Pengantar Apakah itu CASA? CASA berarti CApacity Self-Assessment (Kapasitas Penilaian Diri). Ini adalah sebuah alat untuk memperoleh sebuah gambaran menyeluruh dari satu organisasi, dimana alat tersebut memperlihatkan gambaran atas tahap-tahap pertumbuhan organisasi, yang kemudian memberikan pengertian akan pengaruh organisasi tersebut, baik yang sudah ada maupun yang masih potensial Meskipun CASA ini dibentuk berdasarkan dari alat-alat penilaian lainya, alat ini disusun agar tetap relevan bagi Oganisasi-organisasi Pembangunan Kristen. Alat ini baik untuk mereflesikan, menegaskan apa yang baik dan mencari pimpinan Tuhan. Peralatan penilaian atas kualitas secara luas digunakan dan ditemukan sangat membantu banyak organisasi untuk memperbaiki standar dan hasil pelayanan mereka secara menyeluruh. Ini memampukan tim manajemen untuk tetap berpusat kepada bidang-bidang yang harus diberi prioritas jika peningkatan dirasa perlu. Diharapkan alat ini dapat menyoroti aspek-aspek positif dari orgasisasi sehingga organisasi dapat merasa terdorong dan dikuatkan. Alat ini juga akan menarik perhatian kepada bidang-bidang yang memerlukan peningkatan. Penilaian ini akan berguna karena perbandingan akan secara terus menerus dilakukan. Perangkat CASA ini mungkin tidak relevan untuk setiap situasi, sehingga kita mendorong setiap organisasi untuk mengadaptasi dan meningkatkan perangkat sesuai dengan kebutuhan masing-masing organisasi. Jika CASA diberlakukan, mohon nyatakan Tearfund sebagai sumbernya, dan mungkin juga bisa mengirimkan salinan ke kami. CASA adalah sebuah daftar yang digunakan secara korespondensi. Pendekatan ini tidak hanya berarti penilaian organisasi. Penggunan pendekatan lainnya juga memungkinkan untuk menambah CASA dalam tujuan memperoleh perspektif yang lebih luas. Kita menganjurkan beberapa nomor pilihan dalam menggunakan CASA (lihat hal 11). Beberapa dari pilihan tersebut melibatkan pekerjaan dengan beberapa tahap, yang akan dijelaskan pada halaman 27–31. Jika anda berniat untuk melanjutkan bekerja dengan tahapan-tahapan ini, kita menganjurkan agar anda dapat berkonsultasi dengan fasilitator handal, jika memungkinkan bisa memperkerjakan dari luar organisasi anda Perangkat CASA dibagi menjadi tiga modul penilaian. Dimana ketiganya dapat dipilih sesui dengan kebutuhan organisasi atau dapat digunakan dalam satu paket menyeluruh.. Tiga modul tersebut meliputi tiga tema, yaitu : • INTERNAL ORGANISASI – Siapa kita ini? • HUBUNGAN EXTERNAL – Dengan siapa kita berkerja • PROYEK – Apa yang kita lakukan. • Setiap tema mencangkup ruang lingkup penting dari topic-topik yang berkaitan dengan tema tersebut.
MODUL 1 Internal Organisasi Area Utama • • • • • • • •
Misi Belas Kasih Non-diskriminasi Badan Pemimpin Perencanaan Struktur Organisasi Prosedur Pelaporan Keuangan Manajemen SDM
• • • • • • • •
Kepribadian Kristiani Strategi Kepemimpinan Keterlibatan Staff Manajemen Keuangan Sistem Administratif Sumber Daya Manusia Refleksi diri dan embelajaran
MODUL 2 Hubungan External Modul ini mendefinisikan apa yang diinginkan oleh organisasi, di ekspresikan dengan tujuantujuannya, visi, misi, nilai dan identifikasi organisasi. Kesemua ini direfleksikan dalam strategi, manajemen, sistem dan struktur organisasi. Area Utama • • • •
Relasi dengan orang lain Relasi dengan Organisasi Gereja Kapitas untuk mendapatkan dan menggerakan sumber-sumber Advokasi
MODUL 3 Proyek Modul ini berbicara tentang apa yang organisasi kerjakan, sebagus apa kinerja organisasi itu dan seberapa besar pengaruh organisasi tersebut terhadap objek pelayanannya. Proyek-proyek ini dapat beragam: dari menyediakan jasa untuk menggerakan komunitas dan organisasi local demi terjadinya transformasi social. Amatlah sangat penting untuk dipahami bahwa proyek yang dijalankan harus sejalan dengan tujuan dan visi organisasi. Area Utama • • • •
Targeting Pengawasan dan evaluasi Kesinambungan Partisipasi penerima manfaat
• • • •
Budaya Lokal Pencapaian kepada tujuan-tujuan Pemulihan harapan dan hubungan Kesaksian Kristen
Daftar Pustaka Daftar Pustaka ini menjelaskan kata-kata sulit berdasarakan pengunaannya dalam CASA
remaja Masa usia antara kanak-kanak dan dewasa Menolong orang miskin untuk menemukan penyebab mendasar kemiskinan, membawa keadilan serta mendukung pengembangan melalui pembelaan kebijaksanaan dan tindakan kebenaran
aerial dari udara penegasan Tindakan yang menunjukan persetujuan atas suatu hal penilaian menilai suatu kinerja audit mempelajari pencatatan keuangan atas kebenarannya brainstorm Mengungkapkan gagasan secara spontan atas suatu masalah kompetensi Kecakapan dalam suatu tugas konsistensi sejalan dengan konsitusi
pernyataan tertulis sebagai bentuk peraturan dimana organisasi tersebut dipimpin
defisit sejumlah uang terbelanjakan lebih banyak daripada anggaran delegasi diskrepansi
Menyerahkan tanggung jawab ke seseorang untuk melakukan sesuatu perbedaan dari dua hal yang semestinya dapat sepakat dengan satu sama lain
keistimewaan Memiliki karakter unik ekuitas keadilan
hirarki pengaruh
dimana anggota dari sebuah kelompok dikategorikan berdasarkan tanggung jawab, kemampuan atau status perubahan jangka panjang berkelanjutan – positif atau negative, diharapkan ataupun tidak diharapkan perbedaan yang berlawanan dengan lainnya
inkonsistensi menjangkau komunitas local untuk membawa perubahaan secara materi misi integral dan spiritual integritas memiliki nilai moral yang tinggi atau standard profesionalitas ketika seorang dibuat menjadi merasa tidak sesama ataupun penuh intimidasi ketakutan bidang kunci suatu tanda yang menandakan organisasi tersebut sehat atau tidak dokumen tertulis yang mendasari bagaimana organisasi tersebut akan pernyataan misi mencapai visinya moral tingkat percaya diri atau optimism yang dirasakan oleh sekelompok orang non-diskriminasi tindakan yang memperlakukan orang lain sebagai sesama memelihara membantu seseorang untuk berkembang, misal; melalui training perubahaan yang akan dilakukan dari sebuah proyek serta ikut obyektif menyumbang kepada tujuan menyeluruh dari organisasi akibat hasil dari kegiatan sebuah proyek output aktivitas yang dihasilkan dari sebuah proyek pleno semua kelompok perubahan serta pengaruh yang diharapkan sebagai satu hasil dari sebuah tujuan proyek replika meniru cermat Sangat akurat dan menyeluruh seseorang (misal: penerima proyek, anggota dari komunitas lokal, aparat pemerintah) yang berkepentingan, atau peduli dengan sebuah pekerjaan stakeholder yang sedang dilakukan organisasi transparansi Komunikasi terbuka oleh pemimpin dengan keseluruhan badan organisasi
Bagaimana cara kerja CASA? Sebuah organisasi dapat menentukan apa perlu melakukan semua modul, atau mungkin organisasi hanya perlu melakukan satu atau dua modul saja. Beberapa modul memiliki banyak area kunci, sehingga setiap modul dibagi dalam sesi per sesi. Dimana setiap sesi menggunakan format tujuh tahapan yang sama. Disini kita menjabarkan rangkuman singkat, sehingga anda dapat memperoleh pengertian bagaimana cara kerja dari perangkat CASA. Kita akan menjelaskan tahapan-tahapan ini lebih detil lagi pada halaman 27. Tahap 1 DISKUSI AWAL untuk membantu partisipan berpikir dalam cara yang unik atas aspekaspek organisasi yang akan mereka nilai. Tahap 2 KUESTIONER, memuat indicator yang berhubungan dengan bidang kunci dari modul. Para peserta diberikan lembaran dari kuestioner serta mengisi sendiri pada masing-masing bagian. Mereka memberikan nilai dari setiap indicator yang dirasa sesuai dengan keberadaan organisasi mereka tersebut. Tahap 3 LEMBAR NILAI Indikator di dalam kuestioner akan dicocokan dengan area utama. Kemudian setiap peserta memindahkan nilai mereka ke masing-masing kotak indikator. Dari situ didapatkanlah nilai rata-rata untuk masing-masing area utama. Tahap 4 PENILAIAN PLENO Tiap nilai rata-rata individu kemudian dipindahkan ke kolom skor pleno di dalam kertas ukuran besar Tahap 5 ANALISA Para peserta memeriksa pola yang terpampang ke dalam bagan skor pleno, tuntuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan utama dari organisasi Tahap 6 MENYUSUN PRIORITAS UNTUK MEMBANGUN KAPASITAS Berangkat dari analisa, kita memilih tiga area terlemah yang perlu dibangun. Para peserta kemudian mendiskusikan bagaimana ketiga kelemahan ini dapat ditanggapi dan sumber apa saja yang dibutuhkan Tahap 7
RENCANA TINDAKAN Para peserta menyusun sebuah rencana tentang bagaimana
mereka akan menanggapi area-area yang telah diprioritaskan dan menetapkan siapa yang bertanggungung jawab atas setiap perubahan di masa yang telah ditentukan
Mempersiapkan CASA: mengapa, siapa, kapan, berapa lama? Sangatlah penting untuk mempersiapkan CASA. Fasilitator harus meneliti secara seksama tentang format perangkat CASA dan menyesuaikannya ke dalam konteks organisasi tersebut. Anda harus bertemu dengan pimpinan, staff dan badan komite dari organisasi sebelum melakukan perencanaan. Dengan demikian akan menimbulkan ide tentang bagaimana CASA akan dilakukan. Anda perlu memutuskan isi (indikator) dan proses yang paling sesuai (lihat Pilihan dalam menggunakan CASA, hal 11). • Apakah indikator sudah tepat? Apakah ada indikator tambahan lainya? Apakah ada indikator yang tidak perlu dikesampingkan guna menghindari pergesekan dalam organisasi? • Apakah anda perlu meliputi kesemua modul, atau hanya perlu fokus ke satu atau dua modul saja? • Sampai sejauh mana organisasi perlu dikuatkan pada saat ini? Jika tingkat moral sedang rendah, tindakan apa yang anda dapat ambil agar proses tersebut dapat menguatkan kembali keberadaan organisasi? • Apa jalan terbaik dalam menggunakan perangkat ini – bersama organisasi secara menyeluruh atau dalam kelompok-kelompok khusus? • Apakah perlu memodifikasi proses yang kita sarankan? Sebagai contoh, anda dapat menggunakan metode penilaian secara anonim untuk menghindari pergesekan. • Dapatkah anda mengikutkan elemen-elemen dari perangkat penilaian lainnya? Sangat penting bagi isi dan proses dari penilaian untuk bisa sesuai dengan kondisi serta karakter dari organisasi. Setiap peserta dalam proses penilaian harus menyisihkan waktu untuk membaca dan memahami setiap indikator. Demi keberhasilan sebuah penilaian, setiap indikator harus dimiliki dan dianggap berguna oleh organisasi bersangkutan. Sebuah penilaian organisasi yang baik terdiri dari 80 % fasilitasi dan 20% perangkat kerja. Seringkali kegagalan dari sebuah penilaian pada umumnya diakibatkan oleh karena terlalu menitik-beratkan kepada perangkat kerja dibanding dengan fasilitasi. Sebuah fasilitasi penilaian organisasi yang baik adalah selalu berhubungan dengan perasaan dari kelompok tersebut.. Bekerja dengan level energi mereka dan mengerti untuk melakukan apa yang tepat pada saat yang tepat agar tingkat energi tetap berada di tingkat yang tinggi. “the Energizers” akan dibahas ini di halaman 19. Motivasi untuk penilaian Sangat penting memahami secara jelas tentang apa yang mendorong tentang kebutuhan dalam melakukan penilaian organisasi ini. Ini dapat terjadi dengan berbagai alasan, seperti: • Tahap penting dalam pertumbuhan dan pengembangan dari organisasi • Kebutuhan untuk memperjelas arah dan prioritas organisasi di masa mendatang • Perubahan-perubahan kepemimpinan • Gejolak internal maupun external yang menimbulkan kebutuhan atas perubahan besar pada organisasi • Mengembangkan respon kepada kebutuhan maupun permintaan yang muncul • Menurunkan program kerja
Kepemilikan atas penilaian Penting bagi jajaran pimpinan, baik staff maupun komite untuk sadar akan kebutuhan penilaian organisasi serta menyokong atas proses dan hasil dari penilaian tersebut. Pilihan untuk penggunaan CASA • • • • • •
•
Seluruh modul ditentukan dalam satu periode waktu tertentu. Modul yang dapat diseleksi. Pemilihan dari setiap bidang utama dari satu maupun modul lainnya yang berbeda. Penggunaan kuestioner dalam wawancara empat mata. Menjalankan proses dalam kelompok-kelompok kecil, misalnya: jajaran komite, staff pimpinan maupun lapangan. Jangan menggunakan kuestioner dalam format aslinya, namun pilihlah elemen dari perangkat sebagai bahan diskusi Kombinasikan juga bidang utama dengan perangkat penilaian organisasi lainnya.
