. Program-program promosi dan sosialisasi terserbut telah dijalankan dengan baik, meskipun terdapat beberapa kendala pada saat pelaksanaan. Program-program tersebut melibatkan berbagai media massa lain yang bertujuan untuk memberikan pengetahuan tentang
91
92
keberadaan
majalah
F1
Racing
kepada
masyarakat,
sehingga
diharapkan penjualan majalah F1 Racing akan meningkat.
B. Kegiatan-kegiatan internal yang telah dijalankan oleh majalah F1 Racing antara lain adalah sebagai berikut : 1. Mengadakan rapat internal Rapat internal masing-masing divisi dilakukan setiap minggu, sedangkan untuk rapat internal besar, yang melibatkan seluruh divisi dan direksi dilaksanakan setahun sekali. 2. Menyusun perencanaan kegiatan eksternal. 3. Mengkliping data-data mengenai hasil kerjasama majalah F1 Racing dengan media massa lain. Kegiatan internal yang dijalankan sudah cukup baik, mengingat setiap kegiatan yang dilaksanakan selalu dievaluasi untuk mendapatkan perbaikan-perbaikan.
Namun
sebaiknya
kegiatan
internal
yang
dilakukan tidak hanya melalui komunikasi tatap muka (face to face) saja, melainkan dibutuhkan juga alat-alat kehumasan lainnya untuk sosialisasi kegiatan bagi publik internal, seperti misalnya bulletin internal dan papan pengumuman.
C. Kegiatan-kegiatan eksternal yang telah dijalankan yaitu : a. Mengadakan event-event dan pameran yang melibatkan kerjasama dengan pihak sponsor serta pembaca yang diselenggarakan di beberapa daerah. b. Kegiatan sosialisasi kepada masyarakat luas melalui media massa lain. Media yang digunakan antara lain adalah : 1. Elektronik : Global TV, Radio One, Radio Oz, Radio Paramuda, dan Radio MTV On Sky, serta provider sms BComm. 2. Cetak
: Koran Kompas
93
Kegiatan-kegiatan eksternal tersebut telah dijalankan dengan cukup baik, meskipun mempunyai berbagai hambatan. Hambatanhambatan dalam pelaksanaan kegiatan eksternal tersebut adalah : 1. Sulit untuk mengadaptasikan keberadaan majalah F1 Racing di daerah. 2. Sempitnya waktu dan kurangnya penguasaan daerah di beberapa kota pada saat melakukan pameran, membuat kegiatan sampling majalah kurang bisa maksimal dijalankan. 3. Biaya pengiriman majalah ke luar daerah yang cukup mahal membuat pembaca di luar daerah agak sulit untuk berlangganan. Namun, hambatan-hambatan tersebut dapat diminimalisir dengan terus mengadakan kegiatan-kegiatan penyebaran informasi mengenai majalah F1 Racing. Kegiatan sampling majalah yang dilakukan dengan membagikan majalah secara gratis kepada masyarakat di perumahanperumahan, dianggap cukup efektif dalam menarik minat masyarakat untuk berlangganan. Kegiatan eksternal yang bertujuan untuk penyebaran informasi melalui media massa luar ruang belum maksimal dilakukan. Media luar ruang yang digunakan hanya berupa pemasangan poster, namun pemasangan baliho, spanduk, dan sebagainya belum dilakukan, karena hal tersebut tentunya membutuhkan tenaga dan biaya ekstra untuk realisasinya.
D. Tingkat keberhasilan dari program-program yang telah dijalankan Setelah melakukan kegiatan-kegiatan publikasi dan sosialisasi mengenai majalah F1 Racing, dan selalu mengadakan evalusi-evaluasi untuk terus memperbaiki dan meningkatkan program kegiatan, pencapaian tujuan semula dapat dikatakan berhasil. Hal ini dapat dilihat dari grafik penjualan majalah F1 Racing yang menunjukkan peningkatan yang konsisten setiap bulannya, meskipun terkadang mengalami penurunan akibat masalah-masalah yang telah disebutkan sebelumnya diatas. Meskipun fungsi-fungsi humas dilakukan oleh
94
divisi marketing majalah F1 Racing, namun kegiatan-kegiatan terserbut sudah dapat dikatakan berhasil. Oleh karena itu pihak perusahaan sedang dalam tahap perencanaan pembuatan divisi humas, mengingat pentingnya keberadaan dan fungsi humas pada suatu organisasi atau perusahaan.
5.2 Saran Berdasarkan hasil penelitan yang telah didapat, maka peneliti dapat memberikan saran yang diharapkan dapat menjadi masukan bagi pihak yang terkait. Adapun saran penulis sampaikan dari hasil penelitian ini adalah : Sudah saatnya majalah F1 Racing yang menjadi salah satu produk dari PT. Quadra Media Publika (PT. QMP) memiliki divisi humas sendiri. Hal ini terkait dengan kegiatan-kegiatan sosialisasi majalah F1 Racing baik internal maupun eksternal yang cukup beragam, serta melibatkan pihak lain, yang dalam pelaksanaannya menemukan kendala maupun hambatan yang harus segera diatasi. Tentunya hal tersebut akan lebih maksimal dilakukan bukan hanya oleh staf marketing saja, namun juga oleh divisi humas yang mempunyai otonomi tugas dan sumber dayanya tersendiri dalam menjalankan segala kegiatan kehumasan, dan bukan dijalankan oleh divisi marketing seperti yang saat ini dilakukan, sehingga tidak terjadi duplikasi tugas, agar hasil yang dicapai dapat lebih optimal. Dengan saran ini diharapkan penjualan majalah F1 Racing melalui divisi
sirkulasi
dapat lebih
meningkat secara signifikan,
kesejahteraan karyawan dapat juga ditingkatkan.
sehingga
DAFTAR PUSTAKA
Abeng, Tanri (1990). Peran Public Relations Dalam Usaha” (makalah) pada Seminar Masa Kini dan Mendatang Dalam Era Informasi di Indonesia”. Bandung : Hima Humas Fikom Unpad
Don F. Faules, R. Wayne Pace (2006). Komunikasi Organisasi. Bandung : PT Remaja Rosdakarya Abdurachman, Oemi (2001). Dasar-dasar Public Relations. Bandung: Citra Aditya Bakti Abdul Gani, Ruslan (1995). Manajemen Hubungan Masyarakat. Jakarta:Kianita Kusumastuti (2004). Public Relations Dalam Organisasi Masa Kini, Surabaya : CV. Publitama Widjaja (2002). Hubungan Masyarakat dan Manajemen Organisasi. Surabaya : Cahaya Ilmu E. Kennedy, John & Soemanagara, R. Dermawan (2006). Marketing Communication. Jakarta: PT Bhuana Ilmu Populer Kelompok Gramedia Kertajaya,Hermawan,Yuswohady,Madyani, dewi & Dwi Indrio, bembi (2003). Marketing In Venus. Jakarta: PT.Gramedia Pustaka Utama M. Echols, john & Shadily, hassan (2001). An English-Indonesian Dictionary 7th ed. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama Hasibuan, Malayu S.P. Drs. H (2003). Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan Ke-6, edisi revisi .Jakarta: PT. Bumi Aksara Wibisono, christianto (Penyunting) (1991). Pengetahuan Dasar Jurnalistik . Jakarta: Media Sejahtera Jefkins, frank (1988). Essential of Public Relations. Singapore: Heineman Asia Yusuf, effendy (1999). Perkembangan Ilmu Komunikasi Massa. Yogyakarta:Kanisius Rachmat, Jalaludin (1995). Metode Penelitian Komunikasi. Jakarta: Universitas Terbuka Depdikbud
K. Yin, robert Prof. Dr (2002). Studi Kasus Desain dan Metode. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada Rangkuti, freddy (2005). Riset Pemasaran, Cetakan Ke-7. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama
Hasil Wawancara dalam rangka penelitian Di PT. Quadra Media Republika.
