PENGENDALIAN MESYUARAT

PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PENGENDALIAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

NO.KELUARAN

:

05

NO.PINDAAN

:

00

TARIKH KUAT KUASA

:

15.02.08

MUKA SURAT

:

1/8

BPG-PPK-PUP-01

PENGENDALIAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

Disediakan oleh:

Diluluskan oleh:

…………………….

……………………………

Nama: MD NOR BIN USOP

Nama: DATO’ MISRAH BIN HJ. IBRAHIM

Jawatan: KETUA PENOLONG PENGARAH

Jawatan: PENGARAH BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU

Tarikh: 15 FEBRUARI 2008

Tarikh: 15 FEBRUARI 2008

SALINAN TERKAWAL

Dokumen ini adalah salinan digital dan tidak memerlukan tanda tangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk

Februari 2008


1.0

NO.KELUARAN

:

05

NO.PINDAAN

:

00

TARIKH KUAT KUASA

:

15.02.08

MUKA SURAT

:

2/8

BPG-PPK-PUP-01

OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan mengkaji keberkesanan sistem pengurusan kualiti supaya sentiasa memenuhi dasar dan objektif kualiti BPG hasil dari penilaian ke atas penambahbaikan yang berterusan.

2.0

SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Wakil Pengurusan (WP) dalam mengendalikan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) dan TWP mengendalikan Mesyuarat Pra-Kajian Semula Pengurusan (Pra-MKSP) peringkat Institut sekurang-kurangnya dua kali setahun.

3.0

RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti BPG-PPK-MK-01 3.2 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan BPG-PPKPUP-02 3.3 Audit Dalaman BPG-PPK-PUP-03 3.4 Maklum Balas Pelanggan BPG-PPK-PUP-04 3.5 PKPA Bilangan 2 Tahun 1991 : Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan-Urusan Kerajaan

4.0

DEFINISI 4.1 Istilah 4.1.1

Pengurusan Tertinggi merujuk kepada Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran

Malaysia

Jabatan

Sekolah

(TKPPM)

yang

bertanggungjawab ke atas keseluruhan Sistem Kualiti Bahagian Pendidikan Guru (BPG) dan Institut Pendidikan Guru; 4.1.2

Wakil

Pengurusan

Pendidikan

Februari 2008

Guru

merujuk yang

kepada

dilantik

Pengarah

untuk

Bahagian

melaksana

dan


menyelenggara sistem kualiti

NO.KELUARAN

:

05

NO.PINDAAN

:

00

TARIKH KUAT KUASA

:

15.02.08

MUKA SURAT

:

3/8

BPG-PPK-PUP-01

Bahagian Pendidikan Guru dan

Institut Pendidikan Guru ; 4.1.3

Timbalan Wakil Pengurusan merujuk kepada Timbalan Pengarah Pendidikan Guru dan 27 Pengarah Institut Pendidikan Guru ;

4.1.4

Mesyuarat

Kajian

Semula

Pengurusan

merujuk

kepada

mesyuarat

yang diadakan untuk menilai keberkesanan dan

kesesuaian sistem kualiti BPG dan Institut Pendidikan Guru tidak kurang daripada dua kali setahun; 4.1.5

Mesyuarat Pra-Kajian Semula Pengurusan merujuk kepada Mesyuarat di peringkat IPG yang diadakan untuk menilai keberkesanan dan kesesuaian sistem kualiti Institut Pendidikan Guru sekurang-kurangnya dua kali setahun sebelum MKSP yang sebenar.

4.2 Singkatan

Februari 2008

KPP

Ketua Penolong Pengarah

Pra MKSP

Mesyuarat Pra-Kajian Semula Pengurusan

MKSP

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

MKBPG

Majlis Kualiti Bahagian Pendidikan Guru

MKIPG

Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru

PT

Pengurusan Tertinggi

TWP IPG

Timbalan Wakil Pengurusan

WP

Wakil Pengurusan

JK

Jawatan Kuasa


5.0

NO.KELUARAN

:

05

NO.PINDAAN

:

00

TARIKH KUAT KUASA

:

15.02.08

MUKA SURAT

:

4/8

BPG-PPK-PUP-01

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tindakan

Tanggungjawab TWP IPG

1.

