PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN PERGUDANGAN PADA PT. KHARISMA PRIMA ABADI
Naskah Publikasi
diajukan oleh Sumardi 09.02.7412
kepada JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
2
DEVELOPMENT OF WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM AT PT. KHARISMA PRIMA ABADI PENGEMBENGAN SISTEM MANAJEMEN PERGUDANGAN PADA PT.KHARISMA PRIMA ABADI Sumardi Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The development of the information technology these days is very quick since it is supported by the existence of internet , extranet , and intranet. It makes the society or an enterprise today to get many advantages if they can employ them. Therefore , PT.Kharisma Prima Abadi tries to develop the warehousing system which is written at first , meaning to say to use paper initially , yet , in its development It start to use the computer-based system in each transaction process it has. To use this computer-based system , the programmers need data that will be stored in a database saving the data of stock in and stock out in PT.Kharisma Prima Abadi. Thus , it eventually produces a kind of application that can be applied for each of employee of PT.Kharisma Prima Abad which is expected to be able to reduce the paper using in the recording of the data of stock in and stock out. At last , this application will enable PT.Kharisma to be able to gain its profits due to the maximization of the employee’s performance. Keyword : Warehouse , Warehousing system , Visual Basic 6.0 application , Database My SQL Server 2000
3
1.
PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG MASALAH Ilmu pengetahuan dan teknologi mengalami perkembangan secara dinamis dan cepat, salah satu hasil perkembangan teknologi adalah komputer. Komputer sebagai alat bantu manusia memiliki kelebihan diantaranya kecepatan, keakuratan, serta efisiensi pengolahan data dibandingkan dengan sistem manual dengan menggunakan kertas. Sehingga pengolahan data dengan menggunakan komputer sangat efesien. Sehingga perkembangan teknologi harus dapat dimanfaatkan untuk menunjang mutu dan kualitas perusahaan agar dapat meningkatkan keuntungan pada perusahaan. Pengolahan
data
dibagian
gudang
sebuah
perusahan
sangat
menentukan kinerja perusahaan tersebut, karena jika dibandingkan sebuah perusahaan komputerisasi
dengan
menggunakan
sangatlah
sistem
menguntungkan
manual
sebuah
dengan perusahaan
sistem yang
menggunakan sistem komputerisasi, dan sistem yang dibutuhkan juga harus bekerja secara akurat dalam pengolahan data sehingga mengurangi kesalahan dalam pengolahan data tersebut dan mengurangi pemakaian kertas. Penyimpanan data saat ini juga dikerjakan dan disimpan dalam format Microsoft Office Excel sehingga file-file data dari Microsoft Office Excel yang sudah dikerjakan kurang efektif bila digunakan untuk menyimpan data-data karena bisa terjadi kehilangan file tersebut dan bahkan terjadi korup pada file tersebut bila pada saat pengerjaan tiba-tiba saja listrik padam. Sistem pengolahan data yang digunakan pada PT. Kharisma Prima Abadi masih bersifat manual. Hal inilah yang membuat penulis terdorong untuk mengadakan
penelitian
tentang
“Pengembangan
Pergudangan Pada PT. Kharisma Prima Abadi”
Sistem
Manajemen
sehingga dalam proses
pendataan informasi barang dapat lebih baik.
1.2
RUMUSAN DAN PEMBATASAN MASALAH 1.
Rumusan Masalah Permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini antara lain :
a. Bagaimana aplikasi yang penulis rancang dapat di gunakan dengan efisien dan efektif pada PT.Kharisma Prima Abadi?
b. Apakah dengan pembuatan aplikasi tersebut Kualitatif Dan Kuantitatif dengan Microsoft My SQL Server 2000 dan Microsoft Visual Basic 6.0 dapat mempermudah pengolahan data di PT.Kharisma Prima Abadi
4
yang
berbasiskan
komputer
dibandingkan
cara
manual
yang
digunakan sebelumnya? 2.
Pembatasan Masalah Karena proses pendataan yang dipakai di PT.Kharisma Prima Abadi selama ini masih menggunakan proses manual dan menggunakan Microsoft Office Excel, maka penulis ingin membuat aplikasi untuk pengolahan pembelian dan penjualan pada PT.Kharisma Prima Abadi. Sedangkan bahasa pemrograman yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000.
