Pengelolaan Arsip Kertas Kerja bagi Tim Auditor. Peran dan Propfesionalisme Arsiparis. Nomor 1. Halaman 1-52

Pengelolaan Arsip Kertas Kerja bagi Tim Auditor Peran dan Propfesionalisme Arsiparis

Volume 5

Nomor 1

Halaman 1-52

Yogyakarta Maret 2012

Arsip Universitas Gadjah Mada Sekip Gedung Unit V lantai I Yogyakarta, telp. (0274) 6492151, 6492152

ISSN : 1978-4880

KHAZANAH BULETIN KEARSIPAN ARSIP UNIVERSITAS GADJAH MADA Volume 5 , Nomor 1, Maret 2012 PENGELOLA BULETIN KHAZANAH Pelindung: Rektor Universitas Gadjah Mada. Penanggung Jawab: Machmoed Effendhie. Pemimpin Redaksi: Yukhron Fathoni. Redaktur Pelaksana: Eny Kusumindarti W., Zudimat, Musliichah. Penyunting/Editor: Ully Isnaeni Effendi. Staf Redaksi: Zaenudin, Fitria Agustina, Heri Santosa, Kurniatun, Anna Riasmiati, Purman, Marsetyo Wahyu R. Sekretariat: Agustinus Mugiono, Isti Maryatun. Desain Grafis: Herman Setyawan, Eko Paris Besteriyana Y.

Diterbitkan oleh: Arsip Universitas Gadjah Mada Alamat Redaksi : Sekip Gedung Unit V lantai 1 Yogyakarta Telp. (0274) 6492151, 6492152 Fax: (0274) 6492152 Website: arsip.ugm.ac.id, e-mail: [email protected] Gambar Sampul Depan: Gedung Pusat UGM tahun 1956

KHAZANAH diterbitkan tiga kali setahun (Maret, Juli, November) sebagai media sosialisasi dan pembahasan dalam bidang kearsipan. Memuat artikel, berita kegiatan dan resensi buku seputar kearsipan. Redaksi mengundang para penulis untuk mengirimkan naskah berupa kajian lapangan, studi pustaka, hasil seminar, atau opini bebas. Redaksi berhak menyingkat atau memperbaiki tulisan yang akan dimuat sepanjang tidak mengubah isinya.

Terkait  rencana  penyempurnaan  sistem kearsipan Badan Kebijakan Fiskal 

Vol. 5, No. 1, Maret 2012

ISSN 1978‐4880 

 

(BKF) Kementrian Keuangan. Kunjungan 

DAFTAR ISI 

tersebut  diketuai  oleh  Kepala  Sub 

 

Bagian Tata Usaha dan Gaji pada Bagian 

Prakata  Dari Redaksi   ........................................................................................   2    Opini    Pengelolaan Arsip Kertas Kerja bagi Tim Auditor  Faiz Zamzami ........................................................................................   3  Peran dan Profesionalisme Arsiparis   Burhanudin DR   ....................................................................................   11    Telisik    Kegiatan Pengenalan Kampus bagi Mahasiswa Baru UGM dari Masa ke  Masa  Kurniatun    .........................................................................................   28  Sekilas tentang Sebutan Pimpinan Tertinggi di Universitas Gadjah Mada  Ully Isnaeni Effendi ...............................................................................   39    Resensi    Understanding Archives and Manuscripts  Machmoed  Effendhie  ..........................................................................   46    Informasi    Survey Pendataan Kearsipan Unit Kerja Fakultas di Lingkungan Universitas  Gadjah Mada Tahun 2012 .....................................................................   51  Jumlah Arsiparis UGM Bertambah ........................................................   52  Magang Mahasiswa DIII Kearsipan UGM  .............................................   52  Arsip UGM  Menyelenggarakan Seminar   ............................................   53  Berbagai Kunjungan dan Studi Banding di Arsip UGM  ........................   54  Studi Banding Arsip UGM ke Kemendikbud dan ANRI ..........................      56 

Umum.  Rombongan  terdiri  dari  5  orang  yaitu  para  pegawai  Pelaksana  Bagian  Umum dan Bagian Data dan Informasi.   

Studi Banding Arsip UGM ke Kemendikbud dan ANRI   Dalam 

rangka 

menimba 

pengalaman  manajemen  arsip  dan  meningkatkan 

kemampuan 

teknis 

pengelolaan  dan  perawatan,  pimpinan  Arsip 

Universitas 

mengadakan 

Gadjah 

studi 

banding 

Mada  ke 

Kemendikbud dan ANRI.   Kegiatan  tersebut  dilaksanakan  selama  3  hari,  tanggal  13–15  Desember 2011. Tim studi banding berjumlah 4 orang yang terdiri dari: Drs.  Zudimat  (Sekretaris  Arsip  UGM),  Yukhron  Fatoni,  S.H.,  S.Sos.  (Kabid  Layanan),  Dra.  Eny  Kusumindarti  W  (Kabid  Database),  dan  satu  arsiparis,  Zaenudin, A.Md.  Studi  banding  ke  Kemendikbud  diantaranya  di  Subbag  Kearsipan,  Biro Umum dan Biro Kepegawanian. Sementara kunjungan ke ANRI di tujuh  Bagian,  yaitu:  Bidang  Diklat,  Direktorat  Akreditasi  dan  Profesi,  Direktorat  Kearsipan  Pusat,  Direktorat  Pengolahan  Arsip  Audiovisual,  Seksi  Penyimpanan  Arsip  Audiovisual,  Bagian  Restorasi  Arsip  Konvensional  dan  Bagian Layanan Arsip Ruang Baca. (Zaen)       

  56  

 

1 

Perkantoran, melakukan kunjungan ke Arsip UGM  pada tanggal 28 dan 

PRAKATA 

30  November  2011  dipimpin  oleh  dosen  pengampu,  Dra.  Emmy  Indjatmiati, M.Si. (Sekretaris Direktorat SDM UGM). 

Ada  pepatah  yang  mengatakan  bahwa  “lebih  baik  terlambat  daripada  tidak  sama  sekali”,  itu  tepat  kiranya  kami  sampaikan  pada 

3.

Politeknik Manufaktur Negeri Bandung 

penerbitan  buletin  “Khazanah”  periode  ini  karena  sesuatu  hal  sehingga 

Pada  tanggal  29  Nov  2011,  Arsip  UGM  menerima  kunjungan  5  orang 

terbit tidak sesuai dengan jadwal yang seharusnya. Untuk itu kami mohon 

pegawai  dari  Politeknik  Manufaktur  Negeri  Bandung  dengan  tujuan 

maaf  kepada  seluruh  pihak  atas  keterlambatan  ini,  semoga  pada 

untuk  melakukan  studi  banding  perihal  sistem  kearsipan,  sarana 

penerbitan mendatang tidak akan terlambat lagi. 

prasarana, pemeliharaan, layanan arsip, dan penyusutan arsip. 

Pengelolaan arsip tidak hanya dilakukan oleh Arsiparis saja, tetapi 

4.

Tim Sekretariat Jenderal DPR RI   

juga  dilakukan  oleh  pelaku  kerja  di  luar  arsiparis.  Pada  opini  kali  ini  kami 

Dalam  rangka  menunjang  pelaksanaan  tugas  dan  fungsi  Dewan  yang 

menyajikan  bagaimana  pentingnya  “Pengelolaan  Arsip  Kertas  Kerja  bagi 

makin  meningkat,  Sekretariat  Jenderal  DPR  RI  studi  banding  ke  Arsip 

Tim  Auditor”.  Selain  itu  juga  ada  yang  menarik  untuk  dikaji  yaitu  “Peran 

UGM  pada  tanggal  1  Desember  2011.  Rombongan  terdiri  dari  para 

dan Profesionalisme Arsiparis”. 

Arsiparis.  Kunjungan  untuk  mengetahui  stuktur  organisasi,  peraturan  terkait  pengelolaan  arsip,  SDM  pengelola  arsip,  sarana  dan  prasana 

Pembaca  yang  budiman,  telisik  kali  ini  kami  sajikan  tentang 

kearsipan, dan pelayanan berbasis IT di Arsip UGM. 

”Kegiatan  Pengenalan  Kampus  bagi  Mahasiswa  Baru  dari  Masa  ke  Masa”,  yang begitu menarik, mengingatkan masa lalu kita sebagai mahasiswa baru. 

5.

Universitas Sumatera Utara 

Serta  “Sekilas  tentang  Sebutan  Pimpinan  Tertinggi  di  Universitas  Gadjah 

Tanggal  9  Desember  2011,  4  pejabat  Universitas  Sumatera  Utara 

Mada”. 

melakukan  studi  kearsipan  ke  Arsip  UGM.  Kunjungan  dipimpin  Sekretaris  Eksekutif  USU,  Drs.  M.  Lian  Dalimunthe,  M.Ec.,  Ac.,  Kabag 

Untuk menambah wawasan mengenai kearsipan melalui kolom 

TU, dan  dua orang Staf Bagian TU Sekretariat Eksekutif USU.  

resensi kali ini diisi dengan sebuah buku berjudul “Understanding Archives 

Kunjungan  diterima  oleh  Kepala, 

and Manuscripts”. 

Sekretaris,  Kabid  Layanan,  Kabid 

Informasi  yang  kami  sajikan  dalam  penerbitan  periode  ini  yaitu:  Survey Pendataan Kearsipan Unit Kerja Fakultas di Lingkungan Universitas 

Database, 

Gadjah  Mada  Tahun  2012,  Jumlah  Arsiparis  UGM  Bertambah,  Magang 

Arsiparis  Arsip  UGM.  Rombongan 

Mahasiswa  DIII  Kearsipan  UGM,  Arsip  UGM    Menyelenggarakan  Seminar, 

melihat  langsung  pengelolaan  dan 

Berbagai  Kunjungan dan Studi  Banding  di Arsip  UGM,  Studi  Banding Arsip 

penyimpanan arsip statis. 

UGM ke Kemendikbud dan ANRI. 

6.

dan 

Koordinator 

Badan Kebijakan Fiskal Kementrian Keuangan RI    Kunjungan  Badan  Kebijakan  Fiskal  Kementrian  Keuangan  RI   tanggal 

Akhirnya  kami  ucapkan  selamat  membaca  dan  semoga  puas 

12  Desember  2011  untuk  menambah  wawasan  dan  peningkatan 

menikmati sajian ini. 

pengetahuan tentang kearsipan.  

2

 

 

55 

OPINI Pembicara  II Dra.  Mona  Lohanda,  M.Phil. (peneliti  dan  sejarawan 

Pengelolaan Arsip Kertas Kerja bagi Tim Auditor 

UI,  penerima  Nation  Building  Award  2011)  dengan  tema  “Pemanfaatan 

Faiz Zamzami 

Arsip  dalam  Pengembangan  Pendidikan  Karakter  Bangsa”.  Pembicara  III 

 

Prof. Dr. H. Nandang A. Deliarnoor, S.H., M.H. (Koordinator Program Doktor 

Latar Belakang 

Universitas  Padjajaran)  dengan  materi  “Arsip,  Unit  Kearsipan  Perguruan  Tinggi  dan  Aspek  Hukumnya  di  Indonesia”    dan  Pembicara  IV  Dr.  Sri  Margana  (Sejarawan  dan  Kaprodi  Sejarah  FIB  UGM)  dengan  tema  “Arsip  dan  Penelitian  Sejarah”.  Moderator  adalah  Waluyo,  SS.,  M.Hum.  (Kaprodi  DIII Kearsipan UGM) dan Drs. Burhanuddin DR. (Arsiparis BPAD DIY).   

 

Pada  kesempatan  tersebut  juga 

diselenggarakan pameran arsip‐arsip foto  diantaranya  tentang  KKN  UGM,  Pesawat  Gelatik  UGM,  kunjungan  Presiden  RI  ke  UGM, dan kegiatan mahasiswa UGM dari  tahun 1959 ‐ 2001.   Pameran  kemudian  dilanjutkan  di  depan  Kantor  Arsip  UGM  dari  tanggal  12‐17 Desember 2011. (Icha)   

Arsip didefinisikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh  lembaga  negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa, dan bernegara.     Kegiatan  pengarsipan  juga  dikenal  oleh  auditor  (pemeriksa)  dalam  rangka  pembuatan kertas kerja dan pengarsipannya. Manajemen arsip kertas kerja  audit  (pemeriksaan)  bagi  auditor  baik  auditor  internal,  auditor  eksternal  dan auditor pemerintah berperan sangat penting mengingat kebutuhan ini  akan  memberikan  pengaruh  kualitas  bagi  auditor  dan  mendukung  dalam  mengambil  kesimpulan  atas  hasil  audit  berupa  pendapat  hasil  audit  dan  arsip  kertas  kerja  dijadikan  sebagai  bahan  untuk  mempelajari  hasil  audit 

Berbagai Kunjungan dan Studi Banding di Arsip UGM    Selama bulan November–Desember 2011, Arsip UGM menerima kunjungan  dan studi banding dari beberapa instansi, perguruan tinggi dan mahasiswa.  Berikut beberapa kunjungan dan studi banding tersebut:  1.

Sesuai dengan Undang Undang No. 43 Tahun 2009: 

Sekretariat Kabinet RI   Tanggal  21  November  2011,  dalam  rangka  pengembangan  digitalisasi  arsip,  6  orang  pegawai  dari  Pusat  Data  dan  Informasi  Sekretariat 

tahun  sebelumnya  yang  digunakan  untuk  penugasan  audit  pada  periode  berjalan, kertas kerja audit juga menjadi  alat untuk pengkoordinasian dan  pengorganisasian berbagai tahap audit tersebut serta kertas kerja ini akan  menjadi  bukti  hukum  jika  sewaktu‐waktu  ada  persoalan  terkait  dengan  masalah hukum di persidangan.      

Merujuk  pada  Standar  Profesi  Audit  internal  pada  2330  tentang 

dokumentasi informasi disebutkan bahwa:  “Auditor  internal  harus  mendokumentasikan  informasi  yang  relevan untuk mendukung kesimpulan dan hasil penugasan.” 

Kabinet RI melakukan studi banding kearsipan ke Arsip UGM.  2.

Mahasiswa Program D3 Hukum (Paralegal) UGM  Untuk  menambah  pengetahuan  tentang  pengelolaan  arsip,  126 

  Menurut  Standar  Audit  yang  dikeluarkan  oleh  Ikatan  Akuntan  Indonesia 

mahasiswa  D3  Hukum  (Paralegal)  UGM  mata  kuliah  Administrasi 

(IAI) Sesi 339, Paragraf 03 disebutkan bahwa : 

54  

 

3 

“kertas  kerja  adalah  catatan‐catatan  yang  diselenggarakan  oleh  auditor  mengenai  prosedur  audit  yang  ditempuhnya,  pengujian  yang  dilakukannya,  informasi  yang  diperolehnya,  dan  simpulan  yang dibuatnya sehubungan dengan auditnya. Contoh kertas kerja  adalah  program  audit,  hasil  pemahaman  terhadap  pengendalian  intern,  analisis,  memorandum,  surat  konfirmasi,  representasi  klien,  ikhtisar  dari  dokumen‐dokumen  perusahaan,  dan  daftar  atau  komentar  yang  dibuat  atau  diperoleh  auditor.  Kertas  kerja  dapat  pula  berupa  data  yang  disimpan  dalam  pita  magnetik,  film  atau media lain.”    Menurut Penjelasan dalam Undang Undang Nomor 5 Tahun 2011 tentang 

Inventarisasi  meliputi: 

 

pengelompokan 

arsip, 

bok,  penyimpanan  dan  entry  data  ke  komputer.  Dari  hasil  inventarisasi  arsip  dari  P2T  UGM  menghasilkan  DPA  Usul  Musnah, Inaktif  dan Permanen. (Heri)   

Arsip UGM  Menyelenggarakan Seminar   dan Pameran Kearsipan   

Arsip UGM menyelenggarakan Seminar Nasional Kearsipan dengan  tema  ”Arsip  sebagai  Memori  Kolektif  Perguruan  Tinggi  dan  Sumber  Penelitian”, Sabtu, 11 Desember 2011 di Sekolah Pascasarjana UGM.  

Merujuk  pada  standar  yang  telah  disebutkan  diatas,  baik  sebagai  auditor internal, auditor eksternal maupun auditor pemerintah diwajibkan  untuk  mengarsipkan  atau  mendokumentasikan  kertas  kerja  dengan  baik  dengan  lama  waktu  sesuai  dengan  ketentuan  yang  berlaku.  Tanggung 

Seminar  yang  dihadiri  para  peneliti  dan  insan  kearsipan  dari  institusi pendidikan maupun pemerintah daerah yang berasal dari wilayah  Jawa, Sumatera, dan Kalimantan tersebut secara resmi dibuka oleh Asisten  WRS APPSM UGM Dr. Jamhari, SP.MP. 

jawab  auditor  pada  saat  melakukan  audit  pada  auditee/  klien  diharuskan 

Dalam 

untuk  mendokumentasikan  pemahaman  unsur‐unsur  dalam  sistem 

institusi.  Sebagai  contoh  di  UGM  sedang 

Tata  Cara  penyusunan  kertas  kerja  secara  umum  yang  harus  dipenuhi 

menelusuri  perubahan  warna  dan  bentuk  

adalah sebagai berikut:  

bendera/ duaja fakultas dan  universitas. 

Lengkap: Semua informasi telah disajikan dengan lengkap, akurat 

Pembicara  seminar  terdiri  dari 

dengan  didukung  dengan  pengamatan,  pengujian,  kesimpulan, 

Pembicara  I  Drs.  Mustari  Irawan,  MPA. 

dan rekomendasi yang didokumentasikan dalam kertas kerja.   2.

(Deputi  Bidang  Konservasi  ANRI).  Dengan 

Jelas:  Kertas  kerja  harus  mampu  menjelaskan  informasi  secara 

materi  ”Kebijakan  Pembinaan  Kearsipan 

sistematis  tersebut  yang  seolah‐olah  dapat  berbicara  sendiri 

ANRI 

sehingga tidak memerlukan penjelasan tambahan secara lisan.  

 

beliau 

penyelesaian  polemik  yang  terjadi  dalam 

audit yang akan dijalankan.  

1.

sambutannya, 

menyampaikan  pentingnya  arsip  dalam 

pengendalian internal yang akan digunakan untuk merancang perencanaan 

4

dilakukan 

manuver berkas, penomoran , pelabelan 

Akuntan Publik disebutkan bahwa:  “adalah dokumen tertulis, dokumen elektronik, atau dokumen  dalam bentuk lainnya yang menggambarkan proses dan hasil kerja  akuntan publik” 

yang 

Terkait 

Lembaga 

Kearsipan 

Perguruan Tinggi”.  

 

53 

arsip  inaktif  sebaiknya  disimpan  secara  sentral  di  Records  Center  Fakultas 

3.

Tepat:  Informasi  yang  disajikan  dalam  kertas  kerja  harus  fokus 

agar memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip. 

pada  informasi  pokok  dan  tujuan  audit  sehingga  dokumentasi 

 

kertas  kerja  akan  dapat  memberikan  keputusan  atau  opini  yang 

Bagi  Arsip  UGM  survey  ini  akan  membantu  pendampingan  dan 

pengembangan  Records  Center  di  fakultas.  Kegiatan  ini  akan  diperluas  ke 

tepat.  

setiap  unit  kerja  selain  fakultas  yaitu  satuan  kerja  pendukung  universitas 

4.

Logis: pengarsipan kertas kerja harus mengikuti urutan logis misal 

seperti LPPM agar dapat mendukung penyelamatan arsip UGM. (Agus) 

kertas kerja didokumentasikan berdasarkan urutan tahapan mulai 

 

dari perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan. 

Jumlah Arsiparis UGM Bertambah 

5.

 

dan  teratur  sehingga  memudahkan  jika  dilakukan  supervisi  oleh 

Akhir  tahun  2011  berdasarkan  Surat  Keputusan  Menteri  Pendidikan  Nasional  Republik  Indonesia    No.96856‐96859/A4.4/KP/2011  tertanggal  5  Agustus  2011  Arsiparis  UGM  bertambah  4  orang.  Mereka  adalah  Musliichah,  A.Md.,  S.IP.,  Kurniatun,  A.Md.,  S.IP.,  Fitria  Agustina,  A.Md.,  dan  Ully  Isnaeni  Effendi,  A.Md.,  SE.,  dimana  satu  orang  diangkat  dalam  jabatan  Arsiparis  Pelaksana  Lanjutan  dan  tiga  orang  lainnya  dalam  jabatan  Arsiparis  Pelaksana.  Dengan  bertambahnya  4  orang  Arsiparis  tersebut berarti hingga saat ini UGM telah mempunyai 21 orang Arsiparis  dari  Pegawai  Negeri  Sipil  (PNS)  dan  3  orang  Arsiparis  dari  Pegawai  Tidak  Tetap (PTT). 24 orang arsiparis tersebut tersebar di beberapa fakultas dan  Arsip UGM. (Anna) 

Rapi:  Pendokumentasian  kertas  kerja  harus  disusun  dengan  rapi  auditor senior. 

  Kategori Arsip Kertas Kerja Tim Auditor  Agar memberikan kualitas atas jasa audit yang telah diberikan dan  memenuhi kebutuhan yang ada, diperlukan pengarsipan kertas kerja secara  manual dan elektronik.  Menurut Undang Undang No. 43 tahun 2009 fungsi  arsip dikelompokkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis.   Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam  kegiatan  pencipta  arsip  dan  disimpan  selama  jangka  waktu  tertentu.  Sedangkan  arsip  statis  adalah  arsip  yang  dihasilkan  oleh  pencipta  arsip  karena  memiliki  nilai  guna  kesejarahan,  telah  habis  retensinya,  dan 

 

Magang Mahasiswa DIII Kearsipan UGM   

berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung  maupun  tidak  langsung  oleh  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  dan/  atau 

Tanggal 23 Januari‐17 Februari 2012 mahasiswa Diploma Kearsipan 

lembaga  kearsipan.  Demikian  pula  dalam  bidang  audit,  menurut  Boynton 

angkatan 2010 magang di Arsip UGM, mereka adalah: Rizky Chalalika Laila, 

dan  Johnson  (2006)  kertas  kerja  audit  laporan  keuangan  umumnya 

Nurul  Hidawati,  Ika  Sumarsih  Handayani,  Asyifa  Rahmawati,  Uswatun 

diarsipkan berdasarkan dua kategori, yaitu sebagai berikut: 

Hasanah,  Intan  Utami  Dwijayanti,  Choirun  Sulaiman,  dan  Riski  Anggi 

1.

Arsip Permanen 

Pratiwi. Pada kesempatan ini peserta magang melakukan inventarisasi arsip 

Berisi data yang diperkirakan akan berguna bagi auditor pada banyak 

dari  P2T  UGM  dari  tahun  1994  –  2002,  dan  melakukan  pendataan  arsip 

penugasan di masa datang untuk klien yang bersangkutan. 

kartografi,  gambar  tehnik,  dan  kearsitekturan  dari  DPPA  UGM  dari  tahun 

Hal‐hal yang biasanya dimasukkan kedalam arsip permanen adalah: 

1953 – 1998.  

52  

 

5 

a.

Salinan  anggaran  dasar  dan  anggaran  rumah  tangga 

INFORMASI 

perusahaan  b.

Kode rekening dan buku pedoman prosedur 

Survey Pendataan Kearsipan Unit Kerja Fakultas di 

c.

Bagan organisasi 

Lingkungan Universitas Gadjah Mada Tahun 2012 

d.

Tata letak pabrik, proses produksi, dan produk‐produk utama 

e.

Ketentuan‐ketentuan penerbitan saham dan obligasi 

f.

Salinan kontrak‐kontrak jangka panjang 

UGM melakukan kegiatan survey pendataan kearsipan di unit kerja fakultas 

g.

Daftar  rencana  depresiasi  aktiva  tetap  dan  amortisasi  utang 

di lingkungan UGM. Tujuan kegiatan ini untuk memperoleh gambaran pola 

jangka panjang 

pengelolaan  kearsipan  di  unit  kerja  fakultas,  menentukan  strategi 

Ringkasan  prinsip‐prinsip  akuntansi  yang  digunakan  oleh 

penyempurnaan  pengelolaan  arsip  di  fakultas  lebih  berdaya  guna, 

klien 

mengidentifikasi  keberadaan  arsip  yang  bernilai  guna  historis/  permanen, 

h. 2.

 

 

Tim  pendampingan  pendirian  Pusat  Arsip  (Records  Center)  Arsip 

Arsip Tahun Berjalan 

dan  pendampingan  pendirian  Records  Center  bagi  fakultas  yang  belum 

Berisi  informasi  penguat  yang  berhubungan  dengan  pelaksanaan 

memiliki Records Center. 

program audit pada tahun berjalan, contoh: 

 

Kegiatan ini dilaksanakan tanggal 14 Februari ‐ 1 Maret 2012. Tim 

a.

Neraca saldo 

terdiri dari 6 orang Arsiparis UGM. Kegiatan ini disambut baik oleh fakultas 

b.

Berita acara kas opname 

dan sebagian besar ditanggapi positif untuk ditindaklanjuti. Data kearsipan  yang diperoleh meliputi: 

c.

Rekonsiliasi bank 

d.

Rincian piutang 

e.

Rincian persediaan 

Surat, Pemberkasan Arsip hingga penyimpanannya, sarana prasarana, 

f.

Rincian utang 

dan SDM pengelola arsip. 

g.

Rincian biaya, dan lain sebagainya 

• Pengelolaan  arsip  aktif  mulai  dari  Tata  Persuratan,  Tata  Pengurusan 

• Pengelolaan  Arsip  Inaktif  meliputi  keberadaan  Records  Center, 

 

pengelolaan  Records  Center,  sarana  dan  parasarana  hingga 

Pembuatan Kertas Kerja  Teknik‐teknik  yang  harus  diperhatikan  dalam  pembuatan  kertas 

penyusutan arsip.  • Keberadaan  Arsip  Statis  diperoleh  gambaran  bahwa  sebagian  besar 

kerja audit laporan keuangan menurut Boynton dan Johnson (2006), yaitu:  a. b.

6

 

fakultas masih menyimpan arsip statis. 

Judul:  setiap  kertas  kerja  berisi  informasi  mengenai  nama  klien, 

Hasil  survey  ini  akan  dilaporkan  kepada  fakultas  agar  dapat 

judul yang jelas menunjukkan isi kertas kerja yang bersangkutan. 

dipergunakan  untuk  menyempurnakan  pengelolaan  kearsipannya.  Secara 

Nomor  Index:    setiap  kertas  kerja  harus  diberi  index  atau  nomor 

garis  besar  dapat  diperoleh  gambaran  bahwa  pengelolaan  arsip  dinamis 

referensi,  misalnya  A‐1,  B‐2,  dan  sebagainya,  untuk  keperluan 

aktif pada umumnya di unit kearsipan fakultas sudah berjalan dengan baik. 

pemberian identifikasi dan pengarsipan. 

Sedangkan  pengelolaan  arsip  inaktif  masih  perlu  ditingkatkan,  misalnya 

 

51 

arsiparis,  yang  juga  dapat  diadopsi  oleh  pustakawan  ketika  harus 

c.

Referensi‐Silang:  data  dalam  suatu  kertas  kerja  yang  diambil  dari 

mengelola  arsip  dan  manuskrip.  Arsiparis  dan  pustakawan  harus 

kertas  kerja  lain  atau  dipindah  atau  dibawa  ke  kertas  kerja  lain, 

mengembangkan  pengetahuannya  tentang  penciptaan  rekod,  bagaimana 

harus  diberi  referensi  silang  dengan  nomor  index  dari  kertas‐

rekod  itu  digunakan,  dan  jenis  kegiatan  yang  terkait  dengan  pengelolaan 

kertas kerja tersebut. 

arsip  dan  manuskrip.  Selain  ini,  mereka  harus  juga  memahami  model 

d.

Tanda simbol (tick marks): merupakan simbol, seperti tanda silang, 

pengelolaan  principles  of  provenance,  principles  of  originanl  order. 

centang,  atau  tanda  lainnya,  yang  digunakan  pada  kertas  kerja 

Termasuk  juga  pengetahuan  dasar  bagaimana  melakukan  kontrol 

untuk  menunjukkan  bahwa  auditor  telah  melakukan  prosedur 

intelektual  dan  kontrol  fisik  arsip  dan  manuskrip  yang  menjadi  tanggung 

audit  tertentu  pada  bagian  yang  diberi  tanda  pengerjaan,  atau 

jawabnya. 

bahwa  tambahan  informasi  tentang  sesuatu  hal  yang  terdapat 

Akhirnya, buku tipis ini layak dan “wajib” dibaca baik oleh arsiparis 

pada  kertas  kerja  lain  yang  ditunjukkan  oleh  tanda  pengerjaan 

maupun  pustakawan  yang  bekerja  menangani  manuskrip.  Untuk 

yang bersangkutan. 

menambah  pengetahuan  tentang  pengelolaan  manuskrip,  tidak  ada 

e.

Tanda  tangan  dan  Tanggal:  setelah  menyelesaikan  tugas  yang 

salahnya  dilanjutkan  membaca  “Selecting  and  Appraising  Achives  and 

terdokumentasi  dalam  program  audit,  baik  pembuat  kertas  kerja 

Manuscripts”  karya  Gerald  Ham,  “Preserving  Archives  and  Manuscripts” 

maupun  orang  yang  me‐review  (auditor  senior)  harus 

karya  Mary  Linn  Ritzenthaler  dan  banyak  lagi  terbitan  ASA  yang  dapat 

menandatangani  dan  mencantumkan  tanggal  pada  kertas  kerja 

diakses  secara  on‐line.  Untuk  artikel‐artikel  seperti  bagaimana 

yang bersangkutan. Hal ini akan mempertegas dengan jelas siapa 

menyelenggarakan pameran manuskrip, bagaimana layanan manuskrip, dll. 

penanggung  jawab  yang  membuat  kertas  kerja  dan  siapa  orang 

ada  puluhan  artikel  menarik  tentang  manuskrip  yang  dimuat  di  e‐jurnal 

yang telah me‐review kertas kerja. 

Archival  Sciences.  Bagi  yang  mempunyai  account  email  UGM  dapat 

 

mengakses jurnal tersebut secara bebas dan gratis di e‐jurnal perpustakaan 

Terobosan Pengarsipan Kertas Kerja Audit  Perkembangan  pesat  perusahaan  dalam  mengaplikasikan 

UGM.   

teknologi informasi dalam menjalankan operasinya karena adanya tuntutan 

 

kompleksitas  operasi  bisnis  dan  transaksi  yang  frekuensinya  tinggi 

 

memberikan dampak yang besar pula bagi auditor dalam melakukan audit 

 

dengan menggunakan Teknik Audit Berbantuan Komputer (TABK) sehingga 

 

auditor  dalam  pendokumentasiannya  dituntut  agar  cakap  untuk  mendokumentasikan  langkah  dan  hasil  kerja  kedalam  kertas  kerja  audit 

 

secara elektronik.  Dalam  rangka    memudahkan  dan  memperlancar  urusan  arsip 

  50  

kertas kerja audit dengan menyelaraskan pada tujuan audit pada auditee/ 

 

7 

klien maka saat ini dikembangkan pembuatan kertas kerja secara elektronik 

saling terkait, memiliki makna sosial, memiliki nilai secara keseluruhan, dan 

melalui pengembangan software. Pengembangan software pada umumnya 

telah terjadi pergeseran kegunaan. 

dikembangkan oleh Kantor Akuntan Publik/ divisi audit internal itu sendiri 

Dalam bab kedua, diceritakan mengenai perkembangan kearsipan, 

dan dikembangkan pula oleh perusahaan yang secara khusus menyediakan 

khususnya di Amerika, dan ia mencatat bahwa ilmu pengetahuan kearsipan 

alat bantu audit. Beberapa contoh software yang telah berhasil dibuat oleh 

adalah  disiplin  yang  berkembang  di  Amerika.  Dia  membahas  fakta  bahwa 

vendor yang mengembangkan kertas kerja audit elektronik, software yang 

pada  peradaban  kuno  telah  digunakan  arsip  dalam  artian  setiap  catatan 

cukup dikenal diantaranya adalah CaseWare, The ACBA Electronic Working 

tertulis.  Praktek  kearsipan  modern  baru  dimulai  pada  masa  Revolusi 

Papers (EWP) dan ProAudit, Mkinsight dan lain sebagainya. 

Perancis.  Catatan‐catatan  tertulis  disimpan  rapi  dengan  tujuan  untuk 

Kertas  kerja  secara  elektronik  dapat  didefinisikan  sebagai  setiap 

melindungi  hak‐hak  rakyat.  O'Toole  mencatat  bahwa  pendirian  institusi 

audit  yang  pada  tiap  tahapan  yaitu  perencanaan,  pendokumentasian, 

kearsipan  publik,  Jamestown,  pada  akhir  abad  ke‐18  merupakan  babakan 

pemberian  indeks,  referensi,  laporan,  dan  penyimpanan  yang  dilakukan 

baru  tentang  “layanan  informasi  kearsipan  kepada  publik”.  Disana  juga 

secara  elektronik.  Beberapa  kelebihan  ketika  menggunakan  kertas  kerja 

dikembangkan tradisi pengelolaan manuskrip sejarah yang dimulai dengan 

secara elektronik, diantaranya sebagai berikut: 

karya Massachusetts Historical Society, yang didirikan pada 1791. Tradisi ini 

a.

Meningkatkan efisiensi & efektifitas bagi auditor. 

difokuskan  pada  pengumpulan,  penyimpanann,  pelestarian,  dan 

b.

Mengurangi,  atau  bahkan  menghilangkan,  kegiatan  yang  tidak 

penerbitan  manuskrip  sejarah  untuk  memastikan  bahwa  publik  dapat 

memberikan nilai tambah dalam pembuatan kertas kerja audit.  

mengakses  secara  terus  menerus.  Selama  abad  ke‐19,  fokus  pada  tradisi 

c. d.

Meningkatkan  keakuratan  dalam  pengambilan  kesimpulan  hasil 

pengelolaan  manuskrip  sejarah  di  AS  jauh  melebihi  fokus  pada  tradisi 

audit . 

pengelolaan arsip publik. Tren ini mulai berubah sesaat sebelum awal abad 

Mempromosikan ketepatan waktu dalam pelaporan. 

ke‐20  dengan  berdirinya  Public  Archives  Commission  oleh  American 

 

Historical 

Association. 

Pada 

tahun 

1930‐an 

terjadi 

beberapa  

Beberapa  software  yang  berhasil  dikembangkan  misalnya  CaseWare,  The 

perkembangan  pesat  di  bidang  kearsipan  termasuk  pembangunan  Arsip 

ACBA  Electronic  Working  Papers  (EWP),  ProAudit,  dan  Mkinsight 

Nasional,  pembentukan  Masyarakat  Arsiparis  Amerika,  dan  survei 

memberikan kelebihan secara umum diantaranya adalah: 

manuskrip  sejarah  untuk  layanan  publik.  Dalam  dekade  berikutnya,  ilmu 

a. b. c.

Fitur  yang  ada  dapat  disesuaikan  untuk  memenuhi  kebutuhan 

kearsipan  mengalami  diversifikasi,  atau  tepatnya  muncul  spesialisasi 

sehingga mengurangi upaya pengembangan. 

seperti records management yang melahirkan profesi records manager, dll. 

Mengelola  proses  audit  lengkap,  mulai  dari  Perencanaan  sampai 

Sementara  itu,  konsolidasi  identitas  profesionalitas  juga  mengalami 

dengan penyusunan laporan hasil audit. 

perkembangan  yang  ditandai  dengan  berbagai  jenis  standardisasi 

Mampu  terintegrasi  dengan  perangkat  lunak  lain  misal  Microsoft 

kearsipan.  Dalam  dua  bab  terakhir  digambarkan    mengenai  pekerjaan 

Office untuk memungkinkan bekerja secara offline. 

arsiparis  dan  jenis‐jenis    pengetahuan  dan  tata  nilai  yang  perlu  dimiliki 

8

 

 

49 

Karya  lama  James  M.  O’Toole  “Understanding  Archives  and 

d.

Manuscripts”    ini  kemudian  pada  tahun  2006  ditulis  kembali  bersama 

Setiap auditor dapat melihat dan mencetak jadwal dan mengirim  update status audit pada titik waktu tertentu. 

Richard  J.  Cok  dengan  judul  “Understanding  Archives  &  Manuscripts 

e.

Menyediakan  fasilitas  untuk  membuat  indeks  dan  kertas  kerja 

(Archival  Fundamentals  Series)”  setebal  237  halaman.  Karya  O’Toole 

baru secara otomatis, menyediakan fasilitas otomatis untuk cross 

setebal  87  halaman  ini  dibagi  ke  dalam  empat  bab.  Bab  pertama 

index  antara kertas kerja. 

“Recording,  Keeping,  and  using  Informtion”,  Bab  dua  “The  Hostory  of 

f.

Menyediakan  fasilitas  untuk  mengindeks  dan  membuat  hyperlink  ke bukti‐bukti eksternal atau informasi yang diperlukan. 

Archives and the Archives Profession”, Bab tiga “The Archivists Perspective:  Konowledge  and  Values”,  dan  Bab  terakhir  “The  Archivists  Task: 

 

Responsibilities and Duties”. 

Kesimpulan 

Karya  James  O'Toole  ini  berguna  sebagai  panduan  untuk 

Pengarsipan  kertas  kerja  dalam  pelaksanaan  audit  laporan 

memahami  informasi  dasar  tentang  sejarah  dan  perkembangan  ilmu 

keuangan yang baik memberikan kontribusi yang besar bagi auditor dalam 

kearsipan.  O'Toole  berpendapat  bahwa  mengetahui  bagaimana  rekod  itu 

mengambil  kesimpulan  atas  hasil  audit  yang  dilakukan  dan  memudahkan 

lahir,  apa  fungsinya,  informasi  apa  yang  dikandungnya,  dan  bagaimana 

bagi  auditor  mempelajari  kertas  kerja  hasil  audit  tahun  sebelumnya. 

mengelola  informasi  itu  agar  dapat  digunakan,  adalah  dasar  pemahaman 

Pergeseran  menuju  kertas  kerja  secara  elektronik  memberikan  dampak 

arsip  dan  manuskrip.  Dalam  bab  pertama,  membahas  bagaimana  rekod 

pada tiap tahapan mulai dari perencanaan, pendokumentasian, pemberian 

lahir yang berkembang dari transmisi oral yang digunakan oleh masyarakat 

indeks,  referensi,  laporan,  dan  penyimpanan  yang  dilakukan  secara 

belum melek huruf sampai perkembangan tulisan dan teks modern dalam 

elektronik.  

masyarakat  melek  huruf  melalui  berbagai  cara.  O'Toole    mencatat  bahwa 

Dalam  konteks  Kantor  Akuntan  Publik,  pengarsipan  kertas  kerja 

pergeseran  dari  lisan  ke  teks  tertulis  yang  dihasilkan  itu  lebih  presisi, 

yang  baik  akan  menghindarkan  potensi  persoalan  pidana  yang  mungkin 

permanen,  dan  mengalami  perkembangan  yang  sangat  cepat  terutama 

akan dihadapi,  sebagaimana dalam UU No. 5 Tahun 2011 tentang Akuntan 

ketika tulis menulis digunakan menjadi media komunikasi. Ketika tata‐tulis 

Publik  pada  Bab  XIII  poin  b  disebutkan  “dengan  sengaja  melakukan 

mengalami  peningkatan  di  masyarakat,  begitu  juga  proliferasi  rekod 

manipulasi, memalsukan, dan/ atau menghilangkan data atau catatan pada 

meningkat,  yang  pada  gilirannya  rekod  tidak  lagi  sebagai  bagian  dari 

kertas  kerja  atau  tidak  membuat  kertas  kerja  yang  berkaitan  dengan  jasa 

individu tetapi telah berkembang pesat sebagai bagian dari masyarakat itu 

yang  diberikan  sebagaimana  dimaksud  dalam  Pasal  3  ayat  (1)  sehingga 

sendiri.  Dalam  bab  satu  ditunjukkan  bahwa  ada  enam  alasan  dasar  untuk 

tidak  dapat  digunakan  sebagaimana  mestinya  dalam  rangka  pemeriksaan 

pembuatan  rekod:  pribadi,  sosial,  ekonomi,  hukum,  instrumental,  dan 

oleh pihak yang berwenang dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 

simbolis.  Orang  menyimpan  rekod  bisa  saja  karena  hanya  alasan  praktis. 

(lima) tahun dan pidana denda paling banyak Rp.300.000.000,00 (tiga ratus 

Dalam  bab  ini  juga  dijelaskan  perkembangan  berbagai  instrumen  yang 

juta rupiah)”. 

telah digunakan untuk merekam informasi. Intinya dalam bab ini dijelskan 

 

dan ditunjukkan bahwa rekod modern berlimpah (archives dan manuskrip) 

 

48  

 

9 

Daftar Pustaka: 

Dowler, ketika ia masih menjadi Ketua Departemen Arsip dan Perpustakaan 

Arsip  Nasional  Republik  Indonesia,  Undang  Undang  No.  43  Tahun  2009 

di  Universitas  Yale,  menggambarkan  situasi  itu  cukup  menarik:  “bahwa 

tentang Kearsipan, Jakarta, 2009.  Departemen Hukum dan HAM, Undang Undang No. 5 tahun 2011 tentang  Akuntan Publik, Jakarta, 2011. 

arsip  dan  manuskrip  itu  seperti  rumput  liar  yang  semula  ditanam  secara  hati‐hati  di  taman  perpustakaan.  Sekalipun,  rumput  itu  akan  tumbuh  liar  dan  deras  bukan  berarti  rumput  itu  harus  dibasmi  dan  dihancurkan”. 

Dewan SPAP Ikatan Akuntan Indonesia. 2001. Standar Profesional Akuntan 

Dowler kemudian memberikan solusi tentang “bagaimana rumput liar yang 

Publik: per 1 Januari 2001. Salemba Empat, Jakarta. 

seperti gulma itu dirubah menjadi tanaman obat atau tanaman yang dapat 

Boynton, William C., Johnson, Raymond N., and Kell, Walter G., Modern  Auditing, Seventh Edition, John Wiley and Sons, Inc, 2001.  Mulyadi. Auditing Buku I, Jilid 3, Edisi Keenam, Salemba Empat, Jakarta,  2002. 

dimakan. Dowler menawarkan solusi “merubah gulma itu menjadi tanaman  yang  bermanfaat”  dengan  menggunakan  dasar  dan  prinsip  pengelolaan  kearsipan.  Hampir  sama  persis  seperti  yang  ditawarkan  oleh  James  M.  O’Toole.  Archives are “The document created or received and accumulated 

Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal, Standar Profesi Audit  Internal, YPIA, Jakarta, 2004  Software Kertas Kerja Elektronik, Sumber: http://dailyrudy.wordpress.com/ 

by  a  person  or  organization  in  the  course  of  the  conduct  of  affairs,  and  preserved because of their continuing value” (Bellardo and Bellardo, 1992). 

2009/03/22/ software‐kertas‐kerja‐elektronik/ 

The  manuscripts  are  “the  papers  of  s  person,  an  artificial  collection  of 

Overview Kertas Kerja Elektronik, Sumber: http://apexauditsystem.com/ 

materials  from  a  variety  pf  place  or  person,  or  individual  items  acquired 

apex_features_overview_en.html                 

because  of  some  special  significance''  (Yakel,  1994).  Kedua  terminologi  tersebut, archives dan manuskrip, seringkali  digunakan secara bergantian,  dan  sering  pula  diperlakukan  sama  karena  keduanya  merujuk  kepada  sumber‐sumber asli yang tidak dipublikasikan, kesamaan  karakteristik, dan  unik.  Tidak  seperti  buku,  jurnal  dan  sumber  tercetak  lainnya  yang  berupa  information products (bukan information by‐products) yang biasa dikoleksi  perpustakaan,  arsip  dan  manuskrip  yang  dikoleksi  perpustakaan  maupun  lembaga  kearsipan  biasanya  tidak  ada  salinannya.  Arsip  dan  manuskrip  adalah  catatan‐catatan  organik  yang  timbul  dari  fungsi  dan  kegiatan  instansi,  perkantoran,  dan  individu.  Kehadiran  arsip  dan  manuskrip,  ditentukan  oleh  keadaan  penciptaannya.  Oleh  karena  itu,  keduanya  memiliki  karakteristik  sebagai  berikut:  alami,  imparsial,  otentik,  organik,  dan unik (Jenkinson, 1944) 

 

10  

 

47 

Peran dan Profesionalisme Arsiparis  

RESENSI  Understanding Archives and Manuscripts  Machmoed Effendhie   

  Judul 

: Understanding Archives and    Manuscripts 

Penulis 

: James M. O’Toole 

                                 

Edisi 

: ‐ 

                                 

Cetakan  : ‐                Penerbit  : Society of American Archivists 

  Burhanudin DR      Pendahuluan    “Setiap  orang  berhak  untuk  berkomunikasi  dan  memperoleh  informasi  untuk  mengembangkan  pribadi  dan  lingkungan  sosialnya,  serta  berhak  untuk  mencari,  memperoleh,  memiliki,  menyimpan,  mengolah,  dan  menyampaikan  informasi  dengan  menggunakan segala jenis saluran yang tersedia”    Dalam  beberapa  referensi  disebutkan  bahwa  arsip  merupakan  informasi  yang  terekam.  Artinya,  arsip  merupakan  salah  satu  sumber 

                                 

Tahun 

: 1990 

informasi.  Dikaitkan  dengan  Pasal  28F  Undang‐undang  Dasar  1945  arsip 

                                 

ISBN 

: 0931828‐77‐5 

merupakan salah satu kebutuhan mendasar dari setiap manusia.  

Halaman  : 86 disertai indeks     

Apabila 

kearsipan 

hanya 

diidentikkan 

dengan 

kegiatan 

penyimpanan  surat‐surat  purna  pakai  semata,  atau  sekedar  pencatatan 

Arsip  (archives)  dan  manuskrip,  penanganannya  memerlukan 

masuk  keluarnya  surat,  maka  pengelolanya  pun  tidak  perlu  orang  yang 

teknik khusus berdasarkan sifat khas mereka sebagai produk samping (by‐

professional.  Cukup  orang  yang  bisa  membaca  dan  menulis.  Dengan  kata 

product) dari transaksi, bukan dari hasil deliverasi atau upaya‐upaya kreatif. 

lain tidak perlu adanya profesi di bidang kearsipan. 

Arsip (archives) dan manuskrip adalah bahan yang bersifat alami, organik, 

Dunia  kearsipan  dewasa  ini  sedang  mengalami  perubahan. 

impartial,  otentik,  dan  unik  yang  bermakna  karena  dari  konteks 

Demikian  halnya  di  Indonesia,  walaupun  terlambat  dan  berjalan  lambat, 

penciptaannya.  Prinsip  asal  usul  (priciples  of  provenance),  prinsip  aturan 

dunia kearsipan di Indonesia sedang mengalami pergeseran dari nilai‐nilai 

asli  (principles  of  original  order),  dan  diskripsi  kolektif  (collective 

lama  yang  selama  ini  akrab  dalam  pandangan  masyarakat  Indonesia. 

description)  serta  standar  preservasi  akan  menjamin  kualitas  informasi 

Praktisi kearsipan yang selama ini lekat sebagai ‘danyangnya gudang arsip' 

dalam  Arsip  dam  manuskrip.  Pemahaman  terhadap  karakteristik  archives 

secara  pelan  diakui  sebagai  profesi  yang  dianggap  sejajar  dengan  profesi 

dan  manuskrip  serta  pemahaman  dasar  teori  serta  praktik  kearsipan  bagi 

lain.  Hal  ini  merupakan  langkah  antisipasi  terhadap  perkembangan 

arsiparis maupun pustakawan menjadi sangat penting. 

kebutuhan  informasi.  Perubahan  yang  cukup  signifikan  adalah  yang 

Bagi pustakawan dan juga arsiparis yang bekerja di perpustakaan 

menyangkut  upaya  membangun  Sumber  Daya  Manusia.  Apabila 

mungkin akan mengalami kebingungan ketika melihat tumpukan arsip dan 

sebelumnya  mereka  yang  bekerja  di  bidang  kearsipan  hanya  merupakan 

manuskrip.  Bagaimana  mengelola  dan  memperlakukannya.  Lawrence 

pekerja arsip, saat ini diarahkan menjadi tenaga yang profesional. Dengan 

46  

 

11 

kata  lain  terjadi  perubahan dari  bidang pekerjaan,  yang diharapkan  kelak, 

perencanaan  dan  pengembangan...”.  Dan  hingga  saat  ini  Universitas 

menjadi profesi di bidang kearsipan, 

Gadjah Mada masih menggunakan sebutan Rektor. 

Sebagai  jawaban  terhadap  hal  tersebut,  melalui  Keputusan 

 

Menteri PAN telah ditetapkan bahwa pekerjaan di bidang kearsipan diakui 

Referensi 

sebagai  profesi.  Secara  formal  pelaksana  di  bidang  kearsipan  disahkan 

1.

Undang‐undang No 22 tahun 1961 tentang Perguruan Tinggi 

sebagai pejabat fungsional arsiparis. Walaupun demikian pada hakekatnya 

2.

Peraturan  Pemerintah  No.23  Tahun  1949  tentang  Peraturan 

profesi  kearsipan  bukan  semata‐mata dilihat  dari  aspek  formal  saja  tetapi 

tentang Penggabungan Perguruan Tinggi menjadi Universiteit  3.

lebih pada aspek kompetensi, sikap, dan perilaku. 

Keputusan  Presiden  RI  No.53  Tahun  1982  tentang  Susunan  Organisasi UGM 

  Pengertian  Secara 

4. terminologis 

istilah 

arsiparis 

dibakukan 

sejak 

Salinan  Surat  Keputusan  Direktur  Djenderal  Perguruan  TInggi  RI  No.2580/SEKRET/BUP/67 

diterbitkannya  Keputusan  Menteri  PAN  Nomor:  36/  1990  tentang  Angka 

5.

Petikan Surat Keputusan Presiden RI No.143/A/50 

Kredit  bagi  Jabatan  Arsiparis.  Dengan  pembakuan  tersebut  kemudian 

6.

Dari  Revolusi  Ke  Reformasi,  50  Tahun  UGM  editor  Bambang 

dikenal  istilah  profesi  kearsipan  sebagai  substansi  yang  melekat  pada 

Purwanto, Djoko Suryo, Soegijanto Padmo, 1999 

manajemen  arsip.  Dalam  keputusan  tersebut  arsiparis  masih  terbatas 

7.

Keputusan  Menteri  Pendidikan  dan  Kebudayaan  Republik  Indonesia  No.0233/U/1977  tentang  Statuta  Universitas  Negeri 

pegawai  negeri  sipil.  Seiring  dinamika  dalam  kehidupan  berbangsa  dan 

Gadjah Mada Yogyakarta 

bernegara, pemikiran mengenai profesi arsiparis pun semakin berkembang.  8.

Peraturan  Menteri  PAN  Nomor:  PER/3/M.PAN/3/2009  tentang  Jabatan 

Keputusan  Menteri  Pendidikan  dan  Kebudayaan  Republik 

Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya, istilah profesi kearsipan sebagai 

Indonesia  No.0440/0/1992  tentang  Statuta  Universitas  Gadjah 

substansi  yang  melekat  pada  manajemen  arsip.  Dalam  hal  ini  arsiparis 

Mada 

diberi  pengertian  yang  terbatas  yaitu  ”jabatan  yang  mempunyai  ruang 

       

lingkup, tugas, tanggungjawab, dan wewenang untuk melakukan kegiatan  pengelolaan  arsip  dan  pembinaan  kearsipan  yang  diduduki  oleh  Pegawai  Negeri  Sipil  dengan  hak  dan  kewajiban  yang  diberikan  secara  penuh  oleh  pejabat  yang  berwenang”.  Arsiparis  sebagai  profesi  harus  didukung  oleh  substansi teoritis sebagaimana profesi pada umumnya.  Apabila  arsiparis  dianggap  sebagai  tenaga  profesional  dituntut  persyaratan‐persyaratan  yang  sesuai  standar  kompetensi  yang  telah  dibakukan. Dalam pemahaman secara umum tenaga profesional kearsipan  dapat  dipahami  orang  yang  memiliki  ketrampilan,  perilaku,  sikap  yang 

12  

             

   

45 

disebutkan  bahwa  “jang  dapat  memilih  rektor  adalah  salah  satunya 

profesional  serta  memiliki  latar  belakang  teori  dan  minat  di  bidang 

anggota‐anggota presidium sekarang”.  

kearsipan.  Perlu  diingat  bahwa  arsip  perlu  dikelola  khusus  oleh  mereka 

Keputusan  senat  mengenai  pencalonan  rektor  hanya  merupakan 

yang  bertanggungjawab  atas  kelangsungan  operasional  organisasi. 

bahan pertimbangan bagi Dirjen Perguruan Tinggi/ Menteri Pendidikan dan 

Kegunaan arsip sebagai sumber informasi yang tercipta dan diterima untuk 

Kebudajaan  untuk  diusulkan  kepada  Pemerintah  RI  guna  mendapatkan 

keperluan  penyelenggaraan  organisasi  serta  kegunaan  di  luar  proses 

persetujuan (Pasal 7). 

penciptaan  yang  tidak  secara  langsung  berkaitan  dengan  operasionalisasi 

 

organisasi. 

Rektor Universitas 

Berbagai  kegunaan  arsip,  selain  sebagai  sumber  informasi  yang 

Setelah  sempat  berubah  ke  presidium,  akhirnya  pada  awal 

berkaitan dengan operasional organisasi adalah sebagai referensi, sumber 

September  1968  berubah  kembali  ke  rektor  universitas.  Dari  Salinan 

informasi  bagi  sistem  informasi  manajemen,  juga  sebagai  identitas  suatu 

Keputusan  Menteri  Pendidikan  dan  Kebudajaan  RI  No.2693/KT/I/SP/68 

komunitas  daerah  atau  bangsa  melalui  pemupukan  kebanggaan  atas  hasil 

menyebutkan bahwa: 

yang dicapai oleh suatu daerah atau bangsa pada masa silam. 

“…memutuskan  terhitung  mulai  tanggal  1  September  1968  memberhentikan  Drs.  Soepojo  Padmodipoetro,  MA.  dari  jabatannya  sebagai  Ketua  Presidium………sambil  menunggu  keputusan Presiden RI mengangkat Drs. Soeroso H Prawirohardjo,  MA. sebagai Pd. Rektor Universitas Gadjah Mada”.    Sebutan rektor ini juga dijelaskan juga pada Keputusan Presiden RI  No.53  Tahun  1982  tentang  Susunan  Organisasi  UGM  pada  pasal  1  “UGM  adalah  unit  organik  di  lingkungan  Departemen  Pendidikan  Kebudayaan,  dipimpin  oleh  Rektor  yang  berada  dibawah  dan  bertanggungjawab  langsung kepada Menteri Pendidikan dan Kebudayaan”.   Ditambahkan  pula  seperti  yang  tercantum  pada  UGM  Dalam  Angka Tahun 1999 “...Organisasi dan kelembagaan di UGM mengacu pada  SK Mendikbud RI No.0204/O/1995 tanggal 18 Juli 1995 tentang OTK UGM.  Dalam  rangka  persiapan  otonomi  perguruan  tinggi,  UGM  sedang  mempersiapkan penataannya berdasarkan PP RI No.60 tahun 1999 tentang  Pendidikan Tinggi. Rektor dibantu 5 pembantu rektor. PR 1 bidang kegiatan  akademis, PR 2 bidang kegiatan administrasi umum, PR 3 bidang kegiatan  kemahasiswaan,  PR  4  bidang  kegiatan  kerjasama,  PR  5  bidang  kegiatan 

44  

Dalam  pelaksanaan  tugas  profesinya,  arsiparis  memerlukan  latar  belakang ilmu dan teori kearsipan, disamping ketrampilan yang profesional  serta penguasaan tentang fungsi dan tugas organisasi pencipta arsip. Selain  itu,  berkaitan  dengan  nilai  guna  eksternal  suatu  arsip  diperlukan  arsiparis  yang  memiliki  cakrawala  yang  luas  yang  menjadi  background  dari  terciptanya suatu arsip. Hal ini karena nilai guna ini hanya dapat ditangkap  melalui  interpretasi,  tersembunyi  di  belakang  struktur  organisasi  maupun  latar belakang kegiatan atau peristiwa saat arsip tersebut tercipta. Hal yang  tidak  dapat  diabaikan  adalah  penguasaan  keahlian  dan  ketrampilan  penunjang,  seperti  penguasaan  teknologi  informasi,  manajemen,  administrasi,  pengetahuan  sejarah,  penulisan  karya  ilmiah,  kemampuan  berbahasa,  dan  sebagainya.  Bekal  dan  latar  belakang  teori  sebagaimana  tersebut dapat melengkapi keprofesionalan arsiparis, suatu catatan penting  adalah bahwa manajemen arsip tidak ditujukan bagi kepentingan kearsipan  atau arsiparis sendiri tetapi bagi ketersediaan informasi.       

 

13 

Arti Penting Arsip dan Peran Arsiparis   

 

Rektor Universitas 

Secara  mendasar  sebenarnya  arsip  memiliki  arti  penting  dalam 

 Melihat  dari  beberapa  surat  keputusan  yang  ada,  salah  satunya 

kehidupan  manusia  modern.  Arti  penting  tersebut  secara  global  dapat 

adalah Surat Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada No.8 tahun 1963 

dikelompokkan dalam 5 kepentingan yaitu: 

Tanggal 29 Mei 1963 yang sudah menggunakan “Rektor Universitas Gadjah 

1.

Kebutuhan  hidup  manusia  sejak  sebelum  hidup  sampai  sesudah 

Mada”  yaitu  Prof.  Ir.  H.  Johannes.  Sebutan  Rektor  ini  berlangsung  sejak 

mati; 

tahun 1963 sampai dengan bulan April tahun 1967.  

Hal ini tidak dapat dipungkiri bahwa kehidupan modern menuntut 

 

ketersediaan  dokumen  yang  menyertai  kehidupan  seseorang. 

Ketua Presidium 

Ketiadaan  dokumen  pribadi  ini  akan  menimbulkan  kesulitan  bagi 

Setelah  sempat  berubah  menjadi  rektor  kemudian  pada  tahun 

yang  bersangkutan.  Bukan  hanya  menyangkut  identitas  tetapi 

1967  sempat  terjadi  pergantian  jabatan  rektor  menjadi  presidium  karena 

lebih  dari  itu  juga  menyangkut  status  dan  hak  seseorang  dalam 

hal  yang  mendesak.  Hal  tersebut  sesuai  dengan  Salinan  Surat  Keputusan 

komunitasnya.  Oleh  karena  itu  keberadaan  dokumen  pribadi  ini 

Direktur Djenderal Perguruan TInggi RI No.2580/SEKRET/BUP/67: 

seolah‐olah memiliki kedudukan yang sama dengan pemiliknya.  

Organisasi  sebagai  suatu  bentuk  administrasi  tidak  mungkin 

“…berhubung  dengan  penugasan/  perbantuan  drg.  Nazir  Alwi  pada Koordinator Perguruan Tinggi Daerah Djawa Tengah bagian  Selatan  jang  telah  ditetapkan  dengan  Surat  Keputusan  Direktur  Djenderal  Perguruan  Tinggi  tgl  19  Mei  1967  No.2566/SEKRET/BUP/67,  sambil  menunggu  penundjukan/  pengangkatan  Rektor  perlu  menjerahkan  pimpinan  UGM  kepada  sebuah  Presidium  …….dengan  Drs.  Soepojo  Padmodipoetro,  MA  sebagai ketuanya dan 4 orang anggota...”    Ditambahkan  pula  pada  Surat  Keputusan  No.  7  tahun  1967  dimana  surat 

mengabaikan  keberadaan  arsip.  Setiap  bentuk  kegiatan  mesti 

keputusan  tersebut  masih  atas  nama  Rektor  Nazir  Alwi  (tanggal  19  Mei 

melahirkan  arsip.  Oleh  karena  itu  muncullah  istilah  arsip  sebagai 

1967)  namun  pada  Surat  Keputusan  No.  10  tahun  1967  sudah 

by  product  organisasi.  Bagi  sebuah  organisasi  arsip  ibarat  darah. 

menggunakan  Ketua  Presidium  Universitas  Gadjah  Mada  (tanggal  27  Djuli 

Tanpa  arsip  sebuah  organisasi  akan  mengalami  hambatan  dalam 

1967).  Dan  hingga  akhir  tahun  1967  masih  menggunakan  sebutan  ketua 

melaksanakan  tugas  dan  fungsinya.  Banyak  kasus  yang 

presidium.  

Beberapa  dokumen  pribadi  yang  tercipta  dalam  kehidupan  seseorang secara general dapat disebutkan antara lain:  2.

Urat nadi bagi administrasi dan bukti kinerja;  Tidak  dapat  dipungkiri  bahwa  arsip  merupakan  urat  nadi  bagi  kehidupan  administrasi  bagi  sebuah  organisasi.  Selain  itu  arsip  juga menjadi bukti kinerja sebuah organisasi. 

Sebutan ketua presidium dapat terlihat pada Keputusan Presidium 

mencerminkan peran arsip dalam sebuah organisasi.   3.

14  

Bukti dan sumber informasi otentik;  

UGM  No.35  tahun  1967  tentang  Pemilihan  Tjalon  Rektor.  Dalam  Surat 

Kehidupan  modern  yang  tertumpu  pada  ketersediaan  arsip. 

Keputusan  Presidium  ini  disebutkan  pada  bagian  paling  awal  “mengingat” 

Status, kewenangan, hak, tanggungjawab, identitas, maupun hasil 

yaitu  “....bahwa  presidium  Universitas  Gadjah  Mada  sekarang  ini  hanja 

kegiatan  dari  suatu  organisasi  ataupun  individu  tertumpu  pada 

merupakan  pimpinan  sementara...”.  Diperjelas  dengan  isi  pasal  2  yang 

 

43 

Berdasarkan  Undang‐undang  No  22  tahun  1961  tentang 

arsip yang tersedia. Sebagai sumber informasi otentik karena arsip 

Perguruan  Tinggi,  Pasal  1  disebutkan  bahwa  “perguruan  tinggi  adalah 

merupakan data yang tercipta paling dekat dengan kegiatan atau 

lembaga  ilmiah  jang  mempunjai  tugas  menjelenggarakan  pendidikan  dan 

peristiwa yang mengiringi.  

pengadjaran  diatas  perguruan  tingkat  menengah  dan  jang  memberikan 

4.

Rekaman kegiatan/ peristiwa; 

pendidikan  dan  pengadjaran  berdasarkan  kebudajaan  kebangsaan 

Kehidupan  modern  yang  memiliki  kecanggihan  teknologi  yang 

Indonesia  dan  dengan  tjara  ilmiah”.  Pasal  6  “perguruan  tinggi  dapat 

cukup  mengagumkan  semakin  memberi  kemungkinan  untuk 

berbentuk:  universitas,  institut,  sekolah  tinggi,  akademi,  bentuk  lain  jang 

menempatkan  arsip  sebagai  rekaman  kegiatan/  peristiwa.  Arsip 

ditetapkan  dengan  Peraturan  Pemerintah”.  Pada  Bab  IV  Kelengkapan 

tekstual  cenderung  memiliki  nilai  formalitas  yang  cukup  tinggi 

Perguruan  Tinggi  Pasal  12  (1)  disebutkan  bahwa  universitas/  institut 

sebagai  bukti  kegiatan/  peristiwa  tetapi  arsip  dalam  bentuk  non 

dipimpin  oleh  Presiden  Universitas/  Institut  jang  dalam  segala  segi 

tekstual  lebih  memberi  kemungkinan  untuk  merekam  berbagai 

kedudukannja, baik jang bersifat penjelenggaraan pendidikan maupun tata 

kegiatan/  peristiwa.  Apalagi  ada  kecenderungan  terjadinya 

usaha, didampingi oleh Senat Universitas/ Institut atas dasar musjawarah. 

peristiwa  yang  tidak  terencana,  seperti  bencana  alam,  musibah, 

Hal ini sesuai dengan asas demokrasi terpimpin maka presiden universitas/ 

atau  insiden  lain  yang  tidak  terencana.  Kecanggihan  teknologi 

Institut berkedudukan sebagai tokoh pusat dan pemimpin utama.  

yang  kepemilikannya  juga  tidak  terbatas  menjadikan  semakin  tersedianya bukti kegiatan/ bukti dari suatu peristiwa. 

Berdasarkan  pada  Pasal  18  Perguruan  tinggi  negeri  ialah  perguruan  tinggi  jang  dimiliki  dan  diselenggarakan  oleh Negara, pendirian 

5.

Bukti Prestasi Kerja; 

suatu  perguruan  tinggi  negeri  dilakukan  oleh  presiden  RI.  Masa  jabatan 

Dalam  pelaksanaan  operasional  organisasi,  baik  bisnis  maupun 

presiden  universitas  disebutkan  pada  Pasal  20  (2)  presiden  universitas/ 

publik,  senantiasa  bertumpu  pada  ketersediaan  data.  Demikian 

institute  negeri  diangkat  dan  diberhentikan  oleh  presiden  RI  atas  usul 

halnya  dengan  prestasi  kerja  yang  telah  dicapai.  Setiap  kegiatan 

menteri setelah mendengar pertimbangan senat, dan memangku djabatan 

dalam suatu organisasi didasarkan pada catatan. Demikian halnya 

selama masa empat tahun dan djika perlu diangkat kembali 

hasil  dari  kegiatan  tersebut  akan  dituangkan  dalam  bentuk  catatan.  Catatan  inilah  yang  menjadi  dasar  dalam  penilaian 

Sebutan  presiden  universitas  masih  digunakan  sampai  dengan  awal tahun 1963. Hal tersebut dilihat dari surat keputusan yang tersimpan 

prestasi kerja.  

di  Arsip  Universitas  Gadjah  Mada  yang  salah  satunya  adalah  surat 

 

keputusan atau Penetapan Presiden Universitas Gadjah Mada No.7 Tahun 

Kearsipan menjabarkan arti penting arsip dalam kehidupan berbangsa dan 

1963  tentang  Penjempurnaan  Peraturan  Senat  UGM  Tahun  1960  No.3 

bernegara.  Hal  tersebut  dapat  dilihat  dari  kewajiban  pejabat  maupun 

mengenai BPA (tertanggal 19 April 1963). 

lembaga  pencipta  arsip,  lembaga  kearsipan,  maupun  ancaman‐ancaman 

 

 

Secara  legal,  Undang‐undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang 

pidana yang tersebut dalam undang‐undang tersebut. 

 

 

 

bahwa  arsip  memiliki  arti  penting  baik  dalam  kaitannya  dengan 

42  

 

 

Dalam undang‐undang kearsipan tersebut secara jelas disebutkan 

15 

administrasi,  status,  kepemilikan,  kesejarahan,  kebuktian,  bahkan 

Perubahan Nama  

menyangkut  keutuhan  dan  keselamatan  negara.    Apabila  dilihat  dari 

Universitas  Gadjah  Mada  telah  beberapa  kali  mengalami 

kewenangan  dan  tanggungjawab,  undang‐undang  tersebut  juga 

perubahan  mengenai  sebutan  atau  istilah  pimpinan  tertinggi  bagi 

menghapus  stikma  bahwa  arsip  ‘hanya’  terkait  dengan  tumpukan  surat‐

perguruan tinggi atau rektor, yaitu: 

surat tua. Juga menghapus image sebagai pekerjaan sampingan yang cukup 

Presiden Universitit 

dikerjakan  oleh  agendaris  atau  ‘tukang’  arsip.  Apalagi  kedepan  arsip  juga 

Berdasarkan  Peraturan  Pemerintah  No.37  Tahun  1950  tentang 

tidak  berkutat  pada  pengelolaan  yang  bersifat  konvensional,  baik  media 

Universitit  Gadjah  Mada  sebutan  presiden  universitit  dapat  terlihat  pada 

arsipnya maupun sarana pengendaliannya. 

bagian  kedua  hal  Perlengkapan  Universitit  bab  VIII  hal  Susunan 

 

Demikian  juga  terkait  dengan  ancaman  sangsi  yang  terdapat 

Perlengkapan pasal 30 yang menyebutkan bahwa Universitit Negeri Gadjah 

dalam  undang‐undang  ini  menunjukkan  bahwa  sejak  terciptanya  suatu 

Mada  mempunjai  alat‐alat  perlengkapan  jang  meliputi:  seluruh  universitit 

arsip  menjadi  komponen  yang  menentukan.  Bagi  seorang  pegawai,  sangsi 

jang  terdiri  atas  penjelenggara  peraturan  ialah  Presiden  Universitit….”. 

berupa  pembebasan  dari  jabatan  merupakan  suatu  sangsi  administrasi 

Ditambahkan pula pada pengangkatan presiden universitit yang tercantum 

yang  cukup  membuat  aib.  Tidak  hanya  itu,  ancaman  sangsi  pidana 

dalam Petikan Surat Keputusan Presiden RI No.143/A/50 yang menyatakan 

maksimal  10  tahun  penjara  dan  denda  yang  mencapai  500  juta  rupiah 

bahwa: 

adalah bukti bahwa perlu keseriusan dalam pengelolaan arsip. 

mengantisipasi tuntutan tersebut. Dalam undang‐undang kearsipan secara 

“….memutuskan  mengangkat  Prof.  Dr.  M.  Sardjito  sebagai  Presiden  Universitit  Negeri  Gadjah  Mada  di  Jogjakarta  terhitung  mulai tanggal 1 Agustus 1950…”.     Selain itu pada beberapa arsip yang tersimpan di Arsip Universitas Gadjah 

gamblang  juga  disebutkan  bahwa  pengembangan  sumber  daya  manusia 

Mada yang berupa Laporan Tahunan Universitit Negeri Gadjah Mada bagi 

terdiri  atas  arsiparis  dan  sumber  daya  manusia  yang  memiliki  kompetensi 

Tahun  Pengadjaran  1951/1952  sampai  dengan  Tahun  Pengadjaran 

dan  profesionalitas  di  bidang  kearsipan.  Sekalipun  kearsipan  bukan  saja 

1954/1955  menyebutkan  presiden  universitit,  dimana  saat  itu  yang 

menjadi  kewenangan  dan  tanggungjawab  arsiparis  akan  tetapi  dalam 

menjabat sebagai presiden universitit adalah Prof. Dr. M. Sardjito. 

implementasinya  arsiparis  menjadi  key  person.  Arsiparis  memerankan 

 

fungsi  ganda,  sebagai  thing  tank  dan  sebagai  praktisi.  Konsep  dan 

Presiden Universitas 

 

 

Sudah  tentu  mengingat  fungsi  arsip  yang  demikian  penting  dan 

strategis  diperlukan  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  kearsipan  yang  mampu 

pemikiran  arsiparis  dalam  pelaksanaan  manajeman  kearsipan,  baik  pada 

Pada  tahun  1954,  kata  “universiteit”  berubah  menjadi 

unit  kerja  maupun  tataran  yang  lebih  makro,  menjadi  pijakan  pengambil 

“universitas”  dan  sejak  saat  itu  kata  “negeri”  pada  Universiteit  Negeri 

keputusan  untuk  menyusun  kebijakan.  Pada  aspek  teknis  arsiparis  adalah 

Gadjah  Mada  dihilangkan  sehingga  menjadi  Universitas  Gadjah  Mada. 

motor,  baik  untuk  pelaksanaan  sistem  maupun  pemecahan  terhadap 

Ditambahkan pula pada Laporan Tahunan Universitas Gadjah Mada Tahun 

permasalahan yang timbul. 

Pengadjaran  1955/1956  sampai  dengan  Tahun  Pengadjaran  1960/1961 

 

menyebutkan presiden universitit, yaitu Prof. Dr. M. Sardjito. 

16  

 

 

41 

Definisi Rektor  

Secara  lebih  terinci  fungsi  arsip  dalam  pelaksanaan  manajemen 

Ada  beberapa  definisi  kata  rektor  yaitu:  dalam  pengertian 

meliputi  beberapa  hal,  yaitu:  Mendukung  proses  pengambilan  keputusan; 

akademis,  agama,  dan  politik.  Rektor  dalam  lingkup  akademis  merupakan 

Menunjang  proses  perencanaan;  Mendukung  pelaksanaan  pengawasan; 

jabatan pimpinan utama dari lembaga pendidikan formal, pada umumnya 

Sebagai  alat  bukti;  Sebagai  pusat  ingatan;  dan  Menunjang  kegiatan 

di lingkup Perguruan Tinggi (universitas dan institut). Rektor dalam bahasa 

ekonomi dan politik. 

Indonesia  diartikan  sebagai  pimpinan  lembaga  perguruan  tinggi.  Menurut 

Fungsi tersebut sebagaimana skema  berikut : 

Undang‐Undang Sistem Pendidikan Nasional 2009 (UU SISDIKNAS), Rektor 

 

adalah pimpinan tertinggi perguruan tinggi yang berkewajiban memajukan  ilmu  pengetahuan  di  masing‐masing  institusi  melalui  pendidikan  dan  penelitian, serta memberikan kontribusi maksimal kepada khalayak luas.  Berdasarkan  Keputusan  Menteri  Pendidikan  dan  Kebudayaan  Republik  Indonesia  No.0233/U/1977  tentang  Statuta  Universitas  Negeri  Gadjah  Mada  Yogyakarta,  pada  Bab  VIII  Alat‐Alat  Pelengkapan  dan  Kelengkapan,  pasal  23  Universitas  mempunyai  alat‐alat  kelengkapan:  a.  Universitas  terdiri  dari  Rektor  dan  Senat.  Pasal  24  (2)  Rektor  sebagai  penanggung  jawab  utama  memimpin  universitas  yang  dalam  segala  segi  kedudukan  dan  tugasnya  dibantu  oleh  sekretaris  universitas  dan  seorang  pembantu  rektor  atau  lebih.  Mengenai  pengangkatan  rektor  tercantum  dalam Bab X Pengangkatan Unsur‐Unsur Pimpinan Universitas, pasal 36 (1) 

 

yaitu  rektor  dicalonkan  oleh  senat  dari  antara  para  guru  besar  luar  biasa, 

 

diusulkan  melalui  pimpinan  Departemen  Pendidikan  dan  Kebudayaan, 

Beberapa butir yang menjadi dasar pengembangan arsiparis sebagai tenaga 

diangkat  dan  diberhentikan  oleh  Presiden  Republik  Indonesia,  memangku 

profesional diupayakan melalui: 

jabatan selama empat tahun dan jika perlu dapat diangkat kembali dengan 

a.

pengadaan arsiparis; 

cara  yang  sama.  Masa  jabatan  rektor  tercantum  juga  pada  Statuta 

b.

pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui 

Universitas  Gadjah  Mada  Tahun  1992  menyebutkan  pada  pasal  32  (1) 

penyelengaraan,  pengaturan,  serta  pengawasan  pendidikan  dan 

bahwa masa jabatan rektor dan pembantu rektor adalah 4 (empat) tahun. 

pelatihan kearsipan; 

Pasal  (2)  Rektor  dan  pembantu  rektor  dapat  diangkat  kembali  dengan 

c.

pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis, serta 

ketentuan tidak boleh lebih dari 2 (dua) kali masa jabatan berturut‐turut. 

d.

penyediaan  jaminan  kesehatan  dan  tunjangan  profesi  untuk 

   

40  

sumber daya manusia kearsipan.   

 

17 

Profesionalisme  

Sekilas tentang Sebutan Pimpinan Tertinggi  

Pada  umumnya  orang  mempunyai  okupasi  atau  jenis  pekerjaan 

di Universitas Gadjah Mada 

sebagai  mata  pencaharian.  Untuk  melaksanakan  pekejaan  tersebut  ada  beberapa tingkatan yaitu pertama, delitan atau suatu ketrampilan tertentu  berdasarkan pengalaman atau mencontoh orang lain tanpa dasar teori dan  dasar‐dasar  ilmiah  lain.  Kedua,  adalah  tingkat  amatir.  yaitu  orang  yang  sangat terampil menjalankan okupasi tapi tanpa latar belakang ilmiah atau  pendidikan khusus. Ketiga, adalah profesional, tingkatan paling tinggi yaitu  para  ahli  pada  bidangnya  yang  telah  memperoleh  pendidikan  atau  pelatihan  secara  khusus  untuk  pekerjaan  tersebut  serta  memiliki  kecenderungan untuk pengembangan bidang yang ditekuninya. 

 

Profesional,  merupakan  mimpi  insan  kearsipan  di  Indonesia  yang  tidak  mudah  untuk  dicapai.  Menurut  kamus  besar  bahasa  Indonesia,  profesional  berarti  sesuatu  yang  memerlukan  kepandaian  khusus  untuk  menjalankannya.  Adapun  profesionalisme  berarti  mutu,  kualitas,  dan  tindak  tanduk  yang  merupakan  ciri  suatu  profesi  atau  orang  yang  profesional  (Kamus  Besar  Bahasa  Indonesia,  1996).  Profesionalisme  juga  dapat  berarti  ketrampilan,  sikap,  dan  perilaku  yang  profesional  yang  dimiliki seseorang (Nurhadi, 1992).    

Dari uraian tersebut dapat ditarik pengertian bahwa arsiparis yang 

profesional  memerlukan  tiga  elemen  dasar  yaitu  pengetahuan,  ketrampilan,  dan  sikap.  Dalam  hal  ini  dilihat  dari  dimensi  psikologis  diperlukan  elemen  yang  menyangkut  aspek  kognitif,  psikomotorik,  dan 

Ully Isnaeni Effendi    Awal Berdiri  Merunut  kembali  perjalanan  panjang  Universitas  Gadjah  Mada  menjadi  universitas  nasional  yang  pertama  tidak  akan  terlepas  dari  penggabungan perguruan tinggi yang berada dibawah naungan kementrian  seperti  Kementrian  Kesehatan  yang  menaungi  perguruan  tinggi  kedokteran,  kedokteran  gigi,  dan  farmasi.  Kemudian  Kementrian  Kehakiman menyelenggarakan Sekolah Tinggi Hukum serta Balai Perguruan  Tinggi Gadjah Mada milik swasta yang menyelenggarakan Fakultas Hukum  dan Fakultas Sastra.  Berdasarkan  Peraturan  Pemerintah  No.  23  tanggal  16  Desember  1949  tentang  Peraturan  Sementara  Penggabungan  Perguruan  Tinggi  menjadi  Universiteit,  merupakan  jalan  pembuka  untuk  menyelenggarakan  sebuah  universitas  nasional  yang  bernama  Universitas  Gadjah  Mada.  Hal  tersebut  bagi  dunia  pendidikan  tinggi  Republik  Indonesia  merupakan  sebuah  lembaran  baru  dimana  sejak  tanggal  19  Desember  1949  pemerintah  Republik  Indonesia  secara  resmi  mulai  menyelenggarakan  perguruan  tinggi  negeri  yang  dikenal  sebagai  Universiteit  Negeri  Gadjah  Mada yang berkedudukan di Yogyakarta.   “...bahwa  menunggu  UU  ttg  perguruan  tinggi,  semua  Perguruan  Tinggi  Negeri  di  Jogjakarta  untuk  sementara  dengan  tidak  mengubah  keadaan  dan  susunanja  masing‐masing,  digabungkan  mendjadi  suatu  Universiteit  dengan  nama  Universiteit  Negeri  Gadjah  Mada  berkedudukan  di  Jogjakarta…”(Pasal  1  Peraturan  Pemerintah  No.23  Tahun  1949  tentang  Peraturan  tentang  Penggabungan Perguruan Tinggi menjadi Universiteit).   

afektif.  Artinya  menyangkut  kemampuan  seseorang  untuk  menguasai  knowledge,  kemampuan  untuk  mengaplikasikan  pengetahuan,  dan  kemampuan  untuk  bermental  dan  bermoral  yang  sportif.  Hal  ini  karena  dalam pengelolaan arsip, arsiparis bukan sekedar melaksanakan tugas yang  berhubungan  dengan  pekerjaan  teknis  kearsipan  tetapi  seorang  arsiparis  dituntut  untuk  mampu  mengatasi  problema  di  bidang  kearsipan  (Sauki,  1992).  Oleh  karena  itu  merupakan  kesalahan  fatal  jika  menafsirkan 

18  

 

 

39 

3.

Temu orang tua mahasiswa baru di tingkat universitas 

arsiparis  ’hanya’  sebatas  agendaris  atau  ’tukang’  mencatat  surat, 

4.

Temu orang tua mahasiswa baru di tingkat fakultas 

mendiskripsi arsip, atau sebagai ’mesin’ anggaran dari kegiatan kantor. 

5.

Pengenalan pembelajaran tingkat universitas oleh BEM – KM 

 

6.

Success  Skills,  pengenalan  pembelajaran  tingkat  fakultas,  pengenalan 

profesionalisme yang diharapkan, yaitu: 

materi keuniversitasan, dan termasuk inagurasi pada hari terakhir. 

Dilihat dari prestasi pengembangan kemampuan, ada 3 tingkatan  1.

Arsiparis ilmuwan yang merupakan arsiparis dengan kemampuan 

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa seiring dengan 

top  management  yang  profesional  untuk  memimpin  suatu  lembaga atau bidang pada profesinya; 

berjalannya  kegiatan  pengenalan  kampus  bagi  mahasiswa  baru  UGM  2.

mengalami berbagai perubahan. Berbagai perubahan tersebut dapat dilihat 

Arsiparis  profesional  dengan  kemampuan  middle  management 

antara  lain:  perubahan  nama,  aturan‐aturan  kegiatan,  rangkaian  acara 

yang  profesional  untuk  memimpin  divisi  atau  pekerjaan  dengan 

kegiatan, waktu/ lama kegiatan dan biaya yang dipungut dari mahasiswa. 

spesifikasi khusus; 

    Daftar Istilah:  crew cut  :  potongan rambut laki‐laki yang pendek sekali.  slack   :  celana panjang untuk wanita.     Referensi:  Surat Keputusan Rektor UGM No. 5 Tahun 1969  Surat  Keputusan Rektor UGM No. 3 Tahun 1972  Surat  Keputusan Rektor UGM No. 185/D.III/1974  Surat  Keputusan Rektor UGM No 7 Tahun 1975  Surat  Keputusan Rektor UGM No. 4 Tahun 1977  Surat Keputusan Rektor UGM No. UGM/117/6420/UM/01/37 Tahun 1990  Surat Keputusan Rektor UGM No. UGM/94/4807/UM/01/37 Tahun 1992  Surat Keputusan Rektor UGM No. UGM/117/6420/UM/01/37 Tahun 1993  Surat Keputusan Rektor UGM No. 142/J01/KM/99  Buku Panduan OPSPEK 1991, Panitia Pusat OPSPEK UGM.  Buku Panduan OPSPEK 1992, Panitia Pusat OPSPEK UGM.  Transkripsi  Kaset:  Upacara  Pembukaan  Pekan  Orientasi  Mahasiswa  (POSMA) UGM Tahun 1974.    Website:  http://id.wikipedia.org/wiki/Orientasi_Studi_dan_Pengenalan_Kampus  http://kamusbahasainggris.com/   

38  

3.

Arsiparis  terampil  yaitu  arsiparis  yang  handal  untuk  menjalankan  tugas ’profesi’nya.    Dengan kata lain dapat disebut 3 tingkatan arsiparis yaitu arsiparis 

pemikir, 

arsiparis 

profesional, 

dan 

arsiparis 

terampil. 

Jenjang 

profesionalisme  arsiparis  mencerminkan  adanya  tuntutan  persyaratan  khusus. Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan diselenggarakan harus sejalan  dengan  upaya  pemenuhan  kebutuhan  tersebut.  Dengan  kata  lain  pendidikan  kearsipan  bersifat  must  educationally  walk  before  it  can  run,  harus didasarkan pada pengetahuan dan menggunakan pendidikan sebagai  landasan untuk pengembangan prasarana pendukungnya.  Untuk  mewujudkan  hal  tersebut  bukan  perkara  mudah.  Pengembangan  arsiparis  adalah  upaya  mengembangkan  sumber  daya  manusia.  Bidang  garap  yang  menyangkut  manusia  adalah  sesuatu  yang  memerlukan  sentuhan  yang  sistematis  dan  manusiawi.  Ketimpangan  dari  beberapa komponen dasar akan berpengaruh pada pencapaian tujuan.   

  Para  profesional  melaksanakan  tugas  profesinya  sebagai 

pengabdian  pada  bidang  garapnya.  Menurut  HAR  Tilaar  ada  beberapa  ciri  yang  melekat  pada  para  profesional  yaitu:  Memiliki  keahlian  khusus;  Merupakan  panggilan  hidup;  Memiliki  teori  baku  secara  universal; 

 

19 

Mengabdikan  diri  untuk  masyarakat;  Memiliki  kecakapan  diagnostik  dan 

Tahun  2005  kegiatan  pengenalan  kampus  bagi  mahasiswa  baru 

kompetensi  yang  aplikatif;  Memiliki  otonomi  dalam  melaksanakan; 

masih  sama  dengan  tahun  2004.  Hal  ini  sesuai  dengan  Surat  Keputusan 

Memiliki  kode  etik;  Mempunyai  klien  yang  jelas;  Memiliki  organisasi 

Rektor  UGM  Nomor  200/P/SK/PBMHS/2005  tentang  Peresmian  dan 

profesi; dan  Memiliki hubungan dengan profesi pada bidang lain. 

Pengenalan  Pembelajaran  Mahasiswa  Baru  UGM,  dengan  peraturan  dan 

Selain ciri yang melekat secara intern tersebut dapat ditambahkan 

susunan  acara  pembelajaran  yang  hampir  sama  dengan  tahun  2004. 

faktor ekstern yang menjadi ciri profesionalisme yaitu berupa penghargaan 

Perbedaan terletak pada pemakaian topi UGM, dimana dalam lampiran SK 

terhadap  keprofesionalan  berupa  tunjangan  profesi,  kontrak,  gaji  dan 

tersebut tidak menyebutkan aturan memakai topi UGM. 

penghargaan lain. 

Tahun  2006  terjadi  perubahan  pengenalan  kampus  bagi 

Profesi  senantiasa  bersifat  dinamis,  berkembang  sejalan  dengan 

mahasiswa  baru.  Perubahan  tersebut  dapat  dilihat  pada  Surat  Keputusan 

perkembangan  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  serta  dinamika  di 

Rektor  Nomor  272/P/SK/PBMHS/2006  tentang  Penerimaan  dan 

sekelilingnya.  Oleh  karena  itu  seorang  yang  profesional  adalah  seorang 

Pengenalan  Pembelajaran  Mahasiswa  Baru  UGM.  Aturan  pelaksanaan 

yang secara terus menerus berkembang (trainable). Dengan kata lain ilmu 

kegiatan  ini  terjadi  sedikit  perubahan  dari  tahun  sebelumnya,  aturan 

pengetahuan  dan  teknologi  berkembang  menurut  deret  hitung.  Oleh 

kegiatan  tersebut  adalah  sebagai  berikut:  tidak  diperkenankan  adanya 

karenanya  memerlukan  profesional  yang  bersifat  membuka  diri  dan  mau 

pelecehan,  pemerasan,  pemaksaan  kehendak,  kekerasan  verbal, 

mengembangkan  diri  secara  terus  menerus.  Seorang  profesional  yang 

penganiayaan  dan  pelanggaran  HAM  lainnya  termasuk  fisik,  tindakan‐

merasa serba  tahu berarti profesional yang sudah masuk liang kubur bagi 

tindakan  yang  bersifat  militeristik,  dan  pembodohan  kepada  para  peserta 

kariernya.  Tuntutan  profesionalisme  agar  tetap  survive  dibutuhkan  upaya 

serta tidak diizinkan memberikan tugas‐tugas di luar acara akademis; baju 

pengembangan  pemahaman  kearsipan  dan  nilai  informasi  secara  terus 

lengan  panjang  putih;  celana  panjang  hitam  (pa)  dan  rok/  celana  panjang 

menerus. Belajar merupakan keharusan yang tidak dapat dihindarkan. baik 

hitam  (pi);  berdasi  hitam  panjang;  jaket  almamater;  bersepatu;  tidak  ada 

secara formal maupun informal.  

atribut  lainnya  kecuali  telah  disepakati  dengan  pengurus  fakultas 

 

Tiga  bentuk  proses  belajar  untuk  menunjang  terwujudnya 

berdasarkan  asas  kepatutan  dan  kewajaran.  Panitia  pembelajaran 

profesionalisme  yaitu  pendidikan  (education),  pelatihan  (training),  dan 

mahasiswa baru harus berpakaian rapi, berjaket almamater dan bersepatu. 

organisasi  profesi.  Pendidikan  dimaksudkan  untuk  mengembangkan 

Apabila  pelaksanaan  kegiatan  ini  melanggar  tata  tertib  dapat  dihentikan 

kemampuan  intelektual  dan  menemukan  induk  pengetahuan  yang 

oleh  Wakil  Rektor  Bidang  Kemahasiswaan  dan  Alumni  pada  tingkat 

bertujuan  untuk  memahami,  membandingkan,  mentransfer,  dan 

universitas,  dan  pada  tingkat  fakultas  dapat  dihentikan  oleh  Wakil  Dekan 

mengaplikasikan 

Bidang Kemahasiswaan.  

konsep 

maupun 

prinsip‐prinsip 

umum 

untuk 

memecahkan  berbagai  problem  dalam  situasi  yang  spesifik.  Adapun 

Adapun  susunan  acara  Penerimaan  dan  Pengenalan  Pembelajaran 

training  dimaksudkan  untuk  meningkatkan  kemampuan  penyelesaian 

Mahasiswa Baru UGM tahun 2006 adalah: 

tugas‐tugas  tertentu  yang  spesifik.  Sedangkan  organisasi  profesi 

1.

Penerimaan mahasiswa baru oleh Rektor UGM 

merupakan  wadah  untuk  sarana  pengembangan  profesionalisme  melalui 

2.

Briefing MABA dan kegiatan lain fakultas 

20  

 

37 

tembusan  kepada  Wakil  Dekan  Bidang  Kemahasiswaan  Fakultas  yang 

penciptaan  kondisi  lingkungan  serta  advokasi  untuk  mendorong 

bersangkutan dengan membawa surat keterangan dokter. 

pengembangan pemahaman tugas profesi. 

Keputusan 

Rektor 

Sebagai  profesi  yang  unik,  yang  berkecimpung  dalam  rumpun 

UGM  Nomor  171/P/SK/MPIK/ 

penyediaan informasi, arsiparis dituntut: 

2004  tentang  Peresmian  dan 

1. mengikuti perkembangan teknologi yang diperlukan untuk melindungi 

Pengenalan 

Pembelajaran 

Mahasiswa 

Baru 

UGM 

menyatakan 

bahwa 

dalam 

kegiatan  ini  tidak  diperkenankan 

integrity archives in a new way;   2. memberikan jaminan kepada masyarakat untuk memperoleh valid  documents;   3. mengamankan dan menyediakan a documentary heritage for the society 

adanya  pelecehan,  pemerasan,  Rektor UGM Prof. Dr. Sofian Effendi, MPIA  memasangkan jas almamater kepada  perwakilan mahasiswa pada Upacara  Penerimaan Mahasiswa Baru 2003 

pemaksaan 

kehendak, 

penganiayaan  dan  pelanggaran 

of today and  tomorrow.    Permasalahan Pengembangan Sumber Daya Manusia 

HAM lainnya.  

Termasuk  hukuman  fisik,  tindakan‐tindakan  yang  bersifat 

Dari dimensi kearsipan, profesionalisme dalam artian yang  sesungguhnya masih sangat jauh. Hal ini disebabkan oleh banyak faktor, 

militeristik  dan  pembodohan  kepada  para  peserta,  serta  tidak  diizinkan 

antara lain: 

memberikan  tugas‐tugas  tambahan  di  luar  acara  akademik.  Pakaian  yang 

1.  Strategi  pembangunan  nasional  yang  lebih  berorientasi  pada  hal‐hal 

dikenakan pada saat kegiatan peresmian dan pengenalan pembelajaran di 

yang bersifat    material; 

UGM adalah baju lengan panjang putih, celana panjang/ rok panjang atau 

2.  Rendahnya budaya membaca; 

celana  panjang  hitam  (pi),  dasi  hitam,  jaket  almamater  dan  topi  UGM, 

3.  Rendahnya apresiasi terhadap bidang kearsipan; 

bersepatu  dan  tidak  ada  atribut  tambahan  kecuali  identitas  diri.  Apabila 

4.  Kuatnya feodalisme dalam kehidupan sosial. 

pelaksanaan kegiatan ini melanggar tata tertib dapat dihentikan oleh Wakil 

Selain itu ditinjau dari kacamata sosiologis, masyarakat Indonesia, 

Rektor  Bidang  Kemahasiswaan  dan  Alumni,  sedangkan  pada  tingkat 

termasuk para pelaksana di bidang kearsipan atau arsiparis, tidak memiliki 

fakultas  dapat  dihentikan  oleh  Wakil  Dekan  Bidang  Kemahasiswaan  dan 

apa  yang  disebut  oleh  David  McClelland  sebagai  Needs  for  Achievement 

Alumni.  

(Nach), kebutuhan untuk berprestasi.  Sebagai  profesi  yang  relatif  baru,  permasalahan  arsiparis 

Adapun  acara  Peresmian  dan  Pengenalan  Pembelajaran  Mahasiswa Baru UGM adalah: 

sebenarnya  tidak  bisa  lepas  dari  kondisi  umum  SDM  yang  tersedia. 

1.

Penerimaan mahasiswa baru oleh Rektor UGM 

Rendahnya kualitas, kuatnya kultur feodal, serta minimnya basis kearsipan 

2.

Materi Universitas 

merupakan  kondisi  yang  menyelimuti  arsiparis.  Permasalahan  ini 

3.

Pengenalan pembelajaran tingkat universitas oleh BEM KM UGM 

sebenarnya  muncul  sejak  pertama  kali  ditetapkannya  jabatan  fungsional 

4.

Pengenalan pembelajaran tingkat fakultas 

arsiparis.  Selain  belum  banyak  dikenal,  bidang  kearsipan  belum  memiliki 

36  

 

21 

citra  yang  menguntungkan.  Sayangnya  beberapa  kemudahan‐kemudahan 

3.

Pengenalan organisasi kemahasiswaan 

yang diberikan pada pejabat fungsional arsiparis tidak memiliki daya tarik. 

4.

Diskusi fakultas 

Dibanding  dengan  jabatan  fungsional  lain,  arsiparis  masih  jauh  dari 

5.

Keakraban 

kesejajaran.  Bahkan  apabila  dibanding  dengan  tanggungjawab  di  bidang 

6.

Tugas penunjang. 

arsip  yang  merupakan  salah  satu  unsur  penting  di  dunia  informasi,  apa 

Untuk  tahun  1993  kegiatan  orientasi  bagi  mahasiswa  baru  masih 

yang  diperoleh  dalam  jabatan  arsiparis  dapat  dikatakan  tidak  sebanding. 

sama  dengan  tahun  1992,  hanya  saja  terjadi  kenaikan  biaya 

Hal ini karena rekruitmen pertama kali untuk jabatan arsiparis dilaksanakan 

penyelenggaraan  yang  ditanggung  oleh  mahasiswa  baru,  yaitu  sebesar 

dengan model impassing.  

Rp.13.500,00.  Hal  ini  sesuai  dengan  Surat  Keputusan  Rektor  UGM  Nomor 

Ditinjau  dari  komponen  dasar  manajemen,  permasalahan  yang 

UGM/111/4402/UM/01/37  tentang  Penyelenggaraan  Orientasi  Program 

menyangkut  arsiparis  dapat  dilihat  dari  4  unsur,  yaitu  unsur  SDM,  unsur 

Studi  dan  Pengenalan  Kampus  (OPSPEK)  dan  Penyelenggaraan    Pameran 

sistem, unsur anggaran, dan unsur sarana.  

Ilmiah dan Kegiatan Mahasiswa (PIKM) Tahun 1993.  

1.

Sumber Daya Manusia   

2.

Problem  utama  berawal  dari  rekruitmen  yang  dilakukan 

dengan  kegiatan  PIKM.  Akan  tetapi,  ada  perubahan,  sesuai  dengan  Surat 

secara  impassing.  Hal  ini  menjadi  permasalahan  karena  tidak  ada 

Keputusan  Rektor  UGM  Nomor  142/J01/KM/99  tentang  Penyelenggaraan 

sistem seleksi ataupun fit dan proper test yang memadai. Pada sistem 

Orientasi  Kampus  dan  Penyelenggaraan  Pameran  Ilmiah  dan  Kegiatan 

impassing  ini  seolah‐olah  hanya  didasarkan  pada  pola  ’siapa  yang 

Mahasiswa  tahun  1999.  Kegiatan  ini  kemudian  lebih  dikenal  dengan 

bersedia’,  bahkan  ’siapa  yang  paling  tidak  berdaya’.  Tidak  heran 

sebutan  OK  dan  PIKM.  Kegiatan  OK  berlangsung  tanggal  8  s.d  11 

perjalanan  selanjutnya  banyak  yang  mengundurkan  diri.  Hal  lebih 

September  1999,  dilanjutkan  dengan  PIKM  tanggal  13  s.d.  18  September 

parah  adalah  kemampuan  arsiparis  yang  diangkat  mayoritas  ’tidak 

1992.  Setiap  mahasiswa  baru  diwajibkan  mengikuti  kegiatan  ini  dan 

memahami’ apa yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya. Apalagi 

membayar  uang  penyelenggaraan  sebesar Rp.25.000,00 di  Bank  BNI  1946 

tidak  diikuti  dengan  pendidikan  dan  latihan  yang  memadai.  Tidak 

Cabang UGM. 

sedikit  arsiparis  dengan  pangkat  dan  jabatan  yang  cukup  tinggi  tapi 

Keputusan  Rektor  UGM  Nomor  139/P/SK/MPIK/2002  tentang 

kemampuannya  jauh  di  bawah  standar  yang  sesuai  dengan  pangkat 

Penyelenggaraan  Program  Pengenalan  Kampus  Mahasiswa  Baru  Program 

dan jabatan tersebut. Dapat diibaratkan pangkat jendral, kemampuan 

Sarjana  dan  Program  Diploma  UGM.  Setiap  mahasiswa  baru  diwajibkan 

kopral. 

mengikuti  kegiatan  Pengenalan  Kampus  dan  membayar  uang 

Sistem 

penyelenggaraan  sebesar  Rp  25.000,00  di  Bank  BNI  1946  cabang  UGM.  Sistem  disini  diartikan  dalam  pengertian  yang  luas. 

Mahasiswa  baru  diwajibkan  memakai  jaket  almamater  dengan  baju  putih 

Pembakuan  sistem  pembinaan  yang  tertuang  dalam  Keputusan 

(lengan  panjang),  dasi  hitam  dan  celana  panjang/  rok  hitam.  Bagi 

Menteri  PAN  adalah  salah  satu  bentuk  dari  sistem  yang  diciptakan. 

mahasiswa baru yang memiliki hambatan kesehatan dalam mengikuti acara 

Pada  awal  pengangkatan  arsiparis  diberlakukan  Keputusan  Menteri 

program  pengenalan  Kampus  2002  dapat  melapor  ke  panitia  dengan 

 

22  

Tahun  1999  kegiatan  orientasi  mahasiswa  baru  masih  serangkai 

 

35 

7.

Tugas penunjang lainnya: Membuat paper kelompok, resume kegiatan 

PAN  Nomor:  36/1990.  Secara  global  apa  yang  terkandung  dalam 

harian dan mengumpulkan kliping. 

keputusan tersebut ’tidak membumi’ untuk diaplikasikan di unit kerja  Tahun 

terjadi 

yang  ada  di  daerah.  Butir‐butir  kegiatan  yang  ditentukan  angka 

perubahan kegiatan Opspek, hal ini 

kreditnya cenderung ‘Arsip Nasional sentrisme’. Banyak kegiatan yang 

berdasarkan 

Keputusan 

hanya  dapat  dilaksanakan  di  lembaga  kearsipan.  Apalagi  di  daerah 

Nomor 

arsiparis banyak tersebut di unit‐unit kerja yang kecil, seperti kantor 

UGM/94/4807/UM/01/37  tentang 

camat ataupun kalurahan. Dampak dari hal tersebut banyak arsiparis 

Penyelenggaraan 

Orientasi 

yang terancam kesulitan mengumpulkan angka kredit sehingga tidak 

Program  Studi  dan  Pengenalan 

dapat  naik  pangkat  ’lewat  jalan  tol’  sebagaimana  dijanjikan.  Oleh 

Kampus  serta  Penyelenggaraan 

karena  itu  di  beberapa  daerah,  menempuh  ’kebijaksanaan’  yang 

Pameran  Ilmiah  dan  Kegiatan 

disebut  dengan  penyetaraan  yaitu  memberi  angka  kredit  pada 

Mahasiswa tahun 1992.  

kegiatan  kearsipan  yang  tidak  ditentukan  angka  kreditnya  dengan 

Rektor 

Para mahasiswa dengan berbagai atribut  mengikuti jalannya Upacara Penerimaan  Mahasiswa Baru, 2002 

1992  Surat  UGM 

Kegiatan  ini  kemudian  lebih dikenal  dengan  sebutan  Opspek  dan 

memasukkan  dalam  butir  yang  sepadan.  Demikian  halnya  dengan 

PIKM.  Kegiatan  Opspek  berlangsung  tanggal  10  s.d  13  September  1992, 

Keputusan  Menteri  PAN  Nomor:  09/KEP/MEN/2002  maupun 

dilanjutkan  dengan  PIKM  tanggal  14  s.d.  16  September  1992.  Setiap 

Peraturan  Menteri  PAN  Nomor:  PER/3/M.PAN/3/2009  tentang 

mahasiswa  baru  diwajibkan  mengikuti  kegiatan  ini  dan  membayar  uang 

Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.    

penyelenggaraan sebesar Rp.12.500,00 di Bank BNI cabang UGM. 

Permasalahan 

yang 

lebih 

mendasar 

bagi 

upaya 

Opspek  1992  mempunyai  tema  ”Mewujudkan  Masyarakat  Ilmiah 

profesionalisasi  arsiparis  adalah  menyangkut  eksistensi  arsiparis  di 

yang Berorientasi Kerakyatan” sebagai  upaya untuk pengenalan kehidupan 

unit  kerja.  Secara  konseptual  arsiparis  dikatakan  sebagai  jabatan 

kampus  sebagai  lingkungan  baru  bagi  para  mahasiswa  yang  baru  saja 

mandiri,  profesional,  serta  memiliki  kesejajaran  dengan  jabatan 

menginjakkan  kakinya  di  perguruan  tinggi.  Hal  ini  merupakan  salah  satu 

struktural. Akan tetapi kenyataan yang ada cenderung pengangkatan 

kaderisasi  di  dalam  kampus  untuk  menciptakan  kader‐kader  bangsa  yang 

arsiparis  sebagai  ’kanalisasi’  pegawai.  Tidak  jarang  sebutan  jabatan 

tangguh  sehingga  kegiatan  ini  diarahkan  pada  pengembangan  integritas 

fungsional hanya melekat di atas kertas tetapi dalam pelaksanaannya 

kepribadian  mahasiswa  yang  mandiri,  kreatif,  bertanggung  jawab  dan 

tidak jauh berbeda dengan jabatan fungsional umum, atau yang lebih 

memiliki  sikap  kepedulian  terhadap  masyarakat  yang  ada  di  sekelilingnya, 

populer  dengan  sebutan  staf.  Bahkan  tidak  jarang  arsiparis  hanya 

serta  semangat  untuk  terus  berprestasi  dan  mengabdi  kepada  ibu  asuh 

menjadi  ’hantu  penunggu’  ruang  simpan  arsip  tidak  teratur.  Oleh 

yang bernama UGM demi kepentingan bangsa dan negara. 

karena  itu  regulasi  bagi  keberadaan  arsiparis  menjadi  sesuatu  yang 

Acara Opspek 1992 mempunyai kegiatan sebagai berikut: 

cukup strategis. 

1.

Permainan besar 

 

2.

Ceramah umum 

 

34  

 

23 

3. Keuangan   

Tujuan  Opspek  pada  waktu  itu  adalah  agar  anggota  sivitas 

Dalam  konteks  ini  yang  dimaksud  anggaran  harus  dipahami 

akademika  muda  dapat  dan  mampu  menyesuaikan  diri  dengan  budaya 

secara  bebas  yang  terkait  dengan  masalah  keuangan.  Tunjangan 

ilmiah  atau  kampus  yang  memiliki  norma  dan  nilai  keilmuan  yang  khas. 

arsiparis  termasuk  kecil  dibanding  dengan  tanggungjawab  maupun 

Dengan  demikian  Opspek  merupakan  wahana  dan  sarana  untuk 

tunjangan jabatan lain. Walaupun hal ini wajar, terkait dengan tingkat 

memperkenalkan  tradisi  dan  aktivitas  masyarakat  ilmiah  kepada 

profesionalisme  arsiparis  yang  memang  belum  layak  untuk  diberi 

mahasiswa baru. 

tunjangan  yang  tinggi.  Akan  tetapi  bagaimana  pun  apabila  dikaitkan 

Tema Opspek 1991 adalah Membina Keutuhan Sivitas Akademika 

dengan  resiko  jabatan,  baik  resiko  hukum  maupun  resiko  yang 

yang Berwawasan Kerakyatan, dengan tujuan: 

mengancam kesehatan arsiparis, jauh dari memadai. Tunjangan yang 

1.

Memperkenalkan  prinsip  dasar  keilmuan  dan  tradisi  ilmiah  UGM 

diberikan  tidak  memberikan  daya  tarik  untuk  berkarier  menjadi 

sebagai  lembaga  pendidikan,  pusat  penelitian  dengan  segala  bentuk 

arsiparis.  Tuntutan  terhadap  kenaikan  tunjangan  selalu  dijawab 

aktivitas dan pengabdiannya. 

dengan  hal  yang  bersifat  normatif,  seperti  ”...toh  arsiparis  diberi 

2.

Memperkuat  Ketuhanan  para  sivitas  akademika  dalam  rangka 

kemudahan  untuk  naik  pangkat  setiap  2  tahun...’  dan  sebagainya. 

mengurangi kesenjangan sosial dan kompartementalisasi (pengotakan) 

Konsep  ”miskin  struktur  struktur  kaya  fungsi”    tidak  serta  merta 

program studi dan profesi. 

memberikan kemanjaan pada jabatan fungsional. Dengan logika yang 

3.

Mempertegas komitmen kerakyatan UGM sebagai wujud misi dan visi 

sulit  dipahami  pemerintah  justru  menaikkan  tunjangan  struktural 

perguruan  tinggi  dalam  mengemban  amanah  mencerdaskan 

secara spektakuler. Selain tunjangan, insentif bagi arsiparis juga tidak 

kehidupan bangsa. 

terpikirkan secara proporsional.   4. Sarana   

Kegiatan Opspek pada tahun ini adalah sebagai berikut:  1.

Setinggi  apapun  kualitas  seorang  arsiparis  tanpa  diikuti 

dengan ketersediaan sarana dan prasarana  yang memadai sulit untuk 

besar (500 mahasiswa/ gugus).  2. 3.

utama  pelaksanaan  tugas  profesi  adalah  pengelolaan  arsip  dalam  artian  yang  utuh  dan  menyeluruh.  Hal  ini  menuntut  ketersediaan 

4.

Diskusi  fakultas:  Diskusi  dengan  menyajikan  3  kelompok  makalah  terbaik masing‐masing kelompok terdiri atas 10 orang. 

5.

   

Penjelasan  tentang  SEMA  (Senat  Mahasiswa)  dan  BPM  (Badan  Perwakilan Mahasiswa) Fakultas. 

prasarana dan sarana yang memadai.   

Ceramah  umum:  Ceramah  tentang  dunia  perguruan  tinggi  yang  disampaikan oleh guru besar. 

melaksanakan  tugas  kearsipan.  Artinya  arsiparis  akan  menghadapi  kendala  dalam  melaksanakan  tugas  profesinya.  Bagaimana  pun  basis 

Permainan  besar:  membagi  mahasiswa  secara  acak  dalam  kelompok 

Lingkar  akrab:  Kegiatan  untuk  mengakrabkan  mahasiswa  lama  dan  mahasiswa baru dengan berbagai pertukaran pengalaman. 

6.

Gerakan  pustaka:  Mengumpulkan  buku‐buku  bacaan  non  fiksi  untuk 

 

mendukung program perpustakaan desa yang dirintis oleh SEMA UGM. 

24  

 

33 

pengertian, kesadaran dan penyesuaian diri dengan kehidupan universitas 

Alternatif Pemecahan 

sedemikian  rupa  sehingga  melalui  kegiatan  Posma  ini  mahasiswa  dapat 

 

Sebenarnya  akar  permasalahan  yang  menjadi  kendala  bagi 

memahami  suasana  dan  tugas‐tugas  yang  segera  dihadapi  di  dalam 

profesionalisasi  arsiparis  adalah  pada  rendahnya  kesadaran  akan  arti 

kehidupan universitas. 

penting  arsip  dalam  segala  aspek  kehidupan.  Hal  ini  akan  menjadi 

Tahun  1975,  kegiatan  pengenalan  kampus  bagi  mahasiswa  baru 

persoalan yang lebih serius apabila rendahnya kesadaran ini menghinggapi 

masih  bernama  Pekan  Orientasi  Studi  Mahasiswa  UGM  (Posma),  sesuai 

para pengambil keputusan. Keputusan yang diambil oleh mereka yang tidak 

dengan  Keputusan  Rektor  UGM  Nomor  7  Tahun  1975.  Tahun  1977  ada 

memahami,  apalagi  tidak  memiliki  kesadaran  akan  arti  kearsipan,  maka 

sedikit perubahan nama kegiatan orientasi bagi mahasiswa baru, yaitu dari 

akan  melahirkan  suatu  kebijakan  yang  tidak  menguntungkan  bagi  upaya 

Posma menjadi Osma, hal ini sesuai dengan Keputusan Rektor UGM Nomor 

pengembangan  di  bidang  kearsipan.  Bahkan  tidak  tertutup  kemungkinan 

4  Tahun  1977  tentang  Penyelenggaraan  Orientasi  Studi  Mahasiswa  UGM 

untuk menjadi penghalang. 

Tahun 1977. Kegiatan penyelenggaraan Orientasi Studi Mahasiswa dikenal  dengan istilah “Osma”. 

 

Pada  tataran  teknis  rendahnya  kesadaran  akan  melahirkan  sikap 

setengah  hati.  Artinya  bidang  kearsipan  akan  dikelola  atas  dasar 

Kegiatan Osma berubah nama menjadi Opspek pada tahun 1990.  

keterpaksaan.  Kondisi  ini  akan  memhayakan  bagi  keselamatan  dan 

Sesuai dengan  yang tertuang dalam Surat Keputusan Rektor UGM Nomor 

keutuhan  arsip  itu  sendiri  karena  pengelolaan  arsip  yang  didasarkan pada 

UGM/117/6420/UM/01/37  tentang  Penyelenggaraan  Orientasi  Program 

keterpaksaan  akan  menghasilkan  produk  yang  jauh  dari  standar 

Studi  dan  Pengenalan  Kampus  Mahasiswa  Baru  UGM  1990.  Kegiatan  ini 

pengelolaan  yang  telah  ditentukan.  Bahkan  tidak  tertutup  kemungkinan 

dikenal  dengan  sebutan  Opspek  dan  dilaksanakan  dari  tanggal  23  s.d.  25 

justru akan menyebabkan kerusakan atau kehilangan arsip tersebut. 

Agustus  1990.  Setiap  mahasiswa  baru  diwajibkan  mengikuti  kegiatan 

 

Oleh karena itu, harus menjadi kesadaran bagi lembaga pembina 

Opspek  dengan  membayar  uang  penyelenggaraan  sebesar  Rp.3.000,‐  di 

kearsipan,  baik  ANRI  maupun  lembaga  kearsipan  daerah  untuk  tidak 

Bank BNI 1946 cabang UGM. 

terjebak pada program kerja yang semata‐mata berdimensi teknis. Selama  Pada  tahun  1991,  Universitas 

ini  banyak  lembaga  kearsipan  yang  merasa  tidak  mempunyai  pekerjaan 

Gadjah  Mada  mengambil  kebijakan 

karena terjebak pada penanganan arsip yang dikarungi. Atau banyak yang 

bagi  para  mahasiswa  baru  untuk 

terjebak  pada  urusan  kartu  kendali.  Mestinya  pengembangan  SDM  harus 

mengikuti  Orientasi  Program  Studi 

menjadi  prioritas.  Dalam  artian  ini  bukan  sekedar  pengembangan  SDM 

dan  Pengenalan  Kampus  atau  yang 

dengan  bimbingan  teknis  atau  pelatihan  yang  sifatnya  teknis,  tetapi 

dikenal 

yang 

sosialisasi  secara  berjenjang  dan  berkelanjutan,  baik  melalui  diklat 

paket 

Pimpinan, diklat fungsional, diklat teknis, maupun bentuk‐bentuk apresiasi 

sebagai 

merupakan 

Opspek, 

bagian 

dari 

pelaksanaan program P4 100 jam.   Rektor UGM memakaikan topi pada mahasiswa  baru pada Upacara Pembukaan OSPEK 1990 

32  

 

lain.  Boleh  dikatakan  aspek  ini  merupakan  kunci  bagi  seluruh  alternatif  pemecahan  terhadap  permasalahan  di  bidang  kearsipan.  Apabila  permasalahan  SDM  terpecahkan  akan  mempermudah  pemecahan 

 

25 

permasalahan  yang  menyangkut  regulasi,  anggaran,  maupun  pemenuhan 

“Maperma UGM” berubah menjadi “Posma UGM”, hal ini sesuai 

prasarana dan sarana.  

dengan  Keputusan  Rektor  UGM  Nomor  3  Tahun  1972  tentang  Pekan 

 

Orientasi  Studi  Mahasiswa  UGM.  Pekan  Orientasi  Studi  Mahasiswa  UGM 

Penutup 

(Posma  UGM).  Posma  berlangsung  selama 8  hari, yaitu  dari  tanggal  8  s.d. 

Profesi di bidang kearsipan yang diawali dengan dibukanya ’kran’ 

13 Maret 1972, dari jam 06.00 s.d jam 16.00. Pengumpulan tanda tangan 

jabatan  fungsional  arsiparis  pada  hakekatnya  merupakan  upaya  untuk 

bagi  Tjama‐tjami  juga  mengalami  perubahan.  Untuk  perkenalan  Tjama‐

membentuk  SDM  yang  profesional  di  bidang  kearsipan.  Akan  tetapi  oleh 

tjami wajib mengumpulkan tanda tangan sebanyak 124 orang, yang terdiri 

karena  ketidakjelasan  konsep  serta  citra  di  bidang  kearsipan  yang  relatif 

dari  unsur  Rektor/  Pembantu  Rektor,  pengurus  fakultas,  dosen/  asisten, 

tidak menguntungkan maka yang terjadi adalah proses kanalisasi bagi PNS 

Dema/  Kodema/  majelis,  panitia  dan  gamawan/  gamawati.  Tjama  pada 

yang  tidak  ’kebagian’  jabatan  struktural.  Artinya  seorang  yang  diangkat 

tahun 1972 harus potong crew cut, dan Tjami diharuskan memakai “slack” 

dalam  jabatan  fungsional  lebih  cenderung  ‘terpaksa  diarsipariskan’ 

(hanya di dalam kampus). 

daripada  tidak  dapat  jabatan.  Akibatnya  SDM  yang  direkrut  pun  jauh  dari 

 

standar yang diharapkan.  

 

Profesionalisme  SDM  bidang  kearsipan  merupakan  suatu 

 

keharusan.  Di  Indonesia  hal  tersebut  masih  merupakan  impian.  Saat  ini 

 

sebenarnya  me1upakan  fase  pembuka  jalan  untuk  menuju  kondisi  yang 

 

Menteri P&K, Mashuri, SH., sedang  memasangkan atribut POSMA kepada  mahasiswa didampingi Rektor UGM,  1972

profesional.  Banyak  faktor  yang  berpengaruh  dalam  upaya  mewujudkan 

 

profesionalisme.  Pemecahannya  diperlukan  langkah  yang  bersifat 

 

komprehensif  dan  sungguh‐sungguh.  Lebih  dari  itu  harus  ada  kesadaran 

 

dan apresiasi di bidang kearsipan sebagai dasarnya.  

 

 

Pelaksanaan  Pekan  Orientasi  Studi  Mahasiswa  UGM  (Posma) 

     

tahun 1974, setiap mahasiswa peserta Posma diwajibkan membayar uang  sumbangan  untuk  pelaksanaan  Posma  sebesar  Rp  500,‐.  Hal  ini  sesuai  dengan Surat Keputusan Rektor UGM Nomor 185/D.III/1974. Pemungutan  biaya  ini  dilakukan  karena  kegiatan  Posma  yang  dilakukan  sekali  dalam  setahun  ini  memerlukan  biaya  yang  cukup  besar.  Berdasarkan  arsip  kaset  yang tersimpan di Arsip UGM tentang Pembukaan Posma UGM tahun 1974,  Rektor  UGM  menyebutkan  tentang  arti  Posma.  Posma  adalah  suatu  kegiatan  akademis  dalam  arti  kegiatan  yang  sifatnya  intrakulikuler  yang  bertujuan untuk membimbing dan mengantarkan mahasiswa baru ke arah 

26  

 

31 

diselenggarkan  selama  5  hari  (diluar  acara  pembukaan  dan  penutupan). 

BIODATA PENULIS   

Dalam Maperma dikenal beberapa sebutan:  1.

Tjama/ tjami bagi para tjalon mahasiswa 

Faiz Zamzami, SE., M.Acc., QIA 

2.

Kakak Gamawan/ Gamawati bagi mahasiswa lama  

Beralamat di Griya Asri Pratama 7a, Ngaglik, Sleman. Lulusan Program S2 

3.

Bapak/ Ibu terhadap dosen dan pegawai. 

Magister Akuntansi UGM. Aktif menulis buku dan artikel. Saat ini aktif di 

Tjama  pada  tahun  1969  dilarang  berambut  gondrong,  harus  potong  crew 

Auditor Muda di Universitas Gadjah Mada. 

cut. 

  Burhanudin DR 

Kegiatan acara Maperma tahun 1969 adalah sebagai berikut:  1.

Acara pembinaan mental: 

Arsiparis Madya Golongan IV/b di BPAD Provinsi DIY. Saat ini masih aktif 

a.

Ceramah  umum,  antara  lain  tentang  Pancasila,  Tridharma 

sebagai tenaga pengajar pada program studi DIII Kearsipan Universitas 

Perguruan Tinggi, loyalitas kepada almamater, dsb. 

Gadjah Mada. 

b.

Acara  kesenian,  antara  lain  lagu‐lagu  nasional  &  kemahasiswaan,  tari‐tarian, dsb. 

c. 2.

Acara keagamaan, diisi dengan peribadatan dan ceramah. 

Acara  jasmaniah,  diisi  dengan  olah  raga,  kerja  bakti,  pengabdian  kepada masyarakat dan rekreasi. 

3.

Acara universitas 

4.

Acara khusus  Untuk 

perkenalan 

Tjama‐tjami 

wajib 

mengumpulkan  tanda  tangan  sebanyak  100  orang,  yang  terdiri  dari  unsur  pimpinan  universitas,  pimpinan  fakultas,  dosen/  Kodema, 

 

Pembukaan secara resmi Penerimaan  Mahasiswa Baru, tampak Rektor UGM Drs.    Soeroso H. Prawirohardjo, M.A. menyematkan  topi kepada mahasiswa baru, 1969 

asisten,  panitia 

Dema/  dan 

Gamawan/ Gamawati. 

 

30  

 

27 

TELISIK  6.

Kegiatan Pengenalan Kampus bagi Mahasiswa Baru UGM  dari Masa ke Masa 

Menumbuhkan  kesadaran  mahasiswa  baru  akan  tanggungjawab  akademik  dan  sosialnya  sebagaimana  tertuang  dalam  Tridharma 

Kurniatun 

Perguruan Tinggi. 

  Orientasi  studi  dan  pengenalan  kampus  atau  yang  sering  kita 

(http://id.wikipedia.org/wiki/Orientasi_Studi_dan_Pengenalan_Kampus)   

Ospek  merupakan  kelengkapan  non‐struktural  bagi  suatu 

dengar  dengan  istilah  ”Ospek  ”merupakan  pintu  gerbang  memasuki  perguruan tinggi bagi setiap mahasiswa baru. Ospek merupakan salah satu 

perguruan tinggi. Adapun fungsi Ospek adalah: 

sarana untuk membentuk watak dan kepribadian bagi seorang mahasiswa  

1.

Fungsi  orientasi  bagi  mahasiswa  baru  untuk  memasuki  dunia  Perguruan Tinggi yang berbeda dengan belajar di sekolah lanjutan. 

baru.   Kegiatan Ospek bagi mahasiswa baru 

2.

pegawai administrasi kampus. 

bertujuan untuk:  1. Mengenal 

dan 

memahami 

lingkungan kampus sebagai suatu  lingkungan 

akademis 

serta 

memahami 

mekanisme 

yang 

3.

Fungsi  normatif  yakni  mahasiswa  baru  mulai  memahami,  menghayati  dan mengamalkan aturan‐aturan yang berlaku di kampus. 

4.   Fungsi akademis yakni pengembangan intelektual, bakat, minat dan  kepemimpinan mahasiswa.  (http://id.wikipedia.org/wiki/OrientasiStudi_dan_PengenalanKampus) 

berlaku di dalamnya. 

Peragaan busana daerah pada  Pembukaan OSMA, 1977 

Fungsi  komunikatif  yakni  komunikasi  antara  sivitas  akademika  dan 

2. Menambah  wawasan  mahasiswa 

Sebagai lembaga kearsipan perguruan tinggi, Arsip UGM memiliki 

baru  dalam  penggunaan  sarana 

khasanah arsip tentang kegiatan pengenalan kampus bagi mahasiswa baru, 

akademik 

baik  arsip  tekstual,  arsip  foto  dan  arsip  audiovisual.  Dari  beberapa  Surat 

yang 

tersedia 

di 

kampus secara maksimal.  3.  Memberikan  pemahaman  awal  tentang  wacana  kebangsaan  serta 

Keputusan  Rektor  UGM  dapat  diketahui  tentang  perubahan  dan  perkembangan kegiatan ini.   Berdasarkaan Surat Keputusan Rektor UGM Nomor 5 Tahun 1969 

pendidikan  yang  mencerdaskan  berdasarkan  pada  nilai‐nilai  4.

5.

kemanusiaan. 

tentang  pelaksanaan  Masa  Perkenalan  Mahasiswa  UGM  Tahun  Adjaran 

Mempersiapkan  mahasiswa  agar  mampu  belajar  di  Perguruan  Tinggi 

1969,  dapat  diketahui  bahwa  pada  tahun  tersebut  sudah  ada  kegiatan 

serta  mematuhi  dan  melaksanakan  norma‐norma  yang  berlaku  di 

Ospek.  Kegiatan  Ospek  pada  tahun  1969  disebut  dengan  istilah  Masa 

kampus,  khususnya  yang  terkait  dengan  Kode  Etik  dan  Tata  Tertib 

Perkenalan  Mahasiswa  (Maperma).  Maperma  bersifat  wajib  bagi 

Mahasiswa. 

mahasiswa  baru  UGM.  Tema  kegiatan  Maperma  Tahun  Adjaran  1969 

Menumbuhkan  rasa  persaudaraan  kemanusiaan  di  kalangan  sivitas 

adalah  “Dengan  landasan  moral  Pancasila  meningkatkan  pengalaman 

akademika  dalam  rangka  menciptakan  lingkungan  kampus  yang 

Tridharma  Perguruan  Tinggi  untuk  mensukseskan  Repelita;  dan 

nyaman, tertib, dan dinamis. 

menanamkan  dan  memupuk  rasa  cinta  kepada  almamater”.  Maperma 

28  

 

29 

PETUNJUK BAGI PENULIS Redaksi menerima kiriman naskah dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Naskah belum pernah dipublikasikan di media cetak lain. 2. Naskah bisa berupa hasil penelitian (lapangan, laboratorium, kepustakaan), kajian teori, resensi buku, maupun opini bebas, seputar masalah kearsipan. 3. Naskah ditulis dalam bahasa Indonesia atau Inggris, diketik dengan spasi 1,5 pada kertas kuarto, maksimal 7 halaman. 4. Naskah dikirim sebanyak dua eksemplar disertai soft copy dalam CD. 5. Daftar Pustaka yang dicantumkan harus dipakai dan masuk dalam teks artikel. Buku yang tidak dirujuk dalam artikel tidak perlu dicantumkan dalam Daftar Pustaka. 6. Naskah dilampiri biodata atau identitas penulis seperti nama lembaga tempat bekerja, alamat surat, faksimili, atau nomor telepon yang mudah dihubungi. 7. Naskah disertai surat permohonan penerbitan tulisan dan pernyataan bahwa naskah tersebut tidak sedang dalam proses penerbitan pada media cetak lain. 8. Naskah yang tidak lolos seleksi tidak akan dikembalikan, kecuali atas permintaan penulis. 9. Penulis yang naskahnya dimuat akan mendapatkan 3 (tiga) eksemplar bulletin sebagai nomor bukti pemuatan.