PENGEMBANGAN INTERFACE DALAM PROYEK LECTURER INTEGRATION MENGGUNAKAN METODOLOGI ASAP PADA UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Bob Wibisono BINUS University, Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Jakarta, Indonesia,
[email protected],
Reinaldo Arifin BINUS University, Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Jakarta, Indonesia,
[email protected]
Yulia BINUS University, Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Jakarta, Indonesia,
[email protected]
Noerlina BINUS University, Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Jakarta, Indonesia,
[email protected]
Abstrak Seiring dengan peningkatan jumlah tenaga pengajar serta perkembangan yang pesat pada Universitas Bina Nusantara, maka timbul berbagai kebutuhan dalam pengelolaan data guna mendukung keseluruhan aktivitas terkait dosen seperti rekrutmen, jenjang karir, jadwal mengajar dan juga pengembangan diri dosen. Untuk itu, diperlukan sistem yang mampu memenuhi seluruh kebutuhan tersebut yaitu SAP HCM, Oracle (SAS), dan BinusMaya5. Namun SAP HCM belum dapat melakukan pertukaran data secara otomatis kepada Oracle dan BinusMaya5. Sehingga pertukaran data selama ini dilakukan secara manual. Oleh karena itu diperlukan pengembangan interface menggunakan program ABAP dengan metode Accelerated SAP untuk dapat melakukan ekspor dan impor data dan menciptakan koneksi antara ketiga sistem tersebut. Penulisan ini akan memaparkan rincian kegiatan yang dilakukan selama perancangan dan pengembangan interface pada Universitas Bina Nusantara, mulai dari tahapan preparation sampai dengan realization. Melalui pengembangan ini diharapkan pertukaran data antara SAP dengan Oracle maupun BinusMaya5 dapat berjalan secara otomatis dan periodik sehingga lecturer integration pada Universitas Bina Nusantara dapat berjalan secara optimal guna mendukung keseluruhan proses bisnis dan administratif yang berjalan. Selain itu, dengan interface, maka jumlah sistem informasi legacy yang saat ini masih dijalankan secara pararel dan dikelola oleh pihak manajemen dapat diminimalkan. (B/R/Y) Kata Kunci : interface, lecturer integration, ASAP (accelerated SAP)
PENDAHULUAN Perkembangan teknologi dalam berbagai bidang termasuk di dalamnya bidang pendidikan, mendorong munculnya kebutuhan-kebutuhan baru bagi institusi pendidikan khususnya universitas. Salah satunya adalah kebutuhan akan informasi, pemrosesan data yang cepat, akurat, real time dan terintegrasi. Kebutuhan tersebut juga mendorong Universitas Bina Nusantara menggunakan 3 sistem besar yaitu: 1. SAP yaitu modul financial and accounting dan human capital management untuk staf dan karyawan seluruh BINUS Group. 2. ORACLE Campus Solutions yang dikenal dengan Student Administration System (SAS), guna mendukung administrasi perkuliahan seperti kurikulum, rumpun ilmu, dan sebagainya. 3. BinusMaya5 atau BM5, yang dikembangkan oleh pihak Universitas Bina Nusantara sendiri, ditujukan sebagai front-end yang dapat diakses langsung oleh user yang terkait. Universitas Bina Nusantara menyadari pentingnya pengelolaan data dosen yang baik, agar dapat menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pengembangan dosen. SAP HCM menjadi solusi untuk mengelola keseluruhan data dosen. Human Capital sendiri merujuk kepada pendidikan seseorang, kemampuan, dan latar belakang yang dibutuhkan untuk menjadi produktif di dalam organisasi dan profesi (Dalkir, 2005) Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui berbagai masalah yang tengah dihadapi oleh Universitas Bina Nusantara khususnya terkait aktivitas pengelolaan data dosen. Kemudian, melakukan analisis proses bisnis yang berjalan selama ini, dan analisis implementasi solusi yang akan diterapkan untuk menyelesaikan masalah tersebut Di dalam proyek integrasi data dosen yang dilakukan, ternyata SAP tidak dapat berkomunikasi dengan BM5 dan SAS. Untuk itu, agar proses bisnis dapat tetap berjalan Universitas Bina Nusantara harus menjalankan sistem lama dan ketiga sistem baru tersebut secara pararel. Akibatnya, jumlah sistem yang harus dikelola pihak Universitas Bina Nusantara bertambah dan hal tersebut menyebabkan adanya redudansi dan inkonsistensi data dosen. Selain itu, terdapat beberapa masalah lain yang muncul akibat kondisi diatas, seperti data integrity dimana data yang ada menjadi tidak konsisten akibat adanya perbedaan format penyimpanan data pada masing-masing sistem, adanya data yang belum diperbaharuin (update), serta kemungkinan human error. Permasalahan pada data tersebut akan berpengaruh terhadap aktivitas bisnis yang tidak dapat berjalan dengan optimal. Pertukaran data secara manual yang saat ini dilakukan, juga memerlukan waktu pemrosesan yang lebih lama sehingga dapat menghambat proses administrasi terkait data dosen yang ada pada Universitas Bina Nusantara. Hal tersebut juga dapat berujung pada terganggunya kegiatan perkuliahan, seperti halnya penjadwalan yang tertunda akibat data dosen yang belum diperbaharui. Maka dikembangkanlah program menggunakan advanced business application programming (ABAP) dengan metodologi accelared SAP untuk mengakomodasi kebutuhan SAP dalam berkomunikasi dengan sistem SAS dan BM5 dalam melakukan pertukaran data dan informasi. Dengan demikian tercipta interkoneksi antar sistem sehingga proses pengelolaan data dosen dapat berjalan secara optimal, untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi kebutuhan administratif ataupun pengembangan dosen di Universitas Bina Nusantara.
METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam pengumpulan data pada studi ini menggunakan tiga cara yaitu studi pustakan melalui buku dan jurnal terkait, wawancara langsung dengan stakeholder yang terlibat dalam proyek pengembangan interface dan observasi selama proyek pengembangan interface berjalan di Universitas Bina Nusantara. Dalam implementasi proyek ini menggunakan metode Accelerated SAP (ASAP) yang merupakan metode yang biasa digunakan dalam implementasi SAP. Motiwalla dan Thompson (2012,pp. 101-102) menyatakan metode ASAP sebagai perencanaan mendetail mengenai SAP yang menggambarkan aktivitas dalam implementasi secara keseluruhan. Penggunaan metode ASAP secara rinci dilakukan dengan urutan sebagai berikut: a. Project Preparation menentukan tujuan dari proyek yangs edang dijalankan, dan memastikan adanya dukungan penuh dari organisasi dalam menerima perubahan.
b. c.
d. e.
Business Blueprint melakukan dokumentasi yang menggambarkan tampilan bisnis di masa mendatang. Realization merupakan tahapan dimana konfigurasi SAP R3 dilakukan. Pada tahapan ini seluruh kebutuhan dasar sistem akan disesuaikan dan sistem akan di konfigurasi untuk memenuhi seluruh kebutuhan dalam proses bisnis. Final Preparation melakukan penyesuaian untuk mempersiapkan sistem agar dapat berjalan. final testing juga dilakukan dan end user training diselesaikan. Go live and support merupakan tahapan dimana terjadi evaluasi terhadap sistem yang diimplementasi untuk dapat melihat manfaatnya secara berkelanjutan.
HASIL DAN BAHASAN Sistem berjalan saat ini Sebelum dilakukanya integrasi data dosen, sistem yang berjalan pada Universitas Bina Nusantara adalah digambarkan sebagai berikut.
Gambar 1 Schema As-is dari sistem yang berjalan saat ini, sistem sebelum lecturer integration
Keseluruhan data dosen dikelola menggunakan SISDA (Sistem Informasi Dukungan Administrasi) sedangkan untuk perhitungan honorarium dosen digunakan SIHON (Sistem Informasi Honorarium). Namun dalam perhitungan tersebut diperlukan dukungan dari berbagai sistem informasi kecil yang ada pada setiap unit terkait. Hal tersebut menyebabkan munculnya pulau-pulau informasi pada masing-masing unit, dan menyulitkan pemrosesan data serta pembuatan laporan. Sistem diatas saat ini berjalan pararel dengan sistem baru yang sedang dikembangkan, yaitu lecturer integration menggunakan SAP. Berdasarkan penelitian ini ditemukan bahwa SAP tidak dapat melakukan pertukaran data dengan kedua sistem informasi lain yang ada di Binus. Hal ini disebabkan oleh adanya batasan lisensi yang digunakan sehingga pertukaran data tidak dapat dijalankan. Saat ini maka master data dosen yang dibutuhkan akan diturunkan secara manual berdasarkan permintaan yang diberikan oleh unit lain yang membutuhkannya.