Mempersiapkan waktu dalam pelaksanaan penilaian Perangkat CASA ini dibagi menjadi tiga modul. Setiap modul dapat dilaksanakan dalam waktu satu atau dua hari tergantung dari banyaknya peserta. Mungkin tidak perlu untuk melaksanakan keseluruh modul pada saat yang bersamaan. Bahkan, sangat disarankan untuk menyediakan jeda yang cukup panjang sehingga peserta mendapat waktu yang cukup untuk melakukan satu modul dan modul berikutnya. Kami juga menyarakan format dari lokakarya dalam pelaksanaan CASA pada halaman 15. Sangat penting untuk menentukan waktu yang tepat dengan seluruh staff peserta, dan berarti juga ketika organisasi sedang dalam situasi yang tidak terlalu sibuk. Pemilihan waktu juga mempertimbangan akan musim liburan, dimana bagi staff lapangan dapat berpergian secara mudah. Siapakah yang harus hadir? Idealnya seluruh staff harus menghadiri untuk mengikuti modul-modul ini. Ini memungkinkan setiap orang bisa memiliki perubahan yang menjadi hasil dari penilaian ini. Melaksanakan penilaian bersamasama membantu dalam menyampaikan wawasan akan proses “team-building” serta terbentuknya pengertian yang lebih dalam lagi tentang organisasi. Akan tetapi, mungkin tidak tepat untuk melaksanakan penilaian dengan kesemua staff pada saat yang bersamaan. Akan lebih berguna jika melaksanakan penilaian dengan kelompok khusus pada saat yang berbeda. Dalam situasi tertentu akan lebih berguna menggunakan jasa observer mandiri, yang mengerti benar akan keberadaan organisasi, demi memberi pandangan yang lebih objektif. Mereka bisa berasal dari NGO lain, pemerintah daerah atau pun juga orang-orang dari komunitas Kristiani local.
Membuat penilaian yang terbaik Sebuah penilaian dapat dipandang buruk dan mengancam bagi badan komite, pemimpin dan staff. Untuk menghindari ini, penting artinya dalam perencanaan CASA menjadi: • Mulai dengan menyakinkan apa yang baik di dalam orgabisasi • Membangun energi positif dan motivasi dari organisasi Salah satu cara untuk mencapai ini dengan menggunakan prinsip-prinsip Appreciative Enquiry (Penyelidikan yang menghargai), akan dibahas lebih lanjut di halaman 26. Mengumpulkan keseluruhan organisasi dalan satu atau dua hari akan mengambil banyak waktu dari pekerjaan proyek dan pekerjaan administrative, karena itu sangat penting untuk mempergunakan waktu dengan sebaik-baiknya. Berikut beberapa tips dalam mempergunakan waktu dengan efektif : • Pastikan bahwa tersedia lokasi dengan ruang yang memadai untuk menghimpun suatu kelompok besar maupun kelompok kecil. • Usahakan lokasi yang cukup jauh dari kantor, sehingga setiap staff bisa fokus tanpa adanya gangguan. • Carilah kesempatan dari penilaian untuk merayakan sesuatu yang baik dari organisasi serta berikan pujian kepada para staff. • Penilaian ini adalah waktu untuk mereflesikan tentang keberadaan organisasi ini sekarang; ini juga dapat dihubungkan dengan mereflesikan secara alkitabiah baik di awal hari atau di akhir hari. • Berpikirlah secara menyeluruh bagaimana perencanaan tindakan akan digunakan dan diolah setelah penilaian tersebut. • Usakanlah agar penilaian ini menjadi acara yang menyenangkan sehingga setiap orang menikmati dan ingin melakukannya kembali. • Coba libatkan elemen team-building yang sesuai, ini mungkin melibatkan menu makanan yang baik ataupun acara ramah tamah pada malam hari yang melibatkan semua peserta.
Bagaimana caranya menggunakan hasil dari penilaian organisasi Hasil dari penilaian organisasi ini dapat digunakan untuk mendorong staff dan lainnya tentang kekuatan serta pencapaian organisasi. Contoh-contoh dapat digarisbawahi atau ditulis dalam bentuk poster atau artikel Koran. Hal-hal ini juga dapat dibagikan ke badan komite dan semua pihak terkait dengan organisasi. Mungkin kesuksesan dan kelebihan organisasi dapat dirayakan dengan mengadakan makan bersama. • Membagikan hasil dengan staff adalah hal yang baik karena ini akan memberikan rasa keterlibatan dengan rencana masa depan organisasi. Tentunya ini akan memampukan para staff untuk mengambil tanggung jawab di masa mendatang, dan ini juga menunjukan keterbukaan serta transparansi dalam kepemimpinan. • Hasil-hasil dari penilaian organisasi dapat digunakan juga untuk mengidentifikasi permasalahan yang perlu dibenahi. Permasalahan ini dapat diurutkan berdasarkan nomor prioritasnya tergantung kepada kebutuhan serta kapasitas dari para staff dalam arti waktu tersedia dalam menanggapi permasalan. Lembar rencana tindakan dalam setiap modul bisa menjadi acuan. • Hasil dapat memperlihatkan kebutuhan yang diperlukan dalam pelatihan. Hasil-hasil ini pun bisa menjadi bahan proposal mencari dana kepada para donator. Beberapa donator mungkin menganjurkan kursus pelatihan atau merekomendasikan konsultan/tenaga ahli untuk berkerja sama dengan para staff untuk membangun pengetahuan serta keterampilan mereka. • Penilaian organisasi dapat dilaksanakan setiap tahun. Pola atas dari hasil pengembangan dari beberapa tahun memampukan pihak pimpinan untuk melacak pergerakan dan perubahan yang telah terjadi. Hasil penilaian tahunan dapat dipajangkan agar terlihat oleh para staff, memungkinkan diskusi tentang pengaruh akan perubahan di masa mendatang dan apa yang bisa dilakukan dalam menanggapinya. Kita merekomendasi anda untuk menyimpan salinan dari lembaran nilai pleno pada tempat yang aman sehinga anda dapat membandingkan nilai yang dimasa mendatang. • •
Pertanyaan Diskusi •
Bagaimana anda merayakan keberhasilan dan pencapaian dalam organisasi anda? Jalan apa yang terbaik dalam mengkomunikasikan hasil dari penilaian organisasi ini kepada para staff maupun pihak lainnya? • Di dalam organisasi anda, siapa yang dianggap baik dalam mengkoordinasi rencana tindakan dan memastikan akan dilakukan? Dapatkah anda memikirkan secara kreatif tentang cara lain menggunakan hasil sebuah penilaian organisasi
Apa resiko dari melakukan penilaian organisasi? CASA menstimulir akan pemantuan dan analisis tentang bagaimana sebuah organisasi dalam suatu kondisi tertentu. Bagian paling penting dalam pendekatan bagian ini adalah bagaimana diskusi dapat difasilitasi untuk mendapatkan temuan-temuan baru. Keterlibatan peserta dalam penilaian memberikan kesempatan bagi para staff untuk membagikan keprihatinan dan permasalahan organisasi. Pengertian-pengertian baru didapat dan mungkin ini untuk pertama kalinya para staff merasa dapat membagikan tentang keprihatinan mereka. Dalam pengalaman kami, ini adalah sesuatu hal yang baik. Memberikan ruang bagi para staff untuk membagikan kepedulian meraka akan membentuk rasa kebersamaan di dalam organisasi. Akan tetapi, ada resiko yang terlibat di dalam proses demikian. Adalah sebuah ide yang baik untuk menggunakan keterampilan dan keahlian dari seorang fasilitator yang tidak saja dapat mempergunakan perangkat ini dengan sebagaimana mestinya, tetapi lebih dari itu dapat mengelola beberapa masalah yang mungkin akan terjadi. Beberapa resiko dan ancaman telah diurutkan dibawah ini dan bisa membantu anda untuk mengidentifikasi seorang fasilitator yang baik dalam menuntun anda pada pelaksanaan perangkat ini. Mereka bisa jadi seseorang berasal dari organisasi yang dihormati dan mengerti benar bagaimana bekerja dalam kelompok. Jika tidak, anda mungkin bisa memikirkan seorang fasilitator dari luar yang dikenal oleh karena kompetensi dan keterampilan mereka pada bidang ini. RESIKO DAN BAHAYA
KEMAMPUAN DARI FASILITATOR
Proses penilaian memunculkan harapan dari
Kemampuan untuk menolong staff dan
staff peserta. Mereka mengharapkan untuk
stakeholder mengidentifikasi prioritas mereka
melihat semua perubahan terjadi dalam waktu
dan mengelola ekspetasi mereka sepadan
yang sesingkat mungkin.
dengan kapasitas organisasi.
Staff dan stakeholders khawatir untuk menyuarakan keprihatinan mereka karena takut dianggap negative oleh staff lain dan pihak pemimpin.
Kemampuan untuk menciptakan suasana kepercayaan dan keterbukaan untuk berbagi dengan staff maupun pimpinan dari organisasi.
Penilaian tidak memuat ketegangan yang
Kemamputan untuk menangani ketegangan
belum pernah diselesaikan.
dan konflik dengan kreatif.
Beberapa peserta merasa rentan (diserang) karena bidang pekerjaan mereka sedang dinilai dan dianalisa.
