DEFINISI KIK “Sekumpulan kecil pekerja-pekerja daripada unit yang sama, bermesyuarat secara regular untuk mengenalpasti, memilih, menganalisis masalah-masalah yang berkaitan dengan kerja mereka dan mengemukakan cadangan-cadangan penyelesaian kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan, dan mereka melaksanakan sendiri keputusan setelah dipersetujui oleh pihak pengurusan”
OBJEKTIF KIK
Kebolehan pekerja menyelesaikan masalah Semangat bekerja sebagai satu kumpulan Penyesuaian dan penerapan nilai menerusi etika kerja yang positif Penglibatan dan minat terhadap kerja Dorongan kerja yang tinggi Kesedaran tanggungjawab terhadap diri sendiri, kumpulan, jabatan dan negara
FAEDAH KIK Mengeratkan perhubungan antara staf dan
pengurusan Memupuk kerjasama di kalangan staf Memberi kepuasan bekerja Menambah motivasi untuk bekerja Meningkatkan keyakinan diri Mengasah bakat kepimpinan di kalangan staf Menggalakkan daya kreatif dan inovasi di kalangan staf Memperbaiki sistem dan cara bekerja
PENGENDALIAN MESYUARAT KIK Memilih Ketua (Pengerusi) Memilih Setiausaha Mengadakan agenda mesyuarat Memantapkan prosedur yang perlu dipatuhi
oleh ahli Menentukan tujuan mesyuarat dengan jelas Mengagihkan tindakan kepada ahli kumpulan Menyediakan minit mesyuarat Mesyuarat mengikut jadual yang telah ditetapkan
PROSES KIK Mengenalpasti masalah (kumpulan)
Penilaian (kumpulan)
pelaksanaan (kumpulan)
Pemilihan masalah (kumpulan)
Data, bantuan nasihat, Pakar rujuk, fasilitator, ketua dan pengurusan
Pertimbangan dan keputusan (kumpulan)
Menganalisa masalah (kumpulan)
Cadangan penyelesaian (kumpulan) Persembahan kepada pengurusan (kumpulan)
STRUKTUR KIK
Jawatankuasa Pemandu
Fasilitator
Ketua-Ketua
Ahli-Ahli
Pengurusan Atasan Pengurusan pertengahan
Penyelia / Ketua Unit Pekerja-pekerja
JAWATANKUASA PEMANDU Jawatankuasa yang merangka dasar pelaksanaan KIK dan memberi pertimbangan serta keputusan kepada cadangan- cadangan penyelesaian masalah dan penambahbaikan yang dikemukakan
PERANAN JAWATANKUASA PEMANDU
Menyediakan peruntukan kewangan untuk aktiviti latihan termasuk kaedah pemikiran kreatif, pelaksanaan projek, persembahan projek, promosi, penyertaan dalam konvensyen, lawatan, penghargaan dan pengiktirafan
Menentukan objektif dan hala tuju KIK
Menentu dan melantik fasilitator
PERANAN JAWATANKUASA PEMANDU
Mendaftar kumpulan dan keahliannya
Menilai dan memantau keberkesanan Program KIK
Menyelaras penyeragaman cadangan penyelesaian daripada Program KIK ke dalam Perkhidmatan Awam
Mengenal pasti output yang berpotensi untuk tujuan pendaftaran hak cipta dan pengkomersilan
FASILITATOR Fasilitator adalah terdiri daripada pegawai kanan atau anggota yang dipilih oleh Jawatankuasa Pemandu KIK
PERANAN FASILITATOR Berhubung
dengan semua peringkat pengurusan serta mendapat sokongan dan bantuan mereka
Memberi
latihan kepada ketua-ketua kumpulan dan membantu melatih ahli-ahli kumpulan apabila diperlukan
Mengekalkan
menyokong
suasana yang terbuka dan
PERANAN FASILITATOR Memastikan
kumpulan menumpukan aktiviti-aktiviti mereka terhadap projek yang berkaitan dengan kerja mereka
Sebagai
perantara dalam mengekalkan keharmonian kumpulan
Sebagai
pakar rujuk kepada kumpulan
Mengesan
kumpulan
dan memastikan kemajuan
KETUA KUMPULAN Ketua Kumpulan adalah terdiri daripada anggota yang dipilih oleh alhi-ahli KIK
PERANAN KETUA KUMPULAN
