JURNAL ILMIAH RANGGAGADING Volume 10 No. 1, April 2010 : 84 - 89
PENGENDALIAN BIAYA PERAWATAN PERALATAN GSE (GROUND SUPPORT EQUIPMENT) KAITANNYA DENGAN EFISIENSI BIAYA OPERASIONAL PADA PT GAPURA ANGKASA JAKARTA Oleh * Supardji, *Enjang Tachyan Budiyanto dan Anto Hidayat * Dosen Tetap Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Kesatuan Bogor
ABSTRACT Cost control is a very important matter for a company to hold out this day. In a long period of time, profit attainment level influenced by how far a company effective and efficiently managed by, or in other words how far the company definite resources benefit aimed to productive effort. In the company management purpose, in order to carry out cost there must be a control which used by the management to measure and to service the implementation along with compare between result and it’s aim. It’s cost control in order to make the company to be able to do some operational cost efficiency. The intention of this research is to control maintenance cost in a flight service company. The evaluation done to know whether control maintenance cost was doing good enough to minimized the cost in order to reach efficiency level. The writers do research in PT. Gapura Angkasa located in Soekarno-Hatta Airport branch Cengkareng. In addition PT Gapura Angkasa is a ground handling service company. The research result shows that the control of GSE tools maintenance cost in PT. Gapura Angkasa was basically in a good managed, therefore it reached efficiency level the company expected. But to deal with the uncertainty of world of economy this day such as global financial crisis happened today, thes company should be more careful enough in operational activities. Keywords : Cost Control, Efficiency Cost
PENDAHULUAN Pengendalian adalah usaha sistematis manajemen untuk mencapai tujuan. Aktivitasaktivitas dimonitor secara terus-menerus untuk memastikan bahwa hasilnya berada pada batasan yang diinginkan. Hasil aktual untuk setiap aktivitas dibandingkan dengan rencana, dan jika ada perbedaan yang signifikan, tindakan perbaikan dapat dilakukan. Manajemen dapat mengevaluasi setiap hasil kegiatan yang telah dilakukan yaitu
membandingkan antara anggaran dengan realisasinya, kemudian berusaha menemukan sebab terjadinya penyimpangan kalau memang terjadi penyimpangan. Untuk mengetahui perusahaan akan berjalan dengan efektif dan efisien sesuai dengan rencananya, maka diperlukan suatu proses yang dapat digunakan oleh para manajer, sehingga dengan proses tersebut manajer merasa yakin bahwa sumber-sumber perusahaan diproses dan dipergunakan secara efektif dan efisien. Proses tersebut berupa suatu sistem pengendalian manajemen, untuk
Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 10 No. 1, April 2010
mengarahkan dan memotivasi seluruh anggota organisasi dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan. Dengan mempergunakan sistem pengendalian tersebut, manajemen harus merencanakan dan mengendalikan semua kegiatan organisasi sedemikian rupa sehingga dapat menghindari penyimpanganpenyimpangan yang bisa menyebabkan kerugian perusahaan. Agar suatu perusahaan dapat berjalan dan berkembang, dibutuhkan suatu pengelolaan atau manajemen yang tepat. Dalam suatu perusahaan, pengendalian biaya merupakan suatu hal yang mutlak, dan pelaksanaanya harus dijaga dan dikendalikan sesuai dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Bagi manajemen, dengan adanya pembagian tugas dan wewenang yang jelas akan mempermudah untuk menyelenggarakan dan memelihara pencatatan data