“ PERANAN PUBLIC RELATIONS DALAM MENDUKUNG KINERJA BAGIAN SIRKULASI MAJALAH F1 RACING ”
Sumber Informasi
: Indra Hendradi
Jabatan
: Manager Advertising & Promotion
Hari/tanggal
: Jum’at 19 januari 2007
Jawaban pertanyaan 1 : Divisi marketing majalah F1 Racing yang selama ini menjalankan kegiatankegiatan kehumasan telah membuat program mengenai sosialisasi dan promosi majalah F1 racing yang telah dilaksanakan pada periode bualn Januari hingga bulan Desember 2007. adapun program yang telah ditetapkan dan direncanakan adalah sebagai berikut : a. Menjalin kerjasama dengan perusahaan-perusahaan atau lembaga-lembaga lain. Hal ini dilakukan mengingat pentingnya suatu kerjasama dengan pihak lain untuk mensukseskan suatu kegiatan. Kerjasama yang dimaksud antara lain sebagai berikut : 1) Menjalankan kegiatan promosi untuk mencari pemasang iklan yang terbit setiap bulannya. Disinilah tugas utama divisi marketing untuk mencari perusahaan-perusahaan mana saja yang dapat memasangkan
iklan di majalah F1 Racing, sesuai dengan waktu pemasangan dan penempatan di halaman tertentu. Perusahaan-perusahaan yang termasuk dalam program ini antara lain adalah : Seiko, Hella, Daihatsu, Falken, Yokohama, Suzuki Escudo, General Motor, Nokia, Pertamina, Ambi Pur, Renault, Bank Niaga, Kramat Motor, Celebrity Fitnes, Star Service, Panasonic Lumix, Kettler, Gulf Oil, Bakti Media, Grand Kemang, BSD City, Bir Bintang, Camel, Peugeot, Ford Fokus, Toyota Fortuner, BMW, Sony Ericson, Samsung, Permaisuri Ben, Toyo, Reflection, Galeri Aulia, Brembo dan masih banyak lagi perusahaan-perusahaan
lainnya
yang
akan
dijadikan
target
pemasangan iklan. 2) Kegiatan – kegiatan promosi yang melibatkan media massa lainnya, antara lain adalah : Rally Nasional dan Internasional yang disiarkan secara langsung oleh global TV. Sedangkan bagi radio adalah dengan melakukan siaran tunda berupa resume dan talk show dari pertandingan tersebut. Radioradio yang bekerja sama dengan majalah F1 Racing adalah : Radio Geronimo, Radio One, radio Oz, Radio Paramuda dan Radio MTV On SKY. Majalah F1 Racing juga bekerja sama dengan Koran Kompas untuk pemasangan iklan sebesar 1/8 (seperdelapan) halaman setiap bulannya.
b. Sosialisasi majalh F1 racing yang meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut : 1) Pameran Kegiatan ini rutin dilakukan setiap bulannya di mall-mall yang berada di kota-kota besar, secara event dilakukan pada event Gaikindo di JHCC pada bulan Agustus 2007. Kegiatan ini melibatkan Diandra Event Organizer. 2) Sosialisasi majalah F1 Racing kepada masyarakat dengan mengadakan acara “Nonton Bareng” yang diadakan setiap kali musim pertandingan dengan melibatkan pembaca untuk ikut serta dalam kegiatan tersebut yang diselenggarakan di café-café di Jakarta dan kota-kota besar lainnya, seperti Bandung, Surabaya, Yogyakarta dan Makasar. Semua program yang telah direncanakan dan disusun tersebut diharapkan dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan semula. Maka dari itu divisi marketing berusaha semaksimal mungkin agar program-program yang telah direncanakan tersebut dapat berhasil, sehingga pengetahuan masyarakat akan majalah F1 Racing bertambah pada umumnya, dan penjualan majalah F1 Racing meningkat pada khususnya.
Jawaban pertanyaan 2 : Penyusunan program secara garis besar dan keseluruhan disusun satu tahun sekali. Hal ini mencakup hal-hal dan kegiatan-kegiatan apa saja yang menjadi target kegiatan promosi dan sosialisasi, serta pemasang iklan yang akan bekerja sama dengan majalah F1 Racing. Sedangkan penyusunan program secara lebi mendetail dilakukan setiap kali akan mengadakan suatu kegiatan. Setiap kegiatan yang dilakukan setiap kali akan mengadakan suatu kegiatan. Setiap kegiatan yang dilakukan tentunya membutuhkan perencanaan yang matang, mulai dari segi waktu, tempat, anggaran, sampai evaluasi dan pengolahan umpan balik kepada khlayak serta penyusunan program-program kegiatan kehumasan yang akan dilaksanakan selanjutnya.
Tabel 4.2 Jadwal Terbit 2007 Edisi
Deadline Materi Iklan
Jadwal Terbit
Januari
Kamis, 23 Desember 2006
Kamis, 6 Januari 2007
Februari
Kamis, 27 Januari 2007
Kamis, 3 Februari 2007
Maret
Kamis, 24 Februari 2007
Kamis, 3 Maret 2007
April
Kamis, 24 Maret 2007
Kamis, 31 Maret 2007
Mei
Kamis, 28 April 2007
Kamis, 4 Mei 2007
Juni
Kamis, 26 Mei 2007
Kamis, 2 Juni 2007
Juli
Kamis, 23 Juni 2007
Kamis, 30 Juni 2007
Agustus
Kamis, 28 Juli 2007
Kamis, 4 Agustus 2007
September
Kamis, 25 Agustus 2007
Kamis, 1 September 2007
Oktober
Kamis, 22 September 2007 Kamis, 29 September 2007
Nopember
Kamis, 20 Oktober 2007
Desember
Kamis, 24 November 2007 Kamis, 1 Desember 2007
Kamis, 27 Oktober 2007
Sumber : F1 Racing edisi Indonesia tahun 2007 Divisi marketing majalah F1 Racing melaksanakan tugasnya untuk mencari pemasang iklan bagi majalah yang akan terbit, sekaligus menyusun dan melaksanakan program – program publikasi dan sosialisasi kegiatan majalah F1 Racing
Jawaban Pertanyaan 3 : Sebagian besar kegiatan yang telah dijalankan tersebut berjalan sesuai dengan program yang telah dibuat sebelumnya, walaupun dalam pelaksanaan kegiatankegiatan tersebut tentunya mengalami beberapa kendala, sehingga sebagian dari program-program tersebut belum dapat terealisasi, namun kendala-kendala tersebut masih dapat teratasi. Dengan demikian program-program yang telah disusun dapat mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan semula, sehingga hal ini menjadi salah satu bukti bahwa kegiatan kehumasan yang dijalankan majalah F1 racing telah berhasil.
