MINIT MESYUARAT KRITERIA PENARAFAN BINTANG PENGURUSAN PENTADBIRAN KALI KEEMPAT

MINIT MESYUARAT KRITERIA PENARAFAN BINTANG PENGURUSAN PENTADBIRAN KALI KEEMPAT

TARIKH

: 24 JULAI 2014

MASA

: 9.00 PAGI

TEMPAT

: BILIK PUTRA 1, PEJABAT PENDAFTAR

KEHADIRAN : LAMPIRAN A

MINIT

AGENDA

4.1

KATA ALU-ALUAN

TINDAKAN/ MAKLUMAN

Pengerusi –

4.2

3.1.1

mengalu-alukan kehadiran ahli mesyuarat ke Mesyuarat Penarafan Bintang Pengurusan Pentadbiran kali keempat dan memaklumkan YBhg. Dato’ Pendaftar tidak dapat mempengerusikan mesyuarat.

3.1.2

memaklumkan kriteria yang telah dimurnikan akan dibentangkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Universiti untuk diperakui bagi penarafan dan buat permulaan akan diguna pakai kepada entiti perkhidmatan dan dijadikan pengukuran yang komprehensif.

PENGESAHAN MINIT MESYUARAT KRITERIA PENARAFAN BINTANG PENGURUSAN PENTADBIRAN KALI KEEMPAT Minit Mesyuarat Kriteria Penarafan Bintang Pengurusan Pentadbiran Kali Keempat telah disahkan tanpa pindaan.

1

MINIT

AGENDA

4.3

PERKARA BERBANGKIT

TINDAKAN/ MAKLUMAN

Mesyuarat bersetuju Status Tindakan pada Lampiran 1 dilihat bersama agenda empat iaitu Perbincangan Penambahbaikan.

4.4

PERBINCANGAN PENAMBAHBAIKAN Ahli mesyuarat mengambil perhatian terhadap perkara berikut; 4.4.1 Kriteria Kewangan Mengambil maklum berkaitan laporan melalui e-mail yang Tindakan: telah dimajukan iaitu peneraju akan menggantikan kriteria Pejabat yang sedia kepada perkara Kontrak Pembersihan Bangunan di Bursar Pusat Tanggungjawab dan Pengurusan Pembelian Terus di Pusat Tanggungjawab. 4.4.2 Kriteria Indeks Akauntabiliti Pengurusan Kewangan Menagmbil maklum kriteria Indeks Akauntabiliti Pengurusan Makluman Kewangan telah diperakui pada meyuarat yang lepas. 4.4.3 Kriteria Pengurusan Manusia

dan

Perkhidmatan

Sumber

Pengurusan Sumber Manusia Mengambil maklum Kriteria Pengurusan Sumber Manusia bagi Tindakan : aspek pelantikan secara kontrak, hanya perkara berikut Bahagian dikekalkan: Pengurusan Sumber a. item 2 iaitu “Mengemukakan permohonan lantikan semula Manusia, Bukan Akademik mengikut tempoh yang ditetapkan” Pejabat Pendaftar b. item 4 iaitu “Permohonan peletakan jawatan memenuhi tempoh notis (kecuali permohonan pemendekan notis)” sahaja dikekalkan

2

MINIT

TINDAKAN/ MAKLUMAN

AGENDA Perkhidmatan Sumber Manusia

Mengambil maklum kertas Lampiran 2 dan memohon agar Tindakan : mengambil tindakan bagi perkara berikut: Bahagian Perkhidmatan a. Kriteria Pengendalian Laporan Penilaian Prestasi Tahunan Sumber diteliti semula penulisan bagi item 1 berkaitan pelaksanaan Manusia, Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Pejabat dan melihat semula item 2 berkaitan “Minit Mesyuarat Pendaftar PPSM PTJ yang lengkap” dari segi logik. b. Pada Kriteria Pengendalian Laporan Penilaian Prestasi Tahunan, item 1 pada skala 5, “PTJ mengemukan Keputusan mesyuarat PPSM lengkap dan mendapat pengesahan Ketua PTJ yang ditetapkan (kurang 5 hari)” dipinda kepada “PTJ mengemukan Keputusan mesyuarat PPSM lengkap dan mendapat pengesahan Ketua PTJ dalam tempoh 5 hari yang ditetapkan (kurang 5 hari)” c. Kriteria Pengurusan Cuti Tahunan, item 1 iaitu “adakah penyata cuti tahunan dicetak dan disahkan selewatlewatnya pada minggu pertama bulan Mac” hanya akan digunakan untuk tahun ini sahaja dan bagi tahun akan dating akan disemak semula.