secara kuantitatif dan mudah memecahkan masalah yang dihadapi. Untuk dapat memastikan perusahaan telah melaksanakan rencana yang telah ditetapkan, maka dapat dibuat suatu pengendalian organisasi, pengendalian strategi dan pengendalian manajemen. Pengendalian organisasi merupakan kegiatan yang mengarahkan sekumpulan variabel (mesin, orang, peralatan) menuju sasaran yang telah ditetapkan perusahaan. Pengendalian strategi adalah metode dan analisis yang digunakan untuk memantau, mengevaluasi, dan memodifikasikan strategi dalam menyesuaikan kegiatan-kegiatan organisasi dengan kebutuhan untuk bertahan hidup yang ditimbulkan oleh kekuatan luar yang terus-menerus berubah, sedangkan pengendalian manajemen mencakup semua metode, prosedur dan sasaran yang digunakan manajemen untuk memastikan terpenuhinya kebijakan-kebijakan dan strategi organisasi. Pengendalian manajemen atas setiap aktivitas yang dilakukan dalam perusahaan harus dilaksanakan dengan baik. Pengendalian merupakan suatu proses pengukuran dan pengevaluasian suatu aktivitas dalam perusahaan. Manajemen dapat mengevaluasi setiap hasil kegiatan yang telah dilakukan yaitu dengan membandingkan antara rencana yang telah ditetapkan, yaitu anggaran, dengan realisasinya, kemudian berusaha menemukan
sebab terjadinya penyimpangan kalau memang terjadi penyimpangan, mencari solusi pemecahan dan mengambil keputusan guna memperbaiki penyimpangan yang terjadi. Pengendalian biaya sangat penting bagi bertahannya suatu perusahaan dewasa ini. Dalam jangka panjang, tingkat pencapaian laba secara langsung dipengaruhi oleh seberapa jauh perusahaan dikelola secara efektif dan efesien, atau dengan kata lain sejauh mana pemanfaatan sumber daya perusahaan yang terbatas tersebut diarahkan pada usaha yang produktif. Dalam fungsi manajemen perusahaan, dalam pengelolaan biaya harus terdapat pengendalian dimana fungsi ini merupakan proses yang digunakan manajemen untuk pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan dengan membandingkan antara hasil dengan tujuan yang ingin dicapai. Pengendalian biaya ini dimaksudkan agar perusahaan mampu untuk melakukan efisiensi biaya operasional dalam melaksanakan kegiatannya.
METODE PENELITIAN Untuk memperoleh data yang diperlukan dalam penulisan ini, maka penulis menggunakan metode deskriptif kualitatif yang bertujuan untuk menggambarkan sifat sesuatu yang tengah berlangsung pada saat riset dilakukan dan memeriksa sebab-sebab dari suatu kejadian, dan juga menggambarkan objek penelitian yang sebenarnya dengan menampilkan data relevan yang tersedia, kemudian disusun, dipelajari dan dianalisa lebih lanjut mengenai Pengendalian Biaya Perawatan Peralatan GSE (Ground Support Equipment) Kaitannya dengan Efisiensi Biaya Operasional Pada PT. Gapura Angkasa Jakarta.
HASIL DAN PEMBAHASAN Pengendalian biaya perawatan peralatan GSE pada PT. Gapura Angkasa merupakan pedoman agar biaya sesungguhnya tidak melebihi jumlah yang telah ditetapkan dan disetujui dari perencanaan yang telah dibuat sebelumnya. Dengan adanya pengendalian 85
SUPARDJI, TACHYAN dan HIDAYAT, Pengendalian Biaya Perawatan GSE