Jawaban Pertanyaan 4 : Hambatan-hambatan yang dihadapi adalah pada saat pelaksanaan program kehumasan berjalan, sehingga menyebabkan sebagian program yang lain belum dapat terlaksanakan, bisa disebabkan dari pihak internal dan eksternal. Hambatan-hambatan tersebut antara lain adalah : a) Hambatan yang berasal dari pihak internal, yaitu majalah F1 racing belum memiliki divisi humas sendiri, sehingga kegiatan-kegiatan kehumasan yang seharusnya dilakukan oleh humas, justru dilakukan oleh divisi marketing, jadi pada prakteknya karyawan kurang fokus dalam menjalani suatu kegiatan. Padatnya kuantitas pekerjaan yang sedang dijalankan oleh divisi marketing yang seharusnya fokus tugasnya adalah mencari pemasang iklan bagi majalah F1 racing dan sebagai pelaksana dari setiap kegiatan yang akan dilaksanakan, membuat terjadinya sedikit suatu kesalahan. Misalnya, terjadi kesalahan penulisan nilai transaksi yang berkaitan dengan anggaran, sehingga merugikan karyawan itu sendiri. Karyawan dihadapkan pada pekerjaan yang cukup beragam pada satu waktu, sehingga kurang maksimal dalam pengerjaan kegiatan yang ditujukan bagi publik eksternal khususnya, karena kendala waktu yang cukup singkat untuk dapat menyelesaikan beberapa pekerjaan sekaligus. b) Permasalahan kedua yang berasal dari pihak eksternal, yaitu dari pihak manajemen penyelenggara kegiatan. Pada kegiatan-kegiatan pameran, hal-hal yang menyangkut teknis ditentukan oleh pihak penyelenggara, sehingga pihak
majalah F1 racing tidak bisa terlalu jauh untuk turut andil dalam keputusan mereka. Seperti misalnya yang terjadi pada event Gaikindo di JHCC tahun 2007 lalu, kendala yang dihadapi adalah dalam hal penempatan booth majalah F1 Racing yang ditempatkan agak ke dalam, sehingga kesempatan untuk mendapatkan perhatian pengunjung sedikit berkurang, padahal dalam sebuah pameran, posisi booth cukup menentukan ramai atau tidaknya pengunjung yang datang menghampiri. Setelah mengetahui program-program apa saja yang telah disusun hambatanhambatan apa saja yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut, maka divisi marketing majalah F1 racing masih melanjutkan kegiatan-kegiatannya, baik internal maupun eksternal, dengan selalu berusah meminimalisir hambatanhambatan yang akan terjadi.
Jawaban Pertanyaan 5 : Kegiatan-kegiatan kehumasan yang dilakukan secara internal pada majalah F1 Racing adalah sebagai berikut ; a. Mengadakan rapat internal yang diikuti oleh para karyawan dari masingmasing divisi dalam struktur majalah F1 racing. Bagi divisi marketing rapat diikuti oleh seluruh staff marketing, begitu pula dengan divisi sirkulasi dan redaksi. Rapat internal masing-masing divisi biasanya dilakukan seminggu sekali untuk membahas hal-hal apa saja yang sedang dijalankan, belum dijalankan, dan akan dijalankan oleh masing-masing karyawan selanjutnya.
Rapat internal juga merupakankegiatan evaluasi dari setiap kegiatan yang dilakukan oleh masing-masingk karyawan. Selain rapat internal masingmasing divisi, majalah F1 Racing juga mengadakan rapat internal, yang mana seluruh divisi hingga direksi harus mempertanggungjawabkan kinerjanya selama satu tahun. Rapat ini diadakan setiap setahun sekali untuk melakukan evaluasi, sekaligus membuat dan merencanakan kembali program-program yang akan dilaksanakan pada tahun berikutnya. Rapat ini juga diadakan untuk mensosialisasikan kebijakan-kebijakan perusahaan kepada seluruh karyawan. Kegiatan rapat internal ini juga merupakan media bagi karyawan untuk memberikan masukan-masukan, agar dapat mengetahui kelebihan dan kekurangan dari setiap kegiatan yang telah dijalankan, sehingga untuk kedepannya majalah F1 Racing dapat mempersiapkan diri dalam menghadapi kegagalan, agar dapat segera dicari solusinya untuk kesuksesan pelaksanaan program-program yang akan dilaksanakan selanjutnya, supaya dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang diinginkan . b. Membuat perencanaan pelaksanaan kegiatan eksternal. Hal ini dilakukan oleh divisi marketing. Boiasanya mereka mempersiapkan segala keperluan pameran dan event-event lain, serta kegiatan-kegiatan yang membutuhkan persiapan detil mulai dari tahap perencanaan yang meliputi : Persiapan waktu, tempat, dekorasi, surat-surat perizinan, sampling majalah yang akan dibagikan, dan tentunya menghubungi pihak-pihak yang bekerja sama dengan majalah F1 Racing. Tahap selanjutnya adalah tahap pelaksanaan yang
meliputi kesesuaian jadwal acara dengan kegiatan yang berlangsung, mencatat anggaran yang keluar dan transaksi yang masuk , serta membuat laporan dari kegiatan tersebut. Tahap yang ketiga adalah mendokumentasikan kegiatan yang telah dijalankan dalam bentuk foto dan arsip (surat-surat dan bukti siar), serta laporan keuangan. c) Mengkliping data-data mengenai majalah F1 racing yang berkaitan dengan penyebaran informasi ke berbagai media. Divisi marketing majalah F1 Racing juga mengumpulkan dan mengorganisir, serta mengecek kembali, apakah kegiatan kerjasama dengan media tersebut telah dijalankan sebagaimana mestinya dan dimuat pada media yang bersangkutan, melalui bukti siar yang diberikan.
Jawaban Pertanyaan 6 : Setiap kegiatan melibatkan staf marketing majalah F1 Racing, maka dari itu mereka biasanya terbentuk menjadi satu tim khusus untuk menjalankan kegiatannya, yang dibantu oleh divisi lain dan petugasoperasional, agar tisak terlalu kerepotan. Hal ini dapat dengan mudah dijalankan, karena hubungan antar karyawan terjalin dengan baik, sehingga
dapat timbul kerjasama yang baik pula. Boasanya personil tim
tersebut ditentukan dari jenis kegiatan yang akan dilakukan, dan tergantung dari padat atau longgarnya tugas yang sedang dikerjakan oleh masing-masing karyawan.
Jawaban Pertanyaan 7 : Majalah F1 Racing tidak memiliki produk atau alat-alat apa pun untuk mempublikasikan
kegiatan-kegiatannya
bagi
publik
internal,
kecuali
mensosialisasikannya secara tatap muka atau pun pada saat rapat internal berlangsung. Setelah memaparkan kegiatan internal yang dilakukan oleh majalah F1 racing, untuk selanjutnya akan dijelaskan hasil dari kegiatan-kegiatan eksternal yang telah dijalankan oleh divisi marketing, guna mensosialisasikan kegiatan-kegiatannya kepada khalayak, sesuai dengan program yang telah dibuat sebelumnya yaitu pada periode Januari hingga Desember 2007. Kegiatan eksternal yang dilakukan lebih ditekankan pada segi promosi.
