Pengelolaan Layanan Informasi Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Pengelolaan Layanan Informasi Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Mohammad Faqih Khadafi, Ike Iswary Lawanda

Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia

E-mail: [email protected]

Abstrak

Artikel Jurnal ini membahas tentang pengelolaan Layanan Informasi Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kementerian Komunikasi dan Informatika sebagai wujud implementasi dari UndangUndang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik secara komprehensif. Layanan Informasi Publik PPID merupakan satu pintu akses informasi publik yang dihasilkan dan dikuasai oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika RI secara terseleksi. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus. Metode pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi partisipan dan wawancara mendalam. Hasil penelitian ini menunjukkan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kementerian Komunikasi dan Informatika RI telah melaksanakan tugas dan tanggung jawab dalam mengelola layanan informasi publik, meliputi akusisi, klasifikasi, pengujian konsekuensi, penyimpanan dan pendokumentasian, penyelesaian sengketa, dan diseminasi informasi publik berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Strategi peningkatan kualitas adalah pengembangan sumber daya manusia di bidang pengelolaan informasi dan dokumentasi dan penyediaan aplikasi teknologi touchscreen dalam proses transaksi informasi publik yang sedang menjadi perhatian saat ini. Kata kunci: layanan informasi publik; pengelolaan layanan informasi publik; layanan penyebaran informasi terseleksi; strategi peningkatan kualitas layanan informasi publik; keterbukaan informasi publik

Management of Public Information Service of Information and Documentation Management Officer (PPID) in the Ministry of Communication and Informatics of the Republic of Indonesia

Abstract

The focus of this article is management of public information service of information and documentation management officer (PPID) in the Ministry of Communication and Informatics of the Republic of Indonesia in a

Pengelolaan Layanan Informasi ..., Mohammad Faqih Khadafi, FIB UI, 2014

comprehensive. Public Information Service is one door access to public information is generated and controlled by the Ministry of Communication and Informatics which is selective. This research uses a qualitative approach with case study method. The method of data collection is done by participant observation and in-depth interviews. The result shows management officer of information and documentation (PPID) of the Ministry of Communication and Informatics has implemented duties and responsibilities in managing public information service, consist of acquisition, classification, consequences test, storage and documentation, dispute adjudication, and dissemination of public information which based on the provisions of the legislation. Strategies of quality improvement are human resources development in the field of management of information and documentation and providing touchscreen technology applications in transaction process which is becoming concern at this time. Keywords: public information service; management of public information service; selective dissemination of information service; strategy of quality improvement of public information service; freedom of public information

Pendahuluan

Dunia beralih dari masyarakat industri menjadi masyarakat informasi, yang setiap aspek kehidupan dikaitkan dengan ketersediaan informasi. Informasi merupakan kebutuhan pokok manusia yang digunakan untuk pengembangan pribadi dan pemberdayaan lingkungan sosialnya. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia, sebagaimana tercantum dalam UUD 1945 Pasal 28 F, yang menyebutkan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, dan menyimpan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Ketersediaan informasi mendesak masyarakat dalam memecahkan masalah khususnya di bidang kesehatan, pendidikan, ekonomi, politik, sosial, dan budaya. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan Toffler dalam Pradipto (2000) bahwa barang siapa memegang akses informasi, dialah yang akan memenangkan persaingan. Informasi juga sebagai kebutuhan pokok yang digunakan dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Pernyataan tersebut senada dengan yang diungkapkan oleh Shannon dan Weaver, informasi merupakan energi

terpolakan

yang

mempengaruhi

individu

dalam

membuat

keputusan

dari

kemungkinan-kemungkinan yang ada. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi seharusnya memudahkan masyarakat dalam mengakses, menggunakan, dan mengevaluasi informasi di tengah suatu fenomena yang disebut ledakan informasi, khususnya informasi dalam bentuk elektronik. Solusi dari ledakan informasi tersebut adalah penyediaan informasi yang benar dan akurat.


