MINIT MESYUARAT
Minit mesyuarat ialah • Laporan mengenai perkara yang dibincangkan atau diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. Minit disediakan oleh setiausaha mesyuarat. Terdapat dua peringkat dalam penyediaan minit mesyuarat, iaitu :
1.Peringkat pertama, mencatat :
setiausaha
• Semua isi penting –mula hingga akhir. • Semua keputusan yang dicapai • Cadangan dan sokongan serta undian yang dibuat • Nama pencadang dan penyokong • Jumlah undi menyokong dan menentang
2. Kedua, setiausaha menulis minit secara gramatis, jelas dan tepat.
•Draf minit disediakan 3 hari selepas mesyuarat dan diserahkan kepada pengerusi – Minit sebenar diedarkan 7 hari selepas mesyuarat. – Minit mesyuarat dijadikan dokumen rujukan untuk melaksanakan tindakan yang diputuskan dalam mesyuarat
PENULISAN MINIT MESYUARAT • minit mesyuarat penting kerana minit merupakan sumber rujukan masa hadapan. • Format minit lazimnya, disusun mengikut agenda mesyuarat dan perlu kelihatan kemas dan teratur.
Penyediaan minit mesyuarat perlu mengambil kira hal-hal yang berikut : •Butiran tentang mesyuarat – Nama mesyuarat – Bilangan kali mesyuarat – Tarikh – Masa – Tempat
•
Dokumen
•
Bahan bertulis untuk dibincangkan atau dijadikan bahan rujukan utama (jika ada)
•
Senarai Kehadiran
•
Senarai lengkap anggota yang hadir penting bagi pengesahan minit dan pandangan mereka sama ada sah atau tidak.
Kehadiran ditulis mengikut susunan yang berikut : • Hadir - nama anggota mesyuarat yang hadir serta jawatan
• Turut hadir - senarai nama (bukan AJK) yang hadir sebagai pemerhati atau undangan khas • Tidak hadir - senarai nama anggota yang tidak hadir (sama ada dengan alasan atau tidak)
Isi Minit Mesyuarat • • • • • • • •
Ucapan alu-aluan pengerusi majlis Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu Perkara berbangkit Perkara yang ditetapkan dalam agenda Hal-hal lain Ucapan penutup/penangguhan oleh pengerusi Tandatangan pencatat (setiausaha) Tandatangan penyemak/pengerusi mesyuarat
• Setelah rangka minit mesyuarat siap tunjuk pengerusi untuk disemak tidak lewat tiga (3) hari selepas mesyuarat. • Selepas itu : • Fotostat minit yang telah disemak hantar setiap anggota seminggu selepas mesyuarat • Satu salinan disimpan dalam fail mesyuarat
PENGESAHAN MINIT MESYUARAT • Pengerusi mengarah setiausaha membaca minit mesyuarat • Minit disemak dengan teliti oleh ahli yang hadir • Pembetulan dibuat terhadap ejaan dan fakta (jika terdapat kesalahan)
• Semua pembetulan mesti ditandatangani oleh pengerusi pada tempat yang salah
• Perkara berbangkit – laporan sebarang tindakan dan keputusan yang terakhir secara ringkas. • Minit juga menyentuh tindakan susulan yang perlu diambil oleh jabatan atau institusi atau pegawai yang berkenaan
• Mencatat hal-hal lain dan perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat Setelah disahkan dan mendapat cadangan dan sokongan, pengerusi menandatangani minit pada tempat yang disediakan
• CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BAIK • Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas, tepat dan padat, laras bahasanya bersifat formal- menggunakan kata dan ungkapan bahasa rasmi. Misalnya :
– BETUL : memandangkan bahawa
.............maka....... – SALAH : kerana, oleh sebab, atau sebab – BETUL – SALAH
: berbangkit daripada ........... : oleh itu
– BETUL : beliau berpendapat .......... – SALAH : beliau berfikir .......... – BETUL : beliau atau mereka – SALAH : saya, kita, anda atau saudara....
•
Semasa menulis minit mesyuarat, ayat yang digunakan perlu menggambarkan keputusan yang dibuat berdasarkan persetujuan anggota mesyuarat. Misalnya:
•
Mesyuarat bersetuju menerima ...................
•
Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa ..................
•
Gaya bahasa berbentuk ungkapan- katakata tertentu yang dijadikan ungkapan khusus seperti :
•
Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti tanpa sebarang pindaan. Contohnya : a. Jawatankuasa kecil penganugerahan...................... telah mengesahkan minit mesyuarat yang telah diadakan pada........................tanpa
sebarang
pindaan
•
Minit mesyuarat yang diadakan pada ……………….telah disahkan tanpa sebarang
pindaan
• Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti dengan pindaan. Contohnya : a). Lembaga pentadbir telah mengesahkan minit mesyuarat yang diadakan pada ………………dengan pindaan yang berikut : • i) • ii) • iii)
…………………….. ……………………….. ……………………….
b). Minit mesyuarat yang diadakan pada ……………………… telah disahkan dengan pindaan yang berikut :
i) ……………………….. ii) ………………………… iii) …………………………
• Sekiranya ada pindaan, pembatalan dan penggantian. Contohnya : • a). Batalkan ceraian ……….. yang berbunyi • b). Gantikan dengan …
• Ungkapan yang sering digunakan untuk melaporkan perbincangan semasa mesyuarat ialah :
• Mengusulkan, Membahaskan, dibahaskan • Mencadangkan, Membincangkan,
dibincangkan • Mengesyorkan, disyorkan
• Contohnya : • a). Mesyuarat mengusulkan pihak terbabit meneliti semula tawaran yang dikemukakan semula. • b). Mesyuarat mencadangkan pihak berkenaan mengkaji hal tersebut dengan teliti • c). Mesyuarat mengesyorkan pihak berwajib melonggarkan syarat kemasukan yang ada sekarang.
• Sesuatu ketetapan mesyuarat dilaporkan dengan ungkapan seperti yang berikut : • Bersetuju atau menolak • Meluluskan atau tidak meluluskan • Memperakukan atau tidak memperakukan
• Contohnya : a). Mesyuarat bersetuju menerima usul yang dikemukakan b). Mesyuarat bersetuju tidak meluluskan permohonan penduduk kampung itu
c). Mesyuarat bersetuju tidak memperakukannya kepada pihak pentadbir cadangan berkenaan
• Ayat (bahasa) dalam minit mesyuarat berbentuk ayat berlapis, iaitu satu ayat utama dan ayat tambahan yang dihubungkan dengan ungkapan seperti yang berikut : • Bahawa, supaya dan yang
• Contohnya : • a). Mesyuarat bersetuju bahawa semua peserta yang menghadiri bengkel penulisan cerpen ini diberikan sijil penyertaan. • b). Pengerusi mengumumkan bahawa guru besar pada minggu lalu.......
•
Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan, nama atau jawatan orang yang dipertanggungjawabkan perlu dicatatkan (lihat contoh minit mesyuarat).
•
Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu dicatatkan dalam minit mesyuarat bukan ditamatkan kerana mesyuarat akan disambung pada masa akan datang, melainkan mesyuarat itu kali yang terakhir. Contohnya :
•
Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 4.30.petang.