Sumber Informasi : Wien Aulia L. Jabatan
: Account Executive
Hari/Tanggal
: Jum’at / 19 Januari 2007
Jawaban Pertanyaan 1 : Kegiatan eksternal yang telah dilakukan majalah F1 Racing periode tahun 2006 lalu antara lain adalah : a. Auto Salon, yaitu merupakan kegiatan eksternal berupa pameran dan modifikasi mobil yang dilakukan setiap 3 (tiga) bulan sekali. Kegiatan ini dilakukan disetiap kota, seperti di Jakarta, Surabaya, dan Bandung. b. Djarum Black Auto Black, adalah merupakan kerjasama dengan pihak sponsor yaitu Djarum Black yang diadakan di 6 (enam) kota, yaitu Jakarta, Bandung, Medan, Surabaya, Yogyakarta, dan Makasar. c. Gaikindo, yaitu pameran otomotif yang dilakukan pada bulan Agustus di JHCC. d. Stereo Look e. Hot Import Night. f. Kerjasama dengan media televisi, yaitu dengan Global TV yang menayangkan pertandingan F1 GP secara langsung. g. Nonton bareng, yaitu kegiatan eksternal yang melibatkan pembaca majalah F1 Racing di beberapa cafe, seperti Planet Hollywood, Front Row, Score, dan lainlain.
Kegiatan-kegiatan promosi lebih gencar dilakukan antara bulan Maret hingga Oktober 2005, karena saat itu sedang berlangsung musim pertandingan balap mobil Formula 1 (satu). Pada periode ini kegiatan-kegiatan tersebut membutuhkan anggaran yang lebih besar dari dari biasanya, sebab melibatkan pembaca untuk turut serta menonton secara langsung pertandingan tersebut. Kegiatan tersebut tentunya menjadi event besar bagi media-media yang bekerja sama dengan majalah F1 Racing untuk menayangkannya secara langsung maupun berupa siaran tunda. Oleh karena itu, kegiatan-kegiatan yang dilakukan berkaitan hasil kerjasama dengan media lain terkait dengan pertandingan tersebut antara lain adalah : a. Kegiatan sosialisasi kepada masyarakat luas, malalui penempatan logo pada sudut kiri atas dan penayangan moving text di global TV, pada musim-musim pertandingan , khususnya akhir minggu. Tabel 4.3 Jadwal Penayangan Logo, Moving Text dan Siaran Langsung, Babak Kualifikasi serta Pertandingan Tanggal
Waktu
Sirkuit
06 Maret 2007
14 : 00 WIB
AUSTRALIA
20 Maret 2007
15 : 00 WIB
MALAYSIA
03 April 2007
14 : 00 WIB
BAHRAIN
24 April 2007
14 : 00 WIB
SAN MARINO
08 Mei 2007
14 : 00 WIB
SPAIN
22 Mei 2007
14 : 00 WIB
MONACO
29 Mei 2007
14 : 00 WIB
EUROPE
12 Juni 2007
12 : 30 WIB
CANADA
19 Juni 2007
12 : 00 WIB
USA
03 Juli 2007
14 : 00 WIB
FRANCE
10 Juli 2007
13 : 00 WIB
GREAT BRITAIN
24 Juli 2007
14 : 00 WIB
GERMANY
31 Juli 2007
14 : 00 WIB
HUNGARY
21 Agustus 2007
14 : 00 WIB
TURKY
04 September 2007
14 : 00 WIB
ITALY
11 September 2007
15 : 00 WIB
BELGIUM
25 September 2007
14 : 30 WIB
BRAZIL
09 Oktober 2007
14 : 00 WIB
JAPAN
16 Oktober 2007
14 : 00 WIB
CHINA
Sumber : BMW, William F1 Team, Tahun 2007 b. Talk Show di radio Acara di stasiun radio yang tersebut talk show ini merupakan salah satu bentuk kerjasama majalah F1 Racing dengan radio-radio di jakarta dan bandung, atas dasar pertimbangan bahwa radio mempunyai kemampuan menjangkau pendengar di sebagian besar pendengar di jakarta serta Bandung dan sekitarnya. Talk show yang merupakan siaran interaktif dengan pendengar, di mana mereka dapat mengikuti kuis dengan menjawab beberapa pertanyaan ataupun memberikan pertanyaan kepada penyiar. Siaran radio juga
dianggap memiliki kekuatan untuk mengutarakan gagasan atau pendapat secara langsung dan sederhana, luwes dan khalayaknya tersegmen secara khusus.
Tabel 4.4 Jadwal Interaktif Pertandingan F1 Di Media Elektronik (Radio One) No
Tanggal
Jam Tayang
Jumlah
1
01-12-2007
16:29
1
2
05-12-2007
16:39
1
3
06-12-2007
16:36
1
4
07-12-2007
16:41
1
5
08-12-2007
16:48
1
6
12-12-2007
16:37
1
7
13-12-2007
16:27
1
8
14-12-2007
16:29
1
9
15-12-2007
19:26
1
10
19-12-2007
19:26
1
11
20-12-2007
16:22
1
12
21-12-2007
16:49
1
13
22-12-2005
17:04
1
14
26-12-2007
16:29
1
15 27-12-2007 16:28 1 Sumber : Majalah F1 Racing, Tahun 2007
Tabel 4..5 Jadwal Interatif Pertandingan F1 Di Media Elektronik (Radio OZ Bandung) No 1
Tanggal 22-09-2007
Jam Tayang 08:58 12:58 15:27 19:27 20:17 21:54 23:57
Jumlah 7
2
23-09-2007
08:53 12:04 15:38 18:16 20:55 21:50 22:42
7
3
26-09-2007
08:30 11:46 16:30 19:08 20:28 21:53 23:06
7
4
27-09-2007
08:53 12:01 16:06 19:42 21:54 21:25 23:19
7
5
28-09-2007
08:50 11:29 16:19 19:36 20:48 21:55 22:42
7
6
29-09-2007
08:41 11:28 17:43 19:41 20:33 21:54 23:51
7
7
30-09-2007
08:52 11:55 15:55 18:11 20:45 21:50 22:24
7
Daftar Pertanyaan Dalam Rangka Penelitian Di PT. Quadra Media Republika.
“ PERANAN PUBLIC RELATIONS DALAM MENDUKUNG KINERJA BAGIAN SIRKULASI MAJALAH F1 RACING ”
1. Bagaimana bentuk program humas dalam mensosialisasikan majalah F1 Racing ? 2. Berapa kali periode penyusunan program kehumasan majalah F1 Racing dibuat ? 3. Apakah kegiatan yang telah dilaksanakan sesuai dengan program yang telah dibuat ? 4. Apakah yang menjadi hambatan dalam menjalankan program ? 5. Bagaimana divisi marketing majalah F1 Racing menjalankan kegiatan internalnya ? 6. Apakah divisi marketing majalah F1 Racing mempunyai tim dalam menjalankan tugasnya ? 7. Apakah
divisi
marketing
memiliki
produk
tertentu
dalam
rangka
mempublikasikan kegiatan-kegiatan majalah F1 Racing bagi publik internal perusahaan ? 8. Kegiatan eksternal apa saja yang telah dilakukan majalah F1 Racing pada periode tahun 2006 dan 2007 ?