4.4.4

Kriteria Pengurusan Pekerjaan

Keselamatan

dan

Kesihatan

Bersetuju agar Peneraju meneliti semula aspek entiti Tindakan : perkhidmatan dan akan membawa kriteria terbaharu pada Pejabat mesyuarat akan datang. Pengurusan Keselmatan dan Kesihatan Pekerjaan

3

MINIT

TINDAKAN/ MAKLUMAN

AGENDA 4.4.5 Kriteria Pembangunan Sumber Manusia

Bersetuju dengan kriteria yang dibentangkan iaitu seperti Tindakan: pada Lampiran 3 dengan mengambil perhatian terhadap Bahagian perkara berikut: Pembangunan Sumber a. meminda pengukuran kepada penggunaan skala bagi Manusia, menyeragamkan antara yang lain; Pejabat Pendaftar b. melihat semula peratusan dan skala bagi peratus staf PTJ Mengikuti 7 Hari Latihan; c. meneliti semula skala bagi perkara bilangan latihan kategori ‘Latihan’ dan/atau ‘Sesi Pembelajaran’ Anjuran PTJ d. meneliti semula Penyediaan Takwim Latihan PTJ akan dilihat semula dari aspek skala Secara dasar pindaan adalah seperti berikut: BIL.

PERKARA

MARKAH

1.

Peratus Staf PTJ Kurang 80% Mengikuti 7 Hari 80%-84.99% Latihan 85%-89.99% 90%-94.99% 95%-100%

2.

Bilangan latihan kategori ‘Latihan’ dan/atau ‘Sesi Pembelajaran’ Anjuran PTJ

Tiada (0 Markah) 1 Program (4 Markah) - 1 2 Program (8 Markah) - 2 3 Program (12 Markah) - 3 4 Program (16 markah) - 4 5 Program dan lebih (20 markah) -5

3.

Penyediaan Takwim Latihan PTJ

Ada Tiada

(15 Markah) - 1 (18 Markah) - 2 (20 Markah) - 3 (22 Markah) - 4 (25 Markah) - 5

(5 Markah) - 5 (0 Markah) - 0

4

MINIT

AGENDA

TINDAKAN/ MAKLUMAN

4.4.6 Kriteria Lawan Web PTJ Bersetuju nama skop adalah Kandungan Laman Web PTJ dan mengambil maklum kriteria pada Lampiran 4 yang mana akan dimasukkan unsur-unsur bonus dan pemurnian masih Tindakan : peringkat semakan serta akan dibentangkan pada mesyuarat Pusat akan datang. Pembangunan Maklumat dan 4.4.7 Pusat Tanggungjawab Yang Terlibat Komunikasi Mesyuarat bersetuju agar memasukkan PTJ yang tidak terlibat dengan MYRA sebagai entiti turut dinilai.

4.5

Tindakan : Semua Peneraju Kriteria

HAL-HAL LAIN 4.5.1 Tarikh akhir menghantar kriteria penarafan bintang Mesyuarat bersetuju tarikh akhir untuk mengemukakan Makluman pembetulan kriteria bagi peneraju adalah pada 13 Ogos 2014.

4.5.2 Kertas penarafan bintang pengurusan pentadbiran kepada Jawatankuasa Pengurusan Universiti Mesyuarat bersetuju kertas penarafan bintang pengurusan Tindakan : pentadbiran dikemukakan kepada Jawatankuasa Pengurusan Sekretariat Universiti setelah Mesyuarat Kelima dilaksanakan. 4.6

PENANGGUHAN MESYUARAT Mesyuarat ditangguhkan jam 10.45 pagi dan Mesyuarat Kelima dijadualkan secara tentatif pada 15 Ogos 2014.