Gambar 2 Schema As-is dari sistem yang berjalan saat ini, sesudah implementasi lecturer integration Di sisi lain SAP sendiri belum memiliki data dengan format yang sama dengan sistem informasi lain yang ada sehingga dapat menimbulkan masalah pada saat integrasi data dilakukan. Sehingga untuk saat ini SAP dapat berjalan sendiri namun belum dapat mendukung sistem informasi lain dengan data yang dimilikinya. Untuk mengetahui kondisi sistem yang berjalan saat ini, dilakukan pula analisa mengunakan fit/gap analysis, terhadap setiap requirement yang ada. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, ditemukan dua requirement utama yaitu bagaimana SAP-HCM mampu melakukan impor dan ekspor data terhadap BM5 dan SAS. Beriku ini adalah tabel hasil analisa yang dilakukan. Tabel 1 Hasil Analisa Fit/Gap No 1.
2.
Main Requirement Sistem mampu melakukan ekspor data ke sistem Binusmaya5 dan SAS Sistem mampu melakukan impor data dari sistem Binusmaya5 dan SAS
Total Sub Requirement
Fit
Kondisi Partial Fit
Gap
5
1
1
3
4
1
-
3
Berdasarkan hasil analisa diatas, dapat disimpulkan bawah dari total 9 sub requirement yang ada, ditemukan 6 buah gap. Gap tersebut akan berpengaruh terhadap kinerja dari sistem dan hal ini tentu saja menimbulkan masalah yang mengganggu proses operasional yang berjalan, antara lain : 1. Sistem lama dan baru berjalan secara pararel. Dalam mendukung operasional di universitas maka digunakan sistem informasi terdahulu yang menjamin kegiatan sehari – hari. Hal ini tentu menimbulkan kemungkinan terjadinya human error karena belum tentu data yang diinput di sistem informasi legacy juga diinput di SAP. Kesalahan ini dapat menimbulkan perbedaan data yang mungkin dihasilkan pada universitas. Selain itu penggunaan sistem informasi secara pararel juga menambah biaya yang dikeluarkan untuk memelihara sistem informasi yang ada. 2. Data integrity Perbedaan format data yang disimpan di SAP dengan sistem lain menimbulkan masalah tersendiri. Dengan adanya perbedaan format maka akan menimbulkan data yang tidak konsisten antar sistem yang berjalan. Sebagai contoh SAP memiliki tipe data varchar dengan panjang 50 karakter dan BM5 memiliki data varchar dengan panjang 20 karakter maka data
3.
yang melebihi 20 karakter di SAP akan terpotong saat disimpan di BM5. Selain itu kesalahan saat mengiinput data seperti yang dijelaskan pada poin satu juga dapat menyebabkan data integrity menjadi dipertanyakan. Aktivitas bisnis tidak optimal. Pertukaran data on-demand yang dilakukan secara manual dapat menambah waktu pemrosesan karena harus menunggu data untuk dikirim. Akibatnya sistem informasi yang lain tidak dapat menampilkan informasi yang dibutuhkan secara tepat waktu.
Sistem yang akan diimplementasikan
Gambar 3 Blueprint to be Schema
Dalam menggunakan sistem SAP di Binus maka dibutuhkan sebuah metode untuk dapat bertukar data secara periodik dan otomatis. Solusi yang ditemukan disini adalah dengan adanya penggunaan program ABAP (Advanced Business Application Programming) untuk menurunkan data dari master data SAP dalam bentuk textfile. Dengan menggunakan program ini maka SAP dapat menurunkan data tanpa melanggar lisensi yang dimiliki oleh Binus sendiri. Solusi yang diimplementasikan menciptakan konektivitas antar ketiga sistem besar yang saat ini digunakan, yaitu dengan adanya program ABAP dan aplikasi interface.exe sebagai intermediary. • Untuk koneksi dari SAP ke BM5 dan SAS, maka program ABAP yang dikembangkan akan melalukan download data dari database SAP, kemudian data tersebut akan dimasukkan ke dalam file.txt yang akan diletakan di drive: S:\ (sebagai direktori yang disepakati bersama). Setelah itu apabila file akan digunakan oleh SAS, maka interface SAS akan langsung mengambil file tersebut untuk dibaca. Sedangkan untuk BM5 akan melalui HCMDB, maka ada sebuah interface yang dikembangkan oleh divisi Human Capital yang akan membaca file tersebut dan melakukan query untuk memasukan data ke dalam HCMDB. • Sedangkan untuk sebaliknya, yaitu koneksi dari BM5 ke SAP maka aplikasi interface.exe akan mengambil data pada HCMDB untuk diubah ke dalam format file.txt yang kemudian diletakan di drive S. Untuk SAS ke SAP maka pihak pengelola SAS akan meletakan file.txt yang berisikan data sesuai kebutuhan SAP ke dalam drive S. Setelah itu program ABAP akan membaca file tersebut dan melakukan insert/update pada database SAP.