Pada tahun 2008, Indonesia secara resmi mengadopsi prinsip-prinsip keterbukaan informasi yaitu dengan disahkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik yang merupakan landasan hukum yang berkaitan dengan (1) hak setiap orang untuk mengakses dan memperoleh informasi publik yang dihasilkan oleh Badan Publik; (2) kewajiban Badan Publik dalam menyediakan dan melayani permintaan informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/proporsional, dan cara sederhana; (3) pengecualian bersifat ketat dan terbatas; (4) kewajiban Badan Publik untuk membenahi sistem dokumentasi dan pelayanan informasi. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik mengatur klasifikasi informasi publik sedemikian rupa sebagai upaya untuk memberikan kepastian hukum tentang informasi-informasi apa saja yang wajib dibuka kepada publik dan informasi apa saja yang dikecualikan dengan alasan tertentu. Badan Publik berhak untuk menolak memberikan informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. Sekarang sudah Badan Publik, baik tingkat pusat/nasional, provinsi/daerah, maupun BUMN telah melaksanakan keterbukaan informasi publik dengan menyediakan Layanan Informasi Publik yang merupakan wujud implementasi dari Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Kementerian Komunikasi dan Informatika RI dipilih penulis sebagai tempat penelitian. Seperti halnya layanan rujukan di perpustakaan yang berfungsi untuk membantu pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasi secara relevan, Layanan Informasi Publik Kementerian Komunikasi dan Informatika RI ini juga berfungsi untuk menyediakan akses informasi yang bersifat publik dalam memenuhi permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan ketentuan perundangundangan. Sesuai dengan Pasal 13 UU KIP, Kementerian Komunikasi dan Informatika menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) yang bertugas dan bertanggung jawab dalam melaksanakan dan mengelola Layanan Informasi Publik dan dibantu oleh Pejabat Fungsional.


Rumusan Masalah

Rumusan masalah penelitian ini adalah pengelolaan Layanan Informasi Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kementerian Komunikasi dan Informatika RI secara komprehensif, meliputi sumber daya manusia, akuisisi informasi publik, klasifikasi informasi

publik,

pengujian

konsekuensi

informasi

publik,

penyimpanan

dan

pendokumentasian informasi publik, penyelesaian sengketa informasi publik, diseminasi informasi publik, dan strategi peningkatan kualitas.

Tujuan Penelitian

Tujuan dalam penelitian ini adalah untuk menggambarkan pengelolaan Layanan Informasi Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kementerian Komunikasi dan Informatika RI sebagai wujud implementasi Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik secara komprehensif dan mengidentifikasi strategi peningkatan kualitas Layanan Informasi Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kementerian Komunikasi dan Informatika RI.

Kerangka Konseptual

Kerangka konseptual yang didesain oleh penulis dalam penelitian ini mengenai Layanan Informasi Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kementerian Komunikasi dan Informatika RI secara holistik atau komprehensif. Kerangka konseptual tersebut berupa peta konsep sebagai berikut:


UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

Keputusan Menteri Kominfo No. 117/KEP/M.KOMINFO/03/2010 tentang Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi

Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi

Peraturan Menteri Kominfo No. 10/KEP/M.KOMINFO/03/2010 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi

Pejabat Fungsional

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)

Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik

Human Resources

Policy

Layanan Informasi Publik

Akuisisi

Management

Technology

Accessibility

Layanan Informasi Publik berbasis Web (Website PPID Kemkominfo)

Klasifikasi

Pengujian Konsekuensi

Pengguna / Pemohon Informasi Publik

Penyimpanan dan Pendokumentasian

Kendala

Penyelesaian Sengketa

Diseminasi

Evaluasi

Strategi

Improving Public Information Service Quality

Gambar 1. Kerangka Konseptual Penelitian (Peta Konsep Layanan Informasi Publik PPID Kementerian Komunikasi dan Informatika RI)


Tinjauan Literatur

Pasal 1 UU No. 14 Tahun 2010 tentang KIP mendefinisikan informasi publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan UndangUndang ini serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik. Pengelolaan informasi adalah disiplin yang menggunakan pendekatan terintegrasi untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, mengevaluasi, temu kembali, dan berbagi aset informasi organisasi. Aset tersebut mencakup pangkalan data, dokumen, kebijakan, prosedur, serta keahlian dan pengalaman yang belum terungkap dalam pekerja individual (Gartner Group dalam Srikantaiah, 2000). Layanan informasi adalah kegiatan memastikan bahwa informasi dan pengetahuan tersedia