5

LAMPIRAN A SENARAI KEHADIRAN KRITERIA PENARAFAN BINTANG PENGURUSAN PENTADBIRAN KALI KEEMPAT

HADIR 1. Puan Noorizai Haji Mohd Noor 2. Tuan Haji Rosdi Wah 3. Puan Siti Rozana Supian 4. Encik Ramli bin Sulong 5. Puan Zainora Abdul Talib 6. Encik Muhazam Mansor 7. Encik Mohd Nazri Yassin 8. Encik Mohd Naim Mohd Ishak 9. Encik Ludinata Misnun 10. Puan Noraihan Noordin

- Pengerusi

- Setiausaha

TURUT HADIR 1. 2. 3. 4.

Encik Shafri Ahmad (Wakil Encik Rosmi Othman) Encik Norman Azlan bin Osman Encik Mat Razi Abdullah Puan Rozi Tamin

TIDAK HADIR DENGAN KENYATAAN 1. 2. 3. 4.

YBhg. Dato’ Wan Azman Wan Omar Puan Rohani Abdul Latif Encik Rosmi Othman Encik Abdullah Arshad

6

LAMPIRAN 1

vvvvvvvvvv STATUS TINDAKAN BERDASARKAN MINIT MESYUARAT KRITERIA PENARAFAN BINTANG PENGURUSAN PENTADBIRAN KALI KETIGA PADA 23 JUN 2014

MINIT 3.3.1 (b)

PERKARA/TINDAKAN Peneraju kriteria pengurusan kewangan meneliti semula kriteria kerana pengukuran yang dipaparkan adalah lebih merujuk kepada aktiviti di peringkat Pejabat Bursar dan sukar diukur di peringkat Pusat Tanggungjawab.

STATUS Akan dibentangkan semasa mesyuarat

Tindakan : Peneraju Skop Kewangan 3.3.4 (b)

Peneraju meneliti semula kriteria penarafan berkaitan pelantikan secara kontrak yang mana tidak melibatkan pegawai akademik kerana penarafan bintang hanya terpakai untuk enititi perkhidmatan buat permulaan.

Akan dibentangkan semasa mesyuarat

Tindakan : Peneraju Skop Pengurusan Sumber Manusia 3.3.4 (c)

Aspek pengurusan cuti dilihat semula proses kriteria kerana Lampiran 1 terdapat proses yang tidak sama seperti pelaksanaan. Tindakan : Peneraju Skop Perkhidmatan Sumber Manusia

3.3.5 (b)

Kriteria yang dibentangkan dan pihak peneraju kriteria perlu Akan meneliti semula kriteria yang hanya diguna pakai untuk entiti dibentangkan perkhidmatan sahaja. semasa mesyuarat Tindakan : Peraju Skop Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

3.3.6 (b)

Peneraju kriteria meneliti semula kriteria kerana terdapat Lampiran 2 pengukuranbukan di bawah kawalan Pusat Tanggungjawab kontrak; pengukuran kumpulan akademik hendaklah dimansuhkan); dan Tindakan : Peneraju Skop Latihan Bukan Akademik

-1- |2

LAMPIRAN 1 MINIT

PERKARA/TINDAKAN

STATUS

3.3.7 (c)

Melihat semula kriteria dan tajuk yang sesuai bagi koordinasi Akan semula input kriteria serta nama kriteria. dibentangkan semasa Tindakan : Peneraju Pengurusan ICT mesyuarat

3.6 (b)

Kriteria yang tidak dinilai berdasarkan setiap PTJ, tetapi Lampiran 3 berdasarkan PTJ yang besar, secara automatik markah akan di sama ratakan. Tindakan : Setiap penilai

3.7.2

Kertas penarafan bintang pengurusan pentadbiran Cadangan dikemukakan kepada Jawatankuasa Pengurusan Universiti adalah pada setelah Mesyuarat Keempat dilaksanakan. 13 Ogos 2014 Tindakan : Sekretariat