biaya perawatan peralatan GSE dalam aktivitas/kegiatan operasional perusahaan, penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam pengendalian biaya perawatan peralatan GSE dapat dideteksi untuk kemudian diambil suatu koreksi untuk melakukan perbaikan. Dalam menunjang pengendalian biaya perawatan GSE dimana pengendalian biayanya dimaksudkan untuk mengimbangi biaya yang dikeluarkan untuk meminimalkan biaya perawatan GSE agar mencapai tingkat efisiensi, maka PT. Gapura Angkasa melakukan pengendalian biaya perawatan peralatan GSE dengan mengurangi biaya dengan mengerahkan segala usaha untuk menggunakan semuanya secara lebih efektif dan efisien agar diperoleh lebih banyak hasil dengan biaya yang sedikit dan menggunakan anggaran yaitu dengan membandingkan pelaksanaan/realisasi biaya perawatan peralatan GSE dengan standar (anggaran) perusahaan yang telah disahkan dan apabila terjadi selisih atau penyimpangan maka dapat dilakukan revisi atau perbaikan anggaran. Menurut penulis, proses pengendalian biaya perawatan pada PT. Gapura Angkasa dalam mencapai tingkat efisiensi telah dilaksanakan dengan baik, hal ini dapat dilihat dari aktivitas/kegiatan yang telah dilakukan oleh unit teknik, yaitu: 1. Dalam menganggarkan biaya peralatan GSE unit teknik merencanakan peralatan GSE dengan berpedoman pada buku panduan peralatan. Dari buku panduan tersebut unit teknik membuat perencanaan spare part/material untuk perawatan/perbaikan. Didalam perencanaan perawatan tersebut dijelaskan kegiatan/rencana kerja unit teknik atas suatu alat yang meliputi pemeriksaan GSE status, laporan kerusakan dan stock spare part. Perencanaan perawatan tersebut menjelaskan kegiatan/aktivitas unit teknik dalam satu tahun dan dibagi lagi menjadi beberapa bulan. Selain itu, dalam menganggarkan biayanya unit teknik melihat pada nilai historis (biaya masa lalu) dan stock/persediaan barang yang ada di gudang agar dalam menganggarkan biaya tidak terjadi pemborosan biaya. 2. Cara pelaksanaan biaya GSE yang terjadi di unit teknik dengan cara melihat stock 86
3.
material (persediaan barang) peralatan GSE yang ada di gudang yang kurang/habis pakai/telah habis masa manfaatnya baik itu terjadi karena ada kerusakan/perbaikan peralatan GSE, kegiatan perawatan peralatan GSE ataupun karena peralatan GSEnya yang telah habis masa manfaatnya, apabila persediaan alat-alat GSE yang diperlukan unit teknik tidak ada di gudang maka unit teknik melakukan pengadaan barang/jasa melalui Internal Service dan Unit keuangan/anggaran. Dalam hal ini Internal Service hanya melakukan pengadaan barang sampai barang/peralatan GSE yang diperlukan unit teknik tersedia sedangkan unit keuangan/anggaran melakukan pembayaran atas pembelian barang spare part tersebut setelah itu unit anggaran melakukan/mencatat realisasi/ pengurangan anggaran biaya GSE ke dalam kartu anggaran yang selanjutnya akan disampaikan/diberitahukan kepada unit teknik sehingga unit teknik mengetahui berapa pelaksanaan biaya GSE yang telah dikeluarkan untuk membeli barang/alat-alat GSE yang diperlukannya dan mengetahui berapa besar sisa saldo anggaran untuk barang/alat-alat GSE yang telah dibelinya dan unit teknik dapat membandingkan realisasi/pelaksanaan biaya GSE dengan anggaran sehingga jika terjadi selisih atau penyimpangan dapat melakukan revisi dan perbaikan anggaran. Laporan perawatan dan pelaksanaan biaya GSE disampaikan oleh unit teknik setiap bulan kepada unit keuangan/anggaran dalam bentuk soft copy dan dikirim lewat email selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya. Setelah itu unit keuangan/ anggaran setiap triwulanan/tahunan memberitahukan kepada unit teknik tentang berapa pelaksanaan/realisasi biaya GSE untuk aktivitas/kegiatan perawatan yang telah dilakukan oleh unit teknik sehingga unit teknik mengetahui berapa besar sisa saldo anggaran yang telah dipakai, dengan itu maka unit teknik dapat mengendalikan biaya untuk alat-alat GSE tersebut sehingga tidak terjadi nilai deviasi (selisih) lebih/kurang.
Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 10 No. 1, April 2010
KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai pengendalian biaya perawatan peralatan GSE (Ground Support Equipment) yang dilakukan di PT. Gapura Angkasa, maka penulis dapat memberikan simpulan sebagai berikut: 1. Untuk memenuhi kebutuhan peralatan GSE dalam melaksanakan perawatan, maka divisi teknik harus membeli peralatan-peralatan yang dibutuhkan, akan tetapi dalam membeli atau mengadakan barang/jasa yang dibutuhkan tersebut tidak dilakukan oleh divisi teknik sendiri tetapi oleh internal service dan diketahui oleh divisi keuangan. 2. Unit teknik telah melaksanakan pemeliharaan/perawatan peralatan GSE dengan baik. Hal itu dapat dilihat dari kegiatan/aktivitas unit teknik dalam siklus pengelolaan alat produksi GSE yaitu dengan cara membuat perencanaan pemeliharaan/perawatan mencakup semua aktivitas yang berkaitan dalam mempertahankan peralatan sistem agar tetap dapat bekerja. 3. Cara penganggaran yang dilakukan oleh unit teknik telah dilaksanakan dengan baik. Hal tersebut dapat dilihat dari adanya perencanaan perawatan sebagai patokan dalam menganggarkan biaya, adanya asumsi/prediksi satu tahun ke depan dengan melihat nilai historis pada masa lalu, usulan anggarannya yang mencakup jangka waktu satu tahun, membandingkan usulan anggaran tahun ini dengan anggaran tahun lalu, usulan anggaran telah ditelaah dan disetujui oleh oleh pihak yang berwenang lebih tinggi dari penyusun anggaran, serta adanya revisi anggaran. 4. Pelaksanaan/realisasi biaya perawatan peralatan GSE berpedoman pada RKA yaitu dengan membandingkan pelaksanaan biaya perawatan peralatan GSE dengan anggaran yang telah dibuat oleh unit teknik sebelumnya sehingga apabila terjadi selisih atau penyimpangan dapat melakukan revisi dan perbaikan anggaran. 5. Untuk mencapai tingkat efisiensi dalam perawatan peralatan GSE PT. Gapura Angkasa melakukan pengendalian biaya
6.
perawatan peralatan GSE dengan mengurangi biaya dengan mengerahkan segala usaha untuk menggunakan semuanya secara lebih efektif dan efisien agar di peroleh lebih banyak hasil dengan biaya yang sedikit dan menggunakan anggaran yaitu dengan membandingkan pelaksanaan/realisasi biaya perawatan peralatan GSE dengan standar (anggaran) perusahaan yang telah disahkan. Proses pengendalian biaya perawatan pada PT. Gapura Angkasa dalam mencapai tingkat efisiensi telah dilaksanakan dengan baik, hal ini dapat dilihat dari aktivitas/kegiatan yang telah dilakukan oleh unit teknik, yaitu: a. Dalam menganggarkan biaya peralatan GSE unit teknik merencanakan peralatan GSE dengan berpedoman pada buku panduan peralatan. Dari buku panduan tersebut unit teknik membuat perencanaan spare part/material untuk perawatan/perbaikan. Didalam perencanaan perawatan tersebut dijelaskan kegiatan/rencana kerja unit teknik atas suatu alat yang meliputi pemeriksaan GSE status, laporan kerusakan dan stock spare part. Perencanaan perawatan tersebut menjelaskan kegiatan/aktivitas unit teknik dalam satu tahun dan dibagi lagi menjadi beberapa bulan. Selain itu, dalam menganggarkan biayanya unit teknik melihat pada nilai historis (biaya masa lalu) dan stock/ persediaan barang yang ada di gudang agar dalam menganggarkan biaya tidak terjadi pemborosan biaya. b. Cara pelaksanaan biaya GSE yang terjadi di unit teknik dengan cara melihat stock material (persediaan barang) peralatan GSE yang ada di gudang, baik itu terjadi karena ada kerusakan/perbaikan peralatan GSE, kegiatan perawatan peralatan GSE ataupun karena peralatan GSEnya yang telah habis masa manfaatnya, apabila persediaan alat-alat GSE yang diperlukan unit teknik tidak ada di gudang maka unit teknik melakukan pengadaan barang/jasa melalui 87
SUPARDJI, TACHYAN dan HIDAYAT, Pengendalian Biaya Perawatan GSE
7.