ketika

dibutuhkan

yang

digunakan

sebagai

pembuat

keputusan

dengan

mengalokasikan sumber-sumber yang tersedia (Bryson, 2006). Selanjutnya, Hossain & Islam (2008) mendefinisikan Selective Dissemination of Information (SDI) adalah layanan yang dapat dianggap sebagai produk lanjutan dari Jasa Kesiagaan Informasi (CAS) yang tidak hanya mennyediakan informasi terkini tetapi juga berorientasi pada pengguna. Ketika Current Awareness Service (CAS) diberikan atau ditawarkan kepada pengguna pada permintaan khususnya, itu melibatkan kegiatan Penyebaran Informasi Terseleksi (SDI). SDI adalah sebuah ide untuk membuat Current Awareness Service (CAS) berorientasi pada pengguna dengan menawarkan item terpilih pada tingkat individu dan dibatasi pada setiap bidang kepentingan pengguna. Definisi e-government yang dikemukakan oleh Yong (2003) merupakan penggunaan teknologi oleh pemerintah khususnya penggunaan aplikasi internet berbasis web untuk meningkatkan akses dan pemberian layanan pemerintah kepada warga negara, mitra bisnis, pegawai atau karyawan, atau badan pemerintah lainnya. Website pemerintah pada dasarnya adalah alat atau sarana komunikasi dalam menyebarkan informasi pemerintah kepada publik dengan menggunakan jaringan Internet. Perencanaan strategis adalah proses penentuan tujuan-tujuan pokok suatu organisasi dan kebijaksanaan serta strategi yang akan menentukan pengadaan, penggunaan dan penempatan sumber-sumber daya guna mencapai tujuan tertentu (Stueart, 2002). Proses perencanaan


teknologi informasi diawali dari perspektif menyeluruh mengenai sasaran yang ingin dicapai oleh organisasi dan bagaimana cara untuk mencapainya. Proses dimulai dengan analisis rencana strategis organisasi yang sesuai dengan misi dan tujuan organisasi. Rencana strategis organisasi dan arsitektur teknologi informasi yang ada menjadi bahan untuk mengembangkan rencana strategis teknologi informasi (Mayesti, 2010).

Metode Penelitian

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif untuk menggambarkan pemahaman yang kompleks, holistik, dan mendalam terhadap masalah yang diteliti dan gejala atau hubungan yang terkait di dalam Layanan Informasi Publik PPID Kementerian Komunikasi dan Informatika. Penelitian ini menggunakan metode studi kasus untuk menjawab pokok masalah penelitian, yaitu bagaimana pengelolaan Layanan Informasi Publik PPID Kementerian Komunikasi dan Informatika secara komprehensif. Pemilihan informan menggunakan teknik bola salju (snowball), Creswell (1998) mengungkapkan snowball adalah teknik purposif dengan mengidentifikasi kasus atau masalah penelitian dari orang yang mengetahui orang yang memiliki kekayaan informasi terhadap kasus tersebut. Penulis menetapkan informan didasarkan pada kemampuan yang dimiliki oleh masing-masing informan dalam memberikan informasi dan pemahaman yang mendalam terhadap masalah penelitian. Informan yang terpilih terdiri dari: •

Kepala Bidang Pelayanan Informasi, Pusat Informasi & Humas (PIH) Kementerian Komunikasi dan Informatika RI

•

Pelaksana Harian Front Desk Layanan Informasi Publik PPID Kementerian Komunikasi dan Informatika RI

•

Supervisor Pelaksana Layanan Informasi Publik PPID Kementerian Komunikasi dan Informatika RI

•

Kepala Subbidang Pengumpulan & Pengolahan Data, Pusat Data & Sarana Informatika (PDSI) Kementerian Komunikasi dan Informatika RI

•

Arsiparis (Pejabat Fungsional)

•

Pustakawan (Pejabat Fungsional)

•

Pranata Humas (Pejabat Fungsional)


Metode pengumpulan dengan cara observasi partisipan dan wawancara mendalam. Penulis mengamati langsung kegiatan Layanan Informasi Publik PPID Kementerian Komunikasi dan Informatika, serta mengamati Website PPID Kemkominfo. Selanjutnya, penulis mewawancarai informan terpilih secara mendalam dan pertanyaan yang diajukan bersifat terbuka yang dibuat berdasarkan analisis dokumen yang relevan. Analisis data dengan reduksi data yaitu menyederhanakan semua data yang diperoleh, penyajian data secara deskriptif dan terpolakan, kemudian verifikasi yaitu menarik kesimpulan atas pembahasan.