Hasil wawancara dalam rangka penelitian di PT. Quadra Medika Publika
Sumber informasi
: Indra Hendradi
Jabatan
: Manager Advertising & Promotion
Hari/Tanggal
: Jum’at 19 Januari 2007
Jawaban pertanyaan No : 1 Divisi marketing majalah F1 Racing yang selama ini menjalankan kegiatankegiatan kehumasan telah membuat program mengenai sosialisasi dan promosi majalah F1 Racing yang telah dilaksanakan pada periode bulan Januari hingga bulan Desember 2007. Adapun program yang telah ditetapkan dan direncanakan adalah sebagai berikut: a. Menjalin kerjasama dengan perusahan-perusahaan atau lembaga-lembaga lain. Hal ini dilakukan mengingat pentingnya suatu kerjasama dengan pihak lain untuk mensukseskan suatu kegiatan. Kerjasama yang dimaksud antara lain sebagai berikut: 1) Menjalankan kegiatan promosi untuk mencari pemasang iklan yang terbit setiap bulannya. Disinilah tugas utama divisi marketing untuk mencari perusahaanperusahaan mana saja yang dapat memasangkan iklan di majalah F1 Racing, sesuai dengan waktu pemasangan dan penempatan dihalaman tertentu. Perusahaan-perusahaan yang termsuk dalam program ini antara lain adalah: Seiko, Hella, Daihatsu, Falken, Yokohama, Suzuki Escudo, General Motor, Nokia, Pertamina, Ambi Pur, Renault, Bank Niaga, Kramat Motor, Celebrity Fitnes, Star Service, Panasonic Lumix, Kettler, Gulf Oil, Bakti Media, Grand Kemang, BSD City, Bir Bintang, Camel, Peugeot, Ford Focus, Toyota Fortuner, BMW, Sony Ericsson, Samsung, Permaisuri Ben, Toyo, Reflection, Galeri Aulia,
Brembo dan masih banyak lagi perusahaan lainnya yang akan dijadikan target pemasang iklan. 2) Kegiatan-kegiatan promosi yang melibatkan media massa lainnya, antara lain adalah: Rally Nasional dan Internasional yang disiarkan secara langsung oleh global TV. sedangkan bagi radio adalah dengan melakukan siaran tunda berupa resume dan talk show dari pertandingan tersebut. Radio-radio yang bekerjasama dengan majalah F1 Racing adalah: Radio Geronimo, Radio One, Radio Oz, Radio Paramuda dan Radio MTV On SKY. majalah F1 Racing juga bekerjasama dengan Koran Kompas untuk pemasangan iklan sebesar 1/8 (seperdelapan) halaman setiap bulannya. b. Sosialisasi majalah F1 Racing yang meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut: 1) Pameran Kegiatan ini rutin dilakukan setiap bulannya di mall-mall yang berada dikota-kota besar, secara event besar dilakukan pada event Gaikindo di JHCC pada bulan Agustus 2007. kegiatan ini melibatkan Diandra sebagai Event Organizer. 2) Sosialisai majalah F1 Racing kepada masyarakat dengan mengadakan acara “Nonton Bareng” yang diadakan setiap kali musim pertandingan dengan melibatkan
pembaca
untuk
ikut
serta
dalam
kegiatan
tersebut
yang
diselenggarakan di cafe-cafe di Jakarta dan kota-kota besar lainnya, seperti Bandung, Surabaya, Yogyakarta dan Makasar. Semua Program yang telah direncanakan dan disusun tersebut diharapkan dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan semula. maka
dari itu divisi marketing berusaha semaksimal mungkin agar program-program yang telah direncanakan tersebut dapat berhasil, sehingga pengetahuan masyarakat akan majalah F1 Racing bertambah pada umumnya, dan penjualan majalah F1 Racing meningkat pada khususnya.
Jawaban pertanyaan No. 2 :
Penyusunan program secara garis besar dan keseluruhan disusun satu tahun sekali. Hal ini mencakup hal-hal dan kegiatan-kegiatan apa saja yang menjadi target kegiatan promosi dan sosialisasi, serta pemasang iklan yang akan bekerjasama dengan majalah F1 Racing. Sedangkan penyusunan program secara lebih mendetail dilakukan setiap kali akan mengadakan suatu kegiatan. setiap kegiatan yang dilakukan setiap kali akan mengadakan suatu kegiatan. Setiap kegiatan yang dilakukan tentunya membutuhkan perencanaan yang matang, mulai dari segi waktu, tempat, anggaran, sampai evaluasi dan pengolahan umpan balik kepada khalayak serta penyusunan program-program kegiatan kehumasan yang akan dilaksanakan selanjutnya.
Tabel 4.2 Jadwal Terbit 2007 Edisi
Deadline Materi Iklan
Jadwal Terbit
Januari
Kamis, 23 Desember 2006
Kamis, 6 Januari 2005
Februari
Kamis, 27 Januari 2007
Kamis, 3 Februari 2005
Maret
Kamis, 24 Februari 2007
Kamis, 3 Maret 2005
April
Kamis, 24 Maret 2007
Kamis, 31 Maret 2005
Mei
Kamis, 28 April 2007
Kamis, 4 Mei 2005
Juni
Kamis, 26 Mei 2007
Kamis, 2 Juni 2005
Juli
Kamis, 23 Juni 2007
Kamis, 30 Juni 2005
Agustus
Kamis, 28 Juli 2007
Kamis, 4 Agustus 2005
September Kamis, 25 Agustus 2007
Kamis, 1 September 2005
Oktober
Kamis, 22 September 2007
Kamis, 29 September 2005
Nopember
Kamis, 20 Oktober 2007
Kamis, 27 Oktober 2005
Desember
Kamis, 24 November 2007
Kamis, 1 Desember 2005
Sumber : F1 Racing edisi Indonesia tahun 2006-2007
Divisi marketing majalah F1 Racing melaksanakan tugasnya untuk mencari pemasang iklan bagi majalah yang akan terbit, sekaligus menyusun dan melaksanakan program-proram publikasi dan sosialisasi kegiatan majalah F1 Racing.
Jawaban pertanyaan No. 3 : Sebagian besar kegiatan yang telah dijalankan tersebut berjalan sesuai dengan program yang telah dibuat sebelumnya, walaupun dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut tentunya mengalami beberapa kendala, sehingga sebagian dari program-program tersebut belum dapat terealisasi, namun kendala-kendala tersebut masih dapat teratasi. Dengan demikian program-program yang telah disusun dapat mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan semula, sehingga hal ini menjadi salah satu bukti bahwa kegiatan kehumasan yang dijalankan majalah F1 Racing telah berhasil.