1.3
TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN 1. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Memberikan sumbangan bagi perusahaan khususnya dalam bidang sistem informasi manajemen (SIM) dan penerapan teknologi komputer.
b. Menciptakan sistem baru atau mengembangkan sistem yang sudah ada menjadi akurat.
c. Untuk mengetahui tingkat efecktifitas kerja, waktu dan efisiensi 2.
Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Sebagai masukkan yang dapat dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan data gudang.
b. Mempunyai database dan sebuah interface dengan aplikasi yang mudah digunakan dapat memaximalkan kinerja yang sudah ada.
1.4
SISTEMATIKA PENULISAN TUGAS AKHIR Sistematika penulisan tugas akhir ini meliputi hal -hal sebagai berkut : Bab I : Pendahuluan Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, maksud dan tujuan dan sistematika penulisan. Bab II : Dasar Teori Bab ini berisi dan memuat konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, penjelasan singkat
mengenai Sistem Informasi
Menajemen, konsep dasar Inventori beserta metode dasar gudang, pengertian singkat Microsoft Visual Basic 6.0, dan pengenalan My SQL Server 2000.
5
Bab III : Tinjauan Umum Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum perusahaan yaitu tentang sejarah berdirinya perusahaan,
analsis dan perancangan
sistem. Bab IV : Implementasi dan Analisis Sistem Bab ini merupakan pembahasan secara detail mulai dari pembuatan
Sistem
Informasi
Manajemen
sampai
tahap
akhir
pembuatan suatu program. Di bab inilah semua pekerjakaan dijelaskan. Bab V : Penutup Pada bab terakhir ini dijelaskan tentang kesimpulan dan saran baik bagi pihak kampus maupun dari pihak perusahaan tempat kerja praktek sehingga didapat suatu cara yang baik bagi kedua belah pihak. Daftar Pustaka Lampiran
6
2. DASAR TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1
Definisi Sistem Definisi sistem secara umum, sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerjasama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai
menghasilkan keluaran (output) yang
diinginkan. 2.1.2
Karakteristik Sistem Sebuah sitem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu : a. Komponen system b. Batasan system c.
Lingkungan luar system
d. Penghubung system e. Masukkan system f.
Pengolah system
g. Keluaran system h. Sasaran system
2.2 Konsen Dasar Informasi 2.2.1 Kualitas Informasi Informasi yang berkualitas memiliki lima kriteria yaitu: a. Akurat b. Tepat waktu c.
Relevan
d. Jelas e. Lengkap
2.2.2 Siklus Informasi Jika kriteria informasi dapat dipenuhi, maka akan menghasilkan tindakan yang berarti bagi tingkat manajemen atau pimpinan. Data yang diolah melalui model menjadi informasi kemudian penerima menerima informasi tersebut lalu membuat keputusan dan melakukan tindakan
7
yang berarti, menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat data kembali. Data tersebut ditangkap menjadi input, diproses kembali melalui suatu model seterusnya menjadi siklus yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Input data
Proses
Informasi
Data
Keputusa Feed back Sumber : Penulis 2012
Gambar 2.1 Alur Siklus Informasi
2.3 Definisi Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manejemen adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi user dengan kebutuhan yang serupa. Pada user membentuk suatu entitas organisasi formal (perusahaan atau subunit dibawahnya). Informasi menjelaskan mengenai salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi dimasa lalu, sekarang dan masa depan.
2.4 Data Flow Diagram (DFD) DFD atau Diagram alir data merupakan gambaran sistem secara logical yang tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak atau struktur data. Data Flow Diagram ini sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika.
2.5 Konsep Dasar Inventory (Gudang) Inventori adalah barang yang dimiliki oleh perusahaan dengan maksud untuk dijual baik secara langsung maupun melalui proses produksi. Persediaan merupakan salah satu aktiva lancar perusahaan yang diharapkan mampu menghasilkan laba dalam proses penjualan.
8
2.6 Metode Dasar Gudang Gudang adalah bagian proses alur perusahaan bukan hanya tempat penyimpanan tetapi gudang yang benar-benar bisa dimanfaatkan.