Para pemimpin khawti bagaimana mereka akan dipandang oleh para staff.
Kemamputan untuk menciptakan lingkungan yang supportif dan menguatkan bagi para peserta dalam mereflesikan diri mereka dalam pekerjaan. Kemampuang untuk menciptakan suasana bagi para pemimpin untuk mereflesikan diri dalam pekerjaan mereka sendiri.
Format lokakarya yang dianjurkan CASA dapat dilaksanakan dalam waktu satu atau dua hari sesi. Kesemua modul tidak perlu dilakukan secara berurutan. Modul ini dapat dipilih berdasarkan prioritas organisasi dalam waktu tertentu. Di bawah ini adalah rangkuman dari modul CASA dan waktu yang diperlukan berdasarkan besar organisasi.
Pedoman ini berdasarkan pengalaman lokakarya dengan 15 organisasi mitra, tanpa memperhati kan kebutuhan penterjemahan
WAKTU YANG DIPERLUKAN DENGAN JUMLAH PESERTA
MUATAN
5–8
8–15
15–30
1 hari
1 hari
1 hari
PENDAHULUAN
Apa itu penilaian organisasi
MODUL 1 Internal
Misi dan Nilai-nilai
0.5–1 hari
1–1.5 hari
1.5–2 hari
Organisasi
Managemen 1
0.5–1 hari
1–1.5 hari
1.5–2 hari
Managemen 2
0.5–1 hari
1–1.5 hari
1.5–2 hari
Hubungan External
0.5–1 hari
1–1.5 hari
1.5–2 hari
Perencanaan Proyek dan Implementasi
0.5–1 hari
1–1.5 hari
1.5–2 hari
Hasil-hasil Proyek
0.5–1 hari
1–1.5 hari
1.5–2 hari
MODUL 2
MODUL 3 Proyek-2
Bagan di bawah menunjukan bagaimana CASA dapat dilaksanakan dalam periode 1 tahun. Modul 1
Jan
Apa itu penilaian organisasi?
✗
Internal Organsasi
Feb
Misi dan nilai
✗
Manage men 1
✗
Manage men 2
✗
Hubungan External
Ma r
Ap r
Mei
✗
Jun
Jul
Au g
Sep
Ok t
No v
De s
Faktor Utama untuk dipertimbangkan
■ Jeda antar modul untu memberi waktu untuk memproses hasil dan mengimplementasi untuk memikirkan rencana tindakan
• • •
Penempatan waktu dari modul untuk mencapai kehadiran dari semua staff Akses kepada fasilitator luar jika diperlukan Waktu yang cukup untuk mempersiapkan
Garis besar untuk Program satu hari dari setiap modul HARI 1 LANGKAH
KOMENTAR
PERKIRAAN WAKTU
Selamat datang dan perkenalan Persiapkan beberapa kelompok stakeholder yang berbeda
Jelaskan isi dan tujuan dari program penilaian hari ini
30 menit
LANGKAH 1 Permulaan Diskusi
Ini akan membutuhkan konteks dan ide alternatif
60 menit
LANGKAH 2 Kuestioner
Ini melibatkan waktu untuk memperkenalkan dan menggiring peserta melalui proses
30 menit
LANGKAH 3 Rangkuman lembaran nilai
Ini harus dibicarakan setelah semua peserta mengisi semua kuesioner
15 menit
ISTIHARAT
Bangun suasana kelompok
LANGKAH 4 Feedback Pleno
Jika memungkinkan gunakan stickers
ISTIRAHAT
MAKAN SIANG
LANGKAH 5 Analisa
Bekerja dalam kelompok untuk menganalisa pola dan penyebab dari kekuatan maupun kelemahan
ISTIRAHAT
Bangun suasana kelompok
LANGKAH 6 Mengurutkan prioritas
Kita merekomendasikan teknik pengurutan secara bersama-sama
ISTIRAHAT
45 menit
45 menit
45 menit
ISTIRAHAT
LANGKAH 7 Pleno: Kelompok Stakeholder membagikan urutan prioritas mereka Rangkuman Harian
60 menit 15 menit
HARI 2 LANGKAH LANGKAH 8 Finalisasi Prioritas
KOMENTAR
PERKIRAAN WAKTU 60 menit
ISTIRAHAT
LANGKAH 9 Persiapkan kelompok kerja untuk membangun rencana kerja ISTIRAHAT
LANGKAH 10 Presentasi Pleno mengenai rencana kerja kelompok Rangkuman dari Proses Evaluasi dari Proses
60 menit
Bangun suasana kelompok Ini merupakan kesempatan untuk mengatur rencana kerja Tujuan kegiatan ini adalah untuk membenahi program dan pendekatan pada masa mendatang
45 menit 15 menit 15 menit
Pemecah kebekuan dan pembangun suasana Pemecah kebekuan dan pembangun suasana adalah sangat penting karena mereka membantu peserta untuk tetap sada dan menikmati jalannya acara. Kegiatan-kegiatan tertera dibawah ini dapat digunakan sebagai kegiatan pembangunan team dan membantu staff yang baru di organisasi untuk mengenal rekan kerja mereka dengan lebih baik lagi. Luangkanlah waktu untuk mempelajari instruksi dan silahkan sesuaikan kegiatan ini dengan kondisi anda. Kegiatan-kegiatan “Mengenalmu” •
•
•
•
BINGO buatlah sebuah teka-teki silang berisikan 15 buah kotak. Tulis berbagai macam hal seperti “Menikmati bernyanyi” atau “Selalu mendengkur di malam hari” pada kotak-kotak tersebut. Sebarkan salinannya kepada para peserta. Kemudian peserta harus mencari orang yang dijelaskan pada kotak tersebut. Mereka akan saling bertanya satu sama lain, untuk memberi paraf ke kotak yang relevan dengan diri mereka. Pemenangnya adalah orang yang pertama dapat mengumpulkan paraf ke semua kotak tersebut. Dengan demikian, para peserta dapat mengenal berbagai macam hal yang unik dari satu sama lain. PARADE IDENTITAS Setiap peserta menulis kata-kata atau melukis sebuah gambar yang menjelaskan tentang diri mereka. Hal ini harus dilakuka secara sendiri-sendiri. Kemudian mreka akan memasang gambar tersebut pada badan mereka dan jalan berkeliling supaya peserta lain dapat melihat gambar itu. Setelah itu gambar-gambar tersebut dikumpulkan dan diacak. Kemudian para peserta akan ditanya siapa pemilik dari gambar yang sedang dipampangkan. PENJELASAN KARAKTER Duduklah dalam sebuah lingkaran. Seorang kemudian menyebutkan satu kata sifat dimana huruf awal kata tersebut sama dengan huruf depan dari namanya (misalnya: Ishak Interesting, Sarah Sopan, dll). Kemudian orang yang disebelahnya mengucapkan hal yang sama dan menambahkan dengan nama-kata sifatnya sendiri. Hal ini berlanjut sampai kepada orang terakhir dalam lingkaran menyebutkan kesemua nama dan kata sifat tadi dan diakhiri dengan nama-kata sifatnya sendiri. DUA BENAR, SATU SALAH Setiap orang di dalam kelompok menyebutkan dua hal yang benar dan satu hal yang salah tentang diri mereka. Kemudian peserta lainnya harus menebak hal apa yang benar dan hal apa yang salah tentang orang itu. Anda mungkin akan terkejut, bahwa anda mempelajari banyak hal yang menarik tentang satu sama lain.
Permainan “Membangun Kepercayaan” •
•
PERMAINANWEB. Ambil satu bola gulungan benang dan minta satu orang untuk memegang ujungna dan ikatkan benang itu melingkari pergelangan tangannya. Kemudian minta dia untuk melemparkan gulungan benang itu ke orang lain sambil berkata suatu hal positif tentang orang lain itu atau sambil memberi perkataan inspiratif tentang orang yang dia lempar tersebut. Orang yang menerima gulungan itu kemudian mengikatkan benang ke pergelangannya serta melakukan hal yang sama, dan seterusnya sampai kesemua orang yang ada terikat antara satu dengan yang lain. PERMAINAN BALON. Setiap peserta menuliskan satu informasti tentang dirinya pada sepotong kertas dan memasukan kertas itu ke dalam sebuah buah balon. Kemudian tiuplah balon itu dan letakkan di tengah-tengah lingkaran peserta. Lalu, satu demi satu ambil dan letuskan balon-balon itu sambil menebak siapa yang cocok dengan informasi tertulis di kertas.
PERMAINAN •
•
•
•
•
•
•
•
PERTANYAAN DI BALON Dalam sebuah lingkaran, edarkan sebuah balon dan minta setiap orang untuk menuliskan sebuah pertanyaan. Setelah semua peserta menuliskan pertanyaan, edarkan kembali balon itu dan minta untuk setiap orang menjawab tiga dari pertanyaan yang ada di balon itu. BARISAN ORANG Minta peserta untuk berdiri berurutan berdasarkan tanggal dan bulan kelahirannya. Ini juga bisa dilakukan berdasarkan panjang rambut, tinggi atau berat badan, dsb. Jika hal ini dilakukan tanpa suara, ini akan menambah dinamis dan memberi kesempatan untuk melihat bagaimana sebuah kelompok dapat bekerja sama. Anda dapat meminta seseorang untuk keluar dari ruangan, sedangkan peserta lain membentuk barisan berdasarkan suatu kategori; Kemudian minta kembali orang yang diluar masuk kembali ke ruangan dan minta dia untuk menebak dalam kategori apa sekarang barisan sedang berdiri. Permainan ini berfungsi untuk memberi pengertian tentang artinya sebuah analisis dan pentingnya sebuah pola dan motif. BALAPAN JERUK NIPIS Permainan ini diperuntukkan 4 orang pemain atau lebih. Pertamatama bagilah kelompok dalam 2 atau lebih barisan yang sama. Lalu buat lah garis lurus dilantai (paling jauh sekitar 6 meter). Cara bermain dari permainan ini adalah mendorong sebuah jeruk nipis dalam garis lurus tersebut dengan satu pensil. Setiap orang harus mendorong buah jeruk ini sampai ke ujung garis dan kembali lagi, untuk bergantian dengan teman timnya. Tim yang selesai paling cepat adalah pemenangnya. Pastikan supaya buah jeruk harus tetap berguling, tantangannya adalah untuk mendorong jeruk tetap dalam garis lurus ini. Perhatikan juga agar kursi/maupun meja tidak menghalangi. KERANJANG BUAH Para pemain duduk di kursi dalam formasi lingkaran. Dan masingmasing pemain secara bergantian diberi nama dengan nama buah, seperti jeruk atau apel. Lalu satu orang pemain sengaja berdiri di tengah lingkaran, tugasnya adalah untuk menyebutkan satu atau kedua nama buah itu. Kemudian para pemain dengan nama buah yang telah dipanggil, dengan secepat mungkin berdiri untuk saling bertukar tempat duduk. Namun pemain yang berdiri tengah itu juga harus berusaha merebut salah satu dari tempat duduk yang ada. Sehingga orang yang tempat duduknya telah terambil harus berdiri di tengah lingakaran dan permainan diulangi kembali. BALAPAN MAKAN PISANG Permainan ini adalah lomba memakan pisang, mulai dari mengupas kulit sampai dengan memakannya. Namun pemain harus melipat satu tangannya ke belakang. Dengan aba-aba, ke semua pemain mulai secara bersamaan. Pemenangnya adalah pemain yang menghabiskan pisang paling cepat. DRAMA KANTONG KERTAS Kelompokkan para peserta dalam kelompok kecil beranggotakan tiga sampai enam orang. Setiap kelompok akan menerima satu kantong kertas yang berisikan benda-benda. Benda itu bisa berisikan apa saja, misal: batu, sekrup, sabun batangan atau bahkan sebuah CD. Tugas dari masing-masing kelompok adalah untuk mementaskan sebuah drama singkat mempergunakan benda yang telah disediakan dalam kantong kertas. Berilah suatu tema untuk kelompok-kelompok itu. Setelah dipersiapkan dengan baik, masing-masing kelompok akan mementaskan drama mereka secara bergantian. PASANGAN HEWAN Setiap peserta akan dibagikan sebuah kartu bergambarkan hewan (pastikan ada dua kartu dengan gambar hewan yang sama). Setiap peserta harus mencari pasangan hewan mereka dengan cara menirukan suara dari hewan yang tertera dalam kartu mereka. PERMAINAN BENANG Sembunyikan potongan-potongan benang dengan panjang yang berbeda di dalam ruang permainan. Kemudian setiap peserta harus mencari potonganpotongan benang sebanyak mungkin. Pemenang dari permainan ini adalah peserta yang bisa mengikatkan potongan-potongan benang paling panjang.