Mengarah Pengerusi Pasukan Pelaksana MKIPG berbincang dengan Pengerusi-Pengerusi JK MKIPG untuk menyediakan laporan-laporan berikut: 1.1

Pencapaian dasar dan objektif kualiti - JK Bimbingan dan Pemantauan

1.2

Laporan audit dalaman - JK Audit Dalaman

1.3

Maklum balas pelanggan dan aduan pelanggan - JK Maklum Balas Pelanggan

1.4

Prestasi proses penyampaian perkhidmatan yang tidak memenuhi “Standard” – JK Prestasi Sistem

1.5

Status tindakan pembetulan dan pencegahan yang telah dilaksanakan serta cadangan penambahbaikan JK Penambahbaikan

1.6

Analisis keperluan latihan – Pengerusi JK Bimbingan dan Pemantauan / KU LDP

1.7

Cadangan perubahan yang boleh memberi kesan kepada sistem pengurusan kualiti – JK Dokumentasi

1.8

Prestasi pembekal – PEK/PE.

1.9 Status penyelenggaraan infrastruktur- PEK/PE 1.10 Maklum balas tindakan yang belum selesai dari

mesyuarat lalu.- Sekretariat 1.11 Minit Mesyuarat yang lepas - Sekretariat Pengerusi Pasukan Pelaksana MKIPG

2.

Menyerahkan semua laporan kepada TWP untuk mendapat kelulusan. Jika laporan tersebut memerlukan pindaan, Pengerusi Jawatankuasa berkaitan dalam MKIPG dikehendaki membaiki laporan berkenaan.

TWP IPG

3.

Berbincang dengan Pengerusi Pasukan Pelaksana MKIPG bagi menentukan tarikh dan tempat untuk menjalankan PraMKSP berpandukan Jadual Pelaksanaan MS ISO BPG dan Institut.

Februari 2008


:

05

NO.PINDAAN

:

00

TARIKH KUAT KUASA

:

15.02.08

MUKA SURAT

:

5/8

BPG-PPK-PUP-01

Tindakan

Tanggungjawab TWP IPG

NO.KELUARAN

4.

Mengarah Sekretariat MKIPG untuk membuat persediaan PraMSKP seperti 4.1 mengurus dan menyediakan tempat mesyuarat 4.2 mengeluarkan surat panggilan mesyuarat yang merangkumi agenda seperti dalam perkara 1.1 hingga 1.11.

Sekretariat MKIPG

5.

Menyedia dan menguruskan mesyuarat berpandukan PKPA Bilangan 2 Tahun 1991 – Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan-Urusan Kerajaan.

6.1

Mempengerusikan Pra-MKSP untuk membincangkan perkara 1.1 hingga 1.11.

6.2

Mendapatkan maklumbalas keberkesanan mesyuarat melalui borang maklum balas ahli MKSP(LAM-PUP01-01).

JK Majlis Kualiti IPG

7.

JK memurnikan laporan jika perlu.

Sekretariat MKIPG

8.

Menghantar laporan perkara 1.1 hingga 1.11 kepada Sekretariat Majlis Kualiti BPG.

Sekretariat MKBPG

9.

Mengumpul laporan Pra-MKSP 27 Institut.

10.

Mengedarkan laporan-laporan tersebut untuk dianalisis dan dibuat rumusan kepada:

TWP IPG

10.1 Pengerusi JK Bimbingan dan Pemantauan MKBPG 10.1.1 Pencapaian dasar dan objektif kualiti 10.1.2 Analisis keperluan latihan. 10.2 Pengerusi JK Audit Dalaman MKBPG 10.2.1 Laporan audit dalaman 10.3 Pengerusi JK Maklum Balas Pelanggan MKBPG 10.3.1 Maklum balas kepuasan pelanggan termasuk aduan pelanggan 10.4 Pengerusi JK Penambahbaikan MKBPG 10.4.1 Status tindakan pembetulan dan pencegahan 10.4.2 Cadangan penambahbaikan 10.5 Pengerusi JK Dokumentasi MKBPG 10.5.1 Perubahan yang boleh memberi kesan kepada sistem pengurusan kualiti

Februari 2008


NO.KELUARAN

:

05

NO.PINDAAN

:

00

TARIKH KUAT KUASA

:

15.02.08

MUKA SURAT

:

6/8

BPG-PPK-PUP-01

Tindakan

Tanggungjawab

10.6 Pengerusi JK Prestasi Sistem 10.6.1 Prestasi proses penyampaian perkhidmatan yang tidak memenuhi standard yang ditetapkan. 10.7 Pegawai Eksekutif Kanan/Pegawai Eksekutif 10.7.1 Prestasi pembekal 10.7.2 Status penyelenggaraan infrastruktur 10.8 Pengerusi Sekretariat 10.8.1 Minit mesyuarat yang lepas 10.8.2 Tindakan susulan dan tindakan yang belum selesai dari MKSP yang lepas WP

TWP (BPG)

11.