Jawaban pertanyaan No : 4
Hambatan-hambatan yang dihadapi adalah pada saat pelaksanaan program kehumasan berjalan, sehingga menyebabkan sebagian program yang lain belum dapat terlaksanakan, bisa disebabkan dari pihak internal dan eksternal. Hambatan-hambatan tersebut antara lain adalah :
a)
Hambatan yang berasal dari pihak internal, yaitu majalah F1 Racing belum memiliki divisi humas sendiri, sehingga kegiatan-kegiatan kehumasan yang seharusnya dilakukan oleh humas, justru dilakukan oleh divisi marketing, jadi pada prakteknya karyawan kurang fokus dalam menjalani suatu kegiatan. Padatnya kuantitas pekerjaan yang sedang dijalankan oleh divisi marketing yang seharusnya fokus tugasnya adalah mencari pemasang iklan bagi majalah F1 Racing dan sebagai pelaksana dari setiap kegiatan yang akan dilaksanakan, membuat terjadinya sedikit suatu kesalahan. Misalnya, terjadi kesalahan penulisan nilai transaksi yang berkaitan dengan anggaran, sehingga merugikan karyawan itu sendiri. Karyawan dihadapkan pada pekerjaan yang cukup beragam pada satu waktu, sehingga kurang maksimal dalam pengerjaan kegiatan yang ditujukan bagi publik eksternal khususnya, karena kendala waktu yang cukup singkat untuk dapat menyelesaikan beberapa pekerjaan sekaligus.
b)
Permasalahan kedua yang berasal dari pihak eksternal, yaitu dari pihak manajemen penyelenggara kegiatan. Pada kegiatan-kegiatan pameran, hal-hal yang menyangkut teknis ditentukan oleh pihak penyelenggara, sehingga pihak majalah F1 Racing tidak bisa terlalu jauh untuk turut andil dalam keputusan mereka. Seperti misalnya yang terjadi pada event Gaikindo di JHCC tahun 2007 lalu, kendala yang dihadapi adalah dalam hal penempatan booth majalah F1 Racing yang ditempatkan agak ke dalam, sehingga kesempatan untuk mendapatkan perhatian pengunjung sedikit berkurang, padahal dalam sebuah pameran, posisi booth cukup menentukan ramai atau tidaknya pengunjung yang datang menghampiri.
Setelah mengetahui program-porgram apa saya yang telah disusun hambatanhambatan apa saja yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut, maka divisi marketing majalah F1 Racing masih melanjutkan kegiatan-kegiatannya, baik internal maupun eksternal, dengan selalu berusaha meminimalisir hambatan-hambatan yang akan terjadi.
Jawaban pertanyaan No : 5 Kegiatan-kegiatan kehumasan yang dilakukan secara internal pada majalah F1 Racing adalah sebagai berikut : a.
Mengadakan rapat internal yang diikuti oleh para karyawan dari masing-masing divisi dalam struktur majalah F1 Racing. Bagi divisi marketing rapat diikuti oleh seluruh staf marketing, begitu pula dengan divisi sirkulasi dan redaksi. Rapat internal masing-masing divisi biasanya dilakukan seminggu sekali untuk membahas hal-hal apa saja yang sedang dijalankan, belum dijalankan, dan akan dijalankan oleh masing-masing karyawan selanjutnya. Rapat internal juga merupakan kegiatan evaluasi dari setiap kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing karyawan. Selain rapat internal masing-masing divisi, majalah F1 Racing juga mengadakan rapat internal, yang mana seluruh divisi hingga direksi harus mepertanggungjawabkan kinerjanya selama satu tahun. Rapat ini diadakan setiap setahun sekali untuk melakukan evaluasi, sekaligus membuat dan merencanakan kembali programprogram yang akan dilaksanakan pada tahun berikutnya. Rapat ini juga diadakan untuk mensosialisasikan kebijakan-kebijakan perusahaan kepada seluruh karyawan.
Kegiatan rapat internal ini juga merupakan media bagi karyawan untuk memberikan masukan-masukan, agar dapat mengetahui kelebihan dan kekurangan dari setiap kegiatan yang telah dijalankan, sehingga untuk kedepannya majalah F1 Racing dapat mempersiapkan diri dalam menghadapi kegagalan, agar dapat segera dicari solusinya untuk
kesuksesan
pelaksanaan
program-program
yang
akan
dilaksanakan
selanjutnya, supaya dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. b.
Membuat perencanaan pelaksanaan kegiatan eksternal. Hal ini dilakukan oleh divisi marketing. Biasanya mereka mempersiapkan segala keperluan pameran dan eventevent lain, serta kegiatan-kegiatan yang membutuhkan persiapan detil mulai dari tahap perencanaan yang meliputi : persiapan waktu, tempat, dekorasi, surat-surat perizinan, sampling majalah yang akan dibagikan, dan tentunya menghubungi pihakpihak yang bekerjasama dengan majalah F1 Racing. Tahap selanjutnya adalah tahap pelaksanaan yang meliputi kesesuaian jadwal acara dengan kegiatan yang berlangsung, mencatat anggaran yang keluar dan transaksi yang masuk, serta membuat
laporan
dari
kegiatan
tersebut.
Tahap
yang
ketiga
adalah
mendokumentasikan kegiatan yang telah dijalankan dalam bentuk foto dan arsip (surat-surat dan bukti siar), serta laporan keuangan. c.
Mengkliping data-data mengenai majalah F1 Racing yang berkaitan dengan penyebaran informasi ke berbagai media. Divisi marketing majalah F1 Racing juga mengumpulkan dan mengorganisir, serta mengecek kembali, apakah kegiatan kerjasama dengan media tersebut telah dijalankan sebagaimana mestinya dan dimuat pada media yang bersangkutan, melalui bukti siar yang diberikan.
Jawaban pertanyaan No : 6 Setiap kegiatan melibatkan staf marketing majalah F1 Racing, maka dari itu mereka biasanya terbentuk menjadi satu tim khusus untuk menjalankan kegiatannya, yang dibantu oleh divisi lain dan petugas operasional, agar tidak terlalu kerepotan. Hal ini dapat dengan mudah dijalankan, karena hubungan antar karyawan terjalin dengan baik, sehingga dapat timbul kerjasama yang baik pula. Biasanya personil tim tersebut ditentukan dari jenis kegiatan yang akan dilakukan, dan tergantung dari padat atau longgarnya tugas yang sedang dikerjakan oleh masing-masing karyawan.
Jawaban pertanyaan No 7 : Majalah F1 Racing tidak memiliki produk atau alat-alat apa pun untuk mempublikasikan
kegiatan-kegiatannya
bagi
publik
internal,
kecuali
mensosialisasikannya secara tatap muka atau pun pada saat rapat internal berlangsung. Setelah memaparkan kegiatan internal yang dilakukan oleh majalah F1 Racing, untuk selanjutnya akan dijelaskan hasil dari kegiatan-kegiatan eksternal yang telah dijalankan oleh divisi marketing, guna mensosialisasikan kegiatan-kegiatannya kepada khalayak, sesuai dengan program yang telah dibuat sebelumnya, yaitu pada periode Januari hingga Desember 2007. Kegiatan ekternal yang dilakukan lebih ditekankan pada segi promosi.
Sumber Informasi
: Wien Aulia L.
Jabatan
: Account Executive
Hari/Tanggal
: Jum’at / 19 Januari 2007
Jawaban pertanyaan No : 8 Kegiatan eksternal yang telah dilakukan majalah F1 Racing periode tahun 2007 lalu antara lain adalah : a.