Perangkat CASA Mempersiapkan sebuah Organisasi untuk CASA: apakah penilaian organisasi itu? Sesi ini melihat apakah itu organsasi, apa itu penilaian dan mengapa harus melakukan penilaian organisasi. Mungkin perlu untuk melibatkan sesi ini dengan semua pihak yang akan terlibat dalam penilaian karena akan membantu mereka untuk melihat nilai apa yang akan didapat nanti.
Organisasi Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja bersama-sama dengan satu tujuan yang sama. Jika sedang memikirkan untuk melakukan penilaian atas organisasi, maka penting bagi kita untuk memikirkan tentang apa itu organisasi. Bagaimana melihat sebuah organisasi?
Membandingkan organisasi dengan benda-benda umum di sekitar kita dapat berguna untuk memberi pengertian tentang cara kerja organisasi dan lebih dari itu bagaimana cara untuk memperbaikinya. Gambar-gambar sangat berguna karena akan membantu kita untuk berpikir dan berdiskusi tentang organisasi dengan cara yang sederhana. Visi
Kita dapat membandingkan, misalnya, dengan badan manusia. Bagian kepala mereflesikan visi dan misi dari organisasi. Bagian jantung menggambarkan nilai dan identitas organisasi. Aliran darah mencerminkan dari sistem, serta tangan dan kaki adalah apa yang dilakukan oleh organisasi. Atau kita juga bisa membandingkannya dengan pohon atau tumbuhan. Akar menggambarkan misi, nilai, identitas dan visi. Batang merefleksikan system dan struktur dari organisasi. Sedangkan ranting, daun dan buah mewakili apa yang dilakukan dan dihasilkan oleh organisasi.
Misi
Nilai dan Identitas
Aktifitas
Akan tetapi akan ada bahaya jika terlalu menyederhanakan realita yang terdapat di organisasi, karena itu menggambarkan sebuah bentuk adalah salah satu cara yang berguna untuk mulai memikirkan kondisi dari sebuah organisasi dan bagaimana fungsi dari setiap bagiannya. Tearfund telah menggunakan gambar-gambar untuk memikirkan bagaimana gambar tersebut merefleksikan sebua organisasi. Struktur perangkat CASA didasari oleh dua model: Model Bawang, dan Lingkaran Bersambung (seringkali dijelaskan sebagai gajah).
MODEL BAWANG Konsep model bawang ini bersumber dari INTRAC, dan diadaptasi oleh Bill Crooks
Bentuk dari bawang digunakan untuk melihat kedalam internal organisasi secaral lebih mendalam. Kita dapat mengupas mulai dari bagian kulit sampai kepada bagian yang terdalam (Intinya). Sebuah organisasi juga memiliki bagian yang paling dalam (inti): adalah visi, misi, nilai dan jati diri, dimana kesemuanya direfleksikan ke dalam segala aspek dari organisasi. Sebuah organisasi yang sehat memiliki pengertian yang jelas tentang kesemua hal ini. Hal-hal ini membentuk visi organisasi terhadap masyarakat dan membangun tujuan didalamnya. Kemudian membentuk strategi yang harus diambil dan tugas-tugas untuk dilaksanakan. Struktur dan sistem, staf dan sumber-sumber dalam organisasi kemudian dapat di-identifikasi. Gambar dari bawang ini adalah cara yang sangat berguna untuk melihat konsitensi antara kepercayaan organisasi (inti) dengan cara organisasi ini berfungsi (bagian-bagian luar). visi, misi, nilai dan jati diri strategi struktur dan strategi sistem sumber kapital dan sumber finansial
sumber-sumber lainnya
LINGKARAN BERSAMBUNG/GAJAH sumber dari Diagram Bersambung : INTRAC
Tiga Lingkaran bersambungan menunjukkan bagaimana ketiga elemen utama dari sebuah organisasi saling terkait dan mendukung satu sama lain. Seekor Gajah juga dapat digambarkan untuk menunjukkan bagian-bagian ini. Lingkaran-lingkaran ini melambangkan:
INTERNAL ORGANISASI merefleksikan system dan struktur dari organisasi. Pada gambar gajah, kepala dari gajah melambangkan bagian pusat dari organisasi
INTERNAL ORGANISASI HUBUNGAN EKSTERNAL
INTERNAL ORGANISASI
HUBUNGAN EKSTERNAL Ini fokus tentang bagaimana organisasi berhubungan dengan dunia luar.
Ini sangat penting dalam membangun kapasitas: memperkuat hubungan informal dan formal dengan organisasi lain dan kelompok lain, seperti jaringan kerja atau aliansi, gereja, badan donor ataupun instansi pemerintah, dalam tujuan Internal Organisasi mendapatkan dukungan dan sumbersumber tambahanan lainnya. Belalai gajah menggambarkan bagaimana organisasi berelasi dengan pihak lain.
Proyek
PROYEK Ini berkaitan dengan apa yang organisasi
lakukan, seberapa baik kinerjanya, serta seberapa besar pengaruh pelayanan organisasi terhadap objek pelayanannya. Proyek-proyek ini dapat bervariasi: Hubungan Luar mulai dari penyediaan jasa untuk memobilisasi komunitas dan organisasi local untuk melakukan transformasi social. Sangatlah kritikal agar proyek tetap konsisten dengan visi dan misi organisasi secara keseluruhan. Badan dan kaki dari gajah mewakili pelbagai proyek dan program dari organisasi. Sebuah organisasi tidak akan hidup jika tidak melakukan apa-apa. Organisasi hadir di dalam konteks budaya, tradisi dan seharah dari mereka yang dilayaninya. Tetapi ada beberapa factor yang harus diperhitungkan juga, seperti situasi konflik sipil yang berkepanjangan. Ketiga modul dari CASA memperhatikan ketiga elemen dari organisasi diatas untuk melihat seberapa sehat organisasi sekarang serta perbaikan apa yang dapat dilakukan. Karakter sebuah organisa si yang baik
Apakah itu sebuah organisasi yang baik? Pikirkanlah tentang satu organisasi dimana anda telah bekerja dan mendapatkan pengalaman-pengalaman yang baik mengenai hal ini. Apa yang membuat organisasi itu menjadi baik? Apa yang dapat dilakukan untuk membuatnya menjadi lebih baik lagi? Ada banyak cara untuk menjelaskan dan mendefinisikan sebuah organisasi yang baik. Berikut adalah beberapa ide mengenai hal ini : • • • • • • • • •
Memiliki tujuan yang jelas tentang arah yang dituju. Punya rencana yang jelas tentang bagaimana mencapai visi. Memiliki nilai-nilai kuat yang membentuk budaya dan cara kerja dari organisasi. Proyek-proyek dilakukan secara efektif dengan cara-cara yang benar. Kepemimpinan yang kuat. Memiliki alur yang jelas tentang pengambil keputusan beserta tanggung-jawabnya. Memiliki sistem pengendalian keuangan serta administrasi yang baik. Relasi yang baik dengan organisasi lainnya. Keterbukaan untuk belajar merefleksikan diri disertai keinginan untuk bertambah lebih baik.
Tekanan yang dihadapi Organisasi
Organisasi dapat menghadapi beberapa tekanan. Beberapa dapat berasal dari luar. Terkadang tidak banyak yang dapat dilakukan untuk menghadapi hal-hal itu dan anda harus belajar untuk menerimanya serta bersikap fleksibel dengan tujuan untuk mengatasinya. Tekanan-tekanan dari pihak luar bisa meliputi: • Perubahan politik yang mempersulit LSM (NGO) Kristiani untuk beroperasi. • Terjadi bencana alam yang mengharuskan anda merubah tipe dan “alam” kerja anda. • Menurunnya pembiayaan dari pihak donatur. Tekanan-tekanan secara internal bisa meliputi: • Kurangnya keterampilan dan keahlian diantara para staff kunci. • Pergantian (turnover) karyawan yang cepat. • Tekanan serta beban kerja yang tinggi karena dealines yang ketat. • Kekurangan pembiayaan untuk menutup semua kebutuhan. Bagian mana dari tekanan-tekanan ini yang relevan dengan organisasi anda? Dapatkah anda menemukan tekanan-tekanan lainnya? Bagaimana cara anda dalam menanggapinya? Bisa jadi tekanan-tekanan ini dapat dikelola seperti yang telah ada di organisasi anda sekarang. Akan tetapi di satu sisi, seringkali penilaian organisasi dibutuhkan untuk membantu para staff untuk berhenti bekerja dan berkerja bersama-sama untuk mengenali masalah dan mengembangkan solusinya.
Penilaian Kita semua selalu menilai diri kita setiap hari. Tetapi kita tidak selalu menyebutnya sebagai penilaian, namun kita ingin tahu seberapa baiknya kerja kita, penampilan kita dan bahkan perasaan kita terhadap sesama. Kebutuhan untuk menilai sesuatu berangkat dari motivasi yang berbeda-beda. Ini bisa saja berangkat dari kepedulian terhadap penampilan diri, pengembangan dan pembelajaran diri, atau berusaha mendapatkan nilai lebih supaya mendapatkan uang yang lebih banyak lagi. Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama demi satu tujuan yang sama. Setiap organisasi memiliki cara dan budaya yang unik dalam bekerja. Layaknya manusia, ia memiliki jaringan fungsi beserta karakter yang kompleks untuk berinteraksi satu sama lain demi mencapai tujuan yang diinginkannya. Keputusan untuk menilai suatu organisasi haruslah menjadi bagian dari melihara dan membangun sehingga organisasi itu dapat dikuatkan serta dipacu agar tercapainya semua daya potensi yang dimiliki. Kembali lagi seperti layaknya manusia, organisasi akan melalui beberapa siklus perubahan, sehingga menjadi sangat penting untuk sadar atas kebutuhan-kebutuhan yang menjadi bagian dalam tahap-tahap pertumbuhannya. Penilaian organisasi adalah untuk mempertahankan organisasi untuk tetap sehat dan relevan kepada mereka yang akan dilayaninya.
Pertanyaan Diskusi
• Buatlah sebuah daftar tentang bermacam-macam cara bagaimana anda menilai diri anda dalam seminggu. • Apa motivasi anda dalam menilai diri anda dengan cara yang demikian? • Apa kesamaan antara menilai diri anda dengan menilai satu organisasi? • Buatlah daftar untuk semua cara untuk menilai organisasi anda.