Tabel 2 Perbandingan Binusian Profile SAP dan BM 5 SAP Tabel
Binusmaya5
Nama Field
Tipe
Size
Nama Field
Tipe Data
Size
Data PA0195
ICNUM
Char
30
BinusID
Varchar
20
PA0002
VORSW
Char
15
NamePrefix
Varchar
20
-
-
-
NameSufix
Varchar
20
PA0002
CNAME
Char
80
FirstName
Varchar
50
PA0002
CNAME
Char
80
MiddleName
Varchar
50
PA0002
CNAME
Char
80
LastName
Varchar
50
PA0002
GESCH
Char
1
GenderID
Char
1
PA0002
GBORT
Char
40
BirthPlace
Varchar
50
PA0002
GBDAT
Dats
8
BirthDate
Datetime
PA0002
GBLND
Char
3
BirthCountry
Char
3
PA0002
GBDEP
Char
3
BirthState
Varchar
6
-
-
-
-
DateOfDeath
Datetime
PA0002
FAMID
Char
1
MaritalStatusID
Tinyint
PA0002
FAMDT
Dats
8
MaritalStatusDate
Datetime
-
-
-
-
isPhotoDefault
Tinyint
-
Namun demikian seperti yang telah diulas pada sistem yang berjalan saat ini, SAP dan sistem lain masih memiliki perbedaan tipe data yang ada. Untuk itu dilakukan analisa terlebih dahulu terhadap masing-masing karakteristik tabel pada setiap sistem yang ada. Pada tabel diatas terlihat bahwa ada perbedaan tipe data dan panjang data. Maka dibutuhkan mapping antara tipe data di SAP dengan tipe data di sistem informasi yang dituju (pada contoh diatas merupakan BM5). Penyamaan tipe data ini dilakukan agar data dapat ditampung oleh kedua sistem informasi tanpa harus mengurangi integritas dari data itu sendiri. Selain itu mapping juga bertujuan untuk menyamakan isi data yang terdapat perbedaan dalam penyimpanannya. Berikut adalah contoh tabel mapping yang dibuat yaitu untuk marital status, dikarenakan ada perbedaan data yang perlu disamakan isinya, agar dapat dilakukan pertukaran secara otomatis. Tabel 3 Mapping Marital Status SAP
Binusmaya5
Marital Status Key
Marital Status Desc
BEGDA
ENDDA
Marital Status ID
Marital Status Code
Marital Status Name
Marital Status Name ENG
0
Single
01012014
31122014
1
S
Single
Single
1
Married
01012014
31122014
2
M
Married
Married
2
Widowed
01012014
31122014
5
W
Widowed
Widowed
3
Divorced
01012014
31122014
4
D
Divorced
Divorced
4
NM
01012014
31122014
-
-
-
-
5
Separated
01012014
31122014
6
Unknown
01012014
31122014
-
-
-
-
9
RegCou
01012014
31122014
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
E
3
Separated
Separated
6
C
CommonLaw
CommonLaw
7
H
Head of Household
Head of Household
8
P
Civil Partnership
Civil Partnership
9
T
Surviving Civil Partner
Surviving Civil Partner
10
V
Dissolved Civil Partenership
Dissolved Civil Partenership
11
L
DissDeclLost Civil Partner
DissDeclLost Civil Partner
Pengembangan program ABAP di SAP memang memungkinkan data dimuat ke dalam textfile secara otomatis. Namun demikian ABAP tidak dapat menjalankannya secara berkala, oleh sebab itu dibutuhkan background job untuk menjadwalkan program ABAP untuk dijalankan. Background job berfungsi untuk menjalankan program secara berkala di waktu tertentu (idealnya malam hari) agar dapat mengupdate data yang dimiliki SAP tanpa harus dilakukan secara manual. Dengan demikian SAP dapat memberikan data yang ada di dalam databasenya secara periodik untuk dikonsumsi oleh sistem lain yan ada. Pengembangan
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan pembahasan yang telah dipaparkan sebelumnya, dapat disimpulkan beberapa hal antara lain: a. Berdasarkan hasil analisa fit/gap yang dilakukan, masih ditemukan banyak kondisi gap dan partial fit, sehingga pengembangan interface ini perlu untuk segera direalisasikan secara menyeluruh dan digunakan di dalam mendukung setiap aktivitas dan kegiatan operasional pada Universitas Bina Nusantara. b. Ditemukan beberapa perbedaan struktur table dan format penyimpanan pada database BM5 dan SAP, sehingga diperlukan mapping table agar struktur tersebut dapat digunakan oleh BM5 maupun SAP. c. Pengembangan background job diperlukan agar program interface dapat dijalankan secara otomatis pada waktu tertentu. d. Diperlukan pembagian kuota antara dialog user dan background job agar proses eksekusi background job dapat maksimal dan tidak mengganggu aktivitas yang dilakukan oleh dialog user. e. Dengan menggunakan interface untuk menciptakan konektivitas antara sistem SAP dengan BM5 dan SAS maka setiap kegiatan pertukaran data, update data dan lainya dapat dilakukan secara otomatis dan periodik. Hal tersebut dapat mengurangi kemungkinan kesalahan akibat human error dan menjaga integritas data yang ada. f. Interface mampu mengoptimalkan fungsionalitas SAP, SAS dan BM5, sehingga dapat meminimalkan jumlah sistem informasi lama yang saat ini masih dijalankan pararel. Selain itu juga terdapat saran yang dapat dilakukan dalam pengembangan interface ini dengan melakukan penelitian lanjutan terhadap program ABAP agar interface yang dikembangkan mampu untuk melakukan pertukaran data secara real time. Serta diperlukanya peningkatan kerjasama dan komunikasi antara unit terkait, agar proyek dapat berlangsung dengan baik dan diselesaikan tepat waktu.