Auto Salon, yaitu merupakan kegiatan eksteranl berupa pameran dan modifikasi mobil yang dilakukan setiap 3 (tiga) bulan sekali. Kegiatan ini dilakukan di beberapa kota, seperti di Jakarta, Surabaya, dan Bandung.
b.
Djarum Black Auto Black, adalah merupakan kerjasama dengan pihak sponsor yaitu Djarum Black yang diadakan di 6 (enam) kota, yaitu Jakata, Bandung, Medan Surabaya, Yogyakarta, dan Makassar.
c.
Gaikindo, yaitu pameran otomotif yang dilakukan pada bulan Agustus di JHCC.
d.
Stereo Look.
e.
Hot Import Night.
f.
Kerjasama dengan media televisi, yaitu dengan Global TV yang menayangkan pertandingan F1 GP secara langsung.
g.
Nonton bareng, yaitu kegiatan eksternal yang melibatkan pembaca majalah F1 Racing di beberapa cafe, seperti Planet Hollywood, Front Row, Score, dan lain-lain.
Kegiatan-kegiatan promosi lebih gencar dilakukan antara bulan Maret hingga Oktober 2007, karena saat itu sedang berlangsung musim pertandingan balap mobil Formula 1 (satu). Pada periode ini kegiatan-kegiatan tersebut membutuhkan anggaran
yang lebih besar dari biasanya, sebab melibatkan pembaca untuk turut serta menonton secara langsung pertandingan tersebut. Kegiatan tersebut tentunya menjadi event besar bagi media-media yang bekerjasama dengan majalah F1 Racing untuk menayangkannya secara langsung maupun berupa siaran tunda. Oleh karena itu, kegiatan-kegiatan yang dilakukan berkat hasil kerjasama dengan media lain terkait dengan pertandingan tersebut antara lain adalah : a.
Kegiatan sosialisasi kepada masyarakat luas, melalui penempatan logo pada sudut kiri atas dan penayangan moving text di Global TV, pada musim-musim pertandingan, khususnya akhir minggu.
Tabel 4.3 Jadwal Penayangan Logo, Moving Text dan Siaran Langsung, Babak Kualifikasi serta Pertandingan Tanggal
Waktu
Sirkuit
06 Maret 2007
14:00 WIB
AUSTRALIA
20 Maret 2007
15:00 WIB
MALAYSIA
03 April 2007
14:30 WIB
BAHRAIN
24 April 2007
14:00 WIB
SAN MARINO
08 Mei 2007
14:00 WIB
SPAIN
22 Mei 2007
14:00 WIB
MONACO
29 Mei 2007
14:00 WIB
EUROPE
12 Juni 2007
12:30 WIB
CANADA
19 Juni 2007
12:00 WIB
USA
03 Juli 2007
14:00 WIB
FRANCE
10 Juli 2007
13:00 WIB
GREAT BRITAIN
24 Juli 2007
14:00 WIB
GERMANY
31 Juli 2007
14:00 WIB
HUNGARY
21 Agutstus 2007
14:00 WIB
TURKEY
04 September 2007 14:00 WIB
ITALY
11 September 2007 15:00 WIB
BELGIUM
25 September 2007 14:30 WIB
BRAZIL
09 Oktober 2007
14:00 WIB
JAPAN
16 Oktober 2007
14:00 WIB
CHINA
Sumber : BMW, William F1 Team, Tahun 2007
b.
Talk Show di radio Acara di stasiun radio yang disebut talk show ini merupakan salah satu bentuk kerjasama majalah F1 Racing dengan radio-radio di Jakarta dan Bandung, atas dasar pertimbangan bahwa radio mempunyai kemampuan menjangkau pendengar di sebagian besar pendengar di Jakarta serta Bandung dan sekitarnya. Talk show yang merupakan siaran interaktif dengan pendengar, di mana mereka dapat mengikuti kuis dengan menjawab beberapa pertanyaan ataupun memberikan pertanyaan kepada penyiar. Siaran radio juga dianggap memiliki kekuatan untuk mengutarakan gagasan atau pendapat secara langsung dan sederhana, luwes dan khalayaknya tersegmen secara khusus.
Tabel 4.4 Jadwal Interaktif Pertandingan F1 Di Media Elektronik (Radio One) No
Tanggal
Jam Tayang
Jumlah
1
01-12-2007
16:29
1
2
05-12-2007
16:39
1
3
06-12-2007
16:36
1
4
07-12-2007
16:41
1
5
08-12-2007
16:48
1
6
12-12-2007
16:37
1
7
13-12-2007
16:27
1
8
14-12-2007
16:29
1
9
15-12-2007
19:26
1
10
19-12-2007
19:26
1
11
20-12-2007
16:22
1
12
21-12-2007
16:49
1
13
22-12-2007
17:04
1
14
26-12-2007
16:29
1
15
27-12-2007
16:28
1
Sumber : Majalah F1 Racing, Tahun 2007
Tabel 4.5 Jadwal Interaktif Pertandingan F1 Di Media Elektronik (Radio OZ Bandung) No
Tanggal
Jam Tayang
Jumlah
1
22-09-2007
08:58 12:58 15:27 19:27 20:17 21:54 23:57
7
2
23-09-2007
08:53 12:04 15:38 18:16 20:55 21:50 22:42
7
3
26-09-2007
08:30 11:46 16:30 19:08 20:28 21:53 23:06
7
4
27-09-2007
08:53 12:01 16:36 19:42 21:54 21:25 23:19
7
5
28-09-2007
08:50 11:29 16:19 19:36 20:48 21:55 22:42
7
6
29-09-2007
7
30-09-2007
8
13-10-2007
07:37 11:28 15:41 21:22 22:56
5
9
14-10-2007
07:04 13:52 15:55 21:33 12:52
5
10
15-10-2007
07:35 11:44 15:58 21:32 22:41
5
11
16-10-2007
07:46 13:05 15:28 21:38 22:17
5
12
17-10-2007
07:34 11:50 15:52 21:39 23:14
5
13
18-10-2007
07:11 11:47 16:30 21:37 23:13
5
14
19-10-2007
07:43 13:22 16:50 21:49 23:19
5
08:41 11:28 17:43 19:41 20:33 21:54 23:51 08:52 11:55 15:55 18:11 20:45 21:50 22:24
Sumber : Majalah F1 Racing, Tahun 2007
Jawaban pertanyaan No : 09 Media yang digunakan oleh majalah F1 Racing antara lain sebagai berikut : a.
Media cetak : Koran Kampus
b.
Media elektronik 1) Televisi
: Global TV
2) Radio
: Radio One, Radio Oz, Radio Geronimo, Radio, Paramuda, dan Radio MTV on Sky
3) Provider sms : B-Comm
7 7
Jawaban pertanyaan No. 10 : Hambatan-hambatan yang kami temukan dalam pelaksanaan kegiatan eksternal antara lain seperti : a.
Agak sulit untuk mengadaptasikan majalah F1 Racing di daerah.
b.
