BALAI DIKLAT INDUSTRI JAKARTA Jl. Balai Kimia No. 1.A Pekayon – Jakarta Timur Telp/fax: 021-87702821 website: www.bdijakarta.kemenperin.go.id
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENYELENGGARAAN DIKLAT
Kode. Dok
POS-PYD-01
Edisi/Revisi
A/0
Tgl Terbit
1 Oktober 2014
Halaman
1 dari 14
PENGESAHAN
Nama
Jabatan
Dibuat Oleh
Euis Ratnasari, ST., MSE
Kasi Penyelenggaraan Diklat
Diperiksa Oleh
Amar, S.Pd., M.Pd
Wakil Manajemen Mutu
Disahkan Oleh
Drs. H. Abdillah Benteng, M.Pd
Kepala Balai Balai
Tanda Tangan
DAFTAR DISTRIBUSI
Nomor Copy
Jabatan
1
Kepala Balai
2
Wakil Manajemen Mutu
3
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
4
Kepala Seksi Penyelenggara Diklat
5
Kepala Seksi Pengembangan dan Kerjasama Diklat
6
Koordinator Jabatan Fungsional
Tanggal
BALAI DIKLAT INDUSTRI JAKARTA Jl. Balai Kimia No. 1.A Pekayon – Jakarta Timur Telp/fax: 021-87702821 website: www.bdijakarta.kemenperin.go.id
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENYELENGGARAAN DIKLAT
Kode. Dok
POS-PYD-01
Edisi/Revisi
A/0
Tgl Terbit
1 Oktober 2014
Halaman
2 dari 14
SEJARAH REVISI Revisi 0
Tanggal
Deskripsi Perubahan Penerbitan perdana
Keterangan
BALAI DIKLAT INDUSTRI JAKARTA Jl. Balai Kimia No. 1.A Pekayon – Jakarta Timur Telp/fax: 021-87702821 website: www.bdijakarta.kemenperin.go.id
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENYELENGGARAAN DIKLAT
Kode. Dok
POS-PYD-01
Edisi/Revisi
A/0
Tgl Terbit
1 Oktober 2014
Halaman
3 dari 14
1. Tujuan Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tata cara penyelenggaraan diklat secara global sebagai acuan bagi para Kepala Seksi dan Kasubag akan peran dan tanggung jawabnya berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan diklat di Balai Diklat Industri Jakarta, dalam rangka menjamin efektifitas penerapan sistem manajemen mutu pada Balai Diklat Industri (BDI) Jakarta 2. Lingkup Prosedur penyelenggaraan diklat ini berlaku untuk seluruh unit-unit kerja di Balai Diklat Industri Jakarta mulai dari proses penetapan jawal kegiatan diklat berdasarkan program kerja yang ada setiap tahunnya sampai dengan pelaksanaan pelaporan penyelenggaraan kegiatan diklat. 3. Acuan Prosedur ini mengacu pada klausul 7.1 dan klausul 7.3.1 Standar ISO 9001:2008 dan Pedoman Mutu Balai Diklat Industri (BDI) Jakarta klausul 7.1. tentang Perencanaan Realisasi Produk dan klausul 7.3.1 tentang Perencanaan Rancangan dan Pengembangan. 4. Definisi DIPA adalah dokumen keuangan berupa daftar isian pagu anggaran atas sejumlah program kerja Balai Diklat Industri Jakarta. POK adalah rincian anggaran biaya dari suatu kegiatan yang terdiri dari beberapa mata anggaran kegiatan 6 digit. Panitia adalah tim yang terdiri dari beberapa orang pegawai yang dibentuk oleh Kepala BDI Jakarta dalam rangka melaksanakan kegiatan diklat yang dilaksanakan dan dibiayai oleh BDI Jakarta. Rekruitmen merupakan kegiatan penyediaan calon peserta diklat yang dilaksanakan dan dibiayai oleh BDI Jakarta Evaluasi merupakan proses menilai pelaksanaan diklat oleh BDI Jakarta baik terhadap pengajar, penyelenggara maupun terhadap hasil belajar dari peserta diklat. Penempatan adalah proses menempatkan peserta diklat operator mesin industri garmen ke perusahaan-perusahaan yang telah menandatangani MoU dengan Balai Diklat Industri Jakarta
5. Prosedur 5.1
Tanggung Jawab dan Wewenang 5.1.1
Kepala Balai Diklat Industri Jakarta bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh program diklat Balai Diklat Industri Jakarta.