Mengapa menilai organisasi anda? Hampir semua organisasi melakukan penilaian di setiap saat: terkadang secara formal melalui laporan keuangan atau melalui laporan-laporan proyek yang lengkap, atau secara informal dengan menilai moral para staff. Satu pandangan bahwa hampir kesemua organisasi, dengan bertambahnya usia organisasi, organisasi akan melalui tahap pertumbuhan yang berbeda, sama seperti manusia bertumbuh. Beberapa mengatakan semua organisasi akan melalui lima tahap utama: lahir, kanak-kanak, remaja, dewasa, meninggal atau kelahiran kembali. Masing-masing tahap merefleksikan gaya kepemimpinan yang berbeda, budaya dan cara kerja organisasi. Masa peralihan antara tahap-tahap ini mungkin akan dirasa sukar dan menyakitkan, namun juga bisa melepaskan dan menggairahkan seiring dengan terbukanya peluang-peluang baru. Organisasi bekerja dengan orang-orang yang rentan dan dikecilkan oleh karena meningkatnya tekanan-tekanan dari berbagai sumber, misalnya tuntunan pemerintah. Kerja sama dengan donatur seringkali sarat dengan tuntutan dan penyesuaian harus seringkali dilakukan agar memenuhi persyaratan mereka. Bekerja seiringan dengan organisasi lain dapat menciptakan peluang untuk saling berbagi sumber-sumber, dimana membutuhkan perencanaan yang hati-hati. Pengaruh politik dan sosial pada tahap nasional, regional dan global mungkin menuntut perubahan dan respon yang baru di dalam organisasi. Tipe perubahan-perubahan seperti ini biasanya terjadi dalam waktu yang sangat cepat, terlebih di dalam bidang teknologi informasi. Jadi apa arti dari ini semua? Perubahan adalah salah hal yang tak terelakkan terlepas dari apakah kita bisa menerimanya atau tidak. Dengan demikian, penilaian organisasi adalah satu cara yang berguna untuk melihat keberadaan organisasi anda sekarang dalam rangka mempersiapkan dan merencanakan untuk masa mendatang. Mungkin ilustrasi dibawah ini dapat membantu anda untuk menggambarkan sebuah penilaian organisasi CERMIN memberikan anda kesempatan untuk melihat diri anda dengan lebih cermat SEBUAH FOTO DARI UDARA memberikan anda sebuah pandangan luas dan sudut pandang
yang lain selama anda ada di darat PEMERIKSAAN KESEHATAN DARI SEORANG DOKTER memberikan anda kesempatan untuk mengetahui tingkat kesehatan anda dan mengerti tindakan apa yang harus diambil untuk memperbaikinya.
DEWASA Mapan, dikenal REMAJA perlu menentukan
dan percaya diri dalam peran dan kompetensinya
identitas. Ketegangan antara energi tinggi dan perlunya sistem dan struktur untuk jadi strategik
KANAK-KANAK Fokus visioner yang kuat. Budaya pegiat, belajar bertahan hidup sebagai orgnisasi yang layak
KELAHIRAN peluncuran organisasi dengan visi yang kuat
Pertanyaan Diskusi
KELAHIRAN KEMBALI Menemukan perlunya perubahan dan menemukan enegri dan tujuan baru
KEHIDUPAN MATI Hilang arah. Budaya terlalu birokratik. Bingung peran
• Menggunakan bagan pertumbuhan diatas, pada tahap pertumbuhan mana anda menempatkan organisasi anda dan mengapa? • Apa saja tekanan-tekanan utama yang ada pada organisasi anda sekarang? Serta tantangan apa saja yang akan anda hadapi untuk dimasa lima tahun mendatang? • Dalam cara apa anda menilai organisasi anda, secara formal maupun informal? • Bagaimana sebuah penilaian yang meliput kesemua aspek kehidupan organisasi dapat menjadi berguna?
Prinsip Pada poin ini anda dapat mengunakan Penyelidikan yang Menghargai untuk mendorong organisasi agar Penyelidikan melihat sebuah penilaian secara positif. Prinsip Penyelidikan yang Menghargai adalah yang TAHAPAN PRINSIP TINDAKAN Menghargai 1. Menemukan apa yang baik dalam organisasi BRAINSTROM 2. Memimpikan tentang potensi masa depan organisasi ESKPLORASI VISI 3. Mengidentifikasi jarak-jarak dan kebutuhan untuk dikuatkan maupun dibangun CASA 4. Mengembangkan sebuah kapasitas pembangunan perencananaan CASA RENCANA TINDAKAN Setelah melewati tahap kesatu dan kedua anda dapat langsung melakukan Modul CASA
Format modul-modul CASA Setiap sesi dari modul dibagi menjadi tujuh tahapan. Sangat penting bagi anda untuk membiasakan diri anda sebelum memulai proses ini. Anda harus memberikan rangkuman singkat kepada peserta sebelum mereka mulai bekerja dalam setiap modul. Kemudian anda juga harus memberikan penjelasan bagaimana melakukannya seriring berjalannya tahapan-tahapan tersebut. Sangat penting untuk bekerja melalui semua tahapan agar tercapai hasil yang maksimal dari penilaian. Tahap 1 PEMICU DISKUSI
Tahap 2 KUESTIONER
Ini mendorong para peserta untuk berpikir tentang aspek organisasi dalam cara yang unik dan kreatif, sehingga nilai dari kegiatan ini menggambarkan cara pandang mereka terhadap organisasi pada saat itu. Perincian lebih lanjut akan diberikan dalan setiap sesi modul karena diskusi awal selalu berbeda disetiap saat. Setiap peserta dibagikan salinan lembaran KUESTIONER. Kuestioner ini berisikan urutan indikator yang berkaitan dengan topik utama pada setiap modul. Setiap topik utama disokong paling tidak dengan empat indikator. Pada kuestioner ini setiap indikator ditempatkan. Para peserta mengisi kuestioner ini secara sendiri-sendiri, dan setiap indikator diberi nilai dengan: 1 jika mereka merasa indikator sangat jarang di temukan dalam organisasi 2 jika mereka merasa indikator sesekali terjadi dalam organisasi 3 jika mereka merasa indikator sering terjadi di dalam organisasi 4 jika mereka merasa indikator selalu terjadi d dalam organisasi Kuestioner akan memakan waktu 10-15 menit untuk diselesaikan
Contoh lembar kuestioner
Indikator
Angka untuk dipindahkan ke Lembar Rangkuman Nilai
Tahap 3 LEMBARAN RANGKUMAN NILAI
Pada tahap ini indikator dalam kuestioner dicocokan dengan bidang utama. Setiap perserta dibagikan salinan LEMBAR RANGKUMAN NILAI, yang berisikan sejumlah TABEL BIDANG UTAMA. Setiap tabel mewakili satu bidang utama. Para peserta memindahkan nilai mereka dari setiap indikator ke kotak yang berkaitan. Ketika semua kotak sudah terisi, para peserta kemudian menambahkan semua nilai di setiap tabel dan menuliskan jumlahnya pada kotak yang relevan. Beberapa bidang kunci memiliki memiliki indikator lebih dari yang lainnya, karena itu sangat penting untuk mencari nilai rata-rata dari setiap bidang kunci sehingga dapat dibandingkan dengan bidang kunci lainnya. Jumlah keseluruhan dalam setiap tabel bidang kunci dibagi dengan banyaknya indikator dalam bidang kunci tersebut. Nilai rata-rata harus sekitar antara 1 dan 4. Jika nilai rata-rata tidak bulat, maka angka itu harus dibulatkan ke angka bulat terdekat. Sebagai contoh, jika nilai rata-rata adalah 2,5 maka nilai harus dibulatkan ke atas menjadi 3, atau jika nilainya adalah 2,4 maka harus dibulatkan kebawah menjadi 2.
Bidang kunci Contoh tabel bidang kunci pada lembar rangkuman nilai Nilai akan dipindahkan ke lembar nilai pleno Mis: jumlah nilai 13, dibagi dengan 5, sama dengan 2,6; karena itu dibulatkan menjadi 3
Para peserta harus siap untuk membagikan nilai rata-rata mereka di depan keseluruhan kelompok. Jika beberapa peserta telah selesai lebih dahulu dibanding peserta lainnya, dorong mereka untuk saling membagikan hasil diantara mereka yang telah selesai juga, untuk melihat indikator mana yang memperoleh nilai tinggi dan nilai rendah beserta mencari alasannya.
Tahap 4 PENILAIAN PLENO
Sebuah tabel penilaian disalin ke lembar kerja besar sehingga semua peserta dapat melihatnya. TABEL PENILAIAN PLENO ditunjukkan di bawa ini diperuntukkan ke Sesi 1 dari Modul 1 – Misi dan Visi. Pada sesi-sesi berikutnya, tabel ini dapat disesuaikan dengan menuliskan bidang kunci yang relevan.
Sebaliknya, setiap peserta menyebutkan nilai rata-rata pada setiap bidang kunci. Jika tersedia stiker, tempelkan satu stiker bagi setiap peserta pada kotak yang relevan. Jika anda tidak memiliki stiker, cukup tandai setiap nomor dengan spidol. Contoh dibawah ini menunjukan dimana tanda diletakkan jika seorang peserta mendapat nilai 2 pada wilaya kunci “Misi”.
Contoh lembar penilaian pleno
Ketika kesemua peserta telah memberikan nilai mereka, jumlah stiker atau tanda dalam setiap baris harus sama dengan jumlah peserta. Tahap 5 ANALISA
Kelompok kemudian menganalisa pola dari nilai yang terdapat pada TABEL PENILAIAN PLENO. Tujuan dari analisa ini adalah untuk mengenali apa yang menjadi kekuatan beserta kelemahan utama dari organisasi. Berbagai alasan yang berbeda harus menjadi bahan untuk didiskusikan. Setiap peserta harus melihat ke bidang yang menghasilkan nilai secara konsisten dan menyatakan pendapat mereka tentang organisasi.
Contoh lembar penilaian pleno yang telah diselesaikan 10 orang peserta
Kekuatan dari organisasi ini adalah Strategi dan Ciri Kristiani-nya. Apa yang menyebabkan ini? Kelemahan dari organisasi ini adalah misi, belas kasih dan non-diskriminasi. Apa yang menyebabkan ini?
Akan berguna untuk mengenal aspek-aspek tertentu yang lemah dari bidang kunci yang butuh diperbaiki. Ini dilakukan dengan menganalisa perbedaan nilai antara indikator untuk bidang kunci yang lemah. Sebuah TABEL INDIKATOR untuk bidang kunci yang lemah harus digambarkan ke satu lembar kertas besar. Peserta harus menghubungkan kembali kepada LEMBAR RANGKUMAN NILAI dan menyebutkan nilai mereka untuk setiap indikator. Satu tanda atau stiker dapat ditempatkan dalam kotak yang relevan. Tabel Indikator dibawa ini adalah untuk strategi bidang kunci pada Sesi 1 dari Modul 1 – Misi dan Visi. Tabel ini dapat disesuaikan dengan setiap bidang kunci lemah yang anda temukan. Setiap peserta harus melihat ke bidang yang menghasilkan nilai secara konsisten dan menyatakan pendapat mereka tentang organisasi. Contoh tabel indikator untuk 10 orang peserta
Organisasi ini terlihat memiliki sebuah strategi yang relevan. Mengapa sebagian orang menganggap sebuah organisasi tidak memiliki strategi yang relevan? Titik terlemah dari organisasi ini adalah perencanaan. Apa yang menjadi alasan untuk hal ini?
