Pengantar Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas Jember
Disampaikan dalam acara Bimtek aplikasi SIKD Oleh: Trayo Sasti Hardiani, S.E. UPT. Kearsipan Universipan Jember
Jember, 12 Mei 2016
TARGET YANG INGIN DICAPAI UPT. KEARSIPAN UNIVERSITAS JEMBER Dalam pengelolaan arsip digitalnya sudah menggunakan sistem :
1. TAHUN 2016 SIKD = PENCIPTA ARSIP = (Pendistribusian-Pendisposisian-PemberkasanPenyimpanan) 2. TAHUN 2017
SIKS = UPT. KEARSIPAN = PENYIMPANAN SIKN : Universitas Jember bergabung dg ANRI
3. TAHUN 2017 – 2019 = SKN JIKN :
agar arsip mudah diakses publik sehubungan dengan KIP
Keterangan: 1.
SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis)
2.
SIKS ( Sistem Informasi Kearsipan Statis)
3.
SKN (Sistem Kearsipan Nasional)
4.
SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional)
5. JIKN
( Jaringan Informasi Kearsipan Nasional)
menjadi anggota simpul jaringan
KETERANGAN.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh instansi pemerintah dan swasta.
ARSIP MANUAL adalah arsip yang disimpan dalam lembar arsip secara fisik
ARSIP DIGITAL adalah arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format yang telah dikonversi dalam bentuk file 1. ARSIP AKTIF adalah arsip yang frekuensinya penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus
2. ARSIP INAKTIF adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun 3. ARSIP DINAMIS adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu 4. ARSIP STATIS adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan
5. ARSIP VITAL adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui , dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
6. ARSIP TERJAGA adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.
SIKD Sistem Pengolahan Arsip berbasis Teknologi Informasi yang dirancang untuk menangani pengelolaan arsip dinamis dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Aplikasi ini adalah web based application dan bersifat multi user. Bahasa pemrograman yang dipergunakan dalam aplikasi ini adalah PHP dan menggunakan database MYSQL
VISI Arsip sebagai simpul pemersatu bangsa
MISI
Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan
Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah
Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia
Memberikan akses kepada publik untuk kepentngan pemerintahan, pembangunan, penelitian dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan rakyat sesuai peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa
Mengapa perlu SIKD
Meningkatkan bisnis proses menjadi lebih cepat dalam hal akses dan proses temu-kembali informasi arsip
Pemberian informasi yang lebih baik dan pengambilan keputusan yang lebih cepat terkait dengan akses arsip yang cepat dan tepat;
Layanan arsip yang lebih baik karena lokasi arsip dapat lebih cepat diketahui;
Memudahkan dalam pertukaran informasi antar unit atau organisasi
Spesifikasi Software Server Item Sistem Operasi Database Program Pendukung Web Service Web Browser
Spesifikasi Linux MS Windows Server 2000 keatas My SQL 5.1 Acrobat Reader MS Office 2007 Apache Mozilla Firefox Disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan
Spesifikasi Hardware Server Item
Spesifikasi
Prosessor
Dual Processor Xeon 2.4 GHz cacheL2/L3 8MB
RAM
Min 1 GB
Ruang Hard Disk
Min 500 GB
Resolusi Layar
1024 x 768 Disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan
Spesifikasi Software-Hardware Client Item
Spesifikasi
Sistem Operasi
Linux Microsoft Windows XP keatas
Browser
Mozilla Firefox
Item Prosessor RAM ResolusiLayar
Spesifikasi Intel Pentium III keatas Min 1 GB 1024 x 768 Disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan
Prasyarat Implementasi Aplikasi SIKD
Pedoman Tata Naskah Dinas
Klasifikasi Arsip
Jadwal Retensi Arsip
Klasifikasi Keamanan & Akses Arsip
Pedoman Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam kedinasan.
Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi senkurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelematan arsip
Klasifikasi Keamanan & Akses Arsip adalah kategori pembatasan akses terhadap arsip berdasarkan kewenangan penggunaan arsip terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi tertentu.
ISO/TR 15489 : Records Management
Penentuan dokumen yang akan ‘dimasukkan’ ke dalam sistem Penentuan berapa lama arsip harus disimpan Registrasi Klasifikasi
◦ ◦
Klasifikasi arsip (bussiness classification scheme) Klasifikasi keamanan dan akses (security and access class. Scheme)
Penyimpanan dan penanganan Pengaksesan Pelacakan Penyusutan
UNIT PENGOLAH Penyimpanan Arsip Konvensional
Caraka / Pos E-mail (masuk)
komunikasi kedinasan elektronik
Digitalisasi Kontrol Operasi Registrasi UNIT KEARSIPAN SATUAN KERJA TU
Caraka / Pos E-mail (keluar)
Aplikasi SIKD
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
Arsip Statis UPT. Kearsipan
Penyimpanan Arsip Elektronik
Disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan UNIT PENGOLAH
FUNGFSIONALITAS SIKD 1. PENGATURAN KLASIFIKASI DAN JRA 2. PENGATURAN UNIT KERJA DAN PENGGUNA 3. PENGATURAN UMUM 4. REGISTRASI NASKAH MASUK/KELUAR 5. MEMBUAT/MEMBALAS DISPOSISI 6. LAPORAN 7. PEMBERKASAN ( BUAT/HAPUS/TUTUP/EDIT) 8. PENCARIAN ARSIP 9. INFORMASI PENYUSUTAN ARSIP 10.LAPORAN
Administrator Pusat/
UPT. Kearsipan
Administrator Sistem (System Administrator) ◦
Unit TI Instansi
Administrator Pusat Unit Kearsipan Instansi
Pejabat Struktural (administrator Unit & Satuan Kerja) ◦ Pimpinan Unit Kerja
Pencatat Surat Unit Persuratan / Tata Usaha
Sekretaris ◦
Staf Pejabat Struktural
Administrator
Administrator Sistem (System Administrator) ◦ Memelihara Sistem ◦ Mengatur account pengguna baru ◦ Mem-backup data secara rutin ◦ Helpdesk sistem aplikasi
Administrator
Admin Pusat ◦ Pengaturan struktur organisasi dan pengguna ◦ Pengelolaan klasifikasi dan retensi arsip ◦ Pengaturan berkas ◦ Kontrol untuk penggunaan arsip aktif (file tracker) ◦ Mengelola penyusutan arsip ◦ Mengatur Isi pesan disposisi ◦ Mengatur Grup Jabatan ◦ Mengatur Pengaturan Umum ◦ Helpdesk penggunaan aplikasi
Pengguna
Pejabat Struktural / Sekretaris ◦ ◦ ◦ ◦ ◦
Pengaturan Berkas di Unitnya beserta Unit di bawahnya. Menindaklanjuti arsip yang diregistrasi dari Administrator Pengguna maupun Atasan yang bersangkutan. Meregistrasi arsip yang dibuat sendiri Meregistrasi arsip yang diterima dari pengguna lain Menggunakan
Melihat Metadata, File Digital dan Jejak Arsip
Pemberkasan
Pencatat Surat ◦ ◦
Merigistrasi Surat masuk eksternal Mengirim surat ke tujuan surat
RUANG PENYIMPANAN ARSIP MEDIA BARU
Tampilan Halaman Depan SIKD
Simulasi Penggunaan Aplikasi SIKD >>>>>
Sekian dan Terima Kasih