Hasil Penelitian dan Pembahasan

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan informasi di badan

publik.

Kementerian

Organisasi

Komunikasi

dan

Pengelola Informatika

RI

Informasi

dan

Dokumentasi

berdasarkan

(KEPMENKOMINFO

NO.117/KEP/M.KOMINFO/03/2010) sebagai berikut:

Gambar 2. Struktur Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kementerian Komunikasi dan Informatika RI


Layanan Informasi Publik PPID merupakan kegiatan yang bersifat exofficial maksudnya PPID hanya dilekatkan pada bidang terkait pelayanan informasi yaitu Pusat Informasi & Humas (PIH) yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola dan melaksanakan layanan informasi publik dan dibantu oleh Pejabat Fungsional, meliputi Arsiparis, Pranata Humas, Pustakawan, Pranata Komputer, dan yang lainnya sesuai dengan kebutuhan. Seperti yang dapat dilihat dalam struktur organisasi di atas, PPID terhubung dengan bidang-bidang lain dalam memberikan pelayanan informasi publik, yaitu: •

Bidang Pelayanan Informasi dilekatkan pada Bidang Pelayanan Informasi dan Bidang Humas, Pusat Informasi & Humas (PIH).

•

Bidang Pengelolaan Informasi dilekatkan pada Pusat Data.

•

Bidang Dokumentasi dan Arsip dilekatkan pada Biro Umum.

•

Bidang Pengaduan dan Penyelesaian Sengketa dilekatkan pada Biro Hukum.

Berdasarkan Kepmenkominfo Nomor 117, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) mempunyai tugas: •

Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan layanan informasi publik di lingkungan Kementerian Kominfo; dan

•

Melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait bidang layanan, pengelolaan informasi publik, dokumentasi dan arsip, dan pengaduan dan penyelesaian sengketa.

Kinerja PPID Kemkominfo sudah mengacu kepada tugas dan tanggung jawab sebagaimana diatur di dalam PP Nomor 61 tahun 2010 yang merupakan turunan dari UU KIP dan diatur dalam Peraturan Komisi Informasi. 8 tugas dan tanggung jawab PPID meliputi: a. Penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pengamanan informasi; b. Pelayanan informasi sesuai dengan aturan yang berlaku; c. Pelayanan informasi publik yang cepat, tepat, dan sederhana; d. Penetapan prosedur operasional penyebarluasan informasi publik; e. Pengujian konsekuensi; f. Pengklasifikasian informasi dan/atau pengubahannya; g. Penetapan informasi yang dikecualikan yang telah habis jangka waktu pengecualiannya sebagai informasi publik yang dapat diakses; dan h. Penetapan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil untuk memnuhi hak setiap orang atas informasi publik.


Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dan Pejabat Fungsional memerlukan kompetensi di bidang pengelolaan informasi dan dokumentasi. Hal tersebut dikarenakan Layanan Informasi Publik bergantung pada pengelolaan informasi, atau dengan kata lain salah satu indikator atau faktor terpenting dalam mencapai keberhasilan Layanan Informasi Publik yaitu kelancaran dan ketersediaan informasi yang ditentukan oleh pengelolaan informasi (terkait arsip, rekod, dan dokumen). Maka dari itu, dibutuhkan pengelolaan informasi dan dokumentasi yang baik oleh sumber daya manusia yang kompeten. Pranata Humas bertugas di front desk dalam memberikan pelayanan informasi publik dan membantu pengolahan. Arsiparis bertugas di back office dalam mengelola informasi publik yang dihasilkan PPID. Selanjutnya, Pranata Komputer bertugas untuk menyajikan informasi dan melakukan updating konten-konten dan informasi di Website PPID Kemkominfo. Pranata Komputer merupakan penghubung dan pendukung antara Pranata Humas dengan Arsiparis. Sedangkan, Pustakawan bertugas untuk membantu pengguna dalam hal mendalami informasi publik yang dibutuhkan, karena Perpustakaan Kominfo merupakan bagian dari Bidang Pelayanan Informasi, PIH dalam hal penyimpanan dan pendokumentasian informasi. Layanan Informasi Publik PPID Kemkominfo melibatkan seluruh sumber daya manusia yang ada di Pusat Informasi dan Humas (PIH) dan terbagi dalam 5 (lima) regu, di mana setiap regu terdiri dari 6 (enam) sampai 7 (tujuh) orang. Setiap regu dibagi ke dalam 2 (dua) kelompok, yaitu 3 (tiga) orang bertugas di front desk dan 3 (tiga) orang bertugas di back office. Kedua kelompok tersebut setiap hari bertugas secara sinergi untuk memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi, serta didukung oleh simpul layanan informasi baik yang ada di kantor pusat maupun di daerah. Setiap regu memiliki tugas yang sama dalam pelayanan informasi publik yang setiap harinya (Senin s.d. Jumat) bergantian atau bergilir. Kegiatan pengolahan informasi publik yang dilakukan PPID Kementerian Komunikasi dan Informatika, meliputi akuisisi, klasifikasi, pengujian konsekuensi, penyimpanan dan pendokumentasian, penyelesaian sengketa, dan diseminasi informasi publik. Akuisisi informasi publik yang dilakukan oleh PPID Kominfo yaitu mengumpulkan dan mengkoordinasikan seluruh informasi publik yang dihasilkan setiap satuan kerja secara berkala dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik sebagai berikut:


Tabel 1. Daftar Informasi Publik

Secara garis besar klasifikasi informasi publik terbagi atas 2 (dua) kategori atau kelompok, yaitu Informasi yang Wajib Disediakan dan Diumumkan secara (berkala, serta-merta, dan setiap saat) dan Informasi yang Dikecualikan. Informasi yang Wajib Disediakan dan Diumumkan oleh PPID Kemkominfo terdiri dari 27 item (10 berkala, 2 serta-merta, dan 15 setiap saat) sebagaimana yang diatur dalam Pasal 11, 12, dan 13 Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik. Informasi yang Dikecualikan Informasi secara garis besar antara lain yang menyangkut masalah pertahanan, masalah persaingan usaha tidak sehat, masalah rahasia jabatan, dan masalah rahasia pribadi yang berdampak bahaya jika diberikan apalagi disebarluaskan, rincian klasifikasinya berdasarkan Pasal 17 dan 18 UU KIP tentang Informasi yang Dikecualikan. Keluar dari itu semua, merupakan informasi atas dasar permintaan (on-demand). Kemudian, dilakukan Pengujian Konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada masyarakat dengan mempertimbangkan secara seksama. Dinilai substansi informasi on-demand tersebut apakah bersifat terbuka yang dapat diberikan kepada pemohon atau bersifat dikecualikan yang tidak dapat diberikan. Pengecualian harus didasarkan pada alasan yang kuat. Hal-hal tersebut diperkuat dengan sanksi-sanksi yang tegas untuk pelanggarannya.


Penyimpanan bersifat desentralisasi maksudnya setiap satuan kerja menyimpan masingmasing informasi publik yang dihasilkannya, sedangkan secara fisik penyimpanan berada dalam database Perpustakaan Kemkominfo, serta pendokumentasian tercermin dalam daftar informasi publik. Sengketa informasi publik yang dimaksud dalam Pasal 1 UU KIP adalah sengketa yang terjadi antara badan publik dan pengguna informasi publik yang berkaitan dengan hak memperoleh dan menggunakan informasi berdasarkan perundang-undangan. Jika permohonan informasi publik tidak terpenuhi, pengguna dapat mengajukan keberatan, PPID mempunyai waktu 10 hari ditambah 7 hari kerja dalam menjawab permintaan informasi pemohon, biasanya informasi yang tidak terpenuhi merupakan informasi yang dikecualikan dan informasi yang tidak dikuasai atau bukan wewenang Kemkominfo. Sengketa tersebut diselesaikan oleh Komisi Informasi. Diseminasi informasi publik secara jelas bahwa PPID Kemkominfo menyediakan dan menyebarluaskan Informasi yang Wajib Disediakan dan Diumumkan sebanyak 27 item (10 berkala, 2 serta-merta, dan 15 setiap saat) secara terleksi berdasarkan Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 melalui Website PPID Kemkominfo.

Gambar 3. Tampilan Website PPID KemKominfo


Layanan Informasi Publik PPID Kemkominfo merupakan wujud implementasi dari UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik yang menyediakan informasi publik yang dihasilkan dan di bawah kewenangan Kementerian Komunikasi dan Informatika. Informasi yang disebarkan secara terseleksi berdasarkan ketentuan Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik, meliputi informasi yang wajib disediakan dan diumumkan 27 item (10 berkala, 2 serta-merta, dan 15 setiap saat). Serta, informasi on-demand yang diseleksi berdasarkan pengujian konsekuensi.

Gambar 4. Front Desk Layanan Informasi Publik PPID Kementerian Komunikasi dan Informatika RI

Operasional PPID Kemkominfo dalam memberikan pelayanan informasi dilakukan setiap hari kerja dari jam 09.00 – 15.00 WIB pada hari Senin sampai dengan Jumat (dengan satu jam ISHOMA) dengan waktu efektif kerja 5 jam dan seminggu 25 jam. Biasanya pemohon yang datang secara langsung ke front desk layanan informasi publik membutuhkan informasi ondemand karena tidak menemukan informasi yang dibutuhkan di Website PPID Kemkominfo. Pemohon juga dapat memohon informasi publik melalui telepon/fax, jasa pos, atau email.


Gambar 5. Mekanisme Permohonan Informasi Publik Kementerian Komunikasi dan Informatika RI.

Evaluasi Layanan Informasi Publik PPID Kemkominfo tercermin di dalam laporan tahunan layanan informasi publik yang dinilai oleh Komisi Informasi. Adapun kendalakendala yang terjadi meliputi: •

Penyediaan informasi internal yang sangat tergantung supply data dari masing-masing satuan kerja, mengingat waktu yang diperlukan hanya 10 (sepuluh) hari kerja untuk menjawab permintaan pemohon informasi, karena masalah waktu bersifat cukup rentan.

•

Akuisisi informasi internal kurang lancar disebabkan satuan kerja penghasil informasi publik belum memahami tugas dan tanggung jawabnya dalam memberikan Daftar Informasi Publik yang telah dikelompokkan, yaitu kategori informasi berkala, informasi serta-merta, informasi yang tersedia setiap saat, dan informasi yang dikecualikan secara periodik sesuai dengan UU KIP.

•

Adanya keraguan satuan penghasil informasi ketika Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi meminta informasi terkait adanya permintaan dari pemohon informasi, sementara itu masyarakat saat ini semakin kritis dalam memahami ketentuan yang ada


dalam UU No.14 Tahun 2008 untuk dapat mengetahui informasi yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh suatu lembaga. Pengembangan sumber daya manusia merupakan strategi atau rencana jangka pendek yang menjadi rutinitas dengan diikutsertakan dalam pendidikan dan latihan, kursus, simposium, seminar, lokakarya, dan sebagainya, baik substansi,

prosedur, ataupun sikap yang

ditingkatkan khususnya dalam bidang pengelolaan dan pelayanan informasi publik. Strategi atau rencana jangka panjang yang dilakukan PPID Kemkominfo untuk meningkatkan kualitas Layanan Informasi Publik adalah penyediaan akses transaksi melalui touch screen dimaksud dengan mengembangkan teknologi informasi dalam penyediaan aplikasi layanan informasi publik untuk transaksi permintaan informasi, penanganan pengaduan/keberatan, recording hasil transaksi, serta laporan. Penyediaan aplikasi teknologi touchscreen dalam proses transaksi informasi publik merupakan rencana strategis teknologi informasi yang sesuai dengan misi organisasi yaitu membangun dan mengembangkan sistem penyediaan dan layanan informasi, serta teknologi touchscreen sebagai infrastruktur teknologi yang sudah ada.