-2- |2

LAMPIRAN 2

Kriteria Penarafan Bintang Pengurusan Pentadbiran Perkhidmatan Sumber Manusia

BIL

KRITERIA

1

2

Tidak Memuaskan

Kurang Memuaskan

PTJ tidak mengemukan keputusan Mesyuarat PPSM

PTJ mengemukan Keputusan mesyuarat PPSM tetapi tidak membuat pengesahan oleh Ketua PTJ melebihi tempoh yang ditetapkan

SKOR 3

4

5

Memuaskan

Baik

Cemerlang

PTJ mengemuka n keputusan mesyuarat PPSM dan mendapat pengesahan Ketua PTJ tetapi melebihi tempoh yang ditetapkan

PTJ mengemukan Keputusan mesyuarat PPSM lengkap dan mendapat pengesahan Ketua PTJ dalam tempoh yang ditetapkan

PTJ mengemuka n Keputusan mesyuarat PPSM lengkap dan mendapat pengesahan Ketua PTJ dalam tempoh yang ditetapkan (kurang 5 hari)

1

Keputusan Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) PTJ untuk pencalonan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) yang telah disahkan oleh Ketua PTJ diterima dalam tempoh yang ditetapkan

2

Memenuhi 20% kuota 40% kuota 60% kuota 80% kuota 100% kuota Kuota 8% dipenuhi dipenuhi dipenuhi dipenuhi dipenuhi daripada bilangan staf aktif dicalonkan sebagai penerima APC dapat dipenuhi.

LAMPIRAN 2

Kriteria Penarafan Bintang Pengurusan Pentadbiran Perkhidmatan Sumber Manusia

PENGURUSAN CUTI DALAM PERKHIDMATAN Bil.

Kriteria

1 Tidak memuaskan

2 Kurang memuaskan

3 Memuaskan

4 Baik

5 Cemerlang

1

Penyata cuti tahunan dicetak, disemak dan direkod selewatlewatnya pada bulan April

20% Penyata cuti tahunan dicetak, dan direkod mengikut tempoh





2

Staf membuat permohonan bawa baki cuti rehat/pengump ulan faedah Gantian Cuti Rehat sebelum bulan April

20% Staf membuat permohonan bawa baki cuti rehat/ pengumpulan faedah GCR mengikut tempoh



80% Staf membuat permohonan bawa baki cuti rehat/ pengumpula n faedah GCR mengikut tempoh


3.

Pegawai Yang Melaksana (PYM) merekod pengambilan cuti sakit ke dalam sistem dalam tempoh 3 hari bekerja selepas diluluskan oleh Ketua Jabatan

20 % PYM merekodkan pengambilan cuti sakit ke dalam sistem mengikut tempoh setelah diluluskan oleh Ketua Jabatan dan difailkan dengan teratur



80 % PYM merekodkan pengambila n cuti sakit ke dalam sistem mengikut tempoh setelah diluluskan oleh Ketua Jabatan dan difailkan dengan teratur


LAMPIRAN 3 Kriteria Penarafan Bintang Pengurusan Pentadbiran Skop Pembangunan Sumber Manusia

Pembangunan Sumber Manusia mengambil kira kriteria seperti berikut: BIL.

PERKARA

MARKAH

1.

Peratus Staf PTJ Mengikuti 7 Hari Kurang 80% Latihan 80%-84.99% 85%-89.99% 90%-94.99% 95%-100%

2.

Bilangan latihan kategori ‘Latihan’ Tiada (0 Markah) dan/atau ‘Sesi Pembelajaran’ Anjuran 1 Program (4 Markah) PTJ 2 Program (8 Markah) 3 Program (12 Markah) 4 Program (16 markah) 5 Program dan lebih (20 markah)

3.

Penyediaan Takwim Latihan PTJ

Ada Tiada

(15 Markah) (18 Markah) (20 Markah) (22 Markah) (25 Markah)

(5 Markah) (0 Markah)

LAMPIRAN 4

LAMPIRAN 4

LAMPIRAN 4

LAMPIRAN 4

MINIT MESYUARAT KRITERIA PENARAFAN BINTANG PENGURUSAN PENTADBIRAN KALI KEEMPAT

Recommend Documents