Tahap 6 PERINGKAT PRIORITAS UNTUK PEMBANGUNAN KAPASITAS
Berdasarkan analisa, pilihlah tiga bidang terlemah dimana kapasitas harus dibangun. Peserta mendiskusikan bagaimana bidang-bidang ini akan ditanggapi dan sumber-sumber apa saja yang dibutuhkan.
Tahap 7 Ini adalah bagian terpenting dari proses dan tidak boleh dilakukan tergesa-gesa. Perencanaan PERENCANAAN tindakan memungkinkan peserta untuk mempersiapkan sebuah rencana tentang bagaimana mereka TINDAKAN akan menanggapi bidang lemah yang telah diprioritaskan. Aspek utama dari ini adalah menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk memastikan kesemua ini terlaksana beserta kapan akan dilaksanakan. Sebuah rencana tindakan diberikan pada halaman 31. Dan pola dari rencana tindakan diberikan pada akhir setiap sesi modul, yang bisa disalin dan diisi.
RENCANA TINDAKAN MISI dan NILAI CONTOH Bidang
Indikator
Definisi
kunci
Nilai Ratarata
Komentar
Tindakan yang dibutuhkan
Oleh siapa
Kapan
Karakter Kristiani
14 kali waktu doa
Organisasi menyisihkan waktu tetap berdoa
2
Para staff tidak berdoa secara regular sebelum bekerja
Mencari satu waktu untuk setiap staff berdoa dan berpuasa
Direktur
Segera September 2008
Strategy
Kesadaran 24 Staff
Para staff menjelaskan strategi organisasi serta kaitannya dengan pekerjaan
1
Tidak semua staff dapat menjelaskan apa yang menjadi strategi
Mengadakan meeting dimana pihak pimpinan menjelaskan strategi organisasi
Direktur
September 2003
Non Diskriminasi
Pelatihan 27 Staff
Organisasi mengadakan pelatihan tentang non diskiriminasi
2
Tidak ada pelatihan yang diberikan
Kenali kursus pelatihan yang sesuai beserta pelatihnya, dan undang semua staff untuk ikut dalampelatihan
HRD Manager
September 2003
Penilaian Internal Organisasi Daftar Isi SESI 1 Misi
dan Nilai
SESI 2 Manajemen
1
SESI 3 Manajement
2
Sesi
Misi dan nilai
1 Bidang kunci dari Misi dan Nilai adalah: • Misi • Strategi • Karakter Kristiani • Belas Kasih • Non-diskriminasi
Tahap 1
PEMICU DISKUSI Gambarkan organisasi anda sebagai seekor binatang (30–45 menit).
Jika anda telah menggambarkan organisasi anda seumpama seekor binatang, bagaimana rupanya? • Tanyakan peserta masing-masing untuk menggambarkan seekor binatang yang melambangkan pandangan mereka tentang organisasi. • Sebarkan gambar-gambar tersebut. • Temukan persamaan pikiran dan hal yang hilang. • Tanyakan apakah gambar-gambar tersebut menyatakan tentang visi dan nilai organisasi mereka. • Rangkumkan hasil penilaian pada lembar kertas besar. Telinga besar, baik dalam mendengarkan kebutuhan komunitas Organisasi dengan kapasitas terbatas, cepat dalam mengembangkan ide-ide baru, tetapi seringkali kurang kepercayaan diri dalam hal yang mereka sebenarnya baik didalamnya
Tahap 2
KUESTIONER Minta setiap peserta mengisi KUESTIONER sendiri-sendiri. Ini memakan waktu kurang lebih 15 menit. Tolong gunakan kuestioner pada halaman 35-36
Tahap 3
LEMBAR RANGKUMAN NILAI Pindahkan angka-angka yang dilingkari di dalam kuestioner ke
TABEL BIDANG KUNCI yang berkaitan (hal 37). Untuk setiap bidang utama, tambahkan nilai dan bagi dengan jumlah indikator. Ini akan memberikan nilai rata-rata yang harus dibulatkan ke angka bulat terdekat.
Misi dan Nilai
1:1 Kuestioner
MISI DAN NILAI Nama Organisasi
Tanggal
- Jawablah dengan melingkari angka yang palingmenjelaskan pandangan anda - Semakin benar dan jujur jawaban anda, semakin berguna penilaian ini bagi organisasi anda
1 2 3 4 5 6 7 8
9
PRILAKU STAFF memberikan pengorbanan pribadi dalam merespon kebutuhan staff lainnya dan pengguna proyek DOKUMENTASI ORGANISASI Kebijakan dan strategi organisasi tetap
sejalan dengan visi dan misi organisasi PERENCANAAN ORGANISASI Perencanaan organisasi sepaham dengan strategi organisasi KESADARAN STAFF Staff dapat menjelaskan visi dan misi organisasi beserta hubungannya dengan pekerjaan mereka AKTIVITAS ORGANISASI Kegiatan organisasi konsisten dengan kebijaksanaan, strategi dan perencanaannya PENGGUNA PROYEK Para penerima proyek ditemukan berdasarkan marjinalisasi, ketidak berdayaan dan kemiskinan ekonomi EVALUASI Kepemimpinan organisasi dan staff mengevaluasi kinerja organisasi berdasarkan kebijaksanaan dan strategi organisasi SYARAT DAN KETENTUAN KEPEGAWAIAN Staff percaya akan keadilan tentang syarat dan ketentuan kepegawaian seperti tingkat pendapatan, cuti tahunan, cuti melahirkan, dll HORMAT TERHADAP SESAMA Kepada siapa saja yang bekerja dalam
Selalu
Sering
Sesekali
Jarang
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
organisasi selalu diperlakukan sebagai manusia ciptaan dalam gambar Allah, terlepas dari iman kepercayaan mereka 10 11
NILAI KRISTIANI Nilai organisasi harus berdasarakan pemahaman tentang alkitabiah Kristiani DOKUMENTASI ORGANISASI Belas kasih diekspresikan dalam nilai
utama yang tertuang dalam dokumen terpenting organisasi, misalnya, Peraturan dan Pernyataan Misi Organisasi 12
13
PENGAMBILAN KEPUTUSAN Ketika mengambil keputusan, para staff mempertimbangkan kebutuhan dari mereka yang dikecilkan, tidak berdaya dan miskin secara ekonomi. KEPIMPINAN Kepemimpinan organisasi selalu berujuk, dan
mengingkatkan para staff kepada misi, nilai, kebijaksanaan dan strategi organisasi
Misi dan Nilai
1:1 Kuestioner (lanjutan)
MISI DAN NILAI Selalu
Sering
Sesekali
Jarang
14
WAKTU BERDOA Organisasi menyisihkan waktu berdoa secara regular
1
2
3
4
15
PROYEK Proyek direncanakan dan dilaksanan untuk memenuhi kebutuhan mereka yang dikecilkan, tidak berdaya dan miskin secara ekonomis
1
2
3
4
16
PERLAKUAN SATU SAMA LAIN Para staff menunjukan sikap yang ramah dan positif terhadap para stakeholder
1
2
3
4
17
PERLAKUAN TERHADAP KELOMPOK ORANG KECIL Staff memperlakukan kelompok yang dikecilkan dengan adil; dan mendorong orang lain untuk melakukan hal yang sama
1
2
3
4
18
NILAI DOA Staff mengedepankan doa untuk – satu sama lain, penerima proyek dan pekerjaan dari organisasi
1
2
3
4
19
NILAI ORGANISASI Nilai organisasi menyokong pencapaian misi organisasi
1
2
3
4
20
KEBIJAKSANAAN NON-DISKRIMINASI Organisasi memiliki kebijaksanaan tertulis mengenai non-diskriminasi yang merefleksikan komitmen untuk persamaan bagi para staff dan penerima proyek tanpa memperhatikan jenis kelamin, umur, etnis, kepercayaan dan ketidak-mampuan
1
2
3
4
21
REFLEKSI TEOLOGIS Organisasi menggunakan refleksi teologis dalam pemahamannya akan kemiskinan, apa yang dilakukan dan hubungannya dengan pihak luar
1
2
3
4
22
KEPEMIMPINAN Pemimpin memastikan bahwa non diskriminasi menyatu dengan segala aspek pekerjaan organisasi yang beriringan dengan kebijaksanaan non diskriminasi
1
2
3
4
23
SIKAP TERHADAP MISI Staff percaya bahwa apa yang mereka lakukan adalah penting dan berharga
1
2
3
4
24
KESADARAAN STAFF Staff dapat menjelaskan strategi organisasi beserta hubungannya dengan pekerjaan mereka
1
2
3
4
25
PENERIMAAN KARYAWAN Staff diterima dan digaji berdasarkan keterampilan dan pengalaman mereka dan bukan karena jenis kelamin , umur, etnis atau agama mereka
1
2
3
4
26
RELEVANSI STRATEGI Strategi organisasi menanggapi penyebab dari ketidak berdayaan dan kemiskinan ekonomi
1
2
3
4
27
PELATIHAN STAFF Organisasi menyediakan pelatihan bagi para staff secara non diskriminasi
1
2
3
4
28
KETERLIBATAN STAKEHOLDER Strategi organisasi dibuat berdasarkan keterlibatan para stakeholder
1
2
3
4
Misi dan Nilai
1:1 LEMBAR RANGKUMAN NILAI
MISI DAN NILAI Nama Organisasi
Tanggal
BELAS KASIH
MISI Dokumentasi Organisasi
1
Prilaku Staff
4
Kesadaran Staff
6
Penerima Proyek
5
Aktifitas Organisasi
8
Syarat dan ketentuan kepegawaian
13
Kepemimpinan
9
Hormat terhadap sesama
19
Nilai Organisasi
11
Dokumentasi Organisasi
23
Sikap terhadap Misi
2
Jumlah Rata-rata (Untuk mencari rata-rata, bagi dengan 5 dan bulatkan ke angka bulat terdekat)
Jumlah Rata-rata (Untuk mencari rata-rata, bagi dengan 6 dan bulatkan ke angka bulat terdekat)
NON-DISKRIMINASI STRATEGI
12
Pengambilan Keputusan
3
Perencanaan organisasi
15
Proyek
7
Evaluasi
17
Perlakuan terhadap kelompok orang kecil
24
Kesadaran Staff
20
Kebijaksanaan Non-diskriminasi
26
Relevansi Strategi
22
Kepemimpinan
28
Keterlibatan stakeholders
25
Penerimaan Pegawai
27
Pelatihan Staff
Jumlah Rata-rata (Untuk mencari rata-rata, bagi dengan 5 dan bulatkan ke angka bulat terdekat)
Jumlah Rata-rata (Untuk mencari rata-rata, bagi dengan 7 dan bulatkan ke angka bulat terdekat)
Misi dan Nilai
1:1 LEMBAR RANGKUMAN NILAI (lanjutan)
CIRI KRISTIANI 10
Nilai Kristiani
14
Waktu Berdoa
16
Perlakuan terhadap Sesama
18
Nilai doa
21
Refleksi Teologis
Jumlah Rata-rata (Untuk mencari rata-rata, bagi dengan 5 dan bulatkan ke angka bulat terdekat))
1:1 Tahap 4 PENILAIAN PLENOP Gambarkan TABEL PENILAIAN PLENO sama persis yang ditunjukan pada
halaman 29 pada kertas yang besar. Sesuaikan dengan menuliskan setia bidang kunci di sesi pada modul ini Tahap 5 ANALISA Analisa pola dari nilai tertera pada TABEL PENILAIAN PLENO. Ketika anda
menemukan suatu kelemahan, gambarkan Tabel Indikator yang sama seperti pada halaman 30 pada lembar kertas besar. Tulis pada indikator yang relevan. Tahap 6 URUTKAN PRIORITAS UNTUK PEMBANGUNAN KAPASITAS Pilihlah tiga bidang terlemah
dimana kapasitas perlu dibangun. Diskusikan bagaimana menanggapinya dan sumber apa saja yang diperlukan Tahap 7 RENCANA TINDAKAN Tulislah sebuah rencana tindakan untuk menunjukkan bagaimana anda akan menanggapi setiap bidang yang perlu dibangun. Sebuah contoh rencana tindakan diberikan pada halam 31. Pola rencana tindakan untk modul ini diberikan pada halaman 45. Pola ini seharusnya disalin dan disimpan sebagai pendataan
Bidang kunci
Indikator
Definisi
Nilai Ratarata
Komentar
Tindakan yang dibutuhkan
Oleh siapa
Kapan
Sesi
Manajemen 1
2 Bidang kunci dari Manajemen 1 adalah: • Kepemimpinan • Badan Pemimpin • Perencanaan • Partisipasi Staff • Manajemen Keuangan Tahap 1 PEMICU DISKUSI: BERPIKIR TENTANG KELUARGA Konsep dan kata “keluarga” dapat menolong dalam mefasilitasi sebuah diskusi tentang bagaimana sebuah organisasi dikelola. Meskipun keluarga bukanlah sebuah institusi formal, tetapi proses pengambilan keputusan, komunikasi dan alur tanggung jawab sangat sama dengan konsep organisasi. Bagilah kelompok dalam beberapa pasang dan tanyakan pertanyaan di bawah ini sebagai bahan diskusi selama 20 menit. • Bagaimana keluarga anda mengambil tanggung jawab untuk berbagai macam keputusan? • Apa peran anda di dalam keluarga (mis: sebagai pasangan orangtua) bermain dalam pengambilan keputusan di keluarga? • Bagaimana keluarga anda belajar dari pengalaman-pengalaman masa lampau? • Bagaimana keluarga anda merencanakan masa depannya? • Bagaimana keluarga anda mengelola sumber-sumber yang dimiliki (aset dan uang)? Setelah 20 menit diskusi minta setiap pasangan untuk membagikan satu pandangan baru dengan keseluruh kelompok yang ada. Minta kelompok untuk menunjukkan hal-hal yang sama antara sebuah keluarga dengan organisasi seperti proses kepemimpinan, pengambilan keputusan, komunikasi dan pengelolaan sumber-sumber. Tahap 2 KUESTIONER Minta setiap peserta untuk mengisi kuestioner sendiri-sendiri. Ini akan memakan
waktu sekitar 15. Silahkan gunakan kuestioner pada halaman 41-42. Tahap 3 LEMBAR RANGKUMAN NILAI Pindahkan angka yang telah dilingkari pada kuestioner pada TABEL
BIDANG KUNCI yang berkaitan. Untuk masing-masing area, tambahkan nilai dan bagi dengan jumlah indikator. Ini akan memberikan nilai rata-rata yang harus dibulatkan ke angka bulat terdekat.