88
Internal Service dan Unit keuangan/ anggaran. Dalam hal ini Internal Service hanya melakukan pengadaan barang sampai barang/peralatan GSE yang diperlukan unit teknik tersedia sedangkan unit keuangan/anggaran melakukan pembayaran atas pembelian barang spare part tersebut setelah itu unit anggaran melakukan/ mencatat realisasi/pengurangan anggaran biaya GSE ke dalam kartu anggaran yang selanjutnya akan disampaikan/diberitahukan kepada unit teknik sehingga unit teknik mengetahui berapa pelaksanaan biaya GSE yang telah dikeluarkan untuk membeli barang/alat-alat GSE yang diperlukannya dan mengetahui berapa besar sisa saldo anggaran untuk barang/alat-alat GSE yang telah dibelinya dan unit teknik dapat membandingkan realisasi/ pelaksanaan biaya GSE dengan anggaran sehingga jika terjadi selisih atau penyimpangan dapat melakukan revisi dan perbaikan anggaran. c. Laporan perawatan dan pelaksanaan biaya GSE disampaikan oleh unit teknik setiap bulan kepada unit keuangan/anggaran dalam bentuk soft copy dan dikirim lewat email selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya. Setelah itu unit keuangan/anggaran setiap triwulanan /tahunan memberitahukan kepada unit teknik tentang berapa pelaksanaan/realisasi biaya GSE untuk aktivitas/kegiatan perawatan yang telah dilakukan oleh unit teknik sehingga unit teknik mengetahui berapa besar sisa saldo anggaran yang telah dipakai, dengan itu maka unit teknik dapat mengendalikan biaya untuk alat-alat GSE tersebut sehingga tidak terjadi nilai deviasi (selisih) lebih/kurang. Proses pengendalian biaya perawatan peralatan GSE telah dilaksanakan dengan baik yaitu dengan menetapkan anggaran sebagai dasar dalam melaksanakan pengendalian biaya, membandingkan realisasi biaya dengan anggaran biaya,
menentukan analisis selisih serta melaporkan penyebabnya serta melakukan tindak lanjut terhadap penyebab terjadinya selisih
DAFTAR PUSTAKA Carter., Usry., 2005, Akuntansi Biaya, Buku 2, Edisi 13, Diterjemahkan oleh : Krista, Salemba Empat, Jakarta. Charles T Horngren, Srikant M Datar, George Foster, 2002, Akuntansi Biaya : Dengan Penekanan Manajerial, Buku 1, Edisi 12, Diterjemehkan oleh : P A Lestari, Erlangga, Jakarta. Edward J Blocher, Kung H Chen, Gary Cokins, Thomas W Lin, 2007, Manajemen Biaya : Penekanan Strategis, Buku 1, Edisi 3, Diterjemahkan oleh : Tim Penerjemeh Penerbit Salemba, Salemba Empat, Jakarta. Kusnadi. 2001. Akuntansi Biaya: Tradisional dan Modern. Buku 2. Bandung. L. M. Samryn. 2001. Akuntansi Managerial: Suatu Pengantar. Edisi 1, cetakan 1, Raja Grafindo Persada, Jakarta. Mulyadi. 2001. Akuntansi Manajemen: Konsep, Manfaat dan Rekayasa. Salemba Empat, Jakarta. Mulyadi. 2003. Activity Based Cost System. Edisi 6, cetakan 1, UUP AMP YKPN, Yogyakarta. Ray H. Garrison. 2000. Akuntansi Manajemen. Buku 1, Edisi 3, cetakan 9. Diterjemahkan oleh : Bambang Purnomo Sidhi., Ewan Dukat. AK Group, Yogyakarta. S. Munawir. 2002. Akuntansi Keuangan dan Manajemen. FE. UGM. Yogyakarta. Soemarso. S. R, 2005, Revisi Akuntansi Suatu Pengantar, Buku 2, Edisi 5, Salemba Empat, Jakarta. Warren Reeve Fees, Up date 2008, Pengantar Akuntansi, Buku 1, Edisi 21, Diterjemahkan oleh : Aria Farahmita,
Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 10 No. 1, April 2010
Amunugrahani, Taufik Salemba Empat, Jakarta.
Hendrawan,
Welsch., Hilton and Gordon. 2000. Budgeting: planning and profit control. Buku 2, Edisi
1. Diterjemahkan oleh: Purwatiningsih, Maudy Warouw, Salemba Empat, Jakarta.
89