Sampling di beberapa daerah tidak bisa dilakukan karena beberapa kendala, antara
lain karena sempitnya waktu yang tersedia, sehingga membuat kegiatan sampling hanya dapat dilakukan di sekitar tempat pameran berlangsung, di samping karyawan yang bertugas mengadakan pameran di daerah kurang menguasai daerah perumahan setempat yang akan dijadikan obyek untuk pelaksanaan kegiatan sampling tersebut. Bagi pembaca F1 Racing yang berada di luar pulau Jawa yang tidak berlangganan melalui agen kami di daerahnya, sepertinya agak sulit, karena biaya pengiriman yang cukup mahal
Jawaban pertanyaan No : 11 Kegiatan yang dianggap lebih efektif dalam mensosialisasikan majalah F1 Racing adalah sampling, yaitu membagi-bagikan majalah F1 Racing edisi bulan-bulan sebelumnya yang tidak laku terjual kepada masyarakat, baik mendatangi secra langsung ke perumahan-perumahan, maupun pada saat kegiatan-kegiatan pameran dan nonton bareng di beberapa cafe di Jakarta dan kota-kota besar lainnya berlangsung. Sampling bertujuan untuk menimbulkan pemahaman masyarakat terhadap keberadaan majalah F1 Racing, serta membangkitkan minat masyarakat untuk berlangganan majalah F1 Racing.
Sumber informasi
: Dedi Hermawan
Jabatan
: Managing Editor
Hari/Tanggal
: Jum’at/19 Januari 2007
Jawaban pertanyaan No : 12 Evaluasi dilakukan setiap bulan atau setiap kali selesai mengadakan suatu event. Evaluasi dilakukan untuk membahas setiap hal yang telah dikerjakan, apakah telah berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya atau belum dan membahas mengenai segala sesuatu yang akan dikerjakan berikutnya. Selain membahas mengenai kegiatan yang telah dijalankan, evaluasi juga menghubungkan efektifitas dari kegiatan tersebrut dengan peningkatan penjualan. Sedangkan untuk evaluasi secara keseluruhan, dilakukannya setiap akhir tahun bersama dengan divisi sirkulasi dan redaksi, serta jajaran direksi.
Jawaban pertanyaan No : 13 Kegiatan yang dianggap kurang efektif dilakukan pada tahun 2006 dan tahun 2007 adalah supporting event, yaitu suatu kegiatan yang melibatkan majalah F1 Racing sebagai sponsor dari suatu kegiatan otomotif. Alasan dari kurang efektifnya kegiatan tersebut adalah karena biasanya kegiatan seperti ini justru diikuti oleh pengunjung yang bukan menjadi target pembaca majalah F1 Racing, kalaupun ada biasanya jumlahnya sangat sedikit, jadi kegiatan seperti itu dianggap memperbesar biaya promosi saja.
Sumber Informasi
: Linda
Jabatan
: Account Executive
Hari/Tanggal
: Senin / 22 Januari 2007
Jawaban pertanyaan No: 14
Dampak dari kegiatan eksternal dari cukup seringnya majalah F1 Racing melakukan banyak event selama ini cukup baik, hal ini dibuktikan dari tanggapan masyarakat yang cukup baik, dalam arti sebagian besar dari mereka sudah memahami apa itu majalah F1 Racing, sehingga nilai penjualan juga meningkat. Hal ini juga bisa dilihat dari semakin banyaknya pengunjung yang mendatangi booth majalah F1 Racing pada saat event berlangsung.
Jawaban pertanyaan No : 15 Karena masyarakat terbilang sudah banyak yang mengetahui majalah F1 Racing melalui event-event yang telah dibuat dan dilaksanakan, otomatis keingintahuan mereka akan majalah ini akan semakin besar. Maka dari itu efeknya terhadap penjualan majalahnya pun semakin meningkat, hal ini menurut laporan dari divisi sirkulasi. Maka dari itu untuk waktu-waktu mendatang, majalah F1 Racing akan terus membuat event-event yang lebih kreatif dan menarik lagi.
Sumber Informasi
: I Rasari Rachmat
Jabatan
: General Manager
Hari/Tanggal
: Senin/22 Januari 2007
Jawaban pertanyaan No : 16 Complain dapat saja terjadi pada setiap kegiatan yang akan dilakukan, untuk itu usaha-usaha untuk meminimalisir adanya kesalahan-kesalahan tersebut selalu dilakukan oleh setiap karyawan. Namun apabila kesalahan terjadi, maka pihak perusahaan akan membicarakan secara baik-baik permasalahannya dan berusaha menemukan solusinya. Misalnya saja dengan pemasang iklan yang produknya mengalami kesalahan dalam hal pemasangan iklan pada majalah F1 Racing, maka kompensasi yang akan diberikan adalah berupa pemasangan kembali iklan mereka pada edisi berikutnya. Sedangkan untuk pihak internal, biasanya setiap kepala bagian dan karyawannya akan berusaha berbicara dan bermusyawarah untuk menemukan solusi yang tepat atas permasalahan yang sedang dihadapi, agar suasana kerja kembali nyaman dan sesuai dengan peraturan perusahaan.
Jawaban pertanyaan No : 17 Selama ini majalah F1 Racing belum pernah melakukan kerjasama ataupun mengadakan kegiatan yang melibatkan pemerintah ataupun komunitas setempat. Selama ini kerjasama yang telah dijalankan adalah dengan media lain atau sponsor, serta pembaca majalah F1 Racing.
Jawaban pertanyaan No : 18 Majalah F1 Racing memang tidak memiliki program seperti itu, sebab fokus kerjasamanya dalam suatu kegiatan adalah dengan pihak sponsor maupun dengan media lain yang melibatkan pembaca majalah F1 Racing. Rencana jangka pendek mengenai hal tersebut sepertinya masih belum ada, namun untuk jangka panjang mungkin saja akan dipertimbangkan.
Jawaban pertanyaan No : 19 Memang selama ini kegiatan-kegiatan serta fungsi-fungsi kehumasan dijalankan oleh divisi marketing. Pada dasarnya kegiatan yang dilakukan kegiatan promosi dan menjalin hubungan dengan pihak eksternal, baik kepada klien sebagai sponsor ataupun pemasang iklan, maupun kepada pembaca. Namun untuk divisi humas sendiri, direksi PT. Quadra Media Publika (PT QMP) sedang merencanakan pembautan divisi humas agar dapat menjalankan kegiatannya bagi majalah F1 Racing, Motor Trend, dan majalah Eve, karena perusahan sangat menyadari pentingnya peran humas dalam industri media. Kemungkinan rencana tersebut akan bisa terealisasi dalam beberapa waktu ke depan, sebab tentunya hal terserbut membutuhkan pertimbangan yang matang.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
NAMA
: Kubrowo
Tempat & tgl Lahir
: Jakarta, 25 Mei 1968
Alamat
: Jl. H. Radi Rt. 002/008 No. 20 Kreo – Larangan
No. Tlp
: 021 734 55 967
PENDIDIKAN FORMAL SMU Budi Siswa
Lulus Tahun 1990
PENGALAMAN KERJA Majalah Forum
Tahun
1992 – 1999
Majalah F1
Tahun
2000 - sekarang
Demikian Daftar Riwayat Hidup ini saya buat dengan sebenarnya.
Jakarta, September 2009
Kubrowo