5.1.2
Kepala seksi Penyelenggaraan Diklat bertanggung jawab atas pelaksanaan diklat sejak mulai registrasi peserta sampai dengan penutupan diklat dan penyerahan sertifikat.
5.1.3
Kepala seksi Kerjasama bertanggung jawab atas rekruitmen peserta sesuai jumlah yang ditentukan dalam POK pada setiap diklat dalam setiap angkatannya.
BALAI DIKLAT INDUSTRI JAKARTA Jl. Balai Kimia No. 1.A Pekayon – Jakarta Timur Telp/fax: 021-87702821 website: www.bdijakarta.kemenperin.go.id
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENYELENGGARAAN DIKLAT
5.2
Kode. Dok
POS-PYD-01
Edisi/Revisi
A/0
Tgl Terbit
1 Oktober 2014
Halaman
4 dari 14
5.1.4
Kepala Subag TU bertanggung jawab atas penyediaan anggaran, sarana dan prasarana yang mendukung kegiatan diklat seperti asrama dan peralatan-peralatan yang dibutuhkan dalam kegiatan belajar mengajar.
5.1.5
Panitia bertanggungjawab pada saat persiapan dan pelaksanaan diklat. Panitia bertugas membantu seksi penyelenggaraan diklat mempersiapkan bahan perlengkapan peserta, absensi peserta, acara pembukaan dan penutupan serta halhal lain yang ditugaskan oleh Kasi Penyelenggaraan Diklat.
Mekanisme Penyelenggaraan Diklat 5.2.1
5.2.2
Kepala Balai dibantu oleh Kepala Seksi dan Kasubag melakukan tinjauan terhadap DIPA. Bila dipandang diperlukan revisi atas POK atau DIPA maka Kasubag TU membuat draft surat usulan revisi dengan menyiapkan dokumen revisi untuk ditandatangani oleh Kepala BDI Jakarta. Kepala seksi menetapkan jadwal Pelaksanaan Diklat selama satu tahun berdasarkan program kerja yang ada dalam DIPA Balai Diklat Industri Jakarta. Jadwal diklat merupakan acuan untuk seluruh pegawai dalam melaksanakan tugas dan kewajiban yang telah di tetapkan dalam dokumen ISO ini
5.2.3
Persiapan diklat meliputi penyiapan bahan dan perlengkapan peserta, pengecekan kesiapan sarana dan prasarana diklat serta penunjukkan tim pengajar/widyaiswara yang akan memberikan materi dalam proses pembelajaran. Tata cara persiapan diklat lebih lanjut diatur dengan form persiapan diklat.
5.2.4
Rekruitmen peserta dilakukan oleh seksi kerjasama dan sudah dapat dilakukan setelah memperoleh jadwal diklat selama 1 tahun anggaran. Dalam hal pelaksanaan tugas rekruitmen diklat operator mesin industri garmen, kepala seksi kerjasama diklat melakukan bersinergi dengan dinas perindag kabupaten/kota maupun propinsi, perusahaan serta pihak-pihak lain.
5.2.5
Registrasi peserta dilakukan oleh panitia pelaksanaan diklat. Pada saat registrasi peserta menyerahkan dokumen yang dipersyaratkan. Untuk diklat aparatur, dokumen yang diserahkan berupa: surat tugas dan pas photo dengan latar belakang merah ukuran 3x4 sebanyak 2 lembar. Sementara untuk diklat operator mesin industri garmen dokumen yang diserahkan berupa: fotocopi KTP, fotocopi ijazah terakhir, surat ijin suami/orang tua, pas photo dengan latar belakang merah ukuran 3x4 sebanyak 4 lembar
5.2.6
Sebelum pembukaan pada diklat operator industri garmen, peserta diberikan pembekalan hymne BDI Jakarta oleh instruktur dan panitia. Hymne ini akan dinyanyikan pada waktu pembukaan diklat dan setiap hari sebelum memulai kegiatan belajar mengajar.
5.2.7
Pada diklat operator mesin industri garmen, kegiatan belajar mengajar berkenaan dengan materi teknis dilaksanakan di ruang workshop dibimbing oleh instruktur dan asisten instruktur. Sementara untuk materi non teksnis/soft skill diampu oleh widyaiswara/ narasumber dan dilaksanakan di ruang kelas/aula. Kegiatan belajar mengajar lebih detil diatur dalam Instruksi Kerja Kegiatan Belajar Mengajar.
5.2.8
Evaluasi diklat dilakukan terhadap 3 hal, pertama evaluasi terhadap evaluasi terhadap peserta diklat, kedua evaluasi terhadap pengajar/instruktur/nara sumber dan ketiga evaluasi terhadap penyelenggaraan diklat. Evaluasi diklat diatur lebih lanjut melalui instruksi kerja.
BALAI DIKLAT INDUSTRI JAKARTA Jl. Balai Kimia No. 1.A Pekayon – Jakarta Timur Telp/fax: 021-87702821 website: www.bdijakarta.kemenperin.go.id
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENYELENGGARAAN DIKLAT 5.2.9
Kode. Dok
POS-PYD-01
Edisi/Revisi
A/0
Tgl Terbit
1 Oktober 2014
Halaman
5 dari 14
Seluruh peserta yang mengikuti pelatihan dan memenuhi persyaratan akan mendapatkan sertifikat mengikuti diklat (attandance). Untuk diklat operator mesin industri garmen, peserta yang mengikuti uji kompetensi di LSP/TUK BDI Jakarta dan dinyatakan lulus, selain mendapatkan sertifikat mengikuti diklat (attandance) juga berhak mendapatkan sertifikat kompeten (certificate of competence).
5.2.10 Penutupan diklat diatur lebih lanjut dalam Instruksi Kerja 5.2.11 Penempatan peserta dilakukan hanya pada diklat operator mesin industri garmen. Kasi Pengembangan dan Kerjasama Diklat bertanggungjawab terhadap kegiatan penempatan peserta. Lbih detil pelaksanaan kegiatan penempatan diatur dalam instruksi kerja penempatan kerja. 5.2.12 Laporan penyelenggaraan diklat disusun oleh seksi penyelenggaraan diklat. Dalam menyusun laporannya seksi penyelenggara diklat mendapatkan data-data sebagai input dari panitia pelaksana.
BALAI DIKLAT INDUSTRI JAKARTA Jl. Balai Kimia No. 1.A Pekayon – Jakarta Timur Telp/fax: 021-87702821 website: www.bdijakarta.kemenperin.go.id
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENYELENGGARAAN DIKLAT
6 Lampiran Lampiran A Lampiran B Lampiran C Lampiran D Lampiran E Lampiran F
: F-PYD-01.01 Jadwal pelaksanaan diklat : F-PYD.02.01 Evaluasi Penyelenggaraan : F-PYD.02.02 Evaluasi Peserta Diklat : F-PYD.02.03 Evaluasi Pengajar : Format Sertifikat : F-FYD-01.02 Tanda Terima Sertifikat
Kode. Dok
POS-PYD-01
Edisi/Revisi
A/0
Tgl Terbit
1 Oktober 2014
Halaman
6 dari 14
BALAI DIKLAT INDUSTRI JAKARTA Jl. Balai Kimia No. 1.A Pekayon – Jakarta Timur Telp/fax: 021-87702821 website: www.bdijakarta.kemenperin.go.id
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENYELENGGARAAN DIKLAT
DIAGRAM ALIR
Kode. Dok
POS-PYD-01
Edisi/Revisi
A/0
Tgl Terbit
1 Oktober 2014
Halaman
7 dari 14
PENANGGUNG JAWAB
DIPA
DOKUMEN TERKAIT
Kepala Balai
Peninjauan Revisi DIPA
Kepala Balai
tidak
ya Menetapkan Jadwal Pelaksanaan Diklat
Kasie Penyelenggaraan Diklat
F-PYD-01.01 jadwal pelaksanaan diklat
Kepala Balai
IK-PYD-01 Panitia Diklat
Panitia/ Kasi Pengembangan dan Kerjasama
IK-PYD-02 Persiapan IK-PKD- IK Rekrutmen
Pembukaan diklat
Panitia/ Kasi Penyelenggaraan Diklat
IK-PYD-03 Pembukaan Diklat
Kegiatan Belajar Mengajar
Instruktur / widyaiswara, kasi penyelenggaraan diklat
IK-PYD-04 Kegiatan Belajar Mengajar IK-PYD-10 Kunjungan Industri
Membentuk Kepanitian
Persiapan Diklat
Rekrutmen Peserta
A Evaluasi
Sertifikat Kehadiran
B
Instruktur / widyaiswara, kasi penyelenggaraan diklat, panitia
Kasi penyelenggaraan diklat, panitia
- IK-PYD-05 Evaluasi Penyelenggaraan - IK-PYD-06 Evaluasi peserta - IK-PYD-07 Evaluasi pengajar Format sertifikat F-PYD-01.02 Tanda Terima Sertifikat
BALAI DIKLAT INDUSTRI JAKARTA Jl. Balai Kimia No. 1.A Pekayon – Jakarta Timur Telp/fax: 021-87702821 website: www.bdijakarta.kemenperin.go.id
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENYELENGGARAAN DIKLAT
DIAGRAM ALIR
PENANGGUNG JAWAB
Kode. Dok
POS-PYD-01
Edisi/Revisi
A/0
Tgl Terbit
1 Oktober 2014
Halaman
8 dari 14
DOKUMEN TERKAIT
B
Penutupan
Penempatan Peserta
Kasi penyelenggaraan diklat, panitia
IK-PYD-08 Penutupan Diklat
Kasi Pengembangan dan Kerjasama Diklat
IK-PKD Penempatan
Kasi Penyelenggaraan Diklat
IK-PYD-09 Penyusunan Laporan
Penyusunan Pelaporan
A Kasi Penyelenggaraan Diklat/Instruktur Seleksi Uji Kompetensi
Tdk Lulus? LSPP1 BDI Jakarta/Asesor
Prosedur Mutu Sertifikasi Prosedur Mutu Pelaksanaan Asesmen
LSPP1 BDI Jakarta
Formulir Tanda Terima Sertifikat
Ya Uji Kompetensi
Tdk Lulus? Ya Sertifikat Kompetensi
BALAI DIKLAT INDUSTRI JAKARTA Jl. Balai Kimia No. 1.A Pekayon – Jakarta Timur Telp/fax: 021-87702821 website: www.bdijakarta.kemenperin.go.id
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENYELENGGARAAN DIKLAT
LAMPIRAN A
Kode. Dok
POS-PYD-01
Edisi/Revisi
A/0
Tgl Terbit
1 Oktober 2014
Halaman
9 dari 14
JADWAL PELAKSANAAN DIKLAT.
F-PYD-01.01
JADWAL PELAKSANAAN DIKLAT TAHUN ANGGARAN..........
NO
DIKLAT
TANGGAL
TEMPAT
JML PESERTA
KETERANGAN
Tempat, Tanggal Kepala BDI Jakarta
Kasie Penyelenggaraan Diklat
(............................................)
(..............................................)
BALAI DIKLAT INDUSTRI JAKARTA Jl. Balai Kimia No. 1.A Pekayon – Jakarta Timur Telp/fax: 021-87702821 website: www.bdijakarta.kemenperin.go.id
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENYELENGGARAAN DIKLAT
LAMPIRAN B
Kode. Dok
POS-PYD-01
Edisi/Revisi
A/0
Tgl Terbit
1 Oktober 2014
Halaman
10 dari 14
EVALUASI PENYELENGGARAAN
F-PYD.02.01
EVALUASI PESERTA TERHADAP KINERJA PENYELENGGARA NAMA DIKLAT PENYELENGGARA TGL PENYELENGGARAAN TEMPAT PENYELENGGARA NO 1 2 3 4 5 6 7 8
: : : :
ASPEK YANG DINILAI Efektivitas Penyelenggara Kesiapan dan ketersediaan sarana Diklat Kesesuaian pelaksanaan program dengan perencanaan Kebersihan kelas, asrama, kantin, toilet dll Ketersediaan dan kelengkapan bahan Diklat Ketersediaan fasilitas olah raga, kesehatan dan ibadah Pelayanan terhadap Peserta dan Widyaiswara/Tenaga Pengajar Administrasi Diklat
50
60
70
80
90
100
TULIS SARAN KESAN ANDA MENGENAI DIKLAT INI ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Tempat, Tanggal Keterangan Tulis nilai yang Saudara berikan pada kolom yang tepat (misal Saudara memberikan nilai 85 ,maka tulis 50 60 70 80 90 100 85
Evaluator,
( ) Kriteria Penilaian: 1 : Kurang 2 : Cukup 3 : Baik 4 : Baik Sekali 5 : Memuaskan
(skor 50 – 59) (skor 60 – 69) (skor 70 – 79) (skor 80 – 89) (skor 90 – 100)
BALAI DIKLAT INDUSTRI JAKARTA Jl. Balai Kimia No. 1.A Pekayon – Jakarta Timur Telp/fax: 021-87702821 website: www.bdijakarta.kemenperin.go.id
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENYELENGGARAAN DIKLAT