Melatih ahli-ahli mengenai teknik penyelesaian masalah/penambahbaikan/penciptaan baru dengan bantuan fasilitator dimana perlu
Bertanggungjawab terhadap kelancaran aktiviti aktiviti kumpulan dan memupuk semangat kerjasama dan harmoni
Membantu kumpulan menyimpan rekod dan membuat persediaan bagi persembahan pengurusan
PERANAN KETUA KUMPULAN
Mengelola dan mempengerusi mesyuarat dengan teratur dan berkesan
Menunjukkan minat dan sokongan kepada kumpulan
Menggalakkan pekerja-pekerja lain menjadi ahli
Membantu menyelesaikan masalah-masalah ahli
Menguatkuasakan disiplin bekerja secara berkumpulan
PERANAN AHLI KUMPULAN
Menghadiri mesyuarat secara tetap dan tepat pada waktunya
Menumpukan usaha menyempurnakan projek kumpulan
Mengenal pasti projek, menyumbangkan idea, menjalankan kajian, melaksanakan cadangancadangan penyelesaian dan penambahbaikan serta memantau keberkesanan pelaksanaan projek
Mengambil bahagian semasa persembahan pengurusan berdasarkan pembahagian tugas yang telah ditetapkan
LANGKAH-LANGKAH KIK
TEKNIK PENYELESAIAN MASALAH
Percambahan fikiran (brainstorming) Analisis sebab akibat (cause dan effect analysis) Lembaran semakan Lain-lain
LANGKAH 1 : MENGENAL PASTI MASALAH Akibat / Masalah Sebab
Tuntutan elaun cuti belajar lambat dibayar
LANGKAH 2 : SEBAB-SEBAB UTAMA MASALAH
Peralatan
Manusia
Tuntutan elaun cuti belajar lambat dibayar Mesin
Kaedah
LANGKAH 3 : SEBAB-SEBAB KECIL MASALAH Peralatan / Wang
MANUSIA
Kekurangan peruntukan
Tiada latihan
Terlalu terlibat dengan aktiviti luar
Sikap - terlalu banyak cuti kecemasan
Pegawai sibuk
Bukan prioriti Kurang bekalan kertas
Kurang staf
Mesin lama/ mudah rosak Kakitangan kerap bertukar
Tuntutan tidak jelas
Tuntutan elaun cuti belajar lambat dibayar Gangguan elektrik
Tiada peraturan yang jelas
Tiada sistem rekod Tiada MPK&FM
Tidak cukup komputer
Mesin lama/ mudah rosak
MESIN
Tiada SMK Borang tidak jelas
KAEDAH
LANGKAH 4 : MENGENALPASTI MASALAH SEBENAR Mengenalpasti sebab-sebab sebenar. Gunakan data untuk mencari sebab sebab yang sebenar. Bulatkan pada sebab sebab-sebab sebenar berdasarkan data yang dipungut (lihat rajah di atas)
KAEDAH PENGUMPULAN KAEDAH DATA i.
Pemerhatian – kaedah paling mudah dan cepat untuk mendapatkan maklumat
ii.
Rekod-rekod yang lepas – periksa dan analisis rekod yang lepas
iii.
Soal selidik – gunakan borang yang
mengandungi beberapa soalan yang ditujukan kepada mereka yang terlibat dengan kajian iv.
Temuduga – apabila kita perlu maklumat yang lebih terperinci dan mendalam
LANGKAH 5 : PUNCA MASALAH MENGIKUT KEUTAMAAN Manusia
Peralatan
Tuntutan tidak jelas
Suasana pejabat tidak kondusif
Tuntutan elaun cuti belajar lambat dibayar
Tidak cukup komputer
Mesin
Tiada MPK & FM
Kaedah
CONTOH PROJEK KIK 1.
2. 3. 4. 5. 6.
Kerja yang berulang-ulang e.g. Fail hilang, mesin rosak berkali-kali, kehilangan alat di asrama dll Kesesakan (bottleneck) e.g. perkhidmatan kaunter Pembaziran (tenaga elektrik, air, bahan kertas dan masa) Kos yang tinggi – penyelenggaraan kenderaan Mutu kerja yang rendah/tidak berkualiti e.g. lambat dicetak / diterbit Kadar kemalangan yang tinggi – di makmal, di jalanraya dll
CONTOH-CONTOH SLIDE PERSEMBAHAN KIK 2012 UIA UTHM- Kumpulan IP.ME UTM- Kumpulan 5K UniMAP- Kumpulan Eviron USIM- Kumpulan Sinergi
SEKIAN TERIMA KASIH Unit Kompetensi, Bahagian Pembangunan Sumber Manusia Pejabat Pendaftar Universiti Tun Hussein Onn Malaysia Tel: 07-4537135 / 7136 Faks: 07-4536337 Http://pendaftar.uthm.edu.my
