PENGENALAN PEMROSESAN TRANSAKSI ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM (AIS) MAHSINA, SE, MSi
Univ e rsitas Bh ayang k ara (UBHARA) SURABAYA
Formulir (Electronic Form) Formulir adalah Secarik Kertas yang berisi Ruang untuk diisi (Konvensional) (Mulyadi, 2001:80) Formulir adalah Ruang (Template) yang dapat disi secara berurutan (sequence) berdasarkan aturan berlaku Manfaat Formulir Secara Umum, antara lain: 2. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. 3. Merekam data transaksi bisnis perusahaan. 4. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. 5. Menyampaikan informasi pokok dari orang kesatu ke orang lain didalam organisasi yang sama atau organisasi lain Manfaat penggunaan electronic form, antara lain: • Tidak pernah kehabisan formulir (paperless) 3. Tidak Pernah ketinggalan jaman 4. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari 5. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah 6. Kecepatan pengisian formulir 7. Penangkapan Data dilakukan hanya sekali 8. Tidak ada data yang mengambang.
Penggolongan Formulir Menurut sumbernya, antara lain: 1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan Contoh: Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition), Debit Note dll) 2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan Contoh: Surat Order Pembelian (Purchasing Order), faktur penjualan (Sales Invoice) dll. 3. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan Contoh: Rekening Koran Bank (Bank Statement), Surat Order Pembelian dari Pembeli dlll Menurut tujuan penggunaanya, antara lain: 1. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan Contoh: Bukti permintaan dan pengeluaran barang dari gudang (Material Requisition) 2. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan Contoh: Faktur Penjualan (Sales Invoice), Surat Muat (Bill of lading)
Prinsip Dasar Yang Melandasi Perancangan Formulir • • • • • • • • • • • • •
Pemanfaatan Tembusan atau Copy Formulir Penghindaran Duplikasi dalam Pengumpulan Data Rancangan Formulir yang Sederhana dan Ringkas Unsur Internal Check Dalam Merancang Formulir Nama dan Alamat Perusahaan Pada Formulir Nama Formulir Nomor Identifikasi Pada Setiap Formulir Formulir Besar Pencetakan Garis Pada Formulir Pencantuman Nomor Urut Tercetak Optimalkan penggunaan Optional (√ atau X) Formulir Ganda (Saat Print, Pemanfaatan karbon) Pembagian Zona dengan Logis
Perancangan Kode Rekening (Chart of Account/ COA) Chart of Account biasanya disusun atas dasar subklasifikasi dan kelompok sesuai dengan cara penyajian laporan keuangan (Suwardjono, 1994: 131) Kelompok Rekening Neraca (Balancesheet): 2. Capital 3. Long Term Liabilities 4. Other Liabilities Kelompok Rekening Income/ Expenses (PL): 5. Fixed Asset 2. Sales 6. Other Asset 3. Sales Adjustment 7. Current Asset 4. Cost of Good Sold 8. Current Liabilities 5. Other Incomes 9. Retained Earnings 6. Expenses 7. Taxation 8. Extra Ordinary Income 9. Appropriations
Special Account (Rekening Khusus): Membuat spesifikasi atas rekening tertentu dalam kaitan kebutuhan penyajian formulasi penyesuaian dalam laporan keuangan. Contoh: Opening Stock, Closing Stock, Bank Account, Cash Account. Subsidiary Ledger (Sub Ledger): is grouping account which has the same characteristics Contoh: by Organization, by Job or Project etc.
Perancangan Journal Transactions Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Pada dasarnya jurnal terbagi menjadi 2, yakni: General Journals dan Special Journals: Journals 3. Jurnal Umum (General Journal), biasanya digunakan untuk perusahaan kecil, untuk menampung semua jenis jurnal. 4. Jurnal Khusus (Special Jurnal), merupakan pemecahan dari jurnal umum. - Untuk mengumpulkan dan menggolongkan transaksi yang sama yang frekuensi terjadinya tinggi. - Untuk mengurangi frekuensi pekerjaan pembukuan kedalam buku besar (konteks manual) dan untuk menggolongkan transaksi yang dicatat. - Untuk memungkinkan perkerjaan pencatatan transaksi kedalam jurnal dilaksanakan oleh beberapa orang. - Untuk menciptakan pengendalian intern. Contoh: Revenue Journal, Cash Receipt Journal, Purchase Journal, Cash Payment Journal 10. Jurnal Penyesuaian (Adjustment Journal), biasanya dipergunakan untuk rekonsiliasi pencatatan transaksi keuangan perusahaan antar bagian baik internal maupun external.
Basicly, there were 2 method of Data Processing here: Online Processing & Batch Processing: Processing - Online Processing means enters and processes data as soon as source documents are available. This means database are available updated. - Batch Processing means accumulates source documents for a period of time and then processes them all at once daily, weekly or monthly. Jenis Jurnal yang biasanya terdapat dalam perusahaan besar, adalah sbb: 2. Jurnal Penjualan 3. Jurnal Pembelian 4. Jurnal Penerimaan Kas 5. Jurnal Pengeluaran Kas 6. Jurnal Umum 7. Jurnal Penyesuaian