Menyemak dan meluluskan laporan analisis dan rumusan yang disediakan. Jika laporan tersebut memerlukan pindaan, Pengerusi JK berkaitan dalam MKBPG dikehendaki memperbaiki laporan berkenaan.

12.

Mengadakan perbincangan dengan TWP (BPG) dan Pengerusi Pasukan Pelaksana MKBPG untuk merancang mengadakan MKSP berdasarkan Jadual Pelaksanaan MS ISO BPG dan Institut.

13.

Mengarah Sekretariat MKBPG untuk membuat persediaan MKSP seperti : 13.1 Mengurus dan menyediakan tempat mesyuarat 13.2 Mengeluarkan surat panggilan mesyuarat merangkumi agenda berikut: 13.2.1 13.2.2 13.2.3 13.2.4 13.2.5

13.2.6 13.2.7

13.2.8 13.2.9

Februari 2008

Pembentangan minit mesyuarat dan tindakan yang belum selesai hasil dari mesyuarat lepas Pembentangan pencapai dasar dan objektif kualiti Pembentangan laporan audit dalaman Pembentangan maklum balas pelanggan Pembentangan laporan tindakan pembetulan dan pencegahan yang telah dilaksanakan serta aktiviti penambahbaikan Pembentangan laporan prestasi penyampaian perkhidmatan yang tidak memenuhi standard Pembentangan laporan perubahan atau cadangan perubahan yang memberi kesan kepada SPK Pembentangan analisis keperluan latihan Pembentengan laporan prestasi pembekal dan


NO.KELUARAN

:

05

NO.PINDAAN

:

00

TARIKH KUAT KUASA

:

15.02.08

MUKA SURAT

:

7/8

BPG-PPK-PUP-01

Tindakan

Tanggungjawab 13.2.10

Pembentangan status penyelenggaraan infrastruktur

Sekretariat MKBPG

14.

Menyedia dan menguruskan persediaan mesyuarat MKSP berdasarkan PKPA Bilangan 2 Tahun 1991 – Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan-Urusan Kerajaan.

PT

15.

Mempengerusikan mesyuarat MKSP Sistem Kualiti untuk membincangkan perkara 13.2

WP

16.

Membentang laporan sebagaimana kehendak agenda perkara 13.2 dalam mesyuarat MKSP.

17.

Mendapatkan maklumbalas keberkesanan mesyuarat melalui borang maklum balas (LAM-PUP01-01) untuk Pra MKSP dan MKSP.

18.

Menyediakan minit mesyuarat MKSP. Tumpuan rumusan diberikan kepada keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang berkaitan dengan:

Sekretariat MKBPG

18.1 peningkatan keberkesanan sistem dan proses pengurusan kualiti secara keseluruhan 18.2 peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan 18.3 sumber-sumber yang diperlukan. WP

19.

Mengarah semua TWP untuk melaksanakan tindakan susulan yang telah diputuskan dalam mesyuarat.

TWP BPG & IPG

20.

Mengarah Pengerusi Pasukan Pelaksana/Ketua Penolong Pengarah membuat tindakan susulan berdasarkan keputusan mesyuarat MKSP.

Setiausaha JK Penambahbaikan

21.

Merekodkan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan yang telah dipatuhi.

Februari 2008


6.0

NO.KELUARAN

:

05

NO.PINDAAN

:

00

TARIKH KUAT KUASA

:

15.02.08

MUKA SURAT

:

8/8

BPG-PPK-PUP-01

REKOD KUALITI

Bil

Rekod

1.

Surat Panggilan Pra-MKSP

2.

Tempoh Disimpan

Lampiran

Pejabat Am

3 Tahun

-

Minit Mesyuarat Pra-MKSP

Pejabat Am

3 tahun

-

3.

Laporan-laporan Pra-MKSP

Pejabat Am

3 tahun

-

4.

Laporan -laporan MKSP

Pejabat Am

3 tahun

-

5.

Surat iringan penghantaran laporan Pra MKSP MS ISO Institut ke BPG.

Pejabat Am

3 tahun

-

6.

Surat Panggilan MKSP

Unit PIPG

3 Tahun

-

7.

Minit Mesyuarat MKSP

Unit PIPG

3 tahun

-

8.

Borang Maklum Balas Pra MKSP dan MKSP

Unit PIPG/IPG

3 tahun

LAM-PUP01-01

Februari 2008

Lokasi

PENGENDALIAN MESYUARAT

Recommend Documents