REFERENSI AG,SAP. (2006). SAP01 Overview. Germany. AL-Ghamdi, A. A.-M., Albeladi, K. S., & Alsolamy, A. A. (2013). Change Management for Human in Enterprise Resource Planning System. International Journal of Computer Trends and Technology (IJCTT) , 6, 101. Anderson, G. W., Nilson, C. D., & Rhodes, T. (2009). SAP Implementation Unleashed: A Business and Technical Roadmap to Deploying SAP. Indianapolis, Indiana, USA: Pearson Education Inc. Bakar, Z. A. (2003). Benefits of Systems Integration : Qualitative or Quantitatve? Malaysian Journal of Computer Science , 38-46. Black, R. (2009). Managing the Testing Process: Practical Tools and Techniques for Managing Software and Hardware. Indianapolis: Wiley Publishing, Inc. Dalkir, K. (2005). Knowledge Management In Theory and Practice. Burlington: Elsevier Inc. Dhamija, P. (2012). E-RECRUITMENT: A ROADMAP TOWARDS E- HUMAN RESOURCE MANAGEMENT. Researchers World 3.3 , 33-39. Motiwalla, L. F., & Thompshon, J. (2009). Enterprise System For Management. New Jersey: Pearson Education, Inc. Moxon, P. (2012). BEGINNER’S GUIDE AN INTRODUCTION TO PROGRAMMING SAP APPLICATIONS USING ABAP. United States Of America: SAPPROUK Limited. Musil, J., & Hoeliner, R. (2009). The new ASAP Methodology Overview of the new ASAP Methodology for Implementation 7.x and ASAP Business Add-Ons. Retrieved November 26, 2014, from http://www.sdn.sap.com/irj/scn/go/portal/prtroot/docs/library/uuid/1026829e-71692d10-05b6-b5dd7042d446?QuickLink=index&overridelayout=true&48438641495058 Nuraeni, Y. (2010). Perancangan Sistem Informasi Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Bidang Sumber Daya Manusia. Journal Of Information Systems , 6 (1), 33. Pienaar, C., & Bester, C. L. (2008). The Retention of Academics in The Early Career Phase. SA Journal of Human Resource Management , 32-41. Pol, P., & Paturkar, M. (2011, March 14). Method of Fit Gap Analysis in SAP ERP Projects. Bangalore, India. Rainer Jr., R. K., & Cegielski, C. (2011). Introduction to Information Systems. United States of America: John Wiley & Sons, Inc. Ringling, S., Edinger, J., & McClurg, J. (2009). Mastering HR Management with SAP ERP HCM. Boston: Galileo Press Inc. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, D. S. (2009). System Analysis and Design in a Changing World 5th Edition. Canada: Course Technology. Solutions, I. K. (2011). SAP ABAP Handbook. United States of America: Jones and Bartlett Publisher,LCC. Zikmund, W. G., Babin, B. J., Carr, J. C., & Griffin, M. (2009). Business Research Methods 8th Edition. Oklahoma: South-Western Cengage Learning.
RIWAYAT PENULIS Bob Wibisono lahir di kota Malang pada 10 Januari 1986. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang sistem informasi pada tahun 2015. Reinaldo Arifin lahir di kota Jakarta pada 21 Agustus 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang sistem informasi pada tahun 2015. Yulia lahir di kota Jakarta pada 8 Juli 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang sistem informasi pada tahun 2015. Noerlina lahir di kota Jakarta pada 30 September 1972.