2.7 Software yang mendukung 1. Microsoft My SQL Server 2000 Beberapa keunggulan dari bahasa pemrograman ini diantaranya: a. Microsoft My SQL Server 2000 merupakan program yang multithreaded, sehingga dapat dipasang pada server yang memiliki multi-CPU. b. Bekerja pada berbagai platform. (tersedia berbagai versi untuk berbagaisistem operasi).
c. Memiliki jenis kolom yang cukup banyak sehingga memudahkan konfigurasi sistem basis data.
d. Memiliki sistem keamanan yang baik dengan verifikasi host. e. Mendukung ODBC untuk sistem operasi Microsoft Windows. f. Mendukung record yang memiliki kolom dengan panjang tetap atau panjang bervariasi.
2. Microsoft Visual Basic 6.0 Visual
basic
merupakan
turunan
bahasa
pemrograman
BASIC dan menawarkan pengembangan perangkat lunak komputer berbasis grafik dengan cepat. a. Mengenal Microsoft Visual Basic 6.0 Bahasa pemrograman yang mengolah basis data salah satu diantaranya merupakan
adalah
visual
bahasa pemrograman
digunakan
sehingga
banyak
basic. yang
Visual paling
yang
basic handal
menggunakan.
Dibandingkan dengan bahasa pemrograman lain semisal pascal maka lebih mudah bagi kita menggunakan Visual Basic
dimana
dalam
menambahkan sendiri. b. Lingkungan Visual Basic 6.0
9
penulisan
kode
program
mampu
Pada lingkungan
Visual Basic terdiri
beberapa
menu
khusus, yaitu Menu Utama, Toolbar, Toolbox, Form Windows, Project Explorer, Jendela Properties, Form Layout Window, dan Jendela Kode. 1. Menu Utama 2. Toolbar 3. Toolbox 4. Form Window 5. Project Explorer 6. Jendela Properties 7. Form Layout Window Jendela Kode 3. Tinjauan Umum 3.1 Sejarah PT. Kharisma Prima Abadi mulai berdiri pada awal tahun 1994 dengan nama CV. Kharisma Prima Abadi dengan lokasi pertama atau awalnya di Jl. Suryonegaran No. 12 Yogyakarta, dan mulai berproduksi bulan Maret 1994. Seiring dengan perkembangan perusahaan, maka pada bulan Agustus 1995 bentuk perusahaan yang semula CV diganti menjadi PT (Perseroan Terbatas) dengan nama PT. Kharisma Prima Abadi dan lokasi perusahaan juga berpindah ke Jl. Kebon Agung Km. 1 No. 7 Sendangadi, Sleman, Yogyakarta. PT. Kharisma Prima Abadi adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang industry dengan menghasilkan produk kecap, dan saos, dengan nama atau merknya “PRIMA SARI”.
3.2 Lokasi Perusahaan PT. Kharisma Prima Abadi dalam melaksanakan aktivitas produksinya mengambil lokasi di kawasan industri jalan Kebonagung Km 1 No: 7 Kelurahan Sendangadi, Melati, Kabupaten Sleman
3.3 Visi dan Misi Perusahaan Visi dan misi didirikannya PT. Kharisma Prima Abadi sebagai berikut : a. Untuk mendapatkan laba melalui omset penjualan yang tinggi.
10
b. Untuk memperluas lapangan kerja bagi masyarakat sekitarnya. c.
Untuk memenuhi kebutuhan masyrakat dalam penggunaan penyedap makanan, yaitu kecap dan cuka
3.4
Struktur Organisasi Perusahaan struktur organiasi di PT. Kharisma Prima Abadi dapat diuraikan sebagai berikut : a. Direktur utama b. Wakil direktur c.
Manajer pemasaran
d. Manajer produksi e. Manajer akuntansi f.