LAMPIRAN C
Kode. Dok
POS-PYD-01
Edisi/Revisi
A/0
Tgl Terbit
1 Oktober 2014
Halaman
11 dari 14
EVALUASI PESERTA
F-PYD.02.02
DAFTAR PENILAIAN SIKAP DIKLAT........................................TAHUN 2014 BALAI DIKLAT INDUSTRI JAKARTA No
Nama
1
DISIPLIN
Rata-
PRAKARSA
Rata-
KERJASAMA
Rata-
Rata-
Evaluator
Rata
Evaluator
rata
Evaluator
rata
rata
2
3
4
5
1
2
3
4
5
1
2
3
4
Akhir
5
Evaluator,
(
Kriteria Penilaian: 1 : Cukup 2 : Baik 3 : Baik Sekali 4 : Sangat Memenuhi Harapan
(skor 60 – 70) (skor 71 – 80 ) (skor 81 – 90 ) (skor > 91)
)
BALAI DIKLAT INDUSTRI JAKARTA Jl. Balai Kimia No. 1.A Pekayon – Jakarta Timur Telp/fax: 021-87702821 website: www.bdijakarta.kemenperin.go.id
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENYELENGGARAAN DIKLAT
Kode. Dok
POS-PYD-01
Edisi/Revisi
A/0
Tgl Terbit
1 Oktober 2014
Halaman
12 dari 14
DAFTAR PENILAIAN KEMAMPUAN KOGNITIF DIKLAT........................................TAHUN 2014 BALAI DIKLAT INDUSTRI JAKARTA NO
NAMA
PRESENTASI
NILAI PRAKTEK
TEORI
NILAI AKHIR
Evaluator,
(
Kriteria Penilaian: 1 : Cukup 2 : Baik 3 : Baik Sekali 4 : Sangat Memenuhi Harapan
(skor 60 – 70) (skor 71 – 80 ) (skor 81 – 90 ) (skor > 91)
)
BALAI DIKLAT INDUSTRI JAKARTA Jl. Balai Kimia No. 1.A Pekayon – Jakarta Timur Telp/fax: 021-87702821 website: www.bdijakarta.kemenperin.go.id
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENYELENGGARAAN DIKLAT
LAMPIRAN D
Kode. Dok
POS-PYD-01
Edisi/Revisi
A/0
Tgl Terbit
1 Oktober 2014
Halaman
13 dari 14
EVALUASI PENILAIAN HASIL BELAJAR
F-PYD.02.03
EVALUASI PENILAIAN WIDYAISWARA/NARASUMBER NAMA DIKLAT
:
NAMA NARASUMBER/WIDYAISWARA
:
MATA PELAJARAN
:
HARI/TANGGAL
:
ASPEK YANG DINILAI Sistematika Penyajian
1 2
4
Kemampuan Menyajikan/Memfasilitasi Program Diklat Ketepatan waktu, Kehadiran dan Cara Menyajikan Penggunaan Metode dan Sarana Diklat
5
Sikap/Perilaku
6
Cara Menjawab Pertanyaan dari Peserta
7
Penggunaan Bahasa
8
Pemberian Motivasi Kepada Peserta
9
Penguasaan Materi
10
Kerapihan Berpakaian
3
INDIKATOR PENILAIAN 50 60 70 80 90 100
SARAN / KESAN UNTUK MATA DIKLAT INI : ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… Keterangan : Tulis nilai yang Saudara berikan pada kolom yang tepat, Misalnya saudara memberikan nilai 85, maka tulis: 50
60
70
80 85
90
100 Tempat,
Tanggal
Evaluator, Kriteria Penilaian: 1 : Belum Memenuhi Harapan 2 : Cukup Memenuhi Harapan 3 : Memenuhi Harapan 4 : Sangat Memenuhi Harapan
(skor di bawah 69,9) (skor 70 - 79,9) (skor 80 - 89,9) (skor 90 - 100)
(
)
BALAI DIKLAT INDUSTRI JAKARTA Jl. Balai Kimia No. 1.A Pekayon – Jakarta Timur Telp/fax: 021-87702821 website: www.bdijakarta.kemenperin.go.id
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENYELENGGARAAN DIKLAT
LAMPIRAN F
Nama Diklat Tanggal Pelaksanaan
NO
Kode. Dok
POS-PYD-01
Edisi/Revisi
A/0
Tgl Terbit
1 Oktober 2014
Halaman
14 dari 14
TANDA TERIMA SERTIFIKAT.
: :
F-PYD-01.02
.................................................................... ....................................................................
NAMA
TANDA TANGAN
Tempat, Tanggal Panitia
(..........................................)