Manajemen 1
1:2 Kuestioner MANAJEMEN 1 Nama Organisasi
Tanggal
- Jawablah dengan melingkari angka yang palingmenjelaskan pandangan anda - Semakin benar dan jujur jawaban anda, semakin berguna penilaian ini bagi organisasi anda
1
KOMITMEN Kepemimpinan he organisation’s leadership has humility
Selalu
Sering
Sesekali
Jarang
1
2
3
4
before God and a commitment to the needs of others above their own
2
PEMAHAMAN KEUANGAN Para staff yang bertanggung jawab dalam mengelola keuangan organisasi mengerti akan kekuatan dan kelemahan keuangan organisasi
1
2
3
4
3
MANEJEMEN PROYEK Staff dilibatkan dalam pengelolaan proyek
1
2
3
4
4
DEWAN KOMITE DAN KONSTITUSUSI Peran dan tanggung jawab
1
2
3
4
1
2
3
4
dewan komite dikomentasikan secara jelas pada peraturan organisasi
5
GAYA KEPEMIMPINAN Kepemimpinan organisasi menampilakn kasih,
suka cita, damai, kesabaran, murah hati, kebaikan, kesetiaan, lemah lembut dan penguasaan diri
6
PROSES PERENCANAAN Adanya dokumentasi proses tentang bagaimana organisasi merencanakan dan mengkaji ulang pekerjaannya
1
2
3
4
7
SARAN KEUANGAN Para staff yang bertanggung jawab mengelola
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
keuangan organisasi memberikan masukan yang jelas dan relevan kepada pihak kepemimpinan
8
OPINI STAFF Kepemimpian organisasi mendorong para staff untuk
mengekspresikan pendapat mereka tentang permasahan yang ada, dan terbuka bagi bermacam cara pandang
9
PRILAKU DEWAN KOMITE Anggota dewan komite melakukan
pengorbananan pribadi dalam merespon akan kebutuhan staff dan pengguna proyek
10
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Perencanaan melibatkan keterlibatan seksi lain dari organisasi
1
2
3
4
11
PENGELOLAAN DANA Para pemimpin mengelola dana organisasi
1
2
3
4
serta mengantispasi serta mengindari defisit keuangan
12
PERWAKILAN STAFF Para pemimipin organisasi berkerja sama dengan dewan perwakilan staff
1
2
3
4
13
PEMERINTAHAN Anggota dewan komite membantu para pimpinan
1
2
3
4
dalam menciptakan misi, visi, kebijaksanaan dan strategi organisasi serta juga dalam mengkaji ulang kinerja serta keuangan organisasi
14 15
KETERAMPILAN KOMUNIKASI Para pemimpin organisasi
berkomunikasi baik dengan para staff, dan memperjelas ekspektasi SUMBER-SUMBER Rencana memperhitungkan keberadaan sumber keuangan dan sumber daya manusia
Selalu
Sering
Sesekali
Jarang
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
KETERAMPILAN DAN PENGALAMAN STAFF Staff organisasi yang
16
17
bertanggung jawab dalam mengelola keuangan organisasi memiliki keterampilan dan pengalaam profesional yang relevan PERTEMUAN-PERTEMUAN Para pemimpin organisasi mengundang para staff yang relevan untuk menghadiri pertemuan, mengedarkan agenda jauh sebelum meeting diadakan dan mengambil suatu komitmen untuk mencegah ketidak hadiran DELEGASI MANAJEMEN Anggota dewan komite memastikn bahwa
18
19
organisasi dikelola dengan baik dan tidak berusaha untuk mengelola secara sendiri MOTIVASI STAFF Para pemimpin organisasi memotivasi para staff
dengan penguatan serta dorongan DELEGASI Para pemimpin organisasi mendelegasikan secara bijak,
20
memberikan staff kesempatan untuk mengambil tanggung jawab pada bidang-bidang kerjaan TRANSPARANSI KEUANGAN Pihak manajemen keuangan organisasi
21
bersikap transparan dan terbuka untuk berdiskusi tentang keuangan dengan para stakeholder KETERAMPILAN DAN PENGALAMAN Anggota dewan kominte
22
memiliki pengalaman dan keterampilan profesional yang relevan, serta bekerja sebagai satu tim dalam bekerja-sama dengan para pemimpin organisasi PENGAMBILAN KEPUTUSAN Para pemimpin organisasi mengambil
23
keputusan setelah menganalisa pandangan stakeholder, resiko, ketersediaan sumber-sumber, dan perubahan pada situasi sekarang
24
OBJEKTIF Perencanaan mengidentifaksi objektif (tujuan) yang realistis dan dapat diukur serta memiliki rancangan waktu yang dapat dicapai
1
2
3
4
25
KEPERCAYAAN KEUANGAN Stakeholders mempercayai organisai karena memiliki manajemen keuangan yang baik
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
INFORMASI Staff memiliki informasi yang diperlukan serta
26
27 28
kesempatan untuk menyumbang bagi misi organisasi, nilai, strategi, kebijaksanaan dan rencana MENGELOLA PERUBAHAN Para pemimpin organisasi bekerja sama
sebagai satu tim PENGAWASAN Para pemimpin dan staff secara reguler mengawasi
pelaksanaan rencana-rencana terhadap tujuan-tujuannya, serta
merubah rencana jika diperlukan
Manajemen 1
1:2 LEMBAR RANGKUMAN NILAI
Manajemen 1 Nama Organisasi
Tanggal
KEPEMIMPINAN
PARTISIPASI STAFF
1
Komitmen
3
Manajemen Proyek
5
Gaya kepemimpinan
8
Opini Staff
14
Keterampilan komunikasi
12
Perwakilan Staff
19
Motivasi Staff
17
Pertemuan-pertemuan
20
Delegasi
26
Informasi
23
Pengambilan keputusan
27
Mengelola perubahan
Jumlah Rata-rata (Untuk mencari rata-rata, bagi dengan 5 dan bulatkan ke angka bulat terdekat))
Jumlah Rata-rata (Untuk mencari rata-rata, bagi dengan 7 dan bulatkan ke angka bulat terdekat)
MANAGEMENT KEUANGAN BADAN PEMERINTAH
2
Pemahaman keuangan
4
Dewan komite dan konsitusi
7
Saran keuangan
9
Prilaku Dewan komite
11
Pengelolaan Dana
13
Pemerintahan
16
Keterampilan dan pengalaman Staff
18
Delegasi manajemen
21
Transparansi keuangan
Keterampilan dan pengalaman
25
Kepercayaan Keuangan
22
Jumlah Rata-rata (Untuk mencari rata-rata, bagi
Jumlah Rata-rata (Untuk mencari rata-rata, bagi
dengan 5 dan bulatkan ke angka bulat terdekat)
dengan 6 dan bulatkan ke angka bulat terdekat)
Manajemen 1
1:2 LEMBAR RANGKUMAN NILAI (lanjutan) MANAJEMEN 1
PERENCANAAN 6
Prosess perencanaan
10
Komunikasi dalam organisasi
15
Sumber-sumber
24
Obyektif
28
Pengawasan
Jumlah Rata-rata (Untuk mencari rata-rata, bagi dengan 5 dan bulatkan ke angka bulat terdekat)
1:2 Tahap 4 PENILAIAN PLENO Gambarkan TABEL
PENILAIAN PLENO sama dengan yang diberikan di halaman 29 pada sebuah lembar kertas besar. Sesuaikan dengan menuliskan bidang kunci di sesi ini dalam modul. Tahap 5 ANALISA Analisa pola penilaian yang tertera pada TABEL PENILAIAN PLENO. Ketika anda
menemukan bidang kunci yang lemah, gambarkan TABEL INDIKATOR seperti tertera pada halaman 30 pada lembar kertas besar. Tuliskan indikator yang relevan. Tahap 6 URUTKAN PRIORITAS UNTUK PEMBANGUNAN KAPASITAS Pilihlah tiga bidang terlemah
dimana kapasitas perlu dibangun. Diskusikan bagaimana menanggapinya dan sumber apa saja yang diperlukan
Tahap 7 RENCANA TINDAKAN Tulislah sebuah rencana tindakan untuk menunjukkan bagaimana anda akan menanggapi setiap bidang yang perlu dibangun. Sebuah contoh rencana tindakan diberikan pada halam 31. Pola rencana tindakan untk modul ini diberikan pada halaman 45. Pola ini seharusnya disalin dan disimpan sebagai pendataan.