Manajer sumber daya manusia
4. IMPLEMENTASI DAN ANALISIS SISTEM Implementasi program penilaian siswa kualitatif dan kuantitatif PT. Kharisma Prima Abadi dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft My SQL Server 2000. 4.1 Instalasi Jaringan Lokal Sebelum menggunakan aplikasi penilaian siswa kualitatif dan kuantitatif di PT.Kharisma Prima Abadi, perlu dilakukan instalasi jaringan lokal atau LAN (Local Area Networking) yang berfungsi untuk menghubungkan semua user yang ada pada menu login. Sedangkan instalasi tersebut terdiri dari: 1. Instalasi server yang berfungsi sebagai pusat seluruh data yang diproses. Adapun
dalam
aplikasi
ini,
setiap
masing-masing
jabatan
Admin
Internal,Gudang,dan Pemasaran bisa melakukan semua proses insert data, view data sesuai masing-masing form. 2. Instalasi client yang berfungsi sebagai pelaku dalam proses pendataan. Sedangkan bagian yang berperan sebagai client adalah bagian pengolahan data.
11
4.2 Analisis Sistem Di dalam menganalisa sistem, penulis ingin menerangkan tentang proses kerja aplikasi yang telah dibuat dan kuantitatif yang terdiri dari proses login sampai proses keluar atau exit. Adapun Pada Form login akan sukses bila Id user dan password user cocok pada database. Maka akan tampil menu utama yang terbagi 11 button yang akan aktif sesuai dengan jabatan masing-masing karyawan dan berfungsi memanggil form yang berguna untuk pengolahan data sesuai fungsi masingmasing form tersebut. 5. SARAN DAN KESIMPULAN 5.1 Kesimpulan Beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari sistem yang dibuat oleh penulis untuk memperbaiki kekurangan antara sistem yang lama dengan sistem yang baru,yakni : 1. Sistem Lama PT. Kharisma Prima Abadi masih mengolah data secara manual oleh admin-admin sehingga sering terjadi kehilangan faktur nota dan kehilangan filefile yang disimpan dalam Microsoft Office Excel dikarenakan file tersebut sudah sangat banyak.
2. Sistem Baru Pada program yang penulis buat ini bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat kinerja karyawan pada PT. Kharisma Prima Abadi. Sehingga kinerja karyawan yang bekerja dapat lebih dimaksimalkan. Sekarang dengan adanya aplikasi yang dibuat oleh penulis diharapkan pada saat karyawan bekerja lebih efisien, cepat dan akurat dalam pengolahan data yang masuk maupun keluar. Setiap admin juga dapat bertukar data melalui jaringan yang sudah ada.
12
5.2 Saran Berdasarkan hasil kesimpulan diatas, ada beberapa dasar pertimbangan bagi PT. Kharisma Prima Abadi untuk meningkatkan kinerja, penulis mencoba memberikan saran, antara lain : 1. Untuk meningkatkan pekerjaan ada baiknya sistem lama yang sedang digunakan diperbaharui dengan sistem baru secara komputerisasi. 2. Program aplikasi yang dibuat oleh penulis yang berbasis komputer diharapkan dapat digunakan pada saat pengelolaan data secara client/server. 3. Program aplikasi ini dibentuk agar dapat dimanfaat dan digunakan secara optimal untuk meningkatkan kinerja karyawan PT. Kharisma Prima Abadi. 1. Dengan demikianlah saran yang dapat kami bagikan, waktu akan terus berjalan dan pengetahuan akan terus diperbaharui sehingga akan ditemukannya pada saat membangun sebuah sistem informasi nanti pada PT. Kharisma Prima Abadi. Semoga sistem yang diusulkan penulis dapat bermanfaat bagi PT. Kharisma Prima Abadi.
13
DAFTAR PUSTAKA Andi Sunyoto. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Yogyakarta: Penerbit Andi. Marlon Leong. 2006. Dari Programmer untuk PROGRAMMER VISUAL BASIC, Yogyakarta: Penerbit Andi. Andi Sunyoto. 2006. SISTEM PENGOLAHAN BASIS DATA MS-SQL Server + SQL, Yogyakarta: Penerbit Modul Andi Sunyoto, S.Kom. Jerry Fitz Gerald, Arda F. Fitz Gerald, Wareen D. Stallings Jr.. 1981. Fundamentals Of System Analysis, New York : Penerbit John Willey dan Sonns.
14