Gambar 6. Teknologi Touchscreen


Sesuai dengan tagline yang dicipatakan oleh Kemkominfo yaitu “menuju masyarakat informasi indonesia” Layanan Informasi Publik PPID Kemkominfo merupakan salah satu sarana dalam mewujudkan Masyarakat Informasi Indonesia. Keterbukaan informasi publik sebenar-benarnya mengacu kepada Masyarakat Informasi Indonesia di mana masyarakat berhak memperoleh dan menggunakan informasi yang dibutuhkan sesuai peraturan perundang-undangan. Kesimpulan

PPID Kementerian Komunikasi dan Informatika telah melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dalam mengimplementasikan keterbukaan informasi publik, meliputi akuisisi informasi publik, klasifikasi informasi publik, pengujian konsekuensi informasi publik, penyimpanan dan pendokumentasian informasi publik, penyelesaian sengketa informasi publik, dan desiminasi informasi publik sudah sepenuhnya mengacu kepada ketentuan dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik berserta turunannya, yaitu Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU KIP dan Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik. Pada intinya, Layanan Informasi Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kementerian Komunikasi dan Informatika RI merupakan satu pintu penyediaan akses informasi publik secara terseleksi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Saran

Strategi-strategi yang tepat yang dibahas dalam penelitian perlu diterapkan lebih lanjut untuk meningkatkan kualitas layanan informasi publik. Aplikasi teknologi touchscreen dalam proses transaksi informasi publik yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna informasi publik harus segera diterapkan, karena konsep dan tujuannya sangat efektif dan efisien. Pengembangan kompetensi PPID dan Pejabat Fungsional dengan pelatihan dan pendidikan khususnya dalam bidang pengelolaan informasi dan dokumentasi juga perlu digiatkan. Peningkatan akses Website PPID Kemkominfo dalam melayani informasi publik kepada pengguna dan integrasi layanan informasi publik melalui jaringan layanan informasi publik yang berkerja sama dengan portal-portal yang berhubungan dengan bidang komunikasi dan


informatika. Semoga Layanan Informasi Publik PPID Kemkominfo dapat menjadi layanan prima satu pintu akses penyediaan informasi terseleksi yang secara konsisten melayani permintaan informasi publik secara cepat dan relevan sesuai dengan kebutuhan pengguna informasi publik.

Daftar Pustaka

Buku & Jurnal: Bryson, Jo. (2006). Managing information services: A transformational approach. Burlington: Ashgate Publishing Limited. Creswell, John W. (1998). Qualitative inquiry and research design: Choosing among five traditions. Thousand Oaks: SAGE Publications. Hossain, M. Jaber., & Islam, Md. Shiful. (2008, January/June). Selective dissemination of information (SDI) service: A conceptual paradigm. International Journal of Information Science & Technology, Volume 6, Number 1. Mayesti, Nina. (2010). Pengantar teknologi pengelolaan informasi: Buku ajar. Depok: FIB UI. Pradipto, Hendro Iwan. (2000, 23 Mei). Kekuatan informasi. Media Indonesia, hal. 17. Shannon-Weaver. Information Theory. Encyclopedia Britannica Online. Diakses dari http://www.britannica.com/EBchecked/topic/287907/information-theory Srikantaiah, Kanti T. (2000). Knowledge management for the information professionals. New Jersey: Information Today. Stueart, Robert D., & Moran Barbara B. (2002). Library and information center management. Colorado: Libraries Unlimited. Yong, James S. L. (2003). E-Government in Asia. Singapore: Marshall Cavendish.


Peraturan dan Perundang-Undangan: Indonesia. (2008). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Indonesia. (2010). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Indonesia. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Kemkominfo. (2010). Keputusan Menteri Kominfo Nomor 117/KEP/M.KOMINFO/03/2010 tentang Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi. Kemkominfo. (2011). Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Tahun 2011. Kemkominfo. (2012). Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Tahun 2012. Kemkominfo. (2013). Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Tahun 2013. Kemkominfo. (2010). Peraturan Menteri Kominfo Nomor 10/KEP/M.KOMINFO/03/2010 tentang Pedoman Penglolaan Informasi dan Dokumentasi. Kemkominfo. (2012). Modul Prosedur Pengelolaan Informasi Publik. Kemkominfo. (2010). Rencana Strategis Kementerian Komunikasi dan Informatika RI Tahun 2010-2014. Kemkominfo. (2014). Web PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi) Kementerian Komunikasi dan Informatika RI. Diakses dari (http://ppid.kominfo.go.id/) Komisi Informasi. (2010). Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik.


Pengelolaan Layanan Informasi Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Recommend Documents