Bidang kunci
Indikator
Definisi
Nilai Ratarata
Komentar
Tindakan yang dibutuhkan
Oleh siapa
Kapan
Sesi
Manajemen 2
3 Bidang kunci utama dari Manajemen 2 adalah: • Struktur Organisasi • Prosedur Pelaporan Keuangan • Majemen Sumber Daya Manusia • Sistem Administratif • Sumber Daya Manusia • Refleksi diri dan Pembelajaran TAHAP 1 PEMICU DISKUSI SISTEM
Dalam kelompok kecil lakukan brainstorm tentang semua sistem yang telah ada dalam organisasi anda. Kemudian buatlah sebuah bagan yang menunjukan hubungan antar sistem dan menyokong pekerjaan organsasi. Ini akan tampak seperti jaringan garis yang saling terkait kepada bagian-bagian utama organisasi. Beri waktu 10 menit. Kemudian minta setiap kelompok untuk menganalisa diagram mereka dan kenali sistem mana yang kuat dan yang lemah. Beri waktu 10 menit. Minta untuk setiap kelompok untuk membagikan pandangan mereka dengan keseluruh kelompok yang ada. Beri waktu 15 menit.
TAHAP 2 KUESTIONER
Minta setiap peserta untuk mengisi lembaran kuestioner secara sendir-sendiri. Ini akan memakan
waktu 15 menit. Gunakan kuestioner oada halaman 47-49 TAHAP 3 LEMBAR RANGKUMAN NILAI
Pindahkan nilai yang telah dilingkari di kuestioner ke TABEL BIDANG KUNCI yang berkaitan. Untuk masing-masing area, tambahkan nilai dan bagi dengan jumlah indikator. Ini akan memberikan nilai rata-rata yang harus dibulatkan ke angka bulat terdekat.
Manajemen 2
1:3 Kuestioner MANAJEMEN 2 Nama Organisasi
Tanggal
- Jawablah dengan melingkari angka yang palingmenjelaskan pandangan anda - Semakin benar dan jujur jawaban anda, semakin berguna penilaian ini bagi organisasi anda
1
2 3
4
DESAIN ORGANISASI Para pemimpin organisasi membentuk struktur
organisasi untuk memastikan efektifitas maksimal dan penggunaan terbaik untuk setiap sumber yang ada SISTEM PENDATAAN Pendataan organisasi memastikan setiap dokumen diatur secara baik dan gampang untuk diakses PELAPORAN KEUANGAN Para staff yang bertanggung jawab dalam mengelola keuangan organisasi secara regular melaporkan laporan keuangan beserta kegiatan-kegiatannya JUMLAH STAFF, KETERAMPILAN DAN PENGALAMAN Organisasi memiliki jumlah orang yang memadai dilengkapi dengan keterampilan dan pengalaman profesional yang diperlukan, dan posisi penting diduduki oleh para staff
5
PENERIMAAN KARYAWAN Penerimaan karyawan didasarkan oleh tingkat
6
keterampilan dan pengalaman sesuai dengan bidangnya PROSEDUR AKUNTANSI Organsasi menggunakan prosedur akuntansi
7
yang dapat diandalkan untuk memastikan sumber-sumber keuangan dikelola dengan benar STRUKTUR Bagan struktur organisasi menunjukan garis tanggung jawab
8
pada berbagai posisi dalam organisasi KOMUNIKASI INTERNAL Informasi dikomunikasikan secara akurat dan
9
cepat kepada semua staff yang relevan STANDARD AKUNTANSI Laporan keuangan organisasi berujuk
10
kepada standar akutansi nasional dan dapat diterima oleh stakeholder DOKUMEN ORGANISASI Organisasi telah menuliskan buku panduan atau kebijaksanaan yang menjelaskan penerimaan karyawan, pemutusan hubungan kerja dan peraturan kerja bagi seluruh karyawan
11
PEMBELAJARAN DARI PIHAK LAIN Sebelum mengambil pekerjaan, para
12
staff belajar dari stakeholder dan pihak lain yang memiliki pengetahuan serta pengalaman yang relevan KORDINASI Adanya koordinasi antar seksi bagian dalam organisasi
13
KOMUNIKASI EXTERNAL Surat menyurat, e-mails, telefon masuk d an fax
14
ditangani secara cepat oleh staff yang sesuai LAPORAN KEUANGAN Laporan keuangan organsasi dilakukan
15
secara akurat dan menyeluruh, termasuk semua pemasukan dan pembelanjaan pada periode ditetapkan, sekaligus dengan penjelasan singkat tentang penyelewengan apapun INFORMASI Staff memiliki informasi yang diperlukan untuk melaksanakan tugas mereka secara efektif
Selalu
Sering
Sesekali
Jarang
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
16
17
PEMBELAJARAN KAJI ULANG Pada setiap penyelesaian pekerjaan, staff mengkaji ulang hasil-hasil dengan stakeholder dan membagi pelajaran didapat dengan mereka KAJI ULANG ORGANISASI Para pemimpin organisasi mengkaji ulang
sturktur organisasi dengan tujuan mencapai efektivitas maksimal dan penggunaan terbaik dari sumber-sumber yang ada
1
2
3
4
1
2
3
4
18
BATAS WAKTU Organisasi menggunakan sebuah sistem untuk membantu
1
2
3
4
19
staff mencapai deadline dari perencanaan dan pelaporan AUDIT INDEPENDEN TAHUNAN Rekening organisasi audit per tahun
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
20
21
22
dengan auditor independen profesional yang terpandang PERENCANAAN STRATEGIS Strategi dan rencana organisasi mengikutkan jumlah staff yang diperlukan beserta keterampilan dan pengalaman yang diwajibkan DESKRIPSI PEKERJAAN Deskripsi pekerjaan dan syarat dan ketentuan dari hubungan kerja memasukan keterampilan dan pengalaman yang diharuskan, tugas yang akan dilaksanakan, alur pelaporan dan indikator utama dari kinerja PEMBELAJARAN PELUANG Organisasi menyediakan peluangpeluang dan fasilitas untuk menambah pengetahuan, keterampilan dan pengalaman para staff
23
TINGKAT TANGGUNG JAWAB Struktur organisasi memperbolehkan
1
2
3
4
24
delegasi tanggung jawab serta mendorong inovasi PERTEMUAN diiumumkan jauh sebelumnya, memiliki agenda yang jelas,
1
2
3
4
25
dicatat dalam notulen, serta melibatkan staff yang relevan AKUNTABILITAS Dewan komite dan para pemimpin organisasi
1
2
3
4
1
2
3
4
26
memiliki akses akan informasi yang akurat tentang keuangan organisasi RELAWAN DAN STAFF TEMPORER Organisasi memiliki relawan dan staff temporer yang termotivasi dan berkomitmen yang dapat memberi kontribusi akan pencapaian rencana organisasi
27
PENILAIAN Organisasi memastikan untuk melakukan penilaian kinerja dan
1
2
3
4
28
didokumentasikan sekali setiap tahun PENCATATAN PELAJARAN Organsiasi memili prosedur agar para staff
1
2
3
4
1
2
3
4
30
untuk mencatat pelajaran yang telah dipelajari DETAIL KONTAK Organisasi memelihara database dari setiap orang yang bisa dihubungi PERPUTARAN STAFF Tingkat perputaran staff tidak menurunkan
1
2
3
4
31
efektifitas organisasi PENGEMBANGAN PROFESIONAL Organisasi menyediakan kesempatan
1
2
3
4
32
bagi pengembangan profesional untuk para staff BERBAGI PENGETAHUAN Organisasi mendorong sebuah budaya
1
2
3
4
33
keterbukaan dan berbagi pengetahuan BEBAN KERJA Staff memiliki beban kerja yang realistis dan beralasan
1
2
3
4
34
sehingga tidak melemahkan diri mereka PERWAKILAN STAFF Paling tidak ada satu orang yang dipilih oleh
1
2
3
4
1
2
3
4
29
semua staff untuk menjadi wakil dalam diskusi-diskusi dengan pihak pimpinan organisasi
35
PEMBELAJARAN DARI MELAKUKAN Para staff secara ulang mengkaji ulang dari setiap pergerakan kerja mereka dan menuangkan pelajaran yang didapat dalam praktek pekerjaan
Manajemen 2
1:3 LEMBAR RANGKUMAN NILAI
Manajemen 2 Nama Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI 1 7 12 17 23
Desain organisational Struktur Koordinasi Kaji ulang organisasi Tingkat tanggung jawab Jumlah Rata-rata (Untuk mencari rata-rata, bagi dengan 5 dan bulatkan ke angka bulat terdekat)
SISTEM ADMINISTRATIF 2 8 13 18 24 29
Sistem pendataan Komunikas Internal Komunikasi External Batas waktu Pertemuan-pertemuan Detail kontak Jumlah Rata-rata (Untuk mencari rata-rata, bagi dengan 6 dan bulatkan ke angka bulat terdekat)
PROSEDUR PELAPORAN KEUANGAN 3 6 9 14 19 25
Pelaporan keuangan Prosedur Akuntansi Standar Akuntansi Laporan keuangan Audit independen tahunan Akuntabilitas
Jumlah Rata-rata (Untuk mencari rata-rata, bagi dengan 6 dan bulatkan ke angka bulat terdekat)
SUMBER DAYA MANUSIA 4 15 20 26 30 33
Jumlah Staff, ketermampilan dan pengalaman Informasi Perencanaan Strategis Relawan dan Staff Temporer Perputaran staff Beban kerja
Jumlah Rata-rata (Untuk mencari rata-rata, bagi
Tanggal
dengan 6 dan bulatkan ke angka bulat terdekat)
Manajemen 2
1:3 LEMBAR RANGKUMAN NILAI (lanjutan)
Manajemen 2 Nama Organisasi
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA 5 10 21 27 31 34
Penerimaan Dokumentasi organsasi Deskripsi pekerjaan Penilaian Pengembangan professional Perwakilan staff
Jumlah Rata-rata (Untuk mencari rata-rata, bagi dengan 6 dan bulatkan ke angka bulat terdekat)
REFLESKI DIRI DAN PEMBELAJARAN 11 16 22 28 32 35
Pembelajaran dari pihak lain Pembelajaran pengkajian ulang Pembelajaran peluang-peluang Pencatatan pembelajaran Berbagi pengetahuan Pembelajaran dari melakukan
Jumlah Rata-rata (Untuk mencari rata-rata, bagi dengan 6 dan bulatkan ke angka bulat terdekat)
Tanggal
1:3 TAHAP 4 PENILAIAN PLENO Gambarkan TABEL
PENILAIAN PLENO sama dengan yang diberikan di halaman 29 pada sebuah lembar kertas besar. Sesuaikan dengan menuliskan bidang kunci di sesi ini dalam modul. Tahap 5 ANALISA Analisa pola penilaian yang tertera pada TABEL PENILAIAN PLENO. Ketika anda
menemukan bidang kunci yang lemah, gambarkan TABEL INDIKATOR seperti tertera pada halaman 30 pada lembar kertas besar. Tuliskan indikator yang relevan. Tahap 6 URUTKAN PRIORITAS UNTUK PEMBANGUNAN KAPASITAS Pilihlah tiga bidang terlemah
dimana kapasitas perlu dibangun. Diskusikan bagaimana menanggapinya dan sumber apa saja yang diperlukan Tahap 7 RENCANA TINDAKAN Tulislah sebuah rencana tindakan untuk menunjukkan bagaimana anda akan menanggapi setiap bidang yang perlu dibangun. Sebuah contoh rencana tindakan diberikan pada halam 31. Pola rencana tindakan untk modul ini diberikan pada halaman 52. Pola ini seharusnya disalin dan disimpan sebagai pendataan.
Bidang kunci
Indikator
Definisi
Nilai Ratarata
Komentar
Tindakan yang dibutuhkan
Oleh siapa
